IMPROVEMENT PROJECT: AUDITORIAS MEDIANTE SCANNER Y EXCEL Opportunity Reducir el tiempo del proceso de auditoria de salida de embarque (Dock

audit.). Semanalmente ILS Hermosillo enva 1200 cajas de cliente A1-Magna. Anteriormente la auditoria se hacia manual, lo cual consuma mucho tiempo y el proceso no era robusto. El objetivo de este proyecto fue el de incorporar el uso de Scanners ya existentes en el proceso de auditoria. Y as aprovechar mejor los recursos ya disponibles y mejorar el proceso. Auditoria Manual vs. Auditoria Scanner. Manual: 2250 cajas Tiempo total Auditoria manual= 5 hrs. por semana Hojas utilizadas para auditoria manual: Total 17 hojas Scanner: Tiempo total Auditoria scanner= 1.6 hrs. por semana Hojas utilizadas para auditoria scanner: Total 9 hojas Exactitud de 100 % en embarques auditados Se redujo el tiempo utilizado para auditar embarques en un 68 %. Una reduccin de 3.4 hrs. hombre por da tiene impacto econmico de reduccin de $30 dlls. Costo nominal por mes

Corrective/Preventive Action Implemented/Mejora

Effectiveness of Corrective/Preventive Action/Mejora

Ahorro en artculos de oficina, tales como: -Hojas -Tonner -Electricidad Se redujo la utilizacin de hojas e impresiones en un 47 %. Tambin nos ofrece la ventaja de contar con auditoria en archivo electrnico de manera rpida y fcil en la PC para consultar auditorias incluso caja por caja. New Process, Procedure, or Initiative Los embarques cuentan con etiquetas con cdigos de barra. En este nuevo procedimiento se escanea con equipo porttil cada caja surtida en el embarque dentro del programa Excel, posteriormente se enva esta informacin a correo electrnico. En Excel se creo una plantilla con formulas con campo para capturar packing list surtido, dentro de la misma plantilla existe una hoja para pegar los datos de auditoria fsica recibida en e-mail. Tambin incluye hoja para pegar auditoria de etiquetas master (para cada pallet) auditadas con scanner. Y una hoja ms para pegar las salidas del sistema. En la parte principal de la plantilla aparecer un OK, para cada uno de los campos auditados (embarque fsico, etiquetas master y salidas de sistema) si la informacin es correcta. Si existe algn dato incorrecta o faltante y la informacin no cuadra aparecer X. Formato tambin calcula pesos bruto y neto que antes se calculaban de forma manual. Adems, nos ofrece las siguientes ventajas: Nos redondea cantidades a cajas completas Nos proporciona el total de nmero de cajas, por consiguiente podemos calcular cantidad de skids y transporte a utilizar. Se captura informacin en packing y se usa archivo para importar directamente a requisicin.

Resources Used

Investment Cost (if applicable)

Cost Savings to clients (if applicable)

Other Benefits to client

Se aprovecharon los recursos ya disponibles en la empresa: - Scanner porttil - Microsoft office Excel - Internet (e-mail) - Computadora - 1 persona - 1 hora creacin de plantilla en Excel (capturar datos y crear formulas) - 2 horas (configuraron de scannercorreo electrnico) La reduccin significativa en el tiempo de la auditoria permite a ILS mantener los costos al mnimo y no incurrir en incrementos. Mayor confiabilidad en auditoria garantizada con 2 aos con cero discrepancias en embarques enviados. Estandarizacin del formato dock audit. Informacin clara y objetiva completa en una sola hoja. Mejor manejo de informacin al utilizar menos hojas para auditoria.

Number of improvements implemented effectively Time Period

2 aos

Improvements made to benefit employees: These improvements have been implemented and proven effective for employees. Original Problem or opportunity Se redujo el tiempo de auditoria de embarques por semana en un 68 % y 100 % en efectividad de auditorias logrando por ms de 2 aos cero discrepancias en envos. Ya no toma tanto tiempo la auditoria de embarques, se redujo la posibilidad de error y la documentacin generada para cada embarque. Al reducirse tiempos de preparacin de embarques almacenistas tiene mas tiempo de realizar tras actividades como ciclo

Corrective/Preventive Action Implemented Effectiveness of Corrective/Preventive Action

New Process, Procedure, or Initiative

Resources Used

cuentos, traspasos, reempaques, etc. El nuevo proceso fue de fcil adopcin por parte de los empleados. En plantilla Excel solo se modifican los datos de packing, se colocan datos auditados y salidas de sistema. -Scanner -Excel -Internet -PC Menos horas hombre ($) Hojas de papel Tinta para impression Posible absorcin de discrepancias o transporte de faltantes. -Aprendizaje en utilizacin de nuevas herramientas. -Menor tiempo de surtido (menor presin) y ms tiempo para otras actividades. -Mayor facilidad en realizar cambios a embarques. -Empleados autosuficientes -

Investment Cost (if applicable) Cost Savings to company (if applicable)

Other Benefits to employees

Number of improvements implemented effectively Time Period