Manual de Orientacao e Procedimentos

MANUAL DE ORIENTAO E PROCEDIMENTOS
1. APRESENTAO A PRISMA CONSULTORIA EMPRESARIAL adaptou o presente Manual de Orientao e Procedimentos tendo como base o trabalho desenvolvido pelo SESCON-SP, durante o XVII ENCONTRO DAS EMPRESAS DE SERVIOS CONTBEIS DO ESTADO DE SO PAULO, a partir de colaboraes enviadas por diversas empresas associadas. O Manual, naturalmente, dever ser adaptado por cada empresrio, em razo das suas caractersticas prprias, perfil, atividades e outros fatores que forem julgados relevantes e passa a fazer parte do Contrato de Prestao de Servios Contbeis. Evidentemente, pela prpria abrangncia e diversidade dos assuntos, aliados dinmica da legislao e prticas comerciais contbeis, o presente trabalho ser constantemente revisado e atualizado, a fim de que as alteraes porventura ocorridas no inviabilizem sua plena utilizao. A criao de novos dispositivos legais e novas ferramentas informatizadas afetaro diretamente as rotinas aqui descritas, mais especificamente, o Sistema Pblico de Escriturao Digital SPED. Por ltimo, importante frisar que a forma e o contedo ora apresentados, so apenas as linhas gerais de cada tema, no pretendendo concluir e/ou esgotar os temas aqui tratados. As informaes aqui contidas tem como lastro a legislao vigente de forma que, todas as decises e da empresa devero ser tomadas aps minucioso estudo e corroboradas por sua assessoria jurdica, sendo estes os profissionais habilitados a dar a correta interpretao das leis. Agradecemos toda e qualquer sugesto que possa aperfeioar o presente trabalho. Prisma Consultoria Empresarial 2. DEPARTAMENTOS DA EMPRESA CONTBIL -Gesto Contbil; -Gesto de Impostos; -Gesto de RH; -Operacional Apoio; -Gesto Legal e Societria; -Protocolo. 3. COMPETNCIAS DE CADA DEPARTAMENTO GESTO CONTBIL -Organizao, contabilizao de documentos e conciliao; -Elaborao de Balancetes, Balanos e demais demonstrativos contbeis; -Livro Dirio e Livro Razo; -Elaborao da Declarao de Imposto de Renda Pessoa Jurdica e demais assuntos contbeis.
PRISMA CONSULTORIA EMPRESARIAL
GESTO DE IMPOSTOS - Escriturao das Notas Fiscais (Entrada/Sada/Servios); - Apurao de impostos (federais, estaduais e municipais); - Elaborao dos livros fiscais; -Cumprimento das demais obrigaes assessrias mensais; trimestrais, semestrais e anuais relativas aos tributos federais; estaduais, municipais e encargos sociais. GESTO DE RH - Rotina de admisses e rescises; - Procedimentos relacionados formalizao do contrato de trabalho; - Elaborao de folha de pagamento; - Apurao encargos sociais sobre folha de pagamento; - Procedimentos para fins de homologao TRCT na DRT ou no Sindicato da Categoria. Calendrio Anual de Obrigaes - RH Janeiro Contribuio sindical patronal; Contribuio previdenciria - recolhimento trimestral; Diferena 13. Salrio; Contribuio Sindical dos empregados; Mapa de Risco; PPRA; PCMSO; GFIP/SEFIP competncia 13. Fevereiro -Contribuio Sindical dos Autnomos e Profissionais Liberais; -Comprovante de Rendimentos Pagos e de Reteno. Maro -Contribuio Sindical dos Empregados Urbanos reteno; -RAIS; -DSPJ. Abril -Contribuio Sindical dos Empregados Urbanos recolhimento; -Relatrio das Atividades das Entidades Beneficentes; -Contribuio Previdenciria - recolhimento trimestral; - Declarao Anual de Ajuste IRPF. Maio -Contribuio Sindical Relao Entrega; -Entrega de Atestado de Freqncia Escolar - para fins do benefcio Salrio Famlia.
Junho No h obrigaes especficas a cumprir neste ms. Julho Contribuio Previdenciria - recolhimento trimestral. Agosto No h obrigaes especficas a cumprir neste ms. Setembro FGTS Extratos de contas vinculadas; Entrega dos extratos das contas do FGTS aos empregados. Outubro Contribuio Previdenciria - recolhimento trimestral. Novembro Dcimo terceiro salrio primeira parcela; At o dia 30.11, o empregador pagar a 1 parcela do 13o. salrio, salvo se o empregado j tenha recebido por ocasio das frias. Dezembro Dcimo terceiro salrio segunda parcela; At dia 20.12 se paga a segunda parcela do 13. Salrio, deduzindo aps o desconto dos encargos incidentes, o valor da 1 parcela. OPERACIONAL E APOIO - Realizao de diligncias externas junto aos rgos pblicos. GESTO LEGAL E SOCIETRIA -Processo de abertura, alteraes e encerramento de empresas. PROTOCOLO RECEPO -Arquivamento de documentos de clientes; -Controle interno de emisso e tramitao de documentos; -Retirada e entrega de documentos dos clientes; -Recebimento de documentao em geral relacionada s atividades econmicas dos clientes; -Atendimento telefnico e servio de fax.
CONSULTORIA a.Orientaes sobre calendrio mensal das obrigaes e tabelas prticas nos mbitos: tributrio federal, tributrio estadual, trabalhista e previdenciria conforme legislao vigente. b.Orientaes quanto ao preenchimento de notas fiscais, escrituraes dos registros fiscais de todos os livros obrigatrios preenchimento de notas, clculo de guias em atraso, informao sobre vencimento de impostos e contribuies, dvidas sobre folha de pagamento, e informaes de toda rotina operacional vinculada aos servios contratados com nossa empresa. As consultas devero ser formuladas previamente realizao das operaes e com tempo hbil para verificao das normas. Sero de exclusiva responsabilidade da empresa, todas as conseqncias advindas da no observao da presente orientao. Nota: A presente consultoria voltada para aspectos tcnicos contbeis previstos na legislao. Para a eventual contestao de normas a Empresa dever utilizar sua assessoria legal. Assessoria Atividade de apoio tcnico voltado s fiscalizaes nos mbitos federal, estadual e municipal. 4.DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS PARA A ORGANIZAO CONTBIL GESTO FISCAL 1.Notas fiscais de compras de mercadorias, matrias-primas e ativo imobilizado; 2. Notas fiscais de vendas de mercadorias e prestao de servios, faturas e notas de cobrana de qualquer natureza; 3. Os comprovantes de recolhimento dos impostos e taxas pagas devero ser enviados, original ou fotocpia, na qual seja legvel a autenticao bancria, ou deve ser anotada a data de pagamento. GESTO DE RH -Documentos e informaes para registro de empregados e elaborao da folha de pagamento; -planilhas de comisses e variveis de salrios, recibos de pagamento a autnomos contratados durante o ms, contendo todos os dados pessoais (nome, endereo, RG, CPF, PIS), para incluso na GFIP mensal e recolhimento dos encargos incidentes; -Aviso prvio e outras informaes para elaborao de rescises contratuais. GESTO CONTBIL -Extratos Bancrios: verificar a seqncia da movimentao da conta; na falta de algum extrato solicitar imediatamente o perodo faltante, ou solicitar um extrato mensal completo; -Depsito Bancrio: anexar cpia do comprovante da origem. -Avisos de Cobrana: anexar cpias das duplicatas; -Enviar todos os avisos bancrios, tais como: despesas, transferncias, aplicaes, dbitos, crditos, etc.; -Contratos de seguros, emprstimos, financiamentos, leasing, etc - enviar uma cpia do contrato e do pagamento das parcelas; -Despesas com conduo e correio: usar o vale despesas para cada item; -Despesas com refeies, gasolina, lcool, material de limpeza, brindes, conservao, manuteno, e outras pequenas despesas
somente podero ser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal ao consumidor, cupom fiscal ou nota fiscal de servios. As faturas de cartes de crdito, mesmo corporativo, sem as respectivas notas fiscais/cupons fiscais, no tero validade. imprescindvel anexar os comprovantes. Na falta destes, o valor ser considerado Distribuio de Lucros se houver ou, Pro Labore, com a incidncia dos encargos sociais. -Nos recebimentos de duplicatas por caixa, anexar cpia da mesma ao depsito ou anotar a data do recebimento no verso; Observaes: Ticket de mquinas registradoras (supermercados), comandas, oramentos, notas de controle interno, despesas particulares (scios) no devem ser enviadas, pois no possuem valor contbil. Caso sejam pagas com recursos da Empresa, sero considerados Pro Labore indireto (sujeito a encargos sociais) ou Distribuio de Lucros, se existirem reservas. 5.DOCUMENTOS LEGAIS Os documentos legais de constituio da pessoa jurdica, que devem ser arquivados em pastas prprias para apresentao a fiscalizao ou para utilizao no cumprimento de obrigaes acessrias, so os seguintes: Principais -Contrato Social, Ata de Fundao ou Estatuto Social e Atas de Assemblias Gerais; -Alteraes Contratuais; -CADESP/DECA Declarao Cadastral Secretaria da Fazenda; -CNPJ; -Inscrio na Prefeitura - CCM; Acessrios Inscrio em rgos de Fiscalizao Especficos; Termo de Opo pelo Simples Nacional; Alvars de Funcionamento; CADAN Cadastro de Annciantes. 6.DOCUMENTOS DE AFIXAO OBRIGATRIA Empresas Optantes pelo Simples Nacional Obrigaes Dispensadas A Lei Complementar 123/2006 dispensa as Microempresas e as Empresas de Pequeno Porte das seguintes obrigaes: afixao de Quadro de Trabalho em suas dependncias; anotao das frias dos empregados nos respectivos livros ou fichas de registro; empregar e matricular seus aprendizes nos cursos dos Servios Nacionais de Aprendizagem; livro intitulado Inspeo do Trabalho; e comunicar ao Ministrio do Trabalho e Emprego a concesso de frias coletivas. Nos termos da Lei Complementar 123/2006, as ME e EPP no esto dispensadas das seguintes obrigaes: (a) anotao do horrio de trabalho em registro de empregados com a indicao de acordos ou contratos coletivos caso sejam celebrados;
b) anotao da hora de entrada e sada, em registro manual, mecnico ou eletrnico, para os estabelecimentos de mais de 10 empregados; c) controle de horrio em ficha ou papeleta de servio externo. DOCUMENTOS TRABALHISTAS Nos termos da Lei Complementar 123/2006, as empresas optantes por este sistema tributrio esto obrigadas aos seguintes procedimentos: anotaes na Carteira de Trabalho e Previdncia Social (CTPS); arquivamento dos documentos comprobatrios de cumprimento das obrigaes trabalhistas e previdencirias, enquanto no prescreverem essas obrigaes; apresentao da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Servio e Informaes Previdncia Social (GFIP); apresentao das Relaes Anuais de Empregados, da Relao Anual de Informaes Sociais (RAIS) e do Cadastro-Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). DEMAIS EMPRESAS SADE PBLICA PLACA INDICATIVA DA PROIBIO DE VENDA DE CIGARROS E BEBIDAS PARA MENORES Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comercializam cigarros e bebidas TRABALHISTA Empregados Menores a) Quadro de horrio de menores - conforme modelo aprovado pela art. 14 da Portaria n. 3626/91 do MRPS b)Empresa com horrios de empregados diferentes de uma mesma seo. c) Escala de Revezamento Dever ser adotado modelo livre de escala de revezamento, ou seja, modelo de sua escolha , sendo obrigatrio nos servios que exijam trabalho aos domingos e feriados, exceto para elencos teatrais . (art. 67 da CLT e Lei 605/49) A escala de revezamento dever ser organizada mensalmente para homens e quinzenalmente para mulheres (art. 386 da CLT) d) Quadro de horrio Obrigados ao cumprimento: empregadores, exceto micro e pequenas empresas, na forma prevista na Lei Complementar 123/06. e)Acordos Coletivos Afixar cpia autenticada das convenes e dos acordos coletivos que efetuar, inclusive o acordo de
compensao de menores, que celebrado entre a empresas e o sindicato representativo da categoria. f)Segurana do Trabalho Avisos e placas referentes manuteno, armazenagem e manuseio de materiais perigosos e insalubres; instalaes eltricas; interdio de uso; construo civil; explosivos; localizao de extintores; carga mxima de equipamentos e caldeiras. CONDIES DE VENDA A PRAZO: (preo vista; taxa de juros ao ms, quando prefixada; taxa de juros ao ms que ser acrescida ao ndice pactuado, quando ps-fixado; taxa incidente de juros ao ano; multa de mora, que no poder exceder a 2%). Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e os prestadores de servios. LEGISLAO ESTADUAL a) - TRIBUTRIA CARTAZ SONEGAR CRIME Obrigados ao cumprimento: os estabelecimentos obrigados a emitir nota fiscal. b) - DEFESA DO CONSUMIDOR CARTAZ COM TELEFONES E ENDEREOS DE RGOS (POLCIA CIVIL, PROCON e IPEM) Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de prestao de servios. Todos os estabelecimentos industriais, comerciais e de prestao de servios devero manter em local visvel e acessvel, pelo menos um exemplar atualizado do Cdigo de Defesa do Consumidor. c).FISCALIZAO SANITRIA CARTAZ DE INDICAO DO RGO SANITRIO DE FISCALIZAO Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gneros alimentcios, abertos presena do pblico, fiscalizados pela Secretaria de Estado da Sade, diretamente ou por rgo delegado. OBSERVAES: Os produtos expostos ao pblico na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter seus preos obrigatoriamente afixados no prprio produto, de forma visvel ao consumidor, bem como prazo de validade dos produtos. 7 RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO PESSOAL 7.1 Cuidados Especiais O cumprimento das obrigaes trabalhistas e o recolhimento dos encargos sociais requerem especial ateno, seja pela peculiar condio da relao entre a empresa e seus empregados, ou pela exigidade de prazos para a execuo das muitas rotinas envolvidas, aliadas s severas multas quando de sua no observncia. Recomendamos que todos os documentos sejam arquivados de forma individual, para facilitar o atendimento de solicitaes tanto por parte da fiscalizao como por parte de ex funcionrios, no caso de aposentadoria
ou, pela assessoria jurdica, no caso de demandas judiciais.Os relatrios de folha de pagamento, encargos sociais e guias de recolhimento devem ser arquivados em pastas individuais, assim como, cada funcionrio dever ter o seu pronturio com todos os recibos de pagamento, comunicados, atestados, etc. Alm da Consolidao das Leis Trabalhistas outras normas jurdicas norteiam a relao empregatcia tais como normas coletivas, regulamentos internos e legislaes esparsas. Tais consideraes expressadas neste referido manual no esgotam o assunto. 7.2 Procedimentos de rotinas de pessoal: Admisso de Funcionrios A legislao estabelece prazo de 48 horas para que seja procedido ao registro do empregado. Deve-se evitar, sempre que possvel, a contratao ou demisso no perodo em que a folha de pagamento esteja sendo processada, ou seja, aps o dia 20 de cada ms. Documentos Para a Admisso -CTPS - Carteira de Trabalho e da Previdncia Social (original) -Ficha de Admisso; -Atestado do Exame Mdico Admissional; -1 Foto 3X4; -Cpia da cdula de identidade (RG); -Cpia do Carto de Identificao do Contribuinte (CPF); -Cpia do Ttulo de Eleitor; -Cpia da Carteira Nacional de Habilitao (CNH)- para os motoristas; -Cpia Certificada de Alistamento Militar ou Reservista; -Cpia da Certido de Casamento; -Cpia das certides de nascimento dos filhos e dependentes; -Cpia do Carto de vacinao - filhos menores de 14 anos; (apresentao de atestados de freqncia escolar); -Relao de dependentes identificados pelo nome, grau de parentesco e idade; Na Ficha de Admisso devero constar os principais dados do empregado, tais como: nome, endereo, estado civil, funo, salrio (por ms, hora ou tarefa) e horrio de trabalho. As cpias de documentos fornecidas devero ser devolvidas ao empregado, aps sua utilizao, no prazo mximo de 5 (cinco) dias, tendo em vista ser crime a reteno de documentos, ainda que sob a forma de cpia (Lei 5553/68). A CTPS deve ser devolvida em, no mximo, 48 horas. (art. 29 da CLT ) Informaes adicionais podero ser solicitadas. 7.3 Contrato de Experincia O contrato de experincia pode ser prorrogado uma nica vez, com durao mxima de noventa dias. Para admisses - com perodo de experincia - observar quanto rotina de anotaes nos devidos documentos trabalhistas (ficha de registro CTPS). Alerte-se que se no houver interesse na continuidade do empregado, o contrato de experincia no pode superar a data limite, sob pena de ser considerado um contrato por prazo indeterminado, surgindo novamente a necessidade da concesso de aviso-prvio e do pagamento da multa do FGTS para a resciso contratual. Caso o trmino do contrato ocorra em dia no til, a comunicao da resciso dever ser antecipada e o pagamento dever ocorrer no 1 dia til, subsequente ao da resciso.
7.4 Resciso do Contrato de Trabalho Aviso Prvio O aviso prvio dever ser concedido pela parte que provoca a resciso do contrato de trabalho e tem a durao mnima de 30 dias. Durante o aviso prvio, caso a resciso tenha sido promovida pelo empregador, o horrio normal do empregado ser reduzido de duas horas dirias, podendo a reduo ser convertida em ausncias de sete dias corridos. (art. 488 da CLT). Quando a resciso for promovida pelo empregado e o mesmo no conceder o aviso prvio ao empregador, este poder descontar os salrios correspondentes ao prazo respectivo. O prazo para a quitao e homologao o primeiro dia til aps o trmino do aviso prvio trabalhado. Caso o aviso prvio seja indenizado, o prazo passa a ser o dcimo dia, contado a partir da comunicao da dispensa. Nos casos de empregados com mais de 1 ano de servio na empresa haver necessidade de homologao no sindicato da categoria profissional do trabalhador ou no Ministrio do Trabalho, observando os preceitos da IN 3 /02 SRT da SRT Na elaborao do Termo de Resciso de Contrato de Trabalho, as verbas rescisrias devero obedecer legislao trabalhista e a Conveno Coletiva da categoria, a qual poder conceder benefcios adicionais por idade, tempo de servio, dentre outras. Documentos Necessrios Empregados com mais de 1 (um) ano: -Termo de Resciso de Contrato de Trabalho; -Demonstrativo de clculo de mdias, se houverem; -Comprovante de depsito bancrio ao ex- empregado no valor das verbas rescisrias; -CTPS - Carteira de Trabalho e Previdncia Social atualizada; -Livro ou Ficha de Registro de Empregados; -Comprovante de Aviso Prvio; -CD/SD - Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro desemprego; -Comprovante do recolhimento da multa do FGTS; -Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador); -Demonstrativo de clculo da multa do FGTS; -Chave do Conectividade Social; -Atestado Mdico Demissional; -06 ltimas guias do FGTS GFIP; -GRFF; -GRCU - contribuies sindicais; -Carta de Preposio. -Conveno Coletiva da categoria. OUTROS DOCUMENTOS PODERO SE SOLICITADOS PELA FISCALIZAO. Procedimentos Especiais Modalidade de Resciso: Dispensa Sem Justa Da Indenizao Adicional
Na ocorrncia da dispensa sem justa causa trinta dias que antecedem a data-base da categoria, a Lei 7238/84 estabelece uma indenizao adicional correspondente ao salrio mensal no valor devido na data da comunicao da demisso, integrado pelos adicionais legais ou convencionados, ligados unidade de tempo (ms), no sendo computvel a gratificao natalina. (Res. 15/l985, DJ 09. 12. l985). Normas Coletivas Para elaborao de o TRCT necessrio verificar clusulas sociais e econmicas do instrumento coletivo da categoria para fins de resciso de contrato de trabalho. 7.5.FRIAS 7.5.1. Frias Individuais A cada perodo de 12 meses o trabalhador tem direito a 30 dias de frias individuais, sem prejuzo de sua remunerao. O art.7, Inciso XVII da Constituio Federal de 1988 assegura o pagamento do abono constitucional sobre o valor da remunerao. Ser facultado ao empregado converter 1/3 do perodo de frias a que tiver direito em abono pecunirio, no valor da remunerao que lhe seria devida nos dias correspondentes. O abono pecunirio dever ser requerido at 15 dias antes do trminodo perodo aquisitivo. O abono pecunirio no ser devido para contratos a tempo parcial. 7.5.2 Concesso As frias sero concedidas por ato do empregador, em um s perodo nos 12 (doze) meses subseqentes data em que o empregado tiver adquirido o direito. A poca da concesso das frias ser prerrogativa do empregador. Membros de uma famlia, que trabalharem no mesmo estabelecimento ou empresa, tero direito a gozar de frias no mesmo perodo, se assim o desejarem e se disto no resultar prejuzo para o servio. Aos menores de 18 (dezoito) anos e aos maiores de 50 (cinqenta) anos de idade , as frias sero sempre concedidas de uma s vez. A Empresa no poder permitir o vencimento do segundo perodo aquisitivo de frias, sem a devida concesso, sob pena de pagamento em dobro do respectivo valor. 7.5.3 Comunicao e Anotao As frias devero ser comunicadas por escrito ao empregado com antecedncia mnima de trinta dias. O empregado no poder entrar em gozo das frias sem que apresente ao empregador sua CTPS para que seja anotada a respectiva concesso. A concesso das frias ser igualmente, anotada nos livros ou nas fichas de registro dos empregados. 7.5.4 Pagamento O pagamento das frias dever ser efetuado at 2 (dois) dias antes do incio do respectivo perodo. A no obedincia desta regra poder acarretar o pagamento das frias em dobro, mesmo que no tenha ocorrido o vencimento do 2 perodo aquisitivo.
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7.5.5 Perda do Direito No ter direito s frias o empregado que no curso do perodo aquisitivo permanecer em licena remunerada por mais de 30 dias ou tiver sido afastado pela Previdncia Social por mais de 6 (seis) meses, ainda que descontnuos. Haver reduo da durao das frias quando houver mais de cinco faltas injustificadas durante o perodo aquisitivo. 7.5.6 Frias Coletivas Podero ser concedidas frias coletivas a todos os empregados de uma empresa ou de determinados estabelecimentos ou setores da empresa. Podero ser gozadas em dois perodos anuais, desde que seja inferior a 10 (dez) dias corridos. O empregador comunicar ao rgo local do Ministrio do Trabalho, com a antecedncia mnima de 15 (quinze) dias as datas de incio e fim das frias, precisando quais os estabelecimentos ou setores abrangido pela medida. 7.6.HORRIO DE TRABALHO 7.6.1 Durao Jornada de Trabalho Jornada de trabalho o nmero de horas dirias em que o empregado fica disposio do empregador. Legalmente, a jornada de trabalho no pode ultrapassar 8 horas dirias nem 44 semanais, podendo o contrato de trabalho fixar jornadas inferiores (art. 58 da CLT e inc. XIII do art. 7 da Constituio Federal). Para os turnos de trabalho considerados contnuos, a Constituio Federal limitou a jornada de trabalho em 6 horas dirias. Para determinados trabalhos, a exemplo: telefonista, ascensoristas, digitadores a legislao trabalhista determina jornadas de trabalho especiais. Os limites da jornada de trabalho baseiam-se no princpio da resistncia fsica e psicolgica do ser humano. As jornadas de 8 horas fundamentam-se em que, tendo o dia 24 horas, 8 so para repouso, 8 para o lazer e convvio familiar e 8 para o trabalho. 7.6.2. Prorrogao da Jornada A prorrogao ocorre quando a jornada de trabalho, diria ou semanal, ultrapassar os limites estabelecidos. Para efeito de pagamento, a hora-extra equivale ao valor da hora mensal com acrscimo de 50%, no mnimo quando realizada em dias normais, e 100%, nos domingos e feriados. Acordo ou conveno coletiva de trabalho dever constar, obrigatoriamente, a importncia da remunerao da hora suplementar, que ser, pelo menos, 50% (cinqenta por cento) superior da hora normal. (art. 59, 2. da CLT). As horas extras habituais integram a remunerao do repouso semanal remunerado, calculadas pela sua mdia. Consoante legislao vigente as horas extras no podem ultrapassar o limite de duas horas dirias, salvo para atender necessidade absoluta do servio, como servios inadiveis. Neste caso o Ministrio do Trabalho e Emprego, por meio de suas Delegacias Regionais (DRTs), deve ser comunicado no prazo de 10 dias. O art. 61 e seus pargrafos da CLT determinam que, em casos de necessidade imperiosa ou de fora maior (ex.: inundao, incndio, etc.), a remunerao da hora-extra seja feita sem acrscimo, podendo a prorrogao, nessa hiptese, ultrapassar o limite legal. A supresso, pelo empregador, do servio suplementar prestado com habitualidade, durante pelo menos
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um ano, assegura ao empregado o direito indenizao correspondente ao valor de um ms das horas suprimidas para cada ano ou frao igual ou superior a seis meses de prestao de servio acima da jornada normal. O clculo observar a mdia das horas suplementares efetivamente trabalhadas nos ltimos 12 meses, multiplicada pelo valor da hora extra do dia da supresso. (Smula n 291 do TST). 7.6.3 Compensao de Horas As horas que excedam a carga horria normal, diria ou semanal, podero se compensadas, com diminuio de horas de trabalho em outro dia, sem que seja necessrio o pagamento de adicional de horas extras. 7.6.4 Compensao Semanal Ocorre quando o empregado trabalha mais de 8 horas em determinado dia da semana, compensando com a diminuio das horas de trabalho em outro dia nos termos do pargrafo 2 do art. 59 da CLT; Poder ocorrer a compensao habitual, isto , todas as semanas ou em determinadas semanas do ms. Para que realize a referida compensao ser necessrio acordo escrito entre empregado e empregador. 7.6.5. Compensao de dias Intermedirios a Feriados Esta compensao ocorre nos casos em que a empresa estabelece fins de semana prolongados, quando feriados recaem em teras ou quintas-feiras, sendo as segundas ou sextas-feiras compensadas. Os critrios para esse tipo de compensao so estabelecidos pelo empregador. Para a implantao do critrio de compensao faz necessrio o empregador providenciar comunicao interna. Os empregados que, por necessidade do servio, trabalham nesses dias no iro compens-los. 7.6.6 A Jornada de Trabalho quanto profisso A legislao estabelece jornadas especiais para ferrovirios, mdicos, telefonistas, jornalistas, bancrios, cabineiros de elevadores, etc. 7.6.7 Carto de Ponto - controle Da obrigatoriedade Nos estabelecimentos que contarem com mais de 10 empregados, ser obrigatrio a marcao da hora de entrada e sada. - A marcao de ponto pode ser: - mecnico - eletrnico - manuscrito Pessoas excludas do ponto: - aquelas que exercem cargo de confiana; - aquelas que trabalhem em servios externos no sujeitos ao horrio; Dos servios externos Quando o trabalho for executado integralmente fora do estabelecimento, a marcao da jornada ser efetuada em ficha ou papeleta de servio externo que ficar em poder do empregado. (3 art. 74 da CLT).
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O empregado que exerce suas funes interna e externamente, em determinados dias da semana, entende-se que dever utilizar alm do controle da jornada de norma de trabalho, a papeleta de servio externo. 7.6.8 Quadro de Horrios O art. 433 da CLT estabelece que a empresa dever afixar em local visvel e com caracteres facilmente legveis o quadro de horrio de trabalho dos menores. 7.6.9 Dispensa do Quadro de Horrio O art. 13 da Portaria 3626/91, dispensa o quadro do horrio s empresas que adotarem os registros mecnicos, manuais, ou eletrnicos individualizados contendo o horrio de trabalho (entrada, sada e intervalo para descanso ou refeio). 7.6.10 Modelo do Quadro de Horrio Permanece o modelo de quadro de horrio aprovado pela Portaria 576/41 MTE. 7.6.11 Ocorrncias a serem apontadas no carto de ponto - horas normais de trabalho; - horas extraordinrias; - atrasos; - faltas (justificadas e injustificadas); - horas noturnas de trabalho. 7.6.12 O Carto de Ponto deve conter no cabealho: - nome do empregado; - horrio de entrada; - intervalo para descanso ou refeio; - horrio de sada. 7.6.13 Autenticao do Ponto Carto de Ponto Mecnico Declarao do empregado confirmando sua freqncia constante no carto de ponto. 7.6.14 Carto de Ponto Eletrnico Declarao feita na copia do extrato mensal emitido pelo computador. 7.6.15 Carto de Ponto Registro Manuscrito necessrio que o empregado rubrique, todos os dias, no final de sua jornada a anotao constante dos horrios de trabalho. 7.6.16 Rasura Toda rasura ou erros devem ser acompanhados de memorando explicativo do empregado.
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7.6.17 Guarda do Carto de Ponto Carto ou livro de ponto devera ficar arquivado por um perodo de sete anos. A durao normal da jornada de trabalho no dever ser superior a 8 horas dirias, se no fixado outro limite inferior no contrato de trabalho, salvo se houver acordo para prorrogao ou compensao. 7.6.18 Trabalho Noturno Trabalho noturno a jornada de trabalho das 22:00h as 05:00h do dia seguinte. A hora do trabalho noturno ser o equivalente a 52 minutos e 30 segundos. A hora noturna remunerada com adicional de 20% sobre a hora normal. 7.6.19 Intervalo para repouso e alimentao No excedendo de seis horas o trabalho, ser entretanto, obrigatrio um intervalo de quinze minutos quando a durao ultrapassarm quatro horas. 7.6.20 Intervalo entre jornadas O intervalo entre as jornadas de trabalho no pode ser inferior a 11:00 horas. 7.7. BANCO DE HORAS O sistema do Banco de Horas - tem como objetivo reduzir o custo na folha de pagamento pelas horas extras efetuadas. Este sistema possibilita que estas horas extras possam utilizadas na reduo da jornada de trabalho em outra poca. 7.7.1 Da prorrogao e compensao A jornada legal de trabalho poder ser prorrogada at duas horas dirias. Na ocorrncia de aumento da jornada diria de trabalho (limite mximo de duas horas) a compensao consistir na supresso horas de trabalho em outros dias da semana. A compensao de horas de trabalho poder abranger a todos os empregados, respeitados as condies legislativas que regem os empregados menores. 7.7.2 Instituio do Banco de Horas Para criao do Banco de Horas ser necessrio estabelecer acordo ou conveno coletiva , estabelecendo condies: 1. A quantidade mxima de horas que poder ser compensada, o perodo de tempo em que elas podero ser acumuladas. 2. A forma de pagamento no caso de no ocorrer compensao como tambm o pagamento dos reflexos e integraes (frias , 13 sal., DSR) No havendo previso na conveno coletiva poder ser realizado celebrado acordo coletivo, com assistncia do sindicato da categoria dos empregados. A partir da assinatura do acordo, no prazo de 08 dias, empresa dever depositar, na Delegacia Regional do Trabalho, para fins de registro e arquivamento.
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Uma das vias autenticadas pela DRT dever ser fixada no estabelecimento rea de fcil acesso para fins de fiscalizao trabalhista. O acordo coletivo entrar em vigor, aps 3 dias da data via entregue DRT e ter durao mxima de dois anos. 7.7.3 Rotinas de registro Com a celebrao do acordo de compensao de horas de trabalho, a empresa dever providenciar a os registros nas fichas ou livros de registros. 7.7.4 Limite de horas Pelos dispositivos legais a jornada no poder ultrapassar a 10 horas dirias, portanto no poder haver excesso de duas horas extras 7.8.REPOUSO SEMANAL REMUNERADO A cada semana completa de trabalho, isto , sem faltas ou atrasos, o empregado tem direito a um repouso remunerado, comumente chamado de DSR (Lei n 605/49 e Decreto n 27.048/49). So requisitos para a concesso do DSR: - descanso consecutivo de, no mnimo, 24 horas; - uma vez por semana, de preferncia aos domingos; - os feriados so considerados tambm descanso semanal remunerado e recebem o mesmo tratamento. No sendo possvel, a concesso do descanso semanal aos domingos, esse dever ser compensado em outro dia da semana. No clculo do salrio do empregado mensalista j est embutido o valor do repouso. Assim, sendo em caso de no-cumprimento integral da jornada semanal de trabalho, o empregador pode descontar de seu empregado um dia de trabalho, a ttulo de DSR. No concedendo o repouso remunerado, o empregador obrigado a remuner-lo. 7.9.ESCALA DE REVEZAMENTO Devido s exigncias tcnicas das atividades da empresa, necessria a execuo dos servios seja realizado nos dias de repouso, garantindo a devida remunerao. Nos servios que exijam trabalho ao domingos ser estabelecida uma escala de revezamento, mensalmente organizada e constando de quadro sujeito fiscalizao. 7.9.1 Faltas e Atrasos Faltas e atrasos so ausncias do empregado ao servio. Faltas so ausncias por um dia inteiro ou mais de trabalho. Atrasos so ausncias do trabalho por algum tempo. As sadas antecipadas recebem o mesmo tratamento dos atrasos. 7.9.2 Ausncias Legais As ausncias legais so aquelas que a lei ou norma coletiva determina que o empregador pague ao seu empregado o correspondente ao perodo em que este faltou. As principais ausncias legais so aquelas previstas no art. 473 da CLT.
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7.9.3 Justificadas So ausncias que tm o seu valor descontado do salrio do empregado, embora no acarretem desconto do DSR. Essas ausncias no repercutem nas frias, nem na avaliao e desempenho. O critrio de justificao deve basear-se em motivo justo para o no comparecimento ao trabalho, mas que poderia ser evitado. 7.9.4 Injustificadas So aquelas que, alm do desconto do salrio correspondente, acarretam o desconto do DSR, interferindo em frias e influenciando na avaliao do funcionrio. O motivo injusto para o no compadecimento aquele que no impediria o comparecimento do empregado ao servio. importante estar atento para os conceitos acima, pois o empregado que se ausentou do servio e recebeu o pagamento do perodo correspondente ausncia, ou que, no tendo recebido salrio, recebeu o DSR da semana em que ocorreu a ausncia, no pode, por essa ausncia, ser punido com advertncia, suspenso ou dispensa, nem ver diminudo seu perodo de frias. 7.10 REMUNERAO 7.10.1 Pagamento dos salrios A periodicidade do pagamento de salrios no pode ser superior a 1 ms, devendo ser efetuado at o 5. dia til do ms subseqente ao vencido. Note-se que para determinao do 5. Dia til, dever ser includo o Sbado como dia trabalhado, conforme determina a legislao trabalhista. 7.10.2 Adiantamento Salarial O adiantamento salarial a forma utilizada pelo empregador, por liberalidade ou por cumprimento de acordo ou conveno coletiva de trabalho, em que ocorre o pagamento antecipado de parte do salrio do empregado, que ser deduzida quando do pagamento do salrio mensal. 7.10.3 Verbas que integram a remunerao. Dos elementos que compem a remunerao, o salrio a importncia fixa efetivamente paga ao empregado. O salrio pode ser fixado por ms, dia, hora ou tarefa, caracterizando assim a condio de empregado mensalista, diarista, horista ou tarefeiro. Remunerao toda importncia paga pelo empregador ao seu empregado como contraprestao do trabalho (art. 457 a 467 da CLT). Principais parcelas que compem a remunerao: - salrio; - adicionais; - abonos; - gratificaes; - prmios ou comisses; - salrio utilidade, in-natura ou em espcie; - gorjetas.
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7.10.4 Da Equiparao salarial Sendo idntica a funo a todo trabalho de igual valor, prestado ao mesmo empregador, na mesma localidade, corresponder igual salrio, sem distino de sexo, nacionalidade ou idade. 7.10.5 Da reduo salarial A legislao trabalhista assegura proteo aos salrios em diversos aspectos, como por exemplo: a).salrio irredutvel, ou seja, enquanto o empregado estiver prestando servios a um mesmo empresrio, num mesmo contrato de trabalho, seu salrio no poder sofrer qualquer reduo, salvo o disposto em conveno ou acordo coletivo. CF art. 7. VI; b) nas hipteses de falncia ou concordata do empregador , subsiste a este a obrigatoriedade de pagamento de salrios - (art. 449 CLT ); c) o salrio impenhorvel, com exceo para o pagamento de penso alimentcia; d) o salrio irrenuncivel, ou seja, qualquer acordo realizado entre empregador e empregado onde este ltimo renuncia ao pagamento de seu salrio, considerado nulo - CLT, art. 9. 7.10.6 Do aumento salarial. O aumento salarial ocorrer a cada 12 meses. Qualquer aumento concedido pela empresa em intervalo inferior ser considerado como espontneo e o aumento legal dever ser calculado sobre esta nova base. A legislao trabalhista, assim como diversas entidades sindicais, no reconhecem a figura da antecipao de dissdio. Ficar a critrio de cada empresa a concesso ou no de reajustes fora da data base. 7.11. PROTEO MATERNIDADE No constituir justo motivo para resciso de contrato de trabalho da mulher o fato de haver contrado matrimnio ou de encontrar-se grvida. A empregada gestante tem direito licena maternidade de 120 dias, sem prejuzo do emprego e do salrio 7.11.1 Empregada - adotante A empregada que adotar ou obtiver guarda judicial para fins de adoo de criana ser concedida licenamaternidade .(art. 392 da CLT). No caso de adoo ou guarda judicial de criana at 1 (um) ano de idade, o perodo de licena ser de 120 (cento e vinte) dias. No caso de adoo ou guarda judicial de criana a partir de 1 (um) ano at 4 (quatro) anos de idade, o perodo de licena ser de 60 (sessenta) dias. No caso de adoo ou guarda judicial de criana a partir de 4 (quatro) anos at 8 (oito) anos de idade, o perodo de licena ser de 30 (trinta) dias. A licena-maternidade s ser concedida mediante apresentao do termo judicial de guarda adotante ou guardi. 7.11.2. VALE TRANSPORTE Trata se de benefcio que o empregador , pessoa fsica ou jurdica, antecipar ao empregado para utilizao efetiva em despesas de deslocamento residncia - trabalho e viceversa , atravs do sistema de transporte
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coletivo publico , urbano ou intermunicipal e interestadual com caractersticas semelhantes interestadual com caractersticas semelhantes aos urbanos, geridos diretamente ou mediante concesso ou permisso de linhas regulares. devido aos trabalhadores em geral. custeado pelo empregador na parcela que excede a 6% do salrio do empregado. Sua aquisio deve ser comprovada atravs de recibo emitido pelas empresas autorizadas venda deste. So beneficirios do vale transporte os trabalhadores em geral e os servidores pblicos federais, tais como: a) os empregados celetista; b) empregados domsticos, c) os trabalhadores de empresas do trabalho temporrio; d) dos empregados em domiclio; e) empregados do sub-empreteiro, em relao a esta e ao empreiteiro principal; f) atletas profissionais; g) servidores da Unio, do Estado, Distrito Federal, Territrios e suas autarquias, qualquer que seja o regime jurdico, a forma de remunerao e prestao. 7.12. GRATIFICAO NATALINA 7.12.1 Normas Gerais A gratificao Natal tambm chamado 13. Salrio devido a todo empregado urbano, rural ou domstico, bem como tambm aos trabalhadores avulsos, independentemente da remunerao por estes percebida. A gratificao corresponder a um doze avos da remunerao devida em dezembro, por ms de servio, do ano correspondente. A frao igual ou superior a quinze dias de trabalho ser havida como ms integral para efeito de clculo da percepo do um doze avos da remunerao de dezembro. O 13 Salrio dever ser pago em duas parcelas, sendo a primeira entre os meses de fevereiro e novembro de cada ano , e a segunda at 20 de dezembro. 7.12.2 Antecipao por ocasio da concesso de frias A primeira parcela do dcimo terceiro salrio poder ser paga por ocasio da concesso das frias, sempre que o empregado assim o solicitar at 31 de janeiro do ano a que se refere. 7.12.3 Prazo para Pagamento Se a primeira parcela no for paga juntamente com a remunerao das frias, a mesma dever ser quitada at o dia 30 de novembro do ano correspondente. O saldo, ou seja, a segunda parcela dever ser paga at o dia 20 de dezembro do respectivo ano. 7.13. FISCALIZAO As empresas esto obrigadas a cumprir uma srie de obrigaes, que so comprovadas atravs de documentos. Estes documentos, sempre que exigidos, devem ser exibidos fiscalizao do trabalho e da previdncia social. As empresas que no cumprirem as obrigaes trabalhistas, previdencirias e as relativas ao FGTS esto sujeitas s penalidades previstas na legislao.
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7.13.1 Acesso da Fiscalizao A prerrogativa do Auditor Fiscal do Trabalho de ter livre acesso a todas as dependncias dos estabelecimentos sujeitos ao regime da legislao trabalhista compreende no s o direito de ingressara mas tambm de permanecer no local para fins de ao de fiscalizao. 7.13.2 Normas Regulamentadoras As empresas de acordo com normas do Ministrio do trabalho, esto obrigadas a manter os servios, os locais de trabalho e suas instalaes de modo a no ocasionar perigo vida e sade do empregado. Dentre as principais normas regulamentadoras cumpre-se destacar: PCMSO Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional; PPRA Programa de Preveno de Riscos Ambientais; CIPA Comisso Interna de Preveno de Acidentes; EPI Equipamentos de Proteo Individual;
8.PREVIDENCIAL SOCIAL 8.1 Do Contribuinte Individual De acordo com o Regulamento da Previdncia Social, aprovado pelo Decreto n 3.048/99, art. 9, com redao dada pelos Decretos n 3.265/99 e n 4.032/01 e novo entendimento dado pela IN SRP n 03/2005, so segurados obrigatrios da previdncia social, na qualidade de contribuinte individual. 8.2 Atividades urbanas a) a pessoa fsica que exerce, por conta prpria, atividade econmica de natureza urbana, com fins lucrativos ou no; b) quem presta servio de natureza urbana ou rural, em carter eventual, a uma ou mais empresas, sem relao de emprego; c) o mdico residente contratado na forma da Lei n 6.932 de 1981, alterada pela Lei n 8.138 de 1990; d) o condutor autnomo de veculo rodovirio, assim considerado o que exerce atividade profissional sem vnculo empregatcio, quando proprietrio do imvel, co-proprietrio ou promitente comprador de um s veculo; e) os auxiliares de condutor autnomo de veculos rodovirios, no mximo de dois, conforme previsto no art. 1 da Lei 6.094 de 30 de agosto de 1974, que exercem atividade profissional em automvel cedido em regime de colaborao; f) o comerciante ambulante que, pessoalmente, por conta prpria e a seu risco, exerce pequena atividade comercial em via pblica ou de porta em porta, nos termos da Lei n 6.586 de 6 de novembro de 1978; g)o diarista, assim entendida a pessoa fsica que, por conta prpria, presta servios de natureza no contnua pessoa, famlia ou entidade familiar, no mbito residencial desta, em atividades sem fins lucrativos; h)o pequeno feirante que compra para revenda produtos hortifrutigranjeiros ou assemelhados; i) a pessoa fsica que habitualmente edifica obra de construo civil com fins lucrativos; j) o incorporador de que trata o art. 29 da Lei n 4.591 de 16 de dezembro de 1964; e k) o bolsista da Fundao Habitacional do Exrcito contratado em conformidade com a Lei n 6.855 de 18 de novembro de 1980.
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8.2.1 Scios, associados, diretores e dirigentes e em geral a) o titular de firma individual urbana ou rural; b) o diretor no empregado e o membro de conselho de administrao na sociedade annima que, participando ou no do risco econmico do empreendimento, seja eleito por assemblia geral dos acionistas, para cargo de direo de sociedade annima, desde que no mantidas as caractersticas inerentes relao de emprego; c) todos os scios, nas sociedades em nome coletivo e de capital e indstria; d) o scio gerente e o scio cotista que recebam remunerao decorrente de seu trabalho na empresa e o administrador no scio e no empregado na sociedade limitada, urbana ou rural, conforme definido na Lei n 10.406, de 10 de janeiro de 2002; e) o associado eleito para cargo de direo em cooperativa, associao ou entidade de qualquer natureza ou finalidade, bem como o sndico ou administrador eleito para exercer atividade de direo condominial, desde que recebam remunerao; f) o administrador, exceto o servidor pblico vinculado a regime prprio da previdncia social, nomeado pelo poder pblico para o exerccio do cargo de administrao em fundao pblica de direito privado; g) o sndico da massa falida e o comissrio de concordata, quando remunerados; h) o membro do conselho fiscal de sociedade ou entidade de qualquer natureza, desde que remunerado; i) o membro do conselho tutelar de que trata o art. 132 da Lei n 8.069 de 13 de julho de 1990, quando remunerado; j) o interventor, o liquidante, o administrador especial e o diretor fiscal de instituio financeira; k)o trabalhador associado cooperativa de trabalho, que, nesta condio, presta servios a empresas ou pessoas fsicas, mediante remunerao ajustada ao trabalho executado; e l) o trabalhador associado cooperativa de produo, que, nesta condio, presta servios cooperativa, mediante remunerao ajustada ao trabalho executado. 8.3 Tributao Previdenciria - Simples Nacional Por meio da Instruo Normativa RFB n 761/2007, novas alteraes da Instruo Normativa MPS/SRP n 03 de julho de 2005, em relao s normas gerais de tributao previdenciria e de arrecadao de contribuies das microempresas ou empresas de pequeno porte optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadao de Tributos e Contribuies devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional). Desta forma a Instruo Normativa MPS/SRP n 03/2005 passa a vigorar com as regras a seguir. 8.3.1 Empresas optantes pelo Simples Nacional Nos termos do artigos 13 e 18 da Lei Complementar n 123/2006, em substituio s contribuies de que trata o art. 22 da Lei n 8.212/1991 a microempresa (ME) e a empresa de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional contribuem na forma estabelecida a seguir elencadas: a) 20% sobre o total das remuneraes pagas, devidas ou creditadas a qualquer ttulo, durante o ms, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos que lhe prestem servios, destinadas a retribuir o trabalho, qualquer que seja a sua forma, inclusive as gorjetas, os ganhos habituais sob a forma de utilidades e os adiantamentos decorrentes de reajuste salarial, quer pelos servios efetivamente prestados, quer pelo tempo disposio do empregador ou tomador de servios, nos termos da lei ou do contrato ou, ainda, de conveno ou acordo coletivo de trabalho ou sentena normativa, caso estejam relacionadas no anexo IV; b) 20% sobre o total das remuneraes pagas ou creditadas a qualquer ttulo, no decorrer do ms, aos segurados contribuintes individuais que lhe prestem servios, caso estejam relacionadas no anexo IV; c) para o financiamento do benefcio previsto nos arts. 57 e 58 da Lei 8.213/1991, e daqueles concedidos em razo do grau de incidncia de incapacidade laborativa decorrente dos riscos ambientais do trabalho, sobre o total das remuneraes pagas ou creditadas, no decorrer do ms, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos, caso estejam relacionadas no anexo IV:
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c.1) 1% para as empresas em cuja atividade preponderante o risco de acidentes do trabalho seja considerado leve; c.2) 2% para as empresas em cuja atividade preponderante esse risco seja considerado mdio; c.3) 3% para as empresas em cuja atividade preponderante esse risco seja considerado grave. d)15% sobre o valor bruto da nota fiscal ou fatura de prestao de servios, relativamente a servios que lhe so prestados por cooperados por intermdio de cooperativas de trabalho. A referida substituio do dispositivo do art. 22 da Lei n 8.212/1991 no se aplica s pessoas jurdicas que se dediquem s atividades de prestao de servios previstas nos incisos XIII e XV a XXVIII do 1 do art. 17 da Lei Complementar 123/2006, com nova redao dada pela Lei Complementar n 127/2007. Esto inseridas nesta regra, as seguintes atividades: - construo de imveis e obras de engenharia em geral, inclusive sob a forma de sub-empreitada; - empresas montadoras de estandes para feiras; - escolas livres, de lnguas estrangeiras, artes, cursos tcnicos e gerenciais; - produo cultural e artstica; - produo cinematogrfica e de artes cnicas; - cumulativamente administrao e locao de imveis de terceiros; - academias de dana, de capoeira, de ioga e de artes marciais; - academias de atividades fsicas, desportivas, de natao e escolas de esportes; - elaborao de programas de computadores, inclusive jogos eletrnicos, desde que desenvolvidos em estabelecimento do optante; - licenciamento ou cesso de direito de uso de programas de computao; - planejamento, confeco, manuteno e atualizao de pginas eletrnicas, desde que realizados em estabelecimento do optante; escritrios de servios contbeis; - servio de vigilncia, limpeza ou conservao; Para as citadas atividades, o recolhimento previdencirio dever ser realizado segundo a legislao aplicvel aos demais contribuintes ou responsveis. 8.4 - Das contribuies sociais As empresas optantes pelo Simples Nacional sero obrigadas a arrecadar e recolher, mediante desconto ou reteno, as contribuies devidas: a) pelo segurado empregado, podendo deduzir, no ato do recolhimento, os valores pagos a ttulo de salriofamlia e salriomaternidade; b) pelo contribuinte individual, a partir de abril de 2003, na forma dos arts. 79 a 84 da Instruo Normativa MPS/SRP n 03/2005; c) pelo segurado, destinadas ao SEST e ao SENAT, no caso de contratao de contribuinte individual transportador rodovirio autnomo; d) pelo produtor rural pessoa fsica ou pelo segurado especial, incidentes sobre o valor bruto da comercializao de produto rural, na condio de sub-rogadas; e) pela associao desportiva, incidente sobre a receita bruta decorrente de contrato de patrocnio, de licenciamento de uso de marcas e smbolos, de publicidade, de propaganda e de transmisso de espetculos desportivos, quando forem as patrocinadoras; e f) pela empresa contratada, incidente sobre o valor bruto da nota fiscal, fatura, ou recibo de prestao de servio mediante cesso de mo-de-obra ou empreitada, na forma dos arts. 140 e 172 da Instruo Normativa MPS/SRP n 03/2005. 8.5 Da reteno de 11% sobre nota fiscal de prestao de servios As empresas optantes pelo Simples Nacional que prestarem servios mediante cesso de mo-de-obra ou
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empreitada esto sujeitas reteno referida no art. 31 da Lei n 8.212/1991, sobre o valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestao de servios emitidos. 8.6 Folha mensal de pagamento As empresas optantes pelo Simples Nacional ao elaborarem a folha de pagamento mensal, nos termos do inciso III do art. 60 da instruo, destacando a remunerao dos trabalhadores que se dediquem: a) exclusivamente a atividade enquadrada nos anexos I a III da Lei Complementar n 123/2006; b) exclusivamente a atividade enquadrada nos anexos IV e/ou V da Lei Complementar n 123/2006; c) ao exerccio concomitante de atividades, do Anexo I a III e Anexo IV a V 8.7 Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Servio e Informaes Previdncia Social - GFIP As empresas optantes pelo Simples Nacional devero informar mensalmente, em GFIP, a remunerao dos trabalhadores, destacando-a por estabelecimento, na forma dos incisos a, b e c do item VIII, de acordo com as regras estabelecidas no Manual da GFIP. 8.8 Contribuies sociais destinadas Previdncia Social As empresas optantes pelo Simples Nacional, no que se refere s contribuies sociais previstas no art. 22 da Lei n 8.212/1991, sero tributadas da seguinte forma: - as contribuies incidentes sobre a remunerao dos trabalhadores referidos no inciso a do item VIII sero substitudas pelo regime do Simples Nacional; - as contribuies incidentes sobre a remunerao dos trabalhadores referidos no inciso b do item VIII sero recolhidas segundo a legislao aplicvel aos demais contribuintes e responsveis; e - as contribuies incidentes sobre a remunerao dos trabalhadores referidos no inciso c do item VIII sero proporcionais parcela da receita bruta auferida nas atividades enquadradas no anexo IV e/ou V da Lei Complementar n 123/2006, em relao receita bruta total auferida pela empresa. A contribuio a ser recolhida Previdncia Social destinada ao exerccio concomitante de atividades, corresponder ao resultado da multiplicao do valor da contribuio calculada conforme o disposto no art. 22 da Lei n 8.212/1991, pela frao, cujo numerador a receita bruta auferida nas atividades enquadradas no anexo IV e/ou V da Lei Complementar n 123/2006, e o denominador a receita bruta total auferida pela empresa. A contribuio definida neste item XI se aplica, inclusive, contribuio prevista no inciso IV do art. 22 da Lei n 8.212/1991, relativa aos trabalhadores que prestam servios por intermdio de cooperativa de trabalho ME ou EPP, levando-se em considerao o valor bruto da nota fiscal ou fatura de prestao de servio. Para fins de apurao de valores da nota fiscal/fatura emitida pela cooperativa, as ME e as EPP devero ratear o valor do citado documento de prestao de servio em: a) montante correspondente prestao de servios em atividades exclusivamente enquadradas nos anexos de I a III da Lei Complementar n 123/2006; b) montante correspondente prestao de servios em atividades exclusivamente enquadradas nos anexos de IV a V da Lei Complementar n 123/2006; e c) montante correspondente prestao concomitante de servios em atividades enquadradas nos anexos IV ou V, em conjunto com outra que se enquadre em um dos anexos de I a III, da Lei Complementar n
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123/2006. A contribuio devida, em relao aos servios prestados em conformidade com cada um dos incisos anteriores ser: - no caso do inciso a, substituda pelo regime do Simples Nacional; - no caso do inciso b, calculada alquota de 15% sobre o montante correspondente; e - no caso do inciso c, calculada alquota de 15%, multiplicando-se o resultado pela frao a que se refere ao inciso c do item IX. 9.SERVIOS DE TERCEIROS Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de servios contratados de terceiros, a saber: 9.1 Pessoas Fsicas Pessoas Fsicas so aquelas que esto registradas como autnomas nas Prefeituras Municipais e junto ao INSS, e devem apresentar RPA (recibo de pagamento a autnomos), Nota Fiscal de Servios ou Recibos, na forma determinada na legislao especfica. Os cuidados na contratao desses profissionais so os seguintes: Exigir, e se preciso emitir o competente RPA (recibo de pagamento a autnomo), descrevendo adequadamente os servios prestados, todos os dados cadastrais do prestador dos servios, incluindo RG, CPF, nmero do PIS ou do NIT, endereo completo, pois essas informaes sero necessrias no eventual preenchimento da GFIP, DIRF, bem como ao fornecimento do informe de rendimentos obrigatrio; Descontar dos valores a serem pagos pela fonte, do Imposto de Renda na Fonte, INSS e ISS, quando couber, de acordo com a legislao vigente e exigir a declarao de dependentes do Imposto de Renda para os casos que assim o exigirem; O valor bruto dos servios prestados deve ser includo na base de clculo do INSS a fim de garantir o recolhimento da quota previdenciria. Alguns cuidados especiais e adicionais devem ainda ser considerados no tocante legislao previdenciria e trabalhista, para que no seja caracterizado o vinculo empregatcio. 9.2 Pessoas Jurdicas A empresa que se utilizar de servios prestados por pessoas jurdicas deve atentar para os seguintes detalhes: Elaborao de contrato de prestao de servios, estabelecendo todas as condies, a fim de assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas, alm das demais situaes; Exigir a devida nota fiscal de servios ou documento hbil; Exigir recibo de pagamento inclusive dos adiantamentos efetuados; Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do Imposto de Renda na Fonte, (1,5%), bem como das atividades sujeitas a 1,0% e casos especiais de auto-reteno, nos termos do RIR 3000/99. Em conformidade com a Instruo Normativa SRF 765/07 foi dispensada a reteno do imposto de renda na fonte sobre as importncias pagas ou creditadas a pessoa jurdica inscrita no Regime Especial Unificado de Arrecadao de Tributos e Contribuies devidos a Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. As retenes na fonte previstas no art. 647 do Decreto de 3.000 de l999 quando o prestador do servio for optante pelo Simples Nacional, esto dispensadas , devendo o tomador do servio efetuar o pagamento pelo valor bruto , ou seja, sem o desconto de 1% e 1,5% relativo ao IRRF. A dispensa de reteno referida acima no se aplica ao imposto de renda relativo aos ganhos lquidos auferidos em aplicaes de renda fixa ou varivel (inciso V do 1. Do art. 13 da Lei Complementar n. 123 de 2006). Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do INSS nos casos previstos na IN 3/05 - INSS, que de 11%.
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Verificar as operaes realizadas entre pessoas jurdicas de direito privado esto obrigadas a efetuar o desconto da Cofins, do Pis/ Pasep e da CSLL quando o valor pago no perodo de apurao for maior que R$ 5.000,00. Lembramos que o perodo de apurao para esta reteno quinzenal. Esto obrigadas a efetuar os desconto da Cofins, do Pis/Pasep e da CSLL as pessoas jurdicas de direito privado (tomadoras de servios) que efetuarem pagamento a outras pessoas jurdicas de direito privado (prestadores de servio) nos termos do art. 30 da Lei 10.833/03 e da IN 459/04. No tocante as contribuies CSLL, PIS e COFINS no deve ser realizada a reteno de 4,65% quando o prestador de servios for optante pelo Simples Nacional. Com relao a essas contribuies h que se observar que existe dispositivo na IN 459 de 2004, dispensando a reteno na hiptese em que o tomador do servio estivesse sujeito aos 4,65% e for optante pelo Simples Nacional. Referido dispositivo no foi alterado a partir de 01 de julho de 2007, o tomador do servio optante pelo Simples Nacional dever, quando for cabvel, realizar a reteno de CSLL, PIS e COFINS normalmente. Assim no caso da dispensa determinada pela IN 765/07 RFB ser somente no caso de prestador de servios ser optante pelo Simples Nacional. 10. DOCUMENTOS REFERENTES MOVIMENTAO BANCRIA Nas movimentaes e operaes bancrias imprescindvel controle da documentao, uma vez que estas operaes representam a quase totalidade da movimentao contbil e financeira das empresas. Essas operaes so as seguintes: Pagamentos; Recebimentos; Emprstimos Bancrios; Descontos de Ttulos; Cobrana Bancria; Leasing; Tarifas Bancrias; Transferncias Outras operaes. 10.1.Pagamentos Estas operaes compreendem todas as formas de utilizadas para pagamentos de qualquer natureza, atravs da redes bancrias, prticas absolutamente usuais nos dias de hoje, com alternativas que vo desde cheques at procedimentos eletrnicos. Independente da forma adotada para os pagamentos bancrios que toda empresa pratica, a mesma deve manter em seus arquivos cpia do documento de pagamento (cpia de cheque, recibo eletrnico, etc..) anexando todos os comprovantes dos pagamentos efetuados (duplicata, ttulo, depsito, guias de recolhimento de impostos e contribuies, etc.). No caso de pagamento de ttulos ou o recolhimento de tributos e encargos sociais, a empresa dever imprimir o comprovante de pagamento na prpria guia de recolhimento ou em folha parte para comprovao futura se necessrio. Nota: A anotao da data do pagamento e do nmero de controle na guia paga no suficiente para comprovao perante a fiscalizao. Caso seja necessria a comprovaco, a empresa dever recorrer instituio financeira para obter o comprovante e se isto no possvel, poder ser obrigada a efetuar novamente o pagamento.
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10.2 - Recebimentos Estas operaes compreendem todas as formas de recebermos valores de qualquer natureza, incluindo depsitos de ttulos provenientes de vendas de bens e servios, antecipaes de clientes e terceiros, novos investimentos, emprstimos, etc. Os valores constantes dos extratos bancrios a esse ttulo devem ser documentados de forma a permitir a clara identificao do valor recebido, da sua natureza, dos dados do remetente, individualizado por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc..). Os depsitos bancrios devem ter indicao no seu verso ou em documento apartado, de todas informaes necessrias ao seu bom controle. Os demais crditos ocorridos na movimentao bancria (emprstimos, adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados e documentados pelo departamento financeiro e os eventuais valores a identificar devem ser objeto de controles internos que definam em curto espao de tempo como trat-los nos registros financeiros e contbeis. 10.3 Emprstimos Bancrios Estas operaes compreendem todas as formas de emprstimos que podem ser obtidos junto ao mercado financeiro. O departamento financeiro deve documentar de maneira detalhada, as principais caractersticas de cada contrato, a fim de dar cincia a todos os envolvidos, tais como: Tipo e natureza do contrato; Valor do emprstimo; Prazos de vencimento; Prazos de carncia; Encargos (juros, spread, etc..); Garantias; Outras que julgar conveniente. 11. DESPESAS E CUSTOS Este tpico tem por objetivo esclarecer quanto contabilizao das despesas/custos, e como document-las perante a legislao fiscal. As despesas/custos realizadas devero estar obrigatoriamente relacionadas com a atividade da empresa e devem ser comprovadas por meio de documentao idnea, notas fiscais ou recibos, emitidas sempre em nome da empresa, com data do evento, valor, discriminao dos itens ou servios e sua devida quitao. Observar que determinadas despesas/custos podero sofrer reteno de tributos de natureza federal e municipal, devendo ser enviadas em tempo hbil organizao contbil para clculo dos mesmos. As empresas comerciais e industriais devero enviar cpias das contas de energia eltrica e telefone juntamente com as notas fiscais de compra e de venda para aproveitamento do crdito fiscal de ICMS. No so aceitas notas fiscais simplificadas, comandas, oramentos, pedidos ou tquetes de caixa como documento comprobatrio de despesas. Somente o cupom emitido pelo ECF (emissor de cupom fiscal) juntamente com as notas fiscais e recibos so reconhecidos pela fiscalizao. Se possvel, todas as despesas e custos devero ser pagos com cheque nominal/empresa ou atravs de sistema eletrnico de forma individualizada. Para empresas que mantm atividade externa na realizao de seus negcios ou manuteno em seus clientes, permitida a elaborao de relatrio peridico de despesas, contendo todas as atividades efetuadas naquele perodo (clientes visitados, distncia em Km, txi, refeies, gorjetas, passagens areas quando utilizadas, etc.), sempre com todos os comprovantes anexos. Para despesas e custos de manuteno permanente e peridica, exigir contrato das empresas que as realizam.
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Ex.: Manuteno dos computadores, dos aparelhos de ar condicionado, telefones, etc.. 12. ESTOQUES Conceito O estoque representado pelo conjunto de matrias-primas, produtos em fabricao, produtos prontos, material de aplicao e material de embalagem, nas indstrias; e pelas mercadorias nas empresas comerciais. Inventrio Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do perodo (anual ou trimestral, conforme o regime tributrio do contribuinte), devem ser relacionados observando-se os seguintes itens: quantidade, unidade, discriminao, preo unitrio e valor total. Essa relao servir para a escriturao do Livro de Registro de Inventrio, obrigatrio pela legislao federal e estadual, e necessrio para a apurao do resultado do exerccio (lucro ou prejuzo). Para a avaliao dos estoques, de matrias primas e mercadorias, regra geral, utiliza-se o custo mdio ponderado, ou o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porm existem outros mtodos aceitos pela legislao, bem como outras formas de avaliao praticadas em situaes especificas. A legislao do Estado de So Paulo concede prazo de 60 dias para a escriturao do estoque no Livro de Registro de Inventrio, enquanto a legislao federal vaga quando determina que o inventrio ser escriturado no trmino do perodo. A falta de escriturao do Livro de Registro de Inventrio e do Livro de Controle da Produo e do Estoque, sujeita o contribuinte multa. O inventrio fsico (contagem dos estoques existentes no fim do perodo) deve coincidir com a apurao escritural (estoque inicial, mais compras no perodo, menos vendas no mesmo perodo, igual a estoque final) e as possveis diferenas devem ser justificadas sob pena de autuao pelo fisco. Alguns percentuais para perdas (quebra de estoque) so aceitos pela legislao, variando em conformidade com o produto ou mercadoria ou em razo de situaes especiais. A destruio de produtos ou mercadorias inservveis (deteriorados, obsoletos, etc.), deve ser comunicada antecipadamente Receita Federal, e os impostos creditados por ocasio da compra, devero ser estornados. As empresas construtoras que possuam material de construo a ser aplicado nas obras no exerccio seguinte, bem como, os imveis prontos e ainda no vendidos, devero tambm ser relacionados no Livro de Registro de Inventrio, para fins de registro e apurao de resultado no fim do exerccio. Os bens que compe o Ativo Imobilizado da empresa, tais como maquinas, moveis, veculos, etc., no precisam ser relacionados no Livro de Registro de Inventrio. 13. COMPRAS, TRANSFERNCIAS E BENEFICIAMENTO DE MERCADORIAS E PRODUTOS As compras de matrias-primas, mercadorias e materiais secundrios iro gerar para as empresas crditos tributrios passveis de compensao, de acordo com o tipo e ramo de atividade. As compras devero ser necessariamente lastreadas por notas fiscais contendo as informaes previstas na legislao, tais como: tipo da operao, dados do adquirente, condies de pagamento, descrio dos produtos e destaque dos impostos incidentes, no esquecendo de, anotar a data de recebimento da mercadoria. vedada a utilizao de crditos sob os cupons fiscais, tquetes emitidos por caixas registradoras e notas fiscais simplificadas. 13.1.Escriturao dos Livros Fiscais As notas fiscais de compras devero ser escrituradas em livros prprios.
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Para tanto se faz necessrio o envio peridico da primeira via, organizao contbil, sob protocolo especial para esse fim, conforme o acordado no contrato de prestao de servios. 13.2.Classificao A melhor classificao de uma compra, sem sombra de dvida, realizada pelo prprio comprador, pois este sabe para que e porqu a fez. Assim sendo, recomenda-se a utilizao de um carimbo, etiqueta ou outro documento interno prprio para este fim. 13.3.Controle Financeiro das Compras Por determinao legal e para atender aos aspectos gerenciais, as compras devero ser controladas separadamente em: vista e a prazo. As compras vista devero ser acompanhadas da cpia de cheque ou comprovante do pagamento eletrnico, se pagas por este meio ou com uma anotao da utilizao de dinheiro no referido pagamento, e sempre vir acompanhadas da respectiva duplicata quitada, recibo de pagamento ou utilizao de carimbos prprios, esclarecendo quanto sua quitao. Salientamos que a simples referncia de operao vista, no quita a nota fiscal. 13.4.Transferncias e Remessas Os recebimentos de mercadorias em transferncias de depsitos ou filiais, e os recebimentos por remessas de ou para conserto ou industrializao, previstos na legislao vigente sero objeto de uma orientao especial. 13.5.Devolues de Compras As devolues de compras devem receber um tratamento prprio, nos termos da legislao fiscal. 14. IMOBILIZADO AQUISIO E VENDA Conceito Imobilizado o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para funcionar. Exemplos de bens: imveis (terrenos, edifcios e construes), maquinas, computadores, moveis, instalaes e ferramentas. Exemplos de direitos: marcas, patentes e direito de uso. 14.1.Aquisio Na compra de bens e direitos exija o comprovante da aquisio (nota fiscal, escritura, recibo, etc.). O original ou uma cpia dever ser enviada para contabilizao, para registro fiscal e contbil. Em caso dvidas sobre documentos, consulte-nos. Na compra de veculo de pessoa jurdica , tirar uma cpia da nota fiscal, e na compra de particular, tirar uma cpia autenticada, frente e verso, do documento de transferncia aps o reconhecimento da firma e antes de envi-lo para efetivar a transferncia. Na aquisio de bens pelo valor residual ao trmino do arrendamento (leasing), exija, tambm, a nota fiscal correspondente. No se esquea que a nota fiscal comprovante de venda e no comprovante de pagamento. Exija do vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada para sua segurana. 14.1.1.Quando a compra for de valor significativo: imvel, veculo, mquina, etc., consulte-nos sobre as implicaes legais e tributrias, e sobre as diversas modalidades de aquisio (a vista, a prazo, financiada, leasing, etc.), antes de efetivar o negcio.
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Antes de iniciar a construo ou reforma de imvel, necessrio verificar as exigncias burocrticas e se h incidncia de tributos e contribuies (INSS, FGTS, ISS etc.). No caso de benfeitorias em imvel de terceiros (construo, reforma, ampliao), havero outras implicaes relacionadas com esse tipo especial de imobilizao. 14.2.Venda Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuzo. Antes de concretizar uma venda consulte-nos sobre o valor do bem a ser vendido, pois ele pode ter sofrido alteraes em razo de atualizaes e depreciaes. Se houver lucro haver tributao em conformidade com o regime tributrio escolhido pelo contribuinte. Na venda de veculo emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cpia do documento de transferncia aps assin-lo e reconhecer a firma e antes de entreg-lo ao comprador. Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, tal como: contrato ou escritura para bens imveis, nota fiscal ou recibo para bens mveis e direitos, alm de outros especficos para determinadas operaes. No caso de bens sinistrados cuja indenizao for paga por companhia de seguro, enviar original ou cpia do comprovante do valor recebido. recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o ativo imobilizado. 15. VENDAS E CIRCULAO DE PRODUTOS E MERCADORIAS, E PRESTAO DE SERVIOS As vendas de produtos , mercadorias e servios iro gerar para as empresas, a obrigao de pagamento de vrios tributos , tais como IPI, ICMS, ISS, PIS E COFINS e, se optante pela modalidade do lucro presumido , as vendas iro compor a base de clculo para a apurao do IRPJ ( imposto de renda da pessoa jurdica ) e da CSLL ( contribuio social sobre o lucro lquido ). As notas fiscais devero ser emitidas em conformidade com a legislao vigente, em modelos prprios, destacando-se principalmente o tipo de operao, os dados do adquirente, as condies de pagamento, os produtos comercializados e os impostos incidentes na referida operao. O funcionrio encarregado pela emisso das notas fiscais dever ter conhecimentos sobre as formalidades legais, tributao e utilizao das ferramentas eletrnicas disponibilizadas para sua emisso. Dever conhecer a rotina de manuteno de cpias de segurana dos arquivos fiscais. O cancelamento dos documentos ocorrer apenas dentro dos prazos estabelecidos em lei. 15.1.Empresas Optantes Pelo Simples Nacional A Lei Complementar n 123, de 14.12.2006 introduziu a obrigatoriedade de recolhimento do ICMS atravs do sistema unificado (Art. 13, VII, da LC 123/06). A Lei Federal n 9.317, de 05.12.1996, que instituiu o Simples Federal, a ser substitudo a partir de 1 de julho de 2007 pelo Simples Nacional, tambm previa a possibilidade de pagamento do ICMS pelas micro e pequenas empresas atravs do regime unificado. Para tanto, era necessria a elaborao de convnio entre o Estado e a Unio (Art. 4 da Lei n 9.317/96). Resultado: atualmente no h nenhum Estado que permita o recolhimento do ICMS atravs do Simples Federal. O novo regime traz a incluso obrigatria do ICMS no Simples Nacional. 15.1.1.Hipteses em que o ICMS no estar includo no Simples Nacional Essa limitao da competncia do Estado, no entanto, no plena. Verificam-se hipteses especificadas pela prpria Lei em que o imposto estadual ser devido normalmente (Art. 13, 1, XIII, da LC 123/06):
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As hipteses so as seguintes: a)operaes ou prestaes sujeitas ao regime de substituio tributria; b)a que o contribuinte se ache obrigado, por fora da legislao estadual ou distrital vigente; c)entrada, no territrio do Estado ou do Distrito Federal, de petrleo, inclusive lubrificantes e combustveis lquidos e gasosos dele derivados, bem como energia eltrica, quando no destinados comercializao ou industrializao; d) desembarao aduaneiro; e)aquisio ou manuteno em estoque de mercadoria desacobertada de documento fiscal; f) operao ou prestao desacobertada de documento fiscal; g) operaes com mercadorias sujeitas ao regime de antecipao do recolhimento do imposto, bem como do valor relativo diferena entre a alquota interna e a interestadual, nas aquisies em outros Estados e Distrito Federal, nos termos da legislao estadual ou distrital. Nessas hipteses, o valor a ser recolhido atravs do Simples Nacional sofrer reduo proporcional do ICMS, na forma do 14 do artigo 18 da LC 123. De acordo com a disposio da Lei Complementar 123/06, permite que o Estado estabelea valores fixos mensais para recolhimento do ICMS devido por microempresa que tenha auferido receita bruta, no ano calendrio anterior, de at R$ 120.000,00 (cento e vinte mil reais), bem assim que conceda iseno ou reduo do imposto estadual devido pelas micro e pequenas empresas optantes pelo regime unificado. Nessas hipteses, o valor a ser recolhido atravs do Simples Nacional sofrer reduo proporcional (Art. 18, 18 a 20, da LC 123/06). 15.2.Escriturao dos Livros Fiscais As notas fiscais, bem como os cupons fiscais devero ser escriturados em livro prprio. Para tanto, faz-se necessrio o envio peridico de uma via dos respectivos documentos ou resumo dirio dos equipamentos prprios de cupons fiscais, para contbilizao, utilizando-se um protocolo especial para esse fim, obedecendo a periodicidade estabelecida no Contrato de Prestao de Servios. 15.3.Prestadoras de Servios Algumas atividades de servios devero destacar o Imposto de Renda e/ou o INSS a ser retido na fonte, nos seus documentos de venda de servios , nos termos de legislaes especficas., Consulte nosso departamento fiscal. As empresas dispensadas da emisso da nota fiscal devero emitir o recibo ou documento equivalente em pelo menos 2 vias enviando uma cpia para nossa contabilidade, para o devido registro contbil. 15.4.Transferncias e Remessas As transferncias para depsitos ou filiais, bem como as remessas para beneficiamento, conserto ou retorno de remessas recebidas anteriormente, ficam obrigadas a situaes especficas, devendo ser consultada a organizao contbil, sobre os aspectos tributrios e consideraes especiais. 15.5.Devolues e Vendas A legislao prev condies e especificaes legais prprias s devolues de vendas, devendo ser objeto de consulta, sobre os aspectos tributrios e consideraes especiais. 16. RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS Os tributos sero calculados com base nos documentos remetidos mensalmente portanto, fundamental que todos os documentos que caracterizam as receitas da empresa sejam remetidos na 1. semana do ms seguinte
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ao de sua ocorrncia. Devem ser enviadas as Notas Fiscais de Venda e Compra, extratos de rendimentos financeiros, documentos de transao de vendas que possam ter gerado ganhos de capital e quaisquer outros documentos relativos a transaes que tenham gerado recebimentos de valores. Estes documentos determinaro as Receitas Operacionais, as No-Operacionais e os valores de tributos e encargos sociais a compensar dos valores devidos. Todos estes documentos devero ser enviados obedecendose os prazos previstos no Contrato de Prestao de servi;os Profissionais, para que os clculos possam ser efetuados com exatido. O no envio dos documentos acima em tampo hbil acarretar o recolhimento de valores incorretos que, quando forem a menor, sero cobrados com acrscimos, podero desencadear procedimentos fiscais e impediro a emisso de certides negativas, prejudicando as operaes da Empresa. Este tpico tem por objetivo orientar os clientes sobre quais so os principais tributos existentes, e os cuidados que se deve ter na liquidao e guarda desses documentos. O prazo de recolhimento de todos os tributos devem ser obedecidos nos termos da legislao vigente. A no observncia do recolhimento dos tributos nos prazos estabelecidos por lei acarretar multa e juros de mora a ser aplicado na efetiva liquidao do tributo, bem como eventuais notificaes e fiscalizaes que podero ocorrer em funo do no pagamento do mesmo. Enviar mensalmente para a contabilidade as guias quitadas no ms imediatamente anterior, para que se efetue o lanamento de baixa das mesmas. 17. ARQUIVO Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos : Documentos Contbeis e Documentos Legais : Documentos contbeis Os documentos contbeis devem ser arquivados em ordem cronolgica de data , em alguns casos em ordem cronolgica de lanamentos nos livros fiscais , separados e arquivados por ms , por trimestre ou por ano de conformidade com o volume de documentos de cada empresa. Os principais documentos contbeis so : - notas de compra/servios; - notas de vendas/servios; - extratos bancrios; - duplicatas pagas; - comprovantes de despesas/custos; - cpias de cheques; - comprovantes de dbitos/crditos bancrios; - outros documentos contabilizados Documentos Legais Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos: - FEDERAL - ESTADUAL - MUNICIPAL RECURSOS HUMANOS - CONTRATOS PREVIDNCIA SOCIAL - SINDICAL - DIVERSOS Cada setor poder ser dividido em:
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100 - FEDERAL 101 - Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ) 102 - Declarao do Imposto de Renda - Pessoa Jurdica 103 - Ficha de Alterao do CNPJ 104 - Pedido de Restabelecimento do CNPJ 105 - Certido Negativa do Imposto de Renda e CRJF 106 - Comunicaes de Aumento de Capital 107 - Demonstrativos dos Duodcimos 108 - CAIF 109 - Comunicaes de IPI e IRPJ 110 - DIRF 111 - Carto do CNPJ 112 - Notificaes - Auto de Infraes 113 - Baixa do CNPJ 114 - Certido Negativa por Encerramento de Atividades 115 - Programa de Alimentao ao Trabalhador 116 - DNER 117 - Defesas 118 - Utilidade Pblica 119 - Parcelamentos 120 - Termo de Opo - Simples 121 - Autorizao do DAC 122 - IPEM 123 - Diviso de Censura de Diverses Pblicas 124 - CADE - SDE 200 - ESTADUAL 201 - Declarao Cadastral (DECA) 202 - Declarao para Codificao de Atividade Econmica (DECAE) 203 - Declarao do Movimento Econmico Fiscal (DEMF) 204 - ndice de Participao dos Municpios (DIPAM) 205 - Licena da CETESB 206 - Demonstrativo das Operaes Interestaduais 207 - Certido Negativa do ICM 208 - Autorizao para Confeco de Notas Fiscais 209 - Auto de infrao 210 - Parcelamento do ICM 211 - Notificaes 212 - FIC - Ficha de Inscrio do Contribuinte 213 - Declaraes 214 - Alvar de Utilizao - Secr. Sade 215 - Modelos de Notas Fiscais 216 - Comprovao ZONA FRANCA 217 - Conselho Regional de Educao 218 - Secretaria de Segurana Pblica (Registro Arma) 219 - IBDF - IBAMA 220 - Defesas
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221 - Licena da Diviso do Exerccio Profissional 222 - Utilidade Pblica 223 - Declarao de Microempresa 224 - Laudos Tcnicos 225 - Pedido/ Comunicao Uso Processamento de Dados 226 - Vigilncia Sanitria Agosto /2007 - 91 - 91 300 - MUNICIPAL 301 - Guia de Inscrio ou Atualizao 302 - Ficha de Inscrio no CCM 303 - Taxas de Licena 304 - Certido Negativa do ISS 305 - Declarao Anual do Movimento Econmico (DAME) 306 - Cadastramento de Anncios (CADAN) 307 - Pedido de Vistoria 308 - Comunicados 309 - Imposto Predial 310 - Auto de Infrao e Intimao 311 - Autorizao para Impresso de Notas Fiscais 312 - Habite-se / Auto Vistoria 313 - Alvar de Funcionamento 314 - Defesas 315 - Utilidade Pblica 316 - Declarao de Microempresa 317 - Parcelamentos 318 - Cancelamentos 319 - CONTRU 320 - Regime Especial 400 - MINISTRIO DO TRABALHO 401 - Cadastro de Empresas 402 - Relao de Empregados Menores 403 - RAIS 404 - CIPA 405 - Certificados de Aprendizagem SENAI 406 - Reclamaes Trabalhistas - Defesas 407 - Notificaes/ Processos/ Autos de Infrao 408 - Certificados de Aprovao das Instalaes 409 - Defesas 410 - Acordo de Compensao 411 - Laudos Tcnicos 500 - CONTRATOS 501 - Contrato Social - Ata de Constituio 502 - Alteraes de Contrato 503 - Contrato de Locao 504 - Contrato de Uso de Veculos 505 - Cadastro da JUCESP 506 - Contrato de Assessoria
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507 - Contrato de Prestao de Servios 508 - Reunies 509 - Publicaes em Jornais 510 - Atas 511 - Contratos Diversos 512 - Comprovante de Cauo de Locao 513 - Certido Breve Relato - JUCESP 514 - Xerox das Exigncias - JUCESP 515 - Declarao de Alienao de Participaes Societrias 516 - Baixa de Firma Individual p/ Transformao em LTDA. 517 - Notificaes 518 - Defesas 519 - Recadastramento - So Paulo Firma 520 - Buscas Jucesp/Cartrios 600 - INSS 601 - Pedido de Matrcula (Inicial) 602 - Certificado de Matrcula 603 - Cpia Autenticada de Registros Contbeis (CARC) 604 - Certificado de Regularidade de Situao 605 - Certificado de Quitao 606 - Certificado de Taxa de Seguro 607 - Demonstrativo dos Salrios de Contribuio 608 - C..B. 609 - Alteraes: Nome, Endereo, CNPJ 610 - Declaraes de Rendimento do INSS 611 - Comprovante Inscrio Contribuio Individual 612 - Carns dos Scios 613 - Recadastramento 614 - Autos de Infrao 615 - Defesas 616 - SESI Agosto /2007 - 93 - 93 617 - Termo Ao Fiscal TAF 618 - Parcelamentos 700 SINDICAL 701 - Contribuio Sindical e Assistencial do Empregador 702- Dissdios Coletivos 703 - Acordos 800 DIVERSOS 801 - CACEX 803 - Certido de Registro de Capital Estrangeiro 804 - Procuraes / Declaraes 805 - Balanos e Balancetes 806 - Documentos dos Scios ( xerox ) 807 - Marcas e Patentes 808 - Correspondncias 809 - Consultas
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810 - Certides Negativas - Frum - Cartrios - J.Federal - FG 811 - Escrituras 812 - Apurao do Ativo Imobilizado 813 - Laudo de Avaliao 814 - Relatrios 815 Inventrio 816 - Depsito Inicial 817 - Cadastro de Fornecedores e Associaes 818 - Convocaes 819 - Atestado de Residncia e Capacidade Tcnica 820 - Cadastro de Bancos 821 - Mapas de Depreciaes 822 - Alvars 823 - Seguros 824 - Carta de Fiana 825 - Eletropaulo 826 - BNDES 827 - Consrcios
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