Destrezas de redaccin y correo electrnico

Guillermo E. Mora G.

McGraw-Hill Interamericana

INTRODUCCIN
A nosotros nos ha correspondido la fortuna de ser testigos del Octavo Da de la Creacin .

La computadora con todas las novedosas y sorprendentes herramientas de la ciberntica hacen parte del Octavo Da de la Creacin . La computadora, la internet y las redes sociales han convertido el mundo en una pequea aldea.

MENSAJE EN TIEMPO REAL

Actualmente, los mensajes son recibidos en tiempo real, esto es, mientras tienen vigencia.
Gracias al correo electrnico, el contenido del

mensaje posee una nueva certidumbre: esto es lo que pienso, creo y siento en este instante .

CREACIN PERSONAL
La tcnica del copiar y pegar es un procedimiento que en todos los casos resulta poco convincente. Nada ms significativo que un mensaje preparado personalmente, para un destinatario en particular. Carece, en cambio, de fuerza aquel mensaje que un cliente recibe y sabe que fue copiado de un modelo preexistente que l mismo ha utilizado.

CREACIN PERSONAL
Para que un mensaje tenga la marca personal y pueda firmarse como signo de la propia autora, es necesario desarrollar las destrezas redaccin. Incluso aquel mensaje resumido en una sola frase, para ser enviado por correo electrnico, necesita cumplir con ciertas caractersticas que garanticen: - Fcil y plena comprensin. - Respuesta inmediata, acorde con el propsito del mensaje.

CARACTERSTICAS DE UN MENSAJE ELECTRNICO INTELIGENTE

Muchos usuarios del correo electrnico reciben

varias decenas de mensajes cada da. Para no acumular los correos pendientes, los destinatarios tienen la necesidad de responder con prontitud; a veces, inmediatamente. Con ese propsito, los destinatarios requieren que cada mensaje recibido, en s mismo, contenga todos los datos necesarios para ser respondido sin tener que recurrir a otros mensajes.

CARACTERSTICAS DE UN MENSAJE ELECTRNICO INTELIGENTE

Tanto los mensaje internos como externos, en

trminos generales tienen propsitos similares: - informar - motivar - solicitar - responder Para que el mensaje pueda considerarse efectivo debe cumplir con el propsito para el cual fue enviado. Tal cometido es mucho ms fcil cuando la comunicacin electrnica es inteligente.

LA COMUNICACIN INTELIGENTE
ASERTIVA CONCISA AUTOSUFICIENTE PROACTIVA
CORRECTA

COMUNICACIN ASERTIVA
El tono y las expresiones utilizadas deben ser amistosas y positivas, de tal manera que despierten, igualmente, sentimientos cordiales, favorezcan la imagen de la empresa y motiven a actuar de acuerdo con el propsito del remitente.

COMUNICACIN ASERTIVA
Una felicitacin puede ser mejor recibida que una informacin.
Una disculpa puede tener ms sentido que

una explicacin.

Por ms breve que sea el mensaje, debe

expresar cordialidad: Me complace informarle, lamento comunicarle.

COMUNICACIN ASERTIVA
Conviene ser muy generoso en la utilizacin de expresiones como: gracias, por favor, disculpe, felicitaciones.
Es mejor no enviar un mensaje

electrnico cuando se est enojado.

Tampoco es conveniente utilizar trminos

muy familiares ni expresiones coloquiales.

SALUDOS ASERTIVOS
Cordial saludo, seor Prez. Atento saludo, doctor Castro. Afectuoso saludo, amigo Pablo.

DESPEDIDAS ASERTIVAS
Hasta pronto. Hasta otra ocasin. Hasta tener sus noticias. Agradecer su apoyo. Agradecer su gestin. Muchas felicidades.

COMUNICACIN CONCISA
Consiste en ser directo, esto es, en decir todo lo

que se necesita expresar con el mnimo de palabras requeridas. Un mensaje recargado de datos y palabras ocasiona confusin y nicamente logra que el lector se pierda y no identifique el verdadero mensaje. La concisin tampoco se consigue con abreviaturas ni siglas, ni con mensajes incompletos, sino con el uso adecuado de la palabra y la buena redaccin.

COMUNICACIN AUTOSUFICIENTE
La comunicacin autosuficiente permite que

cada frase, cada prrafo y cada mensaje puedan ser entendidos sin tener que recurrir a otra frase o a otro prrafo.
No es necesario que el lector tenga que

devolverse en la lectura y mucho menos recurrir a mensajes de fechas anteriores.

COMUNICACIN PROACTIVA
La comunicacin debe anticiparse a responder

las posibles inquietudes y dudas del interlocutor.

Las decisiones solamente sern posibles si el

destinatario cuenta con la suficiente informacin.

Los anexos y la secuencia de mensajes son una

excelente herramienta para proveer informacin adicional.

COMUNICACIN CORRECTA
Hace referencia a la aplicacin de todos los

preceptos del lenguaje, la ortografa, la puntuacin y la acentuacin.

Un mensaje con errores produce una impresin

muy negativa en el lector.

Antes de enviar un mensaje, el redactor debe

resolver cada subrayado con azul o rojo que aparezca en la pantalla.

ESCOLLOS LINGSTICOS MS COMUNES

SOLECISMO DEQUESMO LESMO QUE GALICADO MAL USO DEL GERUNDIO REDUNDANCIA FALTA DE PROPIEDAD

COTEJO Y EDICIN DE MENSAJES ELECTRNICOS

Antes de enviar un mensaje electrnico es necesario que el redactor verifique la correccin y propiedad. Cuando ha sido necesario escribir la direccin electrnica del destinatario, verificar carcter por carcter que est correcta. Si la direccin se seleccion del directorio, verificar que corresponde a la persona a la que se desea enviar el mensaje y no a otra con el mismo nombre o apellido. Cuando el mensaje se enva con copias, ser muy cuidadoso en enviarlas solamente a las personas a quienes realmente puede interesar el mensaje.

COTEJO Y EDICIN DE MENSAJES ELECTRNICOS

Si nuestro mensaje es respuesta a uno recibido, verificar si se envi con copia a otras y determinar si a todas ellas puede interesar nuestra respuesta. Colocar un ttulo sugestivo y breve a nuestro mensaje, para evitar que sea borrado antes de leerse. Conservar el nombre o ttulo del correo recibido, a no ser que sea absolutamente necesario cambiarlo.

Mantener el consecutivo de correos o expediente al contestar un mensaje recibido.

COTEJO Y EDICIN DE MENSAJES ELECTRNICOS

Verificar que se anexan todos los documentos ofrecidos. Resolver cada subrayado azul o rojo que aparezca en el texto. Los rojos generalmente se refieren a palabras mal escritas; los azules al uso inadecuado de genero y nmero. La computadora muchas veces hace cambios automticos incorrectos, debido al manejo de los dos idiomas.

Verificar la correccin y exactitud en la informacin ofrecida.

ETIQUETA ELECTRNICA
No utilizar el correo de la empresa para mensajes personales.

No curiosear en buzones de colegas cuando los dejan abiertos. Vaciar el buzn peridicamente para dejar espacio disponible para otros mensajes.

En la respuesta, incluir el mensaje recibido o citar el mensaje que se responde con mucha precisin.

ETIQUETA ELECTRNICA
No dejar mensaje activos en la pantalla mientras se atiende a los clientes. Contestar los mensajes recibidos con prontitud, sin descuidar la calidad de la respuesta.

Hacer referencia a los archivos que se anexan.

Ser siempre cordiales. La cordialidad no compite con la tecnologa.

ETIQUETA ELECTRNICA
Firmar el documento e incluir el nombre de la empresa y la ciudad de origen en el caso de los correos externos e internacionales. Preferir la letra minscula y no abusar de las negritas ni las itlicas. No mezclar diversos tipos de letras o fuentes y no utilizar ms de dos colores. Por consideracin al destinatario, no enviar archivos demasiado pesados, sin su consentimiento.

ETIQUETA ELECTRNICA
Si es necesario enviar un documento con membrete, este debe enviarse como un anexo. En caso de ser necesaria la firma, esta puede escanearse. Y cuando se requiere la firma en original, la opcin es enviar el documento por correo regular o postal. Antes de imprimir un correo electrnico, verificar si realmente es necesario hacerlo. Cada hoja de papel que se economice es un aporte al medioambiente.