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Sesin 6. Plantillas en Excel

6.1. Plantillas en Excel Una plantilla es un molde a partir del cual podemos crear documentos. Es como una libreta de recibos o la libretilla donde toma notas el camarero. Tiene una serie de celdas con los datos escritos y otra serie de celdas vacas donde podemos escribir datos. Lo mejor de las plantillas es que pueden calcular automticamente los totales.

Plantilla de Factura

Plantilla de Factura con los datos introducidos

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@INTE ACADEMIA 6.2. 1. 2. 3. 4. Crear la plantilla de Factura Vamos a crear una factura a partir de una plantilla que tiene Excel. Primero vamos a abrir Excel. Haga clic en el men Inicio. Haga clic en Todos los programas. Haga clic en Microsoft Excel.

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Se abre Excel. A la derecha debe aparecer el panel de tareas. Si no lo ve, haga lo siguiente: a. Haga clic en el men Ver. b. Haga clic en Panel de tareas. MUY IMPORTANTE!!! Cuando hace clic en una opcin de un men, es posible que no se muestren todas

las opciones que contiene el men, sino solo las ms usadas. Para desplegar totalmente el men puede hacer clic en la parte inferior del men.

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@INTE ACADEMIA 5. Haga clic en el botn Crear un libro nuevo.

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6.

En la zona inferior derecha del panel de tareas haga clic en el icono En mi PC dentro de Plantillas.

7.

Se abre la ventana de Plantillas. Haga clic en la pestaa Soluciones de hojas de clculo. MUY IMPORTANTE!!! No puede volver a escribir en la hoja de clculo hasta que no cierre esta ventana.

8.

Haga clic en la plantilla Factura.

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9. 10.

Haga clic en el botn Aceptar. Observe como se ha creado una nueva hoja de clculo con el nombre Factura1. Mire en la barra de tareas como tiene 2 archivos de Excel abiertos: Libro1 y Factura1.

11.

Antes de seguir, vamos a guardar la factura. Haga clic en el botn Guardar de la barra de herramientas.

12.

Escriba en el cuadro Nombre de archivo lo siguiente: factura 1 de su nombre. Recuerde que al guardar un archivo, el cursor se coloca directamente en el cuadro Nombre de archivo para que escribamos el nombre del archivo. Recuerde tambin que todos los archivos se guardan en la carpeta Mis documentos (si no especificamos otra cosa).

13. Haga clic en el botn Guardar. 6.3. 1. Escribir datos en la factura Ahora vamos a rellenar la factura con datos nuevos. Haga clic en la celda cuyo texto es Escriba la informacin de la organizacin.

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2.

Aqu tenemos que escribir el nombre y los datos de nuestra empresa. Escriba lo siguiente y NO pulse Intro despus. AINTE INFORMTICA

3.

Ahora tenemos que escribir ms lneas. En Excel hasta ahora siempre hemos escrito una lnea en cada celda. Cmo podemos escribir varias lneas en cada celda? Si pulsamos Intro, el cursor pasa a la siguiente celda. Hay un atajo de teclado que nos permite introducir una lnea nueva en una celda. Pulse la tecla Alt y, sin soltarla, pulse la tecla Intro.

4. 5. 6. 7.

Escriba ahora lo siguiente: Calle Terraza 63 1 Pulse la tecla Alt y, sin soltarla, pulse la tecla Intro para introducir otro salto de lnea. Escriba ahora lo siguiente: 29680 Estepona (Mlaga) Ahora pulse Intro. El cursor pasa a otra celda.

8.

Ahora escribiremos los datos del cliente. Vaya movindose por las celdas y escriba los siguientes datos.

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9.

Ahora vamos a guardar otra vez. Haga clic en el botn Guardar de la barra de herramientas.

10. Ahora vamos a escribir el nmero de factura. Haga clic en la celda M3. 11. Escriba 1. 12. Pulse Intro.

13. Todas las facturas deben tener una fecha. Haga clic en la celda M13. 14. Escriba 22/02/2006. 15. Pulse Intro.

16. Ahora vamos a escribir lo que hemos comprado y vamos a comprobar como se calculan las cantidades automticamente. Haga clic en la celda C19. 17. Escriba 1. 18. Haga clic en la tecla CURSOR DERECHO para moverse a la descripcin. 19. Escriba ORDENADOR. 20. Haga clic en la tecla CURSOR DERECHO para moverse al precio unitario. 21. Escriba 300. 22. Observe como se ha calculado automticamente el total. Haga clic en la tecla CURSOR DERECHO. 23. El cursor pasa a la cantidad del segundo elemento.

24. Siga rellenando datos segn la siguiente tabla:

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25. Ahora vamos a ver el total de la factura. Haga clic en la barra de desplazamiento vertical hacia abajo hasta ver la celda de TOTAL. 26. Observe como se calcula automticamente el subtotal de la factura. Solo nos quedan los impuestos. Haga clic en la celda L38.

27. Escriba 16%. 28. Pulse Intro. 29. Se calcula automticamente el IVA y el total de la factura.

30. Ya hemos terminado la factura. Ahora haga clic en el botn Guardar de la barra de herramientas. 6.4. Ponerlo en Euros Parece que la plantilla no es muy moderna y tiene los datos en pesetas. Vamos a ponerlos en euros. 1. La factura creada tiene algunas celdas bloqueadas, de modo que no podamos, por error, borrarlas. Las celdas bloqueadas son las que tienen el fondo amarillo. Haga clic en cualquier celda amarilla e intente escribir. No puede porque est bloqueada. 2. Haga clic en el men Herramientas. 7/9 AINTE INFORMTICA S.L.

@INTE ACADEMIA 3. 4. Haga clic en el submen Proteger. Haga clic en la opcin Desproteger hoja

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5. 6.

Ahora ya podemos modificar las celdas. Haga clic en la celda M19 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda M40. Con esto seleccionamos algunas celdas que estn en pesetas.

7. 8. 9.

Haga clic en el botn Euro de la barra de herramientas. Ahora las cantidades estn en euros. Haga clic en la celda L19 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda L35.

10. Haga clic en el botn Euro de la barra de herramientas.

11. Ahora guarde su factura. 12. 13. Para volver a proteger la hoja, haga clic en el men Herramientas. Haga clic en Proteger.

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@INTE ACADEMIA 14. Haga clic en Proteger hoja.

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15. Haga clic en Aceptar. Muy bien!!! Ya ha terminado su factura.

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