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Sesin 5. Factura en Excel

5.1. Factura en Excel: introducir datos Bueno, ya sabemos sumar con Excel. Ahora vamos a aprender a escribir frmulas. Vamos a multiplicar. 1. 2. 3. 4. 5. Primero abriremos Excel. Haga clic en el men Inicio. Haga clic en Programas o Todos los programas. Haga clic en Microsoft Excel. Se abre la ventana de Microsoft Excel con un libro en blanco. Haga clic en el botn Escriba lo siguiente a partir de la celda A1.

6. 7.

Antes de seguir, vamos a guardar nuestro trabajo. Haga clic en el men Archivo. Haga clic en el botn Guardar.

8. 9.

Como nombre de archivo, escriba Factura. Haga clic en el botn Guardar.

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@INTE ACADEMIA 5.2. 1. Dar formato Antes de seguir, vamos a mejorar el aspecto de la hoja de clculo.

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Haga clic en la celda A1, y sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda D7.

2. 3.

Haga clic en el men Formato. Haga clic en la opcin Autoformato.

4.

Se abre una ventana donde puede elegir el aspecto que tendr su hoja de clculo. Haga clic en el cuadro que ms le guste. Nosotros hemos hecho clic en Lista 1, porque una fila tiene color gris y otra blanco, de modo que es ms fcil distinguir una fila de otra.

5. 6.

Haga clic en el botn Aceptar. Ahora vamos a poner los precios en euros, de modo que salga el smbolo del euro detrs de los nmeros. Primero tenemos que seleccionar las celdas. Haga clic en la celda C2 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda C6.

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@INTE ACADEMIA 7. Haga clic en el botn Estilo moneda de la barra de formato.

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8.

Observe como ha cambiado el aspecto de su hoja de clculo. Ahora haga clic en el botn Guardar de la barra de herramientas.

5.3.

Escribir la frmula Para calcular lo que nos cuesta el pan, tenemos que multiplicar el nmero de

unidades que hemos comprado, 2, por lo que cuesta cada unidad, 0,5 . Segn esto: 0,5 x2 1 Cmo se hace esto en Excel? Vamos a verlo. 1. Haga clic en la celda D2.

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Observe como se muestra un cuadro alrededor de la celda. Esto significa que est seleccionada. Ahora escriba lo siguiente:

=B2*C2
3. Pulse la tecla Intro. En la celda D2 se muestra el resultado de la operacin, es decir, 1 .

Qu ha pasado? En Excel, todas las frmulas empiezan con el signo igual =. Despus tenemos que escribir la operacin que queremos hacer. Primero tenemos que escribir el nmero de barras de pan que hemos comprado. Este nmero es 2. Por qu escribimos B2 y no 2? 4. 5. 6. 7. Vamos a cambiar las unidades de pan que hemos comprado. Haga clic en la celda B2. Escriba 3. Pulse la tecla INtro. Observe como Excel vuelve a calcular el Total que nos cuesta el pan. 3 unidades por medio cada unidad dan un total de 1,5 .

8. 9.

Ahora vamos a dejar la hoja de clculo como estaba. Haga clic en la celda B2. Escriba 2.

10. Pulse la tecla Intro. 11. El total de lo que nos vamos a gastar en pan vuelve a ser 1 . 12. Si utilizamos el nombre de la celda (B2) en vez de el nmero que contiene (2), Excel puede volver a realizar la operacin si cambiamos las unidades de pan que hemos comprado. Entonces, siempre que hagamos una frmula, hay que usar el nombre de la celda en vez del nmero que contiene.

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13. El nombre de una celda tiene dos partes: primero se pone la letra que indica la columna y luego el nmero que indica la fila. As, la celda A2 contiene la palabra Pan y la celda C7 contiene la palabra Total.

14. Bueno, seguimos con la frmula. Recordamos que la frmula era:

=B2*C2
Qu significa el smbolo asterisco * ? En matemticas siempre hemos usado una equis para multiplicar, pero los matemticos usan mucho la X para sus frmulas. Por eso, los informticos han decidido que usarn un smbolo distinto para el smbolo de multiplicar y este es el asterisco. 15. Y, para terminar, la celda C2 es el precio del pan. Vamos a probar a cambiar el precio del pan a ver si cambia el total. Haga clic en la celda C2. 16. Escriba 1. 17. Pulse Intro. 18. Observe como el total ahora es 3 . Parece que funciona.

19. Vamos a volver el precio del pan al que era antes. 20. Haga clic en la celda C2. 21. Escriba 0,5. 22. Pulse la tecla Intro. 23. El total vuelve a ser 1,5 . 24. 25. Haga clic en el botn Guardar de la barra de formato. Bueno, antes de ir al siguiente paso, compruebe que su hoja de clculo tiene el siguiente aspecto.

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@INTE ACADEMIA 5.4. El remate de los tomates: copiar la frmula

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Bueno, si compramos cinco cosas, podramos escribir la frmula 5 veces, pero imagine que compramos doscientas cosas. Tenemos que escribir la frmula 200 veces? Por supuesto que no. Vamos a ver como se hace. 1. 2. Primero vamos a hacerlo directamente y luego veremos como funciona. Haga clic en la celda D2, que es la que tiene la frmula. Recuerde que si quiere ver la frmula, siempre puede mirar a la barra de frmulas.

3.

Haga clic en el botn Copiar

de la barra de herramientas.

4.

Observe como se ven una serie de lneas movindose alrededor de la celda seleccionada. Esto significa que la celda est copiada.

5.

Ahora haga clic en la celda D2 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda D6.

6.

Haga clic en el botn Pegar

de la barra de herramientas.

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Qu ha pasado? Observe como ahora aparecen los totales correctamente calculados. No es cosa de magia. Veamos lo que ha pasado.

8. 9.

Haga clic en la celda D3. Mire la barra de frmulas.

10. En la barra de frmulas se muestra la siguiente frmula:

=B3*C3
11. Excel sabe mucho. Cuando copiamos una frmula, Excel la cambia segn la operacin que hayamos hecho antes. Excel dice: si para calcular el total de pan has multiplicado las unidades de pan, que estn en la celda B2, por el precio del pan, que estn en la celda C2, para calcular el total de leche multiplicars las unidades de leche, 5, que estn en la celda B3, por lo que cuesta la leche, que est en la celda C3. Y as lo hace y acierta. 12. Vaya haciendo clic en las celdas D4, D5 y D6 y mire las frmulas. Parece que funciona.

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@INTE ACADEMIA 5.5. Susto: el total de la factura

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Ahora llega lo menos bueno: saber cuanto tenemos que pagar en total. Vamos a usar el botn Autosuma que aprendimos en la sesin anterior. 1. Haga clic en la celda D7. 2. Haga clic en el botn Autosuma de la barra de herramientas. 3. Pulse la tecla Intro.

Excel ha calculado automticamente el total de la factura.

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