ELABORACIN, CONFORMACIN Y TRAMITE ANTE EL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL DEL REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Y EL COMIT PARITARIO

DE SALUD OCUPACIONAL O VIGIA OCUPACIONAL

SURATEP, como Administradora de Riesgos Profesionales quiere suministrarle a las empresas afiliadas una orientacin bsica sobre los procedimientos a tener en cuenta en la elaboracin, conformacin y trmite ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social del Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial (Cdigo Sustantivo del Trabajo Artculos 349, 350, 351) y el Comit Paritario de Salud Ocupacional o Viga Ocupacional, para las empresas menores de 10 trabajadores (Resolucin 2013 de 1.986) y el Decreto Ley 1295 de 1994; Pero ms que un cumplimiento a la legislacin es importante garantizar ambientes de trabajo seguros y productivos que sean sinnimos de salud y satisfaccin para sus empleados. A continuacin se presenta la informacin y los anexos especficos que le servirn de gua para elaborar, conformar y tramitar la aprobacin del Reglamento y el Comit o Viga. REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL 1. Diligencie y enve, en original y dos (2) copias, el formato "Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial", colocando en los espacios vacos la informacin especifica de la empresa; lo dems se debe copiar estrictamente igual. Cuando se solicita el cdigo de actividad, colocar el nmero que corresponde a la clase de riesgo, segn lo especificado en el Decreto 1607 de 2002. Usted puede encontrar en la pgina de Internet de SURATEP www.suratep.com.co/legislacin dicho Decreto. Ver anexo 1 (Reglamento de Higiene y seguridad Industrial). 2. Coloque en el articulo IV la informacin de los factores de riesgos propios de la empresa, haciendo uso de la clasificacin que aparece detallada en el anexo 2 (clasificacin de los factores de riesgo segn las condiciones a que pertenecen). 3. Haga firmar por el representante legal de la empresa y coloque el sello de sta, en el caso, que exista. 4. Elabore y enve en original y copia, la carta donde presente al Ministerio el proyecto de reglamento para que sea sometido a su aprobacin; ver anexo 3 (formato gua carta presentacin ante el Ministerio). 5. Enve el certificado de existencia y representacin expedido por la Cmara de Comercio o de la entidad competente de acuerdo con la actividad econmica de la empresa. 6. Enve copia del formato de inscripcin del Comit Paritario de Salud Ocupacional, debidamente registrado ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

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COMIT PARITARIO DE SALUD CUPACIONAL

1. Elija el comit paritario de salud ocupacional o el viga ocupacional. Tenga en cuenta que

debe estar conformado por representantes del empleador y de los trabajadores. El empleador los nombrar directamente y los trabajadores lo harn mediante votacin libre. Para realizar la inscripcin de los candidatos usted podr hacer uso del anexo 4 (hoja de inscripcin de los candidatos al comit paritario de salud ocupacional).
2. Organice el proceso de votacin y eleccin de los candidatos que van a representar a los

trabajadores: En este paso es necesario elaborar los votos, elegir los jurados que colaboraran en el proceso y diligenciar el acta de apertura de las votaciones. Para tal fin usted podr utilizar como gua los anexos 5 (formato para votos) y 6 (acta de apertura de elecciones de los candidatos al comit paritario de salud ocupacional).
3. Realice el proceso de votacin y eleccin de los representantes: Registre en un formato el

nombre, cdula y firma de la persona que va a votar, con el fin de respaldar los datos de votacin que posteriormente se obtendrn. Ver anexo 7 (Registro de votantes comit paritario de salud ocupacional). Una vez finalice la votacin diligencie el acta de cierre de las votaciones, haciendo uso del anexo 8 (Acta de cierre de las votaciones para eleccin de los candidatos al comit paritario de salud ocupacional) y proceda a efectuar el conteo de los votos dejando constancia de ello en un formato. Ver anexo 9 (Resultados obtenidos del conteo de votos). 4. Conformado el comit presntelo ante todo el personal de la empresa y divulgue las funciones bsicas que les tocar desarrollar.
5. Diligencie y enve una copia del acta de conformacin del comit. Ver anexo 10 (Acta de

conformacin de comit paritario de salud ocupacional).

6. Programe en el menor tiempo posible una primera reunin para determinar los

procedimientos y el plan de trabajo a desarrollar. Para programar las actividades usted podr utilizar el anexo 11 (seguimiento a las medidas correctivas para la prevencin de incidentes / accidentes de trabajo). (2) copias el formato de inscripcin de comit paritario de salud ocupacional o viga ocupacional. Ver anexo 12 (formato de inscripcin de comit paritario de salud ocupacional o viga ocupacional). NOTA: este anexo se presenta para que se familiaricen con l, pero la inscripcin del Comit se debe hacer en el formato que entrega el Ministerio de Trabajo, con su respectivo logo. Al diligenciar este formato tenga en cuenta: En el tem I cuando se solicita el cdigo de actividad, colocar el nmero que corresponde a la clase de riesgo, segn lo especificado en el Decreto 1607 de 2002. Usted puede encontrar en la pgina de Internet de SURATEP www.suratep.com.co/legislacin dicho Decreto; en el tem II solo debe ser llenado para empresas de menos de 10 trabajadores y en el tem IV se debe colocar el nmero de la resolucin de aprobacin otorgado por el Ministerio de Trabajo, en caso contrario, se debe dejar el espacio vaco.

7. Diligencie y enve, a ms tardar a los 8 (ocho) das de constituido el comit, en original y dos

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NOTAS: Cuando se requiera la aprobacin tanto del Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial como del Comit Paritario de Salud Ocupacional, en forma simultanea, usted debe enviar conjuntamente toda la papelera exigida para que le sea otorgada su aprobacin. Cuando se requiera nicamente la aprobacin del Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, recuerde que usted debe enviar la copia del formato de inscripcin del Comit Paritario de salud Ocupacional o Viga Ocupacional que ya ha sido debidamente registrado ante el Ministerio de Trabajo y de Seguridad Social. El Ministerio est verificando que el total de votos coincida con el nmero total de trabajadores que se consigna dentro del formato, con la descripcin de la planta de personal. Tenga presente que para la aprobacin del Comit Paritario de Salud Ocupacional o viga ocupacional usted slo debe enviar la papelera relacionada en los puntos 6 y 7.

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ANEXO 1 REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Identificacin : ________________________________________________ Nit o cdula de ciudadana La empresa: _________________________________________________ Nombre o razn social __________________ _______________ Ciudad __________________ Departamento Direccin _________________ Telfono

S ___ Sucursales o agencias No ___ Nmero___________ Direccin y domicilios, si los hay___________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______ NOMBRE DE LA ARP:_____________________________________________________ Nmero patronal: N pliza de afiliacin______________________________________ Clase o tipo de riesgo asignado por la ARP:____________ Cdigo de la actividad Econmica No (7 dgitos): (Segn Decreto 1607 del 31 de Julio de 2002 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social- por el cual se adopta la tabla de clasificacin de actividades econmicas para el Sistema General de Riesgos Profesionales)_______________________ Describa la actividad econmica segn el anterior Decreto 1607 (tenga en cuenta que NO se trata de la descripcin del objeto social que consta en el certificado de cmara de comercio) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ____________

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Prescribe el siguiente reglamento, contenido en los siguientes trminos: ARTCULO 1. La empresa se compromete a dar cumplimiento a las disposiciones legales vigentes, tendientes a garantizar los mecanismos que aseguren una oportuna y adecuada prevencin de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, de conformidad con los artculos 34, 57, 58, 108, 205, 206, 217, 220, 221, 282, 283, 348, 349, 350 y 351 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, la Ley 9a de 1.979, Resolucin 2400 de 1.979, Decreto 614 de 1.984, Resolucin 2013 de 1.986, Resolucin 1016 de 1.989, Resolucin 6398 de 1.991, Decreto 1295 de 1994 y dems normas con tal fin se establezcan ARTCULO 2. La empresa se obliga a promover y garantizar la constitucin y funcionamiento del Comit paritario de Salud Ocupacional de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial, de conformidad con lo establecido por el Decreto 614 de 1.984, la Resolucin 2013 de 1.986, la Resolucin 1016 de 1.989 y Decreto 1295 de 1994 ARTCULO 3. La empresa se compromete a destinar los recursos necesarios para desarrollar actividades permanentes, de conformidad con el programa de salud ocupacional, elaborado de acuerdo con el Decreto 614 de 1.984 y la Resolucin 1016 de 1.989, el cual contempla, como mnimo, los siguientes aspectos: a) Subprograma de medicina preventiva y del trabajo, orientado a promover y mantener el ms alto grado de bienestar fsico, mental y social de los trabajadores, en todos los oficios, prevenir cualquier dao a su salud, ocasionado por las condiciones de trabajo, protegerlos en su empleo de los riesgos generados por la presencia de agentes y procedimientos nocivos; Colocar y mantener al trabajador en una actividad acorde con sus aptitudes fisiolgicas y psicosociales. b)Subprograma de higiene y seguridad industrial, dirigido a establecer las mejores condiciones de saneamiento bsico industrial y a crear los procedimientos que conlleven a eliminar o controlar los factores de riesgo que se originen en los lugares de trabajo y que puedan se causa de enfermedad, disconfort o accidente. ARTCULO 4. Los riesgos existentes en la empresa, estn constituidos, principalmente, por: (En este artculo se relacionarn los riesgos caractersticos de la actividad econmica y los especficos de la empresa). VER CLASIFICACION DE RIESGOS - ANEXO 2 PARGRAFO. - A efecto de que los riesgos contemplados en el presente artculo, no se traduzcan en accidente de trabajo o enfermedad profesional, la empresa ejerce su control en la fuente, en el medio transmisor o en el trabajador, de conformidad con lo estipulado en el programa de salud ocupacional de la empresa, el cual se da a conocer a todos los trabajadores al servicio de ella.

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ARTCULO 5. La empresa y sus trabajadores darn estricto cumplimiento a las disposiciones legales, as como a las normas tcnicas e internas que se adopten para lograr la implantacin de las actividades de medicina preventiva y del trabajo, higiene y seguridad industrial, que sean concordantes con el presente Reglamento y con el programa de salud ocupacional de la empresa. ARTCULO 6. La empresa ha implantado un proceso de induccin del trabajador a las actividades que deba desempear, capacitndolo respecto a las medidas de prevencin y seguridad que exija el medio ambiente laboral y el trabajo especfico que vaya a realizar. ARTCULO 7. Este Reglamento permanecer exhibido en, por lo menos dos lugares visibles de los locales de trabajo, junto con la Resolucin aprobatoria, cuyos contenidos se dan a conocer a todos los trabajadores en el momento de su ingreso. ARTCULO 8. El presente Reglamento entra en vigencia a partir de la aprobacin impartida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y durante que la empresa conserve, sin cambios substanciales, las condiciones existentes en el momento de su aprobacin, tales como actividad econmica, mtodos de produccin, instalaciones locativas o cuando se dicten disposiciones gubernamentales que modifiquen las normas del Reglamento o que limiten su vigencia. Representante legal, Firma ________________________________________________ Antefirma y sello* Si lo hubiese.

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ANEXO 2

CLASIFICACION DE LOS FACTORES DE RIESGO CONDICIONES FSICAS FSICOS : - Radiaciones (Ionizantes y no Ionizantes) - Iluminacin - Vibracin - Temperaturas extremas (calor o fro) - Ruido. - Presiones anormales CONDICIONES QUMICAS QUMICOS : - Gases y vapores - Polvos inorgnicos - Polvos orgnicos - Humos - Rocos - Neblinas MECNICOS: Maquinas Equipos Herramientas Puestas a tierra Instalaciones en mal estado Instalaciones recargadas - Virus - Hongos - Bacterias

ELCTRICOS: -

: BIOLGICOS:

ERGONOMICOS - Posiciones Forzadas - Sobre esfuerzos - Fatiga - Ubicacin inadecuada de puesto de trabajo PSICOSOCIALES - Exceso de Responsabilidades - Trabajo bajo presin - Monotona y Rutina - Problemas Familiares - Problemas laborales - Movimientos repetitivos
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LOCATIVOS -

Turnos de trabajo Pisos Techos Almacenamiento Muros Orden y Limpieza

RIESGOS NATURALES - Tormentas elctricas - Huracanes - Terremotos - Incendio y / o explosin deslizamientos RIESGOS DE TRANSITO - Colisiones - Volcamientos - Varadas - Obstculos - Atropellamientos OTROS RIESGOS - Trabajo en alturas - Incendio y / o explosin

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ANEXO 3 FORMATO GUIA CARTA DE PRESENTACIN ANTE EL MNISTERIO Seores MINISTERIO DE TRABAJO DIVISION DE EMPLEO Calle XX No ZZ-YT Ciudad REF: Reglamento de Higiene y seguridad Industrial Con la presente estamos enviando proyecto de Reglamento de Higiene para su estudio y aprobacin. Anexamos original y dos copias del Reglamento de Higiene Cmara de comercio o representacin legal Copia del acta Copia del comit.

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ANEXO 4 HOJA DE INSCRIPCIN DE LOS CANDIDATOS AL COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Empresa :____________________________________________ Perodo :_____________________________________________ NOMBRE OFICIO SECCIN FECHA

Responsable: ______________________ Fecha de cierre: ______________________

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ANEXO 5 FORMATO PARA VOTOS

VOTO POR PLANCHAS INDIVIDUALES

VOTOS POR CANDIDATOS

Comit Paritario de Salud Ocupacional

VOTO PARA ELECCIN Plancha 1 Plancha 2 Plancha 3

Comit Paritario de Salud Ocupacional

VOTO PARA ELECCIN Jos Antonio Ramrez Osorio Rodrgo Espinosa Gmez Nubia Mara Bedoya Osorio Camilo Rivera Bedoya

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ANEXO 6 ACTA DE APERTURA DE ELECCIONES DE LOS CANDIDATOS AL COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL EMPRESA ___________________________________________ PERIODO _____________________ Siendo las _______ del da ______ de ______, se dio apertura al proceso de votacin para la eleccin de los candidatos al COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL para el perodo que va de _________ de _______ a _______ de _________. En calidad de jurados de votacin se encarg a los seores: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Nombre y Firma del Coordinador de la mesa de votacin Colaborador de la mesa de votacin Nombre y Firma del

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ANEXO 7 REGISTRO DE VOTANTES COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

EMPRESA _________________________________________________________ No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 NOMBRE No. CDULA O REGISTRO FIRMA DEL TRABAJADOR

FECHA:

_____________________RESPONSABLE: ________________________

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ANEXO 8 ACTA DE CIERRE DE LAS VOTACIONES PARA ELECCIN DE LOS CANDIDATOS AL COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL EMPRESA ___________________________________________ PERIODO _____________________

Siendo las _______ del da ______________ de _______, se dio por finalizado el proceso de votacin para eleccin de los candidatos al COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL para el perodo que va de _________ de _________ a ________ de ___________. Como jurados de mesa estuvieron los seores (as): ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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ANEXO 9 RESULTADOS OBTENIDOS DEL CONTEO DE VOTOS: PERSONA PERSONA 1 (Pedro Prez) PERSONA 2 (Pepita Mendieta) PERSONA 3 PERSONA 4 VOTOS EN BLANCO: VOTOS ANULADOS: TOTAL VOTOS: Resultaron elegidos en sta votacin las siguientes personas: CATEGORA NOMBRE OFICIO SECCIN PRINCIPAL SUPLENTE NUMERO DE VOTOS

Nombre y Firma del Coordinador de la mesa de votacin

Nombre y Firma del Colaborador de la mesa de votacin

ANEXO 10 ACTA DE CONFORMACIN DEL COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL O VIGIA OCUPACIONAL
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EMPRESA ________________________________________________________ PERIODO ________________________________________________________ El da _______ se eligi el Comit Paritario de Salud Ocupacional o el viga Ocupacional dando as cumplimiento a las exigencias de la Resolucin 2013 de 1986, al Decreto 1295 de 1994 y a la Divisin de Salud Ocupacional del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. La modalidad utilizada para su eleccin fue ______________________________ Resultaron elegidos _________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____________________________________________ El nmero de votos obtenidos fue ______________________________________ El representante legal de la empresa designa a ___________________________ Como presidente del comit y por votacin del comit se nombra a ___________ Como secretario (a) del mismo.

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ANEXO 11 COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL CPASO SEGUIMIENTO A LAS MEDIDAS CORRECTIVAS PARA PREVENCIN DE INCIDENTES/ACCIDENTES DE TRABAJO Actividades para el control de los riesgos Ene Feb Mar (Colocar Abr Seguimiento y control X a las actividades pendientes) May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

OBSERVACIONES _____________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

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ANEXO 12 MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL DIRECCIN TCNICA DE RIESGOS PROFESIONALES FORMATO DE INSCRIPCIN DE COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL O VIGA OCUPACIONAL ESPACIO RESERVADO PARA EL MINISTERIO CDIGO REGIONAL DEPENDENCIA ______________________________ FECHA _____________ DA MES AO NMERO DE INSCRIPCIN ____________________

VIGA OCUPACIONAL COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

I.IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA NOMBRE O RAZN SOCIAL: __________________________________________________ NIT. O C.C. DIRECCIN ___________________________________ NMERO DE CENTROS DE TRABAJO REPRESENTADOS DEPARTAMENTO_______________________ A.R.P. A LA QUE EST AFILIADA: PLANTA DE PERSONAL ADMINISTRATIVA OPERATIVA MENORES DE EDAD TOTAL MUNICIPIO_____________ SUBTOTAL ____________ ____________ ____________ ____________ CDIGO ACTIVIDAD TELFONO __________________

SURATEP S.A. HOMBRES MUJERES ____________ ____________ ____________ ____________ ___________ ___________ ___________ ___________

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II. REPRESENTANTES DEL VIGA OCUPACIONAL (SOLO PARA EMPRESAS DE MENOS DE 10 TRABAJADORES PRINCIPAL NOMBRE____________________________________________________________________ C.C.________________________________________________________________________ FIRMA______________________________________________________________________ SUPLENTE NOMBRE____________________________________________________________________ C.C.________________________________________________________________________ FIRMA______________________________________________________________________ FECHA DE ELECCIN ____________ DA MES AO NOTA: ESTE REGISTRO ES VLIDO POR DOS AOS Y DEBE DILIGENCIARSE A MS TARDAR A LOS OCHO DAS DE ELEGIDO EL VIGA; A ESTE FORMULARIO SE DEBE ANEXAR ORIGINAL Y COPIA DEL ACTA DE ELECCIN III.REPRESENTANTES AL COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL POR LA EMPRESA PRINCIPALES NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________ NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________ NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________ NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________ SUPLENTES NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________ NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________ NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________ NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________

NOMBRE__________________________ NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________ FIRMA_____________________________ POR LOS TRABAJADORES PRINCIPALES SUPLENTES NOMBRE__________________________ NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ C.C._______________________________
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FIRMA_____________________________ NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________ NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________ NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________ NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________ FECHA DE CONSTITUCIN ____________ DA MES AO

FIRMA_____________________________ NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________ NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________ NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________ NOMBRE__________________________ C.C._______________________________ FIRMA_____________________________

PRESIDENTE________________________________________________________________ SECRETARIO________________________________________________________________ NOTA: ESTE REGISTRO ES VLIDO POR DOS AOS Y DEBE DILIGENCIARSE A MS TARDAR A LOS OCHO DAS DE CONSTITUIDO EL COMIT. A ESTE FORMULARIO SE DEBE ANEXAR ORIGINAL Y COPIA DEL ACTA DE CONSTITUCIN CON EL RESPECTIVO ESCRUTINIO FIRMADO POR TODOS SUS INTEGRANTES CON NMERO DE CDULA DE CIUDADANA. IV.REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL AUTO NMERO______________________________________________________________

RESPONSABLE DE LA INSCRIPCIN_____________________________________________ FIRMA Y SELLO

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