O que são os controles financeiros Ferramentas indispensáveis para o planejamento dos negócios Os controles financeiros são os instrumentos que

permitem ao administrador planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os recursos financeiros de sua empresa em determinado período. Conheça, a seguir, alguns controles financeiros. Controle de caixa De vital importância. Por meio dos registros realizados, pode-se conhecer a origem e o destino de todo o dinheiro movimentado pela empresa diariamente, ou seja, sua própria história. Controle de bancos Sua finalidade é registrar as entradas e saídas de valores na conta bancária da empresa, permitindo o controle atualizado do seu saldo. Controle de contas a receber Possibilita o conhecimento dos seguintes pontos: – – – – montante dos valores a receber; contas vencidas e a vencer; clientes que não pagam em dia; como programar suas cobranças.

Controle de contas a pagar Possibilita que o empresário fique permanentemente informado sobre: – vencimento dos compromissos; – como estabelecer prioridades de pagamento; – montante dos valores a pagar.

Fluxo de caixa Projeção das entradas e saídas de recursos financeiros para determinado período, visando prever a necessidade de captar empréstimos ou aplicar excedentes de caixa nas operações mais rentáveis.

Objetivos: – proporcionar o levantamento de recursos financeiros necessários às operações econômico-financeiras da empresa; – utilizar, da melhor forma possível, os recursos financeiros disponíveis na empresa, para que não fiquem ociosos, estudando, antecipadamente, a melhor aplicação, o tempo e a segurança dos mesmos; – saldar as obrigações da empresa nas datas de vencimento; – analisar as fontes de crédito que proporcionam empréstimos menos onerosos, em caso de a empresa necessitar de recursos; – desenvolver, na empresa, o controle dos saldos de caixa e dos créditos a receber; – buscar o perfeito equilíbrio entre ingressos e desembolsos de caixa da empresa; – manter a empresa em permanente situação de solvência. Os custos de uma empresa

Todas as empresas, independentemente da área de atuação (comércio, indústria ou serviços), possuem gastos. Esses gastos se subdividem genericamente em custos, despesas variáveis e despesas fixas. Sua análise se faz necessária para a apuração correta da lucratividade e para o gerenciamento financeiro mais eficiente. – Custos do produto – Os custos referem-se aos gastos efetuados com materiais e insumos (na produção do bem, no caso da indústria), aquisição do produto (no caso do comércio) ou realização dos serviços. – Despesas variáveis – São aquelas que variam proporcionalmente ao volume produzido ou ao volume vendido, ou seja, só haverá despesa, se houver venda ou unidades produzidas. Exemplo: comissões sobre vendas, impostos. – Despesas fixas – São aquelas cujo total não varia proporcionalmente ao volume produzido (na indústria) ou ao volume de vendas (comércio e serviço), ou seja, há despesas a serem pagas independentemente da quantidade produzida ou do valor de vendas. Exemplo: aluguel, honorários de contador, seguro da empresa, salário dos funcionários, entre outros. Estrutura de resultados Trata-se de uma ferramenta utilizada para realizar a análise econômica da empresa e apurar o lucro operacional por determinado período. A Estrutura de Resultados é composta pelas vendas totais, custos, despesas variáveis e despesas fixas, permitindo determinar a margem de contribuição, o ponto de equilíbrio e o lucro operacional. – Margem de contribuição – É a diferença entre a Receita Total (Vendas) da empresa e

DV = despesas variáveis. Pode-se entender que a margem de contribuição é a parcela da receita total que ultrapassa os custos e despesas variáveis e que contribuirá para cobrir as despesas fixas e.(Cunit+DV unit)] Onde: VT = Vendas totais.seus Custos e Despesas Variáveis. despesas fixas e despesas variáveis). formar o lucro. os gastos são iguais à receita total da empresa. . C unit = Custo unitário do produto. – Ponto de equilíbrio – É o valor das vendas que permite a cobertura dos gastos totais (custos. C = custos. Há duas formas de determiná-lo: 1 – Por meio do volume de vendas PE = (DF/MC)X VT Onde: VT = Vendas totais: PE = ponto de equilíbrio: DF = Despesas fixas: MC = Margem de contribuição. a empresa não apresenta lucro nem prejuízo. PV unit = Preço de venda unitário do produto. DF = Despesas fixas. 2 – Ponto de Equilíbrio Unidades Produzidas PE = (DF x VT)/[PV unit . As perguntas mais freqüentes são: Quanto terei de faturar para conseguir pagar os meus custos. Nesse ponto. DV unit = Despesa variável unitária. MC = RT – (C + DV) Onde: MC= margem de contribuição. despesas fixas e variáveis? Quais as quantidades que terei de produzir/vender para ter lucro? O ponto de equilíbrio é que define e esclarece essas dúvidas. ainda. RT = receita total. ou seja. PE = Ponto de equilíbrio.

A principal finalidade é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos. se eles não forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados para fornecer informações em tempo hábil. a empresa organiza o controle de contas a receber somente em ordem alfabética.Qual é o valor a receber nos meses seguintes? . Controle bancário É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes: depósitos e créditos na conta da empresa e os pagamentos feitos por . Se ela ocorrer por desvios. fica fácil localizar a ficha do cliente. veja as dificuldades para obter outras informações necessárias à gestão de contas a receber: . Por medidas de segurança.Faça o controle financeiro da sua empresa Empresas devem organizar as informações financeiras para que sejam facilmente encontradas e utilizadas no processo de tomada de decisões De nada adianta a empresa ter uma série de dados. pois. dessa maneira. Além disso. As diferenças porventura existentes têm que ser apuradas no mesmo dia. evite manter dinheiro e cheques em caixa. Com esse procedimento. Fazer pagamentos em dinheiro. Corrige-se os erros de registro e a diferença estará zerada. além de apurar o saldo existente no caixa. o controle de caixa fornece informações para: Controlar os valores depositados em bancos. resta ao empresário demitir os responsáveis.Qual é o montante em atraso? Qual é o valor vencido há mais de 30 dias? Para evitar essas dificuldades. Controlar e analisar as despesas pagas. Controle diário de caixa Registra todas as entradas e saídas de dinheiro.Qual é o valor total a receber dos clientes? . a empresa precisa organizar os controles para fornecer as informações úteis para as decisões financeiras. Imagine a seguinte situação: Para agilizar os recebimentos. Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.

semana. possibilitando ao empresário tomar providências diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas.Conhecer o montante das contas já vencidas e os períodos de atraso e tomar providências para a cobrança. .meios bancários e outros valores debitados em conta (tarifas. .Fornecer informações para os elaboração do fluxo de caixa. Tem duas finalidades: confrontar os registros da empresa e os lançamentos do banco e gerar informações sobre os saldos bancários (se são suficientes para pagar os compromissos do dia). etc. .Fornecer informações sobre o total dos valores a receber. .Estimar os valores a receber por períodos de vencimento. . Vantagens de manter as contas em dia: . em casos de dificuldades financeiras.Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos. . quinzena.Total das vendas diárias e os prazos de recebimentos. Contas a pagar Organize os totais a pagar por período de vencimento: dia.). . Controle diário de vendas Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês. contas de energia.Controla o montante dos compromissos já vencidos e não pagos. etc. água e telefone.Fornece informações para elaboração de fluxo de caixa. Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações: . . . .Fornecer informações sobre os clientes que pagam em dia.Fornecer dados para conferência de caixa (se os valores das vendas à vista foram registrados no caixa).Controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber.Estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras. juros. Contas a receber Controla os valores das vendas a prazo e deve ser organizado para: .

as variações devido à sazonalidade. ampliar o índice de acerto e corrigir erros cometidos. – Depoimentos de vendedores e representantes de vendas sobre o impacto do esforço da empresa junto ao mercado consumidor. ou até a decisão de cortar gastos.Controle mensal de despesas Registra o valor de cada despesa. possibilita ao empresário a melhor distribuição de compras para meses seguintes. – Grau de lucratividade. algo possível em consequência do controle de vendas. São parâmetros que podem ser usados para checar o desempenho da empresa: – Nível de faturamento. Adotar um controle de compras. você evita desvios. Estoques sem movimentação. Além disso. O controle deve ser organizado para fornecer as seguintes informações: Montante financeiro do estoque e o valor por linha de produtos. fornece informações para reposição dos produtos e facilita as providências para redução do estoque. Esse controle permite também a determinação do prazo médio das compras. consequentemente. baseando-se nas previsões de vendas e nos compromissos assumidos. Quantidades em cada item de estoque. A adoção de um controle de vendas possibilita ao empresário prever receitas futuras e. Algumas delas necessitam de um controle mais rigoroso. torna-se mais fácil acompanhar o comportamento mensal das vendas. Estoques Controlando os estoques. é uma forma de empresas aumentarem a competitividade no mercado. Quantidade e custo das mercadorias vendidas. O acompanhamento e o controle das vendas Conheça o planejamento da empresa por meio do acompanhamento da equipe e do controle de vendas Planejar ações de vendas e. . bem como o prazo médio concedido para os pagamentos realizados a prazo. programar as compras da empresa. Necessidade de reposição e fluxo de caixa. por meio de avaliações sistemáticas.

Assim.Contudo. 2) Acompanhamento de vendas A função essencial da gerência é acompanhar o processo de vendas. é necessário que se disponha de controles de vendas eficazes. – Volume de vendas obtidas. estimulando toda a equipe para buscar os resultados estabelecidos. para que se possa planejar. bem como de cada vendedor ou representante. calculada com o número de vendas realizadas dividido pelo número de clientes atendidos. estimulando vendedores ou representantes a avaliar os resultados obtidos e buscar novos desafios. identificando produtos de maior saída e/ou com maior margem de lucro. – Estatística da taxa de conversão de vendas. para que os resultados não tenham apenas um efeito de curto prazo. – Número de itens por venda. calculado com o valor total das vendas dividido pelo número de vendas realizadas. – Comparativo de evolução das vendas por período (da empresa como um todo e por vendedor ou representante). calculado com o volume total de itens vendidos dividido pelo número de vendas realizadas. – Número de clientes novos em relação a clientes antigos da empresa. mas formar grandes vendedores. – Índice de inadimplência das vendas no período e quadro comparativo com períodos anteriores. buscando encontrar com a equipe o real motivo e solucioná-lo. A periodicidade dos relatórios deve ser adaptada à cultura da empresa. total e por linha de produtos. Deve ser calculado levando-se em consideração o valor total a receber do período contra o que realmente foi recebido. algumas funções não podem ser abandonadas: – Realizar reuniões semanais de acompanhamento dos dados. . – Orientar. A comparação do valor recebido com as vendas do período pode distorcer o resultado. que realmente reflitam os resultados obtidos. mas que é saudável manter laços de amizade após o expediente. – Não esquecer que é o chefe durante o horário de trabalho. Para que a eficácia seja possível no planejamento e na avaliação das vendas. – Cobrar a equipe. – Quadro de metas de vendas a serem atingidas. deve-se agir em dois estágios: 1) Sistema de controles (estatística) eficiente Obtido com a checagem periódica do: – Relatório de desempenho da empresa em período determinado. – Rejeitar desculpas para o não cumprimento de metas. – Valor médio das vendas.

. por exemplo. Margem bruta e líquida A margem bruta é calculada subtraindo-se das vendas o custo das mercadorias vendidas. São exemplos de despesas variáveis os impostos sobre as vendas. alimentação.Diariamente: registrar no Controle de Despesas Fixas todas as despesas fixas realizadas. por sua vez. é calculada subtraindo-se da margem bruta as despesas variáveis as despesas fixas. as contas de luz. devidamente classificadas. margem bruta e líquida Despesas fixas são as administrativas. a depreciação sobre o ativo fixo. os honorários profissionais (de contador. São despesas fixas. o pró-labore (retirada dos sócios). o aluguel. o IPTU. por exemplo). as despesas com veículos. por outro lado. despesas variáveis. financeiras. realizadas para adequado funcionamento da empresa.Diariamente: registrar no Controle de Despesas Variáveis todas as despesas variáveis realizadas.Tipos de despesas nos negócios Despesas fixas. O que é importante controlar nas finanças do seu negócio . inclusive financeiras. Normalmente se caracterizam como um percentual sobre o valor das vendas efetivas. Despesas variáveis. independentemente do valor das vendas. o desconto do cartão de crédito. água e telefone.Mensalmente: comparar as despesas variáveis realizadas com os meses anteriores e analisar as eventuais discrepâncias. o condomínio.Mensalmente: comparar as despesas fixas realizadas com os meses anteriores e analisar as eventuais discrepâncias. Portanto. são aquelas realizadas em função das vendas realizadas. os encargos sociais sobre salários e pró-labore. a diferença entre a margem bruta e a margem líquida são as despesas variáveis e fixas. as comissões sobre as vendas. O gestor financeiro deve controlar as despesas fixas da seguinte forma: . A margem líquida. devidamente classificadas. de manutenção. O gestor financeiro deve controlar as despesas variáveis da seguinte forma: . . os salários administrativos.

Além disso. valores a receber de clientes ou administradoras de cartões de crédito) e as obrigações (empréstimos. fluxo de caixa e custo. representados no caixa. equipamentos e utensílios). No nosso restaurante. que é o dinheiro e o tempo. Ao analisar o desempenho do nosso negócio. Caixa A empresa deve ser capaz de efetuar o pagamento de suas obrigações. discutindo o uso no ambiente de bares e restaurantes. Qualquer movimentação relativa a bens. direitos ou obrigações feitas durante as nossas operações deve ser registrada e controlada sendo resumida sob a forma de um Balanço Patrimonial. com qualidade. dinheiro no banco. encargos ou benefícios devidos a funcionários). o balanço apresenta os bens (dinheiro em caixa. como lucro. A riqueza da empresa é resultado da soma de bens e direitos menos as obrigações. Este texto apresenta os principais conceitos relevantes para a gestão financeira do negócio. Seus bens. Assim. o patrimônio da empresa A administração financeira do negócio envolve estudo de duas variáveis fundamentais. o resultado apresenta a evolução da riqueza e do patrimônio e o caixa é representado pelo dinheiro disponível na empresa.Empreendedor deve conhecer bens. é preciso fazer um acompanhamento correto dos recursos em posse da empresa. salários. a empresa precisa dar lucro e este lucro precisa ser monitorado e devidamente calculado. . os direitos (aplicações financeiras. a boa prática da gestão financeira requer o domínio de conceitos técnicos. Patrimônio A riqueza da empresa precisa ser medida e acompanhada. direitos e obrigações devem ser devidamente apurados e controlados. direitos e obrigações. direitos e obrigações para monitorar. financiamentos. Resultado Do ponto de vista dos acionistas. estoques. três grandes visões moldam a forma de processar os números: o patrimônio cuida dos registros de bens.

como o dinheiro em caixa ou no banco. Passivo: conjunto de obrigações da empresa. É igual ao total dos ativos (bens + direitos) menos o total das obrigações. tudo o que é devido e que precisará ser quitado. Patrimônio Líquido: representa o volume de recursos pertencentes aos sócios. apresentados como: Ativo: consiste no conjunto de bens e direitos da empresa. Bens e direitos podem ser divididos em dois grandes grupos: ativos de giro (o dinheiro ou os estoques) e ativos estruturais (móveis. ou direitos de giro. Ativo Ativos de Giro Representam valores em constante transformação e movimento na nossa operação. como os valores que temos a receber das administradoras de cartões de crédito. Como os ativos de giro apresentam uma movimentação mais intensa. como o dinheiro que temos em caixa ou no banco e os estoques. os móveis. Os ativos estruturais apresentam os recursos que empregamos na estrutura da operação como imóveis. Ativos Estruturais São os bens que utilizamos na estrutura do restaurante. É de fundamental importância para o sucesso . utensílios ou equipamentos). eles devem ser priorizados na gestão do nosso negócio.O Balanço Patrimonial reflete estaticamente a posição do patrimônio em um dado momento. como o imóvel. Patrimônio Líquido Corresponde à riqueza existente no negócio. Os ativos de giro apresentam recursos em constante movimentação. Na coluna do passivo podemos apresentar a relação das dívidas ou obrigações e a riqueza. que podem ser bens de giro. veículos e utensílios. os valores a receber de administradoras de cartões de crédito ou os estoques. equipamentos ou utensílios. sendo constituído de três elementos distintos. Passivo Obrigações Representam as dívidas. móveis.

ou mínimo para vendas a prazo Os custos de faturamento e cobranças absorvem parte do lucro. tem como objetivo o melhor acompanhamento da evolução dos gastos mensais e a verificação do comportamento de cada item de despesa. Uma boa medida .Diminuir 20% de uma despesa que significa 15% das vendas trará uma economia de 3%. serviço ou mercadoria. . Essa medida será desgastante e negativa se cortar as despesas com copa ou cozinha. tópicos que serão discutidos com maior profundidade nos outros textos relacionados a este tema.Diminuir 50% de uma despesa que significa 1% das vendas trará uma economia de 0. Assinale nos avisos de vencimentos que são concedidos descontos proporcionais à antecipação de pagamentos. Algumas dicas para fazê-lo: Atue sobre coisas importantes No caso de despesas e custos. Dicas para trabalhar bem o dinheiro Como executar o planejamento e controle de despesas O controle de despesas. a adoção de medidas que possam conter gastos desnecessários. assim. É bom coletar informações nos bancos. cujos rendimentos são tributados. permitindo. É mais interessante para o cliente do que aplicar no mercado financeiro. assim como o fluxo de caixa e o controle de resultados. Evite enviar títulos aos Cartórios de Protestos Suas normas de cobrança de juros e correção não incluem as perdas inflacionárias. verificar sempre e negociar as reciprocidades exigidas. Ajuste mensalmente os valores mínimos para emitir duplicatas. Ele é indispensável para a elaboração do cálculo dos custos e do preço de venda de um produto.de um restaurante saber controlar os seus estoques e saber prever a movimentação do caixa. Parcelamentos amigáveis. trocas e permutas devem ser preferidos. A cobrança "escritural" oferecida pela rede bancária é a melhor forma de faturamento e cobrança. Cobre pessoalmente os títulos que representam a maioria dos valores Dez por cento do número das duplicatas podem representar até 80% dos valores a receber. tenha em mente que: .5%.

espaço físico será liberado e acabará a situação do "nem posso olhar para isso". Proponha a seus fornecedores um plano de promoção ou propaganda em parceria As fábricas também precisam fazer propaganda. Analise as formas mais racionais. Não faça negócio no escuro: procure analisar o custo financeiro contido na condição do prazo. fora de padrão. as vendas "engatilhadas" poderão ser fechadas até essa data. Pode haver muito dinheiro em forma de mercadorias sujas. o custo diminuirá. Comprando em prazos médios superiores aos prazos de venda. Encerre o seu mês operacional no dia 25 Haverá mais tempo para os cálculos e confecção de folha de pagamento. Execute ou delegue e cobre conferências e checagens em dias incertos do saldo de caixa existente nas lojas Vales e valores a receber de clientes pelas vendas à vista não pagas são muito comuns. mercadorias similares de fábricas diferentes. Sem atenção. principalmente quanto a novos produtos. amassadas. Compre sempre a prazo. obsoletas em função da moda e da tecnologia.de terceirização para esse problema é a contratação de escritórios de cobrança que prestam esse serviço com tarifas satisfatórias e retorno mais próximo dos custos reais. de marcas não consagradas. Proponha a seus fornecedores parceria para comercializar seus produtos sob o regime de consignação É uma das saídas para as indústrias distribuírem mercadorias. Imposto sobre as vendas são recolhidos nos primeiros dias do mês subseqüente. salvo produtos de altíssimo giro e consumo intenso. produtivas e criativas de se comunicar com o seu mercado . como cigarros e laticínios. o equilíbrio pode ser alcançado. pois certamente você não comercializa tudo à vista As indústrias são administradas para vender a prazo. O dinheiro que for gerado pela venda é lucro: outros produtos poderão ser comprados. Desfaça-se das mercadorias paradas Faça um levantamento das mercadorias que normalmente você não observa e ponha para fora. Se for possível fazer algo em cooperativa. Além disso. eles podem atingir valores altos. retalhos. A experiência que não der certo não deixará perdas. e as lojas são o melhor meio para tal.

em caso de falta de dinheiro Comprar menos. verifique se o eventual acréscimo no volume de vendas e o seu lucro cobrirão as despesas com propaganda e publicidade. em função do acúmulo das contas a pagar às segundas-feiras ou após feriados prolongados. que pode apontar: compras em excesso. Faça as projeções das entradas e saídas de dinheiro pelo menos para os 60 dias No comércio. Aumentar o prazo de compras. Trocar de fornecedor. Em casos de maiores dispêndios. diminuindo os estoques. Aumentar a periodicidade das compras em quantidades menores.Isso vale desde a apresentação da loja. Parcelar débitos legais/fiscais a longo prazo. Diminuir o prazo de vendas ou incentivar recebimentos com descontos. publicidades contratadas de profissionais e os seus custos. Assim. Reescalonar e parcelar as dívidas com os credores e fornecedores. Priorizar pagamentos de tal forma que a empresa não pare. Pagar pequenas contas que podem trazer grandes aborrecimentos. Dinamizar as cobranças e cobrar outros créditos não operacionais. poucas vendas à vista. faixas. Não empreste dinheiro de terceiros ou desconte títulos e duplicatas Na atividade comercial. máquinas obsoletas e outras coisas inservíveis. vitrines. cobrança incipiente e muitas despesas. Autodisciplinar-se quanto às retiradas. atendimento. Eliminar produtos similares de marcas diferentes. Também pode indicar "superávit" de quanto e quando. Vender bens ociosos . vendas externas. . Se a atividade permite operar com bancos. Tome algumas das seguintes decisões que julgar mais adequadas. Cortar gastos e serviços não prioritários. Conter investimentos em imobilizados e instalações. Negociar os débitos antes dos vencimentos. Promover vendas com promoções realmente tentadoras. Projete o seu fluxo de caixa. os custos financeiros podem ser maiores do que o resultado operacional. está se consagrando a prática de fazer previsões de recebimentos e pagamentos por dia. os percentuais de lucro são baixos se comparados aos de outras atividades industriais e de serviços. não deixe de atribuir nos custos diretos um percentual para a cobertura das despesas financeiras.sucatas.

cobrar dos vendedores não apenas sobre o valor das vendas. Contudo.000.6 dias Portanto.Negociando prazos de vendas e pagamentos A concessão de prazo para pagamento é fundamental para vender mais. Assim como as metas de vendas que devem ser cobradas dos vendedores. devem-se monitorar diariamente os prazos concedidos. o cálculo do prazo médio e vendas é facilmente obtido: 52.Treinar os vendedores para que sempre informem aos clientes as excelentes condições à vista ou prazos mais reduzidos. faça o preço a prazo e estabeleça um desconto que motive o cliente a levar à vista ou em prazos menores). o prazo médio concedido aos clientes é de cerca de 18 dias. . Para aprofundar essa questão. buscando reduzir o prazo médio de vendas. .Conceder descontos vantajosos ao cliente para pagamento em prazo menor (ou seja. mas também exigir que eles procurem combinar os altos prazos com vendas à vista ou de curto prazo. clique aqui e veja um exemplo de como é calculado o prazo médio de vendas. a partir de três vendas efetivadas: Agora. também deve ser tratada a questão dos prazos de pagamento concedidos. procurando corrigir os desvios. ou seja.Monitorar diariamente. o desempenho dos vendedores no que se relaciona ao prazo concedido. Assim agem as maiores empresas.Estabelecer um prêmio para o vendedor que alcançar a meta de venda e supere a meta de prazo médio (ou que supere ambas). especialmente as comerciais. . visto que muitos vendedores acabam vendendo apenas nos maiores prazos que a empresa proporciona. É preciso estabelecer metas de prazo médio. especialmente se os fornecedores concedem prazos curtos para pagamento das compras. . Para diminuir este prazo será necessário: . Isso pode gerar um problema de capital de giro. por meio de relatório.00 (B) PRAZO MÉDIO DE VENDAS = -------------------3.00 (A) = 17. para facilitar sua tarefa de vender.800.

. mensalmente. como: Vendas à vista. Despesas indiretas. . o ideal é que o prazo médio concedido aos clientes seja igual ou menor do que o prazo concedido pelos fornecedores no pagamento de suas compras.Estipulação de cotas de compras. seguem algumas dicas: 1) Mantenha registros mínimos sobre as operações. manter a contabilidade sempre em ordem. Despesas com pessoal de vendas e pessoal administrativo.Para o fechamento do balanço de verificação. compras e despesas devem ser acompanhadas e avaliadas com frequência É vital. do desempenho das vendas (para isso. . para deflacionar os valores. utilize índices como os da FGV . deve ser executado o seguinte cálculo sintético (no mínimo): (+) Vendas à vista (+) Vendas à prazo (=) Total de vendas (-) Custo das mercadorias . Para evitar que isso aconteça. taxas e tributos . No entanto.Fundação Getúlio Vargas-. esse será o mais importante instrumento para decisões comerciais como: . Dicas de organização contábil Vendas. .Visualização. 2) 3) Colete dados sobre as vendas por grupos ou departamentos e por loja. Vendas a prazo. Pagamentos e recebimentos Reúna informações que possibilitem fazer um planejamento financeiro. com seus valores devidamente deflacionados. .e.E não esqueça. Compras por grupos e departamentos.Conhecimento das particularidades de cada ponto de venda. Ao longo dos meses e dos anos. é muito fácil perder-se na infinidade de números de entradas e saídas. quanto e quando comprá-las.Planejamento de calendário de promoções e campanhas. para qualquer negócio. assim perder o controle da situação.Quais mercadorias. Desencaixes com impostos e encargos sociais.Conhecimento das temporadas baixas e preparação para investimentos nas altas. 4) Reúna o pessoal da empresa para demonstrar ilustradamente o seguinte: . em gráficos.

6) Administre suas compras e estoques por departamentos ou grupos. nas empresas industriais e prestadoras de serviços. 8) Trabalhe com estoque mínimo para diminuir a necessidade de capital de giro. principalmente as de pequeno porte. a realização de cálculos estimativos de consumo de matéria-prima. é necessário fazer um preciso e rotineiro acompanhamento durante a produção ou prestação de serviços. 5) Exija e analise com o contador os balancetes mensais. normalmente. Os valores dos grupos de mercadorias comparados com as vendas trarão boas informações para o gerenciamento de seus negócios como excesso de estoque de um grupo e falta de outro de maior venda. Boas práticas na gestão de custos e despesas Autor: Luis Alberto Fernandes Lobrigatti Controle os custos e as despesas da empresa Para administrar corretamente custos e despesas. Por outro lado. É comum. Por isso. Assim como a medição da quantidade que se produziu de fato ou do total de horas aplicadas aos serviços. é preciso antes de qualquer outra coisa. Neste caso. insumos e mão de obra. para averiguar os consumos efetivos de matériaprima. insumos e tempo de mão de obra. nas empresas comerciais. a melhor arma para a redução é a negociação no momento das compras. 7) Ordene os levantamentos e inventários por linhas de mercadorias similares e correlatas.(-) Impostos diretos (-) Comissões + DSR + Encargos (-) Outros custos direto s (=) Lucro bruto ou margem (-) Despesas indiretas ou custos fixos (=) Resultado Operacional Essa operação pode ser feita por loja/departamento. por exemplo. ter conhecimento profundo da atividade econômica que se explora. Neste ínterim deve-se dimensionar . para se precaver de surpresas desagradáveis e também para detectar problemas fisco-legais. os custos se referem ao valor que se paga para obter as mercadorias que serão vendidas. Contudo. essas empresas desconhecem fatores internos que afetam a situação financeira e econômica delas.

pois os valores são definidos em função justamente do montante de vendas. Outro ponto importante refere-se tanto para a indústria. luz.corretamente o volume a ser comprado e estocado. – Efetuar a confirmação de dados do cliente por telefone fixo (confirmação de residência. reduzem diretamente a margem de ganho sobre as vendas. Conheça as principais. sempre atualizar os dados cadastrais. pois as taxas cobradas pelas . criar estratégias percentuais de comissões com metas de vendas.). entre outros. para reduzir as alíquotas. – Trabalhar com cartões de crédito e de débito. mantendo a confirmação por telefone. comissão de vendedores. – Requerer comprovante de renda (recibo de pagamento. confirmando a assinatura que consta dos mesmos. entre outros. para que se tenha mais rapidez de giro e caixa equilibrado. devem-se procurar possíveis enquadramentos tributários. à Serasa. como para o comércio e prestadores de serviços. de emprego ou de uma referência). Alguns tipos de gastos. – Solicitar comprovante de residência (contas de água. Controle da inadimplência Regras preventivas para reduzir a inadimplência Algumas regras ajudam a controlar a inadimplência em relação ao seu negócio. negociarem taxas financeiras e parcerias com as franquias. – Consulta ao SPC (Serviço de Proteção ao Crédito). declaração de imposto de renda. mas solicitar a apresentação dos documentos na compra à vista (se for paga com cheque) ou parcelada. Nestes casos. ao tele-cheque. telefone etc. determinadas em função da real e estrita necessidade da empresa. despesas variáveis. – Exigir a apresentação de documentos pessoais (RG e CPF). – Quando se tratar de cliente antigo. como impostos sobre as vendas. carteira de trabalho). As despesas e os valores gastos com a estrutura precisam ser mensalmente apurados e analisados. – Não aceitar que o cliente diga o número do RG e do CPF.

Quais os motivos que levaram bons clientes e tornarem-se inadimplentes? .Como antecipar estes problemas e tomar decisões pró-ativas reduzindo a inadimplência? . o comerciante somente poderá recusar-se a receber pagamentos por meio de cheques ou fazer qualquer outra restrição se fixar cartaz visível. apresentamos recomendações que permitem estabelecer uma política efetiva de cobrança e controle da inadimplência em sua empresa: Controle contínuo dos seus devedores A redução das perdas ligadas à inadimplência passa pelo controle da evolução dos recebimentos e pela previsão de um conjunto de ações a implementar quando se verifica um atraso. e o prejuízo acaba ficando com o empresário. É quase uma arte equilibrar esses itens. mas crime de falsificação.Como conceder crédito sem se arrepender? . Diversas perguntas precisam de respostas rápidas e precisas: . sugerimos que o empresário mantenha os dados pessoais dos consumidores em cadastro próprio e não no verso do cheque. Para que os falsários não tenham acesso a cadastros comerciais. – As contas bancárias recém-abertas apresentam alto índice de inadimplência. produtos ou serviços vendidos a crédito A gestão de crédito e cobrança pressupõe uma ação coordenada da análise e liberação do crédito.Como reduzir o número de ações de cobrança aumentando a recuperação de créditos? A seguir. com as informações ao cliente. quando não se trata de inadimplência. o consumidor que teve seu cheque falsificado não tem culpa. que também é uma das formas de adquirir a fidelidade do cliente dando-lhe crédito.Quais os clientes que devem ser acionados primeiro? Os que devem mais ou os que devem há mais tempo? . Por lei. Outra alternativa é a implantação de um sistema de cartão próprio. Há uma forte tendência no mercado para a popularização do cartão de débito. como por exemplo: “Só aceitamos cheques mediante apresentação de CPF e RG e mediante consulta”. – Cuidado com o golpe do cheque falso. “Não aceitamos cheques de terceiro” etc. Política de cobrança e controle da inadimplência Algumas ações podem evitar prejuízos decorrentes do não recebimento com pontualidade dos bens. a instituição bancária também não.administradoras são compensadas pela garantia de recebimento dos valores.Como acompanhar o comportamento dos clientes ao longo do tempo? . o que pode alavancar as vendas. e uma eficiente recuperação de parcelas em atraso. Nesse caso. .

Agir rápido Não deixe a situação piorar. Se isso não acontecer. Se houver descumprimento dos pagamentos.Etapa 3: Divulgar a situação do inadimplente no mercado onde ele atua. ponderando a aplicação de juros.Tenha um controle permanente dos clientes. Se o plano de liquidação que foi negociado com o devedor não está sendo cumprido ou se não houve um acordo sobre uma nova data de pagamento. perguntando-lhe o motivo do atraso e negociando uma nova data para o pagamento. o valor não vencido. indicando o motivo do atraso.Contate o cliente assim que for diagnosticada a dívida. utilizando uma planilha que indique: o total da dívida. é indicado que serão tomadas as ações judiciais adequadas.Controle dos atrasos . devem ser rapidamente tomadas medidas mais drásticas. procure negociar um novo plano de liquidação da dívida. . Essa medida é muita eficaz junto dos mais desonestos. Tenha um plano de ação As empresas que conseguem melhor ressarcimento das quantias devidas são aquelas que já têm pronto um “manual de cobrança” para agir frente à inadimplência. Esta planilha deve ser atualizada e analisada semanalmente. Negocie um plano de liquidação .Etapa 1: Enviar uma carta registrada. Exemplo de plano de cobrança . . solicitação de novo prazo de pagamento. A divulgação da fama de caloteiro . nome e cargo das pessoas contatadas. . Contatar o fiador e as pessoas que deram recomendações. para comunicar a situação de inadimplência. nova data negociada.Etapa 2: Cortar totalmente o fornecimento. com Aviso de Recebimento (AR).Se o seu cliente não puder pagar de uma só vez o débito.Peça que o devedor lhe envie. Tente obter um cheque pré-datado com o novo vencimento. que dá um prazo de uma semana para honrar o seu compromisso.Anote: o motivo do atraso. . via fax/e-mail. . você deve agir rapidamente. o valor vencido (identificando o tempo de atraso).

.Etapa 8: Outras ações judiciais apropriadas: pedido de falência.Registrar no Controle de Estoque a quantidade. execução. . recebendo algum pagamento imediato parcial. e se achar que nunca conseguirá reaver a totalidade da dívida.impossibilita a continuação da sua atividade e eles costumam liquidar seus compromissos para se livrar da tal fama. da seguinte forma: por tipo de . . Tente chegar a um acordo “Um mau acordo é melhor do que um bom processo”. tente um acordo com ele. Controle de estoque Como elaborar o controle de estoque de mercadorias O gestor financeiro deverá manter controle do estoque mercadorias/produtos existentes na empresa. . enviando seus funcionários à empresa para pedir explicações sobre a situação.Etapa 5: Pedir ao seu advogado para entrar em contato com o cliente.Etapa 7: Executar as garantias ou responsabilizar os fiadores.Periodicamente.Etapa 6: Protestar as dívidas no cartório e comunicar ao devedor esta providência.Etapa 4: Pressionar.Calcular no Controle de Estoque o saldo em quantidade. Obviamente. custo unitário e custo total das mercadorias/produtos adquiridos. . Se você perceber que a situação do devedor é muito complicada. confirmar se o saldo apurado no Controle de Estoque "bate" com o estoque físico existente na empresa. como: recuperar uma parte das suas mercadoria. tome logo medidas mais drásticas. . . fica caracterizada sua intenção de não pagar. se o comportamento do devedor demonstrou má fé logo de início. . etc. Se nesse prazo as medidas previstas não surtirem efeitos. A cada etapa é associado um prazo. se não tiver garantia ou fiador. custo unitário e custo total das mercadorias/produtos que ficaram em estoque. Neste caso.Registrar no Controle de Estoque a quantidade. custo unitário e custo total das mercadorias/produtos vendidos. passa-se à etapa seguinte. . obter bens em troca ou até abrir mão de uma parte da dívida.

na medida em que os materiais representam cerca de 60% dos custos de um negócio. investigada. Controle de estoque físico e financeiro O controle físico e financeiro de estoque tem como objetivo básico informar a quantidade disponível de cada item existente na empresa.O correto controle das entradas e saídas de materiais deve se constituir em uma obrigatoriedade a ser cobrada rigidamente. A falta de gestão tem como consequência.Todo processo de movimentação de estoque deve ser estabelecido por meio das Normas de Entrada e Saída de Estoque. transferência. A possibilidade de desvios da produção é também uma consequência da falta de um controle efetivo. com diminuição da produtividade.Todas as entradas e saídas devem ser anotadas em fichas ou em um sistema informatizado. troca etc. . Uma das consequências da falta de controle está no fato de não ser possível checar se o consumo efetivo dos materiais está de acordo com a sua real necessidade. o gestor pode calcular o giro das mercadorias/materiais. "furos" de estoque (as quantidades físicas não "batem" com o registro em fichas ou sistema). a parada na produção ou nas vendas pela falta de materiais ou mercadorias. As diferenças encontradas deverão ser comunicadas e sua causa. via de regra. apresentando. quer seja matéria-prima.Qualquer saída de estoque (produção. auxiliando na compra . .Implantar o "Inventário Rotativo". Nem por isso é uma função menos importante. Assim. grande parte das pequenas empresas não realiza um controle eficaz desses insumos. Com informações estatísticas sobre o que está saindo. .) deve ser acompanhada de requisição de saída. Com efeito. não conhecer o consumo médio dos materiais dificulta a compra que vise à diminuir a necessidade de capital de giro da empresa. Contudo.O custo unitário é calculado pelo custo médio ponderado dividindo-se o custo total pela quantidade.Não permitir que sejam retiradas mercadorias ou materiais sem a devida requisição e com a identificação de quem retirou. também. Nesse sistema. . o que significa um capital desnecessariamente parado. Controlar as entradas e especialmente o consumo de materiais é uma das funções mais básicas de uma empresa. . Recomendações . diariamente são escolhidos alguns itens para serem contados. quer seja mercadoria. e quanto essa quantidade significa em valores monetários. o estoque de alguns itens estará superdimensionado.

Portanto. saída e saldo do produto/material. para cada produto existe uma ficha correspondente. é possível obter uma aproximação dos estoques mínimos necessários para atender às demandas. saída e valor do estoque atual. Unidade de consumo (kg. Normalmente. ou seja. Ou seja. matérias-primas etc. Estoque mínimo. Objetivos da ficha de estoque O principal objetivo da ficha de controle de estoque (que pode ser física ou em um sistema informatizado) é controlar a movimentação individual. com base na documentação de entrada. o empreendedor tem de considerar dois fatores: . A partir de históricos de vendas (giro das mercadorias) por produto. . produtos diferentes possuem giros diferentes. Previsão e giro de estoque Previsão e giro de estoque são dois fatores decisivos para a correta definição dos estoques Para a correta definição dos estoques. Para equilibrar esses dois aspectos.Nunca deve faltar produto para venda. se a empresa buscar o menor estoque. Para o correto preenchimento dessa ficha.para melhor aproveitamento do capital de giro da empresa. um dos caminhos é a utilização intensa da informação. Valor do custo de entrada. e não desviadas. Data do evento de entrada ou saída do produto/material.).. os registros de entrada devem ser feitos quando do recebimento dos materiais. constam dessa ficha de controle as seguintes informações: Código e descrição do produto/material. por época do ano etc. . menor a necessidade de capital imobilizado. m. peça etc. Valor do custo médio e anual de aquisição do produto/material. Além disso. Os registros de saída devem ser feitos com base nas requisições de materiais emitidas pelos usuários. Endereço de localização no almoxarifado. Além disso. corre o risco de perder uma venda por falta de produto. terá segurança de que estas mercadorias/materiais são utilizadas na empresa. Quantidade de entrada. que pode ser a própria nota fiscal ou uma nota de recebimento. as entradas e as saídas dos materiais de estoque.Quanto menor o estoque. da empresa. produtos acabados.

é necessário ter o valor médio dos estoques a preço de compras e os valores das vendas a preço de compras. Portanto. . primeiro é preciso entender o conceito de giro dos estoques. menores também podem ser os estoques. O número de giros do estoque será de 700 mil divididos por 50 mil = 14 giros ao ano.Outro fator importante é o prazo de entrega dos fornecedores: quanto menores eles forem. Quando existem muitos produtos. e a empresa vende 3600 sacas ao ano. O giro dos estoques é a quantidade vendida. Exemplo: um estoque médio a preço de compra de R$ 50 mil e cujo volume de vendas ao ano seja de R$ 700 mil a preço de compras. do estoque mantido pela empresa. o giro de estoques dessa empresa é 3 600 dividido por 400 = 9 giros ao ano. Exemplo: o estoque médio de uma torrefadora de café é de 400 sacas. Giro de estoque Para calcular. em determinado período.

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