Matriz

MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL
E.PE-M.F.01 Versin: 05 Fecha: 2012/09/12 IDENTIFICACIN DEL RIESGO
FECHA DE IDENTIFICACIN (dd/mm/aaaa)
PARTICIPANTES DE LA IDENTIFICACIN
CAUSAS
AGENTE GENERADOR
RIESGO
4/5/2011
Profesional especializado Planeacin Fsica. Profesional Especializado Mantenimiento. Supervisor vigilancia. Profesional especializado mantenimiento equipos. Tcnico Operativo mantenimiento equipos cmputo
Inseguridad y desempleo en la regin
ENTORNO
Hurto
4/5/2011
Condiciones Ambientales
ENTORNO
Daos en las Instalaciones fsicas
4/5/2011
Posibilidad de incendios o terremotos
ENTORNO
Accidentes y muertes
12/12/2011
Profesional especializado Planeacin Fsica. Profesional Especializado Mantenimiento. Supervisor vigilancia.
Manifestaciones de inconformidad por parte de miembros de la comunidad universitaria, inconformes con implementacin de polticas gubernamentales o decisiones administrativas
PERSONAS
Asonada y Amotinamiento
Saturacin de procesos paralelos en la pgina web del macroproceso 5 5/13/2011 Integrantes Macroproceso Apoyo Acamico Integrantes SIG Deficiencia en la infraestructura tecnolgica. Crecimiento de la poblacin estudiantil INSTALACIONES Colapso del sistema de informacin acadmica
5/9/2011
Profesional Especializado Direccin Biblioteca. Profesional Especializado. Servicios al pblico. Equipo SIG. Jefe Oficina Planeacin y Desarrollo
Obsolescencia infraestructura red de datos y elctrica biblioteca.
INSTALACIONES
Dificultades en acceso a recursos informacin
12/20/2011
Profesional Especializado Direccin Biblioteca. Profesional Especializado. Servicios al pblico. Equipo SIG. Jefe Oficina Planeacin y Desarrollo
Ausencia cultura de lo pblico
PERSONAS
Robos y mutilaciones de material bibliohemerogrfico
12/14/2011
Coordinador de Bienestar Institucional Auxiliar Adminsitrativo Cdigo 4044 - grado 11 Integrantes SIG
Factores Sociales, Econmicos, Ambientales y Patrones Culturales.
ENTORNO
Aumento en las adicciones.
5/6/2011
Lder Macroproceso Comunicaciones Jefe Oficina Comunicaciones Profesional especializado Lder Calidad Profesional Especializado Calidad Asesor Equipo SIG
Exceso de informacin y falta de confrontacin de la misma
PERSONAS
Publicacin y difusin de una noticia erronea o fuera de tiempo
10
5/6/2011
No se ha aprobado la poltica de administracin de la pgina web y existen limitaciones por publicar toda la informacin requerida en el ndice de transparencia
PERSONAS
Bajo indice de transparencia
11
5/6/2011
Bajo presupuesto en promocin y publicidad, operatividad del plan de mercadeo, presencia de otras instituciones de educacin superior
ENTORNO
Disminucin de la demanda por los programas y servicios de la institucin,
12
6/1/2011
Jefe Oficina Asesora de Control Interno, Equipo de trabajo Oficina de control Interno
Informacin errnea suministrada por parte de los Macroprocesos , falta de Cultura del control en la revisin de la informacin a sumistrar.
PERSONAS
DEFICIENCIA EN LA VERACIDAD DE LA INFORMACIN
13
5/9/2011
Profesional Especializado Gestin Documental Equipo SIG. Jefe Oficina Planeacin y Desarrollo
Deficiencias en la infraestructura del rea y la ausencia de equipos de control del ambiente y de prevencin de incendios
INSTALACIONES
Prdidas o deterioro de los documentos
14
12/14/2011
Profesional Especializado rea Gestin Humana. Jefe Oficina Asuntos Docentes Tcnico Salud Ocupacional. Profesional universitario Desarrollo Humano Equipo SIG. Jefe Oficina Planeacin y Desarrollo
Demoras en el ISS para el reconocimiento de pensiones de vejez y liquidacin de pensiones por debajo de las expectativas debido a multiafiliacin, prdidas del rgimen de transicin, entre otras
ENTORNO
Incremento en el valor de las pensiones a cargo de la institucin
15
12/14/2011
Profesional Especializado rea Gestin Humana. Jefe Oficina Asuntos Docentes Tcnico Salud Ocupacional. Profesional universitario Desarrollo Humano Equipo SIG. Jefe Oficina Planeacin y Desarrollo
Deficiente planificiacin acadmica
PERSONAS
Crecimiento de contratos de docentes superior a lo proyectado
16
5/17/2011
Jefe Oficina Jurdica Jefe Oficina Asuntos Disciplinarios Secretaria General Profesionales del macroproceso Jefe Oficina Planeacin y Desarrollo
Diferentes fallos y pronunciamientos de las altas cortes frente al tema de liquidacin de pensiones
ENTORNO
Aumento de demandas para reliquidacin pensional
17
5/17/2011
Auxiliar Administrativo Investigaciones Equipo SIG. Jefe de Planeacin y Desarrollo
Actividades de investigacin sujetas a calendario acadmico
PERSONAS
Demoras en la ejecucin presupuestal de los proyectos de investigacin
18
10/05/2011
Profesionales Especializado Planeacin Equipo SIG. Jefe Oficina Planeacin y Desarrollo
Bases de datos con informacin incompleta Duplicidad nmeros de identificacin de estudiantes (Tarjeta de identidad y cdula de ciudadana) Resistencia a brindar informacin Falta integracin sistemas
PERSONAS
Inconsistencia en datos reportados
19
5/10/2011
Profesionales Especializado Planeacin Equipo SIG. Jefe Oficina Planeacin y Desarrollo
Inexistencia de una estructura organizacional actualizada y tcnicamente diseada y aprobada que regule la operacin de la entidad
PERSONAS
Ineficiencia en la asignacin de responsabilidades y recursos
20
5/2/2011
Profesional Especializado proyeccin social Los procesos de los laboratorios de venta de Equipo SIG servicios no estn estandarizados ni tienen un Jefe Oficina Planeacin modelo de costos para establecer tarifas. El Director Centro Extensin Facultad de Ingeniera agente generador son las personas.
ENTORNO
Tarifas inferiores a costos
21
5/2/2011
Profesional Especializado proyeccin social Equipo SIG Jefe Oficina Planeacin Director Centro Extensin Facultad de Ingeniera
Los procesos de apoyo no estn diseados para responder a la necesidades de proyeccin social con la agilidad requerida.
PERSONAS
Incumplimiento de contratos de extensin.
22
5/2/2011
Profesional Especializado proyeccin social Equipo SIG Jefe Oficina Planeacin Director Centro Extensin Facultad de Ingeniera Profesional especializado Egresados. Profesional Relaciones internacionales
La ORI no tiene reconocimiento en la estuctura organizacional y no se asignan recursos suficientes para el Plan de internacionalizacin
ENTORNO
No ser reconocidos internacionalmente al 2015
23
5/2/2011
Profesional Especializado proyeccin social Equipo SIG Jefe Oficina Planeacin No existen estudios que evidencien el impacto Director Centro Extensin Facultad de Ingeniera de los egresados en el medio externo Profesional especializado Egresados. Profesional Relaciones internacionales
PERSONAS
Baja empleabilidad e impacto de los egresados en el medio
24
5/31/2011
Vicerrectora Administrativa Profesional especializado rea Financiera (Lder del macroproceso) Profesional especializado Tesorera Profesional especializado Contador Tcnico Operativo Tesorera Tcnico Operativo Contable Jefe Oficina Planeacin Equipo SIG
La DIAN no est reconociendo la devolucin del IVA en compras asociadas a proyectos de extensin
ENTORNO
Disminucin en recaudo de ingresos
25
5/31/2011
26
5/31/2011
27
5/31/2011
28
5/31/2011
29
5/31/2011
Vicerrectora Administrativa Profesional especializado rea Financiera (Lder del macroproceso) Profesional especializado Tesorera Profesional especializado Contador Tcnico Operativo Tesorera Tcnico Operativo Contable Jefe Oficina Planeacin Equipo SIG Vicerrectora Administrativa Profesional especializado rea Financiera (Lder del macroproceso) Profesional especializado Tesorera Profesional especializado Contador Tcnico Operativo Tesorera Tcnico Operativo Contable Jefe Oficina Planeacin Equipo SIG Vicerrectora Administrativa Profesional especializado rea Financiera (Lder del macroproceso) Profesional especializado Tesorera Profesional especializado Contador Tcnico Operativo Tesorera Tcnico Operativo Contable Jefe Oficina Planeacin Equipo SIG Vicerrectora Administrativa Profesional especializado rea Financiera (Lder del macroproceso) Profesional especializado Tesorera Profesional especializado Contador Tcnico Operativo Tesorera Tcnico Operativo Contable Jefe Oficina Planeacin Equipo SIG Vicerrectora Administrativa Profesional especializado rea Financiera (Lder del macroproceso) Profesional especializado Tesorera Profesional especializado Contador Tcnico Operativo Tesorera Tcnico Operativo Contable Jefe Oficina Planeacin Equipo SIG
La universidad ha aumentado los convenios de asesora y consultora sin revisin financiera
PERSONAS
Afectacin al flujo de caja
Crecimiento inercial de los aportes gubernamentarles
ENTORNO
Desbalance de ingresos y gastos
La universidad posee activos improductivos
MATERIALES
Subutilizacin de recursos
No todos los procesos de contratacin son publicados
PERSONAS
Poca visibilidad en la publicacin de los Procesos de contratacin
Inexistencia de un sistema de informacin financiera y contable en Linea
MATERIALES
Inconsistencias en la informacin generada
30
5/31/2011
Vicerrectora Administrativa Profesional especializado rea Financiera (Lder del macroproceso) Profesional especializado Tesorera Profesional especializado Contador Tcnico Operativo Tesorera Tcnico Operativo Contable Jefe Oficina Planeacin Equipo SIG Profesional especializado rea Financiera (Lder del macroproceso) Profesional especializado Contador Tcnico Operativo Contable Equipo SIG
Manejo de Dinero en Efectivo
PERSONAS
Hurto de los recursos, documentos o informacin
31
1/19/2012
Falta de planes y programas de capacitacin de acuerdo a la necesidades de cada dependencia.
PERSONAS
Generacin de informacin poco confiable.
Desactualizacin de Software y Hardware. Incumplimiento del cronograma de envo de informacin establecido en el Manual de Polticas y Procedimientos Contables de la Universidad del Quindo. Inexistencia de un sistema de informacin financiera y contable en Linea.
32
1/19/2012
Profesional especializado rea Financiera (Lder del macroproceso) Profesional especializado Contador Tcnico Operativo Contable Equipo SIG
PERSONAS
Inoportunidad en la generacin de informacin contable y financiera
33
12/12/2011
Profesional Especializado proyeccin social Equipo SIG Jefe Oficina Planeacin Profesional especializado Egresados. Profesional Relaciones internacionales
No se realizan con la frecuencia requerida las calibraciones y validaciones de equipos utilizados en venta de servicios de laboratorio
ENTORNO
Errores en resultados de las pruebas de laboratorio
Total
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
CALIFICACIN DE LA PROBAB
CATEGORIA
DESCRIPCIN
EFECTOS (CONSECUENCIAS)
OBJETIVO INSTITUCIONAL AFECTADO
NIVEL
Operativos
Debido a la creciente inseguridad y desempleo en la regin pueden ocurrir hurtos lo que llevara a detrimento patrimonial
Mala imagen Institucional Consecuencias Legales Detrimento Patrimonial
PLANEAR LA EJECUCIN EFECTIVA DE LA MISIN INSTITUCIONAL
C (MODERADO)
Operativos
Debido a las condiciones ambientales s puede ocurrir daos en las instalaciones fsicas y equipos lo que conllevara a prdidas econmicas para la institucin e interrupcin del servicio
Prdidas econmicas para la institucin. Interrupcin del servicio de educacin superior
C (MODERADO)
Operativos
Debido a que se pueden presentar eventos como incendios o terremotos pueden ocurrir accidentes y muertes en procesos de evacuacin lo que conllevara a sanciones, demandas y mala imagen institucional
sanciones, demandas y mala imagen institucional
C (MODERADO)
Estratgico
Debido a que se pueden presentar manifestaciones de inconformidad por parte de miembros de la comunidad universitaria pueden ocurrir una asonada y amotinamientolo que conllevara al cese en la prestacin del servicio.
Cese en la prestacin del servicio.
C (MODERADO)
Financieros
Debido a la Saturacin de procesos paralelos en la pgina web del macroproceso, la deficiencia en la infraestructura tecnolgica y el crecimiento de la Prestacin ineficiente de los servicios suministrados a poblacin estudiantil, puede ocurrir un colapso del travs del portial web sistema de informacin acadmica , lo que Retrazo en la entrega de informacin conllevara a la prestacin ineficiente de los Falta de credibilidad de la informacin servicios suministrados a travs del portal web, Mala Imagen institucional Retrazo en la entrega de informacin, falta de credibilidad de la informacin y mala Imagen institucional
MEJORAR EL DESEMPEO INSTITUCIONAL A TRAVS DE LA GESTIN EFICAZ, EFICIENTE Y EFECTIVA DE LOS PROCESOS INTERNOS
B (PROBABLE)
Tecnologa
Debido a la obsolescencia de la infraestructura de la red de datos y elctrica de la biblioteca pueden ocurrir dificultades en acceso a la informacin lo que llevara a subutilizacin de bases de datos y otros recursos.
Subutilizacin de bases de datos y otros recursos.
Acreditar con alta calidad de la educacin los programas acadmicos y la institucin
B (PROBABLE)
Financieros
Debido a una ausencia de cultura de lo pblico se presentan robos y mutilaciones de material bibliohemerogrfico lo que llevara a prdidas econmicas para la institucin
Prdidas econmicas para la institucin. Disminucin de recursos para los usuarios
Mejorar el desempeo institucional a travs de la gestin eficaz, eficiente y efectiva de los procesos internos
C (MODERADO)
Estratgico
Debido a factores Sociales, Econmicos, Ambientales y patrones culturales en la Comunidad Estudiantil, puede ocurrir que se aumente las adicciones, lo que generaria Prdida de credibilidad a nivel regional, nacional e internacional y mala imagn institucional
Prdida de credibilidad a nivel regional, nacional e internacional. Mala Imagn Institucional
IDENTIFICAR LOS REQUISITOS Y EXPECTATIVAS DE LA SOCIEDAD PARA OFRECER SOLUCIONES QUE LOGREN SATISFACER SUS NECESIDADES
C (MODERADO)
Operativos
Debido a la gran cantidad de informacin y la falta de confrontacin en algunos casos se puede presentar una noticia errada o fuera de tiempo lo que puede llevar a una mala imagen institucional
Mala imagen institucional
C (MODERADO)
Operativos
Debido a que no existe reglamentacin para la publicacin en pgina web y las limitaciones para publicar toda la informacin requerida se puede presentar un bajo ndice de transparencia lo que pude llevar a una mala imagen institucional
Mala imagen institucional
C (MODERADO)
Estratgico
Debido a la presencia de otras IES en la regin, el bajo presupuesto en promocin y publicidad y la falta de operacin de un plan de mercadeo institucional, se puede presentar una disminucin de la demanda por los programas y servicios de la institucin, lo que puede llevar a disminucin de ingresos institucionales.
Disminucin de la demanda por los programas y servicios de la institucin
C (MODERADO)
Estratgico
La no deteccin de informacin errnea suministrada por parte de los Macroprocesos, debido a la falta de Cultura del control en la revisin de la informacin a sumistrar, puede ocurrir que sanciones y demandas en contra de la institucin y un tanto la reportada y la recibida no sean confiables, deterioro de la imagen institucional por el reporte de lo que conllevara a posibles sanciones y demandas informacin errada en contra de la institucin y un deterioro de la imagen institucional por el reporte de informacin errada
B (PROBABLE)
Operativos
Debido a deficiencias en la infraestructura del rea y la ausencia de equipos de control del ambiente y de prevencin de incendios, pueden ocurrir prdidas o deterioro de los documentos, lo que conllevara a una prdida de la memora institucional, sanciones, reprocesos, prdidas econmicas y enfermedades ocupacionales
Prdida de la memora institucional, sanciones, reprocesos y prdidas econmicas. Enfermedades ocupacionales
B (PROBABLE)
Financieros
Debido a las demoras del ISS para el reconocimiento de pensiones de vejez y a la mala liquidacin de las mismas, puede ocurrir un incremento en el valor de las pensiones a cargo de la institucin, lo que ocasionara un desfase en el clculo del pasivo pensional.
Desfase en el clculo del pasivo pensional
B (PROBABLE)
Operativos
Debido a la deficiente planificacin acadmica puede ocurrir un crecimiento superior al proyectado, lo que ocasionara un desfase en el prespuesto aprobado para la vigencia
Desfase en el prespuesto aprobado para la vigencia
B (PROBABLE)
Financieros
Debido a los diferentes fallos y pronunciamientos de las altas cortes frente al tema de liquidacin de MEJORAR EL DESEMPEO INSTITUCIONAL A TRAVS pensiones, puede ocurrir un aumento en el nmero Congestin en la defensa de la institucin y un impacto DE LA GESTIN EFICAZ, EFICIENTE Y EFECTIVA DE LOS de demandas, lo que conllevara a una congestin en las finanzas y el pasivo pensional PROCESOS INTERNOS en la defensa de la institucin y un impacto en las finanzas y el pasivo pensional
B (PROBABLE)
Cumplimiento
Debido a que las Actividades de investigacin estn sujetas al calendario acadmico se pueden presentar demoras en la ejecucin presupuestal de los proyectos de investigacin, lo que conlleva a retrasos en el cronograma de los proyectos e incumplimiento con las entidades financiadoras externas.
Retrasos en el cronograma de los proyectos e incumplimiento con las entidades financiadoras externas.
ENFOCAR LAS INVESTIGACIONES A LAS NECESIDADES Y POTENCIALIDADES DE LA SOCIEDAD Y LA REGIN
C (MODERADO)
Operativos
Debido a que falta integracin de los sistemas de informacin, resistencia a brindar informacin, duplicidad de nmeros de identificacin de estudiantes y bases de datos con informacin incompleta, es posible que se presenten inconsistencias de los datos reportados, lo que ocasionara una mala imagen institucional y prdida de credibilidad
Mala imagen institucional . Prdida de credibilidad. Informacin errnea para toma de decisiones
B (PROBABLE)
Estratgico
Debido a que no existe una estructura organizacional actualizada y tcnicamente diseada, puede ocurrir ineficiencia en la asignacin de responsabilidades y recursos, lo que llevara a duplicidad de funciones, informalidad en la gestin de algunas unidades y falta de articulacin de los objetivos personales con las institucionales
Duplicidad de funciones, Informalidad en la gestin de algunas unidades. Falta de articulacin de los objetivos personales con los institucionales.
B (PROBABLE)
Financieros
Debido a que los procesos en los laboratorios de venta de servicios no estn estandarizados ni tienen un modelo de costos para establecer tarifas puede ocurrir que las tarifas sean inferiores a los costos de operacin lo que conllevara a prdidas econmicas en la prestacin de dichos servicios
Prdidas econmicas por servicios de laboratorios
C (MODERADO)
Estratgico
Debido a que los procesos de apoyo no estn diseados para los requerimientos de la extensin, puede ocurrir que se incumplan los contratos de venta de servicios lo que conllevara a una prdida de imagen institucional y de posibilidades de negocio
Prdida de imagen institucional y de posibilidades de negocio
A (CASI CERTEZA)
Estratgico
Debido a que la ORI no tiene reconocimiento en la estructura organizacional no se asignan recursos suficientes al Plan de internacionalizacin puede ocurrir que la universidad no sea reconocida internacionalmente en el 2015 lo que conllevara al incumplimiento de la visin institucional
Incumplimiento de la visin institucional
C (MODERADO)
Estratgico
Debido a que no existen estudios que evidencien el impacto de los egresados en el medio externo puede ocurrir una baja empleabilidad e impacto de los egresados, lo que conllevara a una pdida de imagen institucional
Prdida imagen institucional
ENFOCAR LAS INVESTIGACIONES A LAS NECESIDADES Y POTENCIALIDADES DE LA SOCIEDAD Y LA REGIN
C (MODERADO)
Financieros
Debido a que la DIAN no est reconociendo la devolucin del IVA en compras asociadas a proyectos de extensin puede ocurrir una disminucin del recaudo de ingresos previstos por este concepto, lo que conllevara a un desequilibrio financiero del presupuesto.
Desequilibrio financiero del presupuesto
B (PROBABLE)
Financieros
Debido a que la universidad ha aumentado los convenios de asesora y consultora sin revisin financiera, puede ocurrir una afectacin al flujo de caja de la institucin, lo que conllevara a dificultades de lquidez.
Dificultades de lquidez
C (MODERADO)
Financieros
Debido al crecimiento inercial de los aportes gubernamentarles, puede ocurrir un desbalance de ingresos y gastos, lo que conllevara a un desfinanciamiento de la universidad.
Desfinanciamiento de la universidad.
C (MODERADO)
Financieros
Debido a que la universidad posee activos improductivos puede ocurrir subutlizacin de recursos, lo que conllevara a desfinanciamiento para actividades misionales y sobrecostos
Desfinanciamiento para actividades misionales y sobrecostos
C (MODERADO)
Operativos
Debido a que no se publican todos los procesos de contratacin puede ocurrir un bajo nivel de transparencia, lo que conllevara a prdida de imagen institucional
prdida de imagen institucional
B (PROBABLE)
Operativos
Debido a que los registros financieros dependen del flujo de informacin de muchas reas y teniendo en cuenta que no existen un sistema en linea, puede presentarse inconsistencias en la informacin generada, lo que conllevara a toma de decisiones con informacin incompleta.
toma de decisiones con informacin incompleta.
C (MODERADO)
Financieros
Debido a que se maneja dinero en efectivo y la ulizacin de plataforma electrnica, se puede presentar hurto de los recursos, documentos o informacin, lo que conllevaria a detrimento en los ingresos de la Institucin y Mala imagn institucional
Detrimento en los ingresos de la Institucin Mala imagn Institucional
C (MODERADO)
Cumplimiento
Debido a la falta de planes y programas de capacitacin en la normatividad y desactualizacin de software y hardware, se puede presentar informacin poco confiable, lo que conllevaria a requerimientos y sanciones de entes de control.
Lentitud en los procesos Requerimientos y sanciones de entes de control
C (MODERADO)
Operativos
Debido al incumplimiento en la informacin que No se tiene la posibilidad de influir a tiempo sobre la MEJORAR EL DESEMPEO INSTITUCIONAL A TRAVS alimenta al proceso contable se generan dificultades accin, los objetivos y las decisiones de los usuarios con DE LA GESTIN EFICAZ, EFICIENTE Y EFECTIVA DE LOS que no permiten su debida depuracin y analisis. capacidad para ello. PROCESOS INTERNOS
C (MODERADO)
Tecnologa
Debido a que no se realizan con la periodicidad requerida las calibraciones y validaciones de equipos pueden ocurrir errores en los resultados de las pruebas, lo que conllevara a prdida de oportunidades de mercado y mala imagen institucional.
Prdida de oportunidades de mercado Mala imagen institucional
C (MODERADO)
ANLISIS DEL RIESGO CALIFICACIN DE LA PROBABILIDAD IMPACTO EVALUACIN
VALORA
CONCEPTO Y DESCRIPCIN
TIPO
VALOR
DESCRIPCIN
ZONA
DESCRIPCIN DE LOS CONTROLES
Posible: Podra ocurrir en algn momento.
IMPACTO FINANCIERO
3 (MODERADO)
1001 - 1500 SMMLV
A: Zona de riesgo Alta; reducir el riesgo, evitar el riesgo, compartir o tranferir.
Control de accesos en porteras
IMPACTO FINANCIERO
3 (MODERADO)
1001 - 1500 SMMLV
Plan de mantenimiento preventivo instalaciones
IMPACTO FINANCIERO
3 (MODERADO)
1001 - 1500 SMMLV
Planes de evacuacin
IMPACTO CREDIBILIDAD
4 (MAYOR)
El Departamento
E: Zona de riesgo Extrema, evitar el riesgo, reducir el riesgo, compartir o transferir.
Implementacin de controles en los accesos (solicitud carn) para evitar ingreso de personas y elementos extraos
Probable: Probablemente ocurrir en la mayora de las circunstancias.
3 (MODERADO)
La Universidad
Verificacin e implementacin semestral de los requerimientos solicitados por la Oficina de Admisiones, Registros y A: Zona de riesgo Alta; reducir el riesgo, Control Acadmico al Centro de Sistemas evitar el riesgo, compartir o tranferir. y Nuevas Tecnologas. Formulacin del calendario acadmico con las oficinas y reas implicadas.
3 (MODERADO)
La Universidad
Informe a Vicerrectora Administrativa, y A: Zona de riesgo Alta; reducir el riesgo, Centro de Sistemas y nuevas tecnologas evitar el riesgo, compartir o tranferir. sobre el estado actual de redes de datos y energa.
IMPACTO FINANCIERO
3 (MODERADO)
1001 - 1500 SMMLV
Activacin del equipo de sencibilizacin y A: Zona de riesgo Alta; reducir el riesgo, desensibilizacin de bandas de seguridad evitar el riesgo, compartir o tranferir. desde enero del 2011.
5 (CATASTROFICO)
El Sistema de Educacin Superior
Programas de Desarrollo Humano y Orientacin. Acuerdo N 010 del 22 de junio 2011. (medidas para preservar la salud y el bienestar de los miembros de la comunidad de la Universidad del Quindo y dems personas que visiten la institucin).
4 (MAYOR)
El Departamento
Revisin y cotejo de las fuentes informativas
5 (CATASTROFICO)
El Sistema de Educacin Superior
Acopiar la mayor cantidad de informacin pertinente para quienes consulten la pgina. Actualizacin constante de la pgina web.
IMPACTO FINANCIERO
4 (MAYOR)
1501 - 2000 SMMLV
Divulgar de manera clara y atractiva la oferta acadmica y el reconocimiento institucional de la Universidad.
Probable: Probablemente ocurrir en IMPACTO CONFIDENCIALIDAD la mayora de las circunstancias. DE LA INFORMACIN
2 (MENOR)
De la institucin
Certificar la informacin por parte del proveedor Revisar la Informacin reportada por los Macroprocesos
4 (MAYOR)
El Departamento
Acciones de mantenimiento peridico en el rea
IMPACTO FINANCIERO
4 (MAYOR)
1501 - 2000 SMMLV
LLevar un control trimestral de las pensiones y gestionar oportunamente ante el ISS el reconocimiento de las mismas,
IMPACTO FINANCIERO
3 (MODERADO)
1001 - 1500 SMMLV
Registro presupuestal
IMPACTO FINANCIERO
4 (MAYOR)
1501 - 2000 SMMLV
No existen controles
3 (MODERADO)
La Universidad
3 (MODERADO)
La Universidad
Implementacin ERP (Planeacin recursos empresariales) integrado con A: Zona de riesgo Alta; reducir el riesgo, sistema acadmico. evitar el riesgo, compartir o tranferir. Campaa con estudiantes para actualizacin informacin y veracidad de la misma
IMPACTO FINANCIERO
4 (MAYOR)
1501 - 2000 SMMLV
NO EXISTEN
IMPACTO FINANCIERO
3 (MODERADO)
1001 - 1500 SMMLV
A: Zona de riesgo Alta; reducir el riesgo, Gua para el clculo de costos ABC para evitar el riesgo, compartir o tranferir. pruebas de ensayo de laboratorio
Casi certeza: Se espera que ocurra en la mayora de las circunstancias.
3 (MODERADO)
La Universidad
Procedimiento documentado de administracin de convenios y contratos
4 (MAYOR)
El Departamento
4 (MAYOR)
El Departamento
Encuesta a empleadores
IMPACTO FINANCIERO
1 (INSIGNIFICANTE)
0 - 500 SMMLV
M: Zona de riesgo Moderada, asumir el riesgo, reducir el riesgo.
Para la elaboracin del presupuesto se toman histrIcos de devolucin de IVA
IMPACTO FINANCIERO
2 (MENOR)
501 - 1000 SMMLV
No hay controles
IMPACTO FINANCIERO
4 (MAYOR)
1501 - 2000 SMMLV
Presupuesto Flujo de caja
IMPACTO FINANCIERO
3 (MODERADO)
1001 - 1500 SMMLV
Procedimiento venta activos
2 (MENOR)
Una dependencia de la Universidad
Publicacin de Licitacin Pblica
2 (MENOR)
Una dependencia de la Universidad
Manual de Politcas y Procedimientos Contables
IMPACTO FINANCIERO
3 (MODERADO)
1001 - 1500 SMMLV
Pago con transferencia electrnica Caja Fuerte
Personal con el perfil adecuado para el cargo Posible: Podra ocurrir en algn momento. IMPACTO CREDIBILIDAD 3 (MODERADO) La Universidad A: Zona de riesgo Alta; reducir el riesgo, evitar el riesgo, compartir o tranferir. Capacitacin en los procesos fundamentales
4 (MAYOR)
El Departamento
Requerir y concientizar a las dependencias sobre la importancia del cumplimiento del cronograma para la preparacin de informacin definitiva establecido en el Manual de Procedimientos y Polticas Contables.
3 (MODERADO)
La Universidad
Plan de mantenimiento preventivo equipos
#N/A
#N/A
#N/A
VALORACIN DEL RIESGO EVALUACION DE LOS CONTROLES EXISTENTES
POLTICAS D
CRITERIOS DE EVALUACIN DE LOS CONTROLES
VALORACIN DEL RIESGO
ZONA
OPCIONES DE MANEJO
Los controles existentes no son efectivos
Se mantiene el resultado de la evaluacin antes de controles
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Los controles son efectivos y estn documentados.
Pasa a escala inferior (el desplazamiento depende de si el control afecta el impacto o la probabilidad).
Asumir el riesgo
Compartir o transferir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Pasa a escala inferior (el desplazamiento depende de si E: Zona de riesgo Extrema, evitar el riesgo, el control afecta el impacto o la probabilidad). reducir el riesgo, compartir o transferir.
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Se mantiene el resultado de la valuacin antes de controles
E: Zona de riesgo Extrema, evitar el riesgo, Compartir o transferir el riesgo reducir el riesgo, compartir o transferir.
Reducir el riesgo
Los controles existentes son efectivos pero no estn documentados
Cambia el resultado a una casilla inferior de la matriz de evaluacin antes de controles (el desplazamiento depende de s el control afecta el impacto o la probabilidad).
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
#N/A
POLTICAS DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS
ACCIONES PREVENTIVAS (CONTROLES)
RESPONSABLE
CRONOGRAMA
INDICADOR
MACROPROCESO
Elaborar proyecto de inversin para establecer controles electrnicos con alarmas y cmaras de vigilancia, con el fin de incluirlo en el POAI 2012
Lider del Procesos de Sistemas Supervisor
22/12/2011
Nmero de hurtos en el ao
ADMINISTRACIN CAMPUS
Incrementar acciones de mantenimiento preventivo en cubiertas y sistema de alcantarillado
Profesional Especializado Planeacin fsica Profesional Especializado Area de Mantenimiento
II semestre de 2011
M2 de cubierta con mantenimiento preventivo. # de acciones de mantenimiento preventivo en alcantarillado
Elaboracin de presupuesto para la construccin de Profesional Especializado Planeacin slidas de emergencia con el fin de incluirlo en el POAI fsica 2012
Eventual
# de presupuestos elaborados
Implementacin cmaras de seguridad en sitios vulnerables. Verificacin de seguridad en cierre de puertas de edificaciones. Aumento seguridad en Data Center
Vicerrectora administrativa Profesional Especializado Planeacin fsica Profesional Especializado Mantenimiento Profesional Especializado rea Sistemas y Nuevas Tecnologas
Diciembre de 2012
N de cmaras de seguridad instaladas / N sitios mayor vulnerabilidad N puertas verificadas o construidas / N edificios de la institucin % aumento en seguridad de las bases de datos
Evaluar la efectividad de los preregistros. Disponer ayuda externa en la pgina web para diligenciamiento de la encuesta
Jefe Oficina Asesora de Admisiones, Registros y Control Acadmico Jefe Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo Profesional Centro de Sistemas y Nuevas Tecnologas
Marzo de 2012 Permanente Evaluacin de prerregistros APOYO ACADMICO
Verificar la inclusin de recursos para actualizar red elctrica y de datos en la biblioteca
Profesional especializado Biblioteca
II semestre de 2011
Informe a vicerrectora administrativa y centro de sistemas y nuevas tecnologas
BIBLIOTECA
Sensibilizacin para usuarios sobre el uso adecuado de los recursos pblicos. Profesional especializado Biblioteca Verificacin perodica de recursos tecnolgicos
I semestre de 2012
Campaas y eventos referidos a sensibilizar a la comunidad acadmica sobre el dao que ocasiona la perdida y mutilacin del material bibliohemerogrfico
BIBLIOTECA
Formulacin y Ejecucin de proyectos estructurados sobre prevencin de adicciones. Participacin en Actividades intersectoriales y Municipales de prevencin.
Coordinador Bienestar Institucional Profesionales del Area de Bienestar
2012/06/30 Permanente
Proyecto Ejecutado Numero Actividades realizadas/Numero de Actividades programas.
BIENESTAR INSTITUCIONAL
Verificacin y confirmacin de la informacin antes de publicar las noticias.
Equipo de comunicadores de la oficina
Permanente
Nmero de noticias con informacin errnea
COMUNICACIN ESTRATGICA
Comunicado general a las dependencias para que mantengan actualizada su informacin en la pgina web. Seguimiento a la actualizacin de la pgina web
Profesional encargado de actualizacin de contenidos en la pgina web
Comunicado semestral seguimiento permanente
Nmero de actualizacion por dependencias, facultades y programas. Nmero de quejas por desactualizacin de la pagina web.
Programa "Uniquindo en tu colegio". Dinamizar la estrategia publicitaria en los diferentes medio de comunicacin
Jefe Oficina Asesora
Semestral
Nmero de visitas a los colegios. Nmero de estudiantes inscritos
Certificar la informacin por parte del proveedor; Realizar mesa de trabajo con el equipo auditor y auditados
Equipo de Trabajo Oficina de control interno
Mayo 22 de 2012 Diciembre 14 de 2012
Nmero de reportes recibidos errados / total de reportes solicitados * 100
CONTROL INTERNO
1. Intervencin del espacio fsico para control de Lder de Gestin Documental, humedades y prevencin de incendios Profesional especializado de 2. Dotacin equipos control humedad y temperatura y Planeacin y Desarrollo (Planeacin detectores de humo. Fsica), Profesional especializado de 3. Digitalizacin archivo histrico Mantenimiento, Vicerrectora Administrativa
diciembre 15 de 2012
Infraestructura reparada # equipos de control de humedad y temperatura adquiridos # de archivos digitalizados
GESTIN DOCUMENTAL
Solicitar trimestralmente al ISS la revisin de los casos pendientes de reliquidacin y de reconocimiento.
auxiliar administrativo codigo 4044 grado 21 - Patricia Eugenia Procedimiento de pensiones de Marzo 2012, junio 2012, Septiembre Rodriguez Gil, Profesional jubliacion actualizado. No. de 2012 y Diciembre 2012 Especializado Grado 18 - Natalia casos pendientes. Jaramillo Robledo
GESTIN HUMANA
Comunicacin de la Vicerrectora Acadmica a cada programa del tope asignado (en dinero y en nmero de profesores y horas ctedra) para contratacin de profesores por semestre
Vicerrectoria Academica
Enero y julio de 2012
N de comunicaciones semestrales / N de programas
GESTIN HUMANA
En las contestaciones de demandas para estos procesos, llamar en garanta al Seguro Social por la cuota parte que corresponda y al Ministerio de Hacienda.
Jefe Oficina Asesora Jurdica
Noviembre 15 de 2012
# de demandas en las que se vincula al Seguro Social y Ministerio de Hacienda
GESTIN JURIDICA
Establecer un calendario anual para las actividades de investigacin articulado al calendario acadmico
Vicerrector de Investigaciones Lider Macroproceso Financiero
6/30/2013
Calendario aprobado
INVESTIGACIONES
Integracin ERP con Academusoft
Vicerrectora Administrativa y Profesional Especializado rea Sistemas y Nuevas Tecnologas
12/30/2012
N de inconsistencias detectadas en sistemas de informacin
PLANEACIN ESTRATGICA
Diseo y aprobacin de una estructura organizacional tcnicamente diseada
Jefe Oficina Planeacin
12/21/2012
Estructura organizacional aprobada
PLANEACIN ESTRATGICA
Aplicar metodologa de costos en todos los laboratorios de extensin. Establecer nuevas tarifas de venta de servicios
Profesional Especializado Proyeccin Social Profesional Especializado costos Planeacin
Junio 30 de 2012
(# de tarifas actualizadas / Total servicios de laboratorio de la unviersidad )x 100
PROYECCIN SOCIAL
Articulacin del calendario institucional con el calendario de actividades de extensin
Profesional Especializado Proyeccin Social Equipo SIG Comit Proyeccin Social
Junio 30/2012
Procedimientos revisados y actualizados
PROYECCIN SOCIAL
Incluir la ORI en la estructura organizacional. Revisar y hacer ajuste a la visin institucional en relacin con el componente internacional
Profesional relaciones internacionales Jefe Oficina de Planeacin
Diciembre 15 de 2012
Estructura organizacional aprobada. Visin rediseada
PROYECCIN SOCIAL
Anlisis y difusin de encuestas a empleadores
Profesional especializado Egresados
Junio 30 /2012
# de informes a programas sobre resultados de encuestas / Total programas de la universidad
PROYECCIN SOCIAL
Presupuestar la devolucin de IVA segn Plan de Compras e histricos sin convenios. Establecer en el procedimiento de contratacin de consultora un control de revisin previa de las condiciones econmicas por parte del macroproceso financiero Gloria Patricia Villa M Gustavo Adolfo Rincn B Clara Ins Aristizabal Roa Gestin Jurdica Septiembre 15 de 2012 Total Recaudado por devolucin de IVA/Total Presupuestado por devolucin de IVA. GESTIN FINANCIERA
Establecer en el procedimiento de contratacin de consultora un control de revisin previo de las condiciones econmicas por parte del macroproceso financiero
Luz Elena Buitrago Jaramillo Gloria Patricia Villa Montoya Clara Ins Aristizabal Roa Gestin Jurdica
Septiembre 15 de 2012
Total de Convenios Revisados/Total de Convenios en Ejecucin
GESTIN FINANCIERA
Gestin ante gobernacin para aportes del contrato de transaccin a partir del 2012
Gestin de bonos pensionales ante Minhacienda. Revisin causas de desborde de contratacin de profesores ocasionales y catedrticos
Luz Elena Buitrago Jaramilo. Clara Ins Aristizabal Roa Orlando Salazar Salazar. Gustavo Adolfo Rincn Botero. Gloria Patricia Villa Montoya
Hasta la vigencia del del contrato de transaccin
Actividades Ralizadas/Actividades Programadas.
GESTIN FINANCIERA
Diciembre de 2012
Identificar activos improductivos
Olga Liliana Perdomo Nez.
Diciembre de 2012
Nmero de Activos Identificados.
GESTIN FINANCIERA
Publicar todos los contratos con formalidades plenas (Invitaciones Publicas y Privadas)
Carlos Arturo Ramrez Bermdez
Octubre 30/2012
Total de Contratos con Formalidades Plenas Publicados/Total de Contratos con Formalidades plenas perfeccionados.
GESTIN FINANCIERA
Adquisicin e Implementacin de un Nuevo Sofware integrado y en linea
Clara Ins Aristizabal Roa. Sonia Maria Salgado Carlos Arturo Ramrez B: Olga Liliana Perdomo Nez. Luz Elena Buitrago Jaramillo. Juan Carlos Duque Ortiz. Gloria Patricia Villa Montoya.
Segundo Semestre de 2013
ERP implentado.
GESTIN FINANCIERA
Ubicar una agencia bancaria en la universidad. Cambiar divisin modular por paredes en la Tesorera e instalar alarma
01/03/2012 Clara Ins Aristizabal Roa 30/12/2012
Agencia bancaria en servicio Adecuaciones realizadas y alarma instalada en el sitio donde funciona la Tesorera
GESTIN FINANCIERA
Presentar a Gestin Humana un plan de capacitacin con actividades concretas y cronograma con fechas aproximadas. Concluir la etapa de implementacin del Software Administrativo-Financiero.
Juan Carlos Duque Ortiz Diciembre de 2012 Gloria Patricia Villa Montoya
Capacitaciones autorizadas / Capacitaciones solicitadas
GESTIN FINANCIERA
Efectuar recordatorios sobre el cumplimiento del cronograma para la preparacin de informacin definitiva a travs de llamadas telefnicas y de ser necesario por documento escrito.
Juan Carlos Duque Ortiz Febrero de 2012 Jerminson Fonseca Gonzlez
No de recordatorios a travs de llamadas telefnicas
GESTIN FINANCIERA
Anlisis sobre la conveniencia de creacin de un laboratorio de metrologa. Determinacin equipos a calibrar
Profesional Especializado Mantenimiento de equipos
Septiembre 15 de 2012
Numero de equipos calibrados/nmero de equipos a calibrar *100
PROYECCIN SOCIAL
33
MATRIZ DE CALIFICACIN, EVALUACIN Y RESPUESTA A LOS RIESGOS PROBABILIDAD 1 (INSIGNIFICANTE)

A: Zona de riesgo Alta; reducir el riesgo, evitar el riesgo, compartir o tranferir. M: Zona de riesgo Moderada, asumir el riesgo, reducir el riesgo.
2 (MENOR)
IMPACTO 3 (MODERADO)
A (CASI CERTEZA)
A: Zona de riesgo Alta; E: Zona de riesgo reducir el riesgo, evitar Extrema, evitar el riesgo, el riesgo, compartir o reducir el riesgo, tranferir. compartir o transferir. A: Zona de riesgo Alta; reducir el riesgo, evitar el riesgo, compartir o tranferir. M: Zona de riesgo Moderada, asumir el riesgo, reducir el riesgo. A: Zona de riesgo Alta; reducir el riesgo, evitar el riesgo, compartir o tranferir. A: Zona de riesgo Alta; reducir el riesgo, evitar el riesgo, compartir o tranferir. M: Zona de riesgo Moderada, asumir el riesgo, reducir el riesgo.
B (PROBABLE)
C (MODERADO)
B: Zona de riesgo Baja, asumir el riesgo.
D (IMPROBABLE)
E (RARO)
PUESTA A LOS RIESGOS 4 (MAYOR) 5 (CATASTROFICO)
ACTO
E: Zona de riesgo E: Zona de riesgo Extrema, evitar el riesgo, Extrema, evitar el riesgo, reducir el riesgo, reducir el riesgo, compartir o transferir. compartir o transferir. E: Zona de riesgo E: Zona de riesgo Extrema, evitar el riesgo, Extrema, evitar el riesgo, reducir el riesgo, reducir el riesgo, compartir o transferir. compartir o transferir. E: Zona de riesgo E: Zona de riesgo Extrema, evitar el riesgo, Extrema, evitar el riesgo, reducir el riesgo, reducir el riesgo, compartir o transferir. compartir o transferir. A: Zona de riesgo Alta; E: Zona de riesgo reducir el riesgo, evitar Extrema, evitar el riesgo, el riesgo, compartir o reducir el riesgo, tranferir. compartir o transferir. A: Zona de riesgo Alta; reducir el riesgo, evitar el riesgo, compartir o tranferir. A: Zona de riesgo Alta; reducir el riesgo, evitar el riesgo, compartir o tranferir.

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MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL

E.PE-M.F.01 Versin: 05 Fecha: 2012/09/12 IDENTIFICACIN DEL RIESGO

FECHA DE IDENTIFICACIN (dd/mm/aaaa)

Inseguridad y desempleo en la regin

Daos en las Instalaciones fsicas

Posibilidad de incendios o terremotos

Profesional especializado Planeacin Fsica. Profesional Especializado Mantenimiento. Supervisor vigilancia.

Obsolescencia infraestructura red de datos y elctrica biblioteca.

Dificultades en acceso a recursos informacin

Ausencia cultura de lo pblico

Robos y mutilaciones de material bibliohemerogrfico

Factores Sociales, Econmicos, Ambientales y Patrones Culturales.

Aumento en las adicciones.

Exceso de informacin y falta de confrontacin de la misma

Publicacin y difusin de una noticia erronea o fuera de tiempo

Bajo indice de transparencia

Disminucin de la demanda por los programas y servicios de la institucin,

DEFICIENCIA EN LA VERACIDAD DE LA INFORMACIN

Prdidas o deterioro de los documentos

Incremento en el valor de las pensiones a cargo de la institucin

Deficiente planificiacin acadmica

Crecimiento de contratos de docentes superior a lo proyectado

Aumento de demandas para reliquidacin pensional

Auxiliar Administrativo Investigaciones Equipo SIG. Jefe de Planeacin y Desarrollo

Actividades de investigacin sujetas a calendario acadmico

Demoras en la ejecucin presupuestal de los proyectos de investigacin

Profesionales Especializado Planeacin Equipo SIG. Jefe Oficina Planeacin y Desarrollo

Inconsistencia en datos reportados

Profesionales Especializado Planeacin Equipo SIG. Jefe Oficina Planeacin y Desarrollo

Ineficiencia en la asignacin de responsabilidades y recursos

Tarifas inferiores a costos

Incumplimiento de contratos de extensin.

No ser reconocidos internacionalmente al 2015

Baja empleabilidad e impacto de los egresados en el medio

Disminucin en recaudo de ingresos

La universidad ha aumentado los convenios de asesora y consultora sin revisin financiera

Afectacin al flujo de caja

Crecimiento inercial de los aportes gubernamentarles

Desbalance de ingresos y gastos

La universidad posee activos improductivos

No todos los procesos de contratacin son publicados

Poca visibilidad en la publicacin de los Procesos de contratacin

Inexistencia de un sistema de informacin financiera y contable en Linea

Inconsistencias en la informacin generada

Manejo de Dinero en Efectivo

Hurto de los recursos, documentos o informacin

Falta de planes y programas de capacitacin de acuerdo a la necesidades de cada dependencia.

Generacin de informacin poco confiable.

Inoportunidad en la generacin de informacin contable y financiera

Errores en resultados de las pruebas de laboratorio

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

OBJETIVO INSTITUCIONAL AFECTADO

Mala imagen Institucional Consecuencias Legales Detrimento Patrimonial

PLANEAR LA EJECUCIN EFECTIVA DE LA MISIN INSTITUCIONAL

Prdidas econmicas para la institucin. Interrupcin del servicio de educacin superior

PLANEAR LA EJECUCIN EFECTIVA DE LA MISIN INSTITUCIONAL

sanciones, demandas y mala imagen institucional

PLANEAR LA EJECUCIN EFECTIVA DE LA MISIN INSTITUCIONAL

Cese en la prestacin del servicio.

PLANEAR LA EJECUCIN EFECTIVA DE LA MISIN INSTITUCIONAL

Subutilizacin de bases de datos y otros recursos.

Acreditar con alta calidad de la educacin los programas acadmicos y la institucin

Prdidas econmicas para la institucin. Disminucin de recursos para los usuarios