LA GESTIN DE PROYECTOS

INSTITUTO TECNOLOGICO DE VERACRUZ CARRERA: Ing. En Sistemas Computacionales ALUMNO:

JOSE RUBEN PEREZ RODRIGUEZ

PROFESOR:
MARIA EUGENIA PELENCIA CASTILLO

MATERIA: ADMINISTRACION INVESTIGACION: La Gestin de Proyectos

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LA GESTIN DE PROYECTOS INTRODUCCION En la realizacin de cualquier proyecto, el analista de sistemas tiene una importancia vital ya que es el quien generalmente asume la direccin del proyecto encargndose as de proveer del personal necesario, y de tomar las decisiones que ayuden a que el proyecto cumpla con los objetivos propuestos. Es por esta razn que es muy importante que el analista este familiarizado con la gestin de proyectos y todas las tcnicas y herramientas que la componen, y que le facilitarn su labor al trabajar en un proyecto. En este informe intentaremos explicar algunas de las principales directrices y herramientas que componen la Gestin de Proyectos y que ayudarn al analista a tomar de una manera ms precisa las decisiones para el proyecto. El proceso de divisin de las actividades en actividades elementales vendr determinado por el grado de control que se vaya a tener sobre cada actividad durante la gestin del proyecto. Tambin es conveniente documentar todas las caractersticas de cada una de las actividades. Esto permite, frente a imprevistos durante la realizacin del proyecto, re planificar rpidamente, reduciendo las posibilidades de cometer errores en el proceso.

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LA GESTIN DE PROYECTOS LA GESTIN DE PROYECTOS Es la rama de la ciencia de la administracin que trata de la planificacin y el control de proyectos.

PLANIFICACIN: Planear la ejecucin de un proyecto antes de su inicio. CONTROL Y SEGUIMIENTO: Medir el progreso del proyecto.

La coordinacin de un proyecto requiere la coordinacin en el tiempo de equipos, proveedores, personas, tareas y dinero. Para realizar estas tareas, un proyecto se puede dividir en las siguientes fases: Fase de creacin y planificacin del proyecto 2. Fase de seguimiento y control del proyecto 3. Fase de comunicacin del proyecto
1.

Las fases de planificacin y control tienen lugar en etapas distintas de la vida del proyecto, mientras que la comunicacin tienen lugar durante toda la vida del proyecto. Procesos en la planificacin del proyecto: 1.1 Especificaciones del proyecto 1.2 Definicin del calendario del proyecto 1.3 Definicin del esquema del proyecto 1.4 Determinacin de las caractersticas de cada actividad 1.5 Localizacin de hitos o puntos claves de control 1.6 Bsqueda de dependencias entre actividades 1.7 Determinacin de los recursos que participarn en el proyecto 1.8 Revisin y anlisis crtico del proyecto

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LA GESTIN DE PROYECTOS 1.1 Especificaciones del proyecto:

Descripcin y objetivos del proyecto Fecha de finalizacin Productos que se obtendrn con el proyecto Recursos que se utilizarn

1.2 Definicin del calendario del proyecto

Horarios y turnos de trabajo Das festivos Perodos vacacionales

1.3 Definicin del esquema del proyecto - Anlisis descendente

Divisin del proyecto en fases Divisin de las fases en actividades Divisin reiterada de las actividades hasta llegar a las actividades elementales

El final del proceso de divisin de las actividades en actividades elementales vendr determinado por el grado de control que se vaya a tener sobre cada actividad durante la gestin del proyecto. Por ejemplo, si una actividad se subcontrata no tiene sentido dividirla en actividades menores, ya que el subcontratista ser el responsable de la gestin de esa parte del proyecto.

1.4 Determinacin de las caractersticas de cada actividad

Definicin de las caractersticas de cada actividad Clculo del nmero de horas necesarias para llevarla a cabo. Se pueden utilizar dos estrategias: Calcular el nmero de horas por unidad de recurso. En tal caso, la duracin de la tarea se determinar cuando se le asignen los recursos que la llevan a cabo. Calcular el nmero de horas teniendo en cuenta qu recursos se utilizarn. Si se modifican los recursos asignados, es necesario recalcular la duracin.

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Determinacin de fechas especficas que puedan afectar a la actividad Determinacin de cmo se ver afectada la actividad por la existencia de festivos, la asignacin de recursos adicionales o la realizacin de horas extraordinarias.

Es conveniente documentar todas las caractersticas de cada una de las actividades. Esto permite, frente a imprevistos durante la realizacin del proyecto, replanificar rpidamente, reduciendo las posibilidades de cometer errores en el proceso.

1.5 Localizacin de hitos o puntos claves de control

Los hitos se utilizan como marcadores o puntos de control. Indican fechas o puntos dentro del proyecto que se han de tener en especial consideracin. Un hito es una actividad de duracin nula (0 horas)

1.6 Bsqueda de dependencias entre actividades

Para cada actividad, se debe determinar si su realizacin depende del inicio o la finalizacin de otras actividades. Se pueden establecer tres tipos de dependencias. Fin - Inicio (FI): el inicio de la actividad dependiente est ligado a la finalizacin de la precedente Inicio - Inicio (II): el inicio de la actividad dependiente est ligado al inicio de la precedente Fin - Fin (FF): para poder completar la actividad dependiente se debe finalizar la precedente Determinacin de retardos en las dependencias. Por ejemplo, para una relacin FI, existir un retardo positivo si la actividad dependiente debe iniciarse un tiempo despus de haber finalizado la precedente, y un retardo negativo si la actividad dependiente puede iniciarse un cierto tiempo antes de que finalice la precedente.

Es necesario explicitar todas las dependencias, y no slo las ms restictivas. La obtencin de una planificacin fiable depende, en buena medida, de una correcta determinacin de las dependencias entre actividades.

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LA GESTIN DE PROYECTOS 1.7 Determinacin de los recursos que participarn en el proyecto

Definicin del calendario de disponibilidad de cada recurso Asignacin de recursos a cada tarea

Consideraremos un recurso a toda persona, empresa, instrumento o material necesario para llevar a cabo una actividad.

1.8 Revisin y anlisis crtico del proyecto

Resolucin de conflictos de programacin Resolucin de conflictos de recurso Verificacin de plazos con proveedores y subcontratistas Verificacin de plazos con departamentos implicados Anlisis crtico: bsqueda de posibilidades de optimizacin

Al terminar esta fase se dispondr de la planificacin que servir de referencia para el desarrollo del proyecto.

2. El seguimiento persigue que el proyecto se ajuste a la planificacin inicial. Requiere: 2.1 Creacin de un plan de referencia 2.2 Recoleccin de datos reales 2.3 Anlisis del seguimiento del plan original

2.1 Creacin de un plan de referencia

Es la planificacin del proyecto que se considera definitiva antes de empezar a ejecutar el proyecto
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Se utiliza para comparar la evolucin del proyecto real con la evolucin que se esperaba

Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan de referencia, ms prximo a la realidad del proyecto.

2.2 Recoleccin de datos reales

Determinacin de la periodicidad del seguimiento. Podr ser diario, semanal, quincenal o mensual, en funcin de la duracin y naturaleza de las actividades. Distintas actividades pueden requerir una periodicidad del seguimiento diferente Determinacin de la informacin a recoger para cada actividad. La ms habitual es: Fecha de inicio y finalizacin real Tiempo que falta para completar las actividades iniciadas Recursos utilizados y gastos reales

Es importante que la informacin recogida sea fiable y verificable, para asegurar el control del proyecto.

2.3 Anlisis del seguimiento del plan original

Realimentacin de la programacin con valores reales para obtener una planificacin que incorpore el estado real del proyecto Comprobacin de la utilizacin de los recursos. La existencia de desviaciones puede revelar una subestimacin de las necesidades reales de recursos del proyecto y requerir el reclculo del proyecto para obtener un nuevo presupuesto ms ajustado a la realidad. Comparacin de la planificacin basada en valores reales con el plan original Determinacin de los ajustes a realizar para corregir las desviaciones en la programacin y en los recursos

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LA GESTIN DE PROYECTOS Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan de referencia, ms prximo a la realidad del proyecto.

3. El objetivo de la comunicacin Es mantener informados a todos los participantes de la evolucin del proyecto, as como intercambiar informacin y opiniones sobre su marcha. La comunicacin se realiza mediante informes, cuyo contenido depender de a quin van dirigidos: 3.1 Informes para la direccin 3.2 Informes para el responsable del proyecto 3.3 Informes para los recursos 3.4 Informes para el cliente

3.1 Informacin presente en los informes para la direccin

Productos y resultados principales obtenidos en el curso del proyecto Puntos de control definidos Recursos necesarios para una correcta ejecucin del proyecto Coste del proyecto

3.2 Informacin presente en los informes para el responsable del proyecto

Organizacin del trabajo Flujo de trabajo e informacin Fecha de inicio de cada actividad Recursos implicados en cada actividad del proyecto

3.3 Informacin presente en los informes para los recursos

Actividades asignadas a cada recurso Fecha en que cada recurso debe empezar a trabajar en cada actividad Impacto que tiene el trabajo de cada recurso en el proyecto en general

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LA GESTIN DE PROYECTOS 3.4 Informacin presente en los informes para el cliente

Situacin real del proyecto Desviaciones respecto a la planificacin o el coste previstos

CONCLUCION. Adems de las responsabilidades de anlisis y diseo de sistemas, los analistas de sistemas asumen con frecuencia el papel de directores de proyectos . Una mala gestin de proyectos desemboca a menudo en la no definicin de necesidades de usuario final , en excesos de costos y en retrasos en la entrega de los proyectos . Las causas de estos problemas pueden ser omisiones realizadas durante el desarrollo de sistemas , definicin imprecisa de objetivos , estimaciones de costos prematuras, deficientes tcnicas de estimacin , mala gestin de tiempo y falta de liderazgo . Es responsabilidad del analista de sistema evitar estos errores y llevar a buen trmino el proyecto tanto en tiempo como en presupuesto. Entre las funciones bsicas de la direccin de proyecto se incluyen la planificacin de las tareas de proyecto , la eleccin del equipo de proyecto , la organizacin y la planificacin de los esfuerzos del proyecto, la direccin del equipo y el control de la evaluacin del proyecto.

BIBLIOGRAFIA http://www.iusc.es/recursos/gesproy/index.html

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