CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS Ecole Management et Socit-Dpartement CITS INTD

MEMOIRE pour obtenir le Titre professionnel "Chef de projet en ingnierie documentaire" INTD niveau I

Prsent et soutenu par Magali Thomas

le 15 novembre 2011

Penser la gestion documentaire pour la direction juridique dune grande entreprise :

Assurer lefficacit daujourdhui et garantir les risques de demain
Jury Marie-Anne Chabin, Consultante experte, Archive 17, PAST CNAM Emma Povic, Juriste compliance

Promotion XLI

A mes parents.

Remerciements
Que soient chaleureusement remercis ceux qui mont accompagne dans cette aventure du mmoire en particulier, de lINTD en gnral. Marie-Anne Chabin, pour sa disponibilit et ses conseils qui ont nourri et guid ma rflexion, ainsi que toute lquipe de lINTD pour cette anne riche et intense en tout point. La directrice et tous les membres de la Direction juridique de mon lieu de stage, pour leur confiance, leur accueil, les expriences partages et le temps quils ont bien voulu consacrer rpondre mes questions quotidiennes. Mes proches et amis, pour leurs bons conseils, leur soutien, leur comprhension et leur patience sans borne tout au long de cette anne, Julie, Frdrique, Martine, Anne Sophie, Audrey, Eve, Sophie et Guillaume. Enfin une pense toute particulire pour Virginie et Sandrine, et ma gratitude Carole.

Notice
THOMAS Magali. Penser la gestion documentaire pour la direction juridique dune grande entreprise : Assurer lefficacit daujourdhui et garantir les risques de demain. 2011. 86 p. Mmoire pour le titre professionnel de niveau 1, INTD-CNAM.

Rsum : Au sein des grandes entreprises, la gestion des risques et de la conformit sont de plus en plus au cur des proccupations des juristes comme des professionnels de linformation. Lanalyse des besoins des juristes en matire de gestion documentaire, partir de celles de lactivit et des missions dune direction juridique par le prisme de linformation, rvle quune dmarche de records management peut rpondre, de par ses caractristiques et ses objectifs, une bonne partie de ces besoins. Au-del des bnfices tirs pour sa propre direction, le juriste peut aussi tre acteur du records management pour lentreprise aux cts du professionnel de linformation.

Descripteurs : Archivage, Analyse de besoins, Conformit, Contrat, Document juridique, Entreprise, Fonction information, Gestion de documents, Gestion de risque, Juriste, Politique darchivage, Records Management.

Table des matires

Table des matires ........................................................................................................... 5 Liste des tableaux............................................................................................................ 9 Liste des figures ............................................................................................................ 10 Avertissement............................................................................................................... 11

Introduction ................................................................................................................. 12

Premire partie Direction juridique et gestion de linformation : Elments de contexte ......... 16 1 Missions et organisation de la Direction juridique......................................................... 17 1.1 1.2 1.3 2 Directions juridiques : quelle place dans les grandes entreprises ?............................. 17 Les cabinets davocats daffaires, partenaires de la DJ ........................................... 18 Missions dfinies par le cadre du Contrle interne Industrie C (confidentiel) .............. 19

Dfinition du primtre documentaire de la DJ dIndustrie C .......................................... 20 2.1 2.2 2.3 Mthode et cadre ........................................................................................... 20 Typologie des documents dactivit de la DJ et usage par opration .......................... 21 Cadre lgal pour la conservation des documents en entreprise.................................. 25

La fonction Gestion de linformation la DJ dIndustrie C: histoire dune (quasi) disparition (confidentiel) 28 3.1 Contexte lchelle de lentreprise (hors documentation technique et information Documentation externe ............................................................................... 28 Gestion des documents produits dans le cadre de lactivit.................................. 28 Archivage ................................................................................................ 28 Intranet.................................................................................................... 28 Etat des lieux un an aprs rupture la DJ ............................................................ 28 Problmatiques dj souleves, audits dj raliss ............................................... 29

financire) ............................................................................................................... 28 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.2 3.3

Deuxime partie

Mettre lactivit des juristes au cur de lorganisation du systme

dinformation.............................................................................................................. 31 4 Observations et enqutes : mthodes utilises .............................................................. 33 4.1 4.2 Identifier les processus reprsentatifs dans lactivit: exemple ................................. 33 Lire : Les contrats, matire premire de lactivit des juristes dentreprise.................. 34 5

4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4 5

Observer : Trouver les sujets documentaires dans la pratique du mtier de juriste......... 35 Exemple 1 : Rengociation dun contrat arrivant chance................................ 35 Exemple 2 : Besoin dindicateurs quantitatifs dans le cadre dun contentieux .......... 35 Exemple 3 : Demande daudit dune BU sur ses contrats .................................... 36 Interroger : Entretiens formels et discussions quotidiennes...................................... 36

Pratiques informationnelles des professionnels du droit.................................................. 38 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.3 Notions gnrales .......................................................................................... 38 Observations des pratiques informationnelles des juristes de la DJ (confidentiel) ......... 38 Sur la recherche dinformations .................................................................... 38 Sur la gestion et larchivage des documents produits.......................................... 38 Sur lutilisation des outils ............................................................................ 39 Perception de la fonction de gestionnaire de linformation la DJ ............................ 39

Besoins et bnfices attendus par la DJ dune rorganisation du systme dinformation ........ 40 6.1 6.1.1 6.1.2 6.2 6.3 BU 6.4 Une priorit pour tous : Faciliter et clarifier laccs linformation........................... 40 Accder linformation utile au bon moment................................................... 40 Capitaliser les dossiers pour gagner en efficacit sur des cas similaires .................. 40 Un besoin pour une partie de lquipe : Appliquer des procdures pour cadrer la gestion

documentaire au quotidien........................................................................................... 40 Un risque connu mais non matris : Garantir la scurit des originaux entre la DJ et les 41 Un besoin latent : Dfinir les responsabilits documentaires ............................... 41

Troisime partie Mise en place et test dactions locales pour appuyer une rflexion globale .......... 42 7 Ce que peut apporter le records management (RM) la DJ et lentreprise........................ 43 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.2 7.2.1 7.3 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.5 7.5.1 Dfinitions et objectifs du RM.......................................................................... 43 La notion de cycle de vie ............................................................................. 44 Laspect lgal du RM ................................................................................. 44 Ce qui fait preuve ...................................................................................... 45 Un problme de dcideurs li la gestion des risques ............................................ 47 Jurisprudence............................................................................................ 48 Mise en uvre et outils du RM ......................................................................... 49 Records Management et compliance : quels liens ? ............................................... 51 Compliance : dfinition............................................................................... 51 Lactivit au cur de toute chose via les processus............................................ 52 Ncessit de convaincre managers et utilisateurs............................................... 53 Bnfices envisageables .................................................................................. 54 Sur la scurit de linformation ..................................................................... 54 6

7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.6 8

Sur laccs linformation ........................................................................... 55 Sur le suivi de lactivit............................................................................... 55 Sur laspect qualit/audit ............................................................................. 55 Un programme de RM dj en place dans lentreprise pour la partie amricaine de

lquipe, Industrie C USA. .......................................................................................... 56 Sensibiliser les utilisateurs leur responsabilit documentaire quotidienne : tests de procdures la DJ ......................................................................................................... 57 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.2 8.2.1 8.2.2 8.3 8.3.1 8.3.2 8.3.3 9 Etablir des rgles de gestion documentaire .......................................................... 57 Principes gnraux ..................................................................................... 57 Rfrentiel de conservation .......................................................................... 57 Gestion des courriels .................................................................................. 58 Encadrer lutilisation du serveur commun de fichiers............................................. 59 Elaboration dun plan de classement bas sur lactivit de la DJ ........................... 59 Tests partir des contrats scanns prsents sur le serveur (renommage et classement)59 Organiser lenvoi des botes chez le prestataire archives (stockage uniquement) .......... 60 Elaboration de la procdure DJ en adaptant la procdure groupe .......................... 60 Mise disposition doutils pour lenvoi et la recherche ...................................... 60 Tests denvoi et de recherche........................................................................ 60

Rpondre aux attentes concernant linformation externe, partie visible de liceberg.............. 61 9.1 9.2 9.3 Inventaire, dsherbage et reclassement de la bibliothque ....................................... 61 Gestion des abonnements partir de lexistant ..................................................... 61 Etude et propositions pour un accs en ligne une formule spcialise de documentation

juridique.................................................................................................................. 61 10 Regrouper les procdures et informations dans un vade-mecum pour une vision densemble par lutilisateur de la problmatique documentaire ..................................................................... 63

Quatrime partie Pistes dorganisation .............................................................................. 64 11 Scnario a minima - Grer lurgence de la situation la DJ : Assurer les risques qui relvent

directement de sa responsabilit documentaire, sorganiser pour amliorer le travail quotidien des juristes ........................................................................................................................ 65 11.1 A court terme................................................................................................ 65

Assainir la gestion quotidienne laide doutils basiques inspirs du RM et sensibiliser les utilisateurs aux bonnes pratiques............................................................................... 65 11.2 A long terme................................................................................................. 65 Rpertorier puis reprendre lexistant en tablissant des priorits ....................... 65 Repenser les outils et leur complmentarit ................................................. 66

11.2.1 11.2.2 11.3

Avantages et points de vigilance ....................................................................... 66 7

12

Scnario ambitieux - Prendre le temps de rflchir lchelle de lentreprise : Insrer la DJ

dans une dmarche de RM globale avec le soutien des dirigeants ............................................. 68 12.1 12.2 12.3 12.4 Rechercher et associer les partenaires, constituer un groupe de travail ....................... 68 Analyser les bnfices pour lentreprise .............................................................. 68 Rle envisageable de la DJ dans la dmarche projet RM......................................... 69 Avantages et points de vigilance ....................................................................... 69

Conclusion................................................................................................................... 71

Bibliographie ............................................................................................................... 74 Prsentation ............................................................................................................. 75 1. 2. 3. 4. 5. Gestion des documents, archivage en entreprise et Records Management ................... 76 Preuve : aspects lgislatifs et jurisprudences ........................................................ 80 Gouvernance, Risque, Compliance .................................................................... 81 Droit des affaires/Professionnels du droit ............................................................ 84 Gestion de projet ........................................................................................... 85

Glossaire ..................................................................................................................... 86

Liste des tableaux

Tableau 1 : Principales missions de la DJ par ple (Confidentiel)...................................... 19 Tableau 2 : Typologie des documents dactivit de la DJ ................................................. 25 Tableau 3 : Textes lgaux encadrant la conservation des documents en entreprise (liste non exhaustive) ......................................................................................................... 26 Tableau 4 : Evolution des dysfonctionnements identifis en matire dadministration des contrats la DJ (confidentiel). .............................................................................. 29

Liste des figures

Figure 1 : Schma du processus de rdaction dun contrat .............................................. 33 Figure 2 : Relations thoriques entre processus, RM et compliance .................................. 52

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Avertissement

Les renvois la bibliographie sont mentionns sous la forme (numro du document dans la bibliographie, NOM de lauteur, page concerne le cas chant). Les mots suivis dun astrisque sont dfinis dans le glossaire, p. 84. Les mots et expressions en langues trangres sont en italique. Pour des raisons de confidentialit, le terrain a t renomm Industrie C, les annexes initialement intgres ont t retires ainsi que certaines parties du texte, indiques par la mention confidentiel .

11

Introduction

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Dix ans aprs les affaires de type Enron et Arthur Andersen1 , les grandes entreprises sont toujours aux prises avec une problmatique informationnelle articule autour de trois points : le respect de la loi et lanticipation des risques lis, lutilisation adquate des technologies en constante volution, et laccroissement permanent du volume dinformations produit (et reu), quel quen soit le support [10, CHABIN, p. 9]. La loi Sarbanes-Oaxley (loi SOX) 2 , suite aux scandales dclenchs par ces affaires, vient encadrer aux Etats-Unis depuis 2002 la gestion de linformation financire accompagne de normes comptables contraignantes 3 , suivie en France en 2003 par la loi de scurit financire 4 (LSF ou Loi Mer). En dehors de cette information financire et de la documentation technique, le cadre de gestion des documents de lentreprise au sens large est quant lui difficile cerner alors quils sont crs et modifis, valids, dplacs et stocks, tant bien que mal, au quotidien. Les documents, supports de linformation, sont pourtant les tmoins de lactivit de lentreprise, sa substance dans certains cas, et font foi devant le juge quand cest ncessaire. La matrise de leur gestion peut alors tre un atout considrable, pour le prsent comme pour le futur. Comme laffirme Jean-Laurent Santoni, Directeur du Dveloppement des activits dingnierie, de maitrise et de management des risques chez lassureur Gras-Savoye et juriste dexprience, on ne connat la valeur de linformation que quand elle nous manque 5 . Dans un contexte mondial de plus en plus concurrentiel et aux exigences rglementaires de plus en plus nombreuses, les grandes entreprises comptent alors, entre autres, sur leurs directions juridiques pour anticiper les risques, leur faire face et maintenir leur dveloppement conomique. Si la comptence de ces entits est reconnue en matire de rglement des contentieux, gestion des affaires de concurrence, anticipation et traitement des risques environnementaux, commerciaux, financiers, elle demeure parfois insouponne 1 Pour un rsum de laffaire, le lecteur pourra consulter le dossier dAlain Fernandez, Laffaire Enron [en ligne]. Piloter.org. [consult le 19 septembre 2011]. <http://www.piloter.org/gouvernance-entreprise/enron.htm> 2 Pour connatre les grandes dispositions de la loi SOX, loi extra territoriale qui concerne toutes les entreprises amricaines, le lecteur pourra consulter le dossier dAlain Fernandez, La loi Sarbanes-Oaxley [en ligne]. Piloter.org. [consult le 19 septembre 2011].<http://www.piloter.org/gouvernance-entreprise/sarbanes-oxley.htm> 3 Normes IAS (International Accounting standard) et IFRS (International Financial Reporting Standard) 4 Cette loi sapplique toutes les socits anonymes ainsi qu'aux socits faisant appel l'pargne publique, partir de lexercice comptable 2003. Texte disponible sur Legifrance [consult le 14 septembre 2011]: <http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000428977> 5 Propos recueillis lors de la confrence A la dcouverte de la GRC (governance, risk & compliance) ou comment associer gouvernance de linformation, risques et conformit , Fedisa, Ecole des Mines, Paris, 23 juin 2011.

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pour ce qui concerne la gestion des risques informationnels. Il semble pourtant, de par lessence du mtier de juriste et les types de documents grs par une direction juridique, que celles-ci puissent fortement aider leurs entreprises grer les problmatiques informationnelle et documentaire, condition den connatre les enjeux, et en premier lieu ceux qui la concernent directement. Il sagit alors de rflchir une organisation efficace du systme dinformation dune direction juridique (DJ) de grande entreprise, lchelle du dpartement mais aussi dans son intgration lchelle de lentreprise. Sur le terrain dapplication de cette rflexion, la direction juridique dune grande industrie de la chimie, la volont managriale qui est lorigine de la demande de rorganisation en interne du systme dinformation avait pour objectif prioritaire de rendre les documents plus accessibles aux collaborateurs, dans un contexte dpourvu de gestionnaire de linformation. La dimension de risque, notamment pour ce qui concerne la gestion des contrats qui engagent lentreprise, ne peut toutefois tre ignore ni passe au second plan. Cette rflexion, dont la porte va donc au-del de la direction juridique seule, est situe en amont de toute dcision hirarchique quant la rorganisation du systme documentaire. Efficacit, gestion des risques, conformit aux normes, prise en compte de lactivit, toutes ces notions font appel, pour le professionnel de linformation, au records management. Issue du monde anglo-saxon, cette pratique dorganisation et de gestion documentaire concerne lentreprise dans son ensemble. Elle est dfinie par la norme ISO 15489 et concerne les documents crs, reus et prservs titre de preuve et dinformation par une personne physique ou morale dans lexercice de ses obligations lgales ou la conduite de son activit (22, ISO 15489-1, p.3). La dcision de mise en place dune dmarche de records

management requiert cependant une analyse pralable des besoins et bnfices potentiels
pour la structure concerne. La premire partie analysera la position et les missions de la Direction juridique dans leur lien avec la gestion de linformation. Celle-ci sera entendue dans son sens documentaire (traitement de linformation externe, gestion des documents lis lactivit, archivage et accs linformation), et non pas informatique (architecture logicielle et scurit technique). La seconde partie prsentera, partir de lobservation de lactivit et des pratiques informationnelles des juristes, les besoins identifis et les bnfices attendus dune rorganisation de la gestion documentaire. La troisime partie tudiera dans quelle mesure la dmarche de records management peut apporter ces bnfices au niveau de la DJ et par quelles comptences cette dernire peut en tre actrice lchelle de lentreprise. 14

Enfin, la quatrime partie proposera deux pistes organisationnelles.

15

Premire partie Direction juridique et gestion de linformation : Elments de contexte

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1 Missions et organisation de la Direction juridique

1.1 Directions juridiques : quelle place dans les grandes entreprises ?
La majorit des grandes entreprises ont une direction juridique. Il ny a cependant pas dorganisation type. Trs lie la nature de lactivit de lentreprise, lorganisation dune direction juridique dpend de plusieurs critres que sont notamment la taille de lentreprise, le positionnement de la direction juridique dans lorganigramme et donc son rattachement hirarchique, les modes oprationnels choisis et les droits appliqus (53, GUILLOT). En 2010, 46% des directeurs juridiques sont rattachs soit au prsident, soit au directeur gnral de lentreprise (38, ERNST&YOUNG), et lon observe en rgle gnrale que plus le chiffre daffaire est lev, plus la proximit de la fonction juridique avec le pouvoir de dcision stratgique est importante (56, ROQUILLY, pp.6-7). Dans les vingt dernires annes, sous linfluence grandissante des pays anglo-saxons due la mondialisation, le mtier de juriste dentreprise a volu. Limage du professionnel en charge du recouvrement et du contentieux est dpasse au profit dune perception plus stratgique de la fonction (50, COHEN). En effet, le juriste peut aujourdhui tre considr comme un vritable avocat interne ou bien comme un intermdiaire entre les oprationnels et les conseils extrieurs, ou encore un peu des deux selon les cas. Certaines entreprises demandent leurs juristes de traiter compltement les affaires. Les rles et missions confis la direction juridique varient dune structure lautre. Toutefois, la tendance observe penche de plus en plus vers un rle de conseil interne auprs des oprationnels, notamment en phase amont des projets. Le juriste fixe galement des rgles, met en place des processus qui peuvent constituer un cadre interne (52, DELANNOY). Grce ce repositionnement de la fonction juridique, de nouveaux segments dintervention souvrent et introduisent de nouveaux enjeux. Lintgration des juristes la stratgie de lentreprise, leur participation la cration de valeur et leur rle pour la conformit sont croissants (56, ROQUILLY, p 8.) 6 . A lextrieur de lentreprise, cela peut se traduire, par exemple, par une contribution des actions de lobbying : le juriste est inform des enjeux lis lactivit de lentreprise et peut
6

Ce qui nest pas sans rappeler, par ailleurs, les enjeux dun repositionnement des professionnels de linformation au sein des entreprises. 17

veiller lopportunit des textes rglementaires et normes qui seront imposs aux oprationnels par lextrieur (51, COHEN). En interne, les juristes sont de plus en plus impliqus dans les programmes de conformit (38, ERNST&YOUNG) et sont la fois rdacteurs et garants de ladquation lactivit de ce droit interne et flexible cr par lentreprise elle-mme (appel soft law , ou droit mou ). Enfin la gestion du risque devient une composante cl de la fonction juridique au sein des entreprises, avance logique mais difficile vers une position plus stratgique (38, ERNST&YOUNG). La direction juridique, quelle que soit son organisation, est donc au plus prs de lactivit de lentreprise. Elle partage ses projets et sinscrit dans sa stratgie de dveloppement. A ce titre et grce ses comptences en volution en matire de conformit et de gestion des risques, elle peut tre concerne et utile dans le traitement des problmatiques informationnelles.

1.2 Les cabinets davocats daffaires, partenaires de la DJ

Avocat daffaires et juriste dentreprise sont deux mtiers trs lis et complmentaires. Environ 20% des juristes dentreprises sont danciens avocats (51, COHEN) et de nombreux lves avocats choisissent deffectuer leur stage PPI (Projet pdagogique individuel), complment obligatoire du stage en cabinet, dans une direction juridique. Les cabinets davocats daffaires sont dimportants collaborateurs pour les directions juridiques. Sollicits par celles-ci pour leur conseil et leur expertise, ils peuvent galement intervenir dans la formation des juristes (par exemple en proposant des formations dans le cadre du Droit Individuel la Formation). En effet, les directeurs juridiques optent de plus en plus, dans un souci de rentabilit, pour un forfait correspondant la valeur ajoute pour lentreprise de la prestation globale fournie plutt que pour la classique facturation horaire (54, MELOT). Le choix dun cabinet daffaires par une direction juridique est donc un choix stratgique. La gestion de linformation tient une bonne place dans ces prestations, que ce soit pour laccs aux dossiers et leur archivage ou pour laccs linformation externe. Pour les directions juridiques clientes, faire appel aux cabinets davocats permet aussi dune certaine faon dexternaliser une partie de la gestion de linformation sur des affaires prcises. Au18

del des rgles dontologiques de la profession, lavocat est en effet soumis lobligation lgale 7 de restituer son client, la clture de laffaire ou en cas de changement de cabinet, tous les originaux, documents fournis et officiels produits (55, MENARD). Dautre part, linformation juridique externe est centrale dans lactivit de lavocat. Les cabinets daffaires sont donc souvent pourvus dun service quip en professionnels de linformation, avec un fonds spcialiss et des abonnements aux bases de donnes juridiques 8 . Ils ont les moyens dassurer une veille cible quils diffusent leurs clients en fonction des affaires en cours. Il nest alors plus, ou presque plus ncessaire pour ce dernier de disposer dune gamme tendue de ressources documentaires externes au sein mme de sa structure.

1.3 Missions dfinies par le cadre du Contrle interne Industrie C

Confidentiel

Tableau 1 : Principales missions de la DJ par ple (Confidentiel)

Dcret n2005-790 du 12 juillet 2005 relatif aux rgles de dontologie de la profession d'avocat, article 14. Lgifrance [en ligne]. Version consolide au 14 dcembre 2009. [consult le 21 septembre 2011]. <http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000633327&fastPos =1&fastReqId=1426216704&categorieLien=cid&oldAction=rechTexte> 8 Pour un exemple dtaill et chiffr, le lecteur pourra consulter le compte-rendu de visite de la bibliothque du cabinet parisien Latham and Watkins, publie sur le site de lABDS le 16 mars 2006. [consult le 21 septembre 2011] <http://www.adbs.fr/visite-de-la-bibliotheque-du-cabinet-latham-watkins52145.htm?RH=JUR_Visit>

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2 Dfinition du primtre documentaire de la DJ dIndustrie C

2.1 Mthode et cadre
Il sagit de dlimiter le primtre documentaire de la DJ en partant de lobservation de son activit, des missions dfinies par le cadre du Contrle interne puis en croisant des typologies gnrales existantes (12, COLLECTIF, supplment) avec les documents prsents sur le terrain (quel que soit leur support). La typologie sera prsente par ple et par opration, dans loptique de cerner lensemble des documents qui relvent de la responsabilit de la DJ, rsultent de son activit, ainsi que ceux qui peuvent lui servir se dfendre ou se justifier (en cas daudit ou de contentieux par exemple), incluant des documents reus. Lunit documentaire centrale, dtache du support, du volume et de lemplacement physique des documents, sera le dossier considr comme ensemble psychologique (9, CHABIN, p. 165) dont la cration et la fermeture sont rgies par la mise en uvre et la fin dune opration, unit dactivit de la DJ. Chaque type dopration rpertori donne lieu un ou plusieurs dossiers comprenant des types de documents dactivit lis, parfois organiss en sous-dossiers. Prcisons que les oprations qui relvent du champ fiscal, de linformation financire et de la proprit industrielle ne sont pas gres par la DJ mais par des dpartements ddis. Les documents associs napparaissent donc pas dans lanalyse suivante. La documentation gnrale courante des juristes (articles de presse, notes internes, mmos) est de fait galement exclue. Le tableau suivant livre le rsultat de cette analyse intellectuelle du primtre documentaire de la DJ dIndustrie C. Le classement par oprations, possiblement rcurrentes dune DJ lautre, permettrait cependant dutiliser tout ou partie de cette typologie pour la DJ dune autre organisation au type dactivit proche de celui dIndustrie C.

20

2.2 Typologie des documents dactivit de la DJ

Ple

Type dopration (processus)

Type de dossier gnr Principaux types de document contenus

Dossier Affaire (au nom du cocontractant ou client)

Elaboration et conclusion de Contrat Ex : Fourniture (Supply), Faonnage (Tolling), Biens et services, Accords de confidentialit (NDA 9 ), Lette dintention (MOU 10 ou LOI 11 ), Achat ou vente de produit. Affaires-Contrats par BU M&A Cession/acquisition

Tout document prcdent la conclusion du contrat (draft*, mark-up*), toutes pices changes dans le cadre des pourparlers ; le contrat et ses annexes ; les ventuels avenants au contrat

Dossier Projet (au nom de lentit cde ou achete, parfois nom cod en dbut dopration confidentielle) Projet de concentration ou de cession Contrat de concentration ou de cession Autorisation ministrielle pour concentration Avis conseil de la concurrence Data-room Dossier JV (au nom de lentreprise cre) Tout document prcdent la conclusion du contrat (draft, mark-up), toutes pices changes dans le cadre des pourparlers, Contrat de joint-venture, Contrats associs Dossier contentieux (au nom de laffaire) Documents judiciaires (mise en demeure, assignation, conclusions, signification) Toute correspondance relative au litige (avocat, administration, assureurs, etc.) Pices (preuves)

Joint-venture

Contentieux

Mdiation Arbitrage Procs

Non Disclosure Agreement Memorandum of Understanding 11 Letter of Intention

10

21

Gestion des dlgations de pouvoir

Document formalis 12 Documents affrents

Dossier Socit (au nom de la socit) Sous Dossier Immatriculation

Constitution de socit

Evolution de socit

Rcpiss cration d'entreprise (Centre de formalit des entreprises) Avis BODDAC 13 K-bis 14 Avis JAL 15 Certificat dinscription INSEE 16 - Sous-Dossier Personne morale et assemble constitutive Statuts Nomination des dirigeants Feuille de prsence Procs-verbal d'assemble Pouvoir Rapport du commissaire aux apports Un sous-dossier par modification, mmes documents de dclaration que pour une constitution de socit - Sous-Dossier du conseil si modifications ou transformation juridique Rapports (commissaires aux comptes, aux apports, la transformation, expertise, valuation) Transferts de droits Modification des titres -Sous-dossier modification de forme sociale, de capital, de sige social Bordereau de souscription Bordereau de cession de droits

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Pour tre valide, la dlgation de pouvoir doit respecter plusieurs conditions de fond et de forme. Pour plus de dtails, le lecteur pourra consulter le Vade-mecum de la dlgation de pouvoir publi par le MEDEF [en ligne], 2004, 64 p. [consult le 21 septembre 2011]. < http://archive.medef.com/medias/upload/74177_FICHIER.pdf> 13 Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales 14 Document officiel attestant de lexistence lgale dune entreprise, extrait du registre du commerce et des socits tenu par le greffe du tribunal du commerce. Il donne les caractristiques de lentreprise, comme une carte didentit . Il est valable 3 mois partir de sa date de dlivrance. Loriginal est indispensable dans de nombreuses oprations (par exemple lachat de marchandises) mais pour dautres une copie suffit. 15 Journal des Annonces Lgales. 16 Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques

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Disparition de socit

Immatriculation/Personne morale (voir ci-dessus) Dossiers des CA et assembles Un sous-dossier par sance: Ordre du jour, correspondance, dossier prparatoire, procs-verbal du conseil, rapport du conseil, lettre de dmission, nomination, procdure d'acceptation Convocation, feuille de prsence, pouvoir

Gestion de lActivit

Registres Registre de procs-verbaux, de prsence aux conseils, d'achats et de vente d'actions, livre journal, livre inventaire Organigrammes Rapports de commissaires aux comptes, Rapports du conseil d'Administration Comptes annuels

Immobilier Environnement

Gestion du patrimoine

Dossier Cration, achat ou location d'un fonds de commerce (labor avec le dpartement Affaires-Contrats au nom de lactivit) Bail commercial Acte de proprit ou de cession Avis de publication au JAL Dossiers d'acquisition, de transformation et cession des biens fonciers ou immobilier Documents prparatoires (promesse de vente, d'achat, etc.) Acte notari, documents ncessaires son tablissement (prsentation des terrains, constructions, amnagements, passage d'eau, embranchements, servitudes) Dossier de modification (mutation, succession, extension, etc.) Srets relles, descriptif, plan, demande d'autorisation administrative, dclaration, formalit fiscale associe, rglement Dossier de coproprit et relations avec le syndicat Convention, rglement, rpartition des 23

Dossier au nom du site Gestion immobilire

charges, tat de division, acte modificatif, plan, registre, dcision de justice, correspondance avec le syndicat Dossier de location, de bail Contrat de bail, travaux sur accord du propritaire, entretien, tat des lieux, document de cong, avis de loyer Contrats de fourniture de biens ou de services (achat de mobilier, maintenance et entretien) Dossiers d'entretien des locaux et scurit Registre d'observation de l'inspecteur du travail (Hygine et Scurit), rapport de contrle des installations Dossier au nom du site Dossier d'ICPE 17 Dclaration, rcpiss de dclaration, demande d'autorisation, arrt prfectoral d'autorisation Dossier de contrle du matriel install Procs-verbal, certificat de conformit Environnement Dossier d'tude du sol Rapport d'tude, rapport de contrle Dossier d'audit environnemental Avis de risque, rapport d'tude Dossier de diagnostic Diagnostic amiante, termite, plomb, tat parasitaire Rapport de dpollution, rapport de fin de chantier de dpollution, certificat de Gestion des dchets dpollution des sols, bordereau de suivi des industriels dchets industriels, attestation de prise en charge des matires dangereuses Dossier au nom de la marque Dpt de la demande et ses annexes, rcpiss du dpt, notification du numro national du dpt, publication de la demande dans un Bulletin officiel, Acquisition de rgularisations et observations dans le proprit cadre de la procdure d'enregistrement, certificat d'enregistrement, dclaration de renouvellement Formulaire d'opposition, notification Opposition d'opposition, observations, projet de l'enregistrement d'un dcision et notification, dcision dfinitive et titre notification Cession ou concession d'un titre
17

Marques

Contrat de cession du titre et ses annexes, contrat de licence (droit d'exploitation),

Installation classe pour la protection de lenvironnement

24

Contentieux PI (action civile ou pnale) Contrefaon, concurrence dloyale

inscription de cession ou concession au registre national. Dossier de mdiation, dossier d'arbitrage, mise en demeure, assignation, conclusions, significations, correspondances relatives au litige (dont courriels)

Tableau 2 : Typologie des documents dactivit de la DJ Pour gagner du temps dans la rdaction des contrats et procs-verbaux notamment, les juristes ou les oprationnels sont amens utiliser des modles. Ceux-ci peuvent tre issus dune contrathque labore en interne partir de cas passs, de clausiers et formulaires issus des ressources documentaires juridiques externes publies par des diteurs spcialiss.

2.3 Cadre lgal pour la conservation des documents en entreprise

Par excs de prudence ou par manque dorganisation et de moyens, un certain nombre dentreprises conservent tout sans grande slection, prenant ainsi le risque de ne pas trouver, le moment opportun, le bon document, dans sa bonne version, mais aussi de ne pas donner aux documents importants lattention quils mritent. Pourtant, la loi franaise donne un premier cadre pour guider les pratiques et fixer la dure utile administrative (DUA), dure minimum pendant laquelle les documents doivent tre conservs par lentreprise. A lissue de cette DUA, selon la pratique et les risques valus, lorganisation doit dcider de conserver encore les documents ou de les dtruire. Pour le primtre concern, plusieurs textes de loi font rfrence et sont prsents (liste non exhaustive) dans le tableau suivant. La majorit dentre eux fixent les dlais de prescription au-del desquels une situation tablie ne peut plus tre conteste en justice, ce qui implique que la conservation des preuves affrentes nest alors plus ncessaire. Il est important de connatre lvnement partir duquel ce dlai est applicable. Quand plusieurs dlais sont appropris, on applique par scurit le plus long des deux.

25

Code Civil Art. 2224 - Prescription des actions personnelles et mobilires (modifi par la Loi de rforme de la prescription en matire civile du 17 juin 2008) Art. 2225 Prescription des actions en responsabilit (idem) Art. 2227 Prescription des actions relles immobilires

Dure Utile Administrative lie 5 ans compter du jour o le titulaire d'un droit a connu ou aurait d connatre les faits lui permettant de l'exercer 5 ans partir de la fin de la mission des personnes ayant reprsent ou assist les parties en justice 30 ans compter de la date dacquisition, transformation ou cession

Exemples de dossier concern

Affaire Contentieux

Acquisition, transformation et cession des biens fonciers ou immobiliers

Code du Commerce Art. L110-4 Prescription des obligations lies au commerce Art. L145-60 Prescription lie au bail commercial Art. L 235-9 Prescription des actions en nullit ou dactes et dlibrations postrieures la constitution pour les socits commerciales Art. L123-22 Documents comptables et pices justificatives Code de lEnvironnement Art. L152-1 Obligations financires lies aux dommages causs lenvironnement Code du Travail Art. D4711-3 Documents de linspection du travail concernant la sant et la scurit au travail Entretien des locaux et scurit (ple environnement) 30 ans compter du fait gnrateur du dommage ICPE (ple environnement) 5 ans compter du terme du contrat 2 ans compter de la fin de l'exercice comptable de l'anne effective du cong 3 ans compter du jour o la nullit est encourue 10 ans compter de la clture de lexercice concern Affaire Location fonds de commerce Rapport du conseil dadministration

Comptes annuels

5 ans (et obligatoirement les 2 derniers contrles)

Tableau 3 : Textes lgaux encadrant la conservation des documents en entreprise (liste non exhaustive) Le cadre lgal pos ne suffit toutefois pas mettre de lordre dans la gestion documentaire, cest un paramtre parmi dautres. Il est notamment complt par le droit de

26

la preuve 18 . Sa prise en compte dans une organisation de la gestion documentaire est laffaire de la fonction de gestion de linformation.

18

Voir chapitre 7.1.3., p. 43.

27

3 La fonction Gestion de linformation la DJ dIndustrie C: histoire dune (quasi) disparition

3.1 Contexte lchelle de lentreprise (hors documentation technique et information financire)

3.1.1 Documentation externe

Confidentiel

3.1.2 Gestion des documents produits dans le cadre de lactivit

Confidentiel

3.1.3 Archivage

Confidentiel

3.1.4 Intranet

Confidentiel

3.2 Etat des lieux un an aprs rupture la DJ

Confidentiel

28

3.3 Problmatiques dj souleves, audits dj raliss

Tableau 4 : Evolution des dysfonctionnements identifis en matire dadministration des contrats la DJ (confidentiel).

29

Les contrats sont une partie importante et cruciale de la problmatique informationnelle dune DJ ; la difficult de leur administration, qui stigmatise un problme plus gnral de pilotage de la gestion documentaire dans son ensemble, dans sa dimension organisationnelle comme dans sa dimension humaine, est donc retenue comme centrale dans la problmatique. Dans une rflexion globale visant amliorer la situation, ces deux dimensions ne peuvent tre apprhendes sparment des contraintes et des ralits rencontres par les juristes au quotidien dans leur travail. La gestion des connaissances au sein de la DJ pourrait faire un objet dtude part entire mais se retrouve galement aborde en filigrane.

30

Deuxime partie Mettre lactivit des juristes au cur de lorganisation du systme dinformation

31

32

4 Observations et enqutes : mthodes utilises

4.1 Identifier les processus reprsentatifs dans lactivit: exemple
Mme sils ne sont pas ncessairement formaliss, les processus structurent lactivit. Ils utilisent et fabriquent de linformation. Les documents, supports de cette information, sont plus facilement contextualisables et liables les uns aux autres sils sont rattachs par tape au processus concern. On peut reprsenter de la faon suivante le processus de rdaction dun contrat par un juriste :

E T A P E S - Modles issus de la contrathque interne - Clausier et formulaires fournis par des diteurs juridiques Choix dun modle ou constitution partir dun clausier

Ajustements et travail en interne, ventuellement avocats et experts

Ngociations entre les parties, ventuellement avec les avocats

Signature du contrat par les parties

D O C U M E N T S

- Diffrentes versions de brouillon contrat (drafts)

- Diffrentes versions commentes (mark-up)

- Version valide du contrat - Dlgations de pouvoir ventuelles

Courriels changs

Figure 1 : Schma du processus de rdaction dun contrat

33

4.2 Lire : Les contrats, matire premire de lactivit des juristes dentreprise
Un peu abrupte pour le non-juriste, la lecture des contrats et des modles est cependant ncessaire, non seulement pour une meilleure comprhension de lactivit, mais aussi pour prendre conscience de certaines difficults pour le traitement documentaire principalement lies la forme et la formulation. Une grande partie des contrats sont rdigs en anglais. Pour avoir une comprhension documentaire (et non juridique) efficace, plusieurs lments doivent tre clairement identifis, or la tche nest pas toujours simple. Dfinir le type de contrat peut reprsenter la premire difficult, les intituls tant varis pour un mme type de contrat, en franais comme en anglais. Ltude de la contrathque interne donne accs une typologie des contrats et permet dtablir les correspondances entre intituls franais, et entre intituls franais et anglais. Les parties sont en gnral clairement identifiables, nommes et dcrites en dbut de contrat. Toutefois, dans le cas dIndustrie C, il faut connatre les raisons sociales passes ainsi que les noms de filiales pour pouvoir rattacher le contrat au bon type dactivit, donc au bon ple. Le savoir du ple socits-corporate, qui dtient lhistorique des changements de dnominations du primtre, est alors dune aide indispensable. Si la date deffet du contrat est mentionne dans les premiers paragraphes, la date de signature nest quand elle pas toujours clairement indique. Dautre part, les parties ne signent pas ncessairement le contrat la mme date. La date deffet est donc une donne plus sre. La dure du contrat et ventuellement ses modalits de renouvellement ou de rsiliation sont importantes pour la gestion des relances, gnralement exposes en dbut de contrat. Lorsquil sagit dun contrat concernant la vente, lachat, la fourniture ou la fabrication dun produit particulier, lidentification de ce dernier est importante. En effet, il permet de dterminer la BU de rattachement. Cet lment de structure interne de lactivit de lentreprise nest en effet jamais indiqu sur le contrat, or il est essentiel pour remettre ce dernier dans lensemble auquel il appartient et doit pouvoir constituer un critre de recherche. Quelques notions de chimie interviennent alors Industrie C a pens ses clients comme ses fonctions support et met disposition un prcieux outil sur son site internet public, un product finder grce auquel le lien produit/BU peut tre fait. 34

En cas de doute sur lun ou lautre des lments, il est prfrable de faire des vrifications en demandant des claircissements un juriste, expert du contenu.

4.3 Observer : Trouver les sujets documentaires dans la pratique du mtier de juriste
Sans gestionnaire de linformation, les juristes ont pris lhabitude de rsoudre seuls les problmes qui relvent de la gestion documentaire (quils en soient conscients ou non) au moment o ils se posent, cest--dire de faon souvent urgente. Le professionnel de linformation nouvellement arriv nest pas sollicit au premier abord mais fait en sorte de saisir au vol les opportunits en restant lcoute de la vie du service et de lactualit de son activit. Lide est daider au mieux et rapidement faire avancer les choses pour que les juristes gagnent du temps consacrer au cur de leur mtier.

4.3.1 Exemple 1 : Rengociation dun contrat arrivant chance

Larrive chance dun contrat ncessite, si le souhait est de ngocier le renouvellement de celui-ci, de disposer du dossier concernant la prcdente ngociation de laffaire. Le juriste aura besoin de savoir quelle partie aura introduit ou ngoci une clause sensible aux enjeux importants pour la rengocier son avantage. Pour cela, il doit disposer des diffrentes versions du contrat avant signature. Ces versions, la plupart du temps au format lectronique, sont stockes sur le serveur commun et parfois difficiles retrouver de faon exhaustive. Le juriste, qui le dossier est soumis, peut dire aprs un coup dil aux fichiers sil a de quoi mener sa rflexion ou sil faut poursuivre les investigations. Cette recherche, rapide et plutt aise pour un professionnel de linformation, ne donne cependant aucune assurance dexhaustivit dans les rsultats. Par ailleurs, elle est trop longue et fastidieuse oprer pour un juriste au moment o il doit agir et se consacrer la ngociation, qui serait meilleure toutes cartes en main.

4.3.2 Exemple 2 : Besoin dindicateurs quantitatifs dans le cadre dun contentieux

Au premier abord, la demande peut ne pas sembler dordre documentaire. Il sagissait de savoir, sur une priode donne, combien daccords de secret (ou accords de confidentialit) signs avaient donn lieu lettre dintention puis un contrat ou protocole 35

daccord 19 . Dans la situation prsente, plusieurs heures ont t ncessaires, passes faire des recherches mthodiques mais jamais fiables. A force dinvestigations auprs des juristes encore prsents qui avaient t en charge des dossiers, quelques exemples vrifis ont pu tre fournis. Si la DJ avait dispos dun outil de gestion des contrats maintenu jour, quelques requtes bien formules dans la base auraient suffi fournir la liste attendue (recherche par type de contrat, par contractant, sur la priode spcifie) partir de laquelle le juriste puis les avocats pouvaient, aprs vrifications, travailler et construire des arguments.

4.3.3 Exemple 3 : Demande daudit dune BU sur ses contrats

L encore, le problme ne semble pas documentaire. Laudit demand par la BU, client interne de la DJ qui intervient ici en tant quexpert et conseil, porte en effet sur lanalyse juridique de clauses spcifiques (frquence dintroduction, formulation, cooccurrences de clauses, etc.) dans ses contrats en cours. Or, pour raliser cette tude, les juristes ont besoin de disposer de la liste de ces contrats, puis de leur contenu, le texte en substance. Sans outil de gestion fiable, la dfinition du primtre et laccs aux objets de ltude sont eux-seuls chronophages sans garantie de rsultat exhaustif. Sur ce point, la valeur ajoute doutils documentaires adapts et maintenus apparat trs clairement aux juristes. La base contrats jour aurait permis en effet dobtenir la liste des contrats, car les critres de recherche prvus taient adapts, et daccder au contenu des contrats scanns pour la lecture et lanalyse.

4.4 Interroger : Entretiens quotidiennes

formels

et

discussions

Ces situations ont ouvert le dialogue. Pour approfondir les sujets, des sances dentretien ont t menes. Si lidal aurait t de voir chaque juriste, le temps imparti ne le permettait pas. Aussi, pour couvrir tout le spectre dactivit de la DJ, un entretien par ple a t ralis, sur la base dune grille adapte chaque fois. En effet, si certains objectifs et contraintes sont communs tous les ples, les modes opratoires, les besoins, les interlocuteurs internes et externes varient en fonction de la nature de la spcialit. Le temps de lobservation pralable de lactivit tait donc ncessaire pour ajuster le guide dentretien chaque ple. Lobjectif tait de mieux comprendre les besoins de chacun dans son activit,
19

Lopration peut sarrter au niveau de laccord de secret, au niveau de la lettre dintention ou donner lieu un contrat. 36

de connatre ses pratiques et les problmes quil rencontrait en matire de gestion de linformation. Observs et interrogs dans leurs bureaux respectifs, les juristes ont t invits sexprimer sur quatre grands thmes : la gestion de leurs documents et des espaces de stockage, la recherche dinformation, larchivage, lutilisation des outils. Ces thmes ont t abords via des questions dclines selon lactivit prcise du juriste et sa spcialit. Si lentretien est un moment privilgi dchange, il ne doit pas empcher la discussion au quotidien pendant laquelle les collaborateurs feront part de leurs expriences varies et de leur connaissance de la structure, de son volution. Les situations tudies sont en effet le fruit de la combinaison entre lexprience de chacun, lhistoire de lentit et ladaptation aux exigences et priorits de lactivit.

37

5 Pratiques informationnelles des professionnels du droit

5.1 Notions gnrales
Par nature, les professions juridiques manipulent et produisent beaucoup

dinformation. Lois, normes, jurisprudence, doctrine, dictionnaires et ouvrages danalyse, presse et bases juridiques spcialises constituent linformation externe. Certains masters de Droit des affaires, orients recherche, incluent dans les enseignements obligatoires des modules de prsentation et dinitiation la documentation lectronique spcialise, aux archives et instruments de recherche, la critique des sources documentaires 20 . Les bibliothques spcialises, comme la bibliothque Cujas Paris, organisent des formations lutilisation des ressources et ditent parfois des guides mthodologiques. Autre exemple, le service documentation de lEcole franaise du barreau (EFB) propose aux lves avocats des ateliers, optionnels pour la validation de la scolarit, de pratique des bases de donnes et outils de recherche. Toutefois il semble que les professionnels du droit ne soient pas particulirement sensibiliss lors de leur formation la gestion de linformation quils produisent.

5.2 Observations des pratiques informationnelles des juristes de la DJ

5.2.1 Sur la recherche dinformations

Confidentiel

5.2.2 Sur la gestion et larchivage des documents produits

Confidentiel

Pour exemple le lecteur pourra consulter le programme denseignement du master Droit recherche, spcialit Droit des affaires et contrats de lUniversit Lille 2. <http://masterdroitrecherche.univ-lille2.fr/index.php?id=43>

20

38

5.2.3 Sur lutilisation des outils

Confidentiel

5.3 Perception de la fonction linformation la DJ

de

gestionnaire

de

La fonction est principalement perue par les juristes sous son aspect de gestion de la documentation externe : administration de la bibliothque, achats douvrages, suivi, renouvellement ou annulation des abonnements sont les responsabilits quils attribuent au gestionnaire de linformation. Laspect documentation interne, procdures, rgles, organisation et archivage ne fait gure partie de la reprsentation quils ont du mtier. Beaucoup plus intrusive sur leurs pratiques que la gestion de la documentation externe, dont ils sont seulement utilisateurs, lintervention du professionnel de linformation sur la gestion de la documentation dactivit doit tre en partie lgitime, auprs de lquipe comme auprs du manager, par les bnfices quelle peut leur apporter.

39

6 Besoins et bnfices attendus par la DJ dune rorganisation du systme dinformation

6.1 Une priorit pour tous : Faciliter et clarifier laccs linformation
6.1.1 Accder linformation utile au bon moment

Le temps perdu par les juristes rechercher une information ou un document est suffisamment important pour quils soient sensibles la ncessit dorganiser le serveur avec un plan de classement comprhensible de tous au sein du dpartement, mais aussi dinstaurer des rgles de gestion et de nommage essentielles au bon fonctionnement de la recherche. Une rorganisation du systme dinformation base sur lactivit doit permettre par ailleurs de mieux localiser toute linformation disponible sur un client, un projet ou une affaire donne. On limite ainsi le risque de passer ct dune information utile alors quelle serait prsente et disponible, mais on rend galement visible le contexte de cration du document pour en identifier la valeur (26, QUESNEL, p 28).

6.1.2 Capitaliser les dossiers pour gagner en efficacit sur des cas similaires

Ne pas refaire ce qui a t fait, conomiser des tapes permet de gagner du temps et damliorer la ngociation. Lorganisation documentaire base sur lactivit, et pas sur les personnes, peut rendre possible une vision densemble des actions ralises ou en cours sur une BU, une affaire, un projet, et favoriser la capitalisation des connaissances. Il sagit galement dassurer la continuit de lactivit en cas dindisponibilit, dabsence ou de dpart dun collaborateur.

6.2 Un besoin pour une partie de lquipe : Appliquer des procdures pour cadrer la gestion documentaire au quotidien
Pour les juristes dj conscients de la ncessit dune meilleure organisation de la gestion documentaire, lapplication dune procdure pense et adapte permettrait un gain 40

de temps dans les dmarches quotidiennes et lacquisition progressive de bonnes pratiques. Elle viterait aussi la mise en place par chacun de son systme dinformation personnel et garantirait lhomognisation des pratiques, ce qui rendrait lorganisation lisible par tous.

6.3 Un risque connu mais non matris : Garantir la scurit des originaux entre la DJ et les BU
Lincertitude des juristes concernant la procdure appliquer pour la gestion des contrats fait sinstaller une situation provisoire qui dure et augmente fortement le risque de perte dun contrat ainsi que la difficult le localiser et en connatre lexistence. Les BU transmettent de faon alatoire les originaux la DJ, qui devrait se charger de leur gestion et de leur archivage. Or elle nest, cette heure, pas organise pour et ne peut ltre sans pilotage et suivi de la gestion de linformation. Cette tche, qui mobilise les comptences spcifiques du professionnel de linformation et demande un grand investissement en temps, ne peut tre confie durablement aux juristes en plus de leur activit. Faire le choix dune procdure et assurer sa mise place impliquera de sen donner les moyens humains, organisationnels puis techniques, de communiquer sur la dmarche, de laccompagner et den assurer le contrle.

6.4 Un besoin latent : documentaires

Dfinir

les

responsabilits

Si, comme vu prcdemment, la loi et le cadre du Contrle interne dfinissent les responsabilits de la DJ, notamment en matire de gestion des contrats et darchivage, la dfinition des responsabilits des collaborateurs vis--vis de linformation produite se limite aux 10 commandements de lutilisateur des ressources informatiques (notamment sur le stockage des documents). Or le comportement de chacun impacte la prise de risque, en particulier lorsque les documents produits engagent la responsabilit de lentreprise. Lorganisation du systme dinformation peut limiter ces risques en guidant les comportements documentaires au quotidien et mettre ainsi en lumire les responsabilits de chacun. Les bonnes pratiques de tous seront en partie garantes de lefficacit du systme.

41

Troisime partie Mise en place et test dactions locales pour appuyer une rflexion globale

42

7 Ce que peut apporter le records management (RM) la DJ et lentreprise

A partir de ces observations et analyses, ltude de la piste organisationnelle du RM simpose.

7.1 Dfinitions et objectifs du RM

La norme ISO 15489 dfinit le RM comme le champ de lorganisation et de la gestion en charge dun contrle efficace et systmatique de la cration, de la rception, de la conservation, de lutilisation et du sort final des documents, y compris des mthodes de fixation et de prservation de la preuve et de linformation lie la forme des documents (22, ISO 15489-1, p 4). Les documents concerns sont dfinis par la mme norme comme prcis en introduction, p. 14. Cette dfinition est proche de la dfinition des archives fixe par la loi du 3 janvier 1979 21 . Dans les deux cas, cest bien le document qui importe indiffremment de son support. Cependant, quelques nuances sont noter, qui font les caractristiques et la spcificit du RM par rapport une approche archivistique classique. La plus importante de ces spcificits est sans doute la proximit trs forte de la dmarche de RM avec lactivit et les objectifs de lentreprise, ainsi quune volont affiche de gestion au meilleur cot. Les exigences en matire de Records Management ne relvent pas dun contrle extrieur ; elles sont, dabord et avant tout, internes lorganisme et lies son intrt propre : Quelle information est-elle ncessaire et suffisante pour mener une action ? Quel environnement rglementaire ? Quels risques en cas de dfaillance ? Quel degr de confiance accorder aux documents conservs ? Quelles performances ? Quelle scurit de linformation ? (18 bis, DROUET, KESLASSY, MORINEAU, p.11)

21

Code du patrimoine. Articles L211-1 et L211-2. [en ligne] version en vigueur au 29 septembre 2011. <http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?idArticle=LEGIARTI000019202816&idSectionT A=LEGISCTA000006159940&cidTexte=LEGITEXT000006074236&dateTexte=20110929> 43

7.1.1 La notion de cycle de vie

Dfini par lactivit, plus stable que lorganisation humaine de lentreprise, le cycle de vie du document, notion cl du RM, est structur par trois jalons: a) La cration : naissance du document puis vie, dclinaison en plusieurs versions non valides. b) La validation : stabilisation du document dans une version fige, valide, acquisition du statut de record et entre dans le systme de RM. c) Lchance lgale ou fixe en interne: application dun sort final , destruction ou conservation valeur historique et acquisition du statut d archive. Cette dernire tape marque une diffrence importante entre lapproche RM et lapproche archivistique puisque contrairement larchive dfinie par la loi, qui acquiert son statut pour toujours sa naissance, cest lutilit pour le producteur, relative au cadre rglementaire et lactivit, qui dfinit la dure de vie et le traitement du document (8, CHABIN, WATEL, p 114). Il sagit de traiter le document ds sa cration et jusqu son sort final, la diffrence de la thorie des trois ges des archives 22 dveloppe par Yves Protin et longtemps utilise en archivistique, o le sort est valu a posteriori et pas la cration. Le processus de gestion du cycle de vie 23 , automatisable dans lenvironnement numrique, a lavantage doptimiser la gestion des volumes croissants de documents en dtruisant ceux quil nest pas utile de garder pour lentreprise mais aussi en prservant ceux quil faut (les records ou documents engageants ) comme il le faut au regard de la loi et des contraintes de lactivit.

7.1.2 Laspect lgal du RM

Au-del de la valeur informationnelle du document, le RM considre sa valeur probante, cest--dire son caractre engageant pour le producteur. La prservation de la preuve implique la relativit de lensemble considr un cadre rglementaire avec lequel le producteur des documents, ici lactivit de lentreprise, doit tre en conformit. Le principe de provenance, qui dfinit lappartenance un fonds et fonde larchivistique, ne se limite

22 23

Archives courantes, intermdiaires et historiques En anglais Information Lifecycle Management (ILM)

44

donc pas pour le RM lidentification du producteur mais inclut galement ses responsabilits dans un objectif de matrise des risques, par exemple en cas de contentieux. Pour y rpondre, le RM sattache la mise en uvre des moyens ncessaires pour prserver lauthenticit (validation, conformit du document ce quon en attend), la fiabilit (linformation contenue et valide une date prcise est juste, cette date, aucun autre document ninvalide le contenu du premier), lintgrit (document complet, non modifi, non tronqu) et lexploitabilit (toutes ces caractristiques doivent rester lisibles) du document engageant (7, CHABIN, pp. 10-11).

7.1.3 Ce qui fait preuve

7.1.3.1 Moyens de preuve et force probante

La preuve est rglemente en matire dactes juridiques mais elle est libre pour les litiges entre commerants (Article L110-3, Code du Commerce). Il existe diffrents moyens de preuve dont les dfinitions sappliquent au papier comme llectronique: lcrit, dfini par larticle 1316 du Code Civil comme rsultant d'une suite de lettres, de caractres, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dots d'une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalits de transmission , la copie fidle et durable, reproduction indlbile de l'original qui entrane une modification irrversible du support (article 1348 du Code Civil), le commencement de preuve par lcrit (article 1347 du Code Civil), puis les tmoignages, prsomptions et aveux. Ces moyens de preuve sont hirarchiss. L acte authentique (sign devant un officiel ministriel) est le plus probant. Vient ensuite lacte sous seing priv avec signatures des parties, les contrats commerciaux par exemple, dont il existe autant doriginaux que de parties, puis la copie fidle et durable, les tmoignages, prsomptions et aveux. (30, BAZIN, p. 42) La loi du 13 mars 2000, qui modifie larticle 1316 du Code Civil tablit que Lcrit sous forme lectronique est admis en preuve au mme titre que lcrit sur support papier, sous rserve que puisse tre dment identifie la personne dont il mane et quil soit tabli et conserv dans des conditions de nature en garantir lintgrit. Les conditions de recevabilit de la preuve sous forme lectronique sont donc interprtables et le juge restera souverain dans sa dcision (34, RENARD, p. 2). En cas de litige, la recevabilit de la preuve est en effet dtermine par le juge (article 1316-2 du Code Civil). Lintgrit, la fiabilit et lauthenticit du document prsent comme preuve est ce que le juge cherchera vrifier. A cet effet, il peut demander une expertise pour vrifier la conformit des procds utiliss en matire de signature lectronique, dhorodatage et darchivage lectronique. Cest alors 45

quinterviennent notamment les certifications aux normes, garantes de cette fiabilit, largement considres en droit (doctrine) comme la formalisation crite des rgles de lart , standard dapprciation de la faute (35, RENARD, p. 217). 7.1.3.2 La convention de preuve

Elle peut tre tablie dans le cadre de la libert contractuelle, qui a pour but d'instaurer le niveau de scurit juridique souhait par les parties dans leurs relations, pour dfinir les conditions de recevabilit des documents. Elle doit cependant respecter certaines rgles et prsente quelques limites. Si le principe de la licit des conventions sur la preuve a t consacr par l'article 1316-2 du code civil, le lgislateur a rappel que celles-ci se doivent d'tre valables. La libert contractuelle ne semble pouvoir, par consquent, tout autoriser. Mais en l'absence de plus amples prcisions du lgislateur, la validit d'une convention de preuve est apprcie par le juge. Ces conventions ne semblent ds lors licites que dans la mesure o les parties ont la libre disposition de tels droits (Cass. 1re civ., 8 nov. 1989, no 8616.196, St Crdicas c/ Cassan : D. 1990, p. 369, note C. Gavalda). Les parties peuvent ainsi amnager le bnfice de rgles lgales suppltives institues en leur faveur, dans la mesure o de tels amnagements conventionnels ne portent pas atteinte des rgles d'ordre public. Les conventions de preuve doivent notamment respecter les principes suivants : ne pas droger aux rgles d'ordre public, comme notamment la force probante des actes authentiques ; se conformer aux rgles substantielles de l'administration judiciaire de la preuve, telles que le respect du contradictoire ou la possibilit de discuter la preuve verse aux dbats ; garantir systmatiquement la possibilit d'apporter la preuve contraire ; en effet, interdire une partie d'apporter la preuve contraire ne constitue pas un amnagement d'une rgle de preuve mais un amnagement d'une rgle de fond touchant l'ordre public ; respecter l'quilibre des intrts en prsence, la convention ne devant pas avoir pour objet ou pour effet d'avantager l'une des parties. 24

Dans tous les cas, lapprciation du juge est donc souveraine.

24 Les limites de la convention de preuve. Etude thmatique Archivage, chapitre 2, paragraphe 58. Encyclopdie Elnet Droit des Affaires. [en ligne]. Editions Lgislatives. 2011. [consult le 25 juillet 2011].

46

7.1.3.3 La pratique

Laudit confidentiel dcrit dans le point 3.3 de ce mmoire soulve un lment important en matire de validit de la preuve sur le terrain observ. Les entretiens mens par les auditeurs, notamment avec les juristes contentieux, rvlent en effet que les copies ont toujours t suffisantes pour la justice, qui na jamais rclam doriginal (p. 8 du rapport). Il semble donc que les avocats ne remettent pas toujours en cause la valeur probatoire des documents fournis par la partie adverse. La ncessit dune organisation documentaire comme le RM qui, en plus de leur disponibilit, garantirait la valeur probante des documents, leur traabilit, leur imputabilit et surtout, leur intgrit, napparat alors pas comme prioritaire pour les juristes. Les risques encourus ne sont pour autant pas valus et lon se satisfait du fait que la situation ne se soit jamais prsente pour dduire que le systme en place est, certes imparfait, mais suffisant. Au-del dune prise de risque non matrise pour sa dfense, lentreprise se prive aussi dun moyen d attaque . En effet, ntant pas en mesure de garantir ses propres preuves, elle pourra difficilement mettre en dfaut la partie adverse sur la recevabilit des siennes.

7.2 Un problme de dcideurs li la gestion des risques

Le choix stratgique dopter, ou pas, pour une organisation documentaire optimise repose dabord et avant tout sur une dcision managriale matrialise par un document, la politique darchivage. Celle-ci doit tre valide par la Direction gnrale et concerner tous les collaborateurs dans une dmarche transverse et stratgique (6, CHABIN, CUCCHI-VIGNIER, p 15). En effet, les dirigeants sont responsables de la gestion des risques et du contrle interne dans leur entreprise, ainsi que des performances associes (42, McFADZEAN, p 624-625). Responsabilit et efficacit sont troitement lies et influences par ces prises de dcisions et positionnement, ou par leur absence. La gestion des risques juridiques ou non juridiques est devenue une proccupation significative des dcideurs, parmi lesquels on compte les directions juridiques dentreprise, qui doivent pouvoir prendre des dcisions pertinentes et rentables au regard de la ncessaire transparence dans lentreprise. Plus une entreprise favorise la remonte et la circulation d'informations claires, plus les risques vont tre faciles dtecter et plus il va tre facile dvaluer les effets des risques sur la performance. (45, TAVITIAN, p 20) 47

Par exemple, les rgles qui encadrent les procdures de discovery* illustrent bien limportance dune prise de dcision et de position des dirigeants au plus haut niveau de lentreprise en matire de gestion de linformation. En cas dincapacit de lorganisation fournir linformation demande, la bonne foi de lentreprise peut en effet tre reconnue par les autorits sil est prouv que la destruction des donnes a t opre dans le cadre dune politique darchivage dfinie, connue et applique par lensemble des collaborateurs (33, PAPIN, p. 43) et ne constitue pas une dissimulation intentionnelle de preuves. La Risk and

Insurance Management Society (RIMS) prconise mme aux organisations de disposer dune
politique de RM oriente spcifiquement vers les procdures de discovery qui permettrait doptimiser la collecte des documents requis, en qualit et en temps, et de documenter leur conservation (36, CENICEROS, p. 22). La politique darchivage dnote donc un engagement de lentreprise dans son ensemble et contribue assurer sa responsabilit face aux autorits en tant un lment opposable. Pourtant, la ralit tmoigne souvent dune micro-gouvernance de linformation limite aux entits fonctionnelles (46, TEXIER, GUERRE, BOILET, p. 19). Malheureusement, la ncessit dun archivage lectronique nest gure vidente aux yeux de nombreux dirigeants dentreprise qui y sont sensibles seulement sils y voient un enjeu conomique. De fait, parce que les pouvoirs publics et les entreprises peroivent les archives comme une fonction mineure, les moyens quils affectent la prvention des risques lis linformation restent, et cest prjudiciable, nettement insuffisants. (39, FERCHAUD, p 189)

7.2.1 Jurisprudence

Si les enjeux conomiques sont difficiles quantifier en matire defficacit, on peut donner un exemple de contentieux concernant les contrats, plus particulirement un accord de confidentialit. En 1993, Celeritas est une toute petite socit de moins de dix employs. Elle a brevet une technologie qui augmente la vitesse de transmission des donnes des tlphones portables et modems cellulaires. Rockwell, qui Celeritas prsente sa technologie, dtient alors 70% du march concern. Elle utilise la technologie Celeritas et dpose un brevet, en dpit de laccord de confidentialit conclu entre les deux parties, qui stipulait que Rockwell devait signer une licence de brevet avec Celeritas pour pouvoir lutiliser. Celeritas poursuit Rockwell pour rupture daccord de confidentialit et obtient gain de cause en 1999 face au brevet de Rockwell, qui devra lui payer un ddommagement de 57 millions de dollars (13, COTTIN, p. 4). Laccord de confidentialit fourni comme preuve dans la stratgie de dfense de Celeritas a donc fait foi. Sil avait t gar ou mal conserv (cf. les difficults rencontres dans 48

lexemple 2 expos au point 4.3.2 p. 33), Celeritas aurait peut-tre, sans doute, perdu le procs.

Centr sur identification et la protection des documents engageants de lentreprise, le RM peut donc tre une composante intressante de la gestion des risques en intervenant sur la gestion des preuves, ce qui semble tout particulirement intressant pour une DJ.

7.3 Mise en uvre et outils du RM

7.3.1.1 Mthode DIRKS

La mise en uvre dun projet de RM doit se faire au plus prs de lactivit, des enjeux, des contraintes et des objectifs de lorganisation concerne. Pour cela, la norme ISO 15489-2 prconise la mthode DIRKS 25 en huit tapes : enqute prliminaire, analyse des activits, identification des exigences archivistiques, identification des stratgies pour rpondre ces exigences, conception du systme, mise en uvre en mode projet, contrle a posteriori (audit) (23, ISO 15489-2, p. 3). Pour mener bien cette mise uvre, des instruments sont ncessaires. Les principaux sont le plan de classement, le rfrentiel de conservation et une classification pour la scurit et laccs aux documents (23, ISO 15489-2, p.8). 7.3.1.2 Dfinitions des deux principaux outils

7.3.1.2.1

Plan de classement

Il est diffrent du plan de classement documentaire qui organise des contenus pour en optimiser laccs. Pour le RM, le plan de classement trace lactivit de provenance et la responsabilit lie au document engageant. Cette logique permet toutefois aussi une amlioration de laccs.

25

Designing and Implementing Recordskeeping Systems. Mthode publi par les Archives nationales dAustralie, disponible en ligne. Version mise jour en 2007. [consult le 21 septembre 2011]. <http://www.naa.gov.au/records-management/publications/dirks-manual.aspx>

49

Le plan de classement pour larchivage 26 est un plan de classement des activits dune entreprise ou dun organisme, selon le principe fondamental du records management . Il ordonne lensemble de ces activits et les documents qui en sont issus suivant une organisation logique, souvent hirarchique, qui sert de colonne vertbrale au rfrentiel de conservation. (7, CHABIN, p.23)

7.3.1.2.2

Rfrentiel de conservation

Central dans la dmarche de RM, le rfrentiel de conservation est propre chaque entit, il ne sagit pas dun cadre universel. Document prescriptif qui, en application de la politique darchivage, dfinit les dures de conservation des documents engageants dune entreprise ou dun organisme, en fonction des risques de non disponibilit et des besoins daccs linformation, en prcisant le sort final chance de ces dures. [] Le rfrentiel de conservation comporte quatre caractristiques essentielles pour une bonne matrise de larchivage : 1. les documents sont prsents selon un classement des activits (prenne) et non en suivant lorganigramme des services (phmre), procurant ainsi une vision globale et transverse des responsabilits de lentreprise ou de lorganisme ; 2. le descriptif des dossiers nest pas analytique, lobjectif tant de grer le cycle de vie dune srie ou dun dossier homogne et non den numrer toutes les pices ; 3. les documents et les rgles de conservation qui sy rapportent sont codifis, ce qui facilite grandement lautomatisation de la gestion ; 4. la finalit du rfrentiel de conservation est la matrise du risque de nondisponibilit de linformation pour lentreprise ou lorganisme producteur et non la slection des archives historiques (qui relve dune autre dmarche). (7, CHABIN, p.22) La ralisation de ces outils fondamentaux dcoule de lenqute prliminaire et de lanalyse de lactivit. Ils dfinissent un cadre ajust selon les exigences de lactivit de lentreprise et de lenvironnement rglementaire et normatif auquel elle doit se conformer.

26

management (7, CHABIN, p. 4)

Le terme archivage est utilis ici comme traduction franaise de records 50

7.4 Records Management et compliance : quels liens ?

7.4.1 Compliance : dfinition
Compliance peut tre traduit par conformit, tat de ce qui reprsente un accord
complet. Dans le cadre de lentreprise, lAFJE 27 dfinit la conformit comme un ensemble dactions visant rendre les mesures comme les comportements conformes la norme externe et/ou interne applicable . Par norme sont entendus dans cette dfinition les lois, rglements, directives externes mais aussi les rgles internes que lentreprise sest fix (12, COLLECTIF, p.29). Le juriste est donc plus que lgitime pour intervenir dans la gestion de la

compliance. Celle-ci est associe la gestion des risques et la gouvernance dentreprise

(on parle de GRC : Gouvernance, Risque, Compliance). Elle a pour but de rendre les processus et les comportements non seulement conformes, mais aussi transparents, en mettant en place et faisant respecter de bonnes pratiques qui devront tre documentes pour tre, le cas chant, prouves. Incluant souvent une notion supplmentaire dthique quand il concerne la finance ou la concurrence, le programme de compliance est une dmarche volontaire, non obligatoire et propre chaque entreprise selon son activit, ses contraintes et ses objectifs. Plutt que dtre affiche et condamne pour de mauvaises pratiques, voire pour des infractions, par son incapacit fournir des preuves, lentreprise a intrt prendre les devants et le programme de RM peut les y aider.

Given the current regulatory environment and the cost of non-compliance, the pressure for companies to implement an effective records management policy is growing weekly.
(44, ROE) Au cur du programme de compliance comme du programme de RM, on retrouve donc lactivit, les contraintes et la vision de lentreprise.

27

Association franaise des juristes dentreprise

51

7.4.2 Lactivit au cur de toute chose via les processus

Processus activit 1

Outils du RM

Processus activit 2

Programme de RM

Processus activit 3

Programme de Compliance Lgende : Documents associs Encadre Sert laborer Figure 2 : Relations thoriques entre processus, RM et compliance

Le programme de RM, on la vu, rpond lui aussi lenvironnement rglementaire et normatif. A ce titre la dmarche de compliance peut sy appliquer.

CHILD, HEAFORD, p. 217)

In addition, since the publication of ISO 15489 (2001) a range of toolkits has been developed for different yet related purposes within the broad context of measuring records management capacity, compliance and/or readiness in the electronic environment. They have been developed by different organisations in different countries and from different sectors. (43, McLEOD,

Ainsi le programme de RM pourra, lui aussi, tre un argument de conformit de lentreprise pour la gestion documentaire, qui favorise elle-mme la dmonstration de conformit sur les processus documents. A contrario, un systme qui serait conu au mpris des rgles de lart serait vraisemblablement a priori considr comme non fiable (35, RENARD, p. 218).

52

7.4.3 Ncessit de convaincre managers et utilisateurs

Les dcideurs de haut niveau de lentreprise ne sont pas toujours convaincus des bnfices apports par de tels programmes qui peuvent pourtant reprsenter un atout concurrentiel important (37, COLLECTIF, p. 28). En cas de problmes, les autorits peuvent pourtant tre plus clmentes envers lentreprise si elle peut faire preuve dun programme de

compliance compris des collaborateurs et port par les actions du management. Management perception: With the almost daily news blurbs on compliance, ediscovery, and records retention, one would think that getting management to adequately fund a records management program would be a no-brainer. However, there are still some organizations that find it hard to understand the return and value of these programs.
(47, VEDNERE, p 40) En consquence, la mise en place et la russite des programmes de compliance ncessitent non seulement le soutien des dcideurs, mais aussi limplication des collaborateurs sans lesquels les programmes restent inconsquents. Un investissement dans laccompagnement au changement et la formation pour expliquer dmarches et enjeux est la condition sine qua

non pour que ces programmes aient une chance datteindre leurs objectifs. User apprehension: A key criteria for success during the planning process is gauging user apprehension around compliance initiatives. Consider a typical organizationthere are many departments, lots of complex processes, different rules, various political and business roadblocks, and the fear of violating company policies. One would be hard-pressed to do anything else. If, on top of all that, someone wants employees to suddenly start controlling how, where, and when they manage their deliverables, it is certainly not going to be welcomed with open arms.
(47, VEDNERE, p 39) Le programme de RM nchappe pas cette rgle et court les mmes risques dchec.

The industry is rife with well-intentioned and well-executed records management programs that are still struggling to meet their original objectives, which were to establish records management controls as well as reduce risk and improve operational effectiveness around records. What happened? Was there something lacking on the part of the program implementation team? Was there a design flaw? The reality is that in todays tangled organizational structures and complex business processes there is no system or process that can guarantee success on its own strength alone. What is needed is a mechanism to get the lines of business, divisions, and departments all complying with one set of rules. This is all the more true these days, when organizations merge, split, get bought out, and restart under new management at an increasing pace. (47, VEDNERE, p 36)
53

On peut mettre lhypothse que pour donner plus de chance de russite lun et lautre programmes qui existeraient dans une mme entreprise, il pourrait tre utile de les lier explicitement lun lautre dans la mise en uvre et la communication, de faon mutualiser les dmarches qui servent au deux et mettre en valeur les exigences de qualit et de scurit qui les sous-tendent. A certains gards, cest un peu la dmarche du groupe Salins qui, comme lexplique Morgane Ballet, a choisi dintgrer son programme de RM un vaste programme visant amliorer tous les processus administratifs pour amliorer sa comptitivit (3, BREBION, TEXIER et al, p. 18). Le fonctionnement en rseau de ces programmes, induit par la ncessaire proche collaboration avec les directions oprationnelles et fonctionnelles, les rapproche galement. A la tte de ces rseaux se trouvent deux chefs de projets qui doivent convaincre : le

compliance officer, trs souvent juriste, et le records manager, professionnel de

linformation. A la DJ dIndustrie C, on trouve un compliance officer, charg par ailleurs des affaires de concurrence, mais pas de records manager.

7.5 Bnfices envisageables

7.5.1 Sur la scurit de linformation

La scurit de linformation est sans doute le premier bnfice prendre en compte dans la rflexion pour la mise en place dun projet de RM. Dune part, sa matrise permet lentreprise de contrler sa responsabilit, donc sa prise de risques ventuelle. Dautre part, elle est garante de la continuit de lactivit. Le programme de RM permet didentifier les documents engageants, parmi lesquels seront isols les documents vitaux ncessaires la reprise de lactivit aprs un sinistre. Cest par exemple la vocation du programme Ad Vitam mis en place pour le groupe Total par le dpartement Organisation et mthodes charg, avec le dpartement Archives et Records Management, de mettre en uvre et dappliquer la politique de conservation des documents impose par la Direction Gnrale toutes les entits. La DJ du groupe est le sponsor privilgi du projet (15, CUCCHI-VIGNIER, p. 12-13).

54

7.5.2 Sur laccs linformation

A lchelle de la DJ comme lchelle de lentreprise, la mise en place dun programme de RM favorise laccs linformation utile en limitant laccroissement des volumes. Le gain de temps la recherche est important ; le corpus explorer est rduit et index, le bruit est moindre. Si les documents probants sont bien identifis en amont, on les retrouve rapidement et leur valeur probante est immdiatement lisible. La mise en place dun plan de classement bas sur lactivit permet par ailleurs de capitaliser linformation de faon intelligible par tous mme si a nest pas son premier objectif. Par exemple la DJ, un nouvel arrivant trouverait plus aisment les informations dont il aurait besoin pour prendre en main sa fonction et assurer la gestion des dossiers sa charge.

7.5.3 Sur le suivi de lactivit

La mise en place dun programme de RM assure lexhaustivit sur le primtre dfini et assure par-l la fiabilit des documents. Au-del du contrle qualit sur le systme luimme, on pourrait envisager de mettre en place un reporting partir des documents identifis comme centraux sur une activit. Par exemple, le nombre de contrats signs sur une priode donne pour un produit donn peut complter lanalyse des tendances du march et alimenter une veille pour la BU qui fabrique ou achte le produit en question. Pour la DJ, une vision fiable du primtre des contrats serait une aide au pilotage en interne, par exemple pour tablir des priorits de traitement des affaires et un suivi ajust.

7.5.4 Sur laspect qualit/audit

Lopposabilit du programme aux autorits est favorable lentreprise, comme dit dans le point 7.2. Elle nest acquise que par la mise en place de procdures de contrle et daudits rguliers du systme mis en place, tape essentielle du programme de RM selon lISO 15489. Larchivage lectronique, pendant technique du RM, est galement encadr par plusieurs normes qui donnent lieu des certifications reconnues (ex : NF Z42-013 pour la conservation lectronique scurise) pour attester de la recevabilit des documents engageants comme preuve (cf. 7.1.3.1, p. 54). MoReq 2 (Exigences-types pour la matrise de larchivage lectronique) publi par la Commission europenne (2008), et ICA Req (Principes et exigences fonctionnelles pour larchivage dans un environnement lectronique), publi par le Conseil international des Archives (2008) abordent la mise uvre des projets.

55

Dsormais, une srie de normes de Systmes de Management (comme les sries ISO 9000 ou ISO 27000) sappliqueront galement la gestion documentaire. Elles donneront lieux certifications et audits lhorizon 2015-2018 (1, AFNOR CG 11, AAF, ADBS, p. 14). Lapproche processus qui sous-tend le projet de RM est par ailleurs exige par la norme ISO 9001 relative aux systmes de gestion de la qualit (24, LEVQUE, p. 11).

7.6 Un programme de RM dj en place dans lentreprise pour la partie amricaine de lquipe, Industrie C USA.
Si aucun programme de RM nest en place ct franais, celui qui concerne lactivit outre-Atlantique a t sign en 2002, puis rvis en 2006, par le CEO (Chief Executive

Officer), quivalent hirarchique du Directeur gnral. Les principes gnraux noncs en

dbut de programme annoncent clairement des objectifs de rduction des cots de stockage, de garantie de la continuit de lactivit et de la responsabilit de lentreprise devant la loi. La responsabilit des managers dans lapplication du programme est galement clairement indique. Dans le cadre de ce programme, la partie amricaine de lquipe de la DJ dispose dun systme de gestion des contrats scuris. La barrire culturelle semble cependant suffisamment importante, y compris au sein dune mme entreprise, pour que les bnfices perus par les uns soient difficilement envisags par les autres, malgr la proximit dans lactivit et les objectifs.

56

8 Sensibiliser les utilisateurs leur responsabilit documentaire quotidienne : tests de procdures la DJ

Afin dagir sur un court laps de temps, quelques tests inspirs des mthodes de RM ont t mis en place.

8.1 Etablir des rgles de gestion documentaire

8.1.1 Principes gnraux

Devant le mlange et la non hirarchisation des documents observs, nous avons tent de proposer de grands principes de gestion aux juristes, au moins pour introduire lide que chaque acte de production et de stockage dun document, papier ou lectronique, a une consquence sur lefficacit dans leur rutilisation a posteriori et que chaque producteur a donc une responsabilit qui mrite une rflexion menant lacquisition de meilleurs rflexes. En premier lieu, les juristes sont invits distinguer leur documentation personnelle, utile un moment prcis pour un problme donn, des documents de travail produits ou reus, ncessaires dans le cadre de lactivit, engageants, rpondant des obligations lgales et/ou pouvant faire preuve ou commencement de preuve. Les juristes sont plutt rceptifs cette diffrenciation et cest plus par manque de temps et dorganisation quils ne la mettent pas toujours en pratique.

8.1.2 Rfrentiel de conservation

Lidentification des dossiers et documents prsente en 2.2 a permis lbauche dun rfrentiel de conservation inspir des exigences du RM. Ce rfrentiel est prsent sous forme de tableau, divis par ple, opration et dossier. A chaque dossier a t attribu une DUA associe au texte de loi correspondant et un sort final dtermin en fonction de lusage et des risques envisags. Sa prsentation quelques juristes a permis de matrialiser plus prcisment les exigences lgales mais aussi les usages.

57

8.1.3 Gestion des courriels

Sans parler rellement darchivage des courriels, prmatur au stade o se situait notre intervention, quelques rgles simples ont t donnes 28 , une fois encore pour tenter de faire prendre conscience chacun de sa responsabilit, notamment vis--vis des courriels qui peuvent engager lentreprise (14, CR2PA): Utiliser un e-mail de manire rflchie et autant que faire se peut en vitant de noyer ses correspondants dinformation redondante et inutile ; Relire chaque e-mail envoy (en particulier ceux ayant un caractre sensible) en appliquant la rgle simple de ne pas crire ce que lon ne pourrait pas dire en face la personne concerne ; Mentionner systmatiquement les noms et prnoms dans ladresse lectronique utilise et ajouter le plus souvent une signature textuelle le-mail (nom et coordonnes de lexpditeur) afin de faciliter lidentification explicite des emails ; Utiliser la fonction rpondre tous (Reply to all) avec parcimonie ; Utiliser la fonction copie conforme (Cc) uniquement pour informer ; Indiquer de manire prcise lobjet du message avec le nom du projet ou du client concern ; Indiquer dans len-tte du corps de message une mention claire qui aidera au classement/ la suppression du message a posteriori (pour info, urgent, etc.) ; Indiquer dans le corps du message lessentiel de la communication (et non dans la pice jointe) ; Essayer de naborder quune question dans un message ; Soigner ses messages (orthographe, grammaire et formule de politesse) tout en vitant les formules trop complexes ; Transfrer un e-mail uniquement en cas dabsolue ncessit ou dautorisation de lexpditeur original ; viter de transmettre par email des informations confidentielles. Ne pas archiver les pices jointes dans sa bote mail Leur appliquer les principes gnraux noncs en 8.1.1.

Adaptes de Sbastien Soyez. Directives pour la gestion et larchivage numriques des emails. Archives gnrales du Royaume, Bruxelles, 2008, p 23. 58

28

Les ractions des juristes ont t diverses, les volumes auxquels ils font face tant variables selon leur spcialit. Une bonne partie dentre eux utilisent la fonction archivage propose par Lotus Notes, qui leur permet de retrouver plus rapidement leurs courriels en cas de besoin.

8.2 Encadrer lutilisation du serveur commun de fichiers

8.2.1 Elaboration dun plan de classement bas sur lactivit de la DJ

Ltude des processus et de lactivit de la DJ expose en 1.3, associe celle du classement du serveur actuel et des documents stocks, a permis llaboration du nouveau plan de classement souhait par la direction de lentit. Ralise sur 3 niveaux darborescence, en collaboration avec la DISIT pour laspect technique, la proposition a reu un accueil plutt positif auprs des juristes qui elle a pu tre prsente. Une fiche pratique leur a galement t propose, prsentant le plan de classement et donnant des rgles de gestion et de nommage des documents. Toutefois, un suivi de la gestion du serveur et des pratiques ainsi quun accompagnement des utilisateurs sera ncessaire, dautant plus quun serveur Microsoft Windows ne propose que des fonctionnalits trs rudimentaires de gestion, limites la cration de dossiers et une gestion de droits daccs plus que basique.

8.2.2 Tests partir des contrats scanns prsents sur le serveur (renommage et classement)

Des contrats qui avaient t scanns par lancienne quipe de gestion de linformation, dans le but de rendre accessible leur contenu aux juristes sans recourir au papier, ont servi de corpus test. Ils ont t renomms et classs selon le nouveau plan de classement pour faire apparatre les difficults, les rsoudre ou les mentionner comme limites. Par exemple, lidentification a posteriori par quelquun dautre que le producteur de la BU rattache au contrat est souvent difficile, mme pour un juriste, et prend beaucoup de temps. Do limportance, ds la cration du document, de le ranger au bon endroit sur le serveur. Pour cela lutilisateur doit connatre le plan de classement, le comprendre, ce qui passe la fois par une explication pralable la mise en place mais aussi par un accompagnement quotidien. 59

8.3 Organiser lenvoi des botes chez un prestataire archives (stockage uniquement)
8.3.1 Elaboration de la procdure DJ en adaptant la procdure groupe

Ltude de linventaire des caisses darchives stockes chez le prestataire a rvl une disparit des pratiques denvoi et de nommage des botes qui rend difficile la recherche de document. Or si un document ne peut tre retrouv, il est perdu pour lentreprise. Le cot de la prestation est alors une perte sche, sans compter le prjudice que peut causer lindisponibilit dun document probant ou dune information importante. Afin dharmoniser et doptimiser les envois de documents en stockage dport chez le prestataire, la reprise de la procdure groupe, adapte la DJ, a permis dexpliquer le fonctionnement, auparavant peru un peu comme une bote noire inefficace, et les enjeux du recours au prestataire.

8.3.2 Mise disposition doutils pour lenvoi et la recherche

Comme pour la gestion du serveur, une fiche pratique a t propose pour la gestion des envois de documents chez le prestataire de stockage. Elle dcrit simplement la procdure oprer via lintranet du sige social grce des copies dcran commentes. Pour assurer le suivi des envois, une matrice de tableau de suivi a t mise disposition.

8.3.3 Tests denvoi et de recherche

De faon ajuster les rgles de nommage des botes, faire la matrice du tableau de suivi et tester les dlais de traitement des envois, plusieurs botes ont t envoyes, en accord avec le juriste concern. Ces tests ont permis dobtenir des rsultats satisfaisants pour la recherche sur linventaire en ligne propos par le prestataire. La procdure, explique dans la fiche laisse aux juristes, est assez simple et a t juge utile par les utilisateurs qui elle a pu tre prsente. On peut donc raisonnablement esprer quelle soit applique et permettent une amlioration du service propos.

60

9 Rpondre aux attentes concernant linformation externe, partie visible de liceberg

9.1 Inventaire, dsherbage bibliothque et reclassement de la

Situe dans une salle ddie la machine caf, donc la pause, la bibliothque du dpartement tait dsordonne et comportait un grand nombre douvrages obsoltes. Le souhait de la direction tant de sorienter vers linformation spcialise en ligne pour abandonner les ouvrages papier, un tri a t ralis pour ne garder que les ouvrages encore intressants pour lactivit et donc rduire lencombrement. La bibliothque a t dplace vers les bureaux des juristes stagiaires, qui effectuent beaucoup de recherches, et reclasse. De faon rendre la bibliothque exploitable, un inventaire thmatique bas sur lactivit a t rdig sous Microsoft Excel par une seconde stagiaire et mis disposition des juristes et juristes stagiaires. Pour rester plus prs des habitudes de lecture des revues observes, celles-ci nont pas t dplaces mais seulement reclasses, de faon mettre en avant le dernier numro reu lu volontiers par les juristes loccasion dune pause.

9.2 Gestion des abonnements partir de lexistant

Une mise jour des abonnements en fonction de lvolution des besoins et des contraintes budgtaires a t effectue en collaboration avec lassistante en charge du suivi. Ce fut loccasion de communiquer nouveau auprs des juristes sur les revues mises leur disposition et de mettre jour les adresses et codes daccs pour les revues numriques.

9.3 Etude et propositions pour un accs en ligne une formule spcialise de documentation juridique
Le choix dune formule spcialise de documentation juridique en ligne a t tudi. La demande est forte de la part des juristes de disposer dune base de donnes gnrale fiable, mise jour plusieurs fois par an, couvrant les droits appliqus la DJ, proposant idalement les textes et jurisprudences commentes, des tudes thmatiques, des formulaires et ventuellement une veille personnalisable. Aprs tude des prestations 61

proposes par diffrents diteurs et tests (par les juristes et pas nous) grce des codes dessais, deux solutions ont t envisages. Des devis ont t demands et soumis la direction du dpartement. Une solution dpassant le besoin a t limine. Le choix effectif de la seconde solution, qui reprsente tout de mme un investissement important pour le dpartement, tait encore en suspens lissue de la priode de stage.

62

10 Regrouper les procdures et informations dans un vade-mecum pour une vision densemble par lutilisateur de la problmatique documentaire
De faon matrialiser lensemble de laide propose pour la gestion documentaire, les principes gnraux, fiches pratiques de gestion du serveur et de procdure archives, le rfrentiel de conservation et lensemble des informations utiles pour laccs la documentation externe ont t regroups dans un vade-mecum (dclin en une version par ple pour mieux prendre en compte les spcificits de chacun) disponible au format papier et au format lectronique. Le but tait de proposer un outil auquel les juristes puissent se rfrer en cas de besoin, mais aussi une reprsentation de ltendue des problmatiques couvertes, et les liens entre elles, par la fonction gestion de linformation, puisque celle-ci ntait globalement perue que pour son implication dans la documentation externe. Une proposition par ple a t soumise pour validation la direction du dpartement.

63

Quatrime partie Pistes dorganisation

64

11 Scnario a minima - Grer lurgence de la situation la DJ : Assurer les risques qui relvent directement de sa responsabilit documentaire, sorganiser pour amliorer le travail quotidien des juristes
11.1 A court terme
Assainir la gestion quotidienne laide doutils basiques inspirs du RM et sensibiliser les utilisateurs aux bonnes pratiques

Laccompagnement au quotidien des collaborateurs dans lutilisation des outils proposs (plan de classement, rgles de gestion, procdures et rfrentiel de conservation) permettrait un assainissement graduel de la situation. La prise de conscience de chacun de sa responsabilit vis--vis des documents qui font ou sont issus de son activit serait progressive et rendrait possible lacquisition des bonnes pratiques. Certains collaborateurs sont dj sensibiliss par leur parcours (notamment les anciens avocats) et peuvent tre moteurs pour lapplication des rgles et pour la sensibilisation. Cette prise de conscience repose sur la raffirmation des missions et responsabilits de la DJ. La ferme implication de la direction du dpartement sera indispensable pour esprer une amlioration. Une synthse de la situation, des risques et besoins identifis a t remise la direction du dpartement pour aider la dcision.

11.2 A long terme

11.2.1 Rpertorier puis reprendre lexistant en tablissant des priorits

La reprise de lexistant reprsente un travail de grande ampleur qui resterait chiffrer, sur le primtre de la DJ mais aussi sur le primtre contrats des BU. Identifier les originaux, les localiser, leur appliquer le rfrentiel de conservation, liminer ceux qui doivent ltre et stocker les autres permettrait un premier niveau de scurit, mme rudimentaire.

65

Priorit pourra tre donne aux dossiers en cours ou pouvant aider les dossiers en cours. Au fur et mesure et selon cette priorit, on pourra regrouper les diffrents documents lis sous le mme dossier client, projet, affaire ou socit au sein du plan de classement, dune part pour disposer de lensemble des documents utiles au bon endroit mais aussi pour capitaliser linformation.

11.2.2

Repenser les outils et leur complmentarit

Le serveur de partage Windows utilis a des limites fonctionnelles. Il ne permet aucune gestion documentaire (ex : versionnage, validation), seulement du stockage et du partage, et ne constitue en aucun cas un outil darchivage lectronique. Pour les raisons voques au fil de ce mmoire, un outil de gestion des contrats serait envisager en particulier, partir de loutil interne existant ou compltement nouveau. Une tude des besoins fonctionnels serait alors mener en profondeur pour optimiser le choix et rflchir un systme doutils qui greraient le classement, le versionnage des documents et leur cycle de vie, le circuit de validation quand il est utile, le partage de linformation, les accs scuriss et larchivage lectronique.

11.3 Avantages et points de vigilance

Ce scnario de lurgence permettrait lidentification a minima des documents engageants, dont la gestion doit retenir toute lattention des juristes, et leur mise en scurit progressive. Lutilisation du plan de classement dactivit du serveur permettrait assez rapidement une lisibilit pour chacun de lactivit des autres. Savoir qui fait quoi est la premire tape de la capitalisation des savoirs et savoir-faire. Or pour linstant les juristes ont en gnral une vision cloisonne de lactivit documentaire de la DJ. Si elle est dcide, la mise en place serait relativement lgre car faite sur un petit primtre denviron 25 personnes et interne la DJ. Elle ncessiterait nanmoins au minimum la dsignation et la formation de rfrents si aucun professionnel de linformation nest recrut. Ce scnario na aucune chance de russite sil compte sur une prise de conscience en autogestion et autodiscipline. Sil peut apporter une aide, ce scnario reste une micro-organisation dconnecte de lentreprise dans son ensemble. Une vritable rflexion sur la gestion des connaissances 66

serait par ailleurs profitable pour la DJ pour optimiser la capitalisation de linformation, au moins au sein du dpartement.

67

12 Scnario ambitieux - Prendre le temps de rflchir lchelle de lentreprise : Insrer la DJ dans une dmarche de RM globale avec le soutien des dirigeants
12.1 Rechercher et associer les partenaires, constituer un groupe de travail
La direction Qualit, le Contrle interne, lAudit et la DISIT sont associer compltement un projet de RM. La direction des Services Gnraux devrait galement tre adjointe car elle est historiquement en charge de larchivage dans le cas dIndustrie C. Des phases importantes de formation des utilisateurs et daccompagnement au changement seront prvoir, la Direction des Ressources Humaines sera donc galement associe. Comme nous lavons vu, ce type de projet ncessite la validation et le support de la Direction Gnrale : le choix dune politique de gestion des documents qui engagent lentreprise et les prises de risques associes sont des dcisions stratgiques. Tous ces intervenants pourraient tudier ensemble la faisabilit du projet, les besoins lchelle de lentreprise et les bnfices attendus, qui permettent de fixer les objectifs.

12.2 Analyser les bnfices pour lentreprise

Cinq axes peuvent guider la rflexion : Assurer la continuit de lactivit : Identifier, localiser et scuriser les documents sans lesquels lentreprise ne peut pas exister et fonctionner. Garantir le risque : matriser linformation dtenue, contrler les niveaux de confidentialit et de circulation Tracer lactivit et en avoir une vision globale: pouvoir rendre des comptes, prendre un recul bnfique au pilotage Capitaliser les savoirs et expriences : Pour gagner du temps dans le traitement des dossiers, le capital dinformations de lentreprise, aliment par les comptences et savoir-faire de chacun, doit tre disponible et transmissible.

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 Prparer les volutions normatives ISO et tre conforme au cadre rglementaire. Les bnfices attendus seront traduits par des objectifs. Pour chacun on fixera un niveau datteinte souhait. Un calcul de retour sur investissement, lorsquil est possible, sera utile fois pour convaincre les dcideurs et pour piloter le projet.

12.3 Rle envisageable de la DJ dans la dmarche projet RM

Le volet juridique est consubstantiel au RM (3, BREBION, TEXIER et al, p. 21). A la fois bnficiaire et actrice du projet, la DJ est un acteur rfrent lgitime au moins pour les aspects rglementaire et de conformit. Sa dsignation par le cadre du Contrle interne comme rfrent pour les autres entits concernant larchivage de leurs contrats est une invitation supplmentaire sengager de faon active dans un projet de RM. Cest une occasion de raffirmer sa position dexpert en interne. Son primtre documentaire comprenant un certain nombre de documents engageants pour lentreprise, dont des documents vitaux, elle pourrait tre, comme pour le programme de compliance, un important sponsor, voire une entit pilote.

12.4 Avantages et points de vigilance

La mise en place en mode projet requiert une dcision, des ressources, des quipes

mobilises. Cest une entreprise de longue haleine. Une assistance la matrise douvrage externe (consultant(s) spcialis(s)) serait bienvenue pour aider lanalyse des besoins, la mise en place et la conduite du projet. Ce scnario pourrait tre imbriqu avec le programme de compliance pour capitaliser des efforts, sensibiliser une dmarche globale dthique et de qualit dans le but danticiper et de matriser des risques pris lchelle de lentreprise, par exemple en cas de procdure de

discovery. Il permettrait aux quipes de partager la vision des dirigeants et de les fdrer
autour delle. Dautre part, cest un pas important pour la capitalisation des connaissances : le RM peut renforcer la culture dentreprise et promouvoir la communication interne (3, BREBION, TEXIER, p. 18).

69

Selon le temps, pourra choisir :

les moyens disponibles et la sensibilit des dirigeants au problme, on

- de mettre dabord en place le scnario a minima de faon en valoriser les rsultats (La recherche pourrait tre rapidement amliore si le plan de classement est adopt et les rgles de nommage respectes. Les juristes devraient observer plus de confort et de rapidit pour retrouver les documents utiles et donc gagner en efficacit, etc.) Pour convaincre la hirarchie et runir les conditions ncessaires la mise en place ventuelle du scnario ambitieux - de sorienter directement vers le scnario ambitieux , possible si une relle mobilisation intervient, suite une prise de conscience lie une sensibilisation active - ou un vnement rvlateur des risques comme une mise en doute de lintgrit des dirigeants ou un cas de contentieux important perdu en raison de non prsentation de documents recevables.

Quelle que soit lorientation prise, les aspects humain et technique de la mise en uvre, qui ne faisaient pas lobjet de ce travail, devront tre tudis avec la plus grande attention.

70

Conclusion

71

Laccroissement des volumes informationnels et documentaires ainsi que la varit des supports grer est certes une ralit pour les entreprises. Toutefois, devant ce constat, il revient aux dirigeants de rester passifs et de subir la situation ou dtre proactifs et de dcider de tout mettre en uvre pour la matriser et en faire un atout, de transparence et de comptitivit. La direction dAtos Origin a pris par exemple la dcision ambitieuse dabandonner progressivement le courrier lectronique interne aprs avoir constat que ses cadres passaient de 5 20 heures par semaines grer leurs courriels et 25% de leur temps la recherche dinformation (46, TEXIER, GUERRE, BOILLET p. 20). Ils ont identifi un problme, os essayer de le rsoudre et observent des rsultats satisfaisants. Les dcideurs, face ces prises de positions, ne sont pas seuls et peuvent trouver, entre autres dans la fonction juridique et la fonction gestion de linformation, des experts de choix pour mieux matriser la gestion documentaire. En effet, toutes deux sont engages de faon de plus en plus manifeste dans la gestion des risques et de la conformit, qui reprsentent des leviers de comptitivit. Juristes et professionnels de linformation, particulirement le

records manager, ont en la matire des comptences complmentaires fdrer, au-del

dtre des experts lune pour lautre sur leurs champs propres. Le programme de RM, qui promet de rsoudre bon nombre de problmes informationnels, particulirement en matire de scurit et doptimisation des cots de gestion, est ncessairement profitable une DJ, puisque son primtre est fort riche en documents qui engagent lentreprise. Ils sont le cur de son activit ; leur gestion adquate et efficace devrait tre une ncessit pour la fonction. Forts de cette exprience et riches de leurs comptences, les juristes peuvent tre aussi des acteurs prcieux de la dmarche de RM. Toutefois, il convient de rester vigilant. Si la dcision et la volont des dirigeants au plus haut niveau de lentreprise est indispensable, elle nest pas suffisante pour garantir une russite de la mise en uvre. Chacun au sein de lentreprise doit pour cela jouer son rle, son niveau de responsabilit. Limpact des interactions entre individus, de leur culture, de la culture dentreprise, du niveau de connaissances des processus et de la reprsentation que chacun se fait de larchivage ne devront pas tre sous-estims (28, YACOUBI, p. 92). Ainsi, on prendra garde de toujours penser lutilisateur, de lui expliquer le projet et de laccompagner dans les dmarches, de communiquer. Une des cls la russite du projet est de donner une dimension autre quarchivistique ou records au projet, rapprocher le projet des utilisateurs, (qui ils sont, comment ils fonctionnent, leurs besoins documentaires 72

au quotidien) pour le fusionner leurs repres habituels et monter ainsi en puissance progressivement le niveau de sensibilit des salaris une qualit documentaire et records management. (18, DIQUELOU, p. 107). En outre, les outils choisis devront rpondre aux besoins et objectifs clairement identifis ; les solutions techniques sont en effet leur service (et celui des utilisateurs), pas leurs prescripteurs comme cest parfois le cas dans une re o la technologie est souvent entendue comme un miracle, au mpris de toute rflexion systmique et organisationnelle. Enfin, il serait dommage de sengager dans un tel projet sans songer la mmoire de lentreprise, contenue dans son patrimoine informationnel. Mais a, cest une autre histoire.

73

Bibliographie

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Prsentation
Cette bibliographie liste les documents qui ont aliment la rflexion expose dans le mmoire et permis dapprcier des tendances et des mthodes. Tous ne sont donc pas cits dans le texte, mais la plupart dentre eux le sont. Elle est slective, classe par thme et rdige selon la rgle en vigueur lINTD en 2011, conforme aux normes Z44-005 (Dcembre 1987. Documentation. Rfrences bibliographiques : contenu, forme et structure) et NF ISO 690-2 (Fvrier 1998 Information et documentation. Rfrences bibliographiques Documents lectroniques, documents complets et parties de documents). Un commentaire prcise, pour chaque rfrence, pourquoi elle a t retenue, mme si les titres sont parfois explicites. Pour chaque thme, les documents sont classs par ordre alphabtique dauteur. Si plusieurs documents ont le mme auteur au sein dun thme, ceux-ci sont classs par ordre antchronologique. Chaque document est numrot. Au fil du texte, les renvois sont mentionns sous la forme (numro du document dans la bibliographie, NOM de lauteur, page concerne le cas chant). Date darrt de la bibliographie : 14 septembre 2011.

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1. Gestion des documents, archivage en entreprise et Records Management

(1) AFNOR CG 11, AAF, ABDS. Introduction la srie des normes ISO 30300, Systme de management des documents dactivit, Intgration du records management et perspectives dvolution de lISO 15489. Livre blanc. [en ligne] Mars 2011. 33 p. [consult le 2 septembre 2011]. <http://www.bivi.fonctions-documentaires.afnor.org/livres-blancs/introduction-a-la-serie-denormes-iso-30300-systeme-de-management-des-documents-d-activite>
Prsente les enjeux de lintgration du RM cette srie de normes et donne professionnels, ainsi que des tableaux prvisionnels dtudes. des tmoignages de

(2) Industrie C USA. Records management program. Document interne confidentiel. 4 p. 2006.
Les principes directeurs permettent de voir comment le programme est prsent lquipe amricaine, quels sont les objectifs et les priorits.

(3) BREBION Patrick, TEXIER Bruno, LAURENT Antoine, OLCZYK Annie-Pierre. Records management : le prix de la tranquillit. Archimag. novembre 2008, n219, pp.17-22. ISSN 0769-0975.
Aprs lattentisme constat chez de nombreuses entreprises, ce dossier dresse un tat des lieux des ncessits, modes opratoires et points de vigilance dans la mise en place dun projet de RM.

(4) CAVIGNEAUX, Lucile. Dans le cadre d'une politique qualit d'entreprise, quelle place pour la politique d'archivage ? 2010. 86 p. Mmoire Titre professionnel de niveau 1, INTD-CNAM.
Approche qui dmontre notamment le lien entre une dmarche qualit et une dmarche de records management. La premire partie, qui explique le management de la qualit, est particulirement utile pour ce mmoire.

(5) CHABIN Marie-Anne. Archivabilit. Le blog de Marie-Anne Chabin [en ligne], 11 juillet 2011 [consult le 2 septembre 2011]. < http://www.marieannechabin.fr/>.
Billet mettant des mots plein dhumour sur la vrit dune situation qui provoque le dsarroi du professionnel de linformation devant sa gestion par lentreprise dans certains cas, dont celui de la prsente tude

76

(6) CHABIN Marie-Anne, CUCCHI-VIGNIER Clothilde, DIRANI Georges, JEANNE Franois. La politique d'archivage, une affaire de dirigeants ? Bien sr ! Prsentations la Tribune atelier BNP Paribas/CR2PA. 10 mars 2011. [en ligne, consultes le 2 septembre 2011]. <http://www.atelier.net/tribunes/politique-darchivage-une-affaire-de-dirigeants-bien>
Prsentation des enjeux stratgiques du positionnement de larchivage au niveau managrial.

(7) CHABIN, Marie-Anne. Nouveau glossaire de larchivage. Fvrier 2010. 45 p.

Dfinitions actualises et organises du vocabulaire du domaine.

(8) CHABIN Marie-Anne, WATEL Franoise. Lapproche franaise du records management : concepts, acteurs et pratiques. La Gazette des Archives. N204, 2006, pp. 113-129.
Analyse qui explore ladaptation ou linterprtation de concepts et modes de mise en uvre dans la pratique du RM en France en mettant en perspective la culture des pratiques archivistiques.

(9) CHABIN Marie-Anne. Essai de dfinition universelle du dossier. Document Numrique. Herms-Lavoisier. 2002/1 Vol. 6, pp 159-175. ISSN 1279-5127.
Approche conceptuelle documente de la notion de dossier dans lenvironnement numrique.

(10) CHABIN Marie-Anne. Le management de larchive. Paris, Herms sciences publications. 2001. 191 p. ISBN 2-7462-0107-0.
Ouvrage de fond. Les chapitres 1 (problmatique, pp. 9-20) et 12 (contraintes, pp. 153-162) ont particulirement retenu notre attention pour cette tude.

(11) CHABIN Marie-Anne. Je pense donc jarchive. Paris, LHarmattan. 1999. 207 p. ISBN 27384-8340-2.
Ouvrage de fond. Le chapitre 5 (les universaux, pp. 133-164) a particulirement retenu notre attention pour cette tude.

(12) COLLECTIF. Records management, archivage et scurit + supplment : Dures de conservation et tableaux de gestion. 2 volumes. Archimag. 2010, guide pratique n39. ISSN 0769-0975.
Retours dexprience et avis dexperts accompagns dans le supplment doutils pratiques de mise en place, notamment des tableaux de gestion qui peuvent aider la rflexion dun rfrentiel de conservation.

(13) COTTIN Michel, OSMONT Emeline (Orange Labs). Archiver les non disclosure

agreements

ou

comment

transformer

les

secrets

en

connaissances

partages.

Communication latelier i-expo Archives et gestion des connaissances : explorer et 77

valoriser la mmoire des organisations du 19 mai 2011. [en ligne, consult le 2 septembre 2011]. <http://www.i-expo.net/uploads/2011/actes/I-expo%202011les%20accords%20de%20confidentialit%C3%A9.pdf>
Dmonstration intressante dune piste de valorisation de linformation dans lentreprise.

(14) CR2PA. Larchivage des mails ou les utilisateurs face aux mails qui engagent lentreprise. Livre blanc [en ligne]. Paris, CR2PA. 2009. 20 p. [consult le 2 septembre 2011]. <http://www.cr2pa.fr/QuickPlace/cr2pa/Main.nsf/h_E4EAB341BEE9BC93C125764E004B3A36 /CC01C008C91E9C4FC125764D0020199C/?OpenDocument>
Ce livre blanc restitue en particulier des expriences utilisateurs, les enjeux et bonnes pratiques identifies.

(15) CUCCHI-VIGNIER Clotilde. Missions et organisation du service Archives et records management chez Total. La Gazette des Archives. N217, 2010, pp 11-14.
Retour dexprience particulirement intressant dans le cadre de ce travail en raison de la proximit historique de Total avec lindustrie de la chimie.

(16) DELORS Corinne. Professionnels de l'archivage : sensibilisez vos organisations ! Archimag. septembre 2007, N207. pp. 42-44. ISSN 0769-0975.
Article exposant des arguments proposer aux dcideurs pour motiver leurs dcisions vis--vis de la politique darchivage et dmontrer les comptences du professionnel de linformation en la matire.

(17) DHERENT Catherine, DE GRIMOARD Claire Sibille, OTT Florence, BROULAND Muriel. Comprendre les enjeux et les fondamentaux. Documentaliste Sciences de l'Information. mai 2009, Vol. 46 n2, p p.32-42. ISSN 0012-4508.
Rappels utiles sur lhistoire du RM, ses liens avec larchivistique franaise, les normes qui lencadrent.

(18) DIQUELOU, Marie-Pierre. Approche d'une dmarche marketing dans un projet de

Records Management chez TOTAL SA. 2009. 126 p. Mmoire Titre professionnel de niveau
1. INTD-CNAM.
Etude qui propose une piste pour aider la russite dun projet de records management chez Total SA.

(18 bis) DROUHET G., KESLASSY G., MORINEAU E. Records Management : Mode demploi. ADBS, Paris. 2000. 125 p. ISBN 2-84365-040-2.
Ouvrage retenu pour ses chapitres Challenges et Stratgie .

78

(19) GROSHENS, Emilie. Fonctionner sans documentaliste : distribuer le travail documentaire entre utilisateurs et secrtaires. L'exemple du dpartement fiscal d'une banque. 2007. 170 p. Mmoire Titre professionnel de niveau 1. INTD, CNAM.
Rfrence importante pour les conclusions apportes sur lobservation dune situation similaire celle du terrain observ dans cette tude.

(20) HARE Catherine, McLEOD Julie. Mettre en place le Records management dans son organisation - Guide pratique. Archimag. Paris, IDP. 2003. 47 p. ISBN 2-9510477-0-3.
Dossier prsentant un dcoupage clair et une vision pratique des diffrentes phases du projet de RM.

(21) ISAZA John. Know when to holdem, when to destroyem. The Information Management

Journal. Mars-avril 2005, pp. 39-44. ISSN 0378-7206.

Article bas sur une tude mene par lARMA (American Records Managers Association) sur les destructions de documents, partir de dcisions de la justice amricaine. Rfrences intressantes en fin darticle danalyse sous langle de linformation des grands scandales financiers.

(22) ISO 15489-1 Information et documentation Records Management , Partie 1 : Principes directeurs. Norme. 2002. 19 p.
Norme mre .

(23) ISO/TR 15489-2 Information et documentation Records Management , Partie 2 : Guide pratique. Norme. 2002. 39 p.
Norme mre bis.

(24) LEVEQUE Laurent. La gestion documentaire selon lISO 9001. AFNOR. Paris. 2003. 59 p. ISBN 2-&2-505052-8.
Ouvrage retenu pour lapproche qualit des processus. Nombreux schmas explicatifs clairants.

(25) MORAND-KHALIFA Nathalie et al. Conduire le changement. Documentaliste Sciences de lInformation. 2009/2 Vol 46, pp 52-62. ISSN 0012-4508.
Dossier retenu pour les conseils mthodologiques prsents et les tmoignages de records managers de diverses organisations.

(26) QUESNEL Odile. Comprendre et construire les plans de classement d'activit. Archimag, juillet-aot 2010, n236, pp. 28-29. ISSN 0769-0975.
Article proposant explications et mthodologie pour llaboration dun plant de classement bas sur lactivit de lorganisation.

79

(27) VAN DIJK (Bureau) Ingnieurs conseils. La valeur ajoute des prestations de traitement documentaire : perspectives et enjeux. La Gazette des Archives. N217, 2010, pp 53-56.
Article envisageant lexternalisation de prestations de traitement documentaires, intressant pour la description des besoins et objectifs qui poussent des organisations externaliser ces prestations, et pour la description de lorganisation des missions.

(28) YACOUBI Emmanuelle. Facteur humain, archivage et Records Management : ralit des pratiques individuelles dans l'activit de travail en entreprise. 2007. 114 p. Mmoire Titre professionnel de niveau 1, INTD-CNAM.
Cette tude propose notamment, partir de nombreux tmoignages, une approche des impacts culturels (culture tout court et culture dentreprise) sur la mise en place dun projet de RM au niveau de lindividu.

(29) ZUBER Henri, NOUGARET Roger. Les archives d'entreprises en France. La Gazette des Archives. 2006, n204, pp.171-187.
Rtrospective clairante sur lvolution de la fonction, la mission et le positionnement des archives en entreprise.

2. Preuve : aspects lgislatifs et jurisprudences

(30) BAZIN Philippe. Droit : un systme probatoire lectronique presque complet. Archimag. dcembre-janvier 2009, n230, pp. 42-43. ISSN 0769-0975.
Article danalyse qui envisage la problmatique de la preuve dans le monde papier et dans le monde lectronique sous langle du droit (lauteur est avocat) et fait le point sur la situation. Pour y voir plus clair.

(31) BLANCHETTE Jean Franois, BANAT-BERGER Franoise. La dmatrialisation des actes authentiques en droit franais. La Gazette des archives. N204, 2006, pp. 151-170.
Cette analyse reprend les lments de la loi du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de linformation et relative la signature lectronique. Elle prconise, la diffrence de cette loi, une approche de la valeur probante par les notions dauthenticit et dintgrit de larchivistique dans la dmatrialisation dun processus de cration de lacte authentique (qui requiert pour le papier la prsence dun officier public).

(32) JOLY-PASSANT Elisabeth. Vers quelle rception de l'acte authentique sur support lectronique ? Revue Lamy Droit des Affaires, janvier 2005, n78, pp. 25-33.

80

Docteur en Droit, lauteur analyse diverses interprtations de la loi du 13 mars 2000 et leurs consquences respectives sur lacte authentique qui doit tre reu par un officier public, par exemple un notaire. Cet article illustre la complexit dinterprtation du cadre lgislatif qui peut intervenir dans le passage du papier vers llectronique.

(33) PAPIN Etienne. Droit : archivage en entreprise et e-discovery. Archimag. dc.2008janv. 2009, n220, pp. 42-43. ISSN 0769-0975.
Lauteur, avocat, explique comment les procdures de-discovery rendent la politique de conservation des documents de plus en plus incontournable pour les entreprises et raffirment limportance de limplication des juristes.

(34) RENARD Isabelle. Un nouvel arrt sur les changes numriques rendus par la Cour de Cassation le 1er juillet 2010. Cabinet Racine. Flash info. [en ligne]. 18 octobre 2010. 2 p. [consult le 2 septembre 2011]. <http://www.racine.eu/publications/articles/119/Flash-Info-Arret-Cass-2e-civ-01-07-2010echanges-numeriques-Isabelle-Renard.pdf>
Commentaire de larrt de la seconde chambre civile de la Cour de cassation du 1er juillet 2010 (CPAM vs Carrefour). Lauteur, avocate, montre notamment la raffirmation de la notion de commencement de preuve ainsi que la souverainet de la dcision du juge quant la valeur probante ou non du document prsent. Elle explique aussi quun systme darchivage en bonne et due forme aurait vit la CPAM un pourvoi en cassation.

(35) RENARD Isabelle. Preuve informatique, valeur juridique du document numrique. Expertises des systmes dinformation. CELOG. N348, Juin 2010, pp. 215-220.
Article proposant un rcapitulatif prcis et document de la situation et des conditions de la preuve dans lenvironnement numrique.

3. Gouvernance, Risque, Compliance

(36) CENICEROS Roberto. E-discovery compliance starts with records management plan.

Business Insurance. 5 mai 2008, Vol. 42, Issue 18, p. 22. ISSN 0007-6864.
Article en anglais intressant pour son approche de limpact positif, mais pas sans cueil, dun programme de RM sur la compliance en matire de-discovery.

(37) COLLECTIF. Programmes de compliance : un must pour les entreprises ! Dossier spcial. Juristes dentreprise Magazine. AFJE. Janvier 2011, n8, pp. 24-48.
Dossier intressant pour sa prsentation par les professions juridiques lies lentreprise des programmes de compliance, leurs avantages, les points de vigilance.

81

(38) ERNST & YOUNG (Cabinet). Directeurs juridiques, juristes dentreprise : un mtier en pleine ascension mais pas sans risques . [en ligne]. Paris, Communiqu de presse, Ernst&Young Avocats. 20 janvier 2009. [consult le 2 septembre 2011]. <http://www.ey-avocats.com/FT/fr/Newsroom/News-releases/Communique-de-presse--Directeurs-juridiques-juristes-dentreprise-un-m%C3%A9tier-en-pleine-ascension-mais-passans-risques>
Compte-rendu synthtique de lenqute ralise en 2009 par lObservatoire des directions juridiques (ODJ) dErnst&Young mettant en avant la prise dimportante de la gestion des risques dans la mission des directions juridiques.

(39) FERCHAUD Bernadette. Gestion de l'information et gestion des risques. Journe d'tude ADBS, Paris, 27 avril 2004. Documentaliste Sciences de l'information. Juin 2004, Vol. 41 N 3, pp. 187-189. ISSN 0012-4508.
Compte-rendu de journe dtude prsentant les risques auxquels est soumise linformation dans lentreprise et donnant des pistes pour les arbitrer.

(40) KARILA VAILLANT Charlotte (associe cabinet Signes Distinctifs). Des solutions informatiques pour une bonne gouvernance : quand les nouvelles technologies se mettent au service de la fonction juridique. [en ligne] LawinFirm. Legalteam. 2008, n11. pp. 7-9. [consult le 14 septembre 2011]. <http://www.signe-distinctif.com/view/pdf/Les%20logiciels%20de%20gouvernance.pdf>
Tmoignage dune perception technique par loutil, et pas organisationnelle, de la gestion de la gouvernance par la fonction juridique.

(41) LEMIEUX, Victoria L. The records-risk nexus: exploring the relationship between records

and risk. Records Management Journal. 2010, Vol 20 n2, pp. 199-216. ISSN 0956-5698.
Analyse du discours sur le risque dans la littrature professionnelle du records management.

(42) McFADZEAN Elspeth, EZINGEARD Jean-Nol, BIRCHALL David. Perception of risk and

the strategic impact of existing IT on information security strategy at board level. Online Information Review. 2007, vol. 31 n 5. pp. 622-660. ISSN 1468-4527.
Article en anglais intressant pour son introduction qui fait le constat de la difficult pour les dirigeants de comprendre limportance stratgique du management de linformation.

(43) McLEOD Julie, CHILDS Sue, HEAFORD Susan. Records management capacity and

compliance toolkits: a critical assessment. Records Management Journal. 2007, Vol. 17 Issue
3, p 216. ISSN 0956-5698.

82

Article en anglais par des professionnels de linformation spcialistes du RM rendant compte de tests mens en Grande-Bretagne pour apprcier la conformit des programmes de RM en fonction doutils prvus pour la faciliter.

(44) ROE David. GRC, an introduction to records management. In CMSWire [en ligne]. 25 mai 2010. [consult le 2 septembre 2011]. <http://www.cmswire.com/cms/document-management/grc-an-introduction-to-recordsmanagement-007594.php>
Article en anglais par un professionnel de linformation qui tablit comment la GRC et le RM sont lis.

(45) TAVITIAN Laurine. La gestion des risques et de la conformit : un march en plein boom. [en ligne] LawinFirm. Legalteam. Mars 2009, n15. pp. 15-20. [consult le 2 septembre 2011]. < http://issuu.com/legiteam/docs/lawinfirm15>
Article destin aux professionnels du droit proposant le point de vue dune juriste sur les outils techniques de gouvernance, risques et compliance, les avantages de leur utilisation.

(46) TEXIER, Bruno, GUERRE, Louise, BOILLET, Virginie. Gouvernance : y a-t-il un pilote pour l'info ? Archimag. mars 2011, n242, pp. 19-24. ISSN 0769-0975.
Article intressant pour lexploration propose du positionnement dcisionnel des entreprises face la gestion de linformation et son pilotage.

(47) VEDNERE Ganesh. Confronting compliance phobias : developing a records management

compliance plan. Econtent [en ligne]. Octobre 2009, pp 36-40. [consult le 2 septembre
2011] <http://findarticles.com/p/articles/mi_7522/is_200910/ai_n42040643/>
Article en anglais explorant les avantages prsents pas ladoption dun programme de records management pour une meilleure gestion de la conformit dans les entreprises.

(48) VILLAGE DE LA JUSTICE et JOURNAL DU MANAGEMENT JURIDIQUE. Enqute sur limpact de la crise sur les directions juridiques : loptimisme est de mise ! Village de la Justice [en ligne]. 18 juin 2010. [consult le 2 septembre 2011]. < http://www.village-justice.com/articles/Impact-crise-directions-juridiques,8117.html>.
Compte-rendu denqute sous forme de synthse expliquant notamment comment la crise a augment le rle des directions juridiques dans la gestion des risques.

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4. Droit des affaires/Professionnels du droit

(49) BRANLARD Jean-Paul. 50 mots cls en Droit des Affaires. Lextenso ditions. Paris, Gualino diteur. 2009. 124 p. collection Les Carrs. ISBN 2-297-01306-2.
Ouvrage clairant pour dbutant qui prsente selon 50 fiches thmatiques les fondamentaux des notions de droit des affaires et les replace dans les principes de base du systme juridique franais.

Business Dictionnary [en ligne]. WebFinance Inc. 2011 [consult le 21 septembre 2011].
< http://www.businessdictionary.com/>
Dictionnaire en anglais proposant des dfinitions simples et claires des mots du Droit des affaires.

(50) COHEN Philippe. Le juriste dentreprise. [vido en ligne] La Web TV du Droit et Management des affaires. 2010. [consult le 19 septembre 2011] < http://www.tvdma.org/#/videotheque/8203>
La web TV Droit et Management des affaires est un service public acadmique fond le 30 novembre 2010 par des Universitaires et des Professionnels. Il a pour vocation principale de dvelopper la diffusion du Droit et de la Gestion des entreprises et propose cet effet des interventions films dexperts. Ces vidos sont de prcieuses sources dinformation sur le mtier de juriste et lorganisation des directions juridiques.

(51) COHEN Philippe. Les nouveaux territoires de la direction juridique. [vido en ligne]. La Web TV du Droit et Management des affaires. 2010. [consult le 19 septembre 2011] <http://www.tvdma.org/#/videotheque/8225>
Voir (50)

(52) DELANNOY Herv. Fonctionnement dun service juridique. [vido en ligne]. La Web TV du Droit et Management des affaires. 2010. [consult le 19 septembre 2011] <http://www.tvdma.org/#/videotheque/3066>
Voir (50)

(53) GUILLOT Jean-Louis. Lorganisation de la direction juridique. [vido en ligne]. La Web TV du Droit et Management des affaires. 2010. [consult le 19 septembre 2011] <http://www.tvdma.org/#/videotheque/8246>
Voir (50)

(54) MELOT Philippe. August & Debouzy, honneur aux fonctions support ! Village de la justice [en ligne]. 29 septembre 2010 [consult le 2 septembre 2011]. 84

<http://www.village-justice.com/articles/honneur-fonctions-support-avocats,8541.html>
Article prsentant les volutions de la perception et du rle des fonctions support, dont la gestion de linformation, dans les cabinets davocats.

(55) MENARD Caroline. Larchiviste en cabinet davocats : une position mergente dans le milieu des affaires. La Gazette des Archives. N217, 2010, pp 33-45.
Retour dexprience et analyse des implications et de lorganisation de la fonction archives en cabinet davocats. De nombreuses prcisions sont donnes sur les obligations des avocats en la matire vis--vis de leurs clients.

(56) ROQUILLY Christophe. La culture juridique dentreprise: quels enseignements peut-on tirer de lenqute ralise par le centre de recherches de LegalEDHEC en partenariat avec lAFJE ?. AFJE [en ligne]. Mai 2010. 14 p. [consult le 2 septembre 2011] <http://www.afje.org/ArticleCultureJuridique%282%29.pdf>
Compte-rendu denqute sous forme de synthse permettant didentifier de grandes tendances rcentes dans les directions juridiques.

(57) VERNIMMEN. Glossaire des termes financiers. [en ligne] Fever ditions. [consult le 21 septembre 2011]. <http://www.vernimmen.net/html/glossaire/index.html>
Si la spcialit du Vernimmen est plutt le Droit financier, le glossaire propose toutefois un grand nombre de dfinitions en franais utiles en Droit des affaires.

5. Gestion de projet
(58) MARCHAT Hugues. Le kit du chef de projet. Eyrolles. Paris, Editions dOrganisation. 2010. 224 p. ISBN 2-212-54731-3.
Ouvrage de fond exposant clairement la mthodologie de la gestion de projet avec commentaires des outils et livrables.

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Glossaire

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Les mots prsents dans ce glossaire sont signals par un astrisque (*) lors de leur premire apparition dans le texte. Ces quelques dfinitions nous ont sembl importantes connatre pour la bonne apprhension de la gestion de linformation dune DJ de grande entreprise. Les mots sont classs par ordre alphabtique.

Bible de closing Voir Due Diligence

Business Units (BU)

Entit oprationnelle de lentreprise oprant sur un segment de lactivit, ayant une place au sein de lorganigramme et une direction attitre.

Data-room
Voir Due Diligence

Discovery (Procdure)
Aux Etats-Unis, processus pralable un procs durant lequel les parties peuvent demander accder des informations et documents de la partie adverse (faits, documents, actes, etc.), y compris les courriels et disques durs (on parle alors de e-discovery). En cas de refus de cooprer, dfavorable. Inscrite au Federal Rules of Civil Procedure (Art. 26), la procdure de discovery est applicable aux entreprises franaises, filiales de groupes amricains ou actives outreAtlantique (convention de La Haye), ce qui nest pas sans poser problme en France sur le sujet de la protection des donnes personnelles. Document de rfrence Obligatoire pour les socits cotes, le document de rfrence, dont le mode de rdaction est encadr par des recommandations de lAutorit des marchs financiers (AMF), prsente pour un exercice donn le dtail de lactivit, de linformation financire et des perspectives pour lentreprise (analyse de risques par exemple). le tribunal peut sanctionner la partie non cooprante par un jugement

Draft
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Brouillon dacte ou de contrat, document non valid.

Due Diligence
Lors de l'acquisition d'une entreprise, la due diligence est lensemble des vrifications que l'acqureur potentiel va raliser afin de se faire une ide prcise de la situation de l'entreprise. Les dirigeants doivent en effet agir en toute connaissance des risques associs une transaction. Ces vrifications se font sur la base dune liste de documents fournir (due

diligence checklist) dfinie par les avocats, que lacqureur et le vendeur examineront dans
la data-room qui regroupe lensemble des documents (de plus en plus sur serveur au format lectronique) et est accessible aux parties, notamment aux acqureurs potentiels, et leurs avocats/conseils respectifs. A lissue de cet examen vient le closing, dernire tape du processus de vente, excution du contrat de cession-acquisition. Une bible de closing regroupe les principaux documents de la data-room auxquels il peut tre ncessaire de se rfrer lors de la signature.

EBITDA Earning Before Interest Tax depreciation and Amortization, rsultat oprationnel avant impt
et amortissement, notion proche de lEBE (Excdent Brut dExploitation) en France.

Joint-Venture
La joint-venture ou coentreprise est une socit rsultant de lassociation temporaire, dans un objectif prcis, de deux ou plusieurs entreprises.

Mark up
Version commente (par une des parties, un expert, un avocat) dun acte ou contrat en cours de rdaction.

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