Distribución certificados bancarios

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Direccin de Logstica y Distribucin Subdireccin de Gestin Logstica
INSTRUCCIONES CERTIFICADO INFORMATIZADO 2.

INTRODUCCIN. Como se conoce, durante el presente ao se ha estado dando informacin del resultado de la entrega de los certificados depositados por la Tesorera General de la Seguridad Social por medios informticos, a travs de la red Intranet. Analizado los resultados de esta experiencia se ha decidido ampliarla, y progresivamente se irn sustituyendo las relaciones del resultado de entrega de certificados (notificaciones y tarjetas de crdito) en soporte papel, por comunicaciones informticas. Se inicia esta ampliacin con un producto que en un primer momento lo utilizarn las entidades bancarias y similares. Este producto especfico es: CERTIFICADO INFORMATIZADO-2, se admitirn y cursar como certificado de lnea bsica, en la distribucin se efectuar dos intentos entrega a domicilio y estar en la oficina durante siete das naturales a disposicin del Destinatario. Se informar al Remitente por va telemtica de los dos intentos de entrega y del resultado de permanencia en la oficina. Segn se vayan incorporando otros productos al SICER se remitirn las instrucciones operativas correspondientes.
1. DEFINICIN DEL PRODUCTO CERTIFICADO INFORMATIZADO - 2. Estos certificados informatizados se utilizarn en un primer momento por las entidades bancarias y similares en las relaciones con sus Clientes, informando al Cliente-Remitente del resultado de los dos intentos de entrega a domicilio y del resultado de la entrega en oficina. 1.1. SERVICIOS LOGSTICOS. La distribucin a domicilio se realizar en dos intentos de entrega: o El primer intento de entrega a domicilio se realizar a la llegada del envo a la Unidad de Distribucin. o El segundo intento de entrega a domicilio, el segundo da hbil posterior despus del primer intento. Permanencia en la oficina a disposicin del Destinatario durante 7 das naturales, con posterioridad al segundo intento de entrega a domicilio.
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20 de noviembre de 200
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Estos certificados no se podrn reexpedir por cambio de direccin, ni siquiera cuando lo solicite el Destinatario. La entrega en el domicilio se realizar al Destinatario o persona mayor que conviva con l. Cuando el domicilio del Destinatario sea una Sucursal bancaria la entrega se efectuar a un responsable de la misma.
1.2. SERVICIOS DE INFORMACIN. El Remitente enviar un fichero con los datos de los envos por va telemtica y a su vez recibir informacin de retorno por la misma va, del primer intento de entrega a domicilio, del segundo intento y de la entrega en oficina. La informacin del resultado de los intentos de entrega se grabar: o 50 % al da siguiente de producirse o 20% siguiente a los dos das de producirse o 30 % el resto final al tercer da de producirse Para conseguir estos plazos las Unidades de Distribucin debern enviar diariamente la informacin a los Centros de Control Provincial de Certificados de destino. La entrega de los envos devueltos al Remitente se efectuar en relaciones que sern firmadas por la persona que reciba stos. Existir un desarrollo posterior para grabar el evento de la devolucin, recibiendo el Cliente esta informacin, y las relaciones de certificados devueltos las imprimir el propio sistema. La frecuencia de conexin por va telemtica con el Cliente ser diaria. La informacin final de las remesas se efectuar en un plazo mximo de 16 das hbiles. SE PODR REALIZAR CONSULTAS OPERATIVAS EN LOS TELFONOS DE LA RED RICO 23184 y 23363 O RED NACIONAL 91-596.31.84 CORRESPONDIENTE A LA SUBDIRECCIN DE GESTIN LOGSTICA
2. ACONDICIONAMIENTO DEL ENVO Y DE LAS REMESAS. 2.1. ACONDICIONAMIENTO DE LOS ENVOS. Se presentarn en la modalidad y condiciones del Franqueo Pagado.
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En el anverso del sobre figurar CERTIFICADO CON DOS ENTREGAS, cdigo de barras y direccin del Destinatario. Cada certificado ir acompaado de tres hojas superpuestas, que irn unidas al reverso del envo con el encabezamiento de CERTIFICADO INFORMATIZADO- 2 que servir para identificar el proceso que se ha de realizar con el envo. Cada una de estas hojas superpuestas est dividida en dos partes, la parte izquierda es el taln para la grabacin de datos y la parte derecha es el Aviso informativo o de llegada y justificante de entrega. (Mod. TC1.- ANEXO I): o 1 Hoja para realizar el primer Aviso informativo, comunicando que no se ha podido realizar la entrega en el da de la fecha, pero que se intentar a los dos das hbiles despus de este intento y a una hora determinada. o 2 Hoja para realizar el segundo Aviso de llegada, se utilizar para informar de la imposibilidad de entrega del envo y que pasa a estar a su disposicin en la oficina de correos sealada durante siete das naturales. o 3 Hoja para Justificante de entrega, sirve para recoger la firma y DNI del Destinatario o persona que en su lugar recibe el envo, por lo que no es necesaria la anotacin de estos certificados en la Libreta de Entrega.
En el anverso del sobre y en las dos partes de todas las hojas que acompaan al envo se consignar un cdigo de barras de veintitrs caracteres, los dos primeros indican el producto. Para los certificados informatizados ser de C2.
2.2. DOCUMENTACIN Y PRESENTACIN DE LAS REMESAS. La documentacin que acompaar a la presentacin de los envos en los Puntos de Admisin Masiva u Oficinas Postales ser la siguiente: Nota de entrega correspondiente al Franqueo Pagado. Relacin resumen de envos por cada cdigo postal por triplicado (Mod. ER1.- ANEXO II ).
Los envos se presentarn ordenados por cdigo postal y separados en cajas o despachos directos dirigidos a los prximos destinos, en los que se incluir una hoja indicando el total de envos del despacho:
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Oficina o Cdigo Postal con ms de 200 envos. Distritos de Madrid-Capital, Barcelona-Capital y Valencia-Capital. Administraciones de Correos y Telgrafos. Capitales de Provincia. Trnsito de la Provincia.
3. ADMISIN. Estos envos se presentarn en la unidad de admisin (PAM y Oficinas de Admisin) que previamente se haya convenido con el Cliente. Se realizarn las comprobaciones generales relativas a la facturacin y admisin que deben realizarse con los Clientes de Franqueo Pagado. El Resumen por cdigos postales (Mod. ER-1), que se presenta por triplicado, es un documento con triple finalidad: o La primera copia servir de justificante para el Cliente, y se le devolver sellada con el da de la fecha. o La segunda copia se utilizar para dar de alta la remesa, consiste en poner a disposicin de la red la informacin para iniciar la grabacin de datos. En estas unidades existir una conexin al sistema, que permita la introduccin de datos para dar de alta la remesa. De forma excepcional y transitoria se admitirn estas remesas en unidades que no tengan conexin al sistema, en estos casos se comunicarn los datos por va telefnica al Centro de Control Provincial de Certificados de origen para su introduccin. Realizada esta operacin esta copia se archivar en la propia oficina. o La tercera copia se encaminar por la va ms rpida al Centro de Control Provincial de Certificados de origen de la remesa, y si ha existido alguna incidencia en la admisin se anotar en la misma.
4. CURSO. La unidad de Admisin cursar estos envos en despachos de certificados a los destinos directos y trnsitos de acuerdo con las separaciones efectuadas.
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5. DISTRIBUCIN. 5.1. OPERACIONES PREVIAS AL REPARTO. Efectuada la apertura del despacho en la unidad de reparto y verificado que su contenido es correcto se proceder a la clasificacin de los certificados por secciones de reparto. La entrega a los carteros se efectuar mediante anotacin en el libro general de certificados y valores de la unidad. En el caso de observar alguna irregularidad a la apertura del despacho (falta de algn certificado de los anotados, sntomas de expoliacin, etc.) se formular el acta correspondiente. 5.2. OPERACIONES DURANTE EL REPARTO. Para reflejar el resultado de la entrega, tanto a domicilio como en la oficina, se utilizar una de las claves siguientes: CLAVE 01 02 03 04 05 06 07 RESULTADO DE LA ENTREGA Entregado en el domicilio, si la entrega se realiza. Direccin incorrecta, si la direccin es insuficiente o no existe. Ausente, cuando el Destinatario vive el domicilio, pero est ausente. Desconocido, cuando ya no vive o no ha vivido nunca. Fallecido. Rehusado, si la persona que se encuentra en el domicilio lo rechaza haciendo constar su identidad. Nadie se hace cargo, si el envo es rechazado por persona que, hallndose en el domicilio del interesado, no quisiera hacer constar su identidad. Entregado en oficina, si el envo es entregado en la Oficina de Correos. No retirado de la Oficina
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En el reparto a domicilio se seguirn las siguientes instrucciones: EL PRIMER INTENTO DE ENTREGA, se efectuar en el reparto inmediato a la recepcin del envo, y dependiendo del resultado se realizarn las siguientes operaciones: A. Cuando no se puede entregar por estar ausente el Destinatario.
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Se depositar en el buzn del Destinatario el Aviso Informativo, es la en la parte derecha de la primera hoja donde se consignar fecha y hora del prximo reparto y fecha y hora del da del intento de entrega. En la parte izquierda, taln para la grabacin de datos, se consignar la clave del resultado de la entrega ( clave 3, ausente o clave 7, nadie se hace cargo) y la fecha del da, entregndose posteriormente en la unidad al liquidar los certificados recibidos.
B. Cuando se realiza efectivamente la entrega. Cuando se realiza la entrega o se devuelven los envos se destruirn los Avisos informativos y de llegada (las dos primeras hojas del impreso mltiple). Se recoge fecha, firma y DNI del Destinatario en la parte derecha del Justificante de entrega (hoja 3). En caso de que el receptor no sea el propio Destinatario ser preciso recabar, adems, su D.N.I, nombre y apellidos. El cartero consignar firma, su identificacin y sello de fecha en el Justificante de entrega. A continuacin en la parte izquierda del taln se consigna la clave 01 de entregado a domicilio y la fecha, datos que sern grabados.
La entrega a domicilio en ausencia del Destinatario, podr hacerse sin autorizacin de aqul, a persona mayor de edad que conviva con l o se encuentre a su servicio Cuando el domicilio del Destinatario del certificado sea una Sucursal bancaria la entrega se efectuar al Interventor o persona responsable de la Entidad sin necesidad de la autorizacin del Destinatario.
C. Cuando se devuelve al Remitente porque no existe posibilidad de realizar la entrega Se consigna en las dos partes del Justificante de entrega (hoja 3) los siguientes datos: Causa y clave de devolucin. Fecha en que se realiza. Identificacin y firma del cartero que efecta la devolucin, consignando sello de fechas.
Estos certificados no pueden reexpedirse nunca por cambio de direccin, ni siquiera cuando lo solicite el Destinatario
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EL SEGUNDO INTENTO DE ENTREGA, se realizar el segundo da hbil posterior al primer intento, y se proceder, segn los resultados de la entrega, como sigue: D. Cuando no se puede realizar la entrega por estar ausente el Destinatario, se desprender la parte derecha del Aviso de llegada donde se consignar el da de la fecha, a partir del cual estar a su disposicin durante SIETE DIAS NATURALES en la oficina indicada en el propio impreso. En la parte izquierda para grabacin se consignar la clave 03 de ausente o 07 nadie se hace cargo. E. Cuando se realiza la entrega del envo o procede su devolucin, se actuar exactamente igual que se ha explicado en el primer intento para este resultado. 5.3. LIQUIDACIN Y DEPSITO DE CERTIFICADOS. El cartero a la vuelta del reparto efectuar la liquidacin de los certificados, y el Jefe de la Unidad de Distribucin o empleado que se encargue de esta tarea dar su conformidad a la misma mediante firma. En la liquidacin el repartidor deber entregar: Justificante de la entrega y taln de grabacin de los envos entregados a domicilio. Envos devueltos y justificantes de entrega anotada la causa de la devolucin y taln de grabacin. Envos avisados y talones de grabacin (1 y 2 intento).
En este tipo de envos siempre se ha de acompaar el taln de grabacin para cualquier resultado de la entrega. Los talones de grabacin se han de enviar diariamente a la Unidad Provincial de Control de Certificados, con el objeto de cumplir los plazos comprometidos de dar informacin inmediata del resultado de cada intento de entrega. Los Justificantes de entrega se archivarn diariamente. En la Unidad de Distribucin se mantendr un depsito ordenado de los envos con los que se deber efectuar un segundo intento al segundo da hbil despus del primer intento. El Jefe de la unidad gestionar las remesas para que la distribucin se efecte en los plazos de los certificados de la lnea bsica. Los envos que pasen a la oficina a lista se consignarn en una relacin.
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5.4. CURSO DE LOS CERTIFICADOS NO ENTREGADOS Y DOCUMENTACIN PARA SU GRABACIN.
El Jefe de la Unidad de Distribucin o el responsable de los certificados comprobar que los documentos de grabacin han sido cumplimentados ntegramente antes de su remisin. DIARIAMENTE, las oficinas de destino remitirn los certificados devueltos y los impresos de grabacin correspondientes a la Unidad de Control de su provincia, aunque la provincia de origen sea otra. Se enviar un taln de grabacin por cada intento de entrega. En el despacho nico se separarn los envos devueltos y los documentos de grabacin. La grabacin de datos se har en las Unidades Provinciales de Control de Certificados y en determinadas oficinas autorizadas. Las Unidades de Distribucin que se adscriban a estas oficinas autorizadas para la grabacin de datos enviarn los envos devueltos y los impresos de grabacin a las mismas.
6. OFICINA DE ENTREGA. Los envos no entregados a domicilio en el segundo intento por ausencia del Destinatario o porque nadie se hace cargo se mantendrn en la oficina durante siete das naturales a disposicin del Destinatario. Las operaciones que se pueden realizar con el envo son: La entrega al Destinatario o persona autorizada. La devolucin del envo debido a que han transcurrido siete das naturales sin personarse a recogerlo.
En el primer caso se recogern los datos propios de la entrega ; en el segundo, los datos de la devolucin, para ambos resultados se utilizar el Justificante de entrega, tal como se ha explicado en la entrega a domicilio. DIARIAMENTE, las oficinas remitirn los certificados devueltos y los impresos de grabacin en despacho al Centro de Control Provincial de Certificados de origen u oficina autorizada para la grabacin, aunque la provincia de origen del envo sea otra.
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En el despacho nico se incluirn por separado los envos devueltos y los documentos de grabacin.
7. CENTRO DE CONTROL PROVINCIAL DE CERTIFICADOS. Esta unidad es importante para la prestacin del servicio de los nuevos productos informatizados, debido a las funciones que debe realizar: Dar de alta las remesas admitidas en el sistema para poner a disposicin de toda la red la informacin. Grabar los resultados de los intentos de entrega. Gestionar las remesas de los envos en distribucin en su mbito provincial para que se entreguen y se graben en el plazo comprometido. Liquidar las remesas que los Clientes depositan en su mbito provincial. Con este objeto realizar gestiones con la Unidades de Control Provincial de Certificados de las provincias de destino, para que se controle la distribucin o devolucin de los avisos de recibo o envos que han rebasado los plazos de calidad comprometidos.
7.1. ALTAS DE REMESAS. Esta operacin se realizar excepcionalmente en la Unidad de Control Provincial de Certificados en la primera fase de implantacin, pues normalmente ser realizada en las Unidades de Admisin. Cuando se reciba la comunicacin telefnica o la Relacin resumen de certificados se introducirn los datos para dar de alta la remesa en el sistema, que consiste en poner a disposicin de toda la red la informacin. Si no se realiza esta operacin no se pueden grabar los resultados de los intentos de entrega. Se ha de tener especial cuidado con el alta de las remesas, para ello se tendr estrecha y constante comunicacin y coordinacin con la unidad que admite. En la Relacin resumen vendrn anotadas igualmente las incidencias que hayan existido en admisin para que se tengan en cuenta al cierre final de la remesa. 7.2. GRABACIN INFORMTICA DE LOS DATOS. La grabacin se realizar por los Centros Provinciales de Control de Certificados de destino. Adems de estos centros, habr otras Oficinas Postales autorizadas para realizar la grabacin de datos de los envos de su mbito, incluidos
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los rurales dependientes. El resto de tareas, alta y liquidacin de remesas, siempre lo ejecutar los Centros de Control Provincial de Certificados. Los datos que se grabarn en el sistema se extraen de los impresos de grabacin, parte izquierda de los Avisos informativos, Avisos de llegada y Justificantes de entrega, y sern los siguientes: Lectura del cdigo de barras por medio de la pistola. El intento de entrega correspondiente, primero o segundo. Clave correspondiente al resultado de la entrega. Fecha del intento de entrega.
Las oficinas autorizadas para la grabacin de datos, que no sean Centros Provinciales de Control de Certificados, una vez finalizada sta, archivarn los talones de grabacin, excepto los correspondientes a los envos devueltos que se enviarn conjuntamente con los talones al Centro de Control Provincial de Certificados de destino en despacho de certificados, consignando en el sobre documentacin grabada. En ningn caso las oficinas encaminarn los envos devueltos directamente a las oficinas de origen para su entrega al Remitente, siempre se realizar a travs de los Centros de Control de Certificados. 7.3. CONTROL Y GESTIN DE ENVOS PENDIENTES. Los Centros de Control Provincial de Certificados de destino gestionarn que las unidades de distribucin de su provincia faciliten diariamente la informacin de cada uno de los intentos de entrega y se graben diariamente en el sistema. Con este objeto la aplicacin informtica permitir conocer mediante los informes pertinentes la situacin de los envos que han rebasado los plazos comprometidos y los cdigos postales correspondientes a los mismos. Igualmente, estas unidades controlarn las remesas que hayan nacido en su provincia. Con este objeto la aplicacin informtica permitir conocer los envos que han sobrepasado los plazos dentro y fuera del mbito provincial, conociendo el cdigo postal en el cual estn pendientes. Los envos fuera de plazo con destino otra provincia se gestionarn siempre a travs de los Centros de Control Provincial de destino; no habr relacin directa entre los Centros de Control Provincial de origen y las Unidades de Distribucin que no correspondan a su mbito provincial. Se dar informacin diariamente de los resultados de los intentos de entrega, y el plazo mximo de das para finalizar la informacin de los envos de una remesa es de diecisis das hbiles desde la fecha del depsito de los envos. Este plazo se puede dar nicamente para los envos que agoten todos los intentos de entrega: los
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dos intentos de entrega a domicilio y que haya permanecido en la oficina durante siete das naturales. 7.4. ENTREGA DE LOS ENVOS DEVUELTOS AL REMITENTE. La entrega al Remitente de los envos devueltos siempre se realizar a travs del Centro de Control Provincial de Certificados de la provincia de admisin, que es la provincia que figure en el remite del envo Los envos devueltos, una vez grabados, con origen en otra provincia, se enviarn al Centro de Control Provincial de Certificados de origen en un despacho. Todos los envos que deban ser devueltos al Remitente se les entregarn consignados en una relacin, que ser firmada a la recepcin de los mismos. Prximamente se va desarrollar una funcionalidad en el sistema para grabar la entrega al Remitente de los envos devueltos. El Cliente recibir esta informacin por medios informticos, y las relaciones de certificados devueltos las imprimir el propio sistema. Los envos con origen en la propia provincia que deban ser devueltos al Remitente se le entregarn consignados en una relacin impresa (Mod ER2) por el sistema informtico que ser firmada por el Remitente a la recepcin de los mismos. Para ello, como ltima parte del proceso, se grabarn en origen todos los envos devueltos, para dejar constancia de su entrega al Remitente y poder liquidar las remesas. 7.5. CIERRE FINAL DE REMESAS. En las remesas, cuando el 99,50 % de los envos estn informados con las claves de resultado final ( 01, 02, 04, 05, 06, 08, 09, 10 y 11) y como mnimo haya transcurrido un mes desde el depsito, se podrn cerrar, que consiste en dar una orden al sistema para que a los envos que no tienen informacin se le consigne una general como NO SE TIENE INFORMACIN, y con posterioridad a este orden no se pueda introducir ninguna informacin. Esta orden la puede introducir el Centro de Control Provincial de Certificados de origen, donde ha nacido la remesa, o la Subdireccin de Gestin Logstica.
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5.4. CURSO DE LOS CERTIFICADOS NO ENTREGADOS Y DOCUMENTACIN PARA SU GRABACIN.

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