Funcionalidades principales de OnBase

Es tiempo de marcar la diferencia

OnBase es un producto de gestin de contenidos empresariales (ECM, por sus siglas en ingls) de nivel empresarial diseado para impulsar procesos de transaccin de gran volumen y gran valor. Con OnBase, las organizaciones cumplen sus objetivos corporativos, imponen controles sistmicos empresariales e implementan la recuperacin de datos en casos catastrficos. Ms de 9,500 organizaciones en todo el mundo han escogido OnBase porque su relacin precio/rendimiento es fcil de justificar, su configurabilidad y rpida implementacin resultan en menores costos de servicio tcnico profesional que los ofrecidos por muchos productos de la competencia y su facilidad de uso reduce el tiempo de capacitacin y las interrupciones en la actividad comercial. La gestin de procesos comerciales orientados a los contenidos con OnBase reduce gastos, aumenta ingresos, mejora el servicio al cliente y desarrolla una plataforma de apoyo para el gobierno corporativo y las iniciativas de gestin del riesgo y de cumplimiento.

Razones para escoger OnBase

Un producto con soluciones innumerables:
A diferencia de otros numerosos productos ECM, OnBase no es una coleccin de tecnologas adquiridas. Se trata de un paquete de aplicaciones ECM que ha sido desarrollado orgnica y continuamente para compartir la misma base de cdigo, interfaz de usuario, el depsito de contenidos y los mdulos de seguridad y administracin. Gracias a la profundidad y amplitud de sus funciones de nivel empresarial, OnBase reduce los gastos generales administrativos as como los costos de capacitacin. Con la satisfaccin de las necesidades de mltiples reas comerciales, OnBase fomenta la rpida adopcin de la tecnologa por parte del usuario final.

Tecnologas de fcil asimilacin:

Tanto el desarrollo de productos como la gestin corporativa demuestran una concentracin constante en el mejoramiento continuo, el crecimiento estable y el ofrecimiento de un buen valor. Hyland Software, una compaa de capitales privados ajena a las distracciones causadas por los desafos de la consolidacin del mercado, ha demostrado una rentabilidad constante, ha mantenido tasas de crecimiento que superan el promedio de la industria y opera con el equipo gerencial competente que ha cultivado su cultura centrada en el cliente.

Estabilidad, innovacin y rendimiento:

OnBase, diseado para vencer la resistencia del usuario final a la adopcin de nuevas tecnologas, permite que el nuevo usuario comience a trabajar con documentos de OnBase con apenas unos minutos de instruccin. Puede configurarse la interfaz de OnBase con rapidez y facilidad para satisfacer las necesidades especficas de todos los empleados de una organizacin. Tambin puede integrarse el producto en casi cualquier inversin tecnolgica actual para operar como extensin de aplicaciones o portales esenciales especializados ya instalados, como Microsoft SharePoint. Gracias a su configurabilidad basada en apuntar y seleccionar con el ratn, OnBase permite no slo a los programadores sino tambin a los usuarios comerciales configurar, implementar, modificar y ejecutar informes en productos ECM sofisticados sin tener que verse limitados a usar una aplicacin de cdigo rgido.

Pericia industrial:

No importa si formulan una pregunta sobre el uso de OnBase para un proceso comercial especfico o para una llamada de asistencia tcnica, los clientes de OnBase trabajan con proveedores capacitados en los productos y con empleados que conocen la aplicacin comercial especfica. Colaboran diariamente con los clientes peritos competentes poseedores de conocimientos sobre procesos industriales o comerciales especficos.

Queda de inmediato de manifiesto la ndole definitivamente positiva de Hyland. Quienes trabajan en Hyland tienen experiencia y demuestran una actitud muy positiva. Disfrutan de lo que hacen y les gusta dnde trabajan. Ellos saben que OnBase va a funcionar, lo cual les infunde confianza, as como la competencia obtenida de las certificaciones y la capacitacin que reciben. Ha sido una experiencia estupenda.
- Susan Wendel, Gerente de cuentas por pagar de Advocate Health Care

Implementacin rpida y una breve relacin tiempo/beneficio efectivo:

Como se necesita de escasa o ninguna codificacin personalizada para implementar OnBase, el producto puede implementarse en un tiempo ms corto que requiere menos servicios profesionales comparado con los paquetes de productos ECM de plataforma especfica. Gracias a ello, las organizaciones realizan un rendimiento de la inversin ms acelerado y una mayor flexibilidad presupuestaria para iniciar gradualmente las iniciativas de ECM en varios departamentos.

Servicio y asistencia excelentes al cliente:

Hyland Software cultiva deliberadamente una cultura corporativa que tiene por primersima prioridad la satisfaccin de las necesidades de los clientes de OnBase. Ya sea que se trate de crear nuevas funciones a partir de comentarios de la clientela o de proporcionar servicios educativos, eventos y foros de usuarios, los clientes de OnBase debern anticipar un servicio profesional, oportuno y apropiado de los empleados de Hyland y de la sobresaliente red de proveedores autorizados de productos de OnBase.

Arquitectura segura, escalable y confiable:

OnBase crea un conjunto personalizado de derechos y privilegios de productos para cada grupo de usuarios a fin de mantener un nivel elevado de seguridad. La arquitectura de OnBase incluye un acceso escalable y confiable a los depsitos de contenidos de OnBase y compatibilidad con versiones anteriores de configuraciones para contenidos actuales, seguridad, grupos de usuarios, bases de datos y almacenamiento de archivos de OnBase.

Se ofrece ms que un programa informtico para resolver problemas comerciales

A fin de obtener el mximo de ventaja, debe contemplarse ECM como una estrategia comercial tecnificada y no solamente como una aplicacin informtica. OnBase tiene la funcionalidad y escalabilidad de nivel empresarial que exige el mercado actual, pero supera la norma impuesta por otros proveedores de ECM con el ofrecimiento de un compromiso incomparable a la prestacin de productos industriales y la satisfaccin del cliente. Hyland Software, empresa desarrolladora de OnBase, ha invertido en la gente, los programas y productos que las organizaciones necesitan para eliminar demoras costosas y frustrantes, las inexactitudes, los embotellamientos y la falta de comunicacin. Los productos de OnBase respaldan los objetivos corporativos especficos de la organizacin donde prestan servicio y ofrecen una ventajosa relacin tiempo/beneficio efectivo por las siguientes razones: Los usuarios de OnBase y los proveedores autorizados de productos de OnBase desarrollan productos junto con los empleados que comprenden los procesos comerciales porque han participado directamente en ellos, entre otros, contadores pblicos (CPA, por sus siglas en ingls), administradores titulados de informacin mdica (RHIA, por sus siglas en ingls) y otros profesionales autorizados en industrias especficas. La asistencia tcnica continua posventa incluye el acceso a especialistas en industrias y peritos disponibles para ayudar a comprender an ms las metodologas de implementacin y las mejores prcticas, a fin de fomentar el mejoramiento continuo de los procesos, prestar asistencia tcnica y garantizar la satisfaccin del cliente. Los usuarios de OnBase cuentan con acceso a los amplios conocimientos y experiencia de la diversa comunidad de profesionales de OnBase, que comprende unas 1.400 personas provenientes de varias industrias. Ellos asisten al Congreso anual OnBase de Capacitacin y Tecnologa (OTTC, por sus siglas en ingls) para compartir ideas y experiencias tanto en sesiones generales como en foros de industrias especficas.

Respaldo de la agilidad comercial

El 30 de octubre no slo fue el da inauguratorio de VSR con OnBase sino tambin el ms ocupado con la tramitacin de pedidos que hemos tenido en nuestros 21 aos de trayectoria y no tenamos a la persona de TI con ms experiencia en OnBase. Tema que se combinaran ambas circunstancias, pero no hubo prdida de produccin. Todo lo contrario, la produccin aument. Ms contento con la implementacin no poda haber estado. Resulta verdaderamente asombroso que progresramos desde la ausencia de sistema hasta procesos completos con flujo de trabajo en la fecha ms intensa en la historia de la compaa, sin prdida de la productividad
- Michael Armour, Vicepresidente de Nuevos Negocios VSR Financial Services, Inc. Los documentos faltantes y la necesidad de almacenar contenidos en sistemas mltiples ralentiza los procesos comerciales de transaccin para los que se necesita aprobacin, evaluacin o documentacin, sea que dichas actividades estn automatizadas o se realicen manualmente. OnBase ofrece un producto unitario para consolidar y vincular los contenidos necesarios que impulsan los procesos y contenidos bsicos que el usuario crea y recibe a diario para imponer un reglamento comercial normalizado, directivas coherentes de retencin y una recuperacin integral de datos en casos catastrficos. OnBase permite a las organizaciones hacer mucho ms que simplemente almacenar documentos diversos, entre otros, imgenes escaneadas, audioarchivos y archivos visuales, pginas de Internet e informes empresariales. Mediante una interfaz de configuracin sencilla, el usuario puede hacer lo siguiente: Definir la relacin entre los documentos y pasar de un documento a otro con un clic del ratn. Determinar los papeles que juegan los documentos en varios flujos de trabajo y decisiones. Controlar los derechos de visualizacin, impresin, correccin y distribucin de los documentos. Imponer los calendarios de retencin apropiados para los documentos. Compartir los documentos de varias maneras, entre otras, distribucin por correo electrnico y presentacin de documentos en Internet. Configurar estrategias flexibles de almacenamiento para mantener el rendimiento del sistema.

Mejora en el rendimiento de las aplicaciones de la empresa

Pueden mejorarse las capacidades de rendimiento y recuperacin de datos en casos catastrficos de muchas aplicaciones con el archivo de informes o documentos en OnBase, donde pueden formar parte de un depsito controlado de registros de la empresa. Pueden archivarse en OnBase los informes de grandes sistemas para garantizar su accesibilidad. Dichos informes a menudo tienen que volver a ejecutarse, ocupan toda la capacidad de almacenamiento y no es fcil buscarlos. Tambin existen mdulos dedicados para el archivo de documentos generados con SAP ArchiveLink o Microsoft SharePoint Server 2007 los que no afectan al usuario y representan una carga reducida de , trabajo para el personal de TI. Las organizaciones que hacen la conversin de sistemas heredados de generacin de imgenes o que reciben documentos de terceros de oficinas de servicio o de otros socios pueden importar automticamente a OnBase estos documentos y los ndices correspondientes. OnBase, diseado para complementar y maximizar las inversiones en TI existentes, tambin se integra en las aplicaciones comunes de correo electrnico y as permite la importacin de documentos a OnBase como procesos automatizados mediante Subscription Server de OnBase o bien permite que el usuario utilice como interfaz el correo electrnico para importar y recuperar documentos. OnBase tambin puede emplear las capacidades inherentes de registro en diario de un servidor de Microsoft Exchange para crear un archivo integral de correspondencia electrnica a fin de mejorar la responsabilidad y la investigacin.

Mejor coherencia con un depsito oficial de registros

La administracin unificada de OnBase permite que las organizaciones impongan criterios de coherencia y responsabilidad en toda la empresa como si se tratara de un solo sistema oficial de registros (SOR, por sus siglas en ingls). Por ejemplo, si un contrato de nivel de servicio (SLA, por sus siglas en ingls) requiere tomar medidas respecto a una queja dentro de un plazo determinado, se registrar fielmente esa queja, la cual tendr el mismo tipo de documento y registro cronolgico para auditora, sin importar si fue escaneado, enviado por fax o por correo electrnico. El cumplimiento de auditoras y leyes que rigen la obtencin de informacin y pruebas electrnicas se ve enormemente mejorado gracias a esta funcin. Con OnBase, desarrollado en una sola plataforma, las organizaciones pueden captar y gestionar coherentemente todas estas clases de contenidos sin tener que manejar aplicaciones mltiples: Imgenes escaneadas y captadas con escaneadores de alto o reducido volumen, entre otros, dispositivos multifuncionales. Pginas web convertidas a imgenes TIFF para la recoleccin de artculos tales como informes crediticios u otros de tipo electrnico. Secuencias de datos, entre otras, secuencias de datos XML y de datos especficos de una industria como EDI 835/837 , HL7 o DSTU X9.37-2003. Documentos provenientes de aplicaciones comunes de oficina como Microsoft Word o Excel. Datos archivados provenientes de aplicaciones de la empresa, entre otras, Microsoft SharePoint y SAP ArchiveLink. Informes de la empresa importados por COLD/ERM sin ejecutar una aplicacin o servidor por separado. La situacin de los documentos impresos como las escrituras o los contratos originales. Correspondencia electrnica, ya sea importada o creada segn fuera necesario, captada automticamente por destinatario, tema u otra propiedad, o mantenida en un archivo integral de todos los mensajes recibidos y enviados.

OnBase - Client Windows Server COLD/DIP

OnBase - Client Windows Server Work ow

Usuarios locales OnBase Clients Windows o Web

k or tw Ne l ca Lo

Camino

Firewall

Ne

k or tw

Acceso cliente OnBase Web (HTTPS)

Servidor de archivos - Archivos doc Disco extraible (2o copia) OnBase Server(s) Servidor de archivos - Archivos doc 1o disco (1o copia) Base de datos OnBase: SQL Server Oracle Sybase

Servidor de archivos - Archivos doc Ubicacion secundaria/Mantenimiento (3o copia)

Firewall

at D ac r te en

Acceso via Internet o VPN/Modem Enterprise

Los documentos residen donde el usuario desee trabajar con ellos

En el caso de muchas organizaciones, se debilita la ventaja comercial de ECM debido a las inquietudes sobre la capacitacin del usuario final y su aceptacin del producto. Se ha diseado OnBase para mitigar dicha inquietud al no requerir que el usuario final interacte con la interfaz de ECM de ninguna manera, sin dejar de ofrecerle un acceso completo a los documentos y a las funciones necesarias. OnBase, equipado para que el usuario final configure fcilmente la forma y el lugar donde desee cumplir sus tareas diarias, funciona como extensin de los programas informticos existentes, entre otros: Aplicaciones esenciales especializadas (LOB, por sus siglas en ingls) Para muchas organizaciones, la aplicacin comercial bsica que los empleados usan cotidianamente es el contexto ms lgico de acceso a los documentos. Los usuarios de OnBase se valen de esta estrategia para permitir que los profesionales de cuentas por pagar puedan recuperar facturas directamente de un sistema de planificacin de recursos de la empresa (ERP por sus siglas en ingls), que los cajeros , puedan recuperar tarjetas de firma de un sistema de banca bsico y que los tramitadores de siniestros puedan ver documentos y tareas directamente a partir de las solicitudes de tramitacin de siniestros. OnBase ofrece tanto una herramienta de integracin aprogramtica as como integraciones dedicadas para algunas de las aplicaciones empresariales destacadas, como las de SAP Oracle, Epic Systems , Corp. y ESRI. Correo electrnico El correo electrnico se ha convertido en la aplicacin empresarial para muchos empleados. Con las integraciones dedicadas de OnBase para Outlook, GroupWise y Lotus Notes, el usuario puede importar y recuperar documentos y participar en el flujo de trabajo automatizado en la misma interfaz del mensaje de correo electrnico. El usuario ve esta funcin integrada en la misma estructura de carpetas que tiene la aplicacin de correo electrnico. Portales Tambin puede incorporarse la funcionalidad de OnBase en portales corporativos adaptados a las preferencias especficas y los deberes laborales del usuario. Valindose de la interfaz StatusView de OnBase Web Server, las compaas pueden disear portales donde se efecte una consolidacin integral de todo en OnBase, entre otros elementos, el acceso a las aplicaciones de generacin de grandes volmenes de imgenes, tareas/avisos de flujo de trabajo y grficos para bosquejar el rendimiento del procesador. Pueden distribuirse estos mismos miniportales a travs de un sitio web de SharePoint o mediante portales J2EE segn norma WSRP 1.0, como IBM WebSphere, SAP NetWeaver y BEA WebLogic. Web Los socios, sectores representados y clientes tambin pueden recibir acceso limitado por Internet a los documentos de OnBase. Entre las organizaciones que utiliza OnBase de esta manera se incluyen una compaa de seguros de la propiedad y seguros contra daos o desastres que puede entregar pginas de declaraciones a sus agentes independientes a pocas horas de recibir las solicitudes y la secretara judicial local que permite a sus votantes buscar en su sitio de Internet licencias matrimoniales y documentos judiciales.

Las interfaces configurables reflejan los papeles de los usuarios

Desde luego, el usuario puede buscar los documentos necesarios (sobre los que tiene derechos) por tipo de documento, palabras claves y perodos gracias al carcter intuitivo y sencillo de la ventana nativa de recuperacin de OnBase. Los usuarios de OnBase tambin tienen la opcin de realizar bsquedas en todo el texto para posibilitar la ubicacin de un documento o conjunto de documentos que contengan una palabra o frase especfica (por ejemplo, determinar qu contratos contienen una condicin en particular). Sin embargo, tal vista integral no es necesaria para algunas funciones laborales, o bien conviene para stas una vista que refleje una tarea o proceso comercial especfico. En tal caso, puede adaptarse OnBase para dichos usuarios. Las carpetas y los gabinetes de archivos de OnBase satisfacen las necesidades de aquellas organizaciones que deseen retener el aspecto de sus archivos impresos con la incorporacin de una interfaz de carpeta con pestaas, que permite al usuario organizar documentos virtuales en la misma forma lgica que las carpetas de archivos impresos sin incurrir en costos laborales ni usar recursos de almacenamiento ni quedar expuesto a desastres naturales ni al abuso de privacidad relacionados con las salas de archivos. Pueden configurarse las carpetas para generar automticamente todas las subcarpetas relacionadas segn un documento entrante (por ejemplo, un documento de siniestro entrante crea secciones para documentos, fotos, etc. de uso del liquidador) y determinar automticamente la ausencia de un documento esencial en una carpeta (por ejemplo, la falta de un pagar en un archivo de prstamo). Si las tareas diarias del empleado son ms especializadas, puede obtener un acceso muy sencillo a los documentos gracias a las consultas personalizadas. Luego de unos minutos de configuracin, la consulta personalizada genera una interfaz para recuperar documentos muy especficos. Por ejemplo, el representante de servicio al cliente en el departamento de cuentas por cobrar podra contar con esta funcionalidad (ya sea directamente de OnBase o a travs de un portal integrado) para buscar documentos que contienen un nmero de cuenta especfico.

Casi todo en obras pblicas y en el gobierno comunitario depende de lugares geogrficos. La meta definitiva es que todo el personal use GIS [siglas en ingls para sistema de informacin geoespacial] y aproveche el poder de la gestin documental en la aplicacin. Nos proponemos que el personal jams tenga que dejar el entorno GIS pero an as pueda recuperar la informacin espacial, acceder a los documentos y crear pedidos de trabajo. Una parte integral del logro de esta meta es nuestra aplicacin de OnBase
- Terry Biederman, Director de Obras Pblicas Municipalidad de rgimen estatutario de Waterford estado de Michigan

La automatizacin flexible de procesos comerciales impulsa la productividad y el cumplimiento de normas

Si bien OnBase ofrece una gestin documental de nivel empresarial de fcil adopcin y costo justificable, los mayores rditos a menudo emergen de la automatizacin de los procesos comerciales. Hyland, que Forrester Research* reconoce como lder en la gestin de contenidos de transaccin, se destaca por la extraordinaria habilidad de gestionar contenidos generados fuera de una organizacin (facturas, solicitudes, etc.) y procesos comerciales afines. Los productos de flujo de trabajo de OnBase, de rpida implementacin: Aumentan la productividad con la habilitacin del procesamiento automatizado para eliminar gran parte del procesamiento manual. Reducen los costos de mano de obra y del archivamiento y almacenamiento manuales. Reducen los ciclos para mejorar el servicio al cliente y el registro de ingresos.

La verdadera ventaja de OnBase radica en que permite instalar productos con la flexibilidad necesaria para la empresa en cuestin
- Mike Sole Gerente Principal de Proyectos Podiatry Insurance Company of America

Imponen reglas comerciales que pueden restringirse por motivos de cumplimiento o que el usuario comercial puede modificar sobre la marcha para adaptarse rpidamente a condiciones cambiantes. Conservan la visibilidad tanto de la condicin del documento como de la actividad en tiempo real, adems de crear un registro cronolgico para auditora, disponible de inmediato. Garantizan la priorizacin, distribucin y monitoreo adecuados del trabajo. Apoyan la coherencia de los procesos de comienzo a fin para usuarios mltiples, procesos complejos numerosos y procesos en paralelo. Incluyen un simulador para poner a prueba resultados anticipados y crear situaciones hipotticas a fin de mejorar las posibilidades de xito. Validan la aprobacin de pedidos, pagos y otras transacciones con firmas digitales o recuadros de refrendo para obviar las firmas manuales. Divulgan la informacin por mtodos varios y automatizan la creacin de documentos totalmente nuevos. Segn las necesidades de la organizacin, puede iniciarse un flujo de trabajo de OnBase Workflow de varias maneras, entre otras, el recibo de un documento entrante (imagen escaneada, correo electrnico, fax, etc.), la finalizacin de un formulario electrnico de OnBase o de un formulario de Microsoft InfoPath o la ejecucin de una accin en una aplicacin empresarial integrada en OnBase. Por ejemplo, un pedido entrante de producto podra inducir varias actividades (comprobacin crediticia, revisin de ingeniera, verificacin de disponibilidad de materiales, etc.) y necesitar de aprobaciones mltiples antes del envo de los artculos al cliente. Con OnBase, el cliente puede presentar un pedido con el mtodo preferido y as reducir costos y ciclos para el proveedor.

* The Forrester Wave: Content-Centric Applications, Q1 2006 9

Proteccin de la integridad documental

Muchos documentos que juegan un papel en una transaccin sirven posteriormente de contenidos fijos que representan pruebas de una transaccin, decisin o proceso. Adems de la imposicin de reglas comerciales mediante Workflow, OnBase ofrece varios mtodos para validar la integridad de los contenidos de un depsito de OnBase y gestiona estos elementos como si fueran registros y no slo documentos. OnBase da lugar a la gestin tanto de documentos como de registros en la misma interfaz y con la misma base de cdigo, ms bien que integrando aplicaciones desarrolladas o adquiridas por separado. Records Management de OnBase puede atender las necesidades especiales de control de acceso, disposicin y retencin de los registros declarados durante la vida til de los mismos. Junto con la funcionalidad de carpetas en OnBase, Records Management constituye una herramienta potente de responsabilidad. Mediante la creacin automatizada de carpetas y subcarpetas y la definicin de los contenidos obligatorios, las organizaciones pueden garantizar la observacin de las directivas apropiadas y la presencia de los documentos relacionados con el cumplimiento. Puede gestionarse la vida til de todo el registro en el nivel de la carpeta. Por ejemplo, la contratacin de un empleado nuevo puede generar la creacin de una serie de carpetas para gestionar las evaluaciones, la nmina, los beneficios y las certificaciones. El usuario puede determinar, con slo una seleccin del ratn, si faltan documentos esenciales como un formulario tributario que afecta la nmina o un certificado necesario para el cumplimiento. Luego de la terminacin del empleo, puede cerrarse el registro luego de un perodo determinado y destrurselo finalmente cuando ya no se lo necesite. El servicio Integration for PFU TimeStamp (Integracin para marca de hora de PFU) de OnBase ofrece validacin tercerizada de la existencia de un registro en una fecha determinada que no haya sufrido alteraciones desde entonces. Cuando cambia la condicin de una carpeta de Records Management de abierta a cerrada o a cierre, se la puede enviar al servicio Integration for PFU TimeStamp, donde se asigna a cada documento una verificacin digital inalterable. Tambin pueden timbrarse con sello de hora mediante una sencilla accin de seleccin con el botn derecho del ratn documentos y carpetas individuales de OnBase que no forman parte de un producto de Records Management. Adems del mantenimiento de valiosos registros cronolgicos para auditora y de la historia documental, OnBase tiene herramientas de proteccin y validacin de la integridad de los documentos individuales. Por ejemplo, Enterprise Document Management (EDM) Services de OnBase garantiza que el usuario vea solamente las versiones aprobadas de los documentos y previene las revisiones simultneas. EDM Services tambin permite que el usuario pueda trabajar con documentos retirados una vez desconectado de OnBase.

Escogimos OnBase porque ofreca el precio y las caractersticas que buscbamos. Ahora que tenemos una trayectoria con OnBase, estamos muy contentos con la tecnologa
- Pedro Ernesto CIO de Scania Latin America

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Uso compartido de contenidos fuera de la empresa

Las opciones flexibles para compartir documentos con clientes internos y externos (an en el caso de organizaciones cuyos clientes son pacientes, estudiantes, socios comerciales, clientes o agentes) mejoran el servicio, ya sea que ello signifique el envo de correspondencia electrnica, discos compactos o comunicaciones impresas en un formato preferido o el fomento de un autoservicio eficaz. OnBase tiene la funcionalidad para crear y distribuir cartas, declaraciones y otros documentos, discos compactos y discos DVD de distribucin directa a clientes. Estas son algunas de las formas de uso de OnBase para comunicarse con socios, clientes, estudiantes, pacientes y otros sectores representados: Generacin dinmica de documentos con datos de varias fuentes, mediante el uso de plantillas configurables de Word, incluso la creacin automatizada de grandes cantidades de documentos y la capacidad de ejecutar dicha creacin en equipos mltiples. Finalizacin automatizada de formularios con la combinacin de datos ingresados por usuarios y de fuentes externas de datos, con la garanta de que se finalizan coherentemente los campos de formulario y que se facilitan opciones normales de almacenamiento de copias para los egistros internos. Creacin de documentos estructurados, como declaraciones, con un programa de diseo intuitivo para generar documentos simples o declaraciones compuestas que renen documentos complementarios (imgenes de cheques o comprobantes de entrega, por ejemplo). Distribucin de declaraciones, informes y dems documentos por fax, correo electrnico, publicacin en sitios de Internet, su grabacin en discos compactos, o cualquier combinacin de opciones segn las preferencias del destinatario. Publicacin de un minisistema ECM con funciones bsicas de bsqueda y funcionalidad de recuperacin de datos en un CD/DVD con cifrado optativo, a fin de compartir con la clientela volmenes de documentos complejos o extensos. Acceso limitado al mismo sistema OnBase mediante el servidor web de OnBase, con funciones de seguridad de nivel empresarial a fin de eliminar el riesgo de comprometer documentos confidenciales.

Cumplimiento, obtencin de informacin y pruebas electrnicas y recuperacin de datos en casos catastrficos

OnBase ofrece posibilidades funcionales intrnsecas as como productos y servicios especializados que se han incorporado en el mismo cdigo del producto para responder a las inquietudes de cumplimiento y de moderacin del riesgo. La sencilla centralizacin de todos los contenidos en un depsito oficial de registros garantiza la disponibilidad de los documentos para auditoras y para la obtencin de informacin y pruebas electrnicas, posibilita la implementacin de un plan integral de retencin y es compatible con una estricta seguridad del usuario. Para moderar los riesgos, OnBase ofrece las siguientes funciones: Automatizacin de procesos comerciales y formularios electrnicos interactivos para imponer reglas comerciales estrictas y reducir la posibilidad de que el usuario pudiera operar al margen de una directiva o proceso recomendado. Comprensin sin precedentes por parte de la gerencia de los procesos y del rendimiento mediante registros cronolgicos para auditora, informes y visualizaciones grficas en tiempo real. Control de versiones para garantizar que el usuario siempre consulte la versin ms reciente o autorizada de los documentos, tales como directivas y procedimientos, fichas tcnicas de seguridad de materiales u otros documentos esenciales, y para impedir la alteracin de dichos documentos sin la autorizacin debida. Plataforma de distribucin de l a documentacin de lectura obligatoria, como directivas y procedimientos, y del monitoreo de los reconocimientos del empleado donde consten que ha ledo y comprendido dichos documentos. Creacin automtica de copias de seguridad en CD/DVD de los depsitos de OnBase como parte de un plan de recuperacin de datos en casos catastrficos/continuidad de la actividad comercial. Servicios de validacin de copias de seguridad para comprobar la capacidad de recuperacin de datos en caso de falla del servidor, as como servicios de recuperacin de datos, entre otros, asistencia para restaurar la base de datos en casos de emergencia y una oficina integral de emergencia para recuperacin de datos en casos catastrficos, administrada en un entorno con certificacin SAS 70.

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Metodologas mltiples de implementacin

Las organizaciones que seleccionan OnBase no tienen que efectuar cambios drsticos en sus entornos o estrategias de TI a fin de dar lugar a la implementacin de OnBase. OnBase resulta adecuado para prcticamente cualquier entorno gracias a una filosofa orientada al consumidor y a una arquitectura abierta, sin importar los recursos de TI existentes. In situ o en lnea A pesar de la reconocida rpida implementacin de OnBase y de depender muy poco de servicios profesionales, muchas organizaciones descubren que no pueden implementar un producto ECM con la prontitud que quisieran. OnBase OnLine, uno de los pocos productos ECM alojados de avanzada que la empresa desarrolladora de software vende y para la que ofrece asistencia tcnica, resulta ideal para las organizaciones que tienen limitaciones de TI, requisitos presupuestarios o un modelo comercial de tercerizacin. Los proveedores autorizados de productos OnBase y los profesionales de OnBase OnLine brindan pericia consultiva para recomendar el producto ms adecuado. Con OnBase OnLine, que tiene certificacin de SysTrust, las organizaciones pueden disfrutar de inmediato de la funcionalidad y las ventajas de OnBase en un centro de datos con certificacin SAS 70 completamente tercerizado. OnBase OnLine tambin ha recibido certificacin de Microsoft en Advanced Infrastructure Solutions Competency con la especializacin de alojamiento. Como opciones, OnBase OnLine ofrece la compra de licencias perpetuas y su alojamiento en un centro de datos seguro o un modelo con suscripciones para usar el software y la infraestructura. Maximizacin del valor de todas las inversiones tecnolgicas La funcionalidad de OnBase salva las brechas que separan las aplicaciones con la eliminacin de procesos redundantes, inconexos y manuales. Su arquitectura abierta facilita su incorporacin en entornos existentes o su adaptacin a nuevas inversiones tecnolgicas. Gracias a ello, las organizaciones pueden adoptar un criterio empresarial estratgico para aumentar la productividad y normalizar los procesos. Puede implementarse Application Enabler de OnBase para indexar y recuperar documentos directamente de las aplicaciones de la empresa que los empleados usan a diario, gracias a la capacidad de esta aplicacin para operar como una extensin de las aplicaciones existentes. Puede usarse Application Enabler para generar hojas de separacin con cdigos de barras, indicar flujos de trabajo y completar documentos con plantilla base directamente en aplicaciones esenciales especializadas (LOB, por sus siglas en ingls) tales como sistemas ERP de contabilidad, de informacin estudiantil, , de informacin hospitalaria o de tramitacin de prstamos. Las integraciones dedicadas proveen conexiones an ms estrictas entre los documentos de OnBase y los flujos de trabajo y las aplicaciones de la empresa. Por ejemplo, OnBase Connector 2.0, con certificacin de SAP para usarse con SAP ArchiveLink, vincula , los documentos generados fuera de un producto SAP con objetos comerciales de SAP provee un mecanismo para el archivo de listas , de impresin y guarda los documentos salientes en formato PDF . Este mdulo tambin acepta la importacin de cdigos de barras y la sincronizacin de palabras clave. Se han desarrollado otros mdulos de integracin dedicados de OnBase para Microsoft SharePoint, Oracle eBusiness Suite 11i, Esker DeliveryWare, para aplicaciones de atencin mdica de Epic Systems Corp. y para sistemas de informacin geoespacial (GIS, por sus siglas en ingls) de ESRI. La incorporacin de secuencias de mensajes segn normas de la industria, como Microsoft BizTalk, EDI 835/837 , HL7 , XML y DSTU X937-2003, entre otras, fomenta con mayor facilidad la comunicacin entre los sistemas internos y los socios. OnBase es compatible con Web Services para fomentar una rpida integracin entre aplicaciones de la empresa. Asimismo, OnBase ha establecido asociaciones con proveedores de tramitacin de formularios especializados, productos de almacenamiento especializados y con otros fabricantes de equipos y software.

Tenemos un mayor grado de flexibilidad porque usamos un producto en plataforma web. En colaboracin con el personal en lnea de OnBase, podemos realizar actualizaciones o agregar nuevas funciones sin afectar a todas las estaciones de trabajo. As lo hemos hecho con mayor rapidez que si lo hubiramos hecho por cuenta propia. En estos momentos, tenemos un plan trienal para instalar media docena de productos, lo cual es osado pero factible. Posiblemente pudiramos lograr solamente uno, quizs dos, proyectos al ao, si furamos a hacerlo con recursos propios y tuviramos que afectar las estaciones de trabajo
- Christopher Masi, Supervisor del Centro de Imgenes Blue Cross Blue Shield of Vermont

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Onbase es compatible con entornos heterogneos

OnBase se compromete a posibilitar al mximo la informacin para los usuarios finales en cualquier entorno. Por ejemplo, el sistema de un hospital importante integra OnBase en tres sistemas principales de la empresa, uno de los cuales se instala mediante Citrix, otro tiene plataforma Internet y el tercero plataforma Java. La funcionalidad prestada por un cliente Java, por ejemplo, que permite el acceso al servidor web mediante un mayor nmero de exploradores y la integracin para WSRP (compatible con la presentacin de la funcionalidad de OnBase a travs de portales segn norma WSRP 1.0), subrayan el compromiso de OnBase para poner la informacin a disposicin de todos los usuarios.

Tenemos tres sistemas de empresa [Epic, Keane y Siemens] y necesitbamos un producto que pudiera funcionar con todos ellos, para as tener el mismo acceso a la informacin sin importar la presencia del paciente en un lugar determinado. Application Enabler de OnBase nos permite ver documentos directamente en aquellas aplicaciones sin necesidad de ir a otro sistema ni de duplicar la informacin
- Kate Schlotzer, Gerente de Sistemas y Automatizacin Residential Management Group, Royaume-Uni

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Arquitectura
Se ha desarrollado la arquitectura OnBase sobre las plataformas Microsoft Windows y .NET, con lo cual se han creado modelos econmicos de instalacin y desarrollo de una infraestructura ECM escalable. Se disponen de clientes multifuncionales independientes de Internet y de Microsoft Windows para acceder al mismo depsito de documentos OnBase. La compatibilidad multiplataforma permite la implementacin de OnBase con servidores de bases de datos y de almacenamiento de archivos que operan en otros sistemas operativos ajenos a Windows, entre otros, Unix, LinuxTM, IBM WebSphere, BEA WebLogic y IBM AS/400.

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Informacin sobre Hyland Software

Puede obtener informacin adicional sobre las ventajas de las tecnologas, los servicios, el personal y otros recursos de OnBase de un gerente de cuentas de Hyland Software o de un proveedor autorizado de productos de OnBase. Por otro lado, puede obtener informacin adicional en www.hyland.com, entre otros artculos: Usos de OnBase en todo el mundo en procesos comerciales bsicos en servicios financieros, gobiernos, atencin mdica, educacin universitaria, plantas fabriles y en otras industrias, as como en los procesos comerciales esenciales para todas las industrias, como cuentas por pagar, cuentas por cobrar y recursos humanos. Estudios de casos prcticos y videotestimonios de clientes satisfechos en casi todas las industrias. Sntesis de los servicios que se ofrecen a los usuarios de OnBase, entre otros, educacin, validacin de bases de datos, recuperacin de datos en casos catastrficos y productos alojados. Comprensin del equipo gerencial de Hyland Software y de su cultura nica, gracias a los cuales es una de las compaas de ECM ms estables y con mayor crecimiento en el mercado. Descripciones ms detalladas de las capacidades innovadoras y fiables del paquete de productos de OnBase y maneras en que stas mejoran la respuesta a las necesidades comerciales orientadas a los procesos y las transacciones.

Ninguno de nuestros clientes (pacientes, proveedores y mdicos) podran estar ms satisfechos con la solucin. Gracias a la mejor eficiencia y los procesos avanzados de trabajo, los mdicos pueden pasar ms tiempo con los pacientes y menos tiempo cumpliendo tareas administrativas. Los pacientes pueden quedarse tranquilos porque saben que los mdicos tienen ms tiempo para atenderles y porque disponen de toda la informacin pertinente en el lugar donde reciben dicha atencin
- Caryn Hewitt, RN, BSN, Socia Ejecutiva. Gestin de Informacin Sanitaria (HIM, siglas en ingls) MeritCare Health System

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Hora de sobresalir.
Obtenga informacin adicional de las aplicaciones comerciales existentes. Reduzca e incluso elimine las tareas poco econmicas y redundantes. Ahora puede dedicar tiempo a las tareas que realmente tienen importancia. De eso se trata la gestin eficaz de documentos y gestiones. De eso se trata la diferencia OnBase. Entrese en OnBase.com

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