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Aula N 9 Sistema de Controle Interno nas Organizaes


Objetivos da aula:
O objetivo desta aula conhecer como so constitudos os controles internos nas organizaes, sua abrangncia e importncia na conduo da entidade rumo aos seus objetivos. Verificar que os controles internos tambm so teis para a melhoria dos processos/procedimentos, contribuindo, assim, para aperfeioar a performance geral.

1. CONCEITUAO DE SISTEMA DE CONTROLE INTERNO


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O controle interno de uma organizao um plano global que integra o modelo de gesto e seus procedimentos ordenadamente em processos, atividades e tarefas. Os processos e atividades esto difundidos por toda organizao. Isso necessrio para controlar e assegurar seus ativos. O sistema de controle interno definido por Peleias, no IOB N 37/2003, como uma combinao de polticas, procedimentos, sistemas operacionais, de informao e outros instrumentos, mantidos pelas organizaes. Deve ser estabelecido por determinao dos proprietrios, controladores ou administradores. Por que necessrio implantar um sistema de controle interno? Para proteger o patrimnio e os resultados; auxiliar a administrao na conduo eficiente dos negcios; promover e avaliar a eficincia operacional e comunicar diretrizes. O sistema de controle interno precisa considerar: - estrutura organizacional e a elaborao de um organograma,
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estabelecendo as relaes organizacionais e os limites de autoridade; - instrues operacionais escritas, com autorizaes, aprovaes e linhas de autoridades claramente definidas; - estrutura contbil que considere contabilidade geral, de custos, oramento, execuo fiscal, rotinas de fechamento contbil, procedimentos de auditoria e respectivos manuais; - qualificao profissional dos empregados compatvel com sua autoridade e atribuies.

2. IMPLANTAO DO SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS


A deciso sobre a implantao de um Sistema de Controles Internos deve partir da direo da empresa, dos proprietrios ou dos acionistas, considerando a necessidade de instituir um sistema de informaes padronizado e de controles dos ativos da empresa, de tal forma que possa permitir gesto a tomada de decises e, principalmente, a continuidade da empresa. Para Padoveze (2000), seria interessante que o profissional contbil fosse o usurio que conseguisse detectar a necessidade de mudar. Isso significaria que ele est atento evoluo dos acontecimentos, da tecnologia e das necessidades informacionais supridas por seu sistema. O fato de a deciso de implantar partir da alta direo um aspecto muito importante, pois est relacionado com a perspectiva de diminuio das eventuais resistncias contra os controles internos, os quais tendem a oferecer maior segurana para a empresa, medida que h uma diminuio dos riscos com fraudes ou erros e, principalmente porque a empresa v, nos sistemas de controles internos, a oportunidade de dispor de mais uma ferramenta de gesto.

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O Conselho Federal de Contabilidade, por meio da Resoluo n 820/97, disciplina que o sistema contbil e de controles internos de responsabilidade da administrao da entidade, porm o auditor deve efetuar sugestes objetivas para seu aprimoramento, decorrentes de constataes feitas no curso de seu trabalho. Um sistema de controles internos deve ser bem estruturado e flexvel, para estabelecer as condies bsicas para a gesto das informaes e tomada de decises com a agilidade que o mundo econmico globalizado e altamente competitivo exige de qualquer empresa, sem, contudo, perder de vista o aspecto de controle e a sua contribuio para reduzir a ocorrncia de erros e de fraudes. Para Attie (2000), bons controles internos previnem a fraude e minimizam os riscos de erros e irregularidades. Nesse aspecto, auditoria externa tambm pode oferecer uma contribuio importante, pois pode fazer a verificao da aplicao dos controles internos da forma que foram concebidos, bem como dizer se eles so ou no confiveis.

3. POSTURA NA IMPLANTAO
Especificamente na implantao de um sistema de controle interno ou de qualquer sistema, importante, inicialmente, conhecer o mundo real e saber qual ser o mundo futuro, o que se espera dele, o que ele ir proporcionar, se o retorno ou resultado que a deciso de implantar vai trazer maior ou menor do que os riscos de se ficar sem um sistema de controles internos, ou seja, deve-se avaliar a relao entre os benefcios que a implantao trar em comparao com os custos que sero necessrios incorrer para efetiv-la. Conhecer o mundo real ou imaginar como ser o mundo futuro desejado so importantes, mas o grande desafio se concentra mesmo em conhecer o caminho da transio entre os dois mundos, por isso a postura organizacional
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que se tem durante a implantao de um sistema de controles internos essencial para sua viabilizao. Por postura organizacional entende-se um conjunto de aes que a direo da entidade deve assumir antes e durante as fases de implantao, visando criar as condies para o sucesso tanto da implantao, como da obteno de resultados a serem advindos da deciso de implantar e, portanto, relacionadas diretamente com os objetivos e interesses da direo da empresa, como: - evidenciar para a organizao que uma deciso do corpo diretivo da empresa e que, portanto, todos esto comprometidos; - alocar os recursos financeiros, materiais e humanos, necessrios para o sucesso da implantao; - definir e dar todo o apoio para o coordenador do projeto de implantao; - estimular e cobrar de toda a organizao comprometimento real; - acompanhar as etapas de implantao, para evitar descaminhos. Por isso, importante que o coordenador da implantao adote uma postura proativa, a qual deve ser entendida como a de desenvolver uma rede de inter-relacionamento e de comunicao com a empresa visando criar as condies bsicas para: - promover uma relao de confiana entre os responsveis das reas envolvidas; - eliminar ou amenizar as eventuais resistncias; - disseminar a idia de que a implantao vai resultar em benefcios no s para rea contbil ou para a rea de estoque, mas, principalmente e exclusivamente, para a empresa onde ambos trabalham; Para que os funcionrios tenham clareza e conscincia da sua importncia na implantao, manuteno e aprimoramento dos sistemas de controles internos, importante que se disseminem os conceitos de sistema e subsistema.

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Dessa maneira, podem-se entender os departamentos das empresas como subsistemas, j que, isoladamente, as suas atividades podem ser, por exemplo: de vendas, compras, estocagem, distribuio, pagamento, recebimento, registro e controle.

4. AS RAZES PARA A IMPLANTAO


O crescimento econmico e operacional de uma empresa requer, simultaneamente, a sua estruturao e organizao interna, na obteno e transparncia das informaes administrativas, financeiras e contbeis, bem como a preocupao com a preservao dos ativos da empresa, com os controles de custos, com o acompanhamento dos investimentos, com a diminuio da sua exposio aos riscos imprevisveis, porque todas as decises tomadas em bases e prticas sadias visam continuidade da empresa. Peleias (2003) prope, para a implantao de um sistema de controle interno, as seguintes justificativas: - materializao do ambiente de controle na organizao, criando bases sustentadas para a adoo de boas prticas de governana corporativa; - otimizao dos investimentos em tecnologia da informao, pela reduo de custos administrativos, eliminao de redundncias e retrabalhos e fim de entrada de dados em vrios pontos dos sistemas operacionais e administrativos. Tambm possvel obter mais estabilidade e durabilidade dos ciclos de vida dos sistemas operacionais e de informao; - a possibilidade de refletir a delegao de autoridade e a segregao de funes, contidas na estrutura organizacional, nos sistemas operacionais e de informao, pela configurao dos perfis de acesso. No sentido inverso, a obteno de melhores condies para que a accountability ocorra. Tambm possvel ter a rastreabilidade de todas as transaes efetuadas;

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Por Accountability entende-se o compromisso, a responsabilidade do gestor em prestar contas pelos atos da sua gesto.

5. PR-REQUISITOS PARA A IMPLANTAO


Como j mencionado anteriormente, importante que a direo da organizao esteja comprometida com os objetivos da implantao, pois se trata de mudar a sistemtica de trabalho e, dependendo da realidade interna, pode provocar mudanas na distribuio de poder, de informao e de responsabilidades dentro do sistema. preciso que se analise, com muita ateno, quais so os fatores crticos para o sucesso da implantao do sistema de controles internos, para que se evitem os riscos previsveis durante a fase de implantao e que possam, eventualmente, comprometer os objetivos propostos, tais como: - definir o escopo da implantao, abrangncia, caractersticas; - tempo (prazo de implantao); - custos a serem alocados; - pessoas (definio da equipe responsvel pela implantao) e os recursos a serem utilizados; - comunicao (comunicar com clareza a toda organizao quais os objetivos da implantao); - avaliar os riscos (perda de agilidade); - avaliar as expectativas em relao ao que se espera aps a implantao (melhorias obtidas); - Conhecimento dos ciclos e processos operacionais, por parte da equipe responsvel pela implantao. Considerando as possibilidades mencionadas, importante elaborar um planejamento para a implantao do sistema de controles internos, o qual deve contemplar, basicamente, as seguintes fases:

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6. FORMATAO DE UM SISTEMA DE CONTROLE INTERNO


Como cada empresa possui caractersticas especficas, no h um modelo pr-fabricado de sistema de controle interno que se adapte s necessidades de qualquer empresa, porm certos fatores podem ser considerados importantes para o controle interno em grandes empresas, a saber: a) organograma que estabelea os arranjos e as inter-relaes das unidades constitutivas do sistema organizacional, delineando as linhas de subordinao funcional e a devida segregao de funes; b) manual de procedimentos com um sistema de autorizaes, aprovaes e de linhas de responsabilidade, e estabelecimento de prticas processuais e de rotinas; c) estrutura contbil adequada, incluindo tcnicas oramentrias e de custos, um plano de contas e sua descrio, manual de procedimentos e grficos descritivos de fluxo de transaes; d) qualidade dos integrantes do quadro de pessoal condizente com as prticas, natureza dos cargos e responsabilidades, e com treinamento adequado; e) auditoria interna que se reporte, diretamente, a um membro da administrao, com a incumbncia de verificar, avaliar e aperfeioar os controles internos continuamente. O sistema de controle interno deve variar de acordo com a natureza do negcio, estrutura e tamanho da empresa, diversidade e complexidade das

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operaes e deve ser estruturado de forma que: se mostre eficaz para atender aos objetivos da direo; no gere ineficincias ou burocracia, adaptando os recursos da estrutura ao sistema, e no ao contrrio; tenha um saldo positivo na relao custo/benefcio. O que significa dizer que algumas empresas utilizaro tcnicas avanadas de processamento eletrnico de dados e outras utilizaro processos manuais, segundo o volume interno de operaes e das necessidades ou complexidade das informaes. Para Peleias (2003), a deciso de implantar um sistema de controle interno significa que alguns parmetros norteadores da deciso precisam ser considerados: o sistema de controle interno e seus mecanismos devem ser eficazes, do ponto de vista dos resultados esperados, e eficientes no que se refere funcionalidade e rapidez de resposta, para que contribuam com os objetivos da organizao; no deve gerar trabalho desnecessrio, tampouco encarecer ou tornar excessivamente pesada e burocrtica a estrutura organizacional, os processos de negcio, o ambiente de informtica, as instrues escritas e os sistemas ou razes auxiliares Contabilidade; a relao entre os custos de desenvolver, implantar, operar e manter o sistema de controle interno e os benefcios esperados deve ser

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equilibrada. Significa que, em algumas circunstncias, possvel que se conviva com o risco de determinados eventos que, pela probabilidade de ocorrncia, combinada com o impacto que causariam ao patrimnio e aos resultados da empresa, no compensem o investimento.

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7. CARACTERSTICAS DE UM SISTEMA DE CONTROLE INTERNO


Como uma das finalidades precpuas de um sistema de controle interno servir como ferramenta de apoio ao sistema de gesto da empresa, ele pode incluir, por exemplo, o controle oramentrio, de custos-padro, controle patrimonial, informaes mercadolgicas, controle de finanas e tributos. Outra finalidade importante aquela que propicia aos gestores tomarem decises sobre eventos futuros, no s por meio do histrico dos eventos ocorridos, mas principalmente sobre simulaes e projees de eventos a incorrer. Quando se pretende desenvolver um sistema de controle interno, um dos objetivos da empresa dar sinais aos clientes internos e externos da sua disposio de se inserir em um ambiente empresarial organizado e suportado por boas tcnicas de administrao, como o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Action).

Ao desenvolverem seus sistemas de controle interno, as empresas devem considerar um conjunto de caractersticas, para que o controle alcance a eficcia desejada: - Os ativos devem refletir seu efetivo potencial de benefcios futuros. Os passivos devem espelhar as obrigaes assumidas, considerando as estratgias definidas para as decises de funcionamento (curto prazo) e de financiamento (longo prazo) das atividades da empresa. Para os resultados, as receitas devem refletir os preos de venda
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dos produtos e servios, validados pelo mercado consumidor, e as despesas devem espelhar o sacrifcio consciente empreendido para obter as receitas. So necessrias condies para que os elementos do patrimnio e dos resultados apresentem as caractersticas mencionadas; - Delegao de autoridade para a tomada de decises operacionais pelos empregados, no exerccio das diversas atividades. Essa delegao permite estabelecer canais adequados de comunicao, planejamento, execuo e controle por toda a organizao; - Reconhecer a ocorrncia das atividades, definidas como processos operacionais que consomem recursos para obter produtos e servios, que causam ocorrncia dos eventos. Os eventos so classificados de transaes de mesma natureza que afetam o patrimnio e os resultados. As transaes so os eventos individualizados. Nesse caso, possvel estabelecer procedimentos e prticas padro de operao, representando como as decises deveriam ocorrer, que permitiriam medir a eficincia ocorrida e que deveriam ser os guias de ao para as atividades operacionais; - A gesto eficaz das organizaes considera a definio de diretrizes estratgicas, sua converso em objetivos de negcios, a materializao desses objetivos por meio de oramentos, a execuo ordenada e o controle das atividades empresariais. Um objetivo importante de um sistema de controle interno propiciar uma estrutura operacional eficiente para que se alcance a eficcia das organizaes.

- confiabilidade; - agilidade; - adaptabilidade (as mudanas do contexto interno ou externo); - segurana (preservao dos ativos); - previsibilidade; - independncia; - compatibilidade (as necessidades e realidades da organizao).
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Alm das caractersticas j citadas, um sistema de controle interno deve reunir condies mnimas que permitam transmitir para a organizao:

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8. AVALIAO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO


Para que um sistema de controle interno produza os resultados de acordo com a forma que foi concebido ou planejado ou para que possa ser aprimorado, recomendvel que, periodicamente, seja reavaliado, para verificar se as pessoas esto aplicando adequadamente os procedimentos determinados pela organizao. Recomenda-se que a avaliao seja conduzida por pessoas que no estejam envolvidas com a sua aplicao, como a auditoria interna ou a auditoria externa. A avaliao do sistema de controle interno permite empresa defrontar-se com os seguintes aspectos: - o controle interno continua adequado realidade da empresa; - o controle interno adequado, porm pode ser aprimorado; - o controle interno apresenta sinais de perda de eficincia; - o controle interno no mais adequado empresa, pois no apresenta condies mnimas, como confiabilidade e preveno de erros e fraudes.

9. SISTEMA DE CONTROLE INTERNO E A CONTROLADORIA


Os controles internos so tecnologias, normas e procedimentos usados para proteger os recursos, a preciso e a confiabilidade dos sistemas de informao. So meios ou dispositivos que asseguram a concretizao dos planos. A empresa precisa ser vista como algo mais do que a mera juno de reas, atividades e pessoas, de forma esttica, por meio da organizao. necessrio consider-la como um sistema, cujas partes devem estar interrelacionadas e com fluidez dinmica, para que a eficcia empresarial seja
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atingida. Assim, faz-se necessrio a existncia de um sistema de controles internos que envolva as diversas reas da empresa. O Banco Central do Brasil, por intermdio da Resoluo 2.554 de 24 de setembro de 1998, definiu controles internos com o propsito de estarem voltados para as atividades por elas desenvolvidas, seus sistemas de informaes financeiras, operacionais e gerenciais e o cumprimento das normas legais e regulamentares a elas aplicveis. Alm do contedo citado, aquela resoluo tambm determina que: os controles internos, independentemente do porte da instituio, devem ser efetivos e consistentes com a natureza, complexidade e risco das operaes por ela realizadas.

Essa figura evidencia a amplitude dos controles internos e aponta seu objeto de avaliao nos diversos momentos da empresa, buscando a proteo do processo e pode ser entendida como tendo dois focos principais, que so os controles administrativos e os controles contbeis. Relembrando o que foi conceituado anteriormente a respeito de controles
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internos, pode-se dizer que sua atuao est voltada a riscos. Quanto Controladoria, pode-se afirmar que sua finalidade o retorno. Controladoria e Controles Internos complementam-se no sentido amplo de tornar a empresa mais eficiente e eficaz, considerando, ao mesmo tempo, o retorno e a exposio a riscos. Ambas so necessrias para a sobrevivncia da empresa.

10. SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS EM UM MUNDO GLOBALIZADO


Para Andrade (1998), ao examinarmos a organizao do espao no mundo contemporneo, temos de levar em considerao a existncia de uma diviso do territrio, segundo a rea de influncia das empresas, da mesma forma que o fazemos em relao rea e influncia dos Estados. Tornase difcil, porm, cartografar a diviso do espao geogrfico dominado por cada empresa, ao contrrio do que ocorre com os Estados, porque a sua ao se expande por reas bem maiores do que as dos maiores Estados e, muitas vezes, faz-se de forma setorial, atingindo, sobretudo, as relaes existentes com determinados produtos. H, assim, uma interao das reas de influncia de vrias empresas sobre um mesmo territrio, como tambm entre empresas e Estados. Com o desenvolvimento e a ampliao dos limites territoriais empresarias, ou seja, com a nova ordem econmica mundial, as necessidades de controles internos multiplicaram-se. Faz-se necessrio um re-estudo do que um sistema de controles internos e sua abrangncia. A globalizao gerou a necessidade de uma padronizao mundial para controles internos e gesto de riscos.

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Sntese
Os Sistemas de Controles Internos devem ser abrangentes o suficiente para cobrirem a exposio de riscos a que a empresa est sujeita, levando-se em conta o tipo de negcio e o ambiente no qual est inserida. A globalizao tem participao importante na gerao de novos e mais eficientes Sistemas de Controles Internos.

Referncias Bibliogrficas
ANDRADE, Manuel C. Geografia Econmica. 12. ed. So Paulo: Atlas, 1998. ATTIE, William. Auditoria Conceitos e Aplicaes. 3. ed. So Paulo: Atlas, 2000. BOLETIM IOB n 37/2003. Artigo sobre Sistema de Controle Interno Prof. Ivan Ricardo Peleias. BOYNTON, W. C.; JOHNSON, R.N.; KELL, W.G. Auditoria. Trad. Jos Evaristo dos Santos. So Paulo: Atlas, 2002. CATELLI, Armando. Controladoria: Uma Abordagem da Gesto Econmica GECON. 2. ed. So Paulo: Atlas, 2001.

CONSELHO MONETRIO NACIONAL (BRASIL) Resoluo 2.554. Braslia, 1998. CRC/IBRACON. Controles Internos Contbeis e Alguns Aspectos de Auditoria. So Paulo: Atlas, 2000. IUDCIBUS, MARION ; PEREIRA. Dicionrio de Termos de Contabilidade. 2.
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CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contbil Teoria e Prtica. So Paulo: Atlas, 2000.

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ed. So Paulo: Atlas: 2003. JUND, Sergio. Auditoria Conceitos, Normas, Tcnicas e Procedimentos. 2. ed. Rio de Janeiro: Impetus, 2002. PADOVEZE, Clovis L. Controladoria. Estratgica e Operacional. So Paulo: Thomson, 2003. PELEIAS, Ivam Ricardo. Controladoria uma abordagem da gesto econmica GECON. So Paulo: Atlas, 2001.

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