Você está na página 1de 5

AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS Professor: Valdemir Rosa FASUL FACULDADE SUL BRASIL Curso Superior de Tecnologia em Gesto de Recursos

s Humanos 2011/2

Planejamento da Auditoria

O planejamento do trabalho da Auditoria compreende os exames preliminares das reas, atividades, produtos e processos, para definir a amplitude e a poca do trabalho a ser realizado, de acordo com as diretrizes estabelecidas pela administrao da empresa. O planejamento deve considerar os fatores relevantes na execuo dos trabalhos, especialmente os seguintes: a) o conhecimento detalhado da poltica e dos instrumentos de gesto da empresa; b) o conhecimento detalhado das atividades operacionais e de controles internos, c) a natureza, a forma e os procedimentos de auditoria a serem aplicados, d) a existncia de departamentos filiais e partes relacionadas que estejam no mbito dos trabalhos da Auditoria; e) o uso do trabalho de especialistas (peritos, tcnicos de reas, advogados, etc) f) os riscos da auditoria, quer pelo volume ou pela complexidade dos processos e informaes; g) o conhecimento do resultado e das providncias tomadas em relao a trabalhos anteriores, semelhantes ou relacionados; h) as orientaes e as expectativas externadas pela administrao aos auditores internos; i) o conhecimento da misso e objetivos estratgicos da empresa. O planejamento deve ser documentado e os programas de trabalho formalmente preparados, detalhando-se o que for necessrio compreenso dos procedimentos que sero aplicados, em termos de natureza, oportunidade, extenso, equipe tcnica e uso de especialistas. Os programas de trabalho devem ser estruturados de forma a servir como guia e meio de controle de execuo do trabalho, devendo ser revisados e atualizados sempre que as circunstncias o exigirem. O chek list ou programa de trabalho no segue um modelo prprio. Cada auditor cria seu chek list de acordo com as necessidades e objetivos atingir. Modelo de Chek List da Area Trabalhista 1.1 Contrato a) Verificar se o contrato de trabalho celebrado por escrito; b) Se o contrato est assinado pela empresa e pelo funcionrio; c) Verificar se est devidamente preenchido; d) Verificar se consta clusula de horrio de trabalho; e) Verificar se consta clusula autorizando o desconto de vales, farmcia, seguros, associaes, mercado, etc. (confrontar com os descontos em folha de pagamento); f) Averiguar se houve alterao do horrio de trabalho do funcionrio, a qual dever ser feita mediante aditivo contratual; g) Analisar se est documentado, qualquer alterao do contrato a pedido do funcionrio, mediante solicitao da alterao e respectivo termo de aditivo contratual; h) Observar se respeitado os prazos legais de contrato de experincia e prorrogao de trabalho; i) Verificar se o contrato de experincia foi prorrogado apenas 02 vezes, no prazo de 90 dias; 1.2 Acordo Compensao de Horas

a) Verificar se h o acordo de compensao de horas, ocasionado pela supresso ou diminuio relativa a jornada do sbado; 1.3- Salrio Famlia a) Averiguar se as Fichas de Salrio-Famlia esto devidamente preenchidas e assinadas pelo funcionrio; b) Verificar se h Termo de Responsabilidade para fins de salrio-famlia, assinado pelo funcionrio; c) Averiguar se Anualmente apresentada a cpia do Carto de vacinao para filhos at 06 anos de idade; d) Verificar se apresentada Semestralmente o comprovante de freqncia escolar para filhos a partir dos 07 anos de idade, nos meses de maio e novembro de cada ano; e) Constatar se efetuada a baixa dos filhos maiores de 14 anos, na Ficha de Salrio-Famlia; f) Confrontar as Quantidades de quotas salrio famlia pagas em folha de pagamento com as fichas e os termos de responsabilidade; 1.4 Exames Mdicos Apresentao a) Admissional b) Peridicos: semestrais, anuais ou bianuais c) Demissional 1.5 Acordo de Prorrogao de Horas a) Verificar se h o Acordo de prorrogao de horas, no qual o funcionrio concorda em prorrogar a jornada de trabalho. Deve ser solicitado para os funcionrios que prorrogam a jornada de trabalho. 1.6 Comprovante de Entrega e Devoluo da CTPS a) Por ocasio da admisso do funcionrio b) Por ocasio das Frias, perodo aquisitivo e de sada; c) Por ocasio de alteraes salariais, promoes, contribuio sindical, etc.; d) Verificar o prazo de reteno da C.T.P.S. pela empresa e se a mesma emite protocolo 1.7 Declarao de Dependentes I. R. a) Constatar da existncia da declarao devidamente preenchida e assinada pelo funcionrio, bem como da manuteno da documentao comprobatria;

RELATORIO FINAL DA AUDITORIA INTERNA O relatrio o documento pelo qual a Auditoria Interna apresenta o resultado dos seus trabalhos, devendo ser redigido com objetividade e imparcialidade, de forma a expressar, claramente, suas concluses, recomendaes e providncias a serem tomadas pela administrao da entidade. O relatrio da Auditoria Interna deve abordar, no mnimo, os seguintes aspectos: a) o objetivo e a extenso dos trabalhos; b) a metodologia adotada; c) os principais procedimentos de auditoria aplicados e sua extenso; d) eventuais limitaes ao alcance dos procedimentos de auditoria; e) a descrio dos fatos constatados e as evidncias encontradas; f) os riscos associados aos fatos constatados; g) as concluses e as recomendaes resultantes dos fatos constatados. O relatrio da Auditoria Interna deve ser apresentado a quem tenha solicitado o trabalho ou a quem este autorizar, devendo ser preservada a confidencialidade do seu contedo.

A Auditoria Interna deve avaliar a necessidade de emisso de relatrio parcial, na hiptese de constatar impropriedades/irregularidades/ ilegalidades que necessitem providncias imediatas da administrao da entidade, e que no possam aguardar o final dos exames. Papis de Trabalho A Auditoria Interna deve ser documentada por meio de papis de trabalho, elaborados em meio fsico ou eletrnico, que devem ser organizados e arquivados de forma sistemtica e racional. Os papis de trabalho constituem documentos e registros dos fatos, informaes e provas, obtido no curso da auditoria, a fim de evidenciar os exames realizados e dar suporte sua opinio, crticas, sugestes e recomendaes.

Os papis de trabalho devem ter abrangncia e grau de detalhe suficientes para propiciarem a compreenso do planejamento, da natureza, da oportunidade e da extenso dos procedimentos de Auditoria Interna aplicados, bem como do julgamento exercido e do suporte das concluses alcanadas.

MODELO DE RELATRIO DE AUDITORIA INTERNA NA REA DE RECURSOS HUMANOS RELATRIO DE AUDITORIA N 001/08 Data 01/02/08 Empresa: XPTO Empresa de Alimentos S.A. Distribuio de Cpias: Diretoria Geral Sr. Osmar Tellos Gerncia de RH Sr. Joo Cobro 1. Introduo Apresentamos o resultado da Auditoria realizada nos Processos de Admisses, Registros, Folha de Pagamentos e Demisses ocorridas no perodo de Setembro a dezembro de 2007. 2. Objetivo Avaliar se a rea de Administrao de Pessoal atende as exigncias da legislao trabalhista e se observa as normas, polticas e procedimentos internos da Cia. para os processos de admisses, registros de empregados, elaborao da folha de pagamento e demisses. 3. reas de Responsabilidade Gerncia de Recursos Humanos: Sr, Joo Cobro Chefia de Administrao de Pessoal: Sr. Roberto Fraqueza 4. Desenvolvimento ADMISSES E REGISTROS DE EMPREGADOS Detectamos falhas de controles internos no que se refere s normas e polticas da empresa: a) documentao de admisses inadequadas, faltando aprovao dos superiores, campos de documentos no preenchidos corretamente e rasuras b) falta de documentos complementares nos Pronturios dos empregados, por exemplo: requisio de pessoal aprovada, solicitao de emprego; c) documentos obrigatrios, exigidos por lei inexistentes, quando existentes apresentam-se incompletos, faltando dados, rasurados; como por exemplo: fichas de registro, contratos de trabalho, recibos de frias Recomendao 1: Recomendamos ao Setor de Administrao de Pessoal maiores atenes s normas, polticas e procedimentos da Cia. quanto aos processos de admisses e registros e aplicao correta da legislao trabalhista pertinente.Os problemas de atualizaes e falta de documentos devem ser corrigidos imediatamente, conforme j discutido com o responsvel da rea.

ELABORAO DA FOLHA DE PAGAMENTO Detectamos inmeras falhas no processo de elaborao da Folha de Pagamento pondo em risco os controles internos e os aspectos fiscais trabalhistas: a) folha confeccionada manualmente, contendo erros de somas e clculos b) base de clculos dos encargos errados por utilizao incorreta das tabelas oficiais de encargos sociais c) lquido dos salrios no conferem com os recibos e com a listagem de crditos da conta corrente d) salrios constantes da folha no conferem com os registros de empregados e) pagamento da folha efetuado fora do prazo estipulado por lei Recomendao 2: Recomendamos ao Setor de Folha de pagamentos maior ateno na elaborao da folha evitando-se os erros bsicos detectados. Ao responsvel pela rea Sr. Roberto Fraqueza recomendamos: a) estudar a possibilidade de processar a folha atravs de meios informatizados b) reciclar seu pessoal atravs de treinamento para que possam executar suas tarefas eficientemente c) substituir aqueles empregados que no tiverem condies de aproveitamento d) corrigir imediatamente as falas apontadas, minimizando problemas futuros PROCESSOS DE DEMISSES Detectamos inmeras falhas nos processos de demisses examinados: a) no atendimento e/ou observao s obrigaes constantes da legislao trabalhista b) pagamentos de verbas rescisrias a maior, como por exemplo no caso de empregado que fora dispensado por justa causa, quando contava com menos de um ano de trabalho na empresa c) falta de documentao comprobatria para caracterizao de justa causa quando aplicada d) Dispensa do trabalho no perodo do Aviso Prvio Trabalhado, ou seja dando-se uma caracterizao inexistente ao mesmo, pois Aviso Prvio Cumprido em casa no existe perante a legislao e passvel de descaracterizao e outros agravantes e) Permanncia de empregados demitidos em Folhas de Pagamentos em meses subseqentes demisso f) No execuo de Exame Mdico Demissional g) No observao quanto exigncia de registro no Ministrio do Trabalho para o exerccio das funes de secretria. Recomendao 3: Recomendamos maior observao legislao pertinente evitando-se Passivos Trabalhistas. Ademais, ainda recomenda-se que sejam efetuadas as correes imediatas das irregularidades apontadas. Concluso Com base em nossos trabalhos conclumos ser necessria a reestruturao geral da rea de Administrao de Pessoal em razo das situaes encontradas que podero acarretar futuros transtornos para a Cia., como nas autuaes da ao fiscalizadora trabalhista e previdenciria. Alertamos, ainda, quanto aos riscos e respectivos nus pelos descumprimentos de normas, polticas, procedimentos de controles internos da Cia., e em especial quanto legislao trabalhista, que no vem sendo observada com o rigor e critrios necessrios. 6. Comentrios da Gerncia de Recursos Humanos O responsvel pela Gerncia da rea de Recursos Humanos, o Sr. Joo Cobro, tomou cincia das irregularidades apontadas pela Auditoria efetuada, em Relatrios prprios. Quando da oportunidade em que obteve as informaes teceu seus comentrios e justificativas, alegando que seu pessoal est desmotivado em razo dos baixos salrios que a empresa oferece e com a falta de uma poltica de benefcios para os empregados.

Alegou, tambm, que a empresa no aprova nenhum treinamento para a reciclagem e atualizao de seu pessoal. Em razo dos motivos apresentados pelo Sr. Joo Cobro, e ainda sob a tica deste, o turn-over alto, no possibilitando a formao de uma equipe eficiente, integrada e estvel. CINCERO DO NASCIMENTO Gerente de Auditoria Interna Grupo XPTO

Referncias bibliogrficas:

http//www.portaldaauditoria.com.br