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Faculdade de Cincias Jurdicas, Gerenciais e Educao de Sinop UNIC/SINOP Sinop Curso: Cincias Contbeis Disciplina: Administrao Geral Semestres:

: 2 27/07/2006

Professora: Patrcia Cristina Silvestri

Texto 1 ADMINISTRAO

A administrao um dos campos mais excitantes e importantes dos cursos universitrios, pois envolve o direcionamento das empresas para serem competitivas e lucrativas. A administrao o campo de atividades profissionais que afeta todas as demais atividades existentes. Todas elas devem ser administradas. Como uma disciplina, a administrao tem sido fortemente afetada por significativas mudanas ambientais e organizacionais, que tm ocorrido nas ltimas dcadas. muito importante desenvolver um claro entendimento do conceito de administrao, bem como de todas as implicaes no ambiente organizacional onde ocorre administrao; preciso tambm entender o processo administrativo sob uma perspectiva funcional. Administradores, atualmente, se confrontam com desafios extraordinrios, que seus predecessores raramente enfrentaram. Estes desafios incluem uma crescente competio global, uma improcedente demanda por qualidade e valor para os consumidores e uma sempre pressionante necessidade de mudar radicalmente o modo como as organizaes funcionam. Mais importante, os administradores de amanh vo enfrentar um ambiente de negcios ainda mais competitivo. Para vencer os desafios do ambiente dos negcios, de hoje e de amanh, os administradores devem ser flexveis, proativos e centrados na qualidade de tudo o que fazem.
1.CONCEITOS DE ADMINISTRAO

Existem quase tantos conceitos de administrao quanto livros sobre o assunto. Todavia, a grande maioria das definies de administrao compartilha uma idia bsica a administrao est relacionada com o alcance de objetivos por meio dos esforos de outras pessoas. As vrias definies de administrao podem ser convenientemente classificadas em cinco categorias: 1. escola funcional - que contm as vises de McFarland, de Henri Fayol e de George Terry, que podem ser assim consolidadas: Administrao um processo distinto, que consiste no planejamento, organizao, atuao e controle, para determinar e alcanar os objetivos da

organizao pelo uso de pessoas e recursos (G. Terry). 2. escola das relaes humanas - que considera a administrao como um processo social, porque as aes administrativas so principalmente concernentes com o relacionamento entre pessoas, mais do que com o direcionamento das atividades: Administrao o alcance de resultados por meio dos esforos de outras pessoas (L. A. Appiey). 3. escola da tomada de deciso - que contm como viso principal dos estudiosos Peter Drucker e Staniey Vance, pelo que: Administrao simplesmente o processo de tomada de deciso e o controle sobre as aes dos indivduos, para o expresso propsito de alcance de metas predeterminadas (P. Drucker). 4. escola de sistemas - em que, pela teoria de sistemas, as organizaes so sistemas orgnicos e abertos, "consistindo da interao e interdependncia de partes que tem uma variedade de metas". 5. escola contingencial - pela qual a administrao situacional; no existe um modo melhor de projetar organizaes e administr-las; os administradores deveriam "desenhar organizaes, definir as metas e formular polticas e estratgias de acordo com as condies ambientais prevalecentes". De tudo isso se pode formular a seguinte definio: Administrao um conjunto de atividades dirigidas utilizao eficiente e eficaz dos recursos, no sentido de alcanar um ou mais objetivos ou metas organizacionais. Trs elementos distintos dessa definio merecem ateno especial. Primeiro, o trabalho do administrador envolve atividade, isto , os administradores, alm de pensar, ouvem, falam, lem, escrevem, observam e participam. O trabalho envolve muita ao. Segundo, a administrao implica o uso eficiente e eficaz dos recursos, que podem ser materiais ou fsicos, financeiros, informacionais e humanos. Terceiro, a definio de administrao considera a importncia das metas organizacionais, ou seja, a importncia dos alvos que a organizao busca alcanar. Essas metas podem ser desenvolvidas para diversos nveis e reas da organizao, e se constituem num dos mais importantes pontos do trabalho do administrador.
3. NECESSIDADE E ASPECTOS DA ADMINISTRAO

A administrao necessria sempre que pessoas trabalham juntas numa organizao. As funes gerenciais devem ser desempenhadas por qualquer um que seja responsvel por algum tipo de atividade organizada, funes estas desempenhadas em todos os nveis organizacionais, independentemente do tipo ou tamanho da organizao. Os servios da administrao so necessrios em todas as atividades de todas as organizaes e tm as seguintes caractersticas: 1. a administrao propositada - complementao de atividades com outras pessoas e por elas, com o uso adequado dos recursos disponveis;

2. a administrao concernente com idias, coisas e pessoas - orientao de metas e foco na ao para alcance dos resultados administrativos / gerenciais; 3. a administrao processo social - processo em que as aes administrativas so principalmente atinentes com as relaes entre pessoas; 4. a administrao uma fora coordenada - coordenao de esforos de empregados, cada um com seus prprios valores e aspiraes, num programa organizacional; 5. a administrao concernente com esforos de equipe - o alcance de certos objetivos mais fcil por uma equipe do que por um indivduo trabalhando sozinho; 6. a administrao uma atividade - que exige discernimento para distino dos conhecimentos e habilidades exigidas para o seu desempenho; 7. a administrao um processo composto - pelas funes (planejamento, organizao, direo e controle) que no podem ser desempenhadas independentemente; a realizao de cada uma delas interfere nas demais; 8. a administrao age como fora criativa e revigorante na organizao - o resultado da atividade, em algumas situaes, maior do que a soma total dos esforos colocados pelo grupo; esta sinergia, em resumo, prov vida para a organizao; 9. a administrao uma disciplina dinmica - as funes administrativas so orientadas para o crescimento organizacional, no sendo passivas, comportamento ajustvel e adaptvel s necessidades deste crescimento; mas de

10. A administrao intangvel - uma fora invisvel, cuja presena evidenciada pelos resultados dos seus esforos, que so, por exemplo, ordenao, sadas adequadas de trabalho, clima de trabalho satisfatrio, satisfao pessoal dos funcionrios etc.
4. PRINCPIOS DA ADMINISTRAO

Um princpio representa um elemento bsico de conhecimento que explica o relacionamento e ajuda na predio do que aconteceria se tal princpio fosse aplicado. Os princpios so desenvolvidos para ajudar os executivos a pensar e agir. Deveriam ser tratados como regras rgidas e inflexveis para o comportamento administrativo. Os princpios da administrao, dentro de sua natureza, so: Dinmicos - princpios de administrao so flexveis por natureza e esto

continuamente mudando; Generalizaes - princpios de administrao no podem ser estabelecidos to rigorosamente como os das cincias fsicas, porque seres humanos se comportam mais erraticamente do que fenmenos fsicos;

Relativos - princpios de administrao so relativos e no leis absolutas que possam ser aplicadas cegamente em todas as situaes; Inexatos - princpios de administrao so relacionados com o caos e procuram trazer ordem a ele, regulando o comportamento humano em qualquer situao; Universais - a maioria dos princpios administrativos pode ser aplicado em

qualquer tipo de organizao; em outras palavras, eles so aplicveis a negcios, governos, universidades e outras organizaes no-lucrativas ao redor do mundo.
5. AS FUNES DA ADMINISTRAO

As funes da administrao so aquelas atividades bsicas que devem ser desempenhadas por administradores para alcanar os resultados determinados e/ou esperados pelas organizaes. Estas funes constituem o processo administrativo e so: Planejamento - determinao de objetivos e metas para o desempenho organizacional futuro, e deciso das tarefas e recursos utilizados para alcance daqueles objetivos;

- processo de designao de tarefas, de agrupamento de tarefas em departamentos e de alocao de recursos para os departamentos;
Organizao Direo

- influncia para que outras pessoas realizem suas tarefas de modo a alcanar os objetivos estabelecidos, envolvendo energizao, ativao e persuaso daquelas pessoas; Controle - funo que se encarrega de comparar o desempenho atual com os padres predeterminados, isto , com o planejado. Alguns estudiosos denominam a funo direo, como liderana, o que est

ocorrendo na maioria dos livros norte-americanos. Todavia, deve se entender que liderana uma condio da direo, uma qualificao da direo e no pode ser substituda pela funo de direo. Pode-se dirigir sem liderar, o que no a melhor condio; liderar dirigir com qualificaes de modo a tornar a funo de direo mais eficaz. As funes administrativas tm as seguintes caractersticas: 1. Planejamento
estabelecer objetivos e misso examinar as alternativas determinar as necessidades de recursos criar estratgias para o alcance dos objetivos

3. Direo
Conduzir e motivar os empregados realizao das metas organizacionais Estabelecer trabalhadores comunicao com na os

Apresentar soluo dos conflitos Gerenciar mudanas

2. Organizao
desenhar cargos e tarefas especficas criar estrutura organizacional definir posies de staff coordenar as atividades de trabalho estabelecer polticas e procedimentos definir a alocao de recursos

4. Controle
Medir o desempenho Estabelecer comparao do desempenho com os padres Tomar as aes necessrias para melhoria do desempenho

6. OS NVEIS DA ADMINISTRAO

Ainda que todos os administradores realizem o mesmo conjunto de funes, eles

so classificados em nveis dentro da organizao. De maneira geral os administradores so encontrados em trs nveis da organizao: no topo, no nvel intermedirio e na rea de operao, sendo classificados em alta administrao, mdia e administrao operacional (superviso ou chefia), respectivamente. Todos estes nveis so considerados administrativos ou gerenciais por terem diretamente ligados s suas atividades outras pessoas de quem dependem para a consecuo daquelas atividades. Alta administrao - a alta direo ou diretoria responde pelo direcionamento maior e pelas operaes da organizao. da responsabilidade da diretoria, tambm, desenvolver polticas, estratgias e estabelecer metas para a organizao como um todo. Esta estabelece os objetivos (que sero desmembrados em metas) e os repassam aos nveis hierrquicos mais baixos, at os nveis operacionais da organizao. A alta administrao seguidamente representa a sua organizao junto comunidade, governo e outras organizaes. A alta administrao encontra-se no topo da pirmide administrativa que, apesar de questionada, continua existindo na maioria das organizaes e representada pelos: presidente, vice-presidentes e diretores. Mdia administrao - a administrao de nvel mdio conhecida em muitas empresas como gerncia de departamento, ou gerncia de setor. Diferentemente dos gerentes de primeiro nvel ou superviso, os gerentes de nvel mdio planejam, organizam, dirigem e controlam outras atividades gerenciais. Os gerentes mdios de marketing, por exemplo, coordenam as atividades de uma unidade ou subunidade, isto , coordenam as atividades de outros gerentes. A administrao de nvel mdio determina que produtos ou servios sero providos ao mercado, decidindo que pblico-alvo ser alcanado, que estratgias gerais e polticas sero transformadas em objetivos/metas para a atividade da administrao no nvel de operaes. A administrao de nvel mdio (gerncia) responsvel pela direo e coordenao das atividades dos administradores de primeiro nvel e outras pessoas nogerentes, como serventes, recepcionistas e assistentes administrativos. Administrao operacional - a administrao de primeiro nvel ou operacional diretamente responsvel pela produo de bens ou servios. Ela constituda de gerentes de vendas, chefes de seo ou supervisores de produo. As pessoas que se reportam ao gerente operacional fazem o trabalho bsico da organizao, tanto produtos como servios. Este nvel de administrao a ligao entre a produo ou operaes de cada departamento e o resto da organizao. A maior parte do tempo gasto pela administrao operacional com a superviso das pessoas de execuo das tarefas, e muitos dos supervisores se tm transformado em lderes de equipe, para obter melhores resultados com os funcionrios. Alm desses trs nveis administrativos tem-se o pessoal no administrativo -

que so os trabalhadores de linha de frente que no tm posio gerencial. Eles se reportam aos gerentes operacionais e so responsveis pela execuo das tarefas bsicas decorrentes da diviso do trabalho nas organizaes. De todos os nveis administrativos, a superviso o mais relacionado com a execuo das atividades do dia-a-dia da organizao. Outra maneira de classificar os nveis administrativos : a) Estratgico - que corresponde alta administrao, pois determina os objetivos de longo prazo e a direo para a organizao como um todo; b) Ttico - que corresponde mdia administrao, pois coordena e decide que produtos ou servios sero produzidos; c) Operacional - que corresponde superviso, pois coordena a execuo das tarefas de todo pessoal operacional. Neste estudo, o termo administrador cobre todos os trs nveis porque todos tm pessoal subordinado. Os administradores tambm podem ser classificados como: gerais, funcionais e de projeto, para designar os tipos, pela amplitude da sua rea de atuao. Os administradores gerais so normalmente os de mais alto nvel na organizao e respondem pelas diferentes atividades de diversos departamentos. Os administradores funcionais so os de nvel mdio ou operacionais e gerenciam as tarefas relacionadas de suas atividades. Um administrador de projetos coordena empregados e outros recursos em diversos departamentos funcionais para realizar uma tarefa especfica.
7. HABILIDADES E PAPIS ADMINISTRATIVOS

O desempenho administrativo fortemente dependente de habilidades que os administradores devem ter e dos papis que assumem em funo das contingncias. 7.1 Habilidades Habilidades so as destrezas especficas para transformar conhecimento em ao, que resulte no desempenho desejado para alcance dos objetivos. H basicamente trs tipos de habilidades necessrias, para que o administrador possa atuar eficazmente no processo das suas atividades. Essas habilidades so:
habilidades tcnicas - so aquelas relacionadas ao desempenho de funes ou

trabalhos especializados dentro da organizao; consistem no conhecimento, mtodos tcnicos e equipamentos para a realizao de tarefas especficas; habilidades humanas - so aquelas relacionadas ao tratamento com pessoas; consistem na capacidade e discernimento para trabalhar compreendendo suas atitudes e motivaes, exercendo a liderana; com pessoas,

habilidades conceituais - so as relacionadas capacidade de ver a empresa de

maneira total; consistem na capacidade de compreender as complexidades da organizao, de modo global, e promover o ajustamento do comportamento dos

participantes da organizao. Os administradores, alm destas habilidades, devem desenvolver o conhecimento aplicado dentro de cada uma delas, para que se tornem eficazes. Resumindo: um administrador deve ser algum que (a) dirija as atividades de outras pessoas e (b) assuma a responsabilidade de alcanar determinados objetivos por meio da soma de esforos. No nvel da alta administrao necessria pouca quantidade de habilidade tcnica, mas grande quantidade de habilidade conceitual. A alta administrao (diretoria) deve se ocupar em resolver tarefas complexas e abstratas, tais como solues de problemas, tomadas de deciso, criatividade, dentre outras que envolvem estudos analticos e quantitativos. As habilidades conceituais tambm incluem a habilidade de definir e entender situaes, isto , o planejamento organizacional. Estes sistemas abstratos so os mais difceis, porque implicam analisar as mudanas no ambiente e desenvolver respostas para elas, o que os tornam tambm complexos. A mdia administrao (gerncia convencional) necessita relativamente menor quantidade de habilidade conceituai do que a alta administrao para a sua eficcia funcional, porm a necessita em maior quantidade do que a superviso. A administrao operacional (superviso), por outro lado, necessita de grande quantidade de habilidades tcnicas (o saber fazer), por causa da necessidade de resoluo rpida dos problemas operacionais (que dependem mais do conhecimento tcnico do que de qualquer outra varivel). medida que se sobe na escala hierrquica, maior a necessidade de habilidades conceituais e menor a necessidade de habilidades tcnicas. As habilidades humanas so fortemente exigidas em todos os nveis hierrquicos da organizao. 7.2 - Papis Administrativos Segundo Henry Mintzberg, de um administrador se espera o desempenho de 10 papis, agrupados em 3 categorias. Papis so os conjuntos de expectativas de comportamento de um indivduo, em situaes especficas. As categorias de papis administrativos so: 1. papis interpessoais - aqueles desempenhados para o relacionamento e interao com outras pessoas. So trs os papis interpessoais:
chefe - em que o administrador se coloca como um representante da organizao no

que se refere aos princpios, misso, objetivos;


lder - em que o administrador contrata, motiva os funcionrios e trata do processo

comportamental da equipe;
ligao - em que o administrador se envolve no tratamento com pessoas de fora da

organizao de modo regular, para alcance dos objetivos organizacionais.

2. papis informacionais - aqueles desempenhados ao trocar e processar informaes. Tambm so trs os papis informacionais que o administrador deve desempenhar: monitor - em que o administrador acompanha ativamente o ambiente para obter informaes que sejam relevantes para o desempenho da organizao; disseminador - em que as informaes importantes, coletadas do ambiente, so transmitidas s pessoas adequadas da organizao; interlocutor - em que as informaes de alta significncia (e/ou respostas) so dadas em nome da empresa. 3. papis decisoriais - aqueles desempenhados quando os administradores tomam decises. So quatro os papis decisoriais desempenhados pelo administrador: empreendedor - em que o administrador procura por oportunidades de que a organizao possa se valer e toma ao para isto; solucionador de conflitos - em que o administrador resolve conflitos internos ou externos organizao; alocador de recursos - em que o administrador determina como os recursos (dinheiro, equipamentos, instalaes e recursos) sero distribudos entre as vrias reas da organizao;
negociador - em que o administrador se ocupa em operar acordos e contratos no

melhor interesse da organizao, por causa das informaes e autoridade necessrias para tal.
8. COMPETNCIA ADMINISTRATIVA

Os educadores esto muito interessados na identificao das competncias necessrias para o sucesso na carreira administrativa. As competncias so "exigncias" alm das funes de planejamento, organizao, direo e controle administrativos. Uma competncia administrativa um conjunto de conhecimentos, habilidades, comportamentos e atitudes que uma pessoa necessita, para ser eficaz num vasto campo de atividades administrativas, em vrios tipos de organizaes. Algumas competncias pessoais para o sucesso gerencial; Liderana - habilidade em influenciar outros a realizar tarefas;
Auto-objetividade - habilidade em avaliar a si mesmo realisticamente; Pensamento

analtico - habilidade em interpretar e explicar padres em

informaes; Flexibilidade comportamental - habilidade em modificar o comportamento pessoal para alcanar uma meta; Comunicao escrita - habilidade em expressar-se claramente por escrito;
Comunicao verbal - habilidade em expressar claramente idias em apresentaes

orais;
Impacto pessoal - habilidade em criar uma boa impresso e instigar confiana;

Resistncia ao stress - habilidade em realizar tarefas sob condies estressantes; Tolerncia na incerteza - habilidade em produzir em situaes adversas.

Todo o objeto das habilidades e competncias administrativas se apia na aprendizagem, definida como qualquer mudana de comportamento como resultado da experincia. Com efeito, a aprendizagem tambm uma habilidade, que substancialmente afeta o crescimento e desenvolvimento pessoal e profissional de uma pessoa. Talvez seja a habilidade mais importante e a mais difcil de ser desenvolvida por um administrador.