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INSTRUCTIVO: SIGLAS DE IDENTIFICACIN Y CODIFICACIN SOPRIN S.A.C.

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Identificacin del Documento Revisin Nm. Fecha edicin Elaborado por

: IG-SSOMA-001 : 001 : 12-2011 : SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE

Fecha

N de Pagina

Ubicacin del Cambio

Descripcin del Cambio

Realizado por Ing. David Rodrguez Palacn

Revisado por Rodrigo Nez Maldonado

Aprobado por Ana Mara Maldonado

JEFE SSOMA-MANTTO

GERENCIA DE OPERACIONES

GERENCIA GENERAL

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1. OBJETO

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Describir las actividades a seguir para la elaboracin y control de la documentacin del Sistema de Gestin Integrado (Sistema de Gestin de la Calidad, Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional, Sistema de Gestin Ambiental Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC), de acuerdo a los requisitos establecidos por la organizacin, Norma ISO 9001:2000, Norma ISO 14001:2004, Norma OHSAS 18001:2008, BASC, otros sistemas de gestin; incluyendo los de procedencia externa. 2. ALCANCE

Se aplica a la todos los documentos que forman parte del Sistema de Gestin Integrado de la empresa. 3. RESPONSABILIDAD El Representante del Sistema de Gestin Integrado es el responsable de cumplir y de hacer cumplir el presente procedimiento asegurando su implementacin y control respectivo. Asimismo, todos los miembros de la organizacin son responsables de cumplir lo establecido en el presente procedimiento. Los responsables de las diferentes reas son los encargados de tener los registros al da, actualizados y de garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro. Los jefes de A Zonales son responsables de la distribucin de las funciones especficas por puesto. El Jefe del Centro de Informacin es responsable de colocar la informacin en la pgina web. DEFINICIN 4.1. Manual de Gestin: Documento que especifica la forma de administrar una organizacin. Nota: Los Manuales de la calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamao y complejidad de cada organizacin en particular. 4.2. Procedimiento de Gestin: Descripcin especfica para llevar a cabo una actividad o un proceso. 4.3. Funciones Especficas: Describe las actividades a desarrollar por cada puesto en las instalaciones del cliente. 4.4. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. 4.5. Formato: Es la estructura de un documento en el que se consignarn datos como resultado de una verificacin o control, convirtindose de esa manera en un registro. 4.6. Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes del Sistema de Gestin Integrado, identificados con un sello de copia controlada y asignados a una persona o rea, para su uso y aplicacin correspondiente. 4.7. Copia No Controlada: Copia de los documentos del Sistema de Gestin Integrado, que son impresos con fines didcticos o de revisin, e identificados con un sello de copia no controlada. 4.8. Documento Externo: Son aquellos documentos que se emplean en los procesos del sistema, pero cuyo origen es externo, en esta categora se considera por ejemplo a: las leyes, normas, reglamentos, manuales de equipos, etc. 4.9. Copia Obsoleta: Documento que ha perdido vigencia, por actualizacin de la informacin. 4.10. Sistema de Gestin: SG. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NTP ISO 9001:2000 NTP ISO 14001:2004

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OHSAS 18001:2007 BASC PROCEDIMIENTO 6.1. Documentos Internos Actividad Descripcin La elaboracin de cualquier documento del Sistema de Gestin Integrada puede elaborarse a necesidad de cualquiera de las reas por iniciativa de cualquier integrante de la empresa. Se Elaboracin realizar en diferentes niveles de la empresa, de acuerdo al tipo, alcance y uso del documento. La elaboracin, revisin y aprobacin se realizar de Aprobacin acuerdo a lo establecido en la Tabla N 1. Una vez aprobado el documento, el Representante de la Direccin le asignar el cdigo y dems informacin de Codificacin carcter general que identifique al documento, segn lo indicado en la Tabla N 2. Nota: Las funciones especficas no sern codificadas. El Representante del rea se asegurar de efectuar la distribucin de las copias controladas empleando el formato de Distribucin de Documentos a las personas o reas correspondientes. Los documentos sern incluidos en el Listado de Documentos Internos. Cuando se trata de modificaciones se deber asegurar la eliminacin de las copias no vigentes, en caso de requerir conservar una copia del documento, este debe ser identificado como copia obsoleta. Distribucin La distribucin de los documentos en copia electrnica ser por medio de la web y en algunos casos como las funciones especficas ser en papel. El control de la distribucin de las funciones especficas ser llevado a cabo por el Jefe de rea, empleando el formato de Distribucin de Documentos y llenar el formato de Listado de Funciones Especficas por Unidad. Nota: Los documentos distribuidos en papel llevarn el sello de Copia controlada Los documentos del Sistema de Gestin Integrado sern modificados por los responsables asignados por reas segn la tabla 1. Los cambios se identificarn con letra cursiva y negrita. Si el Modificacin e texto se anula se coloca entre parntesis. identificacin de La distribucin se realizar segn lo descrito en la etapa cambios anterior. En el caso del Manual del Sistema de Gestin Integrado, los cambios se identifican en la lmina denominada Cambios respecto de la ltima revisin. Se almacenar y conservar una copia electrnica de seguridad (back up) de todos los documentos del sistema de gestin, bajo responsabilidad del Representante del Sistema de Gestin Conservacin y back up Integrado. Los documentos que se trabajen en medios informticos por los diferentes miembros de la organizacin debern generarse un back up por cada usuario una vez por

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Registros

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semana en CD generada por el Centro de Informacin. Para provincias, se realizar trimestralmente. Se deber conservar una copia de los CD en instalaciones externas a la organizacin.

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6.2. CONTROL DE REGISTROS Actividad Descripcin La elaboracin de cualquier formato del Sistema de Gestin Integrado puede generarse a necesidad de cualquiera de las Elaboracin de reas por iniciativa de cualquier integrante de la empresa. Se formatos realizar en diferentes niveles de la empresa, de acuerdo al tipo, alcance y uso del documento. Por la variedad de documentos o registros propios de la Empresa, se podrn considerar dentro del archivo cada rea los siguientes formatos: Clasificacin de registros Manuales procedimientos, instructivos, Formatos Plan Programa La elaboracin, revisin y aprobacin se realizar de acuerdo a lo establecido en la Tabla N1. Segn lo indicado en la Tabla N2.

Registros

Aprobacin de formatos Codificacin de formatos

Los formatos llenos se transforman en registros, los cuales se indicarn en el Listado de Registros Almacenamiento por reas o clientes. En este registro se consigna: , Ttulo. proteccin, Cdigo (si tiene). recuperacin, tiempo de Autorizado para acceso (recuperacin). retencin Nombre del archivo. y disposicin de Ubicacin fsica o ruta en sistema. los registros Retencin mnima. Disposicin final. NOTA: Para el caso donde se encuentren varios registros, se podr utilizar trminos que engloben a un grupo de documentos, pero en la parte delantera del file deber indicarse qu tipo de documentos se espera encontrar. 6.3. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION Todo documento debe contener la siguiente informacin como mnimo, el documento puede ser escrito, en diagramas de flujo u otra que facilite la comprensin del mismo:

Manual del Sistema de Gestin Integrado

Cartula. ndice. Propsito del Manual.

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Presentacin. Visin, misin y valores de la empresa. Alcance del Sistema. Exclusiones. Compromiso Gerencial. Organigrama estructural. Poltica Integrada Objetivos Integrados. Ubicacin geogrfica de las sedes. Diagramas de procesos del Sistema. Descripcin de procesos (corresponde a cada lmina del proceso identificado). Legislacin que aplica en el sistema. Cambios de la ltima revisin. Procedimientos del Ttulo. Sistema de Gestin Cdigo, Nmero de Revisin, y Paginacin. Integrado Elabora, Revisa, Aprueba y Fecha. Objetivo. Alcance. Definiciones. Responsabilidades. Documentos de Referencia. Procedimiento/Registros. Funciones Especficas Deber contener como mnimo lo siguiente: Puesto. Cliente. Unidad. Fecha. Aprobacin Jefe de Area. Formatos Los formatos del Sistema de Gestin Integrado se definirn de acuerdo a las necesidades de cada procedimiento, instrucciones o requerimiento del Sistema, debiendo contener como mnimo l: Ttulo, Cdigo y Nmero de Revisin. Instructivos Deber contener como mnimo lo siguiente: Ttulo. Cdigo, Nmero de Revisin, y Paginacin. Elabora, Revisa, Aprueba y Fecha. Objetivo. Alcance. Responsabilidades. Definiciones. Reglamento Interno Ttulo. Aspectos Generales: objeto, finalidad, alcance, cumplimiento. Normas Legales. Estructura Organizativa. Funciones de las Unidades Organizativas. Funciones de los cargos. Derechos y obligaciones del empleador. Derechos y obligaciones de los trabajadores. Disposiciones finales. Todo documento elaborado, ser revisado y aprobado segn lo indicado en la Tabla N 1.

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DOCUMENTO Poltica Integrada y Objetivos Integrados Manual del Sistema de Gestin Integrado Manual de Organizacin y Funciones Otros manuales Procedimientos Instructivos ELABORA Representante del Sistema de Gestin Integrado Representante del Sistema de Gestin Integrado Jefes de Area Cualquier integrante de la organizacin Cualquier integrante de la organizacin Cualquier integrante de la organizacin Cualquier integrante de la organizacin Cualquier miembro de la organizacin de la unidad relacionada Cualquier integrante de la organizacin REVISA Comit de SGI

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APRUEBA

Gerente General

Comit de SGI Gerentes y Jefes directos Gerente de Operaciones o Jefe de Operaciones Jefe del rea involucrada Jefe del rea involucrada Gerente de Operaciones o Jefe de Operaciones Supervisores o Jefe Inmediato Jefe del rea involucrada, Supervisor.

Gerente General

Gerente General Gerencia de Operaciones o Gerente General Jefe del rea involucrada Gerente de Operaciones o Jefe de Operaciones Gerencia de Operaciones o Gerente General Supervisores o Jefe Inmediato Jefe del rea involucrada

Programas / Planes Funciones Especficas Formatos Reglamento Interno

Jefe de Recursos El Asesor Legal Gerente General Humanos Nota: El Comit de SGI est conformado como mnimo por: Gerente General, Gerente de Operaciones, Jefes de rea. 6.4. Codificacin de la Documentacin El Representante del Sistema de Gestin Integrado asignar un cdigo para cada documento aprobado con las siguientes caractersticas, segn corresponda, tal como lo indica la Tabla N 2. Ejemplo: IG-SSOMA-001 Instructivo: Siglas de Identificacin y Codificacin

3.2. UTILIZACIN Las siglas en el FOPAE se emplearan como elemento de identificacin en los siguientes casos: Identificacin abreviada de las dependencias de acuerdo a la estructura establecida. En las comunicaciones escritas que se generen en el FOPAE (memorandos, oficios, circulares, etc.) En la codificacin de procesos y formatos que se utilicen para el desarrollo del la misin de la Entidad. Sistemas de informacin que se generen.

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En los elementos de sealizacin que se establezcan para facilitar la ubicacin fsica de las dependenciasde SOPRIN SAC, y En los que se considere necesario la identificacin abreviada de las dependencias que conforman el FOPAE. En los procesos de gestin documental (identificacin clasificacin, organizacin, depuracin y control) que desarrolle la Entidad. 3.3. COMPOSICIN (si aplica) D: Direccin SD: Subdireccin SG: Secretaria General A: rea O: Oficina C: Coordinacin G: Grupo de Trabajo 3.4. CUADRO DE SIGLAS de SOPRIN SAC.

Cuando las siglas coincidan (Coordinacin Redes CR, Coordinacin Respuesta CR,) de acuerdo a la identificacin de dependencias, se deber hacer distincin en una de ellas, adicionando una letra en minscula (Ej. Coordinacin Redes CR y Coordinacin Respuesta CRe) 4. CODIFICACIN 4.1. CODIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN La asignacin de cdigos de la documentacin corresponde al sistema alfanumrico compuesto por los siguientes tems y de acuerdo al nivel de documentacin y siglas definidas para el FOPAE: El cdigo de los documentos se ubicar en el espacio definido en el encabezado de cada uno de ellos. 4.2. TIPOLOGA DE LA DOCUMENTACIN Manual de Gestin: Documento donde se compendia lo ms sustancial de una materia. Documento o cartilla que contiene las nociones bsicas de un arte o ciencia y su forma correcta de aplicacin. Procedimiento de Gestin: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Instructivo de Gestin: Documento donde se registra los pasos a seguir para el desarrollo de una actividad o tema especfico.

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Formato de Gestin: Instrumento de comunicacin administrativa, impresa generalmente en papel y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproduccin grfica. En algunos casos, la forma contiene adems de informacin, instrucciones para llenarse o utilizarse. La forma se convierte en un registro, que evidencia las transacciones que se realizan al interior de la Entidad, una vez que se inscribe en ella la informacin variable en los espacios correspondientes.

Reglamento de Gestin: Es una Norma tcnica de carcter general y obligatorio dictada por autoridad competente, que conlleva un conjunto de rdenes, reglas, normas e instrucciones para la obtencin de objetivos especficos.

4.3. CODIFICACIN DE FORMATOS La asignacin de cdigos a los formatos que se utilicen en los procesosde SOPRIN SAC se realizar de acuerdo a las siguientes especificaciones: