GOBIERNO DE COLOMBIA

PROGRAMA DEL PNUD PARA EL DESARROLLO - PNUD

PROYECTO Mejoramiento de la Eficiencia Energtica en edificaciones colombianas a travs de sinergias entre Convenciones Ambientales

TRMINOS DE REFERENCIA

SELECCIN DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL PROYECTO

Febrero de 2010

Carrera 50 26 - 20 Bogot D.C.

PBX: (57)1 2220601 FAX: 2219537 Lnea Gratuita Nacional 01 8000 911729
http://www.upme.gov.co

Introduccin

El Gobierno de Colombia y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), han suscrito el Acuerdo Bsico de Cooperacin el 29 de mayo de 1974 y bajo los trminos de dicho Acuerdo han convenido la realizacin de un Proyecto financiado con recursos del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF) denominado Mejoramiento de la Eficiencia Energtica en edificaciones colombianas a travs de sinergias entre Convenci ones Ambientales , cuyo organismo de ejecucin es la Unidad de Planeacin Minero -Energtica (UPME ) del Ministerio de Minas y Energa de Colombia.

Antecedentes

Este proyecto ha sido ratificado por el punto focal operacional del GEF en Colombia como una iniciativa prioritaria para el financiamiento y promueve sinergias entre el Cambio Climtico y el protocolo de Montreal. Este Proyecto, financiado por el Global Environmental Fund (GEF) , se enfoca principalmente hacia la disminucin de las barreras instit ucionales, polticas y de capacidad tcnica existentes en Colombia para mejorar la eficiencia energtica en edificios. Adems, apoyar a PROURE a mejorar la sensibilizacin y la disponibilidad de informacin entre los actores clave. En relacin al desarr ollo de polticas, algunas actividades revisarn las modalidades de provisin de servicios de EE y un importante objetivo del proyecto es el establecimiento de una Agencia Nacional de Eficiencia Energtica con un mandato apropiado. El proyecto est orientado a promover el uso racional de la energa y a promover la transformacin del Mercado de eficiencia energtica en las edificaciones colombianas existentes y las que a futuro sern desarrolladas , removiendo y superando las barreras de tipo institucional, legal y regulatorias. En particular, el proyecto promover la adopcin de la eficiencia energtica (EE) en edificaciones pblicas, creando la capacidad requerida por el pas en EE, fortalecer los programas de sustitucin y actualizacin de equipos inefic ientes especialmente de

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refrigeradores, bombillas, chillers y otros y facilitar el establecimiento de la Agencia Nacional de Eficiencia Energtica. Un elemento clave en la estrategia del proyecto en la sinergia con el Fondo Multilateral del Protocolo de Montreal sobre sustancias agotadoras de la capa de ozono. La Unidad Tcnica de Ozono (UTO) ha presentado junto con el PNUD un proyecto para la gestin integrada de chillers basados en CFC a este Fondo. Basado en el estudio de edificios de grandes proporcio nes, el Ministerio ha propuesto dar asistencia para el reemplazo de 13 grandes chillers, ineficientes en el uso de energa y basados en CFC para mostrar la factibilidad de este tipo de inversiones en diferentes perfiles de usuarios finales. El presente Pro yecto aprovechar esta oportunidad para generar resultados tangibles en el sector de edificaciones preparando e implementando pilotos. Las experiencias de este proyecto podrn ser utilizadas para el desarrollo de polticas, particularmente en relacin a los actores del sector privado y de financiacin de construcciones. El proyecto tambin promover la operacionalizacin de los crditos existentes, ej. BANCOLDEX -URE, para financiar especficamente los proyectos de reemplazo de chillers y apoyar a sus dueo s a acceder a financiacin. Un factor limitante es la falta de capacidad especfica en el personal del banco para entender y evaluar propuestas tcnicas en este tema. El Proyecto se encargar de esta barrera proveyendo de capacitacin especializada en aspe ctos financieros y riesgos relacionados con las inversiones en EE y apoyando una sensibilizacin creciente en el tema. Adems de crditos dedicados a este tema, se necesitarn incentivos especficos para aumentar la tasa de retorno de la inversin en med idas de EE, como una depreciacin acelerada, construcciones con usufructos financieros y posibles ajustes de la estructura de tarifas. El Proyecto revisar la situacin presente y har recomendaciones como insumos para el desarrollo de polticas.

Objetivos del Proyecto

El objetivo del proyecto es: Promover la eficiencia energtica en edificios eliminando barreras institucionales, legales y regulatorias as como de capacidad y tcnicas que actualmente limitan su adopcin generalizada . La meta del proye cto es reducir las emisiones de gases de efecto invernadero del sector de edificaciones de Colombia a travs de la implementacin de un paquete integrado de

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actividades que mejoren la eficiencia energtica de edificios comerciales, pblicos y residenciales (una meta asociada es reducir las emisiones de sustancias agotadoras de la capa de ozono de los chillers que utilizan CFC). Este Proyecto crear un marco mejorado institucional, legal y regulatorio para promover la EE en edificios en Colombia. La estrate gia es actuar sobre temas institucionales, legales y regulatorios, as como de capacidad tcnica para lo siguiente: Fortalecer las instituciones de Gobierno Desarrollar polticas y regulaciones Desarrollar capacid ades en los actores del mercado Ejecutar u n piloto de inversin (reemplazar chillers ineficientes y basados en CFC) Seguimiento y evaluacin del Proyecto.

Objetivo

Contar con los servicios d e un/a experto/a que coordine los aspectos financieros y administrativos asociados a la ejecucin del pro yecto: Mejoramiento de la Eficiencia Energtica en edificaciones colombianas a travs de sinergias entre Convenciones Ambientales, garantizando la obtencin de eficiente de los resultados y productos previstos.

Responsabilidades del/la Asistente Admini strativo y Financiero del proyecto: El/la Coordinador/a del proyecto es responsable de los aspectos administrativos y financieros del mismo. Debe mantener contacto directo con los responsables designados tanto por el PNUD como por la UPME as como otras i nstituciones y actores involucrados en el proceso . Todo ello sobre la base del Documento de Proyecto aprobado por el GEF y firmado por la UPME y el PNUD. Monitorear y asegurar la implementacin de todas las actividades y responder por la entrega de todos los informes de gestin administrativa y financieros que le sean solicitados al proyecto.

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Asegurar que las acciones administrativas y financieras d el proyecto cumple n con las polticas del GEF y de las Naciones Unidas, las regulaciones y procedimientos, los requerimientos de r eportes y los estndares ticos. Informar de manera permanente al lder tcnico del proyecto y al Comit Directivo del Proyecto sobre las actividades desarrolladas, incluyendo la celebracin de reuniones . Enviar, recibir, gestionar y compilar la totalidad de la informacin administrativa y financiera generada en el proyecto , conforme a los procedimientos y formatos establecidos por el PNUD y los lineamientos de la UPME , especialmente las actividades de reporte requeridas por el GEF, la UPME y el PNUD, as como asegurar que se siguen los procedimientos administrativos establecidos por el PNUD y los requerimientos financieros . Manejar las finanzas del proyecto siguiendo las regulaciones del PNUD y de aprobar los informes administrativos y financieros, las comunicaciones externas as como supervisar los procedimientos de autorizaciones de viaje, contratacin de personal, adquisiciones de equipos, bienes y servicios. Llevar registro y control contable y financiero de cada una de las activi dades realizadas en el proyecto, mantenindola organizada y actualizada, y rendir informes financieros en forma mensual, o con la periodicidad que el PNUD o el GEF requieran, de los recursos al cargo. Apoyar a la coordinacin en la preparacin de informes administrativos de avance que se le soliciten y de los informes anuales para el GEF. Apoyar a la coordinacin en la elaboracin y correcta conservacin de las actas de seguimiento, visitas de campo, y de reuniones de los Comits. Colaborar en la programaci n y logstica para la realizacin de reuniones, eventos y documentos que se requieran en el proyecto. Recibir, revisar, clasificar, distribuir, archivar y conservar toda la correspondencia, documentacin e informacin del proyecto de conformidad con las n ormas y procedimientos establecidos. Atender y entregar la informacin a su alcance solicitada por las personas interesadas en el proyecto. Preparar borradores de respuesta a correspondencia sobre cuestiones administrativas del proyecto. Preparar la docume ntacin necesaria para los trmites de viaje y movilizacin del personal del proyecto

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Llevar la informacin contable y financiera de la ejecucin del proyecto, de conformidad con los requerimientos y formatos del PNUD . Elaborar y mantener modelos y bases de datos de informacin financiera y administrativa sobre la marcha del proyecto . Gestionar los requerimientos administrativos y financieros para garantizar la participacin d el personal tcnico de apoyo al proyecto y supervisar las relaciones externas de l proyecto. Velar por que los bienes del proyecto estn en condiciones ptimas de mantenimiento y mantiene registros actualizados del inventario de los equipos del proyecto. Apoyar en la coordinacin y control del proceso de comunicacin e informacin a nivel interno y externo del proyecto. Hacer seguimiento al trmite de solicitudes y requerimientos de la oficina segn se lo indique la coordinacin. Realizar control sobre los aspectos a tener en cuenta con el fin de evitar demandas, sanciones y multas al proyecto. Realizar y coordinar los aspectos pertinentes a la parte contractual que se desarrolle dentro del proyecto con los fondos a cargo. Revisar y responder porque la documentacin presentada para la contratacin, sea la exigida por el proyecto. Revis ar las plizas que amparan cada uno de los contratos, y velar por el cumplimiento de lo all establecido (vigencia plizas, obligaciones contractuales). Coordinar los aspectos financieros de las distintas actividades relacionadas con presupuesto a cargo de l proyecto y participar en la elaboracin y evaluacin de cada uno de los procesos elaborados para su desarrollo. Promover oportunidades del proyecto de movilizar recursos financieros o en especie adicionales . Representar al proyecto en reuniones y otras a ctividades donde se requiera. Velar por la conservacin del archivo de sus actividades y toda la documentacin histrica.

Perfil profesional del director financiero y administrativo del Proyecto.

Para el desempeo del cargo de director financiero y admin istrativo del proyecto se requiere:

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Formacin profesional universitaria en economa , administracin de empresas , o administrador financiero, con maestra en temas afines al objeto del cargo. Experiencia general mnima de 5 aos en administracin y gestin de proyectos exitosos. Conocimiento de los procedimientos y formatos en temas administrativos y financieros establecidos por el PNUD y el GEF. Conocimiento y manejo de Word, Excel, Power Point, y navegacin en Internet. Disponibilidad de tiempo completo d urante el perodo del contrato. Disponibilidad para viajar durante el perodo del contrato. Credibilidad tcnica y habilidades de liderazgo , alta orientacin hacia la obtencin de resultados, destrezas para la negociacin y buenas relaciones inter -personales.

Duracin del contrato

El presente contrato tendr una duracin de doce (12) meses contados a partir de la firma del acta de inicio del mismo y podr ser extendido de acuerdo a los requerimientos del proyecto. Periodo de prueba de 3 meses .

Ubicacin de la consultora

La sede de trabajo est ubicada en las instalaciones de la Unidad de P laneacin Minero Energtica UPME.

Modalidad de contratacin, valor y forma de pago

La modalidad de contratacin ser Service Contract. Los honorarios estarn en f uncin de los mritos profesionales y la tabla de honorarios del PNUD. El PNUD no realiza retenciones y est exento del pago de IVA por servicios personales, de acuerdo con el Artculo 21 del Decreto 2076 de1992. Adicionalmente, el Programa cubrir el cost o de los traslados y cualqu ier otro rubro requerido.

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10 Supervisin del contrato La supervisin del presente contrato estar a cargo del Organismo Ejecutor del proyecto, es decir, la Unidad de Planeacin Minero Energtica de Colombia UPME.

11 Evaluacin de los aspirantes y seleccin del director financiero y administrativo del proyecto La seleccin del director financiero y administrativo del proyecto se realizar con base en: Cumplimiento y valoracin de perfil profesional propuesto. Resultados de una en trevista que se aplicar a los aspirantes que cumplan los requisitos mnimos para optar al cargo. Esta entrevista ser realizada por el PNUD en asocio con la UPME.

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