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Como tornar sua apresentao atrativa e interessante


Luciana Alvim Santos Romani, alvim@icmc.usp.br, ICMC-USP So Carlos Agma Juci Machado Traina, agma@icmc.usp.br, ICMC-USP So Carlos Por onde comear para preparar uma apresentao? Este artigo d dicas de como preparar slides para deixar sua apresentao clara, objetiva e interessante, indicando ao jovem pesquisador o que deve ser evitado e quais recursos devem ser usados para valorizar seu trabalho e prender a ateno dos expectadores. Introduo Apresentao uma atividade que envolve a preparao dos slides e a apresentao do contedo para uma audincia. As duas etapas exigem muitas recomendaes e dicas que sero apresentadas em dois artigos divididos em: 1) Preparao dos Slides e 2) Apresentao dos Slides. Preparar uma apresentao uma atividade frequente na vida acadmica ou profissional. Durante a graduao, os alunos so motivados a apresentar seminrios e trabalhos de concluso de curso. Alunos de ps-graduao defendem seus projetos apresentando-os a uma banca na qualificao e na concluso do seu mestrado e/ou doutorado. Aqueles que optam pelo mercado de trabalho, frequentemente faro apresentaes na empresa ou para clientes.
Atualmente, existem vrios recursos udio-visuais e softwares que podem ser utilizados para preparar slides de alta qualidade. O objetivo deste artigo apresentar um pequeno guia prtico para elaborar apresentaes que motivem, transmitam a idia do trabalho de forma adequada e que sejam capazes de despertar e cativar a ateno dos ouvintes. Alm disso, vamos apontar alguns usos que devem ser evitados.

Antes de iniciar a elaborao da apresentao, preciso saber claramente qual o seu objetivo. Um passo importante que antecede a elaborao dos slides conhecer sua audincia, as regras da sesso, o tempo da apresentao e os recursos udio-visuais disponveis. Esse conhecimento prvio ajuda a pensar na linguagem a ser utilizada, quantos slides devem ser elaborados e que tipo de recursos poder ser usado na apresentao. Conhecer a audincia tambm ajuda a escolher a melhor forma de abordar o assunto da apresentao. Por exemplo, evite falar sobre conceitos bsicos para uma platia de especialistas, permitindo gastar mais tempo com os aspectos mais relevantes do seu trabalho. A apresentao deve ser estruturada para cativar a ateno dos expectadores para o seu problema e impressionar os especialistas com o seu trabalho. No entanto, a apresentao deve ser atrativa tambm para os no-especialistas e isso pode ser conseguido com slides mais intuitivos, que passem a idia principal e a importncia/aplicao do trabalho. O Contexto da Apresentao Geralmente existem regras bem definidas para a sesso onde o trabalho ser apresentado. Elas definem o local, a durao e os recursos disponveis. necessrio adequar a apresentao para aproveitar bem os recursos e programar-se para cumprir o tempo corretamente. Descumprir o limite de tempo pode comprometer a apresentao, que pode ter que ser interrompida ou finalizada atropeladamente. obrigao do apresentador se organizar para cumprir o tempo determinado, seja ele de 5, 10, 60 minutos ou mais, uma vez que a audincia tambm se planeja para assisti-la no tempo planejado. Uma apresentao de sucesso transmite a idia do trabalho de forma clara, concisa, objetiva e dentro do prazo. Quem consegue explorar os recursos disponveis nos softwares de apresentaes pode valorizar ainda mais o trabalho. Preparar uma boa apresentao tarefa trabalhosa e pode-se levar muito tempo para deix-la interessante. Mas certamente, o esforo despendido vale a pena!
Esta uma publicao eletrnica da Sociedade Brasileira de Computao SBC. Qualquer opinio pessoal no pode ser atribuda como da SBC. A responsabilidade sobre o seu contedo e a sua autoria inteiramente dos autores de cada artigo.

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Passo a passo Uma apresentao consta de duas atividades: a elaborao dos slides e a apresentao para a audincia. Essas tarefas exigem habilidades diferentes do apresentador. Neste primeiro artigo tratamos apenas da tarefa de preparao dos slides. A clareza e a qualidade dos slides dependem de uma srie de cuidados que devemos ter na sua elaborao. Eles envolvem desde a estrutura mais adequada para a apresentao at o uso de animaes. Existem vrios softwares para criar apresentaes. Os mais comuns so o Microsoft Office PowerPoint, o Impress do OpenOffice e o pacote Beamer do Latex. Eles oferecem diferentes recursos para deixar seus slides mais atrativos, claros e chamativos. E, embora uma veia artstica ajude, bom senso e alguma criatividade so suficientes para fazer um bom trabalho. 1. Escolhendo o design da apresentao Os programas para apresentaes incluem vrios modelos de design para os slides. Os modelos j contemplam cores, tipo e tamanho da fonte e ilustraes adequados para a capa e demais slides. D preferncia aos modelos com fundo claro, pois cansam menos os expectadores, principalmente para apresentaes mais longas. Designs muito coloridos podem se tornar um problema para combinar novas cores ou inserir ilustraes. Uma sugesto escolher modelos com fundo branco e detalhes apenas nas bordas. Assim sobra bastante espao para incluir textos e figuras sem comprometer o projeto do slide. A margem deve ser respeitada para garantir que todos os elementos includos sero projetados corretamente. Com a experincia, possvel alterar os modelos e criar novas propostas. Mas para quem est comeando, melhor ser mais cauteloso e evitar exageros. Afinal de contas, o objetivo chamar a ateno para o contedo da sua apresentao e no para o design utilizado. 2. Estruturando sua apresentao O objetivo define a estrutura da apresentao e os seguintes tpicos devem sempre existir. Ttulo: inclua aqui o ttulo, autores e respectivas instituies, alm de uma referncia para o evento onde o trabalho est sendo apresentado. Quando h mais de um autor, grifar o nome do apresentador uma maneira de dizer para a audincia quem est apresentando o trabalho. Sumrio: importante iniciar com um sumrio para dar uma viso geral audincia de tudo o que ser dito. Ele deve estar em alto nvel, pois detalhes demais confundem os assistentes. Introduo: deve conter informaes quem contextualizem e motivem o trabalho. Definio do Problema ou Objetivo: nestes slides, devem ser apresentados claramente qual o problema a ser tratado quais so os objetivos do trabalho. Pode-se subdividir o problema para facilitar a explicao. Da mesma forma, pode-se falar dos objetivos gerais e especficos. Tambm deve-se deixar clara a soluo proposta, a qual ser detalhada nos slides seguintes.

Estes quatro tpicos fazem parte de qualquer apresentao, seja ela de um artigo cientfico, de uma nova ferramenta ou tcnica desenvolvida por seu grupo de trabalho na empresa, ou mesmo de uma defesa de projeto de Mestrado ou Doutorado. Para uma apresentao empresarial, o restante da mesma volta-se ao que possvel alcanar com a nova ferramenta desenvolvida, suas facilidades e integrao com outros produtos. Ou seja, uma sequncia de slides visando fazer propaganda do que foi realizado, ou convencer os assistentes a comprar o produto oferecido. Ao final, a audincia deve sentir que no pode prescindir da sua ferramenta, mtodo ou sistema para que a empresa continue com o mercado/sucesso alcanado.

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Apresentaes para o meio acadmico, seja de um artigo cientfico, projeto de final de curso, projeto de Mestrado ou Doutorado, seguem outra vertente. Elas devem tambm conter: Idia Central e Mtodos: a partir deste ponto, os expectadores j conhecem o seu trabalho e sua proposta de soluo, e esto prontos para saber mais detalhes. Ento nesta seo devem ser explicados claramente os mtodos utilizados e/ou desenvolvidos para resolver o problema. Resultados: um relato dos resultados obtidos com o seu trabalho. Grficos e tabelas podem (e devem) ser usados para facilitar a visualizao dos resultados. Concluses e Trabalhos Futuros: apresentam-se as principais concluses do trabalho e tambm o que ainda vai ser feito. Contato: educado agradecer a ateno da audincia, colocando um ltimo slide com um obrigado e seu email, para aqueles que tenham interesse em entrar em contato, posteriormente.

Dependendo do contexto e tempo disponvel, pode-se modificar essa estrutura. Por exemplo, se voc tem apenas 5 minutos de apresentao, o que fazer? O ttulo deve manter-se claramente indicado e separado, pois a abertura da apresentao. A seguir um slide mostra o objetivo, dois ou trs do a essncia do mtodo desenvolvido (a nova idia), um slide mostra os resultados e as comparaes e um conclui. Em apresentaes mais longas, bom ter um slide de transio entre cada assunto. Por exemplo, repita o sumrio, indicando qual parte ser agora iniciada. Ter um sumrio na lateral dos slides tambm ajuda a audincia a se localizar durante a apresentao. 3. Usar Texto ou Figuras e Grficos? A dica sempre usar texto corrido o mnimo possvel. O texto deve ser direto e curto - no precisa formar frases completas. A Figura a seguir apresenta o mesmo contedo de duas formas: texto corrido e estrutura de tpicos. No slide a esquerda, a audincia pode tentar ler o texto e no conseguir prestar ateno ao que est sendo dito, desanimando e perdendo o interesse. J o slide a direita fora a audincia a acompanhar o que voc estar falando. Evitar texto corrido Usar estrutura de tpicos

Melhorando a distribuio de texto no slide

Para os ttulos dos slides e dos tpicos, use preferencialmente fontes sem serifa como ARIAL ou VERDANA. Use fontes serifadas se voc realmente precisar de textos mais longos (por exemplo textos tirados de outros trabalhos). Evite o uso de fontes muito pequenas, com tamanho menor do que 14. Escolha um tamanho entre 20 a 28 para o texto e 34 a 44 para ttulos. Use negrito para destacar alguma frase ou palavra no texto. O importante do slide dar uma viso geral, para a audincia acompanhar o que ser dito naquele momento. Deve-se evitar que as pessoas queiram ler os textos nos slides enquanto assistem apresentao. Elas deve se concentrar naquilo que o apresentador tem a dizer, os slides devem ser apenas um recurso auxiliar.
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Figuras, grficos e diagramas geralmente substituem muito bem os textos corridos, com a enorme vantagem de serem mais rapidamente absorvidos e compreendidos pela audincia. Fica ainda melhor se voc utilizar as figuras, grficos e diagramas que podem ser montados e configurados, conforme voc vai explicando o assunto.

4. Usando cores
Cores so importantes e devem ser usadas para valorizar sua apresentao. No entanto, preciso us-las com cautela. Crie contraste entre o fundo e o texto. Por exemplo, fundos escuros como preto e azul exigem letras em cores claras como branco ou amarelo. J em fundo branco ou claro, espera-se o uso de cores mais escuras como o preto ou o azul. preciso cuidado especial com o uso de cores que j possuem uma semntica conhecida, como o vermelho (erro, problema, fim) e o verde (ok, correto, avanar). Use-os de acordo com seu significado, para no confundir a audincia. O uso de cores complementares bastante recomendado, pois elas criam contraste de forma harmnica. Exemplos de cores complementares so: azul e laranja, vermelho e verde, amarelo e violeta. Seja consistente com o uso das cores na apresentao como um todo. Por exemplo, o seu sistema e os concorrentes devem ser representados sempre com a mesma cor. As cores podem ser usadas para destacar palavras ou partes do texto, e so muito teis para destacar informaes em tabelas ou diagramas. A Figura 2 mostra exemplos de slides com e sem destaque usando cores. No primeiro slide a tabela possui alguns valores em negrito, mas que no so suficientes para destacar o texto. No segundo exemplo, so usadas cores complementares para destacar tanto a tabela, quanto o texto.

Difcil visualizao

Cores para realar o slide

Usando cores para realar partes do texto ou ilustraes

5. Usar Animaes
Os softwares para desenvolver apresentaes possuem inmeros recursos para animar slides. Usados com parcimnia, eles podem deixar sua apresentao um sucesso. No entanto, exageros podem transformar a apresentao num desastre. Ir construindo os grficos, figuras, diagramas e tabelas aos poucos demanda mais tempo para preparar a apresentao, mas os resultados finais so muito melhores! Uma dica fazer a sequncia de traz para frente, comeando da imagem final e ir retirando as partes at chegar no ponto de partida. Essa abordagem torna mais simples construir a animao. Use animao para chamar a ateno dos espectadores, mas sem provocar cansao: animao em demasia torna a apresentao pesada e cansativa. Animaes nas transies entre slides devem ser usadas com parcimnia, para valorizar o que merece destaque. Se voc prev que poder precisar voltar para um slide anterior, nunca anime o que estiver entre aquele slide e o atual.

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Animaes podem no funcionar adequadamente em todos os equipamentos e verses de software, por isso preciso test-las antes ou levar seu prprio equipamento para evitar transtornos. No inclua animaes que possam entediar a platia. Lembre-se de que muitas vezes, o menos mais. Ento, no anime tudo!

6. Estimando o nmero de slides


Uma preocupao frequente definir quantos slides colocar na sua apresentao. Esse nmero depende da fluncia e do modo que o apresentador os utiliza. Uma mdia inicial prever um slide por minuto, desde que os slides ilustrem conceitos e no contenham longos textos. Lembre-se que todos os textos dos slides devem ser lidos, pois o que a audincia far durante a apresentao. Desse modo, para que a ateno dos espectadores esteja em voc, escreva pouco, apenas o necessrio para que voc se recorde da sequncia a ser seguida. Porm, o mais importante para se saber se a apresentao ocupar o tempo que lhe foi dado ensai-la. Ou seja, apresente antes para voc mesmo, mas falando em voz alta e de preferncia com um espelho sua frente. No adianta mentalizar a fala, pois isso nos engana com relao ao tempo, dico e postura. Infelizmente, muito comum as pessoas acharem que para se prepararem para uma apresentao basta olhar a sequncia e imaginar o que falar. Essa abordagem leva a se errar ao medir o tempo e muitas vezes tambm a se perder no que falar.

7. Explicando frmulas e algoritmos


Sequncias de frmulas torna a apresentao cansativa, pois dificilmente a deduo formal consegue ser transmitida em curto espao de tempo. a intuio da formalizao que pode e deve ser transmitida aos espectadores. A intuio deve transmitir a idia que est por trs da frmula, e nisso as figuras e animaes so fortes aliadas. O mesmo vale para explicar algoritmos. Uma forma alternativa para explicar um algoritmo usar um exemplo de execuo. Podem-se usar diagramas, esquemas ou tabelas, com animaes ou no, para mostrar a idia do algoritmo. O importante que a audincia entenda a idia geral, j que os detalhes podem ser obtidos posteriormente pela leitura do artigo ou monografia.

Concluindo
Uma boa apresentao pressupe um conjunto de slides caprichados e bem organizados. Nesse artigo mostramos algumas dicas prticas e destacamos vrios aspectos que devem ser evitados. Certamente, a qualidade dos slides em uma apresentao depende muito do conhecimento de quem os desenvolveu, e tambm do software utilizado. No entanto, com um guia bsico e um pouco de criatividade possvel fazer um bom trabalho. Outra dica importante ficar atento s apresentaes que lhe chamaram a ateno, para anotar os pontos positivos para usar em suas apresentaes. Isso vale tambm para os negativos que devem ser evitados. Podemos aprender muito observando.

Sobre as Autoras
Luciana A. S. Romani pesquisadora da Embrapa Informtica Agropecuria desde 1994 atuando na rea de IHC e Banco de Dados. Atualmente cursa o doutorado no Departamento de Cincias de Computao do Instituto de Cincias Matemticas e de Computao (ICMC) da Universidade de So Paulo -USP, em So Carlos. membro da SBC. Agma J. M. Traina professora Titular (2008) no Departamento de Cincias de Computao do Instituto de Cincias Matemticas e de Computao (ICMC) da Universidade de So Paulo -USP, em So Carlos. Atualmente a Coordenadora do Programa de Ps-Graduao em Cincias de Computao e Matemtica Computacional do ICMC -USP desde 2006. membro da SBC, ACM, IEEE e SIAM.

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