1.

CONTROL INTERNO

La Norma Internacional de Auditora 315 establece: El control interno es el proceso diseado y efectuado por los encargados del gobierno corporativo, la administracin y otro personal, para proporcionar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad respecto de la confiabilidad de la informacin financiera, efectividad y eficiencia de las operaciones y cumplimiento de las leyes y reglamentaciones aplicables. El control interno se disea e implementa para atender a riesgos de negocio identificados que amenazan el logro de cualquiera de estos objetivos.

Segn el Instituto Americano de Contadores Pblicos y Auditores define el control interno asi: El control interno comprende el plan de organizacin, los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para la proteccin de sus activos, la obtencin de informacin financiera correcta y segura, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesin a las polticas ordenadas por la Gerencia.

Los objetivos del control interno, son: a) Proteger los activos contra prdidas por utilizacin o disposicin no autorizada y la confianza de que se han utilizado registros contables adecuados para la preparacin de sus estados financieros. b) Obtener informacin financiera, razonable y oportuna, bsica para el desarrollo del negocio, pues en ella descansa todas las decisiones que deban tomarse y los programas que han de normar las actividades futuras. Sin un control interno

apropiado no siempre es posible contar con esa informacin adecuada y oportuna y muchas veces la misma ausencia de control interno impide asegurar su veracidad. c) Lograr eficiencia operativa, mediante la formulacin de principios, adecuar mtodos al desarrollo operacional de la empresa, distribucin adecuada de labores entre el personal y se trata de obtener un beneficio mayor, que el costo de su implantacin.1

Zoila Esperanza Roldan de Morales, Auditoria de una empresa comercial Activos, Tomo 1, pgina 52, 53

Con relacin a los principios de Control Interno, segn Arthut W. Holmes,

citado por Roldan de Morales, se referie de la siguiente manera: a) Segregacin adecuada de funciones, una persona no debe tener a su cargo una operacin completa, es decir debe haber una adecuada segregacin de funciones, por las razones siguientes: Porque la empresa depende del individuo que conoce el procedimiento desde su inicio hasta el fin, lo que ocasiona que no se pueda prescindir de l. Provoca que no se puedan aplicar cambios en procedimientos para mejorarlo. Ocasiona que si no est la persona encargada, no se realiza la operacin y se paralizan labores o procesos. Dificulta la verificacin y por lo tanto tiene tambin la oportunidad de realizar operaciones dolosas o fraudulentas.

b) La responsabilidad del puesto, para el desempeo de cada obligacin debe ser fija en cada persona, es decir que cada persona de acuerdo a sus atribuciones, conozca la responsabilidad de lo que procesa; que est consciente del origen de la operacin, especialmente de las consecuencias de lo que l hace y cul o cules sern los pasos a seguir, en otras unidades.

c) Doble control, que permitan demostrar la veracidad o falsedad de lo que se informa. Esto no significa que el trabajo se repita, se puede auto-verificar el procedimiento. Ocasionalmente se cometen errores (intencionales o casuales), y estos se localizan en un sistema de control interno, donde se implantan estas pruebas de exactitud. d) Rotacion de empleados en cuanto a los puestos, lo que se pretende es que no siempre una operacin la haga la misma persona, lo que da como resultado las siguientes ventajas: No hay dependencia de determinados empleados. No se dan muchas oportunidades de llevar a cabo operaciones fraudulentas.

 Hay ms colaboracin de todos los empleados, pues varios empleados conocen una misma actividad. Los empleados no tienden a sentir tedioso su trabajo, al tener oportunidad de cambiar su rutina.

e) Fianza de fidelidad, Los empleados deben tener una fianza, especialmente a aquellas personas que dentro de la empresa manejan valores; y persigue que la empresa tenga un respaldo en caso de su mala utilizacin.

f) Las Instrucciones deben darse por escrito, para que el personal las atienda y se responsabilice ante lo escrito.

g) Auditar, Utilizar dispositivos de prueba al mecanizar la contabilidad, que mantenga vigilancia en las operaciones (auditora interna y externa), as como el Gobierno fiscaliza y el sistema debe permitir el acceso a sus representantes para verificar la informacin.2

Elementos de Control Interno:

a. Ambiente de Control, representa el efecto colectivo de varios factores en establecer, realizar o reducir la efectividad de procedimientos y polticas especficos, tales como: La filosofa y estilo de operacin de la gerencia. Estructura organizativa de la entidad. Funcionamiento del consejo de administracin y sus comits, en particular la auditora interna. Mtodos de control administrativo. Polticas y prctica del personal. Diferentes influencias externas que afectan las operaciones y prcticas de una entidad, tales como los exmenes de organismos regulatorios.

Zoila Esperanza Roldan de Morales, Auditoria de una empresa comercial Activos, Tomo 1, pgina 54

b. Sistema Contable, consiste en los mtodos y requisitos establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad, as como mantener la contabilizacin el activo y pasivo que les son relativos. Un sistema contable efectivo, debe tomar en consideracin el establecimiento de mtodos y registros que: Identifican y registran todas las transacciones vlidas. Describen oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle para permitir la adecuada clasificacin de la misma, para incluirse en la informacin financiera. Cuantifican el valor de las operaciones, de tal forma que se registre el valor monetario adecuado en los estados financieros. Determinan el perodo en que las transacciones ocurren, permitiendo registrarlas en el perodo contable correspondiente. Presentan debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes en los estados financieros. Comparar y analizar los resultados financieros versus lo presupuestado

c. Procedimiento de control, son aquellos procedimientos y polticas adicionales al ambiente de control y del sistema contable, establecidos por la gerencia para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad.

Estos procedimientos se refieren bsicamente a: Debida autorizacin de transacciones y actividades. Segregacin de funciones para disminuir las oportunidades al personal de la empresa, de estar en posibilidad tanto de perpetrar, como ocultar errores o irregularidades en el curso normal de sus funciones, asignando a diferentes personas la responsabilidad de autorizar las transacciones, registrarlas y custodiar los activos. Diseo y uso de documentos y registros apropiados para ayudar a asegurar el registro adecuado de transacciones y hechos.

Dispositivos de seguridad adecuados sobre el acceso y uso de activos y registros, tales como instalaciones aseguradas y autorizacin para acceso los programas de cmputo y los archivos de datos.

Arqueos independientes de desempeo y evaluacin debida de cifras registradas, tales como arqueos administrativos, conciliaciones, comparacin entre activos registrados y contabilidad, etc.3

Reportar, revisar y aprobar conciliaciones bancarias Controlar los accesos a archivos de datos computarizados Comparar datos del control interno versos control contable Limitar el acceso fsico directo a los archivos y registros

TIPOS DE CONTROL

1. 2. 3.

PREVENTIVOS: Anticipan eventos no deseados antes de que sucedan. DETECTIVOS: Identifican los eventos en el momento en que se presentan. CORRECTIVOS: Aseguran que las acciones correctivas sean tomadas para revertir un

evento no deseado.

EJEMPLOS DE CONTROLES PREVENTIVOS: Contratar seguros para cualquier tipo de bienes. Respaldar la informacin en archivos. Cotejar firmas antes de realizar un pago.

EJEMPLOS DE CONTROL DETECTIVOS: Omisin de una firma para que proceda el pago. Deben ser 2 copias falta una. Al Formato U-23 le falta el anexo A.

EJEMPLOS DE CONTROLES CORRECTIVOS: La suma es incorrecta. El registro corresponde a otra partida. El apellido no corresponde

Zoila Esperanza Roldan de Morales, Auditoria de una empresa comercial Activos, Tomo 1, pgina 55, 56

Se puede decir que no hay control interno eficiente si los servidores pblicos de las dependencias y entidades que planean, organizan y administran no controlan, lo cual se constituye en un enfoque incompleto del proceso administrativo que se debe desarrollar en cualquier nivel de la organizacin. Por lo tanto, la responsabilidad del control interno es de la administracion.

BIBLIOGRAFIA:

www.scontraloriaqroo.gob.mx/Descargas/curso_taller/files/Control%20Interno2006 .doc.[continua]

2. CLASIFICACIN DEL CONTROL INTERNO. Los controles internos pueden clasificarse: CONTROL ADMINISTRATIVO. Incluye el plan de organizacin y procedimientos y registros relacionas con los procesos de decisin que llevan a la autorizacin de las transacciones por parte de la direccin. Toda autorizacin representa una funcin de direccin directamente asociada con la responsabilidad de alcanzar los objetivos de la organizacin y constituye el punto de partida para el establecimiento del control contable de las transacciones. (8:278) CONTROL CONTABLE Los procedimientos y registros referentes a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de la informacin financiera, son diseados para proporcionar seguridad razonable que: a) Para efectuar las transacciones se requiere de la autorizacin general o especifica de la direccin. b) Las transacciones se registran, para: Permitir la preparacin de los estados financieros de acuerdo con Normas Internacionales o cualquier otro criterio aplicable a los estados financieros. Mantener el control sobre los activos. c) Est permitido el acceso a los activos nicamente con la autorizacin de la administracin. d) El activo contabilizado se compara con el existente en intervalos de tiempo razonable y se adoptan las medidas correspondientes en el caso de que existan diferencias. (8:278)

METODOS DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

La evaluacin se hace a travs de la interpretacin de los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se estn realizando correctamente y aplicando los mtodos, polticas y procedimientos establecidos por la direccin de la empresa para salvaguardar sus activos y para hacer eficientes sus operaciones. La

evaluacin que se tenga, as ser el alcance y el tipo de pruebas sustantivas que se practiquen en el examen de los estados financieros. La evaluacin del Control Interno puede efectuarse por los siguientes mtodos.

a) Mtodo Descriptivo o Narrativo, consiste en hacer una descripcin narrativa de las caractersticas del control de actividades y operaciones que se realizan y relacionan a departamentos, personas, operaciones, registros contables y la informacin financiera.

b) Mtodo de Cuestionario, utiliza una serie de preguntas preparadas tcnicamente y separadas por reas de operaciones. Estas preguntas deben ser redactadas en una forma clara y sencilla para que sean fcilmente comprensibles por las personas a las que se les solicitar las respondan.

c) Mtodo de Grficas de Flujo o Flujogramas, consiste en representar por medio de grfica de flujo, las operaciones del rea que se est evaluando; esta representacin da una facilidad de verificacin visual de los movimientos que se desarrollan en una operacin y permite captar ms fcilmente su desarrollo, simplificando de esta manera, la evaluacin del Control Interno.4

Zoila Esperanza Roldan de Morales, Auditoria de una empresa comercial Activos, Tomo 1, pgina 60, 61