Você está na página 1de 124

Conduo de Reunies

Manual do Formador

CONDUO DE REUNIES

NDICE
INTRODUO 1. UTILIDADE DA REUNIO COMO INSTRUMENTO DE COMUNICAO 1.1. GENERALIDADES 1.2. PORQUE 1.4. QUAL
FALHAM AS REUNIES ? E DESVANTAGENS DAS REUNIES

5 9 10 11 12 13 15 16 16 23 24 24 36 36 39 41 42 44 PROMOTOR
DURANTE A REUNIO

1.3. VANTAGENS

O CUSTO DE UMA REUNIO ?

2. OBJECTIVOS E TIPOS DE REUNIES 2.1. OBJECTIVO 2.2. ALGUNS


DA REUNIO

TIPOS DE REUNIES MAIS FREQUENTES

3. PREPARAO DA REUNIO 3.1 PREPARAO


DA REUNIO

3.1.1. Promotor 3.1.2. Secretariado 3.1.3. Participante 3.1.4. Calendrio de uma reunio 4. CONDUO DA REUNIO 4.1. GESTO 4.3. PAPEL
DO TEMPO DURANTE A REUNIO

4.2. O GRUPO
DO

45 46 48 52 52 52 53 54 55 56 57

4.4. LIDERANA 4.4.1. Promotor como lder da reunio 4.5. PROMOTOR 4.6. PAPEL 4.7. PAPEL
E ENCERRAMENTO DA REUNIO

DO SECRETARIADO DURANTE A REUNIO DOS

PARTICIPANTES

DURANTE A REUNIO

4.8. COMUNICAO

NO DECORRER DA REUNIO

4.8.1. Comunicao verbal 4.8.2. Comunicao no verbal 4.8.3. Alguns prncipios orientadores da comunicao no contexto de reunio 4.9. PARTICIPANTES
COMPLICADOS

MANUAL DO FORMADOR

5. AVALIAO DA REUNIO 5.1. DEPOIS


DA REUNIO

59 60 60 62 63 67

- PROMOTOR

5.2. SECRETARIADO 5.3. PARTICIPANTE REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS FICHA TCNICA

MANUAL DO FORMADOR

INTRODUO

INTRODUO

O presente Manual tem por objectivo proporcionar um Guia de Apoio para auxiliar o profissional da formao na preparao e realizao de aces de formao subordinadas ao tema "Conduo de Reunies". Tendo em conta a temtica e as mltiplas abordagens possveis ao tema, bem como a possibilidade de flexibilizao programtica e metodolgica, recomenda-se a sua adaptao ao pblico-alvo e estrutura formativa que estiver em causa. Refira-se que acompanha o presente Manual um conjunto de exerccios de aplicao para utilizao nas aces de formao, cujo percurso exploratrio sugerido nas orientaes metodolgicas, bem como uma apresentao powerpoint de suporte ao tema.

1.1. O BJECTIVOS

GERAIS

Preparar, conduzir, animar e avaliar reunies; Identificar os diferentes tipos e as diversas fases de uma reunio; Desenvolver a eficcia da conduo e gesto de reunies. As reunies so um dos instrumentos mais importantes para a gesto de qualquer empresa. No entanto, e por uma srie de factores, elas so actualmente vistas essencialmente como um desperdiador de tempo, "s servindo para nos desviar do que realmente interessa e do que temos que fazer". Deste modo, torna-se urgente conseguirmos optimizar um recurso to importante, de forma a facilitarmos o nosso desempenho e a concretizao dos objectivos.

CONDUO DE REUNIES

INTRODUO

1.2. O RIENTAES M ETODOLGIC AS

Tema
Utilidade da Reunio como Instrumento de Comunicao Preparao da Reunio - O Promotor

Exerccios de Aplicao
Exerccio de Aplicao 1 "O Meu Ponto de Partida" Exerccio de Aplicao 2 "As Frias" Exerccio de Aplicao 3 "A sua capacidade para gerir o tempo" Visionamento do Vdeo "30 Maneiras de Ganhar Tempo" (25 minutos) da Videogest, disponvel no CRC do CECOA Exerccio de Aplicao 4 "Avalie as suas capacidades Presidente" Exerccio de Aplicao 5 "Avalie as suas capacidades Participante" Exerccio de Aplicao 6 " bom ouvinte?" Exerccio de Aplicao 7 "A festa de anos" Visionamento do vdeo "Reunies e mais Reunies" (29 minutos) da Vdeo Arts disponvel no CRC do CECOA

Gesto do Tempo durante a Reunio

Papel do Promotor durante a Reunio Papel dos Participantes durante a Reunio Comunicao no verbal Saber Escutar

como

como

Avaliao da Reunio

Os Exerccios de Aplicao 8, 9 e 10 consubstanciam-se em Estudos de Caso cuja oportunidade de utilizao deixada ao critrio de cada formador.

MANUAL DO FORMADOR

CONDUO DE REUNIES

UTILIDADE DA REUNIO COMO INSTRUMENTO DE COMUNICAO


Captulo 1

UTILIDADE DA REUNIO COMO INSTRUMENTO DE COMUNICAO

O BJECTIVOS
Identificar os factores causadores do fracasso de uma reunio;
"As reunies so normalmente a actividade comunicacional mais dispendiosa do mundo empresarial - mais do que os processadores de texto, os computadores, o papel, ou a infinitude de telefonemas". (Alessandra & Hunsaker, 1993, 188)

Perceber as vantagens e desvantagens da reunio; Identificar os custos inerentes a uma reunio.

1.1. G ENERALIDADES
Por definio e de uma forma simplista, uma reunio uma associao de pessoas que se juntam com um determinado objectivo. Segundo um estudo efectuado no Reino Unido: 4 milhes de horas so gastas diariamente em reunies; Por dia, realizam-se cerca de 50 milhes de reunies; Cerca de 30% do tempo dos directores gasto em reunies. A grande maioria das reunies so: Improdutivas e uma perda de tempo; Mal aceites pelos seus participantes; Caras para a empresa; Demasiado longas e rotineiras. No entanto, as reunies so fundamentais sobrevivncia de qualquer organizao, dependendo a sua produtividade da capacidade de quem conduz a reunio.

10

CONDUO DE REUNIES

UTILIDADE DA REUNIO COMO INSTRUMENTO DE COMUNICAO

1.2. P ORQUE

FALHAM AS REUNIES ?

A reunio era desnecessria; A reunio foi marcada com um motivo oculto; Os objectivos no foram transmitidos, foram demasiado ambiciosos ou estavam mal definidos; Os convocados no tm autoridade para implementar uma deciso tomada na reunio; O nmero de participantes era excessivo; O controlo foi inadequado; O local era inadequado; O tempo foi mal gerido; A reunio decorre numa altura do dia, da semana ou do ms pouco apropriada; A reunio foi desvalorizada; Alguns participantes saem da reunio sem perceber o que que se espera deles; A discusso interminvel ou a deciso tomada de forma precipitada; No existe agenda ou est mal feita ou no foi distribuda.
O Promotor no prepara a reunio: O s pa r t i c i pa n t e s n o podem preparar-se previamente; Como no h limite de tempo, a reunio s terminar quando os seus participantes estiveram cansados; O mesmo assunto pode ser abordado diversas vezes; Pode falhar a abordagem a assuntos importantes; As pessoas no sabem muito bem o que esto ali a fazer.

Porqu convocar reunio?

uma

Para fomentar a coeso do grupo de trabalho; Para motivar; Para avaliar informao; Para tomar decises; Para actualizar informao; Etc.

MANUAL DO FORMADOR

11

UTILIDADE DA REUNIO COMO INSTRUMENTO DE COMUNICAO

1.3. VANTAGENS
VANTAGENS

E DESVANTAGENS DAS REUNIES

A troca de opinies pode optimizar a deciso; Permitem uma viso global da organizao; Circunstancializam o desempenho; Permitem um melhor conhecimento dos diferentes objectivos da organizao; Podem melhorar a comunicao do grupo; Facilitam a tomada de decises impopulares; Promovem a motivao e a coeso do grupo; Possibilitam um maior envolvimento na execuo das decises.
DESVANTAGENS

Podem ocupar um tempo vital para o desenvolvimento de outras tarefas; Pode surgir um pensamento grupal; Quando a pessoa sente que os seus argumentos foram ignorados, pode desmotivar; Se so mal geridas, podem transmitir a sensao de manipulao; Estimulam alguma diluio da responsabilidade.

12

CONDUO DE REUNIES

UTILIDADE DA REUNIO COMO INSTRUMENTO DE COMUNICAO

1.4. Q UAL

O CUSTO DE UMA REUNIO ?

Entre os custos mais frequentes temos: Salrios dos participantes; Custos administrativos; Despesas de deslocaes; Custo dos equipamentos e do economato; Custo do local onde a reunio decorre; Custos de oportunidades perdidas. De uma forma mais encapotada, temos que associar a estes custos, os custos de um eventual processo de desmotivao, com origem nas "chamadas reunies desnecessrias" Estes so custos que, embora no estejam directamente ligados reunio, tm normalmente consequncias graves tanto a nvel da produo como a nvel do desempenho
Toda e qualquer reunio tem custos muito bem definidos e perfeitamente quantificveis.

MANUAL DO FORMADOR

13

14

CONDUO DE REUNIES

OBJECTIVOS E TIPOS DE REUNIES


Captulo 2

OBJECTIVOS E TIPOS DE REUNIES

O BJECTIVOS
Reconhecer a importncia de definir claramente o objectivo da reunio; Identificar os diferentes tipos de reunies; Adequar o tipo de reunio ao objectivo da mesma.

Para que uma reunio resulte fundamental que se saibam exactamente quais os seus objectivos. Estes objectivos devem ser: Antecipadamente transmitidos; To ta l m e n t e visveis. claros e

2.1. O BJECTIVO

DA REUNIO

Somos muito frequentemente confrontados com reunies que nos parecem perfeitamente inteis s porque o seu objectivo no est definido. Para que um objectivo esteja bem estruturado, ele tem que: Ser claro, preciso e realista, ou seja, adaptado s possibilidades do grupo; Ser relativamente ambicioso de forma a ser motivador; Se possvel, mensurvel e estipular o resultado pretendido e o respectivo prazo.

2.2. A LGUNS

TIPOS DE REUNIES MAIS FREQUENTES

REUNIES DE TOMADA DE DECISO


Reunies de tomada de deciso: Visam a reconciliao de opinies divergentes, de forma a se conseguir chegar a uma deciso mais adequada e de maior qualidade.

O primeiro passo ser decidir que tipo de deciso tm que tomar: Lgica - existe um determinado n. de opes, pelo que o grupo ter como objectivo avaliar os prs e contras de cada uma delas; Criativas - no existe priori qualquer tipo de opes definidas, como tal, o primeiro passo ser criar estas opes (por exemplo atravs da tcnica do brainstorming) para depois se poderem avaliar os prs e os contras de cada uma delas.

16

CONDUO DE REUNIES

OBJECTIVOS E TIPOS DE REUNIES

REUNIES DE EQUIPA

Tm normalmente uma periodicidade regular. Podem transformar-se numa rotina, deixando assim de despertar qualquer interesse. Estas so reunies que: Devem ser extremamente breves e informais; Cada ponto da agenda tem que ter um tempo definido; Cada ponto orientado por quem o props; As decises devem ser resumidas pela chefia.
REUNIES PARA RESOLVER PROBLEMAS

Procuram identificar as causas de algo que est fora do planeado Procura-se, no fundo, responder a um conjunto de seis perguntas: O qu?, Porqu?, Quando?, Como?, Onde? E Quem?
REUNIES PARA DELEGAR TAREFAS E / OU RESPONSABILIDADES
Mtodo de resoluo de problemas:

Depois de tomar uma deciso, muitas vezes necessrio distribuir tarefas e/ou responsabilidades pelas pessoas que iro implement-la. Embora a delegao no tenha que ser feita necessariamente numa reunio, existem algumas vantagens para que ela se desenvolva neste contexto: Perceber a deciso como um todo, ou seja, contextualizar a tarefa; Clarificar pormenores despercebidos. que de outra forma passariam

1 Identificao do problema; 2 Anlise do problema; 3 Definio do objectivo; 4 L e v a n ta m e n t o eventuais solues; 5 Av a l i a o solues; de das

6 Escolha da soluo mais vantajosa; 7 Forma de implementar essa soluo; 8 Calendarizao da prxima reunio.

MANUAL DO FORMADOR

17

OBJECTIVOS E TIPOS DE REUNIES

REUNIES DE ANLISE DE PROJECTOS EM CURSO


Reunies de anlise de projectos em curso: so reunies onde se avalia o que se fez, de forma a se poderem corrigir aces futuras.

Para analisar um projecto: Determine o que j devia ter sido feito; Verifique o que j foi efectivamente feito; Determine as razes dos eventuais atrasos; Avalie eventuais alteraes ao projecto; Esclarea o que tem que ser feito; Refira possveis dificuldades que podero vir a surgir; Proponha medidas para essas mesmas dificuldades.
REUNIES DE PERSUASO OU DE INFORMAO DESCENDENTE

O principal objectivo ser o de obter apoio para um determinado aspecto.


REUNIES DE PLANEAMENTO

Tm com objectivo o planeamento de uma determinada actividade. Para elaborar um plano: Clarificar o objectivo do plano; Calendarizar o plano; Identificar as tarefas principais; Listar os recursos necessrios; Atribuir responsabilidades; Decidir prazos de concluso.

18

CONDUO DE REUNIES

OBJECTIVOS E TIPOS DE REUNIES

REUNIES ELECTRNICAS

Vantagens da videoconferncia: Reunir pessoas geograficamente dispersas; Economia financeira; Para decises urgentes;

O contacto entre os convocados feito atravs de telefone ou atravs de vdeo. So reunies que tm regras muito especficas: Refira frequentemente o nome da pessoa com quem est a falar; Mantenha a ordem da agenda. Em videoconferncias: Sempre que possvel use apoios visuais (ex. grficos); Certifique-se que esto todos visveis e que no h elementos distractores (mos a passar, vozes escondidas, etc.); Quem estiver a falar deve manter o contacto visual com os ouvintes, olhando para a cmara; Pequenos rudos so muito ampliados; De forma a no haver sobreposio de dilogos, deve existir um breve intervalo entre oradores; Evite usar roupas completamente brancas ou pretas, riscas muito finas ou cores muito berrantes; Se for necessrio movimentar-se, evite movimentos rpidos ou bruscos.

Para divulgar mao; Pode ser gravada.

infor-

Desvantagens das videoconferncias: Falta o presencial; Podem surgir tcnicas; contacto falhas

Desfasamento temporal entre a imagem e o som; Pode haver sobreposio de vozes; O prprio sistema de videoconferncia pode ser um elemento distractor.

MANUAL DO FORMADOR

19

OBJECTIVOS E TIPOS DE REUNIES

REUNIES CONSULTIVAS OU DE VENDA


Reunies consultivas ou de venda: f u n d a m e n ta l q u e o consultor / perito saiba exactamente quais so as pretenses do seu cliente.

1. Comunique eficazmente com o cliente - mostre que conhece bem o seu problema; 2. Identifique as necessidades do cliente - defina o problema; 3. Apresente a sua soluo duma forma genrica; 4. Pormenorize a sua soluo - explique-a passo a passo. Realce os resultados finais esperados; 5. Procure antecipar objeces; 6. Apresente novamente a proposta de forma resumida. Estimule alguma discusso.
REUNIES DE PASSAGEM DE INFORMAO

Reunies de passagem de informao: So reunies importantes quando se procura passar informao complexa ou controversa estimulando assim uma discusso.

So, naturalmente, reunies mais eficazes se os participantes tiverem antecipadamente em seu poder, um documento com a informao que vai ser discutida e transmitida Explique o objectivo fazendo sobressair a importncia da informao; Refira resumidamente a informao; Esclarea o tempo que vai demorar; Apresente a informao de forma clara: Use frases curtas; Use frases simples; Recorra a meios audiovisuais;

20

CONDUO DE REUNIES

OBJECTIVOS E TIPOS DE REUNIES

Estimule os participantes a tirarem dvidas; Evite qualquer desvio ao tema; Resuma os pontos chave; Volte a disponibilizar-se para esclarecimentos.
REUNIES DE MOTIVAO

Estas reunies tm como objectivo incrementar a motivao dos seus participantes relativamente a um projecto, a um produto, a um servio ou mesmo relativamente empresa. Muito frequentemente, so reunies onde se divulgam os sucessos pessoais ou grupais.
REUNIES MULTICULTURAIS

Naturalmente que cada cultura tem os seus procedimentos em reunio, no entanto, quando estes procedimentos so obrigados a misturar-se, torna-se necessrio um cuidado suplementar: Traduza a documentao; Permita a presena de tradutores; Informe-se acerca dos procedimentos normais da outra cultura.

MANUAL DO FORMADOR

21

22

CONDUO DE REUNIES

PREPARAO DA REUNIO
Captulo 3

PREPARAO DA REUNIO

O BJECTIVOS
Listar os diferentes tpicos normalmente importantes para o desenvolvimento de uma reunio; Compreender a importncia reunio. de preparar adequadamente uma

3.1. P REPARAO
3.1.1. Promotor
Antes de convocar uma reunio, questione-se: Esta reunio mesmo importante? Ser insubstituvel? Qual o seu real objectivo?

DA REUNIO

Fases da preparao: (A) Definir o objectivo da reunio; (B) Dar um ttulo reunio; (C) Listar os assuntos a tratar, ou seja, listar os itens da reunio; (D) Listar os participantes; (E) Local, data, hora e durao da reunio; (F) Documentos necessrios reunio; (G) Equipamentos necessrios reunio; (H) Elaborar e distribuir a agenda (documento com a descrio sucinta da forma como se pretende que a reunio decorra).

24

CONDUO DE REUNIES

PREPARAO DA REUNIO

(A) Objectivo da reunio Esta reunio tem como objectivo: Devemos estabelecer: O resultado ideal; O resultado prtico; Um resultado satisfatrio. (B) Ttulo da reunio O ttulo deve: Informar acerca do contedo da reunio; Ser compreensvel e objectivo; (C) Listar os assuntos a tratar (itens) Alguns princpios para a construo dos itens: Devem ter uma sequncia lgica; Devem conter um verbo que traduza a aco a desenvolver; Devem ter um tempo estipulado; Podem ter um orador designado; Certas pessoas podero s estar presentes em determinadas partes da reunio; Equilibre os itens urgentes e os itens importantes; Elimine qualquer item desnecessrio.
Tenha um especial cuidado com o ttulo de cada item. com base neste ttulo, que posteriormente se vai trabalhar. Se existem vrios objectivos, eles devem estar relacionados entre si. Devemos verificar se a todos os convocados interessam todos os objectivos.

MANUAL DO FORMADOR

25

PREPARAO DA REUNIO

Incio da reunio
Itens mais urgentes Itens rotineiros Itens simples ou Itens que necessitem de maior dose de imaginao

1/3 do fim da reunio

2/3 do fim da reunio

Fim da reunio

ltimos minutos da reunio

Itens de maior interesse Itens mais difceis Fase de maior produtividade Temas controversos (de forma a no ocuparem todo o tempo da reunio) Itens que impliquem um orador ou Itens breves (5 a 10 minutos) Item unificador, em especial se os itens anteriores foram controversos

0m

30m

60m

90m

(D) Listar os Participantes


Tenha um cuidado especial quando existem diferentes nveis hierrquicos. Muito frequentemente, o que acontece que as pessoas com um nvel hierrquico mais baixo, acabam por no expressar os seus pontos de vista, em especial se estes so discordantes dos elementos de nvel hierrquico mais elevado.

A quem realmente interessa o assunto; Quem possa contribuir com informaes teis ou ideias interessantes; Que possam influenciar nas decises a tomar; Que possam ter um papel na dinmica do grupo. A dimenso do grupo um dos aspectos que se reveste de maior importncia, j que, muitas vezes, dele pode depender o sucesso da reunio.

26

CONDUO DE REUNIES

PREPARAO DA REUNIO

Pequeno grupo (2 a 5)
- Coeso - Alta produtividade - Visibilidade de cada - Baixo absentismo - Dificuldade em surgirem subgrupos participante - Pouca diversidade de opinies - Pouca discusso - Solues menos criativas - Risco de se sobrepor o plano social

Num trabalho a longo prazo, um nmero reduzido de pessoas mais produtivo do que um grupo maior. Segundo alguns autores (por exemplo, Alessandra & Hunsaker, 1993), o nmero ideal de participantes situa-se entre os 5 e os 7.

Grupo mdio (6 a 9)
- Alta produtividade - Visibilidade de cada participante - Fcil de controlar - Diversidade de opinies - Solues criativas - Alguma probabilidade de se formarem subgrupos

Grupo grande (+ 10)


- Dificuldade em obter consenso - Diversidade de opinies - Presso do grupo aos boicotadores - Grande absentismo - Formao de subgrupos - Dificuldade em controlar - Surgimento de discusses paralelas

A partir de 12 elementos, a tarefa de quem conduz a reunio torna-se substancialmente complicada, pelo que nestas situaes dever optar por uma das seguintes solues: Verificar se haver pessoas que s necessitaro de estar numa parte da reunio; Fazer mais reunies, dividindo assim o grupo; Verificar se haver algum que possa representar um grupo de pessoas escolhidas.

MANUAL DO FORMADOR

27

PREPARAO DA REUNIO

Cuidados a ter na escolha dos participantes: Convocao de observadores Comparecerem pessoas em substituio de outras, sem terem qualquer noo do assunto a tratar. Convocar quadros de nvel hierrquico superior, que tenham tendncia para dominar a reunio Pode acontecer que esse quadro acabe por dominar toda a sequncia da reunio e que os restantes elementos dirijam para ele as suas intervenes. Convites pelo estatuto Evite totalmente este tipo de compromissos. Muitas vezes, esses mesmos convocados sentem que esto simplesmente a perder tempo, pois efectivamente nada tm a ver com o assunto da reunio. (E) Local, data, hora e durao da reunio Local No local, tenha em conta:
Os participantes deveram sentar-se a um brao de distncia entre eles, pois se estiverem demasiado juntos sentiro uma sensao de invaso do espao pessoal, se estiverem muito afastados, sentiro algum isolamento.

O espao existente (3,5 m2 por pessoa); A acstica, a iluminao, a ventilao, a temperatura da sala; O tipo de mesas e cadeiras; A existncia de elementos distractores. O tipo de mesas e cadeiras e a forma como esto dispostas, vo influenciar o decorrer da reunio, tendo especial influncia no grau de formalidade / informalidade da mesma e no nvel de proeminncia do lder.

28

CONDUO DE REUNIES

PREPARAO DA REUNIO

O tipo de espao depende, em grande parte, de inmeros factores, tais como: Condies existentes e possveis; Tipo de reunio e nmero de participantes; Grau em que o lder pretende enfatizar o seu poder; Necessidade de haver ou no discusso; Necessidade de interaco "cara a cara". Por exemplo: Se o objectivo for s ouvir ou se for uma reunio com muitas pessoas - disposio em aula ou anfiteatro; Se o objectivo o confronto de opinies - participativo ou o democrtico; Reunies em p, s so aconselhadas para reunies rpidas; As pessoas que tiverem comunicaes a fazer, devem sentar-se em lugares onde fiquem bem visveis a todos; Se houver apresentaes com o recurso a meios audiovisuais, todas as pessoas deveram ver facilmente o ecr; Se for possvel, coloque a pessoa que considera ser mais conflituosa com a pessoa que considera ser mais passiva.
No junte duas pessoas p o t e n c i a l m e n t e conflituosas ou com opinies totalmente divergentes.

MANUAL DO FORMADOR

29

PREPARAO DA REUNIO

Disposio das mesas e lugares Reunio a dois:


Quanto maior a distncia entre o promotor da reunio e os participantes, mais saliente estar a posio do primeiro. Os elementos com menor nvel de autoridade, sentam-se normalmente nos extremos opostos ao do promotor.

Confrontar - Esta uma posio que favorece o confronto de opinies.

Colaborar - Esta uma posio que facilita a colaborao entre os dois membros.

Apoiar - Esta uma posio que facilita o apoio entre os dois membros.

Com mais do que dois participantes: Participante. Promotor da reunio.

O promotor senta-se entre os participantes - O seu poder no est demarcado.

Nota: Se quiser perceber como que um participante sente a reunio para a qual foi convocado, ponha 4 cadeiras volta de uma mesa e sente-se antes dessa pessoa chegar.

O promotor senta-se cabeceira - O seu poder est demarcado.

O promotor senta-se em qualquer lugar - O poder do promotor no est demarcado. Adequada quando se pretende uma discusso livre.

30

CONDUO DE REUNIES

PREPARAO DA REUNIO

Vamos, de seguida, apresentar uma srie de disposies possveis para mais participantes:

Anfiteatro

Muitos participantes. Divulgar informao. Permite questionar o lder e tirar notas mas no promova a participao.

Sala de aulas

Muitos participantes. Divulgar informao. No promove a participao e existe alguma dificuldade no contacto visual. Permite tirar notas.

Disposio em U

No permite muitas pessoas. O poder do lder est bem definido e permite alguma interaco entre os participantes.

Disposio em T

O poder do lder est bem definido. No promove a participao. Facilidade de contacto visual participantes.

entre

os

Autoritria

das disposies mais frequentes. A posio do lder bem demarcada, centrando-se toda a discusso no mesmo. O lder controla todos os elementos.

Democrtica

No permite muitos participantes. Embora a posio do lder no seja demarcada (no meio dos participantes), ele pode controlar a reunio. Promove a participao entre os membros.

MANUAL DO FORMADOR

31

PREPARAO DA REUNIO

Participativa

No permite muitos participantes. a disposio que menos salienta o poder do lder. Promove a participao e a coeso do grupo. Adequada quando o lder quer mais ouvir do que influenciar.

Entrevistador

No permite muitos participantes. O poder do lder est destacado embora permita alguma interaco. Adequado quando o lder quer recolher informao e controlar.

Sentados sem mesa

No permite muitos participantes. Informal. Permite o contacto visual e a interaco entre os participantes mas no permite tirar notas. Demarca o poder do lder mas aproxima-o dos restantes participantes.

De p

Desconfortvel, pelo que tm que ser reunies rpidas (nunca superiores a 30 minutos). Adequada para divulgar informaes breves ou para transmitir ordens mas no apropriada para tomar decises complexas. As pessoas tendem a no se deter em pormenores.

Data e hora
Em princpio os dias mais adequados so a tera, quarta e a quinta-feira.

A data em que a reunio vai decorrer de extrema importncia: Devemos ter a certeza quanto disponibilidade de todos os intervenientes e devemos convoc-los com a antecedncia necessria para que cada um possa preparar a reunio, mas no tanto tempo antes que permita que se esqueam dela;

32

CONDUO DE REUNIES

PREPARAO DA REUNIO

Deve desenrolar-se num horrio apropriado; Segundo algumas pesquisas de ergonomia, o fim da manh altura mais apropriada para a actividade intelectual. Durao Segundo alguns estudos, o tempo de durao mximo de uma reunio dever situar-se entre os de 90 e os 120 minutos. No entanto, caso seja obrigado a ultrapassar os 90 minutos, faa pausas de descontraco com alguma periodicidade. Refira sempre a hora de incio e de fim da reunio. Limite o n. de itens da agenda. Atribua um tempo para cada item. (F) Documentos necessrios reunio Actas das reunies anteriores relacionadas; Relatrios; Contributos que peritos possam ter dado; Etc. A distribuio destes documentos deve ser feita com a antecedncia necessria, de forma a que as pessoas se possam preparar para a reunio.

No final do dia podem ocorrer decises mais apressadas e pouco adequadas.

Entregar os documentos no incio da reunio, pode mesmo inviabilizar a mesma. Ou seja, pode acontecer: Ter que adiar a reunio; S intervir quem teve acesso documentao; O promotor ser acusado de segundas intenes; Perder-se muito tempo a ler a documentao.

MANUAL DO FORMADOR

33

PREPARAO DA REUNIO

(G) Equipamentos necessrios reunio


Escolha previamente o local para colocar os equipamentos e verifique se esto todos em perfeitas condies.

Limite o nmero de equipamentos a utilizar. Se forem em excesso, s distraem; D tempo aos participantes para lerem os diapositivos e no fale ao mesmo tempo que os mostra; Quando terminar o assunto do diapositivo, retire-o de imediato; Fale para o grupo, no para o diapositivo; Etc. (H) Elaborar e distribuir a agenda

Segundo alguns autores, a antecedncia ideal para a distribuio dos documentos, varia entre as 48 e as 72 horas antes da reunio.

Uma agenda bem preparada permite: Que os participantes se preparem; Esclarecer o nvel de importncia dos diferentes assuntos; Controlar o objectivo; Optimizar a reunio. Entregar a agenda demasiado cedo pode levar a que se esqueam seu contedo. Entreg-la demasiado tarde pode prepare a reunio. Pontos fundamentais da agenda: Ttulo da reunio; Objectivo da reunio; Data da reunio; no dar tempo para que cada um

Como evitar assuntos no urgentes: Distribua agenda; sempre a

Refira que, caso algum dos participantes queira a c r e s c e n ta r algum assunto, deve lev-lo considerao do promotor da reunio com alguma antecedncia; Caso a opo deste seja no sentido de incluir o referido assunto, dever refazer a agenda e enviar nova cpia.

34

CONDUO DE REUNIES

PREPARAO DA REUNIO

Hora de incio e de fim; Local onde a reunio vai decorrer; Participantes; Sequncia de pontos a tratar; Documentos que possam vir a ser necessrios reunio: Actas das reunies anteriores relacionadas; Relatrios ou contributos que peritos possam ter dado; etc. Data, hora, local de uma prxima reunio; Outros assuntos. Outros assuntos: Podem surgir outros assuntos que no estavam previstos: Urgentes: Neste caso, ter que fazer uma alterao de ltima hora agenda, de modo a poder incorpor-los: Eliminar alguns itens - combinar com os presentes quais os itens a retirar; Aumentar o tempo da reunio - combinar com os participantes o tempo a acrescentar. No urgentes: Estes assuntos devem naturalmente ser evitados e, se for caso disso, devem ser agendados para uma reunio futura.

MANUAL DO FORMADOR

35

PREPARAO DA REUNIO

3.1.2. Secretariado
De forma a obtermos uma reproduo mais fidedigna da reunio, o secretariado deve poder intervir durante a mesma, de modo a esclarecer pontos que possam ter ficado mais obscuros.

O secretariado tem uma funo fundamental em todas as fases da reunio. Nesta primeira fase, ele deve estar ao corrente: Dos objectivos da reunio e da agenda; Da lista de participantes. A funo do secretariado nesta fase ser ento: Reservar a sala de reunies e enviar as convocatrias com a agenda; Se for necessrio, anexar convocatria as actas de reunies anteriores relacionadas; Confirmar a presena de cada participante, esclarecer dvidas quanto ao local e horrio; Providenciar o equipamento necessrio ao bom desenvolvimento da reunio; Preparar os documentos para a reunio, fotocopi-los e distribulos. 3.1.3. Participante A partir do momento em que o convocam para participar numa reunio: Procure saber qual o objectivo da mesma; Leia atentamente a agenda e a documentao em anexo; Esclarea as dvidas antes da reunio; Prepare cuidadosamente a sua participao.

36

CONDUO DE REUNIES

PREPARAO DA REUNIO

Caso pretenda acrescentar alguma coisa agenda que recebeu, avise com antecedncia o promotor da reunio; Leve para a reunio a sua agenda pessoal. Preparar a sua apresentao (a) Defina o objectivo (b) Organize o discurso Resuma a mensagem que pretende transmitir numa frase. Cada tpico deve ser dividido em categorias. Faa um discurso breve. Procure ter poucas categorias (4 ou 5). As categorias devem estar estruturadas de uma forma lgica e coerente, de modo a conseguir passar mais facilmente a sua informao. Cada categoria deve ter um ttulo, o qual deve ser uma s palavra. No incio e no fim, enumere os diferentes ttulos. (c) Material de apoio Regras dos apoios visuais: Devem conter s as ideias chave; Olhe para as pessoas e no para o ecr; Seleccione as ideias que pretende que estejam apoiadas visualmente.
Recordamos melhor o que ouvimos, vemos e discutimos. Como tal, procure ilustrar os aspectos que considera serem mais importantes. Nunca inclua um dilogo que contradiga a sua prpria mensagem nuclear.

MANUAL DO FORMADOR

37

PREPARAO DA REUNIO

(d) Dois momentos fundamentais do discurso No incio:


As partes mais importantes de qualquer apresentao so, naturalmente, o princpio e o fim. Como tal, faa um resumo ao princpio e ao fim dos aspectos que quer que fiquem mais memorizados.

Refira o tempo que vai levar na apresentao; Defina o contedo principal; Diga como est organizada a sua apresentao (fale nas categorias); Enumere as vantagens de o ouvirem; Refira que no final haver um tempo para questes.

Depois de ter terminado a sua apresentao, pode haver um espao de tempo em que ningum coloca nenhuma questo. Este um silncio perfeitamente normal em contexto de comunicao, pois a audincia est agora a mudar de papel e cabe-lhe agora desempenhar um papel mais activo e interveniente.

No final: Cumpra o horrio; Avise que est prestes a terminar - o nvel de concentrao da audincia ir aumentar; Faa de novo referncia sua mensagem e s diferentes categorias; Realce os benefcios para todos e as aces que possam ter que ser desenvolvidas; Seja positivo e optimista; Agradea a ateno prestada e disponibilize-se para questes. As questes: Quando lhe colocarem uma questo envolva os outros participantes no dilogo; Responda sempre a todas as questes; Procure respostas curtas e sintticas; Se no souber alguma resposta, assuma-o e disponibilize-se para pensar e pesquisar posteriormente.

38

CONDUO DE REUNIES

PREPARAO DA REUNIO

3.1.4. Calendrio de uma reunio

Tarefa
Comunicar a reunio Apresentar os itens gerais e os documentos

Dia
10 dias antes

Executante
Promotor da reunio ou secretariado

8 dias antes

Participantes

Agenda

3 dias antes

Promotor da reunio ou secretariado

Reunio

Prprio dia

Todos

Rascunho das actas para o promotor da reunio Actas aprovadas e distribudas

2 dias depois

Secretariado

4 dias depois

Promotor da reunio ou secretariado

MANUAL DO FORMADOR

39

40

CONDUO DE REUNIES

CONDUO DA REUNIO
Captulo 4

CONDUO DA REUNIO

O BJECTIVOS
Gerir o tempo de forma a se conseguir alcanar os objectivos previamente propostos; Identificar e optimizar as diferentes tcnicas de animao de reunies; Compreender a importncia dos diferentes tipos de comunicao na eficcia de uma reunio; Adequar a comunicao ao tipo de reunio; Perceber a importncia de manter a agenda sob controlo; Perceber a importncia da sntese e da acta da reunio.

4.1. G ESTO

DO TEMPO DURANTE A REUNIO

A gesto do tempo um dos factores mais importantes. Como tal, as reunies devem estar balizadas em termos de hora de incio e de fim.
Alguns autores defendem que as reunies no devem ultrapassar os 120 minutos. No entanto, depois de 90 minutos deve-se fazer sempre um pequeno intervalo.

Normas a cumprir: Seja pontual; Distribua antecipadamente a agenda; Evite assuntos muito polmicos; Evite qualquer tipo de interrupo; Convoque s as pessoas realmente interessadas no assunto; Evite qualquer tipo de discurso interminvel; Cumpra o horrio previsto para a discusso de cada item.

42

CONDUO DE REUNIES

CONDUO DA REUNIO

OPTIMIZADORES DO TEMPO

DESPERDIADORES DO TEMPO

Incio da reunio No ser pontual Ser pontual Fazer o ponto de situao para os atrasados do que j foi dito at ao momento

Fase em que so expressados diferentes pontos de vista Todos podem intervir de forma ordenada Cada um interrompe ao acaso e de forma desordenada

Manter a discusso So aceites compromissos Tirar concluses As concluses so resumidas e concisas So repetidos pontos j discutidos So aceites brigas

Decidir as actuaes Aces atingveis Marcar datas e prazos Aces inatingveis No marcar prazos e datas

Encerramento da reunio Segue-se a elaborao das actas Decises que no obtiveram acordo

O que fazer quando um participante se atrasa sistematicamente: Comece a reunio hora marcada e se possvel, quando este chegar no faa o ponto de situao do que j foi dito. Uma reunio no mais do que um grupo de pessoas a trabalharem.

MANUAL DO FORMADOR

43

CONDUO DA REUNIO

4.2. O G RUPO
Vantagens de trabalhar em grupo: Transmite segurana; Os problemas so analisados por todos; P o s s i b i l i ta a t r o c a d e experincias; O resultado tende a ser mais criativo; Tem maior probabilidade de influenciar o meio externo; Estimula a entre ajuda.

O grupo age e pensa de forma diferente de cada um dos seus elementos O que ento um grupo? Conjunto limitado de pessoas; Com durabilidade no tempo; Com uma certa coeso e com normas; Unidas por um objectivo; Com caractersticas comuns e em interdependncia;

Desvantagens do trabalho em grupo: Maior probabilidade de no se assumirem responsabilidades; Perigo de surgir o pensamento de grupo.

Com papis e tarefas definidos. N de elementos ideal: 2 pessoas - funciona se houver um bom conhecimento mtuo; 3 pessoas - resolver problemas concretos; 5 pessoas - para solues inovadoras; Mais de 7 elementos - tendncia para se perder a coeso e para se criarem subgrupos.
DISFUNCIONAMENTOS QUE PODEM SURGIR A NVEL DO GRUPO

Polarizao Cada uma das partes ignora qualquer dos aspectos positivos da outra parte e tende a enfatizar os negativos.

44

CONDUO DE REUNIES

CONDUO DA REUNIO

Diluio de responsabilidades As pessoas assumem opes que individualmente nunca assumiriam, por sentirem a proteco do grupo. Pensamento de grupo Surge normalmente em grupos muito coesos como forma de preservar a unio do mesmo. Desta forma, as pessoas inibem-se de discordar, de perguntar ou de apresentar outras solues.

4.3. PAPEL

DO

P ROMOTOR

DURANTE A REUNIO A principal tarefa do promotor a de conciliar as diferentes posies, de forma a conseguirem alcanar o objectivo da reunio.

PAPEL DO PROMOTOR

Seja pontual; Procure colocar todos os participantes vontade; D as boas vindas sinceras a todos; Apresente cada elemento ao resto do grupo; Leve consigo cpias da agenda; Clarifique o objectivo da reunio - refira as vantagens em estarem presentes; Faa referncia aos horrios da reunio; Pode ser importante clarificar qual o contributo que cada um deve ter para conseguirem atingir os objectivos; Refira as normas de deciso; Se existirem reunies anteriores relacionadas, refira as alteraes que tenham ocorrido desde ento; Reconhea dificuldades que possam existir;

No decorrer da reunio, um dos papeis mais importantes do promotor tem a ver com o facto de ajudar os participantes a colocarem os problemas de forma clara e objectiva. Como tal, pontualmente, poder ter que reformular, de modo a clarificar a comunicao.

MANUAL DO FORMADOR

45

CONDUO DA REUNIO

Comece a reunio com uma nota positiva; Use uma linguagem clara e acessvel. Seja breve e objectivo nas suas intervenes; Evite toda e qualquer atitude crtica. O promotor , no fundo, o espelho do grupo, tendo que assumir um papel de lder. A qualidade e o tipo de liderana so factores que vo decisivamente influenciar todo o decorrer da reunio.

4.4. L IDERAN A
Ser lder : Levar os outros a atingirem os objectivos; Compreender e prever o comportamento de cada elemento do grupo; Dirigir, orientar e mudar comportamentos.
ESTILOS DE LIDERANA (BLAKE E MOUTON)

RELAES

Participar: encoraja e promove o desenvolvimento de todos.

Vender: Explica os porqus, tira dvidas e avalia.

Delegar: d autonomia de deciso.

Impor: diz o que se deve fazer, como, quando, onde, etc.

TAREFA

46

CONDUO DE REUNIES

CONDUO DA REUNIO

PARTICIPAR Eficaz: Situaes conhecidas mas no muito habituais. Ineficaz: Projectos completamente novos. DELEGAR Eficaz: Quando a autonomia importante. Ineficaz: Quando o sujeito ainda no conhece as normas do grupo. VENDER Eficaz: Se as normas no podem ser ultrapassadas. Ineficaz: Se h margem de manobra. IMPOR Eficaz: Se h regras rgidas de desempenho. Ineficaz: Se a tarefa j bem conhecida. O estilo de liderana e o grupo:
Uma liderana centrada nas relaes a b s o l u t a m e n t e desaconselhada quando: A situao em causa muito conflituosa; O grupo imaturo; O grupo no tem conhecimentos suficientes.

Grupo competente motivado Grupo competente desmotivado Grupo no motivado Grupo no desmotivado capaz

Delegar (entregar) Participar (louvar, ouvir, facilitar) Vender (dirigir, apoiar) Impor (estruturar, supervisionar)

capaz

MANUAL DO FORMADOR

47

CONDUO DA REUNIO

Como se pode ver, cada estilo de liderana eficaz em determinadas situaes e ineficaz noutras situaes. 4.4.1. Promotor como lder da reunio
Perante uma tentativa (inoportuna) de desvio da agenda dever: Relembrar o ponto em que estava a conversa; Resumir o que foi dito acerca do presente item.

COMPORTAMENTOS VIRADOS PARA A TAREFA

Organizao Determina: a agenda, o problema, o objectivo. Orienta: a discusso. Promove: a produtividade. Orienta a sequncia de trabalhos com vista a alcanar o objectivo. Promove a comunicao Estimula a divergncia de opinies e a exposio de sugestes. Promove a troca de informao. Clarifica a comunicao Esclarece possveis mal entendidos Reduz as barreiras da comunicao Resumo e sistematizao Reformula as sugestes, esclarece convergncias e divergncias, resume as concluses. Organiza a informao. Testar o consenso Avalia o grau de acordo / desacordo entre os participantes. Promove o acordo.

48

CONDUO DE REUNIES

CONDUO DA REUNIO

COMPORTAMENTOS VIRADOS PARA AS RELAES

Facilita a participao Estimula a participao e equilibra as intervenes. Equilibra a participao de todos. Harmonizao Funciona como um "contentor" de ansiedades. Zela pelo bom ambiente. Apoio Interessa-se por todas as participaes. Reduz tenses. Normalizao Estimula o surgimento de normas de funcionamento. Regula comportamentos. Exame dos processos do grupo Identifica os problemas e comportamentos disfuncionais. Resolve os problemas que possam surgir.
Como promover participao: a

E s ta r d i s p o n v e l pa r a ouvir e aprender; No ser crtico; hostil nem

Impedir todo e qualquer comentrio depreciativo; Manter a calma em situaes mais complicadas; Respeitar as diferenas entre as pessoas e mostrar que as opinies divergentes so importantes; Reconhecer talentos e agradecer contributos; Aceitar crticas construtivas; Motivar os menos participativos; No dominar a reunio e e v i ta r q u e o u t r o a domine.

MANUAL DO FORMADOR

49

CONDUO DA REUNIO

Como lder da reunio, ter que saber manter o controle da mesma: Siga a agenda; Normas de funcionamento - Estas normas devem ser simples, claras e perceptveis para todos. Devem ser esclarecidas logo no incio da reunio; A discusso de cada item: Deve seguir a ordem estipulada; Nunca passe ao item seguinte sem que o anterior esteja resolvido; Clarifique o objectivo de cada item; Inicie sempre de uma forma positiva; Referencie o tempo de cada item. Durante a reunio deve ficar claro a aco que cada um tem que executar, a qual deve estar calendarizada.
ALGUNS INSTRUMENTOS DISPOSIO DO PROMOTOR DA REUNIO

(a) As perguntas: FECHADAS (DE RESPOSTA SIM OU NO) Ex. Preencheste o questionrio? Pr fim a divagaes, obter uma informao concreta, afunilar a conversa. ABERTAS (NO PERMITEM A RESPOSTA SIM OU NO) Ex. O que que achaste da formao?

50

CONDUO DE REUNIES

CONDUO DA REUNIO

Alargar a discusso, obter novas ideias, obter novos dados, orientar a discusso. ESPECFICAS Ex. Como que calculaste isso? Trata-se de uma questo directa a um dos intervenientes. SUSPENSAS Ex. Podemos ento concluir que... Fala para todo o grupo. POR TURNOS Ex. Antnio, que pensas disto? Corre o grupo todo mas de pessoa a pessoa. RETORNO Ex. Ests ento a querer dizer que... Reenvia a questo ao orador. (b) O resumo: O resumo permite, por um lado, organizar as ideias, por outro lado, orientar a discusso. Ele poder ocorrer no meio de um item ou entre dois itens: No meio de um item - estimula a discusso e criar um fio condutor para a conversa. Entre itens - confirma a concluso a que o grupo chegou, relativamente ao item anterior.
O resumo deve ser feito quando o grupo esmorece a conversa. O promotor da reunio deve ir tomando notas para poder efectuar este resumo de forma fiel e fidedigna.

MANUAL DO FORMADOR

51

CONDUO DA REUNIO

Dever haver ainda um resumo no final da reunio, de forma a clarificar as concluses a que se chegaram e a esclarecer medidas que eventualmente tero que vir a ser tomadas.

4.5. P ROMOTOR

E ENCERRAMENTO DA REUNIO

Resuma os pontos chave e as decises; Reforce as responsabilidades de cada um; Estabelea metas e prazos para cada pessoa; Pea e faa uma avaliao da forma como a reunio decorreu; Agradea a presena e os contributos.

4.6. PAPEL

DO SECRETARIADO DURANTE A REUNIO

A principal funo do secretariado a de anotao e posterior elaborao da acta. Como tal, ele dever estar bastante atento ao que se vai dizendo, e deve tomar pequenas notas ou transcrever pontos-chave. Se tiver dvidas num ponto qualquer, no deixe de as esclarecer.

4.7. PAPEL
O sucesso da reunio passa pela participao adequada de cada um dos intervenientes.

DOS

PARTICIPANTES

DURANTE A REUNIO

Entende-se como participao adequada: Estar atento ao contedo da reunio; Ser imparcial; No rejeitar de imediato ideias novas; Ser flexvel; Cumprir a ordem da agenda;

52

CONDUO DE REUNIES

CONDUO DA REUNIO

Perceber que todos tm direito a falar; Centrar-se nos argumentos e no nas pessoas; Fazer crticas construtivas e ser positivo; Ter em ateno a adequao da sua linguagem verbal e no verbal; Centrar-se no objectivo da reunio; Ser assertivo; Perguntar, no caso de no ter compreendido; Aceitar as decises da maioria.

4.8. C OMUNIC AO

NO DECORRER DA REUNIO

A comunicao efectua-se atravs de uma srie de elementos, tais como:

Emissor
Mensagem

Receptor

Canal

Codificao Transmisso

Feedback

Recepo Descodificao

MANUAL DO FORMADOR

53

CONDUO DA REUNIO

O canal usado para comunicar: Retemos 30% do que ouvimos; Retemos 30% do que vemos; Retemos 50% do que vemos e ouvimos; Retemos 70% do que vemos, ouvimos e discutimos. Por aqui, podemos ver a importncia de uma apresentao bem feita e estruturada. 4.8.1. Comunicao verbal Adapte sempre o seu tipo de linguagem ao grupo de participantes da reunio; Adapte o volume da voz ao tamanho da sala; Tenha em ateno a pertinncia a coerncia e a utilidade do discurso; Apresente a sua argumentao de uma forma organizada e pertinente; Articule correctamente as palavras; Tenha em ateno a velocidade do discurso: Fale de forma pausada mas ritmada. Respire entre as frases. No tenha medo dos silncios. O contedo: Exponha inicialmente a sua ideia central. Depois, v esmiuando cada ponto da mesma; Se possvel, baseie a sua ideia em factos; Evite usar termos definitivos "sempre", "nunca", "todos", etc; Opte sempre por um discurso positivo.

54

CONDUO DE REUNIES

CONDUO DA REUNIO

4.8.2. Comunicao no verbal A postura no verbal de extrema importncia para qualquer apresentao oral. Se houver alguma discordncia entre a nossa postura verbal e no verbal, os nossos interlocutores iro instintivamente acreditar mais na mensagem transmitida pela atitude no verbal, esvaziando assim, o contedo do discurso verbal. O tom de voz: Para ganhar algumas cumplicidades, baixe ligeiramente o volume da voz; Oriente a sua voz para as pessoas e no para a mesa; Evite um tom de voz monocrdico. O Olhar: Olhe para as pessoas. Evite olhar s para o promotor da reunio. A postura corporal: Evite posturas paradas e amorfas; Evite por a mo na boca ou sorrisos forados; Sente-se confortavelmente na cadeira; Mantenha as mo visveis em cima da mesa e no as mexa em demasia. Tente assumir uma postura calma e serena. Se se sentir mais ansioso, pegue num lpis ou numa caneta para se descontrair. Saber escutar: Saber escutar um dos elementos mais importantes em qualquer comunicao.
S com uma real atitude de escuta, se torna possvel a recepo da mensagem emitida e a consequente resposta adequada mesma. fundamental que no nos esqueamos que Comportamento gera Comportamento - ou seja, por exemplo, se a sua atitude no decorrer da reunio uma atitude agressiva, ser de esperar que os outros assumam consigo igualmente uma atitude agressiva.

MANUAL DO FORMADOR

55

CONDUO DA REUNIO

Alguns princpios da capacidade de escuta: Oua o seu interlocutor at ao fim; Evite todo e qualquer juzo de valor infundado; Seja emptico; Mostre-se interessado no que esto a dizer; No critique diante dos outros; Se no compreendeu o contedo de uma mensagem, pea para lhe ser explicado novamente; Mantenha o mesmo padro de comportamento com todos os intervenientes, independentemente da capacidade de deciso, do nvel de poder ou do nvel hierrquico dos mesmos. 4.8.3. Alguns princpios orientador es da comunicao no contexto de reunio
Um emissor com um elevado status, deve abster-se de revelar as suas opinies logo no incio da reunio, de forma a no influenciar os restantes participantes.

Um emissor que seja visto pelos outros como uma pessoa importante, com um elevado status, conseguir maior impacto com a sua mensagem, do que a mensagem emitida por outra pessoa qualquer; Quanto mais heterogneo ou quanto maior for o nmero de receptores, mais difcil se torna passar a mensagem; O emissor deve actuar de forma concordante com o contedo da sua mensagem; Para que a comunicao seja eficaz, o feedback sempre presente em ambos os sentidos; deve estar

No podemos partir do pressuposto que o receptor est a par dos aspectos laterais da nossa mensagem. Como tal, devemos circunstanci-la sempre.

56

CONDUO DE REUNIES

CONDUO DA REUNIO

4.9. PARTICIPANTES

COMPLIC ADOS Existem dois princpios fundamentais para lidar com este tipo de pessoas: Ser o prprio grupo a procurar resolver o problema (e no s o promotor da reunio); Nunca dar a entender a estas pessoas que so por si s, um foco de problemas.

Com alguma frequncia deparamo-nos nas reunies com pessoas de tratamento complicado. Como exemplo de participantes complicados, temos: O que sabe sempre tudo: Faa-lhe perguntas de elevado nvel de dificuldade. O distrado: Envolva-o com alguma frequncia. No lhe passe qualquer tipo de rasteiras. O que tem dificuldade em expressar-se: No o corrija em pblico, mas procure reformular a sua interveno. Evite que se sinta ridculo. O que procura discutir sempre: Assuma uma postura segura. No reaja hostilidade com hostilidade. Mantenha sempre a calma. O tmido: Dirija-lhe um olhar simptico e reforce positivamente cada interveno pertinente. Elogie-o. Trate-o pelo nome. O teimoso: Evite colocar-lhe muitas questes e no seja teimoso com ele. Remeta para o grupo. Os desenxabidos: Procure reformular as suas intervenes. O que tem uma agenda oculta: Procure esclarecer o real interesse. Se necessrio, fale pessoalmente com ele. O que est sempre a perguntar: Evite responder por sistema s suas questes, remeta-as para o grupo. O irreflectido: D-lhe uma tarefa precisa. O que est sempre a falar: Tente interromp-los de forma gil. Aproveite qualquer silncio do seu discurso, para retomar o ponto em que a discusso tinha ficado. Para tal, pode, por exemplo, fazer resumos para o grupo. Os sedutores: Esclarea bem o contedo da mensagem. Leve-os a concordarem consigo.

MANUAL DO FORMADOR

57

CONDUO DA REUNIO

O obstinado: Procure ocup-lo com uma tarefa muito precisa e especfica. Reformule cuidadosamente as suas observaes. Os constantemente atrasados: Se possvel no faa o resumo do que j foi tratado. Olhe-o fixamente quando entrar, sem no entanto interromper o que estava a fazer. Se necessrio, fale com ele pessoalmente. Os humoristas: Se for sentido de humor sem sarcasmo, podem ser teis quando o ambiente se torna mais pesado. Os eternos concordantes: Assuma uma atitude apoiante e motivante de forma a conseguir saber a sua opinio real. O sorna: Coloque-lhe questes. Desafie-o. Os frvolos: Tente interromp-lo com resumos do ponto onde tinham ficado. No o estimule visualmente. Os apressados: Quando se encontram desligados da discusso, procure envolv-los de forma a que percebam a importncia que o assunto pode ter para eles. Os resistentes a qualquer mudana: Faa-os ver o que est mal, levando-os a perceber que tm vantagem em mudar. Os sarcsticos: Evite que as suas intervenes se alonguem, procure que estas sejam mais do tipo de respostas a perguntas fechadas (ex. sim, no...). O astucioso: Tente que ele verbalize as suas reais intenes. Cuidado que pode destruir a reunio. O entusiasta: preciso ter algum cuidado para que ele no domine a reunio, no deixando os outros participarem. O desorganizado: intervenes. Se necessrio, reformule as suas

58

CONDUO DE REUNIES

AVALIAO DA REUNIO
Captulo 5

AVALIAO DA REUNIO

O BJECTIVOS
Compreender a importncia da avaliao para um melhoramento contnuo da reunio; Compreender a importncia de uma melhoria contnua; Compreender o papel de cada interveniente depois da reunio ter terminado.

Toda e qualquer reunio est inserida num ciclo que normalmente exige continuidade:

Reunio Avaliao Mudana Aco

5.1. D EPOIS

DA REUNIO

- P ROMOTOR

No final da reunio torna-se necessrio passar aco. O promotor deve certificar-se que todos cumprem os objectivos definidos. Se alguma das aces falhar, fundamental que o promotor se rena com o executante, de forma a poderem, em conjunto, avaliar o porqu do referido falhano e a propor solues alternativas.

5.2. S ECRETARIADO
Ao secretariado cabe redigir as actas e distribu-las no espao de 24 a 48 horas. A sua extenso no deve ser superior a 2 pginas. A acta deve repetir a sequncia da agenda, nela deve constar: Data, horrio e local; Um resumo do que foi discutido; Nome do promotor da reunio; Nome dos presentes; Ausentes e respectivas justificaes; Actas aprovadas e assinadas;

As actas: No so a transcrio palavra por palavra do q u e s e pa s s o u n a reunio; Devem ser curtas e sintticas; Devem seguir a ordem da agenda; So um registo de factos, decises e aces; Devem ser compreensveis para terceiros; Os espaos em branco devem ser trancados.

60

CONDUO DE REUNIES

AVALIAO DA REUNIO

Assuntos pendentes; Resumo de cada ponto; Decises, prazos e responsveis; Resumo de relatrios para aprovao; Resultado de possveis votaes; Assuntos para posteriores reunies; Local, data e hora da reunio seguinte; Data e assinaturas do promotor e do secretrio. Como construir uma acta: Contextualize cada ponto; Refira a documentao existente; Enumere os departamentos envolvidos; Faa um resumo das concluses; Refira o que deve ser feito, por quem, como, quando e onde; Procure colocar uma s ideia em cada frase; Cada ponto deve ocupar um pargrafo; No total, cada pargrafo deve ter no mximo 40 linhas; Procure usar o passivo dos verbos; Seja imparcial e preciso.
Livro de actas: um livro A4, de capa grossa, onde cada folha est dividida em 3 partes: 1 pa r t e : N o m e d o s oradores; 2 parte: Palavras chave; Decises; Aces. 3 parte: Nome de outras pessoas que fazem parte da aco e uma data prevista para a mesma.

MANUAL DO FORMADOR

61

AVALIAO DA REUNIO

5.3. PARTICIPANTE
O participante de uma reunio, a quem lhe foi designada uma determinada aco, deve ter em considerao uma srie de factores, tais como: Deve assumir a responsabilidade pela sua execuo e passar rapidamente aco; Deve manter contacto com os outros elementos da reunio; Deve apresentar, na prxima desenvolvimento da tarefa. reunio, um relatrio do

62

CONDUO DE REUNIES

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

Referncias Bibliogrficas

BARKER, A., Reunies que funcionam, Lyon Edies, 1996 DEMORY, B., Anime as suas reunies, Editorial Inqurito, 1986 DEMORY, B., 7 Tcnicas de criatividade, Editorial Inqurito, 1986 HINDLE, T., Como Conduzir Reunies, Manuais Prticos do Gestor, Livraria Civilizao, 1998 HINDLE, T., Como gerir o seu tempo, Livraria Civilizao, 1998 JOHN; Payne, S., Dirigir reunies com sucesso, Editorial Presena, 1995 JONES, K., Gerir o tempo, Livros e Livros, 1998 KEENAN, K., Conduzir reunies, Texto Editora, 1997 KEENAN, K.; Gerir o tempo, Texto Editora, 1997 NICOLAS, P. et al., Saber Gerir o tempo, Guias de sucesso, Europa Amrica, 1992 NICOLAS, P. et al., Saber organizar reunies, Guias de sucesso, Europa Amrica, 1987 OCONNOR, C. A., A liderana de sucesso, Editorial Presena, 1994 PARREIRA, A., Comunicao e motivao nos grupos e reunies de trabalho, Pltano - Edies Tcnicas, 1997 PARREIRA, A., Manual Terico de Liderana de Grupos e Conduo de Reunies, Pltano - Edies Tcnicas, 1997 PARREIRA, A., O processo de liderana nos grupos e reunies de trabalho, Pltano - Edies Tcnicas, 1995

64

CONDUO DE REUNIES

Referncias Bibliogrficas

PARREIRA, A., Reunies e grupos de trabalho, Pltano - Edies Tcnicas, 1996 PEMBERTON, M., Como dirigir uma reunio, Guias de sucesso, Europa Amrica, 1982 REGO, A., Liderana de reunies - Na senda de solues criativas, Edies Slabo, 2001 ROEBUCK, C., Liderana eficaz, Livros e Livros,1999 SANTOS, F., Comunicar, Entrevistar, Conduzir reunies, Coleco Aprender, 1998 SOUSA, S.S., Reunies gerais de trabalhadores durante o horrio de trabalho, Rei dos Livros, 1989 TAYLOR, H.M. et al., Como dirigir uma reunio, Editorial Presena, 1984

MANUAL DO FORMADOR

65

FICHA TCNICA

Ttulo: Conduo de Reunies Autoria: Rosrio Loureno Edio: CECOA Coordenao: Cristina Dimas Design e Composio: Altura Data Publishing

Produo apoiada pelo Programa Operacional Emprego, Formao e Desenvolvimento Social (POEFDS), co-financiado pelo Estado Portugus e pela Unio Europeia, atravs do Fundo Social Europeu.

Ministrio do Trabalho e da Solidariedade Social

Unio Europeia Fundo Social Europeu

66

CONDUO DE REUNIES

Conduo de Reunies
Exerccios de Aplicao

CONDUO DE REUNIES

EXERCCIO DE APLICAO N 1 - "O MEU PONTO DE PARTIDA"


Este questionrio tem como objectivo perceber quais so os aspectos que ter que trabalhar mais na rea de conduo de reunies. Procure para tal recordar a sua experincia, ou caso no a tenha, tente responder com base no que pensaria fazer. Seja o mais honesto possvel e no deixe de responder a nenhumas das questes. Use a seguinte escala. Nunca 1 Raramente 2 Por vezes 3 Frequentemente 4 Sempre 5

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

A) 1 2 3 4 5 6 7

Q UANDO

SOU CONVOC ADO PARA UMA REUNIO :

Procuro preparar-me para a reunio Tento perceber o que se espera de mim Procuro saber qual o objectivo da reunio Leio atentamente a agenda Verifico se tenho dvidas quanto ao contedo da agenda Leio atentamente os documentos distribudos Se for caso disso, preparo cuidadosamente a minha participao

TOTAL a)

B) 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Q UANDO

PARTICIPO NUMA REUNIO , PROCURO :

Ser pontual Estar atento ao contedo da reunio Ser imparcial No rejeitar de imediato ideias novas Ser flexvel Estar atento agenda e cumpri-la Incentivar os colegas mais tmidos a participar No me esquecer que todos tm direito a falar Ser educado e simptico com os outros Centrar-me nos argumentos e no nas pessoas Fazer crticas construtivas Ser positivo Ter em ateno a adequao da minha linguagem verbal e no verbal Centrar-me no objectivo da reunio Perguntar, caso no tenha compreendido Sentir-me co-responsvel pelo sucesso da reunio Respeitar os tempos estipulados Colaborar no sentido do objectivo ser alcanado Emitir sugestes que considero pertinentes Aceitar as decises da maioria

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

TOTAL b)

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

C)

DEPOIS

DE

TER

PA R T I C I PA D O

NUMA

R E U N I O

ONDE

FUI

DESIGNADO

PA R A

DESEMPENHAR UMA TAREFA , PROCURO : 1 2 3 4 5 Assumir a responsabilidade pela execuo da tarefa Passar rapidamente aco Manter contacto com os outros elementos da reunio, em particular no caso de estes terem tarefas relacionadas com a minha Apresentar ao promotor da reunio, um relatrio do desenvolvimento da tarefa quando esta terminar Apresentar na prxima reunio, um relatrio do desenvolvimentoda tarefa

TOTAL c)

D) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Q UANDO

SOU OBRIGADO A PROMOVER UMA REUNIO , PROCURO ANTECIPADAMENTE :

Ter a certeza quanto necessidade da mesma Definir claramente os objectivos da reunio Dar um ttulo reunio Listar os assuntos a tratar - itens da reunio Estabelecer um tempo para a discusso de cada item Listar os participantes Definir o local a data e a hora da reunio Definir hora de incio e de fim da reunio Preparar todos os documentos necessrios reunio Certificar-me dos equipamentos necessrios reunio Elaborar a agenda Distribuir a agenda pelos convocados Certificar-me que todos os convocados receberam antecipadamente a agenda e os documentos necessrios

TOTAL d)

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

E) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Q UANDO

CONDUZO UMA REUNIO PROCURO :

Ser pontual na hora de incio Dar no incio, as boas vindas sinceras a todos Apresentar as pessoas que no se conhecem Levar comigo cpias suplementares de todo o material Clarificar o objectivo da reunio Fazer referncia aos horrios da reunio Clarificar o tipo de normas de deciso (por votao, por consenso... ) Ser positivo Ser breve nas minhas intervenes Reconhecer as dificuldades que possam existir Usar uma linguagem acessvel ao grupo de participantes Ajudar os participantes a fazerem as suas exposies No ser crtico Orientar, equilibrar e estimular a discusso Clarificar a comunicao Fazer resumos Fazer reformulaes quando necessrio Testar consensos Impedir todo e qualquer comentrio depreciativo Ser um bom ouvinte Estar atento aos menos participativos e motiv-los a participarem Mostrar que as opinies divergentes so importantes No dominar a reunio e evitar que outro a domine Confirmar as concluses

TOTAL e)
F) 1 2

D EPOIS

DE TERMINAR UMA REUNIO PROCURO :

Certificar-me da execuo e distribuio da acta da reunio Certificar-me que as aces decididas no decorrer da reunio so posteriormente realizadas

TOTAL f)

Nome: _____________________________________________________

Data

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

INSTRUES DO QUESTIONRIO "O MEU PONTO DE PARTIDA"

Pontuao relativa ao seu desempenho como Participante de uma reunio: Some os totais a), b) e c) a)

b)

c)

Total

Faa corresponder o total obtido a um dos seguintes intervalos:

Entre 32 e 75 Entre 76 e 119 Entre 120 e 160

Muitos pontos a melhorar. Alguns pontos a melhorar. Continue a proceder desta forma melhorando sempre pontualmente alguns aspectos.

Pontuao relativa ao seu desempenho como Promotor de uma reunio: Some os totais d), e) e f) d)

e)

f)

Total

Faa corresponder o total obtido a um dos seguintes intervalos:

Entre 39 e 91 Entre 92 e 143 Entre 144 e 195

Muitos pontos a melhorar. Alguns pontos a melhorar. Continue a proceder desta forma melhorando sempre pontualmente alguns aspectos.

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

EXERCCIO DE APLICAO N 2 - "AS FRIAS"


1. So quadros de uma empresa de turismo e esto a preparar uma apresentao para os vossos clientes. No mbito desta preparao, vem-se obrigados a marcar uma reunio acerca do tema "como preparar umas frias" .

Como prepararia essa reunio?

Nome: _____________________________________________________

Data

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

EXERCCIO DE APLICAO N 3 - "A SUA CAPACIDADE PARA GERIR O TEMPO"


Esta uma maneira de poder avaliar as suas capacidades para gerir o tempo. Pode desta maneira repensar a sua actuao de forma a poder optimiz-la tornando-se mais eficiente. Seja o mais sincero possvel e no deixe de responder a nenhuma das questes que lhe so colocadas. Use a seguinte escala. Nunca 1 s Vezes 2 Muitas vezes 3 Sempre 4

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Chega a horas e prepara as reunies? Verifica se h algum relgio visvel na sala de reunies? As reunies que organiza alcanam os seus objectivos? As reunies que organiza terminam a horas? Abre o correio logo que este chega sua secretria? L superficialmente os artigos importantes dos jornais e revistas? Risca o seu nome das listas postas em circulao para revistas e jornais? L os faxes no dia em que os recebe? capaz de completar tarefas sem ser interrompido por colegas? Decide quantas vezes pode ser interrompido por dia? Reserva algumas horas para visitas de colegas? Fecha a porta do gabinete quando se quer concentrar? Diz a quem lhe telefona que volta a ligar? Limita a durao das suas chamadas telefnicas? Permite a um colega ou secretria que filtre as suas chamadas telefnicas? Decide o tipo de chamadas que quer atender nesse dia? L superficialmente informaes internas logo que as recebe? L as informaes internas mais tarde? O seu tabuleiro de documentos tem um tamanho razovel? Tira toda a papelada da sua secretria? Delega tarefas a colegas, que poderia voc executar? Conclui o trabalho que delegou?

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

23 24 25 26 27 28 29 30 31

Encoraja os subordinados a limitarem os relatrios a uma pgina? Analisa quem necessita de saber as informaes que vai pr a circular? Equilibra o tempo de pensar e o tempo de agir? Faz uma lista de coisas que tem para fazer cada dia? Trabalha s um determinado nmero de horas por dia? Estabelece contactos pessoais com os seus colaboradores? Certifica-se que conhece a tecnologia mais recente? Arquiva os e-mails no computador para os ler mais tarde? Verifica a documentao nos arquivos do seu computador?

Sub - TOTAL TOTAL

P ONTUAO
Some a pontuao de cada coluna - Sub total Some a pontuao das 4 colunas - Total

L EITURA

DA PONTUAO

Entre 32 e 34

Aprenda a usar o seu tempo com eficincia. Reduza o tempo que passa com assuntos improdutivos e trabalhosos. Esclarea as suas prioridades. Aparentemente, est consciente que perde muito tempo com assuntos improdutivos e s isso meio caminho andado para melhorar. Continue a esforar-se, pois dentro de algum tempo poder sentir alguma mudana. Tem boas capacidades de gerir o tempo, mas ainda no o est a fazer com sucesso total. Usa o seu tempo eficientemente. Continue a procurar maneiras de desenvolver as suas prticas de trabalho.

Entre 35 e 64

Entre 65 e 95

Entre 96 e 128

In: Tim Hindle ( 1998); "Como gerir o seu tempo" ; Manuais Prticos do Gestor; Livraria Civilizao (pag. 12)

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

EXERCCIO DE APLICAO N 4 - "AVALIE AS SUAS CAPACIDADES COMO PRESIDENTE"


Avalie a sua actuao como Presidente respondendo s seguintes perguntas e escolhendo a opo de acordo com a sua experincia. Seja o mais honesto possvel. Se a sua resposta for "nunca", escolha a opo 1; se for "sempre", a opo 4; e assim por adiante. Nunca 1 s Vezes 2 Muitas vezes 3 Sempre 4

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Comea as reunies s horas previstas? V se os Participantes compreenderam a acta da reunio anterior? Nas reunies, segue a agenda aprovada? Explica o objectivo de cada reunio claramente a todos os Participantes? Permite que todos os Participantes sejam ouvidos igualmente? Est consciente dos motivos e agendas ocultas de cada participante? Assegura que todos os Participantes esto totalmente envolvidos na reunio? Prepara-se a fundo para cada reunio? Consulta um guia de procedimentos de reunies antes de cada reunio formal? Garante que as actas das reunies so completas e precisas? Certifica-se que todos sabem as aces a implementar antes da prxima reunio? Certifica-se de que todos os Participantes sabem a hora e o local da prxima reunio?

TOTAL

Nome: _____________________________________________________

Data

10

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

I NSTRUES "AVALIE

AS SUAS

C APACIDADES

COMO

P RESIDENTE "

Agora que completou a sua auto-avaliao, some a pontuao e leia o resultado correspondente. Qualquer que seja o nvel que atingiu, lembre-se que pode sempre melhorar. Identifique as suas reas fracas de forma a conseguir optimiz-las.

Entre 12 e 24

As suas capacidades como Presidente tm que ser melhoradas. Repense a sua actuao antes de entrar em aco. Tem capacidades definidas, mas ter que melhorar certos pontos mais fracos. As reunies que preside devem correr sem problemas. Mas cada reunio diferente, por isso, continue a preparar-se bem.

Entre 25 e 36

Entre 37 e 48

In: Tim Hindle, (1998), Como Conduzir Reunies, Manuais Prticos do Gestor, Livraria Civilizao (Pag 69)

EXERCCIOS DE APLICAO

11

CONDUO DE REUNIES

EXERCCIO DE APLICAO N 5 - "AVALIE AS SUAS CAPACIDADES COMO PARTICIPANTE"


Avalie a sua actuao nas reunies, respondendo s seguintes perguntas e escolhendo a opo de acordo com a sua experincia. Seja o mais honesto possvel. Se a sua resposta for "nunca", escolha a opo 1; se for "sempre", a opo 4; e assim por adiante. Nunca 1 s Vezes 2 Muitas vezes 3 Sempre 4

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Deixa os oradores terminarem a sua comunicao antes de comear a falar? Tem confiana ao dizer o que quer e ao afirmar as sua opinies? capaz de admitir quando est errado? Controla o tom da sua voz quando se sente nervoso? A sua linguagem corporal sugere auto-confiana? Veste-se apropriadamente para cada reunio? Ouve com ateno o que os outros dizem nas reunies? Est totalmente preparado para cada reunio que assiste? Rev, com cuidado, a acta da reunio anterior? Sabe quais so os seus objectivos antes de assistir reunio? Sabe quais so os objectivos da reunio antes da mesma decorrer? Partilha objectivos comuns com os outros participantes?

Sub - TOTAL TOTAL

Nome: _____________________________________________________

Data

12

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

I NSTRUES "AVALIE

AS SUAS

C APACIDADES

COMO

PARTICIPANTE "

Agora que completou a sua auto-avaliao, some a pontuao e leia o resultado correspondente. Qualquer que seja o nvel que atingiu, lembre-se que pode sempre melhorar. Identifique as suas reas fracas de forma a conseguir optimiz-las.

Entre 12 e 24

As suas capacidades necessitam de mais ateno. Tenha sempre um objectivo definido quando assistir a uma reunio e esforce-se por o alcanar. A sua actuao nas reunies boa, mas algumas reas necessitam de ser desenvolvidas. A sua actuao muito boa. Continue a preparar-se bem antes de cada reunio.
In: Tim Hindle, (1998), Como Conduzir Reunies, Manuais Prticos do Gestor, Livraria Civilizao (Pag 45)

Entre 25 e 36

Entre 37 e 48

EXERCCIOS DE APLICAO

13

CONDUO DE REUNIES

EXERCCIO DE APLICAO N 6 - " BOM OUVINTE?"


Reflicta sobre as situaes em que algum fala e voc ouve. Refira com que frequncia tem as seguintes reaces. Para responder, utilize a seguinte escala: Nunca 1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Raramente 2

Por vezes 3

Frequentemente 4

Sempre 5

Quando as pessoas falam, tenho tendncia para pensar noutras coisas Sumario mentalmente as ideias que a outra pessoa est a comunicar Reparo na linguagem corporal e no tom de voz para melhor interpretar o que a pessoa est a dizer Custa-me muito prestar ateno a pessoas maadoras Digo s pessoas se tm ou no alguma coisa til para me dizerem ainda antes de terminarem a sua mensagem Deixo de ouvir uma pessoa quando penso que ela no tem nada de interesse para me dizer Fico emotivo ou descontrolado quando a outra pessoa faz troa de coisas que so importantes para mim Fico furioso ou confuso quando a pessoa que fala usa palavras ofensivas No gasto muita energia quando oio os outros Finjo que presto ateno ao que os outros dizem mesmo quando no estou realmente a ouvi-los Desminto ou ignoro a informao ou comentrios que vo contra os meus sentimentos e pensamentos No presto ateno aos meios audiovisuais que so usados durante a formao Presto mais ateno aos factos do que s ideias globais que so transmitidas na formao Presto ateno aos pormenores que podem ser teis para a compreenso Fao julgamentos acerca do que outra pessoa diz, mesmo antes de terminar Presto ateno informao favorvel e desfavorvel Evito ouvir apresentaes sobre matrias difceis No consigo ouvir as pessoas montonas Quando ouo algum, estou pronto a aprender Considero as apresentaes de matrias complexas como um bom exerccio para o meu pensamento Se a outra pessoa diz algo que desaprovo, manifesto-me imediatamente (ainda antes de ela terminar) Concentro-me no que as outras pessoas dizem quando falam comigo Quando a outra pessoa fala, eu concentro-me sobretudo naquilo que lhe quero responder Fico impaciente quando a outra pessoa no diz nada interessante Sinto muito desconforto quando h silncio numa conversa Se a outra pessoa diz algo que desaprovo, "desligo" Procuro compreender os sentimentos da pessoa que est a falar

Nome: _____________________________________________________

Data

14

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

I NSTRUES B OM O UVINTE ?
Este questionrio pretende ajud-lo a compreender o grau em que bom ouvinte. No deve ser considerado como uma ferramenta infalvel de auto-avaliao mas antes como um elemento indicador do modo como tende a comportar-se neste domnio to importante para a comunicao. Proceda, por favor, do seguinte modo: Nas afirmaes ns 2, 14, 16, 19, 20, 22 e 27 (e apenas nessas), por exemplo, se respondeu 1, altere para 5 e vice versa. Sirva-se da ajuda da tabela seguinte para fazer essas alteraes: Pontuao original 1 2 3 4 5 Pontuao nova 5 4 3 2 1

A partir de agora, para essas afirmaes, utilize esta nova pontuao (e no a original). Mas faa isto apenas para estas afirmaes - nas restantes, mantenha as pontuaes Some as pontuaes de todas as 27 afirmaes. Esta a sua pontuao na competncia de escutar. Avalie-se de acordo com a tabela seguinte:

Pontuao
Entre 27 e 54 Entre 55 e 81 Entre 82 e 108 Entre 109 e 135

As suas competncias na capacidade de escuta


Muito boas Boas Moderadas Pobres
In: Armnio Rego (2001), Liderana de Reunies Na senda de solues criativas; dies Slabo, (Pag. 51, Cap. 7)

EXERCCIOS DE APLICAO

15

CONDUO DE REUNIES

EXERCCIO DE APLICAO N 7 - "A FESTA DE ANOS?"


1. So quadros de uma empresa de organizao de festas, so contactados para organizar uma festa de anos de uma criana de 8 anos, que ir ter cerca de 40 convidados (20 adultos e 20 crianas). Esto a preparar uma apresentao para o vosso cliente. No mbito desta preparao, vm-se obrigados a marcar uma reunio acerca do tema "como preparar festa de anos" . Como prepararia essa reunio?

Nome: _____________________________________________________

Data

16

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

P ISTAS

PARA A RESOLUO

Este exerccio, tem como objectivo avaliar at que ponto o formando interiorizou alguns dos aspectos mais importantes mencionados no decorrer desta aco de formao. Pontos a focar numa apresentao desenvolvida pelos mesmos Agenda Ttulo da reunio Objectivo da reunio Data da reunio Hora de incio e de fim Local onde a reunio vai decorrer Participantes Sequncia de pontos a tratar Documentos que possam vir a ser necessrios reunio Actas das reunies anteriores relacionadas Relatrios Contributos que peritos possam ter dado Data, hora, local de uma prxima reunio Outros assuntos Etc.

EXERCCIOS DE APLICAO

17

CONDUO DE REUNIES

EXERCCIO DE APLICAO N 8 - "O CASO DAS REUNIES NA CERAMEX SA"


Rita Ramos directora geral da Ceramex Sa. A empresa tem sede em gueda e fabrica materiais cermicos, sobretudo pavimentos domsticos. Quando iniciou as suas novas funes, h cerca de 7 anos, no gostou do modo como as reunies do seu antecessor se processavam. Estas decorriam sexta-feira, cerca das 16 horas, e serviam para os directores departamentais e chefes de seco fazerem uma retrospectiva das ocorrncias da semana e delinearem estratgias para a semana seguinte. Frequentemente, a discusso dos assuntos prolongava-se noite dentro, sendo por vezes necessrio recomear a reunio na segunda-feira seguinte. Normalmente, estes encontros incluam entre 14 e 21 pessoas. Este nmero era varivel porque alguns chefes de seco tinham necessidade de reunir com o seu pessoal no termo da semana, e, por vezes, no conseguiam libertar-se antes das 18 ou 19 horas. Apesar de reconhecer algumas vantagens neste tipo de reunies, Rita decidiu mud-las para as quartas-feiras, s 10.30h da manh. Alm disso, em vez de reunir todos os directores e chefes de seco, passou a convocar apenas os directores departamentais. A principal razo para esta opo foi o facto de Rita ter percebido que, nas reunies antes realizadas, eram frequentes as divergncias entre directores departamentais e os chefes de seco que estavam na sua dependncia. Agora, cada director rene com os seus chefes de seco individualmente, na hora e local que considera mais convenientes. A competncia, prestgio e modo de actuar da directora geral tem-lhe granjeado elogios muito veementes da parte dos directores. Estes sentem-se especialmente satisfeitos como facto de as reunies serem menos demoradas e lhes deixarem livre a tarde de sexta feira para "arrumarem a casa" antes de partirem para fim-de-semana. Rita usa um estilo bastante directo, no permite divagaes em torno dos assuntos, e no se cobe de interromper algum director quando julga que ele se desfocaliza do tema de debate. Tambm no se inibe de expressar as suas opinies logo que a reunio comea. Assim, deixa antecipadamente claro o que pensa, e os directores sentem a vida facilitada. Este procedimento especialmente bem acolhido pelos directores quando as reunies se debruam sobre matrias complexas ou arriscadas. H trs semanas atrs, ficou rapidamente decidido que a empresa, diminuiria o perodo destinado ao lanche dos trabalhadores da empresa, porque na seco de manuteno da fbrica havia pessoas que se alongavam demasiadamente e no respondiam a solicitaes urgentes de interveno em avarias. As reaces de desagrado de vrias pessoas foram rapidamente resolvidas com conversas pessoais que Rita teve com cada uma individualmente.

18

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

Normalmente, estas reunies semanais realizam-se sem qualquer agenda escrita, pois as pessoas j conhecem a razo pela qual se efectuam. A reunio de hoje (23 de Maio) foi, contudo, diferente das habituais. Foi convocada com seis dias de antecedncia, com a seguinte ordem de trabalhos: a) Informaes b) Absentismo dos trabalhadores Sucede que Rita, embora sem o manifestar abertamente, tem sentido grande insatisfao com determinadas ocorrncias no departamento comercial, especialmente com os conflitos pessoais e os impasses decisrios - que j so do conhecimento de toda a empresa. O respectivo director (Mrio Rui) ausentou-se para Itlia h nove dias, para fazer uma ronda pelos vrios clientes a instalados. Rita tentou conversar com Mrio antes da partida, mas sobrecargas na agenda deste no permitiram o encontro. Uma reunio anteriormente agendada havia sido anulada a pedido de Mrio Rui, precisamente por causa de um encontro com um cliente holands que visitara a empresa sem aviso prvio. Rita telefonou na manh de hoje, dia 23 de Maio, para Lusa Cunha, secretria de Mrio Rui, e solicitou-lhe que convocasse para a reunio semanal os chefes de seco do departamento comercial. Lusa conseguiu contactar cinco dos seis responsveis. A directora-geral sabia que esta marcao causaria algum distrbio ao trabalho dos responsveis, mas estava segura de que a reunio era necessria. Alm disso, sabia que todos tinham colaboradores capazes de os substiturem temporariamente em caso de necessidade. Na hora marcada, compareceram os seis directores departamentais, mais os cinco chefes de seco, na sala de reunies habitual - que contgua ao gabinete de Rita Ramos. Rita chegou cinco minutos atrasada. Atarefada, pediu que todos se sentassem, e deu incio aos trabalhos. Dirigiu-se aos chefes de seco explicando-lhes o sucedido com as tentativas frustradas de se reunir com Mrio Rui. E prosseguiu: Chamei-vos para vos ouvir. Sei que vocs trabalham h vrios anos no departamento e que, por conseguinte conhecem-no suficientemente para me poderem conceder as vossas opinies. No estou satisfeita com o modo como o departamento tem vindo a ser dirigido. No me foi possvel reunir atempadamente com o vosso responsvel, mas f-lo-ei logo que ele chegue de Itlia e seja possvel agendar o encontro. Entretanto, fao questo de vos dizer que quero saber o que se passa acerca do modo como podemos pr o departamento a funcionar devidamente. Individualmente, as pessoas so capazes, mas falta o esprito de

EXERCCIOS DE APLICAO

19

CONDUO DE REUNIES

equipa. Tenho dificuldade em compreender as razes pelas quais isso acontece, e por isso vos pergunto, informalmente, o que pensam que pode ser feito para alterar este estado de coisas. Os cinco responsveis de seco no podiam ter ficado mais surpresos. Embora estivessem descontentes com o modo como Mrio Rui tinha vindo a gerir os destinos do departamento, no se sentiam preparados para, abertamente, expor o que julgavam ser uma medida adequada. Alguns consideravam que a soluo era a substituio de Mrio Rui, mas no se sentiam suficientemente vontade para expressar tal ponto de vista. Havia alis, alguma retraco gerada pelo facto de uma dos chefes de seco (Celso Cunha) actuar como uma espcie de sub-director do departamento e brao-direito de Mrio Rui. certo que Cunha ia revelando alguma insatisfao com os acontecimentos, mas a sua postura no era muito transparente. Por outro lado, a relao entre Rita e Mrio sempre havia parecido de grande proximidade e confiana, pelo que os responsveis das seces sentiam alguma inibio no seio deste ambiente algo estranho. Foram feitas algumas sugestes, mas nenhuma incidiu claramente sobre as frequentes ausncias de Mrio Rui, o adiamento de vrias decises, a inexistncia de reunies departamentais desde h vrios meses. Enfim, ningum sentiu coragem de "colocar o dedo na ferida" e referir o sentimento de que o departamento padecia de um certo abandono. Um dos chefes de seco, logo seguido por um colega, adiantou vrias sugestes, mas sem antes de comear a sua interveno afirmando: H aspectos do foro interno que no exporei pelo facto de a pessoa em causa estar ausente. Creio, alis, que devem ser discutidos no foro interno do departamento. E prosseguiu com vrias propostas. Rita Ramos tomou nota das sugestes de todos os presentes. Quando um dos chefes sugeriu que era necessrio recrutar mais pessoas para executar trabalho administrativo, Rita remexeu-se na cadeira, pediu desculpa por interromper e disse: Desculpe l, mas no posso compreender. Vocs tm l uma pessoa que foi colocada para esse efeito. O que est a dizer-me que essa pessoa no capaz de fazer o trabalho de que est incumbida?! Se ela no capaz, deve ser substituda. Se essa pessoa no cumpre as misses que lhe esto atribudas, necessrio ministrar-lhe formao ou transferi-la para outro local.

20

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

O responsvel da seco que se havia manifestado sentiu algum desconforto e acrescentou: Eu no queria dizer exactamente isso. Essa pessoa esfora-se e nestes dois meses a evoluo positiva. Rita interrompeu-o e prosseguiu o mesmo raciocnio que havia anteriormente exposto. Fez nova ronda pela mesa, mas as exposies avanadas pelos presentes continuaram na mesma toada. Aps cerca de 90 minutos, Rita deu por concluda a reunio com os chefes de seco. Agradeceu-lhes efusivamente as contribuies fornecidas, despediu-se... e deu imediatamente incio reunio com os directores departamentais que, por estarem arredados do problema existente no departamento comercial, no haviam intervindo at a. Rita comeou por fornecer informaes exaustivas acerca do estado econmico-financeiro da empresa, da carteira de encomendas, dos problemas de qualidade. Fez, ainda, algumas consideraes sobre a situao do mercado e dos concorrentes. Mostrou que conhecia perfeitamente a situao e falou demoradamente sobre as perspectivas que se abriam empresa. Quase no houve perguntas da parte dos membros da equipa, pois s o director financeiro conhecia os dados e sabia que eles seriam apresentados na reunio. Logo que constatou no haver mais perguntas, Rita passou ao ponto seguinte da agenda: o absentismo. Entretanto, c fora os chefes de seco conferenciavam entre si. Quatro de entre eles haviam estado numa reunio com Mrio Rui, h cerca de trs semanas ( 2 de Maio). Mrio Rui convidou-os gentilmente a sentarem-se em torno de uma pequena mesa redonda, e exps-lhes o seguinte: Gostaria de vos ouvir acerca do modo como podemos melhorar o nosso departamento. H pessoas, aqui, que sempre manifestaram interesse por estas matrias, e cujo contributo eu gostaria de escutar. O nosso departamento tem algum poder de negociao relativamente direco-geral, e o recente recrutamento de novos colaboradores aumenta-nos ainda mais essa capacidade de reivindicao. A nossa imagem junto da direco boa, mas necessrio que formemos um corpo unido e que definamos uma estratgia de cooperao. O que pensam disto? O que julgam que podemos fazer? Estou aqui para vos ouvir, informalmente, sem qualquer cerimnias.

EXERCCIOS DE APLICAO

21

CONDUO DE REUNIES

Nesse dia 2 de Maio, os quatro responsveis de seco apresentaram as suas sugestes, quase todas enfatizando a necessidade de fomentar a cooperao entre os colaboradores do departamento. Estas propostas foram, todavia, enunciadas de modo que se pode considerar pouco esperanoso. A sua experincia mostrava-lhes que, no passado, muitas propostas feitas em reunies caram em "saco roto". Algumas reunies que foram programadas para dali a duas ou trs semanas... nunca mais se realizaram. E tinha havido recentemente um conflito srio entre Mrio Rui e um dos chefes de seco presentes na reunio - a qual havia deixado marcas em todo o departamento, criando um clima de bastante desconfiana mtua. Mrio Rui fez questo em assinalar que "guas passadas no movem moinhos" e que, da parte dele, nada restava. Acrescentou que os conflitos so naturais e que nada impede que, por causa deles, as pessoas se entendam na prossecuo do trabalho. Agora, finda a reunio com a directora-geral, os chefes de seco aperceberam-se de que, at hoje, nenhuma das sugestes propostas a Mrio Rui foi por ele implementada. Um deles - Teresa Ribeiro - confidencia com os seus colegas que, porventura, a reunio convocada por Mrio Rui foi uma jogada de antecipao.

In: Armnio Rego (2001), Liderana de Reunies Na senda de solues criativas; dies Slabo, (Pag. 79)

22

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

EXERCCIO DE APLICAO N 9 - "O CASO DAS REUNIES NA AROMA ROMA"


Rui trabalha na empresa de cosmticos Aroma Roma, SA. um membro organizacional empenhado, e desfruta de algum prazer quando solicitado para emitir alguma opinio sobre os assuntos da organizao, algum problema que seja necessrio resolver ou alguma medida mais sensvel que necessrio tomar. Quando solicitado a exprimir a sua opinio e o seu saber, no hesita em faz-lo - mesmo quando sabe que os seus pontos de vista no so partilhados pela maioria ou pelos gestores. Mrio, o presidente da empresa, um homem muito competente e laborioso. Tem ideias claras acerca do que deseja para a organizao, e empenha-se vigorosamente na prossecuo desses objectivos. De quando em vez, Mrio tem o hbito de convocar as pessoas para umas reunies, convidando-as a exporem os seus pontos de vista acerca de determinadas matrias ou problemas. A quantidade de pessoas convocadas pode variar entre 8 e 10 pessoas e mais de 20. muito comum dar incio aos encontros enfatizando que "Estou aqui para ouvir as vossas opinies, pois podero ajudar-nos a resolver este problema. Pelo conhecimento e saber que tm sobre este assunto, vocs so pessoas habilitadas a fornecerem contributos importantes para a matria." Normalmente, Mrio assume completa transparncia em torno do seu prprio ponto de vista. Diz claramente o que pensa dos problemas, e divulga a sua sugesto acerca de como resolve-lo. Os primeiros 15-20 minutos costumam ser dedicados a esse propsito. Pelo respeito que Mrio instila, muito normal que as pessoas se sintam algo inibidas no incio da reunio. Normalmente, as primeiras contribuies so algo tmidas - ou aproximam-se das posies de Mrio. Por vezes, h compassos de espera entre as intervenes dos vrios participantes, sendo necessrio que Mrio relembre que tem vontade de ouvir todas as pessoas. Apesar de todas as pessoas terem formao acadmica elevada, as de mais baixa categoria profissional tendem a sentir alguma inibio em se expressarem. Em grande medida, isto resulta da cultura da organizao, que estipula regras acolhedoras de participao predominante dos detentores de posies mais elevadas. As reaces de Mrio so de dois tipos: ora ouve cada interveno sem reagir, ora expe o seu ponto de vista. Se no concorda com a perspectiva expressa, mostra imediatamente o que pensa - s vezes de forma exuberante ou at mesmo irritada. Mas, ultimamente, Mrio tem alterado a sua postura. Ouve todos os pontos de vista, regista-os numa espcie de agenda que traz consigo, no reage aps cada interveno, e deixa para o final da reunio a divulgao da sua opinio: "Bem, depois de vos ouvir, devo dizer-vos que..."

EXERCCIOS DE APLICAO

23

CONDUO DE REUNIES

nesta fase que manifesta o seu grau de (des)aprovao acerca das propostas e pontos de vista expressos ao longo da reunio. nesta altura que faz as suas crticas s sugestes aventadas. Rui tem o hbito de intervir. frequentemente um dos primeiros a expressar a sua opinio. Mas, ultimamente, comea a sentir algum desconforto nesta sua postura. Quando Mrio divulga, no final da reunio, os seus pontos de vista acerca das perspectivas dos vrios intervenientes, Rui sente frequentemente que foi mal interpretado. Por vezes, pede a palavra para esclarecer o que pretendeu afirmar - mas no lhe tem sido permitido, sob o argumento de que a reunio no pode continuar ad eternum. Noutras ocasies, Rui pressente que poderia dar um contributo importante perspectiva de Mrio - mas no lhe facultada essa possibilidade. Algumas pessoas tm vindo a manifestar algum desagrado por este comportamento de Mrio. Sentem-se algo defraudadas por no poderem "defender-se". Sentem que so desautorizadas publicamente - por vezes acerca de matrias mal interpretadas. E queixam-se: "Ento, pede-nos a nossa opinio, e depois descasca-nos de alto a baixo!!?? Nunca mais". Apesar de sempre ter considerado que necessrio ter coragem e correr riscos, Rui comea a ficar cansado. Tem-se compenetrado de que a sua franqueza o prejudica - e nada beneficia a empresa em que trabalha h 12 anos. E lembra-se de uma reunio que teve com Mrio e mais duas pessoas h cerca de 7 anos. Nessa altura sentiu-se envergonhado por uma reaco de discordncia de Mrio. A sua vontade foi a de se "enterrar" pelo cho abaixo. Rui reconhece que, nessa altura, fez algumas perguntas de um modo que, embora educado, poderia ter sido mais polido. Mas sentiu-se algo enxovalhado. Nos dias seguintes, prometeu a si prprio que no mais actuaria daquele modo: "A partir de agora, dir-lhe-ei o que ele quer ouvir". Mas, com o decurso do tempo, e aps reflectir mais a frio, foi perdendo a agrura e... quase esqueceu o sucedido. Todavia, agora sente-se mesmo inclinado a adoptar uma conduta low profile - discreto, preocupado sobretudo com a sua carreira, sem fazer "ondas" que possam trazer-lhe dissabores.
In: Armnio Rego (2001), Liderana de Reunies Na senda de solues criativas; dies Slabo, (Pag. 53, Cap. 7)

24

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

EXERCCIO DE APLICAO N 10 - "O CASO DAS REUNIES NO GRUPO FIRME"


O grupo FIRME constitudo por 15 pessoas, oriundas de vrios pases europeus, e tem como objectivo desenvolver investigao sobre idosos e proporcionar aces de formao a tcnicos que trabalhem com esse estrato da populao europeia. Engloba psiclogos, enfermeiros, socilogos, mdicos, investigadores e professores universitrios. O britnico Steve Harris o lder desta equipa. No dia 14 de Maro, Steve Harris enviou uma convocatria a todos os elementos do grupo para uma reunio a realizar no dia 28, em Hamburgo. O objectivo exposto era triplo: a) Definir o pblico alvo das aces de formao b) Desenhar as linhas gerais do contedo do manual de formao a publicar pela equipa c) Escolher as pessoas que levariam a cabo a elaborao do dito manual, tendo como base as propostas de contedo sadas da reunio Na convocatria, Steve Harris estipulou uma semana para que os participantes lhe devolvessem eventuais sugestes de alterao agenda. No dia 21 de Maro, aps receber todas as sugestes, elaborou a agenda definitiva - e remeteu-a a todos os elementos da equipa no dia 24, por correio electrnico. No dia 28 de Maro, a reunio iniciou-se s 9.45h. Steve Harris sentou-se no topo da mesa rectangular, tendo a seu lado os outros dois elementos britnicos da equipa. Deu as boas vindas aos presentes, gracejou com as longas distncias que alguns haviam percorrido, agradeceu aos membros que haviam preparado a reunio e deu incio aos trabalhos. Escreveu cinco tpicos numa folha grande, vista de todos, e apontou-os como se fossem o percurso a seguir na reunio. Indagou os participantes se tinham alguma sugesto a fazer, se desejavam incluir ou eliminar algum tema, se pretendiam dividir algum tpico global em sub-tpicos, e se entendiam que aquela era a sequncia correcta. F-lo de modo gentil e claramente demonstrativo de que aceitaria as sugestes que lhe apresentassem. As poucas propostas emergentes foram includas na agenda e registadas na folha grande, aps uma breve e muito cordial discusso. O primeiro ponto da reunio era a escolha das pessoas que se encarregariam de elaborar o manual de formao. Steve Harris havia feito o seu "trabalho de casa": para alm de trazer consigo algumas sugestes de temas a incluir no manual, tambm contactara

EXERCCIOS DE APLICAO

25

CONDUO DE REUNIES

previamente as trs Irlandesas da equipa com experincia neste domnio. Quando interrogou o grupo se concordava com essas sugestes, todos os participantes manifestaram apoio, sem reservas. Steve Harris aproximou-se da grande folha de papel e escreveu um sinal de "pronto" junto ao primeiro ponto. Passou-se, ento, discusso em torno dos pblicos-alvo. Steve Harris apresentou genericamente, a sua ideia e convidou o grupo a expor os seus pontos de vista. Sempre que algum queria intervir, levantava o brao. Steve dava-lhe a palavra, usando sempre de um sorriso e agradecendo o contributo. De vez em quando, fazia algum humor que, embora discreto, descontraia a equipa. Se constatava algum impasse, sumariava os pontos de vista divergentes e fazia propostas de resoluo. Quando verificou que o assunto estava esgotado, Steve fez um resumo do que havia sido exposto pelos participantes, e elencou os vrios tipos de pblico-alvo. Colocou a lista sob considerao dos presentes, questionou-se sobre o grau de (dis) concordncia, ouviu-os atentamente e, alcanado o consenso, escreveu um sinal de "pronto" junto ao segundo ponto que havia sido escrito na folha grande. s 11.45h a reunio foi interrompida para um intervalo de 30 minutos, rigorosamente cumpridos. Algumas pessoas discutiam aspectos relacionados com o trabalho. Outras conversavam para "matar saudades" provocadas pelo longo tempo decorrido aps a ltima reunio. Marie Louise, uma francesa que participava pela terceira vez em reunies deste tipo, confidenciou colega italiana, Sofia Bagio: sempre a mesma coisa. Parece um disco riscado. muito eficiente, mas aquele sorriso muito estudado. J no acredito quando ele diz "muito feliz pela sua interveno...!" Eu preferia que ele no dissesse nada. Esta percepo partilhada por mais elementos da equipa. Alguns crem mesmo que os apregoados argumentos de Steve de que est empenhado no desenvolvimento cientifico europeu...apenas pretendem esconder uma muito grande ambio e vigoroso desejo de benefcio pessoal. indubitvel, porm, que todos lhe reconhecem mrito cientfico e qualidades tcnicas superiores mdia. Acresce que, em geral, o clima bastante positivo. Reiniciada a reunio, o grupo debruou-se sobre o terceiro ponto: contedos da formao destinada a cada pblico-alvo. Steve seguiu as mesmas pisadas do tpico anterior. Ponto por ponto (isto , pblico-alvo por pblico-alvo), ouviu atentamente todos os intervenientes, mostrou-se amvel e aberto a todos os contributos, registou as sugestes. A interaco entre os vrios elementos da equipa foi bastante intensa.

26

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

Apesar de tambm expor, serena e discretamente, os seus pontos de vista, Steve actuou sempre como moderador e, especialmente, como ouvinte atento. Nunca interrompeu ningum. Quando algum participante se tornava mais maador e se delongava na exposio do ponto de vista, era Daan Van Derek - um holands grande amigo de Steve que intervinha. Normalmente, fazia-o de modo airoso, com algum humor, sem qualquer animosidade. Quando Steve sentia que algum tema da discusso era mais especialidade de algum dos presentes do que dele prprio, deixava a liderana da reunio a cargo dessa pessoa. O debate terminou quando comearam a surgir redundncias e a discusso perdeu a vitalidade. Steve sumariou os pontos-chave, colocou-os considerao dos presente, indagou o grupo sobre se estava de acordo com o elenco de matrias aventadas para cada pblico-alvo, testou o consenso... e escreveu na folha grande mais um sinal de "pronto". Transitou ento para o ponto seguinte: escolha dos tpicos que constariam do manual. O processo foi em tudo idntico ao anterior. O grupo debruou-se sobre o elenco de temas que haviam sido apresentados nas fases anteriores da reunio. Aps a discusso, procedeu-se seleco dos tpicos destinados a cada pblico-alvo. Apesar de algumas divergncias, foi possvel obter o consenso, e novo sinal de "pronto" foi aposto na grande folha de papel. O quinto ponto era a ordenao dos temas do manual. Steve incentivou as participaes como havia feito at a. Quando detectava pontos de discordncia, sumariava-os e submetia-os considerao do grupo. Alcanado o consenso, Steve apontou mais uma vez o sinal na grande folha. Eram cerca de 12.50h. Steve fez uma ronda final pela mesa, indagando os participantes sobre se desejavam apresentar alguma proposta, sugesto, alterao. Certificou-se de que todos haviam compreendido os prazos e as tarefas de que ficavam incumbidos, endereou agradecimentos, perguntou-lhes se julgavam que algo havia decorrido de modo menos desejvel, e encerrou a reunio. Eram cerca de 13 horas, e a reunio acabava antes da hora prevista. A tarde ficava assim liberta para a discusso de outros temas que o grupo se havia proposto tratar. As pessoas sentiram que o trabalho havia sido cumprido - e estavam satisfeitas por isso.

EXERCCIOS DE APLICAO

27

CONDUO DE REUNIES

Toda a reunio foi secretariada por Barbara, uma britnica que j trabalha com Steve h cerca de 18 meses. Na manh de segunda-feira, dia 31 de Maro, debruou-se sobre os seus registos, e elaborou um documento de uma pgina e meia com as principais concluses, decises e incumbncias sadas da reunio. Em anexo, juntou o elenco de tpicos que haveriam de constar no manual. Na quarta feira, pelas 17 horas da tarde, todos os participantes receberam esse material atravs de correio electrnico.
In: Armnio Rego (2001), Liderana de Reunies Na senda de solues criativas; dies Slabo, (Pag. 125)

28

EXERCCIOS DE APLICAO

CONDUO DE REUNIES

FICHA TCNICA
Ttulo: Conduo de Reunies Autoria: Rosrio Loureno Edio: CECOA Coordenao: Cristina Dimas Design e Composio: Altura Data Publishing

Produo apoiada pelo Programa Operacional Emprego, Formao e Desenvolvimento Social (POEFDS), cofinanciado pelo Estado Portugus e pela Unio Europeia, atravs do Fundo Social Europeu.

Ministrio do Trabalho e da Solidariedade Social

Unio Europeia Fundo Social Europeu

EXERCCIOS DE APLICAO

29

CONDUO DE REUNIES

CONDUO DE REUNIES CONDUO

Slide 1

CONDUO DE REUNIES

OBJECTIVOS GERAIS
PREPARAR, CONDUZIR, ANIMAR E AVALIAR REUNIES IDENTIFICAR OS DIFERENTES TIPOS E AS DIVERSAS FASES DE UMA REUNIO DESENVOLVER A EFICCIA DA CONDUO E GESTO DE REUNIES

Slide 2

CONDUO DE REUNIES

1. A UTILIDADE DA REUNIO COMO INSTRUMENTO DE COMUNICAO OBJECTIVOS

IDENTIFICAR OS FACTORES CAUSADORES DO FRACASSO DE UMA REUNIO PERCEBER AS VANTAGENS DESVANTAGENS DE UMA REUNIO E AS

IDENTIFICAR OS CUSTOS INERENTES A UMA REUNIO

Slide 3

CONDUO DE REUNIES

PORQUE FALHAM AS REUNIES?


DESNECESSRIA CONVOCADOS INADEQUADOS OBJECTIVOS MAL DEFINIDOS CONTROLE INADEQUADO PROBLEMAS COM A AGENDA FALTA DE PREPARAO LOGSTICA INAPROPRIADA

ETC.
Slide 4

CONDUO DE REUNIES

VANTAGENS DAS REUNIES


QUALIDADE DA DECISO VISO MAIS GLOBAL CONHECIMENTO DOS OBJECTIVOS COMUNICAO DECISES IMPOPULARES MOTIVAM AUMENTAM A COESO
Slide 5

CONDUO DE REUNIES

DESVANTAGENS DAS REUNIES


O TEMPO DISPENDIDO PENSAMENTO GRUPAL DESMOTIVAR SENSAO DE MANIPULAO DILUIR RESPONSABILIDADES

Slide 6

CONDUO DE REUNIES

CUSTOS DE UMA REUNIO


SALRIOS ADMINISTRATIVOS ECONOMATO EQUIPAMENTOS IMPRODUTIVIDADE OPORTUNIDADES PERDIDAS

Slide 7

CONDUO DE REUNIES

2. OBJECTIVOS E TIPOS DE REUNIES OBJECTIVOS


PERCEBER A IMPORTNCIA DE DEFINIR CLARAMENTE O OBJECTIVO DA REUNIO IDENTIFICAR REUNIES OS DIFERENTES TIPOS DE

SABER ADEQUAR O TIPO DE REUNIO AO OBJECTIVO DA MESMA

Slide 8

CONDUO DE REUNIES

OBJECTIVO
CLARO MENSURVEL TEMPORIZADO ADEQUADO AO GRUPO

DEVE SER:
ANTECIPADAMENTE TRANSMITIDO AO GRUPO VISVEL DURANTE A REUNIO
Slide 9

CONDUO DE REUNIES

REUNIES MAIS FREQUENTES


DE ANLISE DE PROJECTOS EM CURSO DE RESOLUO DE PROBLEMAS DE TOMADA DE DECISO DE PLANEAMENTO MULTICULTURAIS DE INFORMAO DE DELEGAO DE PERSUASO ELECTRNICAS DE MOTIVAO CONSULTIVAS DE EQUIPA

Slide 10

CONDUO DE REUNIES

3. PREPARAO DA REUNIO OBJECTIVOS


LISTAR OS DIFERENTES TPICOS MAIS IMPORTANTES PARA O DESENVOLVIMENTO DE UMA REUNIO COMPREENDER A IMPORTNCIA DE PREPARAR ADEQUADAMENTE UMA REUNIO

Slide 11

CONDUO DE REUNIES

PROMOTOR
FASES DA PREPARAO
OBJECTIVO TTULO ITENS PARTICIPANTES LOCAL, DATA E HORA DOCUMENTOS EQUIPAMENTOS AGENDA
Slide 12

CONDUO DE REUNIES

A AGENDA
PERMITE
QUE OS PARTICIPANTES SE PREPAREM PLANIFICAR A REUNIO CONTROLAR O OBJECTIVO

PONTOS DA AGENDA
TTULO / OBJECTIVO DATA E LOCAL / HORA DE INICIO E DE FIM PARTICIPANTES SEQUNCIA DE ITENS DOCUMENTAO
Slide 13

DATA, HORA E LOCAL DA PRXIMA REUNIO

CONDUO DE REUNIES

SECRETARIADO PREPARAO
RESERVAR A SALA ENVIAR A AGENDA CONFIRMAR PRESENAS TRATAR DOS EQUIPAMENTOS PREPARAR DOCUMENTAO

Slide 14

CONDUO DE REUNIES

PARTICIPANTE PREPARAO
PERCEBER O OBJECTIVO DA REUNIO LER A AGENDA E DOCUMENTAO TIRAR POSSVEIS DVIDAS PREPARAR APRESENTAO

Slide 15

CONDUO DE REUNIES

4. CONDUO DE REUNIES OBJECTIVOS


SABER GERIR O TEMPO OPTIMIZAR REUNIES AS TCNICAS DE ANIMAO DE

COMPREENDER A IMPORTNCIA DOS DIFERENTES TIPOS DE COMUNICAO ADEQUAR A COMUNICAO AO GRUPO/TIPO DE REUNIO PERCEBER A VANTAGEM DE SEGUIR A AGENDA
Slide 16

PERCEBER A IMPORTNCIA DA SNTESE E DA ACTA

CONDUO DE REUNIES

GESTO DO TEMPO
SEJA PONTUAL DISTRIBUA ANTECIPADAMENTE A AGENDA EVITE ASSUNTOS MUITO POLMICOS EVITE QUALQUER TIPO DE INTERRUPO CONVOQUE S OS INTERESSADOS EVITE DISCURSOS INTERMINVEIS CUMPRA O TEMPO DE CADA ITEM
Slide 17

CONDUO DE REUNIES

O GRUPO
CONJUNTO LIMITADO DE PESSOAS COM DURABILIDADE NO TEMPO COM COESO UNIDAS POR UM OBJECTIVO EM INTERDEPENDNCIA COM PAPIS E TAREFAS COM NORMAS

Slide 18

CONDUO DE REUNIES

PROMOTOR DURANTE A REUNIO


DAR AS BOAS VINDAS FAZER APRESENTAES CLARIFICAR OBJECTIVOS REFERIR HORRIOS REFERIR NORMAS RECONHECER DIFICULDADES ADEQUAR A SUA COMUNICAO MODERAR SER BOM OUVINTE SER EMPTICO E POSITIVO
Slide 19

NO SER CRTICO

CONDUO DE REUNIES

PROMOTOR ENQUANTO LDER


TAREFA
ORGANIZAO ESTIMULA A COMUNICAO RESUMOS E SISTEMATIZAES TESTA CONSENSOS

RELAES
FACILITA A PARTICIPAO HARMOIZA D APOIO REGULA COMPORTAMENTOS REDUZ TENSES

Slide 20

CONDUO DE REUNIES

PARTICIPANTES DURANTE A REUNIO


PONTUALIDADE ESTAR ATENTO SER IMPARCIAL E FLEXVEL CUMPRIR A AGENDA CENTRAR-SE NO OBJECTIVO CUMPRIR OS TEMPOS DOS ITENS ACEITAR A MUDANA DEIXAR OS OUTROS FALAREM ACEITAR AS DECISES DA MAIORIA SENTIR-SE CO-RESPONSVEL PELO SUCESSO
Slide 21

CONDUO DE REUNIES

COMUNICAO
COMUNICAR SIGNIFICA:
TROCAR, INFLUENCIAR SER INFLUENCIADO COMPORTAMENTO GERA COMPORTAMENTO

RETEMOS:
30% DO QUE OUVIMOS 30% DO QUE VEMOS 50% DO QUE VEMOS E OUVIMOS 70% DO QUE VEMOS, OUVIMOS E DISCUTIMOS

Slide 22

EM TODO O PROCESSO DE COMUNICAO FUNDAMENTAL SABER ESCUTAR

CONDUO DE REUNIES

COMUNICAO VERBAL

COMUNICAO NO VERBAL
TOM DE VOZ OLHAR POSTURA CORPORAL ETC.

TIPO DE LINGUAGEM PERTINNCIA / UTILIDADE COERNCIA ARTICULAO DAS PALAVRAS VELOCIDADE DO DISCURSO ETC.
Slide 23

CONDUO DE REUNIES

A COMUNICAO NA REUNIO
IMPORTNCIA DO EMISSOR HOMOGENEIDADE DO GRUPO N DE RECEPTORES LINGUAGEM USADA CONGRUNCIA DA MENSAGEM CONTEXTUALIZAO FEEDBACK

Slide 24

CONDUO DE REUNIES

PARTICIPANTES COMPLICADOS
O DISTRADO - O TMIDO - O APRESSADO O QUE TEM DIFICULDADE EM EXPRESSAR-SE O QUE DISCUTE - O TIRANO - O TEIMOSO O QUE TEM UMA AGENDA OCULTA OS DESENXABIDOS - O IRREFLECTIDO O FALADOR - O SEDUTOR - O SORNA O QUE EST SEMPRE A PERGUNTAR O OBSTINADO - O ATRASADO - O FRVOLO O SEMPRE CONCORDANTE - O HUMORISTA O VELHO DO RESTELO O SARCSTICO - O ASTUCIOSO
Slide 25

O ENTUSIASTA - O DESORGANIZADO

CONDUO DE REUNIES

5. AVALIAO DA REUNIO OBJECTIVOS


COMPREENDER A IMPORTNCIA DA AVALIAO PARA UM MELHORAMENTO CONTNUO COMPREENDER A IMPORTNCIA DE UMA MELHORIA CONTINUA COMPREENDER O PAPEL DE CADA INTERVENIENTE DEPOIS DA REUNIO TER TERMINADO

Slide 26

CONDUO DE REUNIES

DEPOIS DA REUNIO
REUNIO

PROMOTOR
CONTROLAR TAREFAS

AVALIAO

ACO

PARTICIPANTE
DESENVOLVER TAREFAS

SECRETRIO
MUDANA

REDIGIR AS ACTAS

Slide 27

CONDUO DE REUNIES

A ACTA
DECISES TOMADAS RESPONSVEIS PELAS ACES RESUMO DE RELATRIOS PARA APROVAO VOTAES E RESULTADOS ASSUNTOS QUE SURGIRAM E QUE FORAM REMETIDOS PARA POSTERIORES REUNIES LOCAL, DATA E HORA DA PRXIMA REUNIO DATA E ASSINATURA DO PROMOTOR E DO SECRETRIO
Slide 28