Você está na página 1de 26

Comunicao Oral e Escrita

Tcnicas de correspondncia p Papel do secretariado na comunicao interna da empresa

Profissional de Secretariado

versus Comunicao

Relaes Pblicas com Relaes quem os vrios pblicos entram em contacto antes de encetar contactos com a Administrao Administ

O Profissional de Secretariado O
Deve:
1. Apresentao 2. 2 Cortesia 3. Clareza 4. Empatia E

5. 5 Gerir os Fluxos Comunicacionais

Comunicao Oral

Eficcia

Comunicao Oral

Comunicao Oral Indirecta


T Tom Timbre Dico

Colocao da voz

Sabendooqueseie Empatia p sabendooquesabeseo sabendo o que sabes e o Sorriso quenosabeseoque Identificao correcta nosabemos,ambos Tratar pelo nome o interlocutor saberemossesomos Ouvir activamente sbios,sabidosou simplesmente simplesmente saberemossesomos sabedores sabedores.

Atender uma Chamada


Saudao Identificao (empresa e quem atende) Proporcionar informao desejada p j Passar a chamada para outro colega
Dando as informaes necessrias para que o interlocutor no tenha de repetir novamente o i t l t t h d ti t assunto na sua totalidade

Comunicao Oral Directa


Comportamento Negativo Ignorar o interlocutor interlocutor. Evitar contacto visual. No mostrar cortesia. Ignorar a mensagem do interlocutor. interlocutor Atitude F cha a t tu Fechada Ocupar to pouco espao quanto possvel, nunca dar possvel nas vistas. Braos premidos contra o B id t corpo. Ombros metidos para dentro. Olhos baixos, que no permitem um contacto visual.

Comunicao Oral Directa


Atitude Aberta Ocupar espao. O Braos afastados d B f d do corpo. Ombros direitos. Contacto visual activo. Comportamento Positivo Tratar o interlocutor ratar nterlocutor pelo nome. Contacto visual activo. Mostrar interesse. Repetir o que se acabou de ouvir ouvir.

Comunicao Oral Directa


VOZ

PRESENA

COMUNICAO EFICAZ

GESTOS

EXPRESSO FACIAL

Postura

Pernas

Mos

Braos

Testa

Boca Olhos

Cara

Comunicao Escrita
Regras: g
Gerais
1. Apresentao 2. 2 Cortesia 3. Clareza 4. Preciso 5. 5 Conciso

Especficas
1. Prudncia 2. Critrio 2 C it i 3. Rigor ortogrfico e gramatical l

Detalhes
Uso correcto de: Maisculas/minsculas Pontuao Escrita de nmeros E d Abreviaturas Formas de tratamento Faz a diferena entre aquela carta aquela carta e a carta da empresa X ...

Escrevem-se com maisculas por exemplo: maisculas,


as abreviaturas de tratamento. Por ex.: Dr., Sr., etc. ex. os nomes de ruas. Por ex.: Avenida dos Aliados; mas os Aliados Ali d so uma avenida id p p p a primeira palavra depois da saudao da carta os nomes de departamentos e cargos numa empresa. Por ex.: ex : o Conselho de Administrao o pessoal de Auditoria; Administrao, mas realizam-se 3 conselhos, os directores das empresas os nomes dos meses. Por ex.: Em Janeiro h saldos.

Escrevem-se com minsculas por exemplo: minsculas,


os nomes dos dias da semana Por ex : Abrimos tambm semana. ex.: aos sbados a maior parte das abreviaturas quando no sejam de tratamento, nem sejam compostas especificamente por maisculas. i l os tratam ntos quan o no estejam abreviados, no tratamentos quando st jam a r a os, substituam o nome prprio, no se refiram a atributos divinos. Por ex.: o senhor Castro, mas o Senhor ajudarj nos-; os reis de muitas casas europeias, mas a casa civil do Presidente

Pontuao - normas:
depois da data nunca escrever ponto, nem vrgula as abreviaturas d unidades d sistema mtrico d i l b i de id d do i i decimal no levam ponto. Por ex.: Km, Kl, M, etc. quando a despedida consiste numa nica palavra, esta seguida de vrgula. Por ex.: Atentamente,; Cordialmente,.

Escrita de Nmeros
Ex. ordinais:
1 - primeiro 2 - segundo 40 - quadragsimo 40 70 - septuagsimo 100 - centsimo 100 200 - ducentsimo 300 - tricentsimo 400 400 - quadringentsimo 500 - quingentsimo 600 - sexcentsimo 700 - septingentsimo 700 800 - octingentsimo 900 - noningentsimo 900 ou nongentsimo 1000 - milsimo

Abreviaturas
A/C ------------------------------------------------------ Ao Cuidado de art. ----------------------------------------------------- artigo Dr. ou Dr./Dra. ------------------------------------- Doutor/Doutora Exmo. Sr. ou Sra. --------------------------------- Excelentssimo/a Senhor/a Exmos./as. Senhores/as ----------------------- Excelentssimos/as Senhores/as m/ ----------------------------------------------------- meu(s)/minha(s) n/------------------------------------------------------- nosso(s)/nossa(s) no. ou n. ------------------------------------------- nmero obs. -------------------------------------------------- observao P.M.P. ------------------------------------------------ por mo prpria % ------------------------------------------------------ por cento %o ---------------------------------------------------- por mil p.f. ---------------------------------------------------- prximo futuro p.p. p.p ---------------------------------------------------- prximo passado refa. ou ref. ---------------------------------------- referncia R.S.F.F. ----------------------------------------------- Responda, se faz favor s/ ------------------------------------------------------- seu(s)/sua(s) v/ ------------------------------------------------------- vosso(s)/vossa(s) V.S.F.F. ----------------------------------------------- volte se faz favor V. Exa(s). -------------------------------------------- Vossa(s) Excelncia(s) .../... --------------------------------------------------- continua (e dac og a a) / co ua (em dactilografia) .../ ------------------------------------------------------ continua /... ------------------------------------------------------ continuao

Formas de tratamento - normas:

ENTIDADE

SOBRESCRITO

VOCATIVO

TRATAMENTO

Aos Exmos Exmos. Senhores Entidades Ao/ Exmo./a. / / Comerciais Senhor/a Firma...

Exmos. Senhores Exmo./a. Exmo /a Senhor/a

V. Exas /Caros V Exas./Caros Senhores V. Exa./Caro / Senhor/a V. Exas.

Comunicao Escrita
Incorreces a evitar:

Exma. Senhora Maria Bonifcio Exma Sra. Maria Bonifcio Exma. Sra

Exma. Senhora D. Maria Bonifcio h f

Comunicao Escrita
Incorreces a evitar:

Vimos por este meio informar Vimos a informar Serve a presente para informar Venho por este meio solicitar

Informamos Solicito

Comunicao Escrita
Incorreces a evitar:

Sem mais de momento Sem outro assunto de momento

Ficamos a aguardar o v/ contacto contacto. Aguardamos a visita de V. Exas.

Comunicao Escrita
Incorreces a evitar: Subscrevemo-nos com estima e considerao. Recebam o protesto da nossa estima e considerao considerao. Com os nossos melhores cumprimentos.

Com os nossos cumprimentos. Os O nossos cumprimentos. i Cumprimentos, Atentamente,

A comunicao no s o que q se diz, mas tambm o que os , q outros entendem! u r n n m!

Isabel Ardions