Introduccin a los sistemas ERP

PROCESO DE SELECCIN ERP Por: Lic. Carlos Nevrez Reyes Universidad Virtual ITESM carlos.nevarez@itesm.mx Resumen La inmersa globalizacin actual hace que las organizaciones sean operadas en una escala global, con mltiples sitios de fabricacin, distribucin y socios situados alrededor del mundo, por lo tanto las aplicaciones ERP, fueron planeadas para la gestin y la optimizacin del concepto de cadena de suministros. Estas posibilitan la integracin de diferentes topologas de tecnologas de informacin (TI) y protocolos de transmisin electrnica de datos (EDI), a travs de las empresas con un grado de flexibilidad excelente, siendo el potencial de este tipo de sistemas las capacidades de una organizacin internacional con diferentes unidades de negocio que utilizan diferentes procesos operacionales y de produccin, usando adems diferentes lenguajes y monedas. pero la respuesta de los sistemas ERP es que son fcilmente configurables a la estructura particular de cada organizacin, soportando operaciones multisitio, centralizadas o descentralizadas. Esta solucin ayuda a las organizaciones a integrar toda la informacin a travs de sus mdulos interrelacionados entre s. Para la implantacin de un ERP las compaas consultoras se basan en procesos y metodologas probadas en algunas industrias y esto es mejor conocido como "las mejores prcticas" . El llevar a la prctica esta implantacin lleva a las organizaciones a hacer un cambio organizacional y crea una nueva forma de hacer negocios lo cual implica integrar y optimizar los procesos de las compaas. ERP es una forma de modelar el flujo de informacin en los negocios, ya que este beneficia el intercambio de informacin entre sus divisiones. ERP no es un sistema cualquiera, es una red de todos los sistemas de la organizacin, incluyendo las herramientas administrativas, produccin, etc. Son aplicaciones que estn muy asentadas en el mundo empresarial y que tienen un gran presente y un prometedor futuro. Los que se consideran expertos en estos temas consideran que en los prximos aos, prcticamente todas las empresas dedicadas a la fabricacin estarn usando alguna ERP. Contenido Los principales motivos para instalar un software ERP son dos: la necesidad de contar con datos ms precisos y actualizados, e informacin ntegra y fiable, adems de la necesidad de simplificar y unificar los procedimientos de los diferentes departamentos.

Estos sistemas de administracin corporativa de recursos cuentan con funciones financieras que integran la informacin del negocio y los procesos de gestin: 1) Mejoramiento de la comunicacin con los inversionistas 2) Colaboracin con clientes y proveedores en las actividades de pago y liquidacin 3) Reduccin de los costos de transaccin y aumento de la eficiencia operativa La importancia de un ERP es recalcada cuando identificas incrementos en la eficiencia de la empresa, los cuales se ven clarificados en los siguientes puntos: 1.Integracin de informacin entre diferentes reas 2.Informacin disponible e inmediata para la toma de decisiones 3.Incremento en la productividad 4.Mejora en los tiempos de respuesta 5.Rpida adaptacin a los cambios 6.Escalabilidad del sistema 7.Integridad de los datos 8.Seguridad definida por el usuario para el manejo de informacin Sin un ERP no se podran tener las corrientes antes mencionadas, por esto resulta de vital importancia el entender estos sistemas y poder seguir en el mundo de la globalizacin. Posteriormente de entender la herramienta ERP, tenemos que entrar a la etapa de investigar y seleccionar el proveedor adecuado para nuestras operaciones, o bien realizar un plan para buscar un desarrollo a la medida de la empresa, es aqu donde se elabora todo un anlisis global, analizar desde la misin, visin, y los objetivos del negocio para realizar una comparacin de a donde vamos y a donde queremos llegar. Elementos a considerar: 1) El desarrollo de una herramienta a la medida suele ser ms caro que comprarla. Pero hay que tener cuidado, ya que si no se cuenta con infraestructura puede ser peligroso y ms costoso. 2) En bastantes ocasiones el software va desarrollo de la empresa se queda a medias o lleva mucho ms tiempo que es estimado en la planeacin desde un principio. 3) Para cualquier implementacin debe considerarse previamente que se cuenta con el apoyo necesario para llevarla a cabo y contar con la estructura tecnolgica suficiente para soportar esta herramienta. Sin un ERP no se podran tener las corrientes antes mencionadas, por esto resulta de vital importancia el entender estos sistemas y poder seguir en el mundo de la globalizacin.

La implementacin de una herramienta ERP para la organizacin es todo un proceso organizacional, de aprendizaje y cuyo estudio precisa instrumentos de investigacin adecuados. A continuacin mencionar un proceso de investigacin llamado SHERPA (Systematic Help for an ERP Adquisition), metodologa de seleccin de Sistemas ERP para pequeas y medianas empresas. SHERPA es un mtodo de utilidad para responsables o consultores involucrados en procesos de seleccin de sistemas ERP e involucra varios pasos que se mencionan a continuacin: 1.-Estudiar la estrategia y los procesos de negocio. Involucra un anlisis global de la organizacin acerca de sus procesos, adems de identificar su estrategia en su forma de negocio. 2.-Decidir adoptar un ERP o no Incluye los procesos de la organizacin, revisar la organizacin, evaluar las diferentes opciones en el mercado y seleccionar la ms adecuada. 3.-Bsqueda de candidatos y eliminar el primer filtro En la bsqueda de candidatos tenemos que comenzar a revisar que es lo que necesitamos, cuales son nuestros requisitos mnimos, estudiar el mercado ERP, visualizar las diferentes propuestas en el mercado, revisarlos y aprobarlos. 4.-Analizar a detalle los candidatos a efectuar un segundo filtro Refinar criterios de evaluacin, evaluar candidatos a detalle, realizar una segunda seleccin de candidatos, adems de su respectiva revisin y aprobacin. 5.-Anlisis y Demostracin de candidatos, adems de visita a proveedores. En este etapa se revisaran los aspectos ya en su funcionamiento, en un principio los proveedores explican las operaciones que realizan sus herramientas pero ya en la prctica es muy diferente, por lo que en esta etapa se presentan demostraciones de las bondades de los ERP's. 6.-Decisin Final, negociacin y planificacin En esta etapa se determina el mejor proveedor para la organizacin, y se revisan cuestiones de contrato, plizas, licencias, entre otros. Todo el proceso de seleccin de un ERP puede considerarse un proceso social muy complejo debido a: a) Participacin de personas en diversos centros de responsabilidad organizacionales. b) Tiempo que se consume en reuniones y toma de decisiones, adems de su inversin y recursos disponibles. c) Dominio tecnolgico especializado.

d) Costo o la inversin en capital humano. La herramienta ERP es una reorganizacin de la empresa en sus procesos y su forma de manejar su informacin hacia dentro de la organizacin, por tal motivo, nos obliga a cambiar y ver de otra forma como se llevan a cabo y manejan los negocios. Este proceso tan marcado en la organizacin la transformar en una empresa inteligente y permitir obtener ventajas competitivas a su favor para posicionarse en el mercado de una mejor forma. "Una solucin ERP no constituye ningn riesgo para la empresa", una herramienta como el ERP cambia la operacin de su negocio para que el empresario tenga todo el control de su compaa, tome decisiones a tiempo y sea ms competitivo, pero no hay que olvidar que la adquisicin e implantacin de una herramienta ERP no es algo tan sencillo que transformar a las empresas de un da para otro, tenemos que estar concientes de que requiere de un gran esfuerzo de toda la organizacin para alcanzar el xito, que en gran parte depende del capital humano, al igual que la organizacin, que transmita sus necesidades a los encargados de la implantacin y que a su vez exista un compromiso formal por parte de la alta direccin para minimizar posibles situaciones problemticas. Por los elementos anteriores, la seleccin de la herramienta adecuada para la organizacin se vuelve importantsima y se tiene que trabajar en ella muy detalladamente. Notas, fuentes y recursos Bibliografa El Economista, Suplemento Tecnologa (2002, Agosto 19) ERP, columna vertebral del negocio Revista Web, Extrado: 18 de Mayo, 2003. Base de datos Infolatina de Biblioteca Digital del ITESM. http://biblioteca.itesm.mx Jarrar, Y.F, Al-Mudimigh, A.; Zairi, M (2001, Noviembre) ERP implementation critical success factors-the role and impact of business process management. Revista Web, Extrado: 18 de Mayo, 2003. Base de Datos IEEE Explore de Biblioteca Digital del ITESM http://biblioteca.itesm.mx Illa, X.B.; Franch, X.; Pastor, J.A (2000, Julio) Formalising ERP selection criteria Revista Web, Extrado: 18 de Mayo, 2003. Base de Datos IEEE Explore de Biblioteca Digital del ITESM http://biblioteca.itesm.mx Ghosh, S (2002) Challenges on a global implementation of ERP software Revista Web, Extrado: 18 de Mayo, 2003. Base de Datos IEEE Explore de Biblioteca Digital del ITESM http://biblioteca.itesm.mx Estay Niculcar, Joan A. Pastor Seleccin de ERP en pequeas y medianas empresas con un Proyecto de Investigacin Revista Web, Extrado 15 de Mayo, 2003. Base de Datos IEEE Explore de Biblioteca Digital del ITESM http://biblioteca.itesm.mx

Christopher Koch (7 Febrero 2002) CIO, Entreprise Resource Planning Research Center URL: http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html Consultada 17 Mayo de 2003 Scott Leibs, (1 Febrero de 2002) CFO Buyer's Guide: ERP Software URL: http://www.cfo.com/article/1,5309,6627||M|162,00.html Consultada 17 Mayo de 2003 Algunos derechos reservados. Licencia Creative Commons Publicado en: http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/59/erpseleccion.htm

Actividad No. 4
Actividad 4.1 Realizar la lectura del material de apoyo de la unidad 4. Seleccin de un ERP. Elaborar un mapa conceptual en donde se representen grficamente las principales ideas y conceptos del autor de acuerdo al material de apoyo Planificacin Elementos que contiene un mapa conceptual Actividad 4.2 En la unidad anterior, se investig sobre un caso de xito de ERP. En esta ocasin deber investigar y redactar en una secuencia independiente en el foro temtico semana 4: Descripcin de la empresa (nombre, giro, etc.) Cules fueron los criterios que utilizaron para seleccionar la implantacin de ese ERP? Cul fue el procedimiento para la seleccin? Qu justificacin hicieron para seleccionar ese ERP? Tuvieron problemas? en caso de ser afirmativo, indicar Cules fueron los problemas se les presentaron? Los solucionaron? o todava estn en proceso? Nota: En caso de que no se pueda utilizar la misma empresa de la unidad anterior, podrn investigar un caso diferente. PARA ENVIAR ACTIVIDAD DE LA SEMANA 1. Hacer clic en el ttulo 2. Hacer clic en el Botn de Examinar. 3. Buscar en su disco duro y seleccionar el archivo donde realiz la actividad. 4. Clic en el botn Abrir. 5. Si es ms de un archivo a enviar, debe hacer clic en adjuntar otro archivo 6. Para terminar deber dar clic en Enviar