Microsoft

Outlook 2003
IT Training Services

X 1700

Outlook 2003
User Guide

1 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
Table of Contents 
Ms Outlook Today – Startup View ............................................................................................................................. 5 

The Ms Outlook 2003 Window ...................................................................................................................................... 6 

Elements of the Navigation Pane .................................................................................................................................. 7 

Basic Functions in Outlook Mail ......................................................................................................................................... 8 

Creating a Message ........................................................................................................................................................ 8 

Attaching a file to your Message ................................................................................................................................... 9 

Finding Addresses – Using The Global Address List ..................................................................................................... 10 

Creating a Personal Outlook Address Book ................................................................................................................. 11 

Enabling a Personal Outlook Address Book ................................................................................................................. 12 

Reading new messages ................................................................................................................................................ 13 

Previewing Messages ................................................................................................................................................... 13 

Recalling Messages ...................................................................................................................................................... 13 

To recall a message: ..................................................................................................................................................... 13 

Creating Signatures ...................................................................................................................................................... 14 

Managing Your Mailbox ............................................................................................................................................... 15 

Quota Limits ................................................................................................................................................................. 15 

Best‐Practices for Managing Your Mailbox .................................................................................................................. 15 

Determining Your Mailbox Size ................................................................................................................................... 16 

Creating Personal Folders in Microsoft Outlook 2003 ............................................................................................. 17 

Archiving Your Mail ...................................................................................................................................................... 21 

Setting a Reoccurring Appointment or Meeting...................................................................................................... 26 

Arranging Your Calendar Views ................................................................................................................................... 30 

Sharing Calendars ........................................................................................................................................................ 31 

Opening a Shared Calendar ......................................................................................................................................... 32 

Viewing Shared Calendars in the Review Pane ............................................................................................................ 33 

2 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 Contacts in Outlook ..................................................................................................................................................... 34 

Communicating with your contacts ............................................................................................................................. 34 

Entering contact information ...................................................................................................................................... 34 

Tasks ................................................................................................................................................................................ 35 

Creating a new Task ..................................................................................................................................................... 35 

Assigning a task to someone else ................................................................................................................................ 35 

Accepting or Declining a Task Assignment .................................................................................................................. 36 

Sharing Task Information with others ......................................................................................................................... 36 

Opening Shared Tasks .................................................................................................................................................. 37 

Notes ................................................................................................................................................................................ 38 

Creating a Note ............................................................................................................................................................ 38 

Change a Particular Note's Color ................................................................................................................................. 38 

Sharing Notes ............................................................................................................................................................... 39 

Opening Shared Notes ................................................................................................................................................. 39 

Outlook Web Access (OWA) ............................................................................................................................................. 40 

Internet Explorer Security ............................................................................................................................................ 40 

How to Read your Mail over the Web ..................................................................................................................... 41 

Using OWA to View, Send and Receive Email .......................................................................................................... 42 

Appendix 
Appendix A ....................................................................................................................................................................... 47 

Configuring an Exchange Account ................................................................................................................................... 47 

Appendix B ....................................................................................................................................................................... 51 

How Do I get my Current Email (Mirapoint) into Exchange?........................................................................................... 51 

Appendix C ....................................................................................................................................................................... 58 

Permanently move your CSUN email account from Mirapoint to Exchange 2007 ......................................................... 58 

Appendix D ....................................................................................................................................................................... 59 

Migrating Outlook Personal Calendars and Contacts to Exchange Using Outlook 2003............................................. 60 

3 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
Appendix F ....................................................................................................................................................................... 62 

For Non Outlook IMAP users ‐ ......................................................................................................................................... 62 

Moving Mail Folders from an IMAP Email to Outlook ..................................................................................................... 62 

Adding IMAP Mailbox in Outlook ............................................................................................................................ 62 

For Non Outlook POP users ‐ ........................................................................................................................................... 62 

Appendix  G ...................................................................................................................................................................... 63 

Moving Mail Folders from an E‐mail Account Connected via IMAP to Your Outlook Exchange E‐mail Account ............ 63 

Introduction ................................................................................................................................................................. 63 

Procedure .................................................................................................................................................................... 63 

Moving Mail Folders to Your Exchange E‐mail Account in Outlook 2003 ....................................................................... 63 

4 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Ms Outlook Today – Startup View 
 
The  Outlook  Today  page  provides  a  preview  of  your  day.  By  using  Outlook  Today,  you  can  see  a  summary  of  your 
appointments, a list of your tasks, and how many new e‐mail messages you have.  
 
 
1. In the Navigation Pane, click the home icon Mailbox ‐ Your name.  

Navigation
Pane

5 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
The Ms Outlook 2003 Window 

Menu Bar
Standard Toolbar

View Pane

Navigation Pane

Reading Pane

• Menu Bar – Combine all tools for use with Outlook 2003  
• Standard Toolbar – Contains shortcuts for standard Outlook 2003 actions  
• Navigation Pane – Shortcuts to Folder List and all folders  
• View Pane – Display the contents of the selected folder  
• Reading Pane – Display the contents of the selected email without opening a separate window 

6 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
Elements of the Navigation Pane 

1. Mail: The main email area where user can read,  
compose, receive and send email  
 
2. Calendar: View calendar and schedule appointments  
 
3. Contacts: The contact list where names, email addresses,  
phone numbers, and other information can be stored  
 
4. Tasks: The task list where tasks can be created,  
sorted, tracked, and assigned to others  
 
5. Notes: Electronic post‐able notes  
 
6. Folder List: Displays all folders in a hierarchical format  
 
7. Shortcuts: Displays Outlook shortcuts  

1
2

5
6

   7

7 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Basic Functions in Outlook Mail 
Creating a Message  
1. From the File menu, point to New, and then click Mail Message. (Or click on the Mail shortcut on the Navigation 
Pane, and then click on the New  button from the toolbar)  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2. Enter recipient names in the To: , Cc:, or Bcc: boxes.  
• Separate names with a semicolon (;).  
• Click the To or the Cc button to select a names from a 
list, such as Contacts or an address book.  See figure at 
right. 
 
3. In the Subject box, type the subject of the message.  
 
4. In the message body, type the message.  
 
5. Click the Send   button.  

8 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Attaching a file to your Message  

1.  Create a message   

2.  Click the Insert File   button.  
3.  Locate and select the file that you want to attach.   

4.  Click the Insert   button.  This will add the file to your email message. 

5.  Click the Send   button to send your message.  

  

9 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
Finding Addresses – Using the Global Address List 

What is the Global Address List (GAL)? 
 
The GAL is a list of all email addresses in the email system that is ‘Globally’ accessible by all email users.  
 
 
• The GAL is found in the “Show Names from the:” field  (See figure below) 
• It does not contain all addresses that you may setup on your own mailboxes for personal use or otherwise. 
(See following page). 
 
• The  IT  department  can  setup  distribution  groups 
(groups  of  email  addresses)  by  department  or 
project,  whatever  your  business  requires  to  be 
more productive and communicate better. 
 
• Restrictions  can  even  be  placed  on  distribution 
groups  so  only  certain  users  are  allowed  to  send 
to it. An example would be a policy by which only 
executives  could  send  to  the  distribution  group 
containing ‘all employees’. 

• If you want to see the members of a distribution group, simply right‐click on one of the group lists and select 
‘Properties’ and the properties window will appear, 

10 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
Creating a Personal Outlook Address Book 

1. If you’d like to create your own contact list that’s only searchable by you, right‐click on mailbox – “your  
name”  in the Navigation Panel and, select ‘New Folder’. (See figure below) 
2. The Create New Folder dialog box opens (pictured below) 
3. Enter the name of the folder, like ‘Personal Contacts’, 
4. In the Folder contains: dropdown list, select ‘Contact Items’  
5. Click OK 
 

11 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
Enabling a Personal Outlook Address Book 
 
• Outlook does not automatically make a searchable address book out of a contact list that you create.  
 create.  
• If you create your own contact list, you need to enable it to be searchable by: 
1. Right‐click on the contacts list. 
2. In the Personal Contacts Properties dialog box, Select the Outlook Address Book tab  (See figure 
below) 
3. Check the box ‘Show this folder as an e‐mail Address Book’. (See figure below) 
4. Click OK 
 

 
 
 

   

5. Now when you click the ‘To:’ buttons, your contact   
 list will be one of the options to select an address  
from.  (See figure at right) 

12 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Reading new messages  

1. To read a mail message in a separate window, first expand the mail Inbox folder on the Navigation Pane , 
then click the Inbox folder shortcut.  
2. In the message list, double click the message you want to read.  
3. To close the message, click the  button in the upper‐right corner of the message window.  

Previewing Messages  
 
To  preview  a  message  without  opening  the  message  in  a 
separate window:  
1. Click once on the message.  
2. It will be displayed in the Reading Pane.  
3. If  the  Reading  Pane  is  turned  off,  select  Reading 
Pane from the View menu  
4. Select Right or Bottom from the list.  See figure at 
right) 

Recalling Messages  
This feature helps to stop an Outlook 2003 message from being delivered and read. There may be times where you 
send an e‐mail message and quickly realize you didn't mean to send the message, or you noticed an error in the e‐
mail that needs to be fixed. Outlook 2003 has an option to recall messages, yet there are several caveats:  

1. The recipient must also be using Outlook 2003.  
2. Recall will not work if recipients have already read the message.  
3. An e‐mail server may accept message recall yet it may still store an old copy of the message for archiving.  

To recall a message:  
1. From Outlook 2003, open the Sent Items folder.  
2. Double‐click the e‐mail you wish to recall, opening it in a new window.  
3. Select Actions and Recall this message.  
4. Choose to either Delete unread copies of this message or Delete unread copies and replace with a new 
message.  
5. Check or uncheck Tell me if recall succeeds or fails for each recipient as desired.  
6. Click OK.  
7. If you chose to replace the e‐mail, enter in your new message and send it.  

13 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Creating Signatures  
 
You can create custom signatures for different types of audiences.   

1. On the Tools menu, click Options, and then click the Mail Format tab.  
2. Under the Signature, click Signatures…  .  
3. Click New… button.  
4. Enter a name for your new signature and Click Next.  
5. Enter your information and format your signature.  
6. Click Finish.  
7. Click OK.  
8. At the Mail Format tab, select the Signature that you want to attach to your email.  
9. Click OK.  

 
Randy Smith 
CSU, Northridge 
  (818) 677‐0000 

14 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
Managing Outlook 
Managing Your Mailbox 
 
Managing  your  mailbox  is  very  important  to  make  the  best  use  of  your  email  and  to  help  maximize  campus 
resources.    
• Your mail should be reviewed on a daily basis 
• Mail that is not needed should be deleted 
• Mail that you wish to save should be moved to local folders organized according to topic. 
 

Quota Limits 
The University has set quota limits at 500mb for staff.  While this quota limit is higher than previously, in Outlook 
Exchange, your quota includes not only email, but contacts, calendaring and voice messages as well.  It is a good 
idea to keep your mail’s inbox reduced to the absolute minimum necessary to perform your job.   Keeping your 
inbox minimized helps performance for all mail users. 

Best­Practices for Managing Your Mailbox 
 
1. Organize your email by creating organized folders by customer, project or some system that is meaningful for 
you.  
2. Move  items  from  your  inbox  and  sent  items  to  your  organized  folders  DAILY.  Email  becomes  too 
cumbersome if it is not managed a little each day. 
 
 
 
**  Note  **    Once  mail  is  moved  to  local  folders,  it  is  no  longer 
available  to  view  via  OWA  –  the  Outlook  Web  Access 
view.   
 
3. Clean out your deleted items. The deleted items folder is not meant to 
be a storage cabinet.  
 
Here’s an example of one way to organize your email.  
• Create  a  folder  for  internal  business,  customers,  vendors,  etc.    See 
example at right. 
 
• Insert a special character like ‘%’ as part of the  name for folders you 
want  displayed  at  the  top  regardless  of  the  spelling.    See  example  at 
right. 

15 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Determining Your Mailbox Size 
 

To check to see how much of your quota is being used at any given time you can follow the instructions below. 

 
1. Right‐click on ‘Mailbox – your name’, select ‘Properties’, then on the General Tab, click the ‘Folder Size’ 
button  .  
2. The total size (including subfolders) is displayed in KB (Kilobytes). Divide the KB total by 100 to determine the 
size in MB (Megabytes). The example below is 521MB, or roughly ½ a GB (Gigabyte). 
 
** NOTE ** The total size of your mailbox is made up of all items, not just mail messages.  This includes Contacts, 
calendar items, phone voice mail messages, as well as email messages.  All folders in the Mailbox use space. 
 

Randy Smith

16 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
Creating Personal Folders in Microsoft Outlook 2003 
 

Personal folders provide many benefits. Some of these include: 

• Allowing you to create back‐up copies of your e‐mail on your hard drive.  
• Enabling you to move e‐mails to your hard drive to avoid exceeding your disk quota on the CSUN Exchange 
server. 

Choose which type of Personal Folder is right for you 

• Create a Personal Folder to transfer individual e‐mail messages onto your local hard drive.  
• Create a Personal Folder to make a copy of your entire email account including messages, contacts, and 
calendar events. 

Saving individual items into a Personal Folder 

Note: Before creating Personal Folders, remember you can only access Personal Folders when using your personal 
computer. They will not be available through the Web. If you remove a message from the Exchange Server and place 
it in your Personal Folders, that will be the only copy. 

Creating your Personal Folder (.pst file). 

1. Open Outlook and click on the File Menu. 
2.  Select Data File Management.  (see figure below) 

17 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
3. The Outlook Data Files dialog box appears 
as seen in the figure below 
4. Click the Add button.  
5. The New Outlook Data File dialog box 
appears. (See figure at below)
6. Select Personal Folders File from the 
Types of Storage list 
7. Press OK.  

1. Create or open Outlook Data File window 
appears. (See figure below) 
2. Type a name for your Personal Folder in 
the File Name box 
3. Click OK 
4. The Create MS Personal Folder window appears.   
5. Type a more descriptive name for your Personal 
Folders in this Name box. This name will appear on 
your Outlook screen.  
6. Click OK.  

18 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
14.  Check to see if the Personal Folder appears in the Outlook Data Files window. (see  figure below on the 
left)  

15. Click Close.  
16. Your personal folder will now appear in your list of Outlook folders. If you do not see this list, click 
the View menu and select Folder List. (see figure below on right) 

Moving your messages into your newly created folder 

You may move your messages into your newly created folder by:  

1. Select the message(s) with the mouse and drag them to your personal folder.  

• To select more than one message at once, hold down the Ctrl key and click several messages. Or, 
hold down the Shift key and click the first and last messages in a series. 

2. Right click on the messages, groups of messages, or mail folder and select move to folder, then select your 
newly created personal folder. 

19 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
Junk E­Mail Filter 

The E‐mail Filter is designed to work with other Outlook 2003 features to help prevent many of the unwanted 
e‐mail messages that you receive every day. It uses continually updated spam lists to evaluate whether a message 
should be treated as junk e‐mail based on several factors, such as the time it was sent and the content of the 
message.  

• The filter does not single out any particular sender or type of message; it is based on the content of the message in general 
and uses  analysis of the structure of the message to determine the probability that it is junk e‐mail.  
• By default, this filter is set to a low setting that is designed to catch the most obvious junk e‐mail. Any message that is 
caught by the filter is moved to a special Junk E‐mail folder, where you can retrieve or review it at a later time.  

 **NOTE** Junk mail filtering under Options should normally be set to Low, although it is possible that more spam 
and junk e‐mail may be caught with a High setting level .  However, this requires the user to actively monitor their 
Junk E‐mail folder, to catch wanted mail incorrectly label spam or junk. 

• Add message senders to the Safe Senders List so that their messages will 
never be treated as junk e‐mail.  
• Contacts are automatically trusted by default, so messages from people 
in your Contacts folder will also never be treated as junk e‐mail.  
• You can configure Outlook to only accept messages from the Safe 
Senders List, giving you total control over which messages reach your 
Inbox.  
• You can easily block messages from a certain e‐mail address or domain 
name by adding the sender to the Blocked Senders List.  
• If you belong to a mailing list, you can add the address for the list to your 
Safe Recipients List so that messages sent to the mailing list will not be 
treated as junk e‐mail.  
• In addition, if you are using a Microsoft Exchange Server e-mail account,
messages from within your organization will never be treated as junk e-
mail, regardless of the content of the message.

To access the Junk Email Filter: 
1. From the Tools menu, select Options 
2. Select the Preference Tab 
3. Select the Junk Email Button 
4. The Junk E‐mail Options dialog box opens. 
5. Select the Level of junk e‐mail protection you want. 

20 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Archiving Your Mail 
It is a good idea to archive mail on a periodic basis.  You can archive your mail once you have a location to store the 
mail and an archive data file configured in Outlook.   
There are a couple ways to do it. 
1. Manually move mail messages from your mailbox to the Archive.PST folder. 
2. Setup Outlook to automatically archive old items on a scheduled basis. 
 
a. On the Navigation Pane, click Folder’s List 
b. Right‐click the folder you want to specify settings for, and then 
click Properties on the shortcut menu (See Figure to right). 
c.  In the Inbox Properties dialog box, click the AutoArchive tab.  
d. Specify  whether  you  want  to  archive  this  folder  and  if  so, 
whether  to  use  the  default  AutoArchive  settings  or  your  own 
settings (See Figure to below). 
 
 

21 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
Using Microsoft 2003 Calendar features 
The Calendar Window 

22 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
Creating or Scheduling a New Calendar Item or Appointment 
To create or schedule a new calendar item: 
 
1. Click the New icon on the toolbar.    
2. The New Appointment Dialog Box appears ( see figure below)  

 
 
3. In the Subject field box enter the Subject or Title. 
4. In the Location field box, enter the location for the meeting.  
5. Enter start and end times in the appropriate boxes.  
6. If you would like to set a reminder notification for this event, select the reminder box and select appropriate 
time notification in the field to the right. 
7. Select any other option you want.  
8. In the test box located below the reminder field, type a text description of the appointment. 
 

23 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
To Create or Schedule a Meeting Request and Invite Attendees: 
 

1. Click the down arrow on new icon on the toolbar.    
2. Select Meeting Request 
3. The New Appointment Dialog Box appears ( see figure below)  

 
 
4. In the To field, click the To button to display the Select Attendees and Resources dialog box. OR select the 
Invite Attendees button located on the toolbar. (see figure below) 
 
5. In the Show Names from the:  field use the drop down 
arrow to select the appropriate contacts list. 
6. Select the Name from the display window. 
7. Click  the  Required  button,  to  make  that  contact  a 
required attendee.  Contact List
display window
8. Click OK, once finished with adding your attendees. 
9. On  the  Meetings  display  window,  in  the  Subject  field 
box,  enter the Subject or  Title.  (see Figure on previous 
page) 
10. In  the  Location  field  box,  enter  the  location  for  the 
meeting.  
11. Enter start and end times in the appropriate boxes.  
 
 

24 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
12. To verify if your attendees are available, select the Scheduling tab. (see Figure below) 
 

 
 
13. Select a time when all invitees are available, or click the AutoPick Next button to have Outlook find the 
next available time for all invites.  
 
14. If  you  would  like  to  set  a  reminder  notification  for  this  event,  select  the  reminder  box  and  select 
appropriate time notification in the field to the right. (see Figure on previous page) 
15. Select any other option you want.  
16. In the text box located below the reminder field, type a text description of the appointment. 
17. Click the Send button to save the appointment/invitation. 
 
 
 

25 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Setting a Reoccurring Appointment or Meeting 
 
To make the appointment or meeting reoccur: 

1. Click the Recurrence button,   on the action menu. (see Figure below) 
 

 
 
2. Under the Recurrence pattern category, Select the appropriate pattern. (see Figure below) 
3. Under the Range of recurrence, select the appropriate range.  
4. Click ‘Ok’ to save these options. 

26 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
Organizing Appointments Using Labels 
 

Outlook allows you the option to color code your meetings and appointments on your calendar.   Using color‐coded 
labels is a good way to visually organize yourself.  

To add a label to a meeting,  

1. Select the meeting 
2. Click the label list on the standard toolbar 
3. Choose the label you want by color or category 
4. The Edit Labels option on the list, allows you to customize the labels. 
 
 
Label List

Edit Labels
Option

 
 

27 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
Assign Categories to Appointments, Events, or Contacts 

It's easy to assign categories to calendar items. To assign categories to a calendar item: 

1. Create a new calendar item, and on the Appointment 
tab, click Categories.  
2. In the Categories dialog box, select one or more 
categories.  (see Figure below) 
3. If the category you want isn't listed, in the Item(s) 
belong to these categories box, type a name for the 
category and then click Add to List.  
4. Click OK when you've selected all the categories for the 
item.  
5. Click Save and Close to save the item.  

You can also assign categories to existing items. Just right‐click 
the item in Calendar and then click Categories on the context 
menu. Select the categories that you want, and then click OK. 

Customize Categories and Labels 

Outlook includes a defined set of categories and labels. However, 
you're not locked into using only the categories provided — you can 
add your own categories and remove existing categories that you 
don't want. 

You can customize the label text that's associated with each color. 
However, currently you can't change or add colors for the 10 default 
labels. 

To customize categories: 

1. In Calendar, click any item to select it.  
2. On the Edit menu, click Categories.  
3. Click Master Category List.  
4. Type a new category, and then click Add.  

5. Repeat step 4 to add other new categories.  
To delete a category, click the category in the Master Category List and then click Delete. (Note that you can't change 
an existing category, but you can delete it and add a new one in its place. Deleting a category deletes it only from the 
Master Category List. Any existing items that are assigned to that deleted category will still keep their assignments to 
the category.) 

28 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
Outlook Calendar symbols 

In the Outlook calendar, symbols represent some of the features associated with meetings or appointments. The 
following is a list of the symbols you might see. 

Symbol Meaning

Recurring item This symbol represents an appointment or meeting that recurs on a specified scheduled. To create recurring meetings,
see Make an appointment or meeting recurring.

Exception to recurring item This symbol represents an item, such as an appointment or meeting, that recurs on a specified schedule;
however, this one instance is different — or an exception — from the usual pattern of the recurrence. To change recurrences, see Change
an appointment, event, or meeting.

Data conflict A conflict exists between the data on your local computer and the Microsoft Exchange Server. To resolve the conflict, open
the item and follow the instructions shown on your screen.

Start time of an appointment or meeting Most commonly seen with multi-day items in the Week or Month views where a specific
start and end time have been set. The time shown in the symbol matches the start time of the item. You can also change numeric times to
a clock symbol in the Week and Month views.

End time of an appointment or meeting Most commonly seen with multi-day items in the Week or Month views where a specific start
and end time have been set. The time shown in the symbol matches the end time of the item. You can also change numeric times to a
clock symbol in the Week and Month views.

Scheduled meeting A meeting with one or more people is scheduled.

Private item If you share your calendar information with other people using Microsoft Exchange or are publishing calendar items to a
Web site, marking items private prevents details such as subjects, notes, or location from appearing. For more information, see Make an
appointment or meeting private.

A reminder is associated with this item Reminders can be added to appointments or meetings to give you advance notice of a
pending event. For more information, see Set or remove a reminder.

A Meeting Workspace is associated with this item For more information, see About Meeting Workspaces.

A file attachment is associated with this item For more information, see Open an attachment.

More items There are more items than can be shown in the current view.

29 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
Arranging Your Calendar Views 
Choose a Calendar View 

There are 4 different ways to view the calendar.  This makes it easy to find and view your availability, appointments 
etc. The options are: 

1) Day ‐ Shows the events for one (1) particular day 
2) Work Week – Shows the 5 day work week.  (Work Week can be changed in Calendar Options). 
3) Week – Shows a 7 day week 
4) Month – Shows the entire month 
 
To return to today's schedule click on Today. 
 

1. To select a view option, Click one of the options available on the toolbar. (See figure below) 

Increase or Decrease Size of Calendar 

1. To increase or decrease the size of your calendar, move the mouse to the left or right border of the 
calendar. 

2. Click on the border and while holding down on the mouse button,  drag the border to the left or the right. 

Select a Specific Date 

1. To select a specific date, Click on the date in the small calendar. The small calendar is on the upper right of 
the window.  (see figure below) 
2. To move to the previous or next month 
Click on the Left or Right arrow in the blue bar by the month name. (see figure below) 

* More information on Arranging Your Calendar Work Space can be found at the http://office.microsoft.com/en‐
us/training/CR061832721033.aspx   

30 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Sharing Calendars  
Calendars can be shared or proxy in Outlook exchange.  There are several permission level options to choose from. 
Permission levels are granted to individuals.  

To share you calendar with others: 

1. Click the Folder List button   in the Navigation Pane.  
2. In the Folder List, Right click the Calendar folder.  
3. Select Sharing from the pop‐up menu.  
4. Select the Permissions tab.

5. Click the Add… button   .  
6. In the Add Users dialog box, in the Type Name or Select from List box, enter the name of the person whom 
you want to grant sharing permissions to.  
7. Under Add Users, click the Add  button,  
8. Click OK.  
9. In the Name box, click the name of the person you just added.  
10. Under Permissions, in the Permission Level list, click the permission level that you want.  

31 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
With this
permission level
(or role) You can

Owner Create, read, modify, and delete all items (item: An item is the basic element that holds information in Outlook
(similar to a file in other programs). Items include e-mail messages, appointments, contacts, tasks, journal entries,
notes, posted items, and documents.) and files, and create subfolders. As the folder owner, you can change the
permission levels others have for the folder. (Does not apply to delegates.)

Publishing Editor Create, read, modify, and delete all items and files, and create subfolders. (Does not apply to delegates.)

Editor Create, read, modify, and delete all items and files.

Publishing Author Create and read items and files, create subfolders, and modify and delete items and files you create. (Does not
apply to delegates.)

Author Create and read items and files, and modify and delete items and files you create.

Contributor Create items and files only. The contents of the folder do not appear. (Does not apply to delegates.)

Reviewer Read items and files only.

Custom Perform activities defined by the folder owner. (Does not apply to delegates.)

None You have no permission. You can't open the folder.

Note * With author or editor permissions, a delegate has send-on-behalf-of permission. Sent messages
contain both the manager's and delegate's names. Message recipients see the manager's name in the Sent
On Behalf Of box and the delegate's name in the From box.

Opening a Shared Calendar  
Up to 30 calendars can be viewed side‐by‐side in the Calendar view. You must open a shared calendar before you can 
view it.   
Follow these steps: 
 

1. Click the Calendar shortcut  from the Navigation Pane.  
 
2. Click Open a Shared Calendar.  
 
3. Click the Name… button to select the person's name from the 
address book or type the name in the Name box.  
 
4. The new calendar will appear to the side of any calendar already in the view.  
 
 

32 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Viewing Shared Calendars in the Review Pane 
Once shared privileges are placed on a calendar, that calendar can be easily viewed.   

1. Using the calendar pane at the left, check the appropriate box next to the calendar you wish to view.  

2. It will display your calendar next to the person’s selected. (see figure below) 

3. In the calendar pane at the left, check only the boxes of those calendars you wish to view.  Deselect those you do 
not wish to view. 

 
 
 
** NOTE **  For information on Calendar and Schedule visit : 
http://office.microsoft.com/en‐us/outlook/CH062556101033.aspx 

33 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Contacts in Outlook  

The Contacts folder is your e‐mail address book and information storage for the people and businesses you want to 
communicate with. Use the Contacts folder to store the e‐mail address, street address, multiple phone numbers, and 
any other information that relates to the contact, such as a birthday or anniversary date. 

Communicating with your contacts 

From a contact in your contact list, you can click a button or menu command to have Microsoft Outlook address a 
meeting request, e‐mail message, or task request to the contact.  You can link any Outlook item or Microsoft Office 
document to a contact to help you track your activities associated with the contact. 

Entering contact information 

When you enter a name or address for a contact, Outlook separates the name or address into parts and puts each 
part in a separate field. You can sort, group, or filter contacts by any part of the name or any part of the address you 
want. You can file contact information under a last name, first name, company name, nickname, or any word that 
helps you find the contact quickly. 

You can enter up to three addresses for each contact. Designate one address as the mailing address. 

1. Enter the full name of the 
contact ( First name and last 
name) in the Full Name field. 
2. Enter appropriate information in 
the Job title and Company fields. 
3. Under the Phone Numbers 
category, enter the various 
phone numbers for your 
contact. 
4. Under the Addresses field, enter 
a business address or use the 
drop down arrow next to this 
field to change the option to a 
home address. 
5. In the Email field enter the 
contact email address.  Use the 
drop down arrow on this field to 
designate up to 3 email address. 
6. Click on the Categories button 
to set a category for your contact. 
7. Click Save and Close   to Save the newly created contact. 

34 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
Tasks 
 
A task is a personal or work‐related errand you want to track through completion.  

- A task can occur once or repeatedly.  

- A  recurring  task  can  repeat  at  regular  intervals  or  repeat  based  on  the  date  you  mark  the  task 
complete. For example, you might want to send a status report to your manager on the last Friday of 
every month, and get a haircut when one month has passed since your last haircut.  

Creating a new Task  
 
1. Click the File drop down menu, 
2. Point to New,  
3. Click Task.  
4. Click the Subject box 
5. Type subject name.  
6. Select Due Date & Start Date fields and select the appropriate dates.  
7. Set the Status & Priority of the task by selecting the drop down arrow in this field and choosing the 
appropriate selection.  
8. In the body of the task, type instructions or information about the task.  
9. Click Save and Close    to save the task.  

Assigning a task to someone else  
 
Sample email
1. Click the File drop down menu, 
message of a task
2. Point to New,   assigned

3. Click Task Request.  
4. In  the  To  box,  enter  the  name  of  the  person  you 
want to assign the task to.  
- To select the name from a list, click the To 
button.  
5. Click the Subject box and type subject name.  
6. Select Due Date & Start Date fields and select the 
appropriate dates.  
7. Set  the  Status  &  Priority  of  the  task  by  selecting 
the drop down arrow in this field and choosing the 
appropriate selection. 
8. In  the  body  of  the  task,  type  instructions  or 
information about the task.  

35 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
9. To keep track of this task, select or clear the Keep an updated copy of this task on my task list check box and 
the Send me a status report when this task is complete check box.  
10. If you want the task to repeat, click the Recurrence button   from the toolbar and select the 
options you want, then click OK.  
11. Click the Send button    to assign your task.  

Accepting or Declining a Task Assignment  
1. Open the task or task requests.  
2. Click the Accept button or Decline button.  
3. Click either Edit the response before sending (type your 
comment in the message, and then click Send), or Send 
the response now.  (See Figure at Right) 

Sharing Task Information with others  
This feature requires you to be using a Microsoft Exchange Server e‐mail account.  
 
1. Click the Tasks button    in the Navigation Pane.  
2. Under the shortcut folder, right click on the Tasks button and select Sharing… from the pop‐up menu.  
3. Select the Permissions tab.
4. Click the Add…  button.  
5. In the Add Users dialog box, in the Type Name or Select from List box, enter the name of the person whom 
you want to grant sharing permissions to.  

6. Under Add Users, click the Add button  , and then click OK.  
7. In the Name box, click the name of the person you just added.  
8. Under Permissions, in the Permission Level list, click the permission level that you want.  

 
For details about permission levels, see information on permissions below.    

36 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
 
Permission Levels Defined 
This feature requires you to use a Microsoft Exchange Server e‐mail account. 

If your administrator has set up a public folder, you may have permission to use some or all of the folders within the 
public folder. If someone has shared one of their private folders with you or designated you as a delegate (delegate: 
Someone granted permission to open another person's folders, create items, and respond to requests for that 
person. The person granting delegate permission determines the folders the delegate can access and the changes the 
delegate can make.) for that folder, then you have permission to perform certain activities in that folder. The extent 
of the activities you can perform in a public folder, shared private folder, or folder you are a delegate for, depends on 
your role (or combination of permissions) in that folder, as described next. 

With this
permission level You can
(or role)

Create, read, modify, and delete all items (item: An item is the basic element that holds information in Outlook (similar to a file in
other programs). Items include e-mail messages, appointments, contacts, tasks, journal entries, notes, posted items, and
Owner
documents.) and files, and create subfolders. As the folder owner, you can change the permission levels others have for the folder.
(Does not apply to delegates.)

Publishing Editor Create, read, modify, and delete all items and files, and create subfolders. (Does not apply to delegates.)

Editor Create, read, modify, and delete all items and files.

Publishing Author Create and read items and files, create subfolders, and modify and delete items and files you create. (Does not apply to delegates.)

Author Create and read items and files, and modify and delete items and files you create.

Contributor Create items and files only. The contents of the folder do not appear. (Does not apply to delegates.)

Reviewer Read items and files only.

Custom Perform activities defined by the folder owner. (Does not apply to delegates.)

None You have no permission. You can't open the folder.

Note With author or editor permissions, a delegate has send-on-behalf-of permission. Sent messages contain both the manager's and delegate's names.
Message recipients see the manager's name in the Sent On Behalf Of box and the delegate's name in the From box.

Opening Shared Tasks  
 
1. Click the Tasks button     in the Navigation Pane.  
2. Click Open Shared Tasks  
3. Click the Name button and select the person's name from the address book. 
4. Click OK.  
5. Click shared tasks under the Other Tasks.  

37 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
Notes 
 
Notes are the electronic equivalent of paper sticky notes. Use notes to jot down questions, ideas, reminders, and 
anything you would write on note paper. You can leave notes open on the screen while you work. This is especially 
convenient when you're using notes for storing bits of information you may need later, such as directions or text you 
want to reuse in other items or documents.  

Creating a Note  
 
1. Click File menu, point to New, and then click Note.  
2. Type the text of the note.  
3. To close the note, click the note icon in the upper‐left corner of the Note window, and then click Close.  

Tip: You can leave the note open while you work. When you change the note, the changes are saved automatically.  

Change a Particular Note's Color
 
It's simple to change the color of an Outlook 2003 Note from yellow to green, blue, pink, or white.  

1. Open the Note.  
2. Click on the top‐left note icon. Select "Color", then your note color from the popup window.  
3. If you are in the "Notes" view inside Outlook 2003, right‐click on a note. Select "Color", then your note color 
from the popup window.  

38 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Sharing Notes  
 

1. Click Notes in the Navigation Pane.  
2. Under the shortcut folder, right click on the Notes shortcut  and select Sharing… from 
the pop‐up menu.  
3. Select the Permissions tab.
4. Click the Add…  button.  
5. In the Add Users dialog box, in the Type Name or Select from List box, enter the name of the 
person whom you want to grant sharing permissions to.  

6. Under Add Users, click the Add  button, and then click OK.  
7. In the Name box, click the name of the person you just added.  
8. Under Permissions, in the Permission Level list, click the permission level that you want.  

Opening Shared Notes  
 

1. Click Notes in the Navigation Pane.  
2. Click Open Shared Notes…  
3. Click the Name… button and select the name 
of the person who allowed you to see his/her 
notes.  
4. Click OK.  

39 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Outlook Web Access (OWA)            
 
OWA is used to access your mail over the internet, from home or any other web‐enabled computer 
using just a web browser.  Not all Outlook functionality is available using OWA, but the majority of basic 
functions are there.  The recommended browser for accessing OWA is Internet Explorer.  Using this 
browser will ensure that you will have access to all of the features that OWA offers. 

Internet Explorer Security  
When using Internet Explorer as your browser you will need to add this website to your ‘Trusted sites’ 
list in Internet Explorer and install an ‘Active‐X’ prompt as pop‐ups are used by OWA. 

1. In IE, from the ‘Tools’  menu select Internet Option, then select the ’Security’ tab 

2. Click on Trusted Sites 

3. Click the Sites button.   

4. The trusted sites dialog box opens. (See figure below) 

5. Enter  URL https://www.csun.edu/webmail  in the Add this website to the zone field 

6. Click the ‘Add’ button. 

7. Click Close 

40 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

How to Read your Mail over the Web 
 
1. Type this URL in your web browser:   www.csun.edu/webmail 
2. The Email System page will appear. (see figure below) 
3. As an Outlook user, select the CLICK HERE TO LOG IN button on the right. 
4. The Outlook Office Web Access Log in screen appears. (See figure at bottom) 
5. Login using your CSUN user ID and password. 

 
 

41 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Using OWA to View, Send and Receive Email   
 
You will see a window that looks similar to Outlook 2003. As you will notice, the shortcuts to Calendar 
and other tasks looks the same as Outlook. (See figure below) 

1. To create a new message, click the New      button.  

2.  On the new message window, click the To button to get the Find Names – Webpage Dialog box. 

3.  You have the ability to search the GAL, but the drop‐down is not available as it appears in full 
Outlook. 

42 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 
Enter the Last
Select the Address
name of the person
To find a name in the GAL:  Book to Search
in the search field

1. Select the Address Book to 
Search. (See figure at right) 
2. Enter the Last name of the 
person in the search field. 
(pictured at right) 
3. Select Enter on your keyboard 
4. Click to “To” button to have 
the name appear in the 
Message recipients field. 
5. Click OK 
6. The Untitled Message window 
appears. 
7. Continue with filling out the 
subject line and input your 
message.  Click OK once
Message recipients
8. Click the Send button    to Send the message.   field is populated

9. To attach a file using OWA, click the 
‘Attachments’ button   ,  Navigate to the file 
you want to attach (see figure at left) 
using the ‘Browse’ button.  
10. Once you’ve found a file, you must click the 
‘Attach’ button and ‘Close’. (see figure below) 

43 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Using OWA to View and Create Calendaring Appointments 
OWA offers many features, including access to your Email, Calendar, Contacts and Tasks from any 
machine that has internet connectivity and a browser. If you use the Outlook 2003 client in the office 
and OWA from home, you will notice that not only can you view your email from home, but your 
Calendar, Contacts and Tasks are all accessible to you from your home computer using OWA! 
• The OWA Calendar allows you to create and track appointments. You can also organize and schedule meetings 
with co‐workers,  update or modify the information (time, location, attendees) as required.   
• The OWA Calendar has many of the same options as Outlook 2003.  By using the Calendar toolbar, you can 
choose those options you want. You can view existing appointments and meetings or create new ones. 
• When you use Calendar to keep track of your meetings and appointments, co‐workers can check your 
availability for their own scheduling purposes (they CANNOT see the details of your appointments – only that 
you are “BUSY”, “OUT OF THE OFFICE”, or “FREE”).  
 
Here is a brief overview of the toolbars and buttons 
found in the calendar folder. 
 

The OWA Calendar window

 

 (The OWA Calendar Action Bar) 
 

  Click this button to schedule a meeting or set up an appointment. 
 

  Click here to print items from the calendar. 
 

  Click here to delete items from your calendar. BE SURE you have the item selected before you click 
delete. You WILL NOT get a prompt asking if you are sure that you want to delete something. 
 

  Click here to go to today in the calendar. 
 

  Click here to switch to daily view. 
 

  Click here to switch to weekly view. 
 

  Click here to switch to monthly view. 
 

  Click here to search for items in the calendar. 

  Click here to view reminders of upcoming meetings or appointments

44 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Using OWA to View and Create Contacts

 
The OWA Contacts allows you to view your existing contact list.  You can also create new contacts 
and add them to your list.  If you are saving your contacts in a Personal Address Book and not 
Contacts, then you will not be able to view them.  These are saved to your C: drive of your 
computer and not the server. 

NOTE: To print contact information the contact must be opened.  
To open a contact, double‐click on the contact name. 
 
Here is a brief overview of the toolbars and buttons found in the contact folder. 
 

 
 

   Click here to create a new contact. 
 

   Click on the arrows to move forward and backward in 
your contacts. 
 

   Click on the arrow next to the word Address Cards to change the 
way you view your contacts. 
 
DELETED ITEMS 
 
The Deleted Items folder stores contacts, emails and/or appointments that you delete. You can view 
these items in the Deleted Items folder. Once you delete items from this folder, they will be 
PERMANENTLY removed from your mailbox. 
 
Provided below is a brief overview of buttons unique to the Deleted Items folder. 
 

 
 
   Click here to empty the deleted items folder. 

   Click here to recover deleted items. 

45 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Using OWA for Tasks 
 
TASKS 
 
The Tasks folder provides access to your Outlook tasks. In the OWA version of the Tasks folder you can 
only assign a task to yourself and view any other tasks already created.  
 
Here is a brief overview of the toolbars and buttons found in the Tasks folders. 
 

   Click here to create a new task.  

46 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Appendix A   
Configuring an Exchange Account   
 

We strongly recommend that you check with your exchange deployment tech member prior to 
implementing this process, as they may have already set you up or will be assisting you in this 
process. 

Setting up an Exchange Account 
** Note**  An Exchange account must have been created for you before you can configure your copy of 
Outlook. 

1. Open your Control Panel option and choose 
the Mail control panel 
 

   

2. Select “Add a new e‐mail account” and click 
next (see figure below) 

3. Select Microsoft Exchange Server and 
click Next.  

   

47 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

4. Enter “exchange.csun.edu” for the Microsoft Exchange Server.    

5. Check the “Use Cached Exchange Mode” box.  

6.  Enter your UID in the “User Name” section.  

   

7. You will receive this warning.  Select “Yes”.  

   

8. Launch the Outlook application from your Start menu 

9. From the Tools menu, Select Options. 

10. The Options dialog box will appear.  (See figure on next page)  

  

48 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

   

11. Select the “Mail Setup” tab and click on “E‐mail Accounts”  

12. Select “View or change existing e‐mail accounts” and click on “Next”.  

   

13. The E mail Accounts dialog box appears  (See figure below) 

49 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

14. Highlight Microsoft Exchange Server.  

15.  In the “Deliver new e‐mail to the following location” drop down, select your “Mailbox – 
(name)” option.    

16. Click on the “Set as Default” 
button to make Exchange your 
default mail account.  This will 
default all your send mail to go 
out via Exchange.  

 You can verify that this is set correctly by creating a new mail message from Outlook and selecting the 
“Accounts” drop down from the tool bar.  It should confirm which account you are sending mail from.  
You can override the default with this option for testing purposes.  Once you select a send account from 
the list, you will also get a confirmation message hi‐lighted in gray above the “To” field.  

Once you’re Exchange Account has 
been set up, proceed to Appendix B 
for Step 2 in completing your 
exchange conversion. 

50 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Appendix B  
How Do I get my Current Email (Mirapoint) into Exchange?  

Step 1:  Subscribe to all folders in your IMAP  
1. Open Outlook  
2. From the Tools menu, select IMAP Folders  
3. The IMAP Folders dialog box opens (see figure below) 
4. Select the Query button 
5. Click on the All tab 
6. Scroll through and select each file in the list that you 
want to show in your exchange mailbox OR hold the shift key down to select multiple files at a 
time.  
7. Select the Subscribe button after each selection. 
8. Select the Subscribe Tab now 
9. Scroll through to make sure that all folders have been subscribed to.  If you see a file that does 
not have a file folder next to it, select it 
and click the subscribe button.  
10. Click OK 
 

51 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Step 2:  Download all folders in your IMAP  
1. From the Tools menu, select Options. 
2. The Options dialog window appears (see figure at 
right) 
3. Click on Mail Setup tab   
4. Click the Send/Receive button. 
5. The Send/Receive Groups dialog window appears. 
See figure below 
6. Click on the Edit button. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Accounts Field,
 
select your IMAP
 
account
 
 
7. The Send/Receive Settings – All 
Accounts dialog window appears.  
(see figure at right) 
8. Under the Accounts field on the far  Be sure that the
left of this window, Select your IMAP  Download complete item
account.  Your IMAP account may be  including attachments
button is selected
labeled as imap.csun.edu or it may 
have your name. (see samples at 
right)   
9. Scroll through the 
Folders Options field 
and select every file.  Folder Options field
(be sure each file has a 
check mark) See 
sample at right. 
 
10. Next, Click on the Download complete item including attachments radio button. 
 
11. Click OK 
 
 

52 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Step 3:  Export the Folders   
1. From the File menu, select Import and 
Export… 

2. The Import and Export Wizard dialog 
window appears. (see figure at right) 

3. Choose “Export to a file”  

4. Click Next. 

5. The Export to a file wizard window appears. 

6. Choose “Personal Folder File (.pst)”  

7. Click  Next. 

8. The “Export Personal Folders” wizard 
window appears. 

9. Select your IMAP top level folder. It may 
be labeled “imap.csun.edu” or it may have 
your “name@csun.edu” (as pictured in 
figure at right below). 

10. Click the radio box to select “Include 
subfolders”  

11. Click on Next. 

12. The last Export Personal Folders wizard 
window will appear. (see figure on next 
page) 

53 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

13. Complete the process by selecting the Finish 
button.  The PST file is stored at 
C:\Documents and Settings\User’s 
Profile\Local Settings\Application 
Data\Microsoft\Outlook\backup.pst) 

14. Choose No Encryption and click on OK. 

Step 4:  Import the Folders   
1. From the File menu, Select Import and 
Export. 

2. The Import and Export Wizard window 
will appear. (see figure at right) 

3. Select “Import from another program or 
file”  

4. Click  Next. 

54 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

5. The Import a File wizard window 
appears. 

6. Scroll through the Select file type to 
import from: field and click  “Personal 
Folder File (.pst)”  

7. Click Next. 

8. The Import Personal Folders Wizard 
window appears (see figure at right 
below) 

9. Select the drop down arrow under the “Import items into the same folder in: field.  

10. Scroll up and select the Mailbox – Your name 

11. Click Finish. 

 
 

55 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Step 5:  Filter Rule for Outlook IMAP users   
1. Select your inbox under the IMAP folder hierarchy within Outlook 
2. From the Tools menu, select Rules and Alerts 
3. The Rules and Alerts dialog window opens 
4. Select New Rule  
 

5. Select the Start from a blank rule radio 
button. 
6. Under Step 1: Select when messages should 
be checked field, Select Check messages 
when they arrive. 
7. Click Next  
8. The Rules Wizard window appears (see figure 
at right) 
9. Scroll down in Step 1: Select Condition Field, 
and Check the box corresponding to "on this 
machine only" 
10. Click Next 
11. The next Rules Wizard dialog box appears. See 
figure on next page. 

56 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

12. Select the box corresponding to "move it to the specified folder". (see figure below) 

13. Within the 'Step 2' section, click 'specified'  
14. A Rules and Alerts dialog window will appear. (see figure above) 
15. Select the Inbox from within your new Exchange 
mailbox hierarchy ‐ this may be the topmost 
inbox on the list of presented account folders. 
16. Click OK 
17. Click Next 
18. Click Next again 
19. In the final Rules Wizard dialog box (pictured at 
right) Check the box "Run this rule now on 
messages already in "Inbox" 
20. Click Finish 
 
Once you have completed Steps 1 – 5 in 
Appendix B proceed to Appendix C  for the 
next Step in completing your exchange 
conversion. 

57 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
  

Appendix C  
 

Permanently move your CSUN email account from Mirapoint to Exchange 2007  
This is the final step in the migration process.  

1. In your browser address field type in this URL https://exchangeweb.csun.edu/migrate/ 
2. Follow steps 1 – 5 indicated on the Migration wizard page. (see figure below) 

 
3. Once step 5 is complete and you have clicked the Migrate Mailbox button proceed to Appendix D 
 
** CAUTION **   Do not delete your Mirapoint IMAP account until at least 15 minutes after you click 
the option on the new web site to switch your email. 
 

58 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Appendix D 

Removing a Mirapoint IMAP Account from Your Exchange E­mail Account in 
Outlook 2003 

1. Select the Tools menu, and click E‐mail Accounts. 
2. Select View or change existing e‐mail accounts, and click Next. 
3. In the E‐mail Accounts window, select the non‐UW account, and click Remove. 
 

When asked if you want to remove this account, click Yes.  In the E‐mail Accounts window, click Finish. 
 

59 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Appendix E 
Migrating Outlook Personal Calendars and Contacts to Exchange Using 
Outlook 2003  
If you are a current Outlook user for calendaring and contacts your calendar and contact 
information can be imported into the Outlook 2003 Exchange environment by following the steps 
below.  There is not need to re‐input your calendar and contact information in the Outlook 2003 
Exchange 
1. Open Outlook 
2. From the File menu, select Import and Export.  
3. The Import and Export Wizard will open and 
begin to take you step by step through the 
process. (see Figure at right) 
4. Select Export to a file and click on Next. 
5. The Export to a File window in the wizard 
process will open. (see figure below) 
6. Select Personal Folder File (.pst) and click Next.  

7. The Export Personal Folders window in the 
wizard process will open. (see figure at right) 
8. Select the Calendar folder from your personal 
folders and click Next.  

9. The Export Personal Folders window appears as 
seen at right. 
10. Using the Browse button, Set your file name and 
path for the exported file in the Save exported file 
as field. Make sure you make it something unique 
so it does not overwrite your real personal folder 
file! 

60 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

11. Click Finish   
12. Now again, select File from the menu bar,  
13. Select Import and Export.  
14. The Import and Export Wizard will open.  (see Figure below) 
15. This time select Import from another program or file.  
16. Select Personal Folder File (.pst) and click Next. 
The Import Personal Folders Wizard window appears. (see Figure below) 

 
18.  Enter the file name and path of the export file you created and click Next. 

19. The Import Personal Folders wizard window appears. (See Figure below) 

20. Select the Calendar folder from your backup file and click Finish.  
 

** NOTE **  Steps 1 – 20 must be 
repeated for each 
calendar you want to 
import into Outlook 
2003 exchange. 

** NOTE ** Repeat all the above 
steps for your contacts 
as well, selecting your 
contacts folders instead 
of your calendar folders. 

61 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Appendix F 
For Non Outlook IMAP users ­ 
Moving Mail Folders from an IMAP Email to Outlook 
Adding IMAP Mailbox in Outlook 

1. Pull down the Tools menu and select E‐mail Accounts  
2. Click on Add a new e‐mail account, and click Next button  
3. Choose IMAP and click Next button  
4. Enter your name in Your Name: box (for labeling)  
5. Enter your  email address (e.g. user@csun.edu) in E‐mail Address: box  
6. Enter imap.csun.edu in Incoming mail server (IMAP):  box  
7. Enter smtp.csun.edu in Outgoing mail server (SMTP): box  
8. Enter your CSUN login in User Name: box  
9. Enter your password in Password:  box  
10. Make sure to click Remember password checkbox so that mail can be automatically retrieved!  
11. Click More Settings ... button  
12. Open the Advanced tab and choose This server requires an encrypted connection (SSL), then 
click OK  
13. Click Next button  
14. Click Finish button  

For Non Outlook POP users ­ 
1. Consult with your local technical support staff to set up an IMAP account. 
2. Drag and drop your POP folder up into the IMAP folder structure. 
3. Next, follow the steps outlined to move mail folders from IMAP to Outlook. 

62 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Appendix  G 

Moving Mail Folders from an E­mail Account Connected via IMAP to Your 
Outlook Exchange E­mail Account 
Introduction 

The following instructions will assist in connecting to a Mirapoint e‐mail account via IMAP to copy mail 
folders to your MS Exchange E‐mail account in Outlook 2003 to begin using your Exchange e‐mail 
account as your default e‐mail account.  

Procedure 

Note: It is necessary that Microsoft Outlook first be configured for your new Exchange E‐mail account. If 
you have questions about this preliminary configuration, please contact your local technical support 
person.  See instructions above for setting up an IMAP account in Outlook 2003. 

Moving Mail Folders to Your Exchange E­mail Account in Outlook 2003  
ƒ In the Navigation Pane, in the All Mail Folders section, both Exchange e‐mail and your IMAP 
account will be shown. Your Exchange e‐mail is listed first and is displayed in the format Mailbox 
‐ your full name.  
 
ƒ Click and hold on each folder that you would like to move from your IMAP account, drag the 
folder to the Mailbox ‐ your full name folder or to any folder underneath this folder, and release 
the mouse.  

A. Note:   Depending on the size of your IMAP inbox, or the size of any IMAP folders you 
are planning to move, you will be tying up our email for some time as these messages 
are transferred from IMAP to your Exchange account.  You might want to save this 
process for lunch time, or the end of the day, when you can start the transfer process 
and be away from your computer. 
   
Creating a copy of your entire Exchange account 
It may be good practice to occasionally create a copy of your entire account (all items in your folder list) 
as a backup.  These files can be stored on your personal computer or a cd. 

1. From Outlook's File menu, select Import and Export. 
2. From the Import and Export Wizard window, select Export to a file then click Next   
3. From the Export to a File window, select Personal Folder File (.pst) then click Next . See figure 
on next page. 

63 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

4. From the Export Personal Folders 
window, select Mailbox ‐ (your name). 
This will make a backup of your entire 
Exchange email account including 
messages, contacts, and calendar items. 
Make sure you have checked Include 
Subfolders and then click Next … 
5. Finally, from the Export Personal 
Folders window, select the location that 
you would like your backup to be saved 
to and then click Finish.  

64 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07 
 

Appendix H 
Making a Backup of Your Personal Folder 

After you have created your personal folder or folders and have added the information you want to it, it 
is important that you make a backup of that new folder. To make a backup of the folder, do the 
following:  

1. From the start menu, select Search. 
2. Click the All files and folders option. 
3. Click the More Advanced Options button. 
4. Make sure the following boxes are checked: Search System Folders, Search Hidden Files and 
Folders, and Search Subfolders. 
5. In the All or part of filename box, type: *.pst (that's an asterisk, a period, then pst). 
6. Click the Search button and wait until it has finished its search. 
7. In the search results window, go to the Edit tab located within the top menu of the screen, and 
select the Select All option. 
8. While all the files (it could be as few as 1) are selected, go to the Edit tab located within the top 
menu of the screen, and select the Copy option. 
9. Minimize the search results screen and open the backup directory in which you would like to 
store the personal folder in. (This directory could be on a USB flash drive, external hard drive, or 
a folder that you plan to backup to CD) 
10. With your backup directory window open, go to the Edit tab located within the top menu of the 
screen, and select the Paste option. 
11. Once you see the personal folder files found in the search appear in your backup directory, the 
backup is complete. You can then close the search results window. 

65 of 65
Microsoft Outlook 2003 Training Guide
Updated 9.5.07