SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS / REGIONAL TOLIMA PROGRAMA: TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL N ORDEN 325456

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COMPETENCIA 210601011 RESULTADO DE APRENDIZAJE 210601011 01 APLICAR PROCESOS DE INVESTIGACIN EN LA SOLUCIN DE PROBLEMAS QUE AFECTEN LA ORGANIZACIN. PROYECTO DE APOYO A LA ORGANIZACIN DEL ARCHIVO CENTRAL DEL SENA REGIONAL TOLIMA FASE DISEO E INVESTIGACION ACTIVIDAD DEL PROYECTO DIAGNOSTICO ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 3 DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS INSTRUCTOR: JORGE ARMANDO VARELA RENDON Objetivo de la Actividad: evaluar las variables involucradas en la preservacin, mantenimiento y control documental. Metodologa: Ejercicio practico de aplicacin en los depsitos de archivo del Sena regional Tolima. Presentacin: el diagnostico integral de archivos se divide en tres (3) partes: identificacin, infraestructura fsica del archivo y caractersticas de la documentacin. Estas van de lo general a lo particular, inicia con la evaluacin de la entidad y del archivo en sus aspectos administrativos, contina con la revisin de la infraestructura y dotacin y termina con el monitoreo especifico de la documentacin en su estado de conservacin y deterioro.
La Ley General de Archivos 594 de 14 de Julio de 2000 del Archivo General de la Nacin establece en el Titulo XI- Conservacin de documentos- la obligacin de implementar un Sistema Integrado de Conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. De acuerdo a lo anterior, es necesario determinar de una forma lo ms precisa posibles factores y variables que directa o indirectamente incidan en la conservacin de los documentos; esto con el fin de formular acciones que corrijan o controlen potenciales riesgos.

El diagnostico como una de las primeras actividades en la intervencin de un fondo documental, requiere el desarrollo de habilidades investigativas que permitan a la entidad y al mismo investigador conocer cual es el panorama al cual se va enfrentar, para poder dar solucin a los distintos problemas que se presentan en la administracin documental. Un buen diagnostico se convierte en la herramienta mas eficaz para garantizar un plan archivstico integral, en la cual se determinaran las fases y criterios para la intervencin del fondo documental de una entidad de acuerdo a los estndares internacionales y normativas legislativas. 1. Desarrollo: se plantean a travs del uso de las cuatro fuentes de conocimiento, las siguientes tareas:

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1. Anlisis de pautas bsicas para el diagnostico integral de archivos Por medio de la Tcnica de la Interrogacin que consiste en un intercambio de preguntas y respuestas para conocer los elementos de un objeto, evento, proceso, concepto, realizaremos el anlisis previo del instrumento gua para la elaboracin del diagnostico. Evidencia: Conclusin personal por capitulo del texto gua. 2. Definicin del problema y objetivos del diagnostico. Segn Nio Rojas1, no es posible concebir una investigacin sin haberla encabezado por la definicin clara y explicita del problema, pues este va a ser el eje alrededor de cual giraran todos los elementos implicados en las diferentes etapas y operaciones. De acuerdo a lo anterior y a las temticas ya desarrolladas en la formacin identifiquemos el problema de nuestra investigacin que iniciara con el desarrollo del diagnostico. Recuerde que como punto de partida debe tener en cuenta la actividad anterior de medicin de archivos. 3. Construccin del Marco Terico En el caso de los archivos, la teora y metodologas para el tema propuesto, se encuentran desarrollados en la legislacin colombiana y normas o manuales de buenas practicas establecidos por el Archivo General de la Nacin ente rector de la poltica archivstica, por lo cual el desarrollo de este punto de la actividad estar sujeta a la relacin de estas con la ayuda del texto gua suministrado por el instructor de autora de esta misma entidad. 4. Ajuste de los instrumentos de recoleccin de datos planteados por el AGN de acuerdo con las necesidades institucionales. Si bien el texto gua comprende y esta diseado para una recoleccin detallada de la informacin, de acuerdo al contexto de la entidad en donde se aplique tales instrumentos, los mismos pueden resultar redundantes o complejos por lo que es importante su anlisis y ajuste de acuerdo a los requerimientos de la entidad. Los puntos 2, 3 y 4 se presentan en formato electrnico por medio de la LMS de la formacin.
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NIO ROJAS, Vctor Miguel. Metodologa de la Investigacin: diseo y ejecucin. Bogot D.C.: Ediciones de la U, 2011. p. 49.

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5. Recoleccin de datos De acuerdo con los ajustes realizados a los instrumentos de recoleccin de datos y su revisin posterior por parte del instructor, proceda a recopilar la informacin necesaria para la elaboracin del diagnostico. Para la realizacin de este punto se sugiere la presentacin de evidencias en formato impreso dada la tcnica misma usada en recoleccin de datos de este tipo de investigaciones. NOTAS: Las etapas de la investigacin de procesamiento y anlisis e interpretacin y redaccin del informe sern realizados en la siguiente actividad de aprendizaje. En el desarrollo de la siguiente actividad de aprendizaje el instructor coordinara tcnicas pedaggicas como exposiciones orales o dinmicas grupales para la socializacin de temas necesarios para el desarrollo de la misma.
CRONOGRAMA DE LA ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE FECHA DE PRESENTACION 20-11-12 26-11-12 26-11-12 27-11-12 03-12-12 03-12-12

1. Anlisis de pautas bsicas para el diagnostico integral de archivos 2. Definicin del problema y objetivos del diagnostico
3. Construccin del marco terico

4. Ajuste de los instrumentos de recoleccin de datos planteados por el AGN de acuerdo con las necesidades institucionales
5. Recoleccin de datos 6. Evaluacin del conocimiento

Evidencias requeridas: Conocimiento: Prueba escrita sobre la normatividad y procedimientos aplicadas al diagnostico de documentos. Desempeo: Observacin directa del instructor del proceso de medicin de archivos ejecutado por el aprendiz (lista de chequeo). Producto: Informe con la presentacin de la definicin del problema y objetivos, marco terico e instrumentos de recoleccin de datos del diagnostico.

Criterios de Evaluacin:
Identifica y aplica los instrumentos de recoleccin de informacin, para la compilacin de informacin, siguiendo la metodologa de la investigacin. Aplica la metodologa de la investigacin cientfica, para resolver problemas en las organizaciones.

Organiza la informacin compilada, respondiendo a la investigacin adelantada.

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Materiales Consultas bibliogrficas Consultas por internet Elementos de proteccin personal (bata, guantes, gorro)

BIBLIOGRAFIA JAIMES, Luis Ernesto. Pautas para diagnstico integral de archivos. Bogot: Archivo General de la Nacin de Colombia, 2003. COLOMBIA. Archivo General de la Nacin. Acuerdo 049. (5, mayo, 2000). Por el cual se desarrolla el artculo del Captulo 7 Conservacin de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos. NIO ROJAS, Vctor Miguel. Metodologa de la Investigacin: diseo y ejecucin. Bogot D.C.: Ediciones de la U, 2011. 158 p.