Educacin de Jvenes y Adultos por Radio Inscrito y Subvencionado por el M.E.D.

NIVEL: Educacin Media Profesional ESPECIALIDAD: Comercio y Servicios Administrativos MENCIN: Contabilidad

CONTABILIDAD
3 Semestre

PARTICIPANTE:

BIBLIOGRAFA
Araujo, Emilio. Curso de contabilidad general I. Venezuela. Gmez Rondn, F. Contabilidad I semestre. Venezuela. Ediciones Fragor. Gmez Rondn, F. Contabilidad II semestre. Venezuela: Ediciones Fragor. Silva, Jess A. Fundamentos de contabilidad II. Venezuela: Ediciones Co-Bo. Instituto Radiofnico Fe y Alegra. Contabilidad III. Venezuela: Ediciones Irfa. Cmo utilizar los estados nancieros por James Bandler [Documento en lnea] Disponible en: http://www.resumido.com/ es/libro.php?cod=101 Apuntes de auditoria por Juan Carlos Mira Navarro [Documento en lnea] Disponible en: http://www.eumed.net/libros/ 2006a/jcmn/1a.htm Universidad Nacional de Colombia [Documento en lnea] Disponible en: http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/ economicas/2006862/lecciones/capitulo%208/cap8_a_b.htm

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El anlisis de estados nancieros nos llevar a tomar decisiones sobre asuntos relacionados con la empresa como dnde obtener recursos, en qu invertir, cules son las utilidades de la empresa, etc.

Instituto Radiofnico Fe y Alegra (IRFA) Todos los Derechos Reservados. Agosto 2006 Prohibida la reproduccin total o parcial de esta obra por cualquier medio, sin permiso escrito del Instituto Radiofnico Fe y Alegra. Director Nacional de IRFA Jos Rafael Roca Coordinacin Ocina Nacional del IRFA Javier Barrios Produccin: Carlos Alvarez Revisin y Correccin: Ocina Nacional del IRFA Diseo, Diagramacin y Montaje Yasu Correia

1. Por qu es importante analizar el perodo promedio de pago de nuestras deudas as como el perodo promedio de cobro de nuestros crditos? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. Cul es el indicador que nos dice con qu eciencia se estn utilizando los activos del negocio y cmo se determina? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. Si tenemos la siguiente informacin: Ao 2005 Ventas Costo de venta UNE Activos totales Responda las siguientes interrogantes: -Cul es el Margen de utilidad bruta? -Cul es el Margen de utilidad operativa? -Cul es el rendimiento sobre los activos? -Con base a estos indicadores en qu ao est en mejor situacin nanciera este negocio? Por qu? Bs. 5.000.000 Bs. 1.500.000 Bs. 1.000.000 Bs. 8.000.000 Ao 2006 Bs. 6.500.000 Bs. 2.000.000 Bs. 1.000.000 Bs. 9.000.000

Instituto Radiofnico Fe y Alegra Ocina Nacional Calle 3B, Edicio Fe y Alegra C2-07, piso 2. La Urbina. Caracas - Venezuela. Telfonos: (0212) 241.03.53 / 242.58.97 / 242.29.19 / 242.29.04 Fax: (0212) 242.35.55 www.feyalegria.org.ve Correo electrnico: irfa_nacional@cantv.net

Actividades

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Otro indicador que se toma en cuenta con los datos del estado de resultados es la rotacin de activos totales que Indica la eciencia con la que la empresa utiliza sus activos para generar ventas. Por lo general, cuanto mayor sea la rotacin de activos totales de una empresa, mayor ser la eciencia de utilizacin de sus activos. Esta medida es demasiado importante para tomar decisiones porque indica si las operaciones de la empresa han sido ecientes en el aspecto nanciero. Se calcula de la siguiente manera: Rotacin de activos = totales Ventas Activos totales

Se usa comnmente para medir el xito de la empresa en relacin con las utilidades sobre las ventas. Cuanto mayor sea, mejor. Est expresado en la siguiente frmula: MUO = Utilidad antes de impuestos Ventas
El ciclo contable. Balance de comprobacin. Hoja de trabajo. Ajustes. Gastos pagados por adelantado. Gastos por pagar e ingresos por cobrar.

NDICE

Pg.
6 9 13 19 24 27 29 33 36 39 43 46 47 50 52 53 56

Relacionando los dos estados nancieros, el balance general y el estado de resultados, se deducen otro dos indicadores que nos miden factores importantes. Uno determina la ecacia de la gerencia para obtener utilidades con sus activos disponibles, conocido como rendimiento sobre los activos. Cuanto ms alto sea mejor. Rendimiento sobre activos = Utilidad neta despus de impuestos Activos totales

Cuentas por cobrar y provisin para cuentas de cobro dudoso. Activos jos y depreciacin. Tratamiento de los activos agotables y activos intangibles. Asientos de cierre. Estado de resultados. La auditora externa de los estados nancieros. Balance general. Anlisis de los estados nancieros. Importancia de los estados nancieros. Anlisis del estado de resultados. Bibliograa.

Otro indicador que tiene que ver con el ndice de deuda es la razn de capacidad de pago de intereses, que mide la capacidad de la empresa para efectuar pagos de intereses contractuales. Cuanto menor sea la razn, mayor ser el riesgo tanto para los prestamistas como para los propietarios. utilidad antes de intereses e impuestos Intereses

Capacidad de pago de intereses =

El otro recibe el nombre de rendimiento sobre el capital contable y calcula el benecio obtenido de la inversin de los dueos, para ello relaciona el capital contable con la utilidad neta del ejercicio. La frmula es la que sigue: Rendimiento sobre el capital = contable Utilidad neta del ejercicio Capital

Otro indicador importante es el que llamamos margen de utilidad bruta (MUB) que se reere al porcentaje de cada Bolvar de ventas que nos queda despus que pagamos los productos. Viene expresado por. MUB = Ventas - Costo de venta UBV = Ventas Ventas

Con el clculo de estos indicadores mediante sus respectivas frmulas obtenemos las cifras y proporciones que miden el rendimiento del negocio y podremos hacer un diagnstico con base suciente de los puntos fuertes y dbiles del negocio. En la materia Anlisis de Estados Financieros se har alusin con mejores detalles de los indicadores necesarios para analizar tanto el balance general como el estado de resultados de un negocio en marcha.

Hay otro indicador llamado Margen de utilidad operativa (MUO) que calcula el porcentaje de cada Bolvar de ventas que queda despus de deducir todos los costos y gastos, incluyendo los intereses e impuestos.

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EL CICLO CONTABLE
En el semestre I de Contabilidad estudiamos, como es lgico en toda introduccin, los conceptos y la importancia de la Contabilidad y las diferentes cuentas que se originan en ella. En el semestre II analizamos una a una las cuentas que necesitan actualizarse peridicamente as como hicimos referencia al Balance de Comprobacin, a la Hoja de trabajo y a los Estados Financieros, temas que sern ampliados en este nuevo mdulo del semestre III, semestre que debemos iniciar haciendo referencia al Ciclo Contable. En aquellos negocios dnde se lleva formalmente un proceso contable hay una serie de pasos y procedimientos que se repiten peridicamente para que la informacin sobre la actividad nanciera de los mismos est al da y cumpla con los requerimientos de informacin de los entes interesados. Esto es lo que llamamos Ciclo contable. Ciclo contable. El Ciclo Contable son todos aquellos mtodos y procedimientos que ejecutan las personas encargadas de la contabilidad de una empresa, donde se acumula, procesa y comunica informacin sobre las actividades relacionadas con el negocio en un periodo determinado y que deben repetirse en los periodos sucesivos. Toda empresa debe tener una fecha de inicio de operaciones y una fecha de cierre de operaciones. En el transcurso de esas dos fechas se dan muchas transacciones comerciales que cambian la situacin econmica de la empresa, operaciones que necesitan registrarse una por una con sus debidos justicativos en los libros obligatorios: el Diario, el Mayor y el de Inventarios. De este proceso se van a originar dos estados nancieros que son obligatorios de presentar para cada empresa: el Balance General y el Estado de Resultados.

ANLISIS DEL ESTADO DE RESULTADOS

Pana nalizar este interesante mdulo que nos sirve de gua para controlar las operaciones de cualquier negocio del que seamos parte, nos tocar tratar el tema de cmo analizar el estado de resultados. Como sabemos, este documento nos informa sobre la utilidad o la prdida que obtuvimos en el ejercicio econmico ms reciente y el anlisis nos ayudar a detectar puntos fuertes y puntos dbiles del negocio. Estado de resultados. El estado de resultados determina el monto por el cual los ingresos totales superan a los gastos totales, al remanente se le llama ganancia pero si el resultado es negativo es una prdida. Cules elementos debemos analizar del estado de resultados? Debemos analizar por ejemplo, la rotacin de inventarios. Y en que consiste la rotacin de inventarios? Es un indicador que mide la actividad o liquidez del inventario de una empresa. Y viene dada por la siguiente relacin. Costo de venta / inventario La rotacin resultante slo es signicativa cuando se compara con la de otras empresas de la misma industria o con una rotacin de inventarios anterior de la empresa. La rotacin de inventarios se puede convertir con facilidad en una duracin promedio del inventario al dividir 360 (el nmero de das de un ao) entre la rotacin de inventarios. Este valor tambin se considera como el nmero promedio de das en que se vende el inventario. Otro indicador importante que toma en cuenta los ingresos, es el periodo promedio de cobro que nos dice la cantidad promedio de tiempo que se requiere para recuperar las cuentas por cobrar. Se calcula de la siguiente manera: Cuentas por cobrar Periodo promedio = de cobro Ventas promedio por da Periodo promedio = de cobro Cuentas por cobrar Ventas Anuales / 360

Para llevar la contabilidad de una empresa se repiten una serie de procedimientos adoptados por el gremio contable, que llamamos: Ciclo Contable.

El perodo promedio de cobro es signicativo slo en relacin con las condiciones de crdito de la empresa. Hay otro indicador que toma en cuenta las compras, ste es el llamado periodo promedio de pago e indica la cantidad promedio de tiempo que se requiere para liquidar las cuentas por pagar. Se calcula de manera similar al periodo promedio de cobro. La frmula es la que sigue: Cuentas por cobrar Periodo promedio = de pago Compras promedio por da Cuentas por cobrar Periodo promedio = de pago Compras Anuales / 360 Esta cifra es signicativa slo en relacin con la condiciones de crdito promedio concedidas a la empresa. Los prestamistas y los proveedores potenciales de crdito comercial se interesan sobre todo en el periodo promedio de pago porque les permite conocer los patrones de pago de facturas de la empresa.

Estos dos informes reejan los resultados obtenidos de la actividad econmica de la empresa en ese lapso que se midi a partir de una fecha de inicio hasta una fecha de cierre, en ese Ciclo Contable. Secuencia de un Ciclo Contable. Toda empresa debe jar la duracin de su ciclo econmico desde la fecha que inicia sus operaciones comerciales hasta la fecha en que cerrar, ojo! no es un cierre denitivo de la empresa, es una fecha en que har un corte para medir los resultados obtenidos hasta la misma. En ese periodo de medicin de resultados se darn el conjunto de pasos que ya conocemos como Ciclo Contable. El Ciclo Contable se inicia con el registro de las operaciones diarias desde el primer da del ejercicio econmico, en orden cronolgico, en el respectivo libro que la empresa debe tener para tal n: el Libro Diario.

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Importancia de los estados financieros

Cualquiera sea su situacin, entender los Estados Financieros enriquecer su vida de negocios. Especicamente, conocerlos es vital para: - Dueos de empresa: necesitan saber como sacar mejor provecho a su inversin - Prestamistas: necesitan evaluar aplicaciones de crdito - Gerentes: los usan para identicar fortalezas y debilidades dentro de su mbito - Proveedores: deben asegurarse que sus clientes le podrn pagar - Clientes: quieren saber si su proveedor durar en el mercado - Empleados: buscan conocer la solidez de su empleador - Buscadores de empleo: los utilizan para evaluar ofertas de trabajo Los Estados Financieros son herramientas para analizar negocios. Consisten en tres reportes distintos pero interrelacionados: - El Balance General, provee un panorama de la solidez nanciera de la empresa en un momento dado. - El Estado de Ganancias y Prdidas, muestra que tan rentable ha sido la empresa a lo largo de un perodo de tiempo determinado. - El Estado de Flujo de Caja, indica cunto dinero en efectivo ha generado la empresa a lo largo del tiempo, y en qu se ha utilizado... Copiado de: http://www.resumido.com/es/libro.php?cod=101

Por ejemplo: supongamos que una empresa cticia llamada Empresa S.O.S compra un vehculo para reparto de su mercanca, la compra es a crdito por Bs. 30.000.000 el 3/3/2006.Esta operacin debe registrarse en su libro diario como sigue: Fecha 3-3-2006 Descripcin Vehculo Efectos por pagar
9. Balance General

Debe Bs. 30.000.000

Haber Bs. 30.000.000

1. Registros en el Libro Diario

Este es el segundo paso del ciclo contable: pasar los asientos del libro diario al libro mayor. Todas las cuentas con sus distintas cantidades que se pasaron al Libro Mayor originan un informe general de cuentas que debe ser analizado bien sea mensualmente, bimensualmente, etc, para determinar si los registros hechos son veraces. Este informe que debe hacerse con nes administrativos es el Balance de Comprobacin. Por ejemplo si la empresa S.O.S emite un balance de comprobacin para el 3-4-2006, estas cuentas deben aparecer con el mismo monto y saldo. En el rengln de cuentas conocidas como Activos, aparecer la cuenta Vehculo y en el rengln de cuentas conocidas como Pasivo, aparecer la cuenta Efectos por pagar. Este es el tercer paso del ciclo contable, emitir el balance de comprobacin con el saldo de todas las cuentas de la empresa en el periodo. Luego del Balance de Comprobacin procedemos a elaborar una Hoja de trabajo, que trabajaremos manualmente con lpiz y borrador, partiendo del anlisis del Balance de Comprobacin se separan las cuentas que necesitan ajustes y correcciones. En este paso se corrigen las cuentas con errores tanto en la asignacin de los montos como en su codicacin. ste es el cuarto paso en el ciclo contable. Elaborar la hoja de trabajo nos permite rehacer el Balance de Comprobacin ahora ajustado, aqu todas las cuentas deben estar sinceradas y actualizadas, es decir, todas las cuentas de este balance de comprobacin ajustado deben ser veraces.

2. Pases al Libro Mayor CICLO CONTABLE 3. Balance de Comprobacin

8.Estado de Resultados

7. Asientos de cierre 5. Balance de Comprobacin ajustado 6. Determinacin del Costo de Venta

4. Ajustes en la Hoja de Trabajo

Este asiento y todos los dems asientos que se hagan en el libro diario durante un periodo (1 mes por ejemplo) es el primer paso del ciclo contable para la empresa. El segundo paso que se debe seguir casi simultneamente al primero, es pasar los registros diarios de cada cuenta en forma individual a otro libro obligatorio y necesario: el Libro Mayor. Si tomamos el asiento anterior hay que pasar cada cuenta que se origin al libro mayor, como sigue: Vehculo Debe 30.000.000 Haber

1. Por qu es importante analizar los estados nancieros? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. Cul es la diferencia entre el ndice de liquidez y el ndice de solvencia? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. Calcula el ndice de solvencia y el de liquidez con los datos siguientes: Total de activo circulante: Bs. 1.800.000 Total de pasivo circulante: Bs. 600.000 Total de activos lquidos: Bs. 900.000

Actividades

4. Si quiere analizar las operaciones de su negocio para, comparar los actuales resultados con los obtenidos para la fecha el ao anterior Qu mtodo de anlisis debemos utilizar y por qu? _________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Efectos por pagar Debe Haber 30.000.000

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Razones nancieras.

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ste es el quinto paso del ciclo contable. Del balance de comprobacin ajustado debemos determinar el Costo de Venta. Si podemos recordar, el costo de venta se determina de la siguiente forma: al inventario inicial de mercancas se le suman las compras y todos los gastos sobre compras, luego se restan todas las deducciones de compras y el inventario nal. El resultado de esta operacin es el Costo de Venta. Este paso lo identicamos como el nmero 6. El sptimo paso consiste en cerrar las cuentas nominales, es decir, las cuentas de ingresos y egresos. Todas deben quedar en saldo cero ya que el resultado obtenido debe traspasarse al Capital. Ya veremos ms adelante este proceso de cierre. Los pasos nales del ciclo contable son la presentacin de los estados nancieros bsicos

como el Balance General y el Estado de Resultados con todas sus cuentas actualizadas. Igualmente estudiaremos con detalle estos dos estados nancieros. Estas son las etapas de un Ciclo Contable independientemente de la empresa que sea y del tiempo que estipule de duracin para su ejercicio econmico. Todos esos pasos se repetirn para el prximo ejercicio.

Para realizar un correcto anlisis se toman en cuenta las razones nancieras que son indicadores especcos que miden la situacin de unas cuentas en relacin a otras. Por medio de ellas nos damos cuenta si el negocio es solvente, productivo, tiene liquidez, etc. Cmo analizar el Balance General? Las razones nancieras ms importantes que se deben tomar en cuenta para analizar el Balance general son las siguientes. Capital de trabajo: es el monto de los recursos que el negocio tiene destinado a pagar las erogaciones necesarias para sus operaciones. Se obtiene de restar al total del activo circulante, el correspondiente total del pasivo circulante CT = Ac - Pc

Activo circulante - inventarios Prueba de = cido Pasivo a corto plazo

ndice de endeudamiento o solidez: mide la porcin de activos nanciados por deuda. Indica la razn o porcentaje que representa el total de las deudas de la empresa con relacin a los recursos de que dispone para satisfacerlos. Muestra la proporcin dell total de pasivo entre el total de activo. Id = total pasivo / total de activo ndice de deuda a capital: muestra la relacin que hay en la estructura de capital entre los recursos dados por terceros y los fondos propios. Seala la proporcin que el pasivo representa con relacin al capital. Total pasivo / capital lquido De patrimonio a activo total: es la relacin que viene de la estructura de capital entre los recursos proporcionados por los accionistas o dueos del negocio y el activo total. Total patrimonio / total activo Hay otros indicadores ms que son explicados con detalles en otra materia de la mencin llamada Anlisis de estados nancieros. Aqu te mencionamos los de mayor relevancia.

Al nalizar el ciclo contable el departamento de contabilidad debe presentar los informes nancieros nales: Balance General y el Estados de Resultados.

1. Una empresa presenta la siguiente informacin sobre sus operaciones comerciales: 1-3-06/ Compra mercancas a crdito por Bs. 325.000. 6-3-06/ Vende mercancas al contado por un monto de Bs. 450.000. 10-3-06/ Deposita Bs. 400.000 en su cuenta corriente de la venta anterior. Te pedimos lo siguiente: -Identica las cuentas que se mueven en cada en cada operacin -Ejecuta el primer paso del Ciclo Contable con estas operaciones. -Procede con el segundo paso del Ciclo Contable. 2. Cules son los documentos que se generan en el ciclo contable de una empresa? ________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 3. Por qu se considera importante la realizacin de una hoja de trabajo? ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

ndice de solvencia: es la capacidad que tiene un negocio para cumplir sus obligaciones, a la fecha de sus vencimientos. Y se obtiene del cociente del total de activo circulante entre el total de pasivo circulante. Mide el nmero de veces que los activos circulantes del negocio cubren sus pasivos a corto plazo. Is = Ac / Pc ndice de liquidez: es la capacidad que tiene un negocio de cumplir sus obligaciones con el uso de efectivo. Y se obtiene dividiendo los activos lquidos (caja, banco, cuentas por cobrar, efectos por cobrar, inversiones temporales) entre el total del pasivo circulante. Il = activos lquidos / Pc Prueba del cido: es muy usada para evaluar la capacidad inmediata de pago que tienen las empresas. Se obtiene de dividir el activo disponible (es decir el efectivo en caja y bancos y valores de fcil realizacin menos el inventario) entre el pasivo circulante.

Actividades

Nuestra compaera de IRFA: Evelyn Torres, analizando la contabilidad del instituto.

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ANLISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Al tener los informes nancieros bsicos corresponde analizar la informacin presentada en ambos ya que la misma nos dir si las cosas se hicieron bien o hay que hacer correcciones en la gestin administrativa. La interpretacin de datos nancieros es sumamente importante para cada una de las actividades que se realizan dentro de la empresa, por medio de la interpretacin de los datos presentados en los estados nancieros los administradores, clientes, empleados y proveedores se pueden dar cuenta del desempeo que la empresa tiene en sus operaciones. Analizar estados nancieros. El anlisis de los estados nancieros se entiende como el proceso de chequear y comparar las diferentes cuentas que maneja la empresa, tomando en cuenta sus saldos y movimientos. Es una funcin administrativa y nanciera que consiste en la determinacin y emisin de un juicio conjunto de criterios personales relativos a los conceptos, cifras, y dems informacin presentada en los estados nancieros de una empresa especica, dichos criterios se logran formar por medio del anlisis cuantitativo de diferentes parmetros de comparacin basados en tcnicas o mtodos ya establecidos. Objetivo del anlisis de los informes nancieros. El objetivo que se propone el anlisis nanciero es el de ayudar a los gerentes de una empresa a determinar si las decisiones acerca de los nanciamientos fueron las ms apropiadas, y de esta manera determinar el futuro de las inversiones de la organizacin. Los estados nancieros son un reejo de los movimientos en que la empresa ha incurrido durante un periodo de tiempo. El anlisis nanciero sirve como un examen objetivo que se utiliza para hacer un diagnstico de la situacin econmica de la empresa. El anlisis de los estados nancieros nos llevar a tomar decisiones sobre asuntos tales como: dnde obtener los recursos, en qu invertir, cules son las utilidades de la empresa, cundo y cmo se le debe pagar a las fuentes de nanciamiento o si se deben reinvertir las utilidades. Mtodos de anlisis. Para analizar los estados nancieros se recurre a distintos mtodos, llamados por la direccin en que se estudian los datos: horizontal y vertical. En el mtodo horizontal se deben comparar dos perodos: el ltimo y el penltimo y se comparan cada una de las cuentas en ambos estados, el de resultados y el balance general para establecer sus porcentajes, si bajaron o subieron y as sucesivamente. Este anlisis es de gran importancia, porque mediante l se informa de los cambios en las actividades y si los resultados han sido positivos o negativos. En el mtodo vertical se analiza slo un perodo, el ejercicio que nos interesa para conocer los resultados de cada una de las cuentas comparando las cifras en forma vertical. El anlisis vertical es esttico porque enfoca un solo perodo y el horizontal es dinmico porque analiza dos perodos consecutivos, el que estamos analizando y el inmediatamente anterior, comparando en ambos las mismas cuentas.

BALANCE DE COMPROBACIN
Continuando con la secuencia de la materia, esta semana tocaremos el tema sobre Balance de Comprobacin, un informe muy til en contabilidad ya que a partir de esta fuente preparamos el Balance General y el Estado de Resultados que son los dos informes vitales. Para tener una idea de lo que es un Balance de Comprobacin podemos nombrar la situacin de un examen, por ejemplo. Cuando presentamos un examen y respondemos todas y cada una de las preguntas que haba en el mismo, antes de proceder a entregar debemos revisar bien cada una de las respuestas que dimos, ya que de esta manera garantizamos una buena nota, esta revisin puede ser la diferencia entre sacar un 20 o sacar un 10. Lo mismo sucede con los registros que hacemos en el Libro Diario y en el Libro Mayor, debemos vericarlo para que los movimientos reejados en el Balance de Comprobacin queden los ms exactos posibles. Balance de comprobacin. Un Balance de Comprobacin como su nombre lo indica comprueba o conrma la exactitud de los datos que aparecen registrados en el mismo ya que para elaborar los estados nancieros bsicos se necesita la ms conable informacin sobre los resultados obtenidos. Mientras se respete la teora del cargo y del abono, las cuentas cargadas y abonadas junto con sus respectivos montos sean los correctos, el Balance de Comprobacin no tendr problemas de ajustes y la informacin estar lista para ser presentada en el Balance General y en el Estado de Resultados. Libro Diario, Mayor y Balance de Comprobacin. Toda empresa tiene un documento llamado Plan de cuentas, en el que aparecen todas las cuentas que maneja en sus operaciones mercantiles, identicadas con sus respectivos nombres y un cdigo numrico asignado. En el Libro Diario, el primer libro contable que debe llevar legalmente una empresa se registra cada movimiento comercial, en orden de aparicin durante el periodo econmico y cada asiento tiene una o ms cuentas cargadas y una o ms cuentas abonadas, respetando la teora del cargo y del abono y tomando en cuenta sus cdigos. ste es el primer paso del Ciclo Contable como ya vimos. En el segundo paso, simultneo al primero, cada cuenta cargada y abonada en el Libro Diario, se registra en forma individual en un segundo libro que es legalmente obligatorio tambin, llamado Libro Mayor. ste est dividido en hojas, y cada hoja est dedicada a una cuenta contable, donde se recoge todos los apuntes que afectan a esa cuenta en particular: por ejemplo, una hoja estar dedicada a la cuenta de Caja, otra a Bancos, otra a Efectivo, etc.

Debe existir una igualdad en las transacciones comerciales registradas.

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Empresa S.O.S, C.A Balance General Del 01-01-06 al 31-12-06

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El tercer paso del Ciclo Contable es obtener el Balance de Comprobacin, es un informe en donde se representa el resumen de los movimientos de cuentas habidos en el Diario y pasados al Mayor, expone la situacin econmica de la empresa en un momento dado. Este documento es importante porque permite comprobar el equilibrio de los saldos registrados en los libros Diario y Mayor y porque a partir de l se preparan los estados nancieros fundamentales como son el Balance General y el Estado de Resultados sin errores. Pasos para elaborar un Balance de Comprobacin. 1. Lo primero que debemos hacer es chequear los saldos de cada cuenta que aparece en el Libro Mayor. 2. Sacar un listado con todos las cuentas del Mayor y sus saldos.

3. Totalizar los saldos deudores y los saldos acreedores. 4. Comprobar la igualdad de las sumas deudoras con las acreedoras. Esto no garantiza que las cifras sean exactas ni que las cuentas manejadas sean las correctas. Puede haberse cometido errores en los registros del Libro Diario como por ejemplo, registrar un monto en una cuenta equivocada, una cantidad incorrecta, duplicar un registro, etc. Si el Balance de comprobacin no cuadra es mucho ms evidente que se cometieron errores en los registros contables. Supongamos que el balance de la empresa cticia llamada S.O.S nos dice que para el 3112-06 las cuentas que se manejan en la empresa presentan los siguientes saldos deudores y acreedores y que se cumple la igualdad en la suma del debe y del haber. El balance de comprobacin es el siguiente:

ACTIVOS Activo circulante Caja Banco Cuentas x cobrar -Prov. Ctas x cobrar Efectos por cobrar Inventario Art. de escritorio Total activo circulante Activo jo Terreno Local comercial

Pasivos Pasivo circulante

1.000.000 10.000.000 4.200.000 200.000 4.000.000

Cuentas por pagar Efectos por pagar Comisiones por pagar Servicios por pagar Intereses por pagar

5.000.000 8.000.000 1.000.000 500.000 500.000 15.000.000

3.000.000 1.000.000 19.000.000

Total pasivo circulante Pasivo a Largo plazo Hipoteca por pagar Prstamo por pagar

6.000.000 10.000.000 16.000.000

Empresa S.O.S Balance de comprobacin 31-12-06

5.000.000 4.000.000 6.000.000 4.500.000 500.000 4.300.000 300.000 4.000.000 23.000.000 4.000.000

Total pasivo a LP Otros pasivos Prov.por prestaciones Total pasivo Capital Capital al 01/01/06 Utilidad del ejercicio Total capital 31/12/06

Cuentas Caja Banco Cuentas por cobrar Inventario de mercancas Mobiliario Equipo de ocina Cuentas por pagar Efectos por pagar Comisiones por pagar Intereses por pagar Capital Ventas Gastos de mantenimiento Artculos de escritorio Sueldos y salarios Efectos por cobrar Gastos de publicidad Compras Gastos generales Totales

Debe Bs. 372.000 Bs. 1.540.000 Bs. 2.500.000 Bs. 25.100.000 Bs. 1.400.000 Bs. 1.900.000

Haber

Vehculo Mobiliario -Dep. acum. Mob. Equipo de ocina

10.000.000 41.000.000

Bs. 5.000 Bs. 80.000 Bs. 360.000 Bs. 800.000 Bs. 400.000 Bs. 1.600.000 Bs. 23.000 Bs. 36.080.000

Bs. 2.700.000 Bs. 6.180.000 Bs. 100.000 Bs. 50.000 Bs. 23.600.000 Bs. 3.450.000

3.000.000 1.000.000 4.000.000

-Dep. acum.. equip Total activo jo Activo intangible G. de organizacin Gastos de mercadotec Total activo intangible

1.000.000 2.000.000 3.000.000 45.000.000

Total Pasivo + capital

Bs. 36.080.000

Total de activo

45.000.000

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Estas posesiones son el grupo de lo que llamamos activo circulante, que es el primer grupo de activo que debe presentarse. El segundo grupo en importancia dentro de los activos de una empresa, son los llamados Activo jo, o tambin, Propiedades, planta y equipo. Estos activos abarcan desde los terrenos que posee la empresa, hasta los edicios, maquinarias, equipos, vehculos de los cuales es duea. El tercer grupo a presentar es conocido como Activos intangibles que son todos aquellos derechos adquiridos por va legal como marcas de fbrica, patentes, etc que ya vimos en un tema anterior. Luego al nal vendrn otros activos que no renen las caractersticas de los grupos ya mencionados. Esta es la primera seccin del Balance General: la seccin de Activos. La parte P + C de la ecuacin bsica contable se trata de los pasivos y el capital. La seccin de

pasivos se divide en dos partes: pasivo a corto plazo y pasivo a largo plazo. La medicin del plazo viene medido por la duracin del ejercicio econmico de la empresa en particular. Los pasivos son deudas y obligaciones que la empresa tiene con terceros, y aquellas que debe cancelar dentro de su ejercicio econmico son deudas a corto plazo, y por ende, pasivo a corto plazo. Las obligaciones que se pagarn ms all del ejercicio econmico es el pasivo a largo plazo. Dentro de este grupo se meten la parte de las deudas que se deben pagar en los prximos ejercicios econmicos. La inversin de los socios es lo que llamamos capital. El capital muestra la inversin original de los dueos ms las ganancias retenidas menos las prdidas acumuladas. A continuacin presentamos un modelo de Balance General con el respectivo orden de presentacin de las cuentas.

Procedimiento para detectar y corregir los errores encontrados. Si el total de la columna del Debe no coincide con la del Haber, hay errores y se deben localizar y corregir. Lo primero que debemos hacer es comprobar que sumamos correctamente los saldos de la columna del Debe y del Haber. Si estn correctos debemos irnos al Libro Mayor y vericar si los saldos reejados en el mismo estn bien

sumados. Si aqu no hay problemas, debemos revisar los registros en el Libro Diario y sus traslados al Mayor. Entre los errores que se detectan con esta revisin podemos encontrar: cargos o abonos en cuentas equivocadas, omisin de asientos, cargos o abonos con cantidades errneas, duplicacin de asientos o asientos sin el debido equilibrio entre cargo y abono. Cuando se comete un error en el Libro Diario o en el Mayor, es ilegal borrarlo. Para corregirlo se debe hacer lo siguiente: Si se comete en el Libro Mayor se debe hacer una anotacin en ese mismo libro. Se encierra en un crculo el registro equivocado y no se tomar en cuenta para totalizar el saldo. Si el error es por no haber trasladado un asiento del Libro Diario se anota con el nmero y la fecha en que ocurri en el Mayor, pero si el error es en Libro Diario se debe corregir con otro asiento llamado contrapartida.en la fecha en que se descubra el error.

Debemos meter la lupa para garantizar que los estados nancieros salgan sin errores.

Por ejemplo: si la empresa hace una compra de mercancas a contado por Bs. 40.650 en la fecha del 6-02-2006 y el asiento en que se anot en el libro diario es el siguiente: 1. Cul es el criterio que se usa para clasicar los activos en el balance general? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. Un sobregiro bancario es cuando una orden de pago que emitimos excede el monto del fondo disponible, de acuerdo con esto, cmo debe clasicarse un sobregiro: como activo o como pasivo?. Cualquiera sea tu respuesta explica el por qu. ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. El estado de resultados demuestra el resultado econmico durante un perodo de gestin mientras el balance general muestra el valor patrimonial del negocio para una fecha especca. Cul es la relacin existente entre estos dos estados? __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Fecha 6-02-2006 Descripcin Compra Caja Debe Bs. 40.560 Bs. 40.560 Haber

Evidentemente que hay un error en la cantidad registrada. La fecha en que descubrimos el error fue el 30-02-2006, y en esta misma fecha debemos corregir la falta. Cmo?: haciendo el asiento de contrapartida como sigue a continuacin: Fecha 30-02-2006 Caja Compra Descripcin Debe Bs. 40.560 Bs. 40.560 Haber

Actividades

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De esta manera se anula el asiento errneo inicial. Ahora hay que hacer el asiento correcto que ser el siguiente: Fecha 30-02-2006 Descripcin Compra Caja En este asiento si se tom la cantidad exacta de la compra. Debe Bs. 40.650 Bs. 40.650 Haber

BALANCE GENERAL
El segundo estado nanciero importante que debe presentar una empresa y donde reeja sus montos en activos, pasivos y capital es el Balance General tambin llamado Estado de Situacin. Al analizar el Balance General se demuestra la situacin nanciera de un negocio por medio de la diferencia que exista entre los bienes y derechos o Activo y las obligaciones y deudas o Pasivo. A continuacin la explicacin detallada del tema. El balance general. Todo negocio, para empezar, requiere de recursos materiales o en dinero los cuales constituyen el capital o patrimonio con el que la empresa arrancar. Este capital habr de moverse, con el transcurso de las operaciones y algunas veces bajar o subir por efecto de prdidas o ganancias. Al utilizar este capital se adquirirn equipos, maquinaria y materiales necesarios para empezar a funcionar, los cuales pasarn a formar el activo de la empresa. El activo no se limita a stos, sino tambin lo forman los derechos o documentos adquiridos por la empresa los cuales le coneren una posibilidad de obtener dinero o bienes. Tambin las empresas adquieren, generalmente bienes o servicios que no se pagan de inmediato (crditos y prstamos), sino a travs de varios periodos y estos tipos de deuda se denominan el pasivo. Los elementos anteriores permiten formular una igualdad que se da en las empresas, a saber que los recursos disponibles son iguales a las obligaciones ms el patrimonio, o dicho de otra manera: el activo (A) es igual al pasivo (P) ms el capital (C). A=P+C Estos tres elementos constituyen el balance que, con mayor grado de ampliacin y de detalle, siempre se presentar como la relacin entre los tres componentes: lo que se tiene, lo que se debe y el patrimonio. Su presentacin al igual que el Estado de Resultados, suele ser peridica; una vez al mes, cada trimestre o anual, pero es una toma esttica (como una fotografa) de cmo se encontraba el negocio en la fecha en que se hizo el balance. Al da siguiente, la situacin ya no ser la misma. Cmo debe presentarse el Balance General? En primer lugar debe tener un encabezamiento donde se especican los siguientes datos: nombre del negocio, nombre del estado nanciero y la fecha del ejercicio econmico. A continuacin vienen los activos ordenados segn los principios contables aceptados de disponibilidad o liquidez. Es decir se van a presentar desde los ms lquidos y disponibles a los menos lquidos y disponibles. En este orden de ideas los primeros que deben presentarse son el dinero en caja o en bancos, que es el efectivo disponible. Le siguen en orden de liquidez las cuentas y efectos por cobrar a corto plazo. Luego vienen los inventarios de mercancas, y despus los gastos pagados por anticipado que como ya explicamos en su ocasin son un activo.

1. Seguramente has comprado ado en alguna bodega de tu comunidad, y el bodeguero llega y te anota en un cuaderno donde escribe tu nombre y el monto por los artculos pedidos. Con cul paso del ciclo contable relacionas este hecho? _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 2. Al nal del mes te presentas a la bodega a pagar al bodeguero todos los pedidos ados que hiciste en el mes. l te muestra el cuaderno y te dice el monto total anotado. Qu paso de un ciclo contable est representado aqu? _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 3. Algunas veces no has estado conforme con el monto total que te dice el bodeguero y lo que t crees que debes, porque lo aconsejable es que t tambin vayas anotando lo que vas pidiendo para comprobar el monto correcto a la hora de pagar. Cmo se llama la teora que garantiza el equilibrio de las transacciones y en qu consiste? _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 4. Si en una transaccin compramos mercancas por Bs. 50.000 y pagamos de contado, pero el asiento que registramos es el siguiente: Fecha 5-04-2006 Compra Cuentas por pagar Descripcin Debe Bs. 50.000 Bs. 50.000 Haber

Actividades

- Dnde est el error? _________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ - Cmo corregiras t ese error? _________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________

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La auditora externa de los estados financieros

Es preciso hacer unas consideraciones sobre el trmino auditora en el mbito econmico y nanciero del mundo de los negocios. En trminos generales, auditar, es examinar y vericar informacin, registros, procesos, circuitos, etc. con objeto de expresar una opinin sobre su bondad o abilidad. 1. Auditora de estados nancieros: Es el examen y vericacin de los estados nancieros de una empresa con el objeto de emitir una opinin sobre la abilidad de los mismos. Suele hablarse en la actualidad de auditora de las cuentas anuales. 2. Auditora de informes econmicos y nancieros: Aparte de las cuentas anuales, cualquier informacin econmica puede ser sometida a examen o vericacin con objeto de opinar sobre su veracidad, transparencia y razonabilidad de clculo. 3. Auditora interna: Tiene por objeto vericar los diferentes procedimientos y sistemas de control interno establecidos por una empresa con el n de conocer si funcionan como se haba previsto al tiempo que ofrecer a la gerencia posibles cambios o mejoras en los mismos. 4. Auditora operativa: El objetivo es el examen de la gestin de la empresa con el propsito de evaluar la ecacia de los resultados con respecto a las metas previstas. Una auditora de este tipo requiere la existencia previa de un plan de actividades y presupuesto concreto de los resultados esperados. 5. Auditora de sistemas: Supone un trabajo previo al planteamiento de cualquier reorganizacin administrativa. La nalidad es el examen y anlisis de los procedimientos administrativos y de los sistemas de control interno de la compaa auditada al objeto de establecer: La ecacia de los procedimientos administrativos en orden a asegurar el registro de todas las transacciones efectuadas y su correcta valoracin. La idoneidad de los criterios contables utilizados. La funcionalidad de sus circuitos y sistemas administrativos al objeto de eliminar las redundancias. Al nalizar el trabajo los auditores exponen los puntos dbiles que han podido detectar as como las recomendaciones sobre los cambios convenientes a introducir, en su opinin, en la organizacin de la compaa. 6. Auditora econmicosocial: Se est comenzando en la actualidad a desarrollar este concepto vinculado con la necesidad de evaluar la aportacin que la empresa hace al progreso humano o, dicho de otra forma, ponderar el cumplimiento de su responsabilidad social. Copiado de: http://www.eumed.net/libros/2006a/jcmn/1a.htm

HOJA DE TRABAJO
Muchas empresas en el proceso de seleccin de personal contable, realizan una prueba al personal aspirante que consiste en elaborar una hoja de trabajo. Qu deben hacer las personas evaluadas? Con la informacin contable de una fecha determinada que la empresa les suministra deben hacer el siguiente trabajo: un balance de comprobacin con los datos dados, sacar los ajustes necesarios, rehacer el balance de comprobacin ajustado, calcular el costo de venta, elaborar el estado de resultados y el balance general. Son varios pasos que se deben ejecutar cuidadosamente con lpiz, borrador y regla para demostrar los conocimientos contables que los aspirantes a trabajar en el rea tienen. Los resultados obtenidos en la ejecucin de este proceso determinar si son aceptados o no. Al informe que se debe elaborar de esta manera se le conoce en contabilidad como hoja de trabajo, pero no es un informe formal u obligatorio, su utilidad radica en que se determinan los ajustes con mayor claridad, se calcula detalladamente el costo de venta, y se trasladan las cuentas una a una, las modicadas y no modicadas al estado de resultados y al balance general, que se espera son los denitivos. Hoja de trabajo. Es cierto que vivimos en un mundo automatizado y que los sistemas informticos contables hacen los clculos ms rpidos y con exactitud, pero el anlisis y clasicacin de cuentas es un trabajo que sigue siendo potestad de los humanos, y que slo nosotros podemos dilucidar si la informacin est equivocada o correcta. Las computadoras no pueden discernir la diferencia entre un asiento errneo y uno correcto o entre una cuenta cargada correctamente y viceversa. As tampoco, la computadora no est programada para hacer una hoja de trabajo con la precisin, el cuidado y la responsabilidad con la que un ser humano con los conocimientos necesarios puede hacer. Por eso la importancia de este documento que nos ayudar a entender mejor muchos detalles en la elaboracin de los estados nancieros. Una Hoja de trabajo es un documento importante aunque no es indispensable ni obligatorio. Es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la informacin, con el n de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y prdidas, los asientos de cierre y el balance general. Es una hoja de contabilidad muy grande porque en ella deben aparecer todas las cuentas del balance de comprobacin en primer lugar, luego una seccin donde se anotan los ajustes, sigue una seccin donde se hace el balance de comprobacin despus de los ajustes, continua con una columna para determinar el costo de venta, y naliza con la elaboracin del estado de resultados y del balance general. Es un borrador que se hace para facilitar los ajustes, el cierre y la presentacin de los estados nancieros.

Lpiz, borrador y regla. Instrumentos necesarios para elaborar una hoja de trabajo.

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Empresa S.O.S, C.A Estado de Resultados Del 1-1-06 al 31-12-06

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Son en total 6 secciones divididas en sus respectivas columnas de Debe y Haber que deben llenarse a lpiz para que puedan borrarse y corregirse los errores que se cometan al llenar la informacin. Se parte del balance de comprobacin y se termina con el balance general. Aunque no es un informe formal debe tener su encabezado con el nombre de la empresa, nombre del documento (Hoja de trabajo) y periodo al cual est referido. A continuacin te mostramos la estructura de una hoja de trabajo: Empresa S.O.S Hoja de trabajo Del 01-12-06 al 31-12-06
Cuentas
Balance de comprobacin Debe Haber

Ventas brutas -descuentos en ventas -devoluciones en ventas -rebajas en ventas Ventas netas Costo de venta Inventario inicial compras +etes en compras Sub total -Devoluciones /compras -descuentos/compras Compras netas Mercanca disponible -Inventario nal Costo de venta Utilidad bruta en ventas Gastos de operacin Gastos de ventas Publicidad Sueldos vendedores Total gastos de venta Gastos de administracin Sueldos de personal Gastos de alquiler Total gastos de adminis. Total gastos de operacion Utilidad neta en operacion Otros ingresos Alquileres cobrados Otros egresos Gastos por intereses Utilidad neta del ejercicio 100.000 500.000 800.000 600.000 1.400.000 500.000 700.000 1.200.000 50.000 20.000 70.000 530.000 1.530.000 1.000.000 500.000 100.000 600.000 1.000.000 100.000 50.000 50.000

8.000.000

200.000 7.800.000

Ajustes
Debe Haber

Balance ajustado
Debe Haber

Costo de venta
Debe Haber

Estado de resultados
Debe Haber

Balance general
Debe Haber

1 2 3 4 5 6

530.000 7.270.000

Cmo empezamos la elaboracin de la hoja de trabajo? Veamos la secuencia de pasos para este proceso: 1. Partimos del balance de comprobacin, anotamos todas y cada una de las cuentas que aparecen en el balance de comprobacin asegurndonos de registrar los saldos deudores en la columna Debe y los saldos acreedores en la columna Haber al nal se traza una lnea debajo de los ltimos saldos y se suman los dos totales cuidando que cuadren. Comprobado el equilibrio se traza una lnea doble debajo de los totales. 2. Una vez realizado el balance de comprobacin revisamos cada una de las cuentas y sacamos las que necesitan actualizarse ya que debemos reejar el monto correcto de las mismas. Es probable que en el proceso de ajustes se creen nuevas cuentas que no estaban en el

balance de comprobacin inicial. Qu debemos hacer con estas cuentas? Agregarlas al balance de comprobacin inicial al nal despus de la totalizacin de saldos. En la seccin de ajustes debemos enumerar desde el primer ajuste hasta el ltimo ajuste y cuidar que la teora del cargo y del abono se cumpla. Al nal totalizamos los saldos del debe y del haber de la seccin de ajustes y se traza una lnea doble bajo los saldos respectivos. 3. Luego nos vamos a la seccin de balance ajustado, aqu vamos a trasladar todas las cuentas del balance de comprobacin inicial que no necesitaron ajustes, pero, hay que tener especial cuidado con las cuentas que fueron ajustadas. Por ejemplo: si la cuenta tiene saldo deudor y en el ajuste tiene saldo acreedor deben restarse las cantidades y colocarse el saldo resultante, que puede ser deudor o acreedor dependiendo

2.600.000 4.670.000

400.000 5.070.000

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Los gastos de ventas son aquellos gastos que estn relacionados directamente con el proceso de ventas y que son necesarios para llevar a cabo el acto de vender. Por ejemplos los gastos de publicidad o los sueldos y comisiones del equipo de venta. Los gastos de administracin no estn relacionados directamente con las ventas pero son necesarios para el buen funcionamiento de la organizacin, ya que la empresa no slo tiene personal de venta, tambin hay otro tipo de personal como secretarias, personal contable, recursos humanos, etc y otros departamentos que generan erogaciones y cuya clasicacin recae en los llamados Gastos de administracin. Por ejemplo: sueldos de personal administrativo, gastos de servicios pblicos, etc. Al deducir todos los gastos normales de operacin de la utilidad bruta en ventas obtenemos la UNO, Utilidad neta en operaciones. Los siguientes pasos son determinar otros ingresos obtenidos por la empresa que no tienen que ver con la actividad principal del negocio y otros egresos que tampoco se originan por las actividades normales de la empresa. stos son llamados ingresos y egresos extraordinarios. Un ingreso extra podra ser la ganancia que obtenemos por vender un activo, un egreso extra podra ser por ejemplo el pago de una multa.

A la UNO le vamos a sumar primero los ingresos extraordinarios logrados en el ejercicio y segundo le vamos a restar los egresos extras del mismo. Al resultado de esta relacin lo llamamos UNE. Utilidad neta del ejercicio. No siempre el resultado es una utilidad, hay muchos casos donde el resultado de las operaciones de una organizacin arroja prdidas. En esos casos hay que revisar la gestin administrativa de la empresa para determinar las correcciones necesarias a la misma. Veamos la forma de presentar el Estado de Resultados que puede ser un reporte vertical u horizontal pero que debe coincidir en el orden de las cuentas. La presentacin formal debe llevar un encabezamiento donde se especica en el siguiente orden: nombre de la empresa, nombre del estado nanciero y el periodo econmico que corresponda desde la fecha de inicio a la fecha de cierre. Despus vienen cuatro secciones: una seccin donde se muestran los ingresos, otra donde se reeja el costo de venta, luego la de gastos de operacin y por ltimo la de ingresos y egresos extras. En la prxima pgina encontrars un modelo de Estado de Resultados.

del monto mayor. Por supuesto si la cuenta tiene saldo deudor y en ajuste tambin es deudora, ambas cantidades se suman. Y se coloca el total deudor. Lo mismo sucede con el caso contrario. Debemos cuidar que todas las cuentas ajustadas y no ajustadas pasen a la seccin del balance ajustado, para ello podemos utilizar una regla para vericar lnea por lnea. Al nal sumamos los totales del debe y los totales del haber que, como siempre deben estar equilibrados y trazamos una raya doble bajo los saldos nales. 4. En la seccin de costo de venta, debemos calcular precisamente ese monto. Sacamos paso por paso siguiendo la frmula del costo de venta, que ya conocemos: Costo de venta= Inventario inicial + Gastos sobre compras Devoluciones, rebajas y descuentos sobre compras Inventario nal

Cada una de estas cuentas la traemos de la seccin del balance ajustado y la colocamos con sus debidos saldos en la seccin de costo de venta. Aqu el total de los dbitos debe ser mayor al total de los crditos, ese monto es el costo de venta. Pero este monto debe colocarse en la columna de los crditos para que al sumar con el total acreedor sea igual al total deudor. Una vez copiados el saldo deudor y el saldo acreedor iguales se traza una lnea doble al nal despus de los saldos. 5. As pasamos a la seccin del estado de resultados, para esta seccin se van a trasladar todas las cuentas nominales que aparecen en el balance ajustado, es decir todos los egresos e ingresos registrados en dicha seccin. Tambin se debe sumar el costo de venta en la columna del debe (es un egreso y tiene saldo deudor). Al hallar los totales del debe con el haber, siempre habr una diferencia que viene a ser la ganancia o la prdida del periodo evaluado. Para que haya ganancia el total de los crditos debe ser mayor que el total de los dbitos. Una vez determinada la ganancia o la prdida se toma este total y se suma en la columna que falta para establecer el equilibrio Luego se totalizan las dos columnas y se traza una lnea doble bajo los totales. 6. En la ltima seccin correspondiente al balance general se van a pasar todas las cuentas reales, es decir, las cuentas de activo, pasivo y capital as como la utilidad o la prdida obtenida en la seccin anterior. Si es una utilidad se coloca en la columna de los crditos, si fue una prdida se anota en la columna de los dbitos. Despus se totalizan las dos columnas y aqu los dos totales (debe y haber) tienen que ser iguales. De lo contrario, hubo un error en los clculos de las secciones anteriores y habr que revisar una por una las anotaciones hechas desde la primera seccin.

1. Cul es la nalidad del Estado de Resultados? _______________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2. Escribe las diferencias entre la utilidad bruta en ventas, la utilidad neta en operaciones y la utilidad neta del ejercicio. ________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________

Actividades

3. Si la empresa se dedica a la compra venta de artefactos elctricos y en el ejercicio se da una operacin en la cual vende un vehculo, cmo se considera el ingreso proveniente de esta operacin? ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
Realizar una hoja de trabajo es un proceso que requiere total concentracin.

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Modelo de hoja de trabajo.

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Hoja de Trabajo para el mes que termina el 31 de julio de 2006

Nombre de las Cuentas Balance de Comprobacin Debe
Caja Renta por adelantado Artculos de ocina Equipo de ocina Cuentas por pagar Honorarios legales no ganados Fernndez, cuenta de capital Fernndez, cuenta de retiros Honorarios legales ganados Gastos de sueldos de ocina Gastos de telfono Gastos de electricidad Gastos de renta Gastos de artculos de ocina Gtos. por dep. de Eq. De Of. Dep. acumulada de Eq. De Of. Sueldos por pagar Cuentas por cobrar Utilidad neta 75.000 435.000 435.000 500.000 30.000 35.000 4.060.000 4.060.000 200.000 15.000 20.000 20.000 75.000 75.000 4.230.000 4.230.000 875.000 400.000 1.275.000 1.275.000 3.355.000 3.355.000 1.275.000 200.000 15.000 20.000 20.000 75.000 75.000 3.355.000 2.955.000 200.000 15.000 20.000 20.000 75.000 200.000 1.150.000 75.000 125.000 575.000 30.000 35.000 1.135.000 6000.000 60.000 1.500.000 260.000 150.000 2.500.000 200.000 1.275.000 575.000 30.000 35.000 1.275.000 50.000

Ajustes Debe Haber

200.000 15.000

Balance de Comprobacin (ajustado) Debe

1.135.000 400.000 45.000 1.500.000 260.000 100.000 2.500.000

ESTADO DE RESULTADOS
Balance General Debe
1.135.000 400.000 45.000 1.500.000 260.000 100.000 2.500.000 200.000

Estado de Resultados Debe Haber

Haber

Haber

Haber

Una vez terminado los asientos de cierre y vericados los saldos correctos con el balance de comprobacin post cierre ya se puede presentar la situacin nanciera y para ello se usan dos informes conocidos como estados nancieros. Uno de ellos el Balance General y el otro es el Estado de Resultados. Veamos en primer lugar de qu se trata el Estado de Resultados. Estado de resultados. El Estado de Resultados tambin conocido como Estado de Ganancias y Prdidas o Estado de ingresos y egresos nos indica el resultado obtenido durante un ejercicio econmico proveniente de las operaciones comerciales de la empresa que bien pudo haber sido una ganancia o una prdida. Es un informe nanciero obligatorio de presentar para la empresa y en l se van a detallar todos y cada unos de los ingresos y egresos de la misma durante el ejercicio econmico nalizado. Ingresos y egresos. Los ingresos son denidos por el Instituto Americano de Contadores Pblicos como El resultado de la venta de mercancas y servicios prestados, y es medido por el cargo hecho a los clientes o tenedores de mercancas, usuarios de los servicios que se les han suministrados. Estos son en realidad los ingresos normales de operacin, ya que la nalidad de una empresa es obtener ganancias por medio de la venta de mercancas o la prestacin de servicios. Pero hay otras operaciones que generan ganancias para una empresa como la venta o intercambio de activos por ejemplo. stos son ingresos extras que tambin deben reejarse en el Estado de Resultados.

Una empresa comercial tiene por nalidad vender los bienes y servicios que fabrica o compra para vender, los cuales les deben generar una utilidad. La primera fuente de ingresos para este tipo de empresas son las ventas normales de operacin. Al total de las ventas normales de operacin llamadas Ventas brutas hay que rebajarle las devoluciones en ventas que ocasionalmente hay, las rebajas y descuentos en ventas que tambin son frecuentes y de esta resta se obtiene el resultado llamado Ventas netas. Vb - (Dev/v - Reb/v - Desc/v) = Vn Al tener las ventas netas hay que deducirles el Costo de Venta, como ya sabemos el costo de venta es lo que cost producir a la empresa los productos que vende y recordemos que viene expresado con la siguiente frmula: Cv =Ii + C + Gtos/c - Dev y reb/c - If Es decir, el costo de venta es igual a la suma del inventario inicial ms las compras netas que son todas las compras hechas ms los gastos sobre esas compras menos las devoluciones o rebajas en las mismas y nalmente menos el inventario nal de mercancas. El costo de venta se lo vamos a restar a las ventas netas o ingresos netos y obtendremos la Utilidad bruta en ventas. El siguiente paso es determinar los gastos normales de operacin que se clasican en dos grupos: los gastos de venta y los gastos de administracin y es aquel conjunto de gastos que la empresa debe hacer para cumplir sus operaciones normales.

Observe que la hoja de trabajo de la ilustracin tiene cinco pares de columnas y que las primeras dos columnas se titulan balance de comprobacin. A estas primeras dos columnas se pasan los saldos de las cuentas que aparecen en el balance de comprobacin. Las siguientes dos columnas de la hoja de trabajo se titulan ajustes, los cuales se registran en estas columnas. En la hoja de trabajo que se muestra los ajustes son, salvo con una excepcin, los mismos que fueron contabilizados en el libro diario y pasados a las cuentas de mayor, antes de la elaboracin de los estados nancieros. Despus de concluir la hoja de trabajo, una vez que sta y los estados nancieros se han terminado, se procede a registrar en el diario los asientos de ajuste para luego pasarlos al mayor. Para tal efecto, es conveniente que los asientos de ajuste puedan ser identicados mediante alguna letra en la hoja de trabajo, precisando los abonos que correspondan a los cargos.

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Con estos dos asientos todas las cuentas nominales (ingresos y egresos) quedan con saldo cero, es decir, cerradas. La nica que va a presentar un saldo es la cuenta provisional Ganancias y prdidas, veamos el saldo que debe tener: Ganancias y prdidas Debe Bs. 12.432.000 Haber Bs. 18.540.000 Bs. 6.108.000

1. Cules son los informes nancieros que se deben obtener despus del anlisis de un balance de comprobacin y sus ajustes? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 2. Qu utilidad tiene la elaboracin de una hoja de trabajo? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________
3.. A continuacin te presentamos dos balances de comprobacin de una empresa: el primero es antes de los ajustes y el segundo despus de los ajustes. Lo que debes hacer es analizar las cuentas una por una e identicar los ajustes que se hicieron para sincerar el balance inicial.
a. Balance de comprobacin Empresa S.O.S Cuentas Debe Bs. 1.800.000 Bs. 1.300.000 Bs. 3.120.000 Bs. 6.540.000 Bs. 360.000 Haber

El saldo es acreedor lo que quiere decir que los ingresos fueron mayores que los egresos como es lo lgico, este monto es el benecio obtenido. Para terminar los asientos de cierre debemos cerrar la cuenta ganancias y prdidas contra Utilidad en el ejercicio, en este caso. Descripcin Ganancias y prdidas Utilidad en el ejercicio Debe Bs. 6.108.000 Bs. 6.108.000 Haber

Banco Cuentas por cobrar Mobiliario Vehculo Artculos de escritorio

Con este asiento culminamos el proceso de cierre y nicamente quedarn las cuentas reales, es decir, las de activos, pasivos y capital donde se incluir la Utilidad del ejercicio que por supuesto aumenta la cuenta capital.

1. Explique las diferencias entre cuentas reales y cuentas nominales. ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. Qu sucede si el saldo de la cuenta Ganancias y prdidas es deudor? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. Qu cuenta real es la afectada en los casos que haya ganancias o prdidas y cmo es afectada? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

Comisiones a vendedores Publicidad prepagada Gastos generales Equipo de ocina Capital Ingresos Cuentas por pagar

Bs. 1.320.000 Bs. 1.680.000 Bs. 3.000.000 Bs. 3.600.000 Bs. 8.000.000 Bs. 9.507.000 Bs. 660.000 Bs. 4.500.000 Bs. 22.720.000 53.000 22.720.000

Actividades

Actividades

4. Por qu es necesario obtener un balance de comprobacin post cierre? __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Efectos por pagar Intereses por pagar Total

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b. Balance de comprobacin ajustado Empresa S.O.S Cuentas Banco Cuentas por cobrar Mobiliario Vehculo Artculos de escritorio Depreciacin de mobiliario Comisiones a vendedores Publicidad prepagada Ingresos por cobrar Gastos generales Equipo de ocina Gastos artculos de escritorio Gastos de publicidad Gastos por Intereses Gastos en cuentas cobro dudoso Capital Provisin cuentas cobro dudoso Depreciacin acumulada mobiliario Ingresos cuentas por pagar Efectos por pagar Debe Bs. 1.800.000 Bs. 1.300.000 Bs. 3.120.000 Bs. 6.540.000 Bs.240.000 Bs. 312.0000 Bs. 1.372.000 Bs. 1.550.000 Bs. 23.000 Bs. 3.000.000 Bs. 3.600.000 Bs. 120.000 Bs. 130.000 Bs. 4.000 Bs. 130.000 Bs. 53.000 Haber

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Cuentas Sueldos y salarios Gastos de alquiler Devoluciones en venta Gastos comisiones venta Gastos varios de venta Gastos papelera Gastos prov.cob.dudoso Depreciacin mobiliario Costo de venta

CONTABILIDAD
Debe Bs. 1.542.000 Bs. 1.100.000 Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. 124.000 213.000 121.000 35.000 56.000 125.000

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Haber

Bs. 8.879.000

Procedamos primero a cerrar la cuenta de Ventas contra la cuenta Ganancias y prdidas, mediante el siguiente asiento: Descripcin Ventas Ganancias y prdidas Debe Bs. 18.540.000 Bs. 18.540.000 Haber

Despus debemos cerrar todas las cuentas de egresos contra la cuenta Ganancias y prdidas tambin, haciendo el siguiente asiento: Descripcin Ganancias y prdidas Sueldos y salarios Gastos de alquiler Devoluciones en venta Gastos comisiones venta Gastos varios de venta Gastos papelera Gastos prov.cob.dudoso Depreciacin mobiliario Costo de venta Debe Bs. 12.432.000 Bs. 1.542.000 Bs. 1.100.000 Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. 124.000 213.000 121.000 35.000 56.000 125.000 Haber

Bs. 8.000.000 Bs. 130.000 Bs. 312.000 Bs. 9.530.000 Bs. 660.000 Bs. 4.500.000 Bs. 52.000 Bs. 52.000 23.241.000 23.241.000

Actividades

Comisiones a vendedores por pagar Intereses por pagar Total

Bs. 8.879.000

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Entonces las cuentas: Inventario inicial, compras y gastos de compras que tienen saldo deudor debemos abonarlas contra costo de venta y de esta manera las cerramos, mediante el siguiente asiento al 31-12-06. Descripcin Costo de venta Inventario inicial Compras Gastos de compras Debe Bs. 27.925.000 Bs. 14.000.000 Bs. 13.800.000 Bs. 125.000
Todas las cuentas que surgen en las diferentes transacciones comerciales que realiza una empresa deben ser analizadas mensualmente por el equipo contable de la misma. Por qu? Porque aunque la contabilidad se lleve automatizada, los cargos y los abonos lo hace un equipo humano y siempre se cometern errores en los registros. Tambin hay cuentas a las que debe encontrar su exacto valor ya que sufren modicaciones que hay que reejar contablemente. Este proceso de revisar cuidadosamente los asientos hechos en el libro diario y las cuentas abonadas y cargadas, hallar las diferencias y saber las que debemos aumentar de monto o las que debemos disminuir es el proceso de ajustes. El dinero que tenemos en el banco por ejemplo, constantemente lo estamos moviendo, depositando o retirando y esas operaciones vienen acompaadas de cargos o abonos por distintos conceptos que el banco nos hace y que no conocemos sino hasta que nos llega el estado de cuenta que el banco nos enva. Ya, al conocer las diferencias encontradas, debemos aumentar o disminuir nuestro monto en el banco segn sea el caso. Los ajustes. Cuando nalizamos un ejercicio econmico, todas las cuentas debern presentar un saldo real, con montos sinceros, ya que con estos valores se van a presentar los estados nancieros bsicos, que son el balance general y el estado de resultados. Si los saldos de las cuentas no son conables, es necesario ajustarlos, ya sea aumentando o disminuyendo sus montos a travs de los asientos de ajustes.

AJUSTES
Los ajustes son los asientos necesarios para llevar los saldos de las cuentas a sus valores reales. Todos los procedimientos dentro de la lgica del cargo y abono para llevar una cuenta a su verdadero valor son ajustes. Cuentas que necesitan ajustes. Los ajustes ordinarios que son aquellos que deben realizarse con frecuencia en el ejercicio econmico afectan a las siguientes cuentas: Caja Bancos Cuentas por cobrar. Inventario de mercancas Activos jos. Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos Ingresos cobrados por anticipado Ingresos por cobrar Costos y gastos por pagar Provisiones para obligaciones laborales. Ajustes a la cuenta Caja. La cuenta Caja en una empresa constantemente se est vericando, comprobando con el encargado de caja la existencia de efectivo, y al realizar este procedimiento conocido como Arqueo de caja siempre encontramos diferencias entre lo que hay en efectivo y los Vouchers o documentos justicativos encontrados (saldo segn libro), es decir, lo que hay no es lo que debe haber.

Haber

Igualmente con las cuentas: devoluciones sobre compras e inventario nal que tienen saldo acreedor debemos cargarlas contra costo de venta y as se cierran. Descripcin Devoluciones /compras Inventario nal Costo de venta Bs. Debe 146.000 Bs. 19.046.000 Bs. 18.900.000 Haber

De las cuentas anteriores las nicas que deben quedar con saldo son: Inventario y Costo de venta. El inventario nal del periodo que se cierra ser el inventario inicial del prximo periodo (Bs. 18.900.000) Y el costo de venta se llevar al estado de resultados para deducirlo de los ingresos y determinar la utilidad bruta. Si nos vamos al mayor, el saldo del costo de venta quedar as. Costo de venta
Debe 27.925.000 Haber 19.046.000

8.879.000

Una vez hecho el asiento de costo de venta, se procede a cerrar todos los gastos e ingresos del ejercicio contra la cuenta Ganancias y prdidas. Por ejemplo con la informacin que tenemos de la hoja de trabajo tenemos los siguientes ingresos y gastos del perodo: Ventas
Debe Haber Bs.18.540.0000

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Se puede dar el caso de que falte dinero, es decir que lo que encontramos en efectivo despus del arqueo de caja es menor que el saldo segn libros. Aqu debemos hacer necesariamente un ajuste para sincerar el monto. Pero tambin se puede dar el caso contrario, es decir, que el valor total del arqueo de caja es mayor que el saldo de libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor. Veamos los dos casos y cmo proceder para los ajustes respectivos. Por ejemplo supongamos que el cajero pag gastos de fotocopias por Bs. 6.000, pero se le olvid registrarlos, por lo tanto hay un faltante por ese valor.

ASIENTOS DE CIERRE
Al nal de un periodo contable se deben cancelar todas las cuentas de ingresos y egresos y dejarlas con saldo cero, este procedimiento es conocido como proceso de cierre. La fecha de cierre de un ejercicio es una etapa de mucha laboriosidad en el departamento contable de una empresa ya que aqu se determina el resultado del ejercicio. Veamos con detalle los asientos de cierre. Cierre del ejercicio.
Haber Bs. 6.000

Es aqu donde radica la importancia de la hoja de trabajo ya que all estn reejadas todas las cuentas que se manejaron en el lapso evaluado, discriminadas en cuentas reales y cuentas nominales, permitiendo distinguir los ingresos de los egresos. Pasos a seguir para elaborar los cierres. Se debe empezar con cerrar las cuentas del Costo de venta. Cerrarlas es tomar las cuentas con saldo deudor y abonarlas todas contra la cuenta de Costo de venta. Y tomar las cuentas de saldo acreedor y cargarlas tambin contra Costo de venta. Pero ilustremos la explicacin con un ejemplo.

En caja siempre habr diferencias entre lo que hay y lo que debera haber. Por eso se requiere ajustar.

El ajuste que debemos hacer para sincerar el monto es el siguiente:

Descripcin Gastos varios-fotocopias Caja Debe Bs. 6.000

Y ya con este asiento la cuenta Caja reeja su verdadero saldo, en otras palabras est ajustada. Qu sucede si hay un sobrante en caja? Por ejemplo, si un cliente paga Bs. 20.000 pero al cajero se le pas registrarlo, este monto por supuesto aparece como sobrante, pero debemos hacer el asiento que no se hizo en su debido momento, esto es el ajuste, para sincerar el monto. Ser el siguiente:
Descripcin Caja Cuentas por cobrar, cliente Debe Bs. 20.000 Bs. 20.000 Haber

Cuando ya se han realizado todos los ajustes con la ayuda de la hoja de trabajo en un periodo econmico estipulado, el siguiente procedimiento a seguir es cerrar las cuentas de ingresos y egresos que reciben el nombre de cuentas nominales e indican el resultado de las operaciones de la empresa para el ejercicio evaluado. Todas las cuentas nominales deben quedar con saldo cero para iniciar el prximo ejercicio econmico. El resultado del ejercicio terminado ser transferido al Capital, bien sea, una ganancia o una prdida.

En el proceso de cierre hay que estar muy pendientes de los detalles.

Ajustes a la cuenta Banco. Otra cuenta de efectivo que llamamos Banco y que se reere a todo lo que tenemos en cuenta corriente o ahorro en uno o ms bancos, tambin necesita ser revisada, preferiblemente mensualmente. La revisin la hacemos comparando los registros en nuestro libro diario con el informe emitido por el banco sobre nuestros movimientos. Este proceso se conoce como Conciliacin bancaria.

Cuando se hace una conciliacin nos damos cuenta que hay asientos hechos por el banco que nosotros no tenemos y viceversa. Por lo que es necesario hacer ajustes para mostrar el saldo verdadero. Las diferencias frecuentes son: Por notas de dbito: el banco nos enva notas de dbito por conceptos de: cheques devueltos, chequeras, comisin de remesas,

Supongamos que la seccin de costo de venta en la hoja de trabajo de nuestra empresa, nos presenta la siguiente informacin: Costo de venta
Cuenta Inventario (inicial ) Compras Gastos de compras Devoluciones/compras Inventario (nal ) 27.925.000 Debe Bs. 14.000.000 Bs. 13.800.000 Bs. 125.000 Bs. 146.000 19.046.000 Bs.18.900.000 Haber

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intereses por sobregiros, intereses por prstamos y otros servicios bancarios. Son cobros que nos hace el banco por servicios que nosotros no hemos registrados al momento de recibir el informe del banco. Por notas de crdito: El banco enva notas crdito por concepto de prstamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos nancieros producidos por los saldos en cuentas de ahorro. Si la empresa no las ha contabilizado, al recibir el informe, debe ajustar la cuenta Banco. Las notas de dbitos disminuyen nuestra cuenta Banco, las notas de crditos la aumentan.
El efectivo en banco tambin debe ser revisado para ajustar las diferencias.

La marca de fabrica es una propiedad intelectual que genera benecios para una empresa.

1. Escribe la diferencia entre una marca de fbrica y una patente de invencin y la razn por las que se consideran activos. ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. Menciona la diferencia entre Plusvala y Franquicia y explica el motivo por el que se clasica como activos. ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. Cul es la diferencia entre depreciacin, amortizacin y agotamiento? _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 4. Una empresa tiene una patente cuyo valor es Bs. 3.000.000 y el plazo de vencimiento de la misma es de 5 aos. Cmo calculara la amortizacin de la patente? Cul sera el asiento respectivo de ajuste? _________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Por ejemplo: si nuestra empresa recibe el informe del banco sobre nuestros movimientos en esa cuenta y nos percatamos que hay una nota de dbito por Bs. 12.500 por la solicitud de una chequera y una nota de crdito de Bs. 35.000 por concepto de intereses, que an no tenemos contabilizadas, entonces debemos hacer los respectivos ajustes por esos montos.
Descripcin Gastos varios solicitud chequera Banco -oBanco Intereses ganados Bs. 35.000 Bs. 35.000 Debe Bs. 12.500 Bs. 12.500 Haber

Y de esta manera hemos ajustado la cuenta Banco que con estos cambios mostrar el verdadero saldo a la fecha.

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Modelo de estado de cuenta que enva un banco cticio llamado BVF:

Pero veamos en qu consisten algunos de los activos intangibles ms conocidos. Marcas de fbrica: es un signo distintivo que indica que ciertos productos o servicios han sido producidos o proporcionados por una persona o empresa determinada, lo que permite al consumidor distinguir dichos productos o servicios de los de otros. Patente de Invencin: es un certicado que otorga el Gobierno, donde se reconoce que se ha realizado una invencin y que pertenece a una persona en exclusiva: El titular de la Patente; dndole por un tiempo limitado el derecho exclusivo de impedir que sin su consentimiento terceras personas utilicen o exploten su invencin. La plusvala: es el incremento de valor de un negocio por distintas razones extrnsecas como por ejemplo, la clientela, la ubicacin, la tradicin. Franquicia: Es una concesin de derechos de explotacin de un producto, actividad o nombre comercial, otorgada por una empresa a una o varias personas en una zona determinada. Gastos de organizacin: son aquellos gastos en que incurre la empresa para iniciar sus

actividades, tales como estudio de factibilidad y mercado, asesora legal, registro mercantil, etc. El requisito que deben cumplir los activos intangibles para ser catalogados como activos y no como gastos es que exista una razonable certeza de que generarn benecios para la empresa, ya sea incrementando los ingresos o reduciendo los costos. Pero estos activos tambin deben estimar su devaluacin con el tiempo. La amortizacin para los activos intangibles es el equivalente a la depreciacin para los activos jos. La amortizacin consiste en la reduccin peridica del activo, el clculo sobre el cual se basa el ajuste es una apreciacin, sea en un porcentaje jo o dividido entre un nmero de perodos. En el asiento se hace un cargo a Amortizacin del gasto con un abono a Amortizacin acumulada de ese mismo gasto. Por ejemplo: supongamos que nuestra empresa pag un monto de Bs. 2.000.000 por asesora legal, registro y publicidad para iniciar sus actividades comerciales. Para ajustar la cuenta, el monto va amortizando ao por ao hasta completar lo estipulado de duracin. Supongamos que se estim amortizar en 5 aos, y este es el primer ao.

El clculo ser Bs. 2.000.000 entre el nmero de aos (5) cuyo resultado es 400.000 Bs que ser el monto de la amortizacin anual y el asiento queda as: Fecha 31-12-06 Descripcin
Amortizacin gastos de organizacin Amortizacin acumulada gastos de organizacin

Debe
Bs. 400.000

Haber

Bs.400.000

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TRATAMIENTO DE LOS ACTIVOS AGOTABLES Y ACTIVOS INTANGIBLES

Existen actividades especiales como la explotacin de recursos naturales (minas, bosques, etc) que tambin tienen su tratamiento contable de ajustes ya que son activos jos llamados agotables. Hay otros activos que generan grandes benecios para el que los posee, pero que slo se pueden ver expresados en un documento legal. Nos referimos por ejemplo a marcas de fbrica, derechos de autor, patentes. No tienen existencia fsica o corprea pero han implicado un costo de adquisicin para sus dueos y son aprovechables en el negocio. Estos tipos de activos tambin requieren ajustarse peridicamente. Activos agotables. Activos agotables son aquellos cuya explotacin va acabando con ellos, como la extraccin de minerales, de petrleo, etc. Son activos especiales que estn en manos de grandes empresas especializadas en esa actividad y que deben tener permiso del Estado para la explotacin. En contabilidad se emplea el trmino Agotamiento para representar el costo de un activo agotable o recurso natural consumido durante un periodo. Se contabiliza en forma similar a la depreciacin. El procedimiento es el siguiente: se halla el costo total del activo (Va) que ser el monto de la inversin ms todos los gastos incidentales. Se determina el valor residual (Vr) que ser el valor futuro que tendr el activo en cuestin despus de haber sido explotado totalmente y el valor de reserva (Vup) que ser las unidades de producto estimadas que podrn ser extradas en el tiempo.
Un pozo petrolero por ejemplo es un activo agotable cuya explotacin est reservada al Estado.

1. Cul es la diferencia entre la cuenta efectivo en caja y la cuenta efectivo en banco? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. Si tienes una cuenta de ahorro o una cuenta corriente, de seguro habrs consultado tu saldo o tus movimientos en un fecha determinada y habrs notado que hay cantidades que te aumentan o te rebajan tu cuenta. Cmo se llaman esos cargos y abonos que el banco hace en nuestra cuenta? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. Si en un retiro de efectivo bien sea de tu cuenta corriente o de tu cuenta de ahorro, el cajero por error te entrega efectivo dems y t no lo regresas como crees t que se ajuste esa diferencia en la contabilidad del banco? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 4. El caso contrario anterior tambin sucede en la prctica muchas veces, el cajero te entrega una cantidad menor de lo que deba entregarte, si llevas debidamente tu contabilidad, cmo reejaras este hecho? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 5. Cuando retiras dinero con tu tarjeta de dbito en un cajero electrnico de un banco que no es donde tienes tu cuenta, te cobran un monto que vara segn el banco que utilices. Supongamos que retiras Bs. 35.000 y te cobran 3.000 Bs, qu asiento haras t en el libro diario si llevaras la contabilidad?
Descripcin Debe Haber

Vemoslo en una frmula matemtica: Agotamiento = Va - Vr Vup

Esto nos da un coeciente que luego multiplicaremos por el total de unidades extradas del activo agotable durante el periodo de produccin. Coeciente de agotamiento x N de unidades extradas = valor de agotamiento para el periodo en curso.

Activos intangibles. Los activos intangibles representan derechos o privilegios que se adquieren con la intencin de que aporten benecios especcos en las operaciones del negocio durante perodos que van ms all de aquel en que fueron adquiridos. Las cuentas principales que representan este grupo del activo suelen ser: patentes, marcas de fbrica, concesiones, franquicias o derechos de explotaciones, gastos de organizacin, etc.

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Actividades

6. Si eres cajero de una empresa, y te sobra dinero qu procedimiento deberas hacer? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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GASTOS PREPAGADOS E INGRESOS COBRADOS POR ADELANTADO

La negociacin que involucra un pago por adelantado est presente en la vida diaria, por ejemplo, en los alquileres de viviendas, habitacin o locales comerciales siempre exigen el pago por adelantado de cierto nmero de mensualidades. Se pueden ver las dos caras de las monedas; una si pagamos por adelantado, la otra si cobramos por adelantado. Por ejemplo, si nos alquilan un local por el cual debemos pagar 2 meses por adelantado, por supuesto que esto constituye un derecho para nosotros. Pero si se da el caso contrario donde somos nosotros los que cobramos dos meses por adelantado, esto ser una obligacin que debemos pagar si no garantizamos el servicio. stos son los temas que vamos a dilucidar en la presente semana. Gastos prepagados e ingresos cobrados por anticipado. Gastos prepagados. En algunas negociaciones comerciales debemos pagar por adelantado la adquisicin de bienes o servicios, este convenio debe contabilizarse de una manera tcnicamente aceptada en contabilidad. Los gastos pagados por adelantado se consideran como un activo circulante porque es un derecho que tenemos, ya que no nos han prestado el servicio todava. Veamos un ejemplo donde aplicaremos el uso de este procedimiento.

De esta forma se obtiene el monto de la depreciacin para el ejercicio evaluado. Y el asiento ser como sigue: Fecha 31-12-06 Descripcin
Depreciacin vehculo Depreciacin acumulada de vehculo

Debe
Bs. 1.600.000

Haber

Bs.1.600.000

El mtodo de lnea recta es el ms sencillo y el ms usado, pero el mtodo basado en la actividad est en funcin del uso del activo y para muchos es ms lgico este clculo. Hay otro mtodo conocido como: mtodo decreciente. El mtodo decreciente asigna valores ms altos a la depreciacin en los primeros aos de uso y se justica aludiendo a que el activo es ms eciente o sufre el mayor gasto en materia de servicios durante los primeros aos.

Vehiculo: es un activo jo por excelencia y se deteriora con el tiempo, por eso se deprecia.

Por ejemplo, supongamos que nuestra empresa S.O.S hace la contratacin de una pliza de seguro contra incendio con la empresa Fuego en el 23 por Bs. 12.000.000 en fecha 01/03/2006 y cancel de contado. El asiento inicial es el siguiente: Fecha 01/03/2006 Descripcin Seguro pagado por anticipado Banco Debe Bs.12.000.000 Bs.12.000.000 Haber

En el libro mayor debe aparecer la cuenta Seguro pagado por adelantado de esta forma: Seguro pagado por adelantado Debe 12.000.000 Haber

Pero al 31/12/2006 es la fecha del cierre del ejercicio econmico y esta cuenta no muestra el monto consumido en el ao, es decir, no reeja el monto real de la cuenta, por lo que hay que ajustarla. en qu consiste el ajuste? El derecho que tenemos ha disminuido su valor con el transcurso de los meses y esa disminucin se convierte en un gasto, veamos desde que se adquiri la pliza (01/03/2006) a la fecha de cierre (31/12/2006) han transcurrido 10 meses donde el valor de la pliza se consumi. El valor consumido o gastado debe reejarse en la contabilidad.

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Actividades

1. Cul es el procedimiento para calcular la depreciacin por el mtodo de la actividad? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. En qu consiste el mtodo lineal de depreciacin? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. Por qu se considera al terreno como un activo jo sin depreciacin? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 4. Si una empresa adquiere el 01/05/06 una maquinaria por Bs, 650.000, su garanta de uso le estima una vida probable de 30.000 horas de produccin, no se le estima valor de rescate y las horas de trabajo en el ao hasta la fecha de cierre 31/12/06 fueron de 800 horas. Con estos datos qu mtodo de depreciacin utilizaras t? Haz los clculos y el asiento respectivo. ___________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Va: Bs. 12.000.000 Vr: Bs. 2.000.000 V.u.p: 8 aos

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Si la pliza fue de Bs. 12.000.000 anual, quiere decir que son Bs. 1.000.000 mensual y para los 10 meses desde la adquisicin hasta el cierre son Bs. 10.000.000 que se han gastado. El ajuste a la fecha de cierre es el que sigue:
Fecha 31/12/2006 Descripcin Gasto de seguro Seguro pagado por adelantado Debe Bs.10.000.000 Bs.10.000.000 Haber

12.000.000 -2.000.000 = 10.000.000 = 1.250.000 Bs (a) D= 8a 8a 01/03/2006 al 31/12/2006 = 10 meses 1.250.000 Bs = 104.166, 66 Bs (m) x 10 meses= 1.041.666, 60 Bs. 12 m

El monto real del activo Seguro pagado por adelantado en el libro mayor quedar as: Seguro pagado por adelantado

Ingresos cobrados por anticipado Ahora debemos aclarar cmo se contabiliza desde el punto de vista contrario. Si somos nosotros los que cobramos por adelantado por prestar un servicio, mientras no prestemos el servicio ese cobro es una obligacin para nosotros, es decir, un pasivo. Por lo tanto debemos registrar el monto cobrado como pasivo en una cuenta llamada Ingreso cobrados por adelantado, y a medida que vaya pasando el tiempo y lo cobrado se haya justicado, es decir, se considere un ingreso real, habr que ir ajustando el monto con la cuenta de ingresos. Pero veamos la explicacin: si nuestra empresa S.O.S alquila un local a un particular por Bs. 300.000 Bs al cual le cobra 3 meses por adelantado a la fecha 5/05/2006, Cules asientos debemos hacer?

Fecha 31-12-06

Descripcin
Depreciacin vehculo Depreciacin acumulada de vehculo

Debe
Bs. 1.041.666.60

Haber
Bs.1.041.666,60

Debe 12.000.000 2.000.000

Haber 10.000.000

Hay otros mtodos para calcular la depreciacin y la escogencia de uno en particular va a depender de la poltica contable de la empresa, slo que una vez adoptado uno, no debe cambiarse. Por ejemplo se puede calcular la depreciacin en base a las unidades de produccin, a las horas trabajadas o a los kilmetros recorridos en el caso de vehculos. Supongamos que al vehculo le vamos a calcular la depreciacin en base a los kilmetros recorridos. Tenemos los siguientes datos: la vida til estimada es de 100.000 Kms, cuando llegu a este lmite el vehculo tendr un valor estimado de Bs. 4.000.000 y conocemos que en el ejercicio recorri 20.000 Kms. Veamos los clculos: Va: 12.000.000 Bs. Vr: 4.000.000 Bs. Vup: 100.000 Kms Uso: 20.000 Kms. D= 12.000.000 - 4.000.000 = 80 (este valor es una alcuota) 100.000 kms

Y se crear la cuenta nominal Gastos de seguro que es la que debemos cerrar contra la cuenta Ganancias y prdidas al cierre del ejercicio. Gastos de seguro
Debe 10.000.000 Haber

Si son 3 meses por adelantado a Bs. 300.000, son en total: Bs. 900.000, luego el asiento es:
Fecha 05/05/2006 Efectivo Alquileres cobrados por adelantado Descripcin Debe Bs.900.000 Bs. 900.000 Haber

En este caso signica 80 Bs por cada Km recorrido. Como el vehiculo recorri 20.000 kms en el ao, se multiplica la alcuota por el uso, as. 80 x 20.000 kms = 1.600.000 Bs.

Alquileres cobrados por adelantado

Debe Haber 900.000

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Supongamos que esta cuenta queda abierta y no se revisa hasta la fecha de cierre, nos daremos cuenta que este monto no se justica ya que ese pasivo dej de ser y se convirti en un ingreso real. Ya para el 05/08/2006 pasaron 3 meses desde el contrato y para esa fecha ya ese monto se convirti en devengado. El ajuste pudimos haberlo hecho mensualmente, a los 3 meses o en la fecha de cierre. Veamos a la fecha de cierre, el ajuste:
Fecha 31/12/2006 Descripcin Alquileres cobrados por adelantado Ingresos por alquileres Debe Bs.900.000 Bs. 900.000 Haber

ACTIVOS FIJOS Y DEPRECIACIN

Entre los activos de mayor peso en una empresa estn los activos jos. All se incluyen terrenos y edicaciones, maquinarias y vehculos. Obviamente todos estos activos, exceptuando al terreno, se van deteriorando con el tiempo y el uso. Esta disminucin de valor que van experimentando se debe reejar contablemente ao tras ao. La cuenta que utilizamos para ajustar estos activos la llamamos Depreciacin. Depreciacin. Para incluir un activo de la empresa dentro del grupo contable conocido como Activos jos debe reunir los siguientes requisitos: tienen carcter permanente y representan bienes del negocio que son necesarios para su funcionamiento, ya que se adquieren para utilizarse y no para venderse. Pero estos activos se desgastan fsicamente, tanto por el uso como por el transcurso del tiempo (Excepto el terreno). Se hace necesaria una cuenta que represente la disminucin de valor. sta es la depreciacin. Las cuentas de Depreciacin son cuentas complementarias de Activo porque representan el tiempo en que los activos jos propiedad del negocio han sido utilizados por ste. Aumentan por el transcurso del tiempo y de acuerdo a los porcentajes establecidos por la empresa cada vez que se efecta el registro a gastos, y disminuye cuando se venden o se dan de baja los activos jos de la empresa. Al terminar cada ciclo econmico se calcula la depreciacin que corresponde a cada activo jo que tenemos y se hace el asiento de ajuste con cargo a Depreciacin del activo y abono a Depreciacin acumulada de ese activo. El clculo de la depreciacin debe tener una base lgica. El procedimiento ms usado es el llamado Mtodo de lnea recta que aplica la siguiente frmula: D= Va - Vr V.u.p

As la cuenta Alquileres cobrados por adelantado se cancela y se crea la cuenta Ingresos por alquileres que se cerrar contra la cuenta Ganancias y prdidas al cierre del ejercicio. Alquileres cobrados por adelantado
Debe 900.000 -0Haber 900.000 -0-

1. Cul es la diferencia entre un ingreso y un gasto? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. Si alquilas una habitacin de tu casa por Bs. 100.000 mensuales y cobras por adelantado 2 meses. Qu es ese dinero para ti: un ingreso o una obligacin? Cualquiera que sea tu respuesta escribe el por qu. ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. Si ya pasaron 2 meses desde que hiciste el contrato de alquiler con tu inquilino y has prestado el servicio sin quejas ni reclamos, el inquilino tendr derecho a reclamar el dinero que pag por adelantado? Explica tu respuesta. ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

Va: representa el costo original del activo Vr: el valor de rescate es el probable valor que tendr el activo al culminar su vida til. V.u.p: es el tiempo estimado que estar prestando servicios y generando benecios. Por ejemplo: nuestra empresa tiene un vehculo para transporte de mercancias que adquiri el 01/03/2006 por Bs. 12.000.000, cuya vida til probable se estim en 8 aos, al cabo de la cual tendr un valor estimado de Bs. 2.000.000. Veamos el clculo y el ajuste que debemos hacer al cierre del ejercicio:

Actividades

4. Porqu debemos ajustar las cuentas de Gastos prepagados y la de Ingresos cobrados por adelantado? __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Activo jo: el edicio de la empresa, el terreno donde est ubicado, sus maquinarias, vehculos y equipos usados en sus operaciones normales.

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1. Si tienes un negocio y vendes a un cliente Bs. 50.000 de contado y otro Bs. 100.000 a crdito Cul es el asiento contable para cada caso? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. Por qu es necesario crear una provisin para el monto de las cuentas por cobrar? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. De los mtodos explicados para calcular la provisin, cul considera como el ms razonable y por qu? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 4. Supongamos el siguiente caso: una empresa presenta la siguiente informacin sobre sus ventas y las prdidas obtenidas en sus cuentas por cobrar, en los ltimos 3 aos. Aos 2003 2004 2005 Ventas Bs. 4.000..000 Bs. 5.000.000 Bs. 6.000.000 Prdida por incobrables Bs. 500.000 Bs. 600.000 Bs. 800.000

GASTOS POR PAGAR E INGRESOS POR COBRAR

Hay partidas como los servicios pblicos, los sueldos de personal, impuestos, etc que son gastos causados pero no pagados en su debido momento. Se acumulan y habr que pagarlos en el futuro. Estos son los gastos acumulados por pagar. Por otro lado hay ingresos ganados durante un periodo contable pero del que no se ha recibido el pago, ni registrado, debido a que el plazo de ste no vence. Estos son ingresos acumulados Veamos el tratamiento contable a estos casos. Gastos causados y no pagados. Segn un principio de la contabilidad llamado Perodo contable, los gastos deben reejarse en el ejercicio econmico en que se causaron, as que al cierre del mismo se necesita identicar los gastos que estn relacionados con la generacin de benecios de ese ejercicio y que an no han sido reejados como tales. Los gastos acumulados son aquellos en que se ha incurrido durante un periodo contable, pero que no se ha liquidado ni registrado, debido a que el plazo de pago an no vence. Comprenden, al nal de cada perodo econmico, los gastos incurridos que se encuentran en proceso de pago e incluyen conceptos tales como: rentas, intereses, comisiones de ventas o cobros, etes, almacenaje, primas de seguros, servicio de energa, telfono, gas, agua, etc. En los casos donde no se hayan recibido los importes reales de los mismos, se deben hacer estimaciones de gastos, a n de computar correctamente los gastos que correspondan a cada perodo mensual. Esta cuenta se ajusta al gasto real en el momento de realizar los pagos y/o registrar la obligacin a partir de los documentos recibidos.

Supongamos que nuestra empresa S.O.S tiene por concepto de servicios pblicos, facturas pendientes de pago para el 5/05/2006 por un monto de Bs. 50.000.
5. Qu procedimiento debemos seguir para calcular la provisin? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 6. Registra el asiento correspondiente en el libro diario.
Fecha 05/05/2006 Descripcin Gastos de servicios pblicos Gastos servicios pblicos por pagar Debe Bs. 50.000 Bs.50.000 Haber

Actividades

__________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Ingresos causados y no cobrados. Por otro lado est la partida de Ingresos acumulados que comprende aquellos ingresos devengados y en proceso de cobro como. Intereses, comisiones, dividendos, etc.

Los ingresos son realmente un derecho adquirido cuando se prestan los servicios. por ejemplo, el alquiler se gana cuando el inquilino usa la propiedad alquilada. Al nal de un perodo contable, es probable que existan algunas situaciones en las que se haya devengado el ingreso, pero

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sin hacer el asiento respectivo porque no se ha recibido el efectivo o porque no ha llegado la fecha de enviar la factura al cliente. Este derecho aunque no es inmediatamente exigible, debe aparecer en el Balance General como un activo y debe ser reejado como un ingreso devengado durante ese periodo.

En la prctica se visualiza de esta manera. Supongamos que nuestra empresa S.O.S, C.A posee un local, el cual tiene alquilado por Bs. 500.000 Bs mensuales. Al cierre de su ejercicio econmico, el 31/12/2006 no haba cobrado el ltimo mes pero debemos registrarlo ya que se ha ganado ya.

El ltimo procedimiento nombrado se trata de lo siguiente: se investiga cada cuenta de los clientes para saber el tiempo que tienen de vencidas as como los antecedentes de los clientes. Por el grado de riesgo y el tiempo se elabora una tabla para aplicar porcentajes de prdidas. Por ejemplo, nuestra empresa presenta el siguiente cuadro con las cuentas por cobrar, su monto, el tiempo que tienen de vencidas y el porcentaje que le aplicar de prdida probable. Vencimiento 30 a 60 das 61 a 90 das 91 a 120 das 121 a 150 das Monto 1.000.000 700.000 500.000 400.000 300.000 % incobrable 5 10 20 40 60 Prdida probable 50.000 70.000 100.000 1.60.000 1.80.000 560.000 Luego el monto por el cual vamos a hacer el asiento de ajuste es Bs. 560.000, como sigue: Fecha 31-12-06 Descripcin Debe Haber

Los gastos acumulados por pagar son un pasivo, mientras los ingresos acumulados son un activo.

Entonces el ajuste que debemos hacer es el siguiente:

Fecha 31/12/2006 Descripcin Alquileres por cobrar Ingresos por alquileres Debe Bs. 500.000 Bs.500.000 Haber

151 a 180 das

Donde la cuenta Alquileres por cobrar es un activo a corto plazo y la cuenta Ingresos por alquileres es la cuenta nominal que ir al Estado de Resultados.

Cuando hacemos efectivo el cobro debemos entonces cancelar la cuenta de Alquileres por cobrar abonndola y cargando a la cuenta Banco o Caja.

1. Por qu debemos considerar a la cuenta Gastos acumulados como un pasivo? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. Por qu la cuenta Ingresos acumulados se considera un activo? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. Supongamos que nos prestaron un capital de Bs. 2.000.000 el 01/02/2006 por el cual debemos pagar el 20 % de inters mensual. Al 01/05/2006 no hemos pagados an los intereses cmo debemos registrar esa cuenta al 01/03, 01/04 y 01/05? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

Prdida no causada por cuenta cobro Bs. 560.000 dudoso Provisin para cuentas cobro dudoso Bs.560.000

El asiento de ajuste siempre ser el mismo, lo nico que va a cambiar son los montos dependiendo del procedimiento utilizado. Cuando se determina que ya una cuenta es incobrable, se ubica el monto exacto de la cuenta y se hace el asiento con cargo a la provisin y abono a cuentas por cobrar. Ejemplo: Nuestra empresa determin que un monto especco de cuentas por cobrar, del cliente Yoel Moroso es ya incobrable. El monto asciende a Bs. 50.000, luego el asiento de ajuste que debemos hacer es: Fecha 31-12-06 Descripcin Provisin para cuentas cobro dudoso Cuentas por cobrar, Yoel Moroso Debe Bs. 50.000 Bs.50.000 Haber

Actividades

4. El mismo caso anterior cmo se registrara si nosotros furamos los prestamistas. Haz los asientos respectivos para cada fecha. _________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

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Supongamos tambin que para el ao en curso (2006) al cierre del ejercicio, tenemos un saldo de Bs. 12.500.000 y para calcular la provisin de este ao debemos totalizar el saldo de las prdidas de aos pasados y dividirlo entre el total de los saldos anuales de cuentas por cobrar. Este cociente nos dar el porcentaje por el que vamos a multiplicar el saldo de este ao, y el resultado obtenido es la provisin. Veamos: 1.900.000 / 29.500.000= 0.06 (equivale al 6 % de prdidas) Entonces 12.500.000 x 0.06 = 750.000 Bs. Este monto es el que vamos a tomar en cuenta para el asiento de la provisin, de esta manera: Fecha 31-12-06 Descripcin Debe Haber

CUENTAS POR COBRAR Y PROVISIN PARA CUENTAS DE COBRO DUDOSO

Son muchas las ocasiones en que vendemos a crdito y as creamos una cartera de clientes que garantizan las compras de nuestros productos o servicios. Pero muchos clientes por razones diversas no cumplen con sus compromisos de pagarnos las deudas contradas. Es por esta razn que debemos crear una reserva para posibles prdidas en cuentas por cobrar. Provisin para cuentas incobrables. Las cuentas por cobrar es una cuenta de activo que nos indica el monto que nuestros clientes nos deben por concepto de ventas a crdito. Pero la experiencia nos dice que en ocasiones habr prdidas por algunas cuentas cuyo cobro se nos har imposible. Muchas son las razones por las cuales hay clientes que quedan insolventes, pero a nosotros los que nos interesa es crear una reserva para subsanar esas posibles prdidas. Siguiendo el principio contable del conservatismo que dice que hay que prever las posibles prdidas y no anticipar las probables ganancias se crea la Provisin para cuentas incobrables o Provisin para cuentas de cobro dudoso. sta ser la cuenta que servir para ajustar las cuentas por cobrar. Es una cuenta de valuacin de activos. Cmo calculamos el monto para crear esta reserva? Hay varios procedimientos para calcular el monto que debemos guardar como provisin de cuentas incobrables. Veamos los ms comunes: Aplicando un porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar. Aplicando un porcentaje sobre el saldo de las ventas. Aplicar un porcentaje sobre cada cuenta estimada como dudosa. Para aplicar cualquiera de los anteriores procedimientos se requiere que ya la empresa tenga una experiencia previa en los crditos. Supongamos que nuestra empresa en los ltimos 3 aos presenta la siguiente informacin en cuanto a cuentas por cobrar y las respectivas prdidas. Aos Cuentas por cobrar Bs. 8.500.000 Bs. 10.000.000 Bs. 11.000.000 Bs .29.500.000 Prdida por incobrables Bs. 500.000 Bs. 600.000 Bs. 800.000 Bs.1.900.000

Prdida no causada por cuenta cobro Bs. 750.000 dudoso Provisin para cuentas cobro dudoso Bs.750.000

El segundo procedimiento mencionado consiste en obtener el saldo de las ventas de aos anteriores junto con las respectivas prdidas. Supongamos que la empresa presenta la siguiente informacin sobre las ventas y las prdidas obtenidas en los 3 ltimos aos: Aos 2003 2004 2005 Ventas Bs. 14.000.000 Bs. 18.000.000 Bs. 20.000.000 Bs 52.000.000 Prdida por incobrables Bs. 500.000 Bs. 600.000 Bs. 800.000 Bs.1.900.000

Sacamos el cociente del total de prdidas entre el total de ventas: 1.900.000/ 52.000.000= 0.03 (equivale al 3 % de las prdidas) Si tenemos que el total de ventas del ao 2006 es de Bs. 22.000.000, entonces la provisin la obtenemos as: Bs. 22.000.000 x 0.03 = 660.000 Bs. Y ste ser el monto que tomamos para el asiento de la provisin. Fecha 31-12-06 Descripcin Debe Haber

Las cuentas por cobrar son un activo para la empresa cuyo cobro est sujeto a contingencias.

2003 2004 2005

Prdida no causada por cuenta cobro Bs. 660.000 dudoso Provisin para cuentas cobro dudoso Bs.660.000

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