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CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO RIO GRANDE DO SUL

MANUAL DE ORIENTAO E DE PROCEDIMENTOS PARA AS ORGANIZAES CONTBEIS

PORTO ALEGRE, JULHO DE 2012

Editor: CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO RIO GRANDE DO SUL Rua Baronesa do Gravata, 471 90160-070 - Porto Alegre - RS Fone: (51) 3254-9400 E-mail: crcrs@crcrs.org.br Internet: www.crcrs.org.br Coordenao-geral: Contador Zulmir Breda Presidente do CRCRS Superviso: Mrcia Bohrer Ibaez Edio atualizada pela Comisso de Estudos de Organizaes Contbeis do CRCRS (2010/2011): Tcn. Cont. Nestor Joo Biehl (coordenador); Contadores Jos Roberto dos Santos Pires, Joacir Luis Reolon, Idimir Baldissera, Sandro Zimmermann, Erroldisnei Borges de Borges, Adauto Miguel Frhlich e Roberto Rodolfo Drews. Revisores - Comisso de Estudos de Organizaes Contbeis do CRCRS (2012/2013): Contadores Adauto Miguel Frhlich (coordenador), Idimir Baldissera, Sandro Zimmermann, Roberto Rodolfo Drews, Flvio Dondoni Junior, Luciane de Freitas, Fabiane Allem Ribeiro, Mrcio Schuch Silveira, Gilberto Bedin e Rudinei Antnio Vigan. 5 edio - revista, atualizada e ampliada Tiragem: 10.000 exemplares.
Distribuio gratuita. Proibida a venda. Os conceitos emitidos neste livro so de inteira responsabilidade dos autores. Este livro foi impresso com papel de florestas certificadas.

APRESENTAO
Colega: Esta publicao tem o objetivo de proporcionar esclarecimentos aos profissionais da Contabilidade sobre diversos aspectos que envolvem as Organizaes Contbeis. Esta mais uma publicao do Programa de Fiscalizao Preventiva Educao Continuada deste CRCRS, que oferecida gratuitamente Classe Contbil gacha, disponvel tambm na verso eletrnica, em que possvel a consulta e/ou download, por intermdio da pgina do CRCRS. Nossos sinceros agradecimentos Comisso de Estudos de Organizaes Contbeis, cujos integrantes dedicaram uma parcela significativa de seu tempo na elaborao deste livro, tendo em mente algo mais elevado: colaborar com a classe contbil gacha.

Manual para as Organizaes Contbeis

Contador ZULMIR BREDA Presidente Gesto 2012/2013

SUMRIO
Introduo ............................................................................................................... 07 1 Competncias de cada departamento .............................................................. 08 2 Documentos que devem ser enviados organizao contbil .................... 09 3 Documentos legais ............................................................................................. 11 4 Recursos Humanos Departamento de Pessoal ........................................... 14 5 Servios de terceiros ........................................................................................... 30 6 Documentos referentes movimentao bancria........................................ 33 7 Despesas e custos ............................................................................................... 35 8 Estoques ............................................................................................................... 37 9 Conciliao contbil e composio de saldos................................................. 39 10 Estruturao e classificao das contas contbeis ....................................... 46 11 Compras, transferncias e beneficiamentos de mercadorias e produtos . 49 12 Imobilizado, aquisio e venda ....................................................................... 51 13 Vendas e circulao de produtos e mercadorias, e prestao de servios 53 14 Recolhimento de tributos ................................................................................ 55 15 Informaes eletrnicas .................................................................................. 61

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INTRODUO
Nos dias atuais, a competitividade empresarial e as constantes mudanas na legislao obrigam os profissionais da Contabilidade a buscar aprimoramento tcnico e aperfeioamento. Atentos a essa necessidade e tomando por base trabalhos j desenvolvidos por CRCs de outros Estados, SESCONs e Organizaes Contbeis, o CRCRS, por intermdio de sua Comisso de Estudos de Organizaes Contbeis, imbuiu-se da tarefa de auxiliar a categoria na pesquisa e na elaborao de um Manual de Orientaes e de Procedimentos voltado para as necessidades de nossos profissionais. Entendemos que cada profissional dever adaptar este manual s suas reais necessidades. Salientamos, tambm, que, pela prpria abrangncia e diversidade dos assuntos, tendo em conta ainda a dinmica da legislao e das prticas contbeis, o presente trabalho dever ser constantemente revisado, a fim de manter-se atualizado e viabilizar a sua utilizao. Enfatizamos que a forma e o contedo ora apresentados so apenas sugestes de um modelo, no pretendendo concluir ou esgotar os temas tratados. Identificamos, a seguir, os assuntos tratados e os servios que cada departamento est habilitado a executar:

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1 COMPETNCIAS DE CADA DEPARTAMENTO

Identificamos a seguir os assuntos tratados e os servios que cada departamento est habilitado a executar: Departamento de Pessoal: Admisses, rescises, folhas de pagamento, clculo e apurao de encargos trabalhistas, obrigaes mensais e anuais como CAGED, GPS, GFIP, GRRF, DIRF, RAIS, GRCS, DARF do PIS/Folha de Pagamento, DARF IR sobre salrio, frias e resciso, solicitao de CND e CRF/ FGTS, controle do quadro de lotao, informe de rendimentos, frias, exames peridicos, PCMSO, PPRA, PPP, LTCAT e outros assuntos previdencirios e trabalhistas.
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Departamento Fiscal: notas fiscais (entrada/sada/servios), apurao de impostos (federais, estaduais e municipais), registro e escriturao de livros e demais obrigaes mensais e anuais do ICMS, IPI, ISS, Carn Leo, GIA mensal do ICMS, declarao mensal e anual de ISS, GIA Modelo B-Anual, SINTEGRA, SPED Fiscal, DMED; baixas de inscries perante as esferas municipal, estadual e federal, solicitao de negativas e outros tributos e obrigaes. Departamento Contbil: escriturao dos livros Dirio e Razo, elaborao do livro LALUR e Fcont, elaborao de Balancetes de Verificao, elaborao de todas as Demonstraes Contbeis exigidas pela legislao societria, anlise das Demonstraes Contbeis, controle dos bens do Ativo Permanente, elaborao e entrega da DIPJ, PJSI, DACON, DCTF, DIMOB e DIRF, SPED Contbil. Societrio: constituies, alteraes contratuais, elaborao de atas, registro de livros contbeis e fiscais, extino de empresas, solicitao de certides (positiva e negativa), cadastros e obteno de AIDF. Expedio: controle de protocolos de entrada e sada de documentos. Recepo: atendimento ao pblico pessoalmente ou por telefone. Assessoria: orientao tributria, contbil, fiscal, trabalhista, societria e atendimento ao cliente, conforme previsto no contrato de prestao de servios. Consultoria: pareceres, trabalhos ou consultas especiais relacionados s reas tributrias, contbil, fiscal, trabalhista e societria, no abrangidos pelo contrato de prestao de servios.

2 DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS ORGANIZAO CONTBIL

Com a finalidade de orientar os profissionais da Contabilidade, elaboramos alguns procedimentos relativos aos documentos fiscais e contbeis, a fim de que possam ser cumpridos os prazos legais e que os clientes possam ser atendidos com maior rapidez. 2.1 DEPARTAMENTO FISCAL 2.1.1 As notas fiscais (DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica) de compra de mercadorias, matrias-primas, ativo imobilizado, de vendas e prestao de servios e demais notas fiscais de operaes realizadas pela empresa devem estar ordenadas e ser enviadas organizao contbil ou ser retiradas na empresa no incio de cada ms ou quinzenalmente (se for o caso), para registro e/ ou classificao e posterior contabilizao. 2.1.2 Os comprovantes originais das taxas e dos impostos pagos devero ser enviados. 2.1.3 Contas de energia eltrica, telefone e gua, etc. devem ser entregues juntamente com os demais documentos. 2.2 DEPARTAMENTO DE PESSOAL 2.2.1 Documentos para registro de empregados, rescises contratuais, recibos de frias, comprovantes e folhas de pagamento, planilhas de comisses e variveis de salrios, recibo de pagamento a autnomo (RPA), guias de GPS, GRF, GRRF, DIRF, RAIS, GRCS, DARF do PIS/Folha de Pagamento, DARF IR sobre salrio, frias e resciso, controle de horrio, atestados mdicos, notas fiscais de cooperativa, notas fiscais de prestadores de servios e notas fiscais de compra de produo rural, etc. devem ser encaminhados sempre em tempo hbil para que se possa proceder ao processamento das rotinas e ao cumprimento dos prazos. 2.3 DEPARTAMENTO CONTBIL 2.3.1 Extratos bancrios, extratos de aplicaes financeiras e cartes de crdito: enviar extrato mensal com a movimentao do primeiro ao ltimo dia de cada ms. 2.3.2 Depsito bancrio: anexar cpia do comprovante da origem. Por exemplo, no recebimento de duplicata, anexar cpia desta.

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2.3.3 Avisos de cobrana bancria e de cartes de crdito: enviar os avisos de todas as operaes (desconto, cobrana simples, vinculada, cheques descontados e em custdia, antecipaes, cartes de crdito). 2.3.4 Enviar todos os avisos bancrios, tais como: despesas, transferncias, aplicaes, dbitos, crditos, etc. 2.3.5 Contratos de seguros com aplice, emprstimos, financiamentos, leasing, etc.: enviar uma cpia do contrato e do pagamento das parcelas. 2.3.6 Despesas com refeies, combustveis e lubrificantes, material de limpeza, brindes, conservao, manuteno e outras pequenas despesas somente podero ser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal de consumidor, cupom fiscal ou nota fiscal de servios (1 via e em nome da pessoa jurdica). 2.3.7 Recebimentos de duplicatas por caixa: anotar a data do recebimento no verso. 2.3.8 Relatrios (dirio auxiliar) de clientes e fornecedores: enviar mensalmente com a movimentao e a posio do final do perodo, numerados sequencialmente. 2.3.9 Relatrio dirio do caixa: informar a movimentao de recebimentos e pagamentos do dia em moeda corrente, fechando saldo do dia, anexando os respectivos documentos. 2.3.10 Prazo de entrega de documentos contbeis e fiscais: at o dia 2 do ms subsequente. OBSERVAO: Segundo a legislao, os tickets e/ou cupons de supermercados e outros so vlidos como documento fiscal: As despesas, cujos pagamentos sejam efetuados pessoa jurdica, devero ser comprovadas por Nota Fiscal ou Cupom emitidos por equipamentos ECF - Emissor de Cupom Fiscal, observados os seguintes requisitos, em relao pessoa jurdica compradora: sua identificao, mediante indicao de seu CNPJ; descrio dos bens ou servios, objeto da operao; a data e o valor da operao. (Lei n 9.532-97, arts. 61, 1 e 81, II).

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3 DOCUMENTOS LEGAIS
Os documentos legais de constituio da pessoa jurdica so os seguintes: 3.1 PRINCIPAIS 3.1.1 Contrato social, ata de fundao ou estatuto social; 3.1.2 Alteraes contratuais; 3.1.3 Atas de assembleias gerais; 3.1.4 CNPJ; 3.1.5 Inscrio na Prefeitura; 3.1.6 Matrcula no INSS (CEI); 3.1.7 Ficha de cadastramento Anexo B2 Secretaria da Fazenda Estadual. 3.2 ACESSRIOS 3.2.1 Ficha de inscrio no CNPJ DBE; 3.2.2 Fichas de alterao no CNPJ DBE; 3.2.3 Fichas de alterao do ICMS; 3.2.4 Ficha de alterao na Prefeitura Municipal; 3.2.5 Inscrio em rgos de fiscalizao especficos (bombeiros, Secretaria de Meio Ambiente, Secretaria de Vigilncia Sanitria); 3.2.6 Termo de opo pelo Simples Nacional; 3.2.7 Alvars de funcionamento. 3.3 DE AFIXAO OBRIGATRIA/OPCIONAL 3.3.1 Legislao Federal 1. Sade Pblica: a) Placa indicativa da proibio de venda de cigarros e bebidas alcolicas para menores

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Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comercializam bebidas e cigarros. 2. Trabalhista: a) Documento com as normas de proteo aos menores Obrigados ao cumprimento: empregadores de menores. b) Escala de revezamento Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos dias destinados ao repouso. c) Aviso de reembolso-creche Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema. d) Quadro de horrio Obrigados ao cumprimento: empregadores que no adotarem registros manuais, mecnicos ou eletrnicos individualizados de controle de horrio, exceto micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional. e) Segurana do trabalho Avisos e placas referentes a manuteno, armazenagem e manuseio de materiais; materiais perigosos e insalubres; instalaes eltricas; interdio de uso; construo civil; explosivos; localizao de extintores; carga mxima de equipamentos e caldeiras. 3. Defesa do Consumidor: a) Condies de venda a prazo Preo vista; taxa de juros ao ms, quando prefixada; taxa de juros ao ms que ser acrescida ao ndice pactuado, quando ps-fixado; taxa incidente de juros ao ano; multa de mora, que no poder exceder a 2%. Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e os prestadores de servios.

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3.3.2 Legislao Estadual 1. Defesa do Consumidor: Cartaz com telefones e endereos de rgos (Polcia Civil, Procon) Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de prestao de servios. 2. Fiscalizao Sanitria: Cartaz de indicao do rgo sanitrio de fiscalizao Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gneros alimentcios, abertos ao pblico, fiscalizados pela Secretaria de Estado da Sade, diretamente ou por rgo delegado. OBSERVAO: Os produtos expostos ao pblico na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter seus preos obrigatoriamente afixados no prprio produto, de forma visvel ao consumidor.
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4 RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE PESSOAL


4.1 CONSIDERAES INICIAIS O cumprimento das obrigaes trabalhistas e do recolhimento dos encargos sociais requer especial ateno, seja pela peculiar condio da relao entre a empresa e seus empregados, seja pela exiguidade de prazos para a execuo das muitas rotinas envolvidas, aliada s severas multas quando da sua no observncia. Outra questo de enorme importncia refere-se ao aspecto das vrias fontes da legislao que norteiam a matria. Alm da prpria CLT e de vrios outros regulamentos especficos, sempre dever ser verificada a conveno coletiva de trabalho das categorias de empregados contratados pela empresa. Isso porque, na maioria das vezes, so assegurados direitos e vantagens, que variam de uma para outra categoria de trabalhadores. Por tudo isso, evidentemente que as consideraes aqui expressas no esgotam o assunto. Sempre que surgirem dvidas, recomendamos entrar em contato com o Departamento de Pessoal. A seguir, listamos as ocorrncias e os prazos mais comuns dentro dessa rea de atividade. 4.2 ADMISSO DE FUNCIONRIOS A legislao estabelece prazo de 48 horas para que se proceda ao registro do funcionrio. O Departamento Pessoal deve redobrar a ateno quando da ocorrncia da movimentao de empregados da folha de pagamento aps o seu processamento. 4.2.1 Documentos para a admisso CTPS Carteira de Trabalho e Previdncia Social (original); Formulrio de Admisso; Atestado do Exame Mdico Admissional e demais exames exigidos no PCMSO e PPRA;

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1 foto 3x4 (opcional); Cpia da Cdula de Identidade (RG); Cpia do Carto de Identificao do Contribuinte (CPF); Cpia do Ttulo de Eleitor; Carto PIS/PASEP; Cpia da Carteira Nacional de Habilitao (CNH) para os motoristas; Cpia do Certificado de Alistamento Militar ou Reservista; Atestado de frequncia escolar para menores de 18 anos; Cpia das Certides de Nascimento dos filhos e dependentes; Cpia do Carto da Criana, para filhos menores de seis anos; Relao de dependentes identificados pelo nome, grau de parentesco e idade. A cada evento que requeira atualizao na CTPS, dever imediatamente ser feito o registro e a carteira ser devolvida em, no mximo, 48 horas. 4.2.2 Contrato de Experincia Quando da contratao, o procedimento indicado firmar contrato de experincia por escrito. A falta desse procedimento torna o contrato por prazo indeterminado. Em uma eventual resciso, incorrero nus de um contrato normal. O contrato de experincia pode ser prorrogado uma nica vez. O prazo mximo considerado como experimental de noventa dias, salvo conveno coletiva de trabalho que estipule outro prazo. Alertamos que, se no houver interesse na continuidade do funcionrio na empresa, o contrato de experincia no pode superar a data-limite, sob pena de passar a ser considerado um contrato por prazo indeterminado.
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Em caso de trmino antecipado do contrato de experincia, dever ainda ser pago ao funcionrio metade dos dias que faltam para findar o contrato e multa rescisria do FGTS. Se solicitado pelo empregado, o empregador tambm tem o direito de cobrar metade dos dias que faltam para findar o contrato. Em caso de manuteno da relao de trabalho, o contrato de experincia passa a ter validade como contrato definitivo.
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4.3 RESCISO DO CONTRATO DE TRABALHO 4.3.1 Aviso prvio O aviso prvio dever ser concedido pela parte que provoca a resciso do contrato de trabalho e tem a durao mnima de 30 dias, salvo disposies contidas em convenes coletivas. Nesse caso, tambm cabe ressaltar o disposto na Lei n 12.506-2011, que regulamentou o aviso prvio proporcional para os trabalhadores que completarem mas de um ano de trabalho na mesma empresa: Ao aviso prvio previsto neste artigo sero acrescidos 3 (trs) dias por ano de servio prestado na mesma empresa, at o mximo de 60 (sessenta) dias, perfazendo um total de at 90 (noventa) dias. Sugere-se a consulta Nota Tcnica CGRT/SRT/MTE n 184-2012. Durante o aviso prvio, caso a resciso tenha sido promovida pelo empregador, o horrio normal do empregado ser reduzido em duas horas dirias, podendo a reduo ser convertida em ausncias de sete dias corridos (ressalvado aviso prvio proporcional). Se a resciso for promovida pelo empregado sem conceder o aviso prvio ao empregador, este poder descontar o aviso prvio correspondente. Em algumas normas coletivas, h previso de dispensa do cumprimento do aviso, caso o empregado tenha novo emprego, mediante comprovao. O prazo para a quitao e a homologao o primeiro dia til aps o trmino do aviso prvio trabalhado.

Caso o aviso prvio seja indenizado, o prazo passa a ser o dcimo dia, contado a partir do dia seguinte data da dispensa. Nos casos de empregados com mais de um ano de servio na empresa, haver necessidade de homologao no sindicato da categoria profissional do trabalhador ou no Ministrio do Trabalho. 4.3.1.1 Homolognet O Homolognet um programa residente no site do Ministrio do Trabalho, divulgado pela Portaria 1.620, de julho de 2010. O uso desse recurso, por enquanto, facultativo. Para escritrios e empresas que j tm esse recurso disponvel em seu programa de folha, aconselhvel testar esse novo sistema enquanto ele facultativo, para ver como funciona e, se for o caso, enviar sugestes de ajustes, e tambm para se adequar nova sistemtica que um dia se tornar obrigatria. Atualmente, quem homologa resciso com o uso do Homolognet apenas o Ministrio do Trabalho, pois os sindicatos ainda no esto preparados para essa nova sistemtica. Hoje, a certeza de que o trabalhador tem de suas verbas rescisrias estarem corretas que quem confere a sua resciso um agente homologador do sindicato da categoria, mas com a sistemtica do Homolognet a ideia que o trabalhador possa ter mais segurana de seus direitos, pois os valores rescisrios esto pagos de acordo com a lei, segundo o clculo feito pelo programa do Ministrio do Trabalho. O empregado tambm ter acesso com senha a essa sistemtica, podendo acompanhar os trmites de sua resciso. Como funciona: As empresas calculam a resciso em seu programa de folha de pagamento e exportam os dados ao Homolognet mediante login e senha criados no site do Ministrio do Trabalho.

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Se o sistema de folha calcular uma resciso diferente do clculo do Homolognet, a empresa se obriga a corrigir os seus valores, para que fique igual resciso calculada pelo sistema do governo. Por isso, necessrio aguardar o clculo do Homolognet para gerar toda a documentao da resciso (GRRF, seguro desemprego, etc.). Uma das falhas do Homolognet que se trata de um programa com padres de clculos e que, com o tempo, deve ter ajustes. H vrios tipos de convenes coletivas determinando o clculo das mdias, e o sistema ainda no est preparado para todas essas convenes coletivas.
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Um dos pontos negativos que o programa residente na internet; caso haja problemas de conexo, a empresa fica sem ter como trabalhar nesse sistema. Outro aspecto negativo que, para acessar o sistema, necessrio criar um usurio e uma senha por CNPJ, independentemente de ser matriz e filiais. Com isso, os escritrios de contabilidade que tm muitos clientes no podem padronizar um usurio e uma senha. 4.3.2 Documentos necessrios Empregados com menos de um ano de trabalho: CTPS Carteira de Trabalho e Previdncia Social; Livro ou ficha de registro de empregados; Aviso prvio assinado por ambas as partes; Atestado mdico demissional; Livro ou relatrio ponto; GRRF paga e chave de liberao do FGTS; Demonstrativo do trabalhador de recolhimento do FGTS rescisrio; Pagamento em moeda corrente ou cheque visado; PPP;

Informe de rendimentos anuais. CTPS Carteira de Trabalho e Previdncia Social; Livro ou ficha de registro de empregados; Aviso prvio assinado por ambas as partes; Atestado mdico demissional; GRRF paga e chave de liberao do FGTS; Demonstrativo do trabalhador de recolhimento do FGTS rescisrio; Livro ou registro de ponto; Pagamento em moeda corrente ou cheque visado; PPP; Informe de rendimentos anuais.
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Empregados com mais de um ano de trabalho:

4.3.3 Cuidados especiais na dispensa Convm lembrar que, nos casos em que a resciso de contrato se opere nos 30 dias que antecedem a data-base da categoria, a lei estabelece uma indenizao adicional correspondente ao valor de um ms do salrio do empregado. Da mesma forma, necessrio sempre consultar a conveno coletiva aplicvel, tendo em vista direitos especiais que podem ser assegurados, tais como situaes especiais de estabilidade (funcionrio em fase de alistamento, com determinada idade, tempo de servio ou acidente de trabalho, gestantes, membros da CIPA, em perodo de aposentadoria, etc.). 4.4 FRIAS 4.4.1 Frias normais e coletivas A cada perodo de 12 meses, o trabalhador tem direito ao gozo de 30 dias de frias, sem prejuzo de sua remunerao. A Constituio de 1988 assegura, alm

do salrio normal, o pagamento adicional de 1/3, a ttulo de frias. Alm disso, o empregado pode, ainda, converter 1/3 de suas frias em abono pecunirio. 4.4.2 Concesso A poca da concesso das frias a de melhor convenincia para o empregador. Contudo, se vencidos dois perodos de aquisio, o empregado faz jus ao recebimento do primeiro perodo em dobro. O empregado estudante, com menos de 18 anos, ter direito a frias coincidentes com as frias escolares.
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4.4.3 Frias coletivas Podero ser concedidas frias coletivas a todos os empregados, a um setor ou a um estabelecimento especfico da empresa. Nesse caso, dever ser feita comunicao com, no mnimo, 15 dias de antecedncia ao Ministrio do Trabalho e aos sindicatos que representem os empregados, alm da afixao de avisos nos locais de trabalho. 4.4.4 Comunicao e anotao As frias devero ser comunicadas por escrito ao empregado com antecedncia mnima de 30 dias. A concesso das frias deve ser anotada na CTPS do empregado, antes que este as goze. 4.4.5 Perda do direito No ter direito a frias o empregado que, no curso do perodo aquisitivo, permanecer em licena remunerada por mais de 30 dias ou que tenha estado em benefcio junto Previdncia Social por mais de seis meses, ainda que descontnuos. No pode ser efetuado desconto de faltas a ttulo de frias. Contudo haver reduo do perodo de gozo sempre que o funcionrio tiver mais de cinco faltas injustificadas durante o perodo aquisitivo.

4.4.6 Pagamento O pagamento das frias dever ser efetuado at dois dias antes do incio do respectivo perodo. O empregado deve assinar e datar o recibo, devendo uma via do aviso e do recibo de frias retornar ao escritrio. Incluem-se mdias de todos os proventos (horas-extras, adicionais, comisses, etc.) recebidos naquele perodo, apurando-se a maior remunerao que servir de base de clculo. 4.5 HORRIO DE TRABALHO 4.5.1 Durao A durao normal da jornada de trabalho no dever ser superior a oito horas dirias, se no fixado outro limite inferior no contrato de trabalho, salvo atividades especficas ou se houver acordo para prorrogao ou compensao. 4.5.2 Trabalho noturno O trabalho entre as 22 horas de um dia e as cinco horas do dia seguinte considerado trabalho noturno. A hora do trabalho noturno computada com 52 minutos e 30 segundos. A hora noturna remunerada com adicional de 20% sobre a hora normal, salvo se a conveno coletiva de trabalho estipular outro percentual acima deste. 4.5.3 Trabalho aos domingos O trabalho aos domingos, exceto para algumas atividades especficas, requer o cumprimento das exigncias da legislao local. Dever ser observada a legislao do local do estabelecimento e a conveno coletiva na forma de remunerao e compensao do trabalho aos domingos. 4.5.4 Horas-extras A jornada de trabalho poder ser aumentada em at duas horas por dia, mediante acordo escrito, individual ou coletivo. Nesse caso, a remunerao

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mnima das horas-extras 50% superior da hora normal. Contudo muitas convenes coletivas tm fixado esse percentual em patamares superiores. 4.5.5 Controle de ponto As empresas com mais de 10 empregados devero manter controle de frequncia por livro ou registro de ponto que demonstre a hora de entrada e de sada dos funcionrios. Dever ainda conter pr-assinalado o horrio de almoo e portar a assinatura do empregado. Lembramos que h convenes coletivas que exigem a anotao do ponto para qualquer nmero de empregados, o que, alis, um procedimento recomendvel. Para que a folha seja confeccionada em tempo hbil, aconselhvel encerrar o ponto no dia 25 de cada ms e enviar para o escritrio elaborar a folha de pagamento. 4.5.6 Intervalo para repouso e alimentao Sempre que a jornada de trabalho for superior a seis horas contnuas, dever ser concedido um intervalo mnimo de uma hora para repouso e alimentao. Esse intervalo no computado na durao do trabalho e no dever ser superior a duas horas, exceto se houver acordo escrito que traga a previso dessa possibilidade. Nas jornadas superiores a quatro horas e inferiores a seis, dever ser observado intervalo mnimo de 15 minutos. H, ainda, situaes especiais de intervalo, como no caso dos digitadores e de atividades consideradas insalubres e/ou perigosas. 4.5.7 Intervalo entre jornadas O intervalo entre as jornadas de trabalho no pode ser inferior a 11 horas. 4.5.8 Trabalho da mulher, do menor e de categorias diferenciadas Embora a Constituio Federal estabelea que homens e mulheres so iguais em direitos e deveres, pela prpria diferena natural existente a legislao

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estabelece intervalos peculiares ao trabalho da mulher, como o perodo para amamentao, ou, quando a empregada trabalha em domingos, por exemplo, esta tem direito a um domingo de folga a cada 15 dias. Da mesma forma, o trabalhador menor, sobretudo o estudante, tem direitos especiais assegurados, tanto pela CLT quanto por acordos e convenes coletivas. Igualmente, as chamadas categorias diferenciadas (telefonistas, ascensoristas, etc.) contam com intervalos e jornadas especficas, at pelas condies prprias de determinadas atividades e tarefas. 4.5.9 Contrato de trabalho do menor aprendiz Contrato de aprendizagem o contrato de trabalho especial, ajustado por escrito e por prazo determinado, em que o empregador se compromete a assegurar ao maior de 14 anos e menor de 16 anos, inscrito em programa de aprendizagem, formao tcnico-profissional metdica, compatvel com o seu desenvolvimento fsico, moral e psicolgico, e o aprendiz, a executar com zelo e diligncia as tarefas necessrias a essa formao. Empregados de at 24 anos de idade e matriculados em cursos dos Servios Nacionais de Aprendizagem (SESI, SENAI, SENAC, etc.) tambm podem ser contratados como menor aprendiz. 4.5.10 Obrigatoriedade de contratao de aprendizes Os estabelecimentos de qualquer natureza so obrigados a empregar e matricular nos cursos dos Servios Nacionais de Aprendizagem (SESI, SENAI, SENAC, etc.) nmero de aprendizes equivalente a 5%, no mnimo, e 15%, no mximo, dos trabalhadores existentes em cada estabelecimento, cujas funes demandem formao profissional.
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As fraes de unidade, no clculo da percentagem, daro lugar admisso de um aprendiz. Entende-se por estabelecimento todo complexo de bens organizado para o exerccio de atividade econmica ou social do empregador, que se submeta ao regime da CLT. 4.5.11 Portadores de necessidades especiais
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As empresas com mais de 100 funcionrios devem contratar portadores de necessidades especiais em seus quadros. 4.6 REMUNERAO 4.6.1 Pagamento dos salrios A periodicidade do pagamento de salrios no pode ser superior a um ms, devendo ser efetuado at o quinto dia til do ms subsequente ao vencido. 4.6.2 Adiantamento salarial Algumas convenes coletivas e os prprios usos e costumes do mercado determinam a concesso de adiantamento salarial, cuja data varia de empresa para empresa e de acordo com a data em que efetuado o pagamento mencionado no item 4.6.1. 4.6.3 Itens que integram os salrios Alm do valor fixo estipulado, devero ser consideradas, para efeito de remunerao, tambm as comisses, percentagens, gratificaes, dirias para viagens quando excedentes a 50% do salrio do empregado e abonos. Adicionais legais: por horas extraordinrias, adicional noturno, adicional de periculosidade, adicional de insalubridade, adicional de transferncia de local de servio e adicional para atividades penosas.

4.6.4 Garantias A lei estabelece a impossibilidade de reduo salarial. Da mesma forma, no pode haver desigualdade de salrios entre dois funcionrios que realizem trabalho com igual produtividade e perfeio tcnica, na mesma localidade, com diferena de tempo de servio na mesma funo inferior a dois anos. o chamado paradigma. 4.6.5 Vale-transporte O benefcio do vale-transporte consiste na antecipao e em parte do custeio das despesas realizadas pelos empregados para o deslocamento ao local de trabalho. devido aos trabalhadores em geral. custeado pelo empregador na parcela que excede a 6% do salrio do empregado. Sua aquisio deve ser comprovada por recibo emitido pelas empresas autorizadas a vend-lo. 4.6.6 Outras vantagens e benefcios Se, por liberalidade ditada pela poltica de RH da empresa ou, ainda, por determinao de acordo individual ou acordo ou conveno coletiva, forem concedidos benefcios in natura, estes no podem ser suprimidos, exceto pelo surgimento de fato novo que justifique a supresso. Os exemplos mais usuais de benefcios e vantagens adicionais so: vale-refeio; cesta bsica; assistncia mdica.
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Inicialmente, cumpre observar que o fornecimento de refeies por meio de refeitrio, vale-alimentao, vale-refeio ou cesta considerado de natureza salarial para todos os efeitos legais. No obstante, quando o fornecimento realizado por meio do PAT (Lei 6.321-76) e desde que a empresa esteja devidamente inscrita naquele programa, a parcela paga no constitui natureza

salarial, no se incorporando remunerao para qualquer efeito, no constituindo base de incidncia de contribuio previdenciria ou FGTS, bem como no se configurando como rendimento tributvel do trabalhador. Importa ressaltar que a participao do trabalhador limitada a 20% do custo direto da refeio. 4.7 13 SALRIO 4.7.1 Normas gerais
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A todo trabalhador assegurado o pagamento de uma gratificao at o dia 20 de dezembro de cada ano. Trata-se do 13 salrio, que devido razo de 1/12 da remunerao do ms de dezembro, por ms de servio, do ano correspondente. Para esse efeito, so consideradas como ms completo as fraes iguais ou superiores a 15 dias. 4.7.2 Antecipado por ocasio da concesso de frias A primeira parcela do 13 salrio poder ser paga por ocasio da concesso das frias, sempre que o empregado assim o solicitar at 31 de janeiro do ano a que se refere. Existem algumas convenes coletivas que preveem o pagamento da antecipao do 13 salrio juntamente com as frias gozadas a partir do segundo semestre do ano. 4.7.3 Prazo para pagamento Se a primeira parcela no for paga juntamente com a remunerao das frias, dever ser quitada at o dia 30 de novembro do ano correspondente. O saldo, ou seja, a segunda parcela, dever ser paga at o dia 20 de dezembro do respectivo ano.

4.8 OBRIGAES LEGAIS EM GERAL 4.8.1 Livros que devem permanecer no local de trabalho A legislao estabelece para verificao e eventuais anotaes dos autos de infrao e dos termos de ocorrncia, que o Livro de Inspeo do Trabalho dever ser mantido em cada um dos estabelecimentos que tenham empregados. Igualmente, o Livro ou a Ficha de Registro de Empregados dever ser apresentado fiscalizao, sempre que solicitado. 4.8.2 Normas regulamentadoras Com o fim de criar regulamentos de segurana, higiene e medicina do trabalho, foram institudas as Normas Regulamentadoras (NR), que dispem sobre vrios aspectos voltados a diminuir os riscos de insalubridade e periculosidade nos ambientes de trabalho. Dentre os principais aspectos que as NRs abordam, ressaltamos: Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional (PCMSO); Programa de Preveno de Riscos Ambientais (PPRA); Comisso Interna de Preveno de Acidentes (CIPA); Equipamentos de Proteo Individual (EPI); Perfil Profissiogrfico Previdencirio (PPP); Fator acidente de trabalho (FAT/SAT).
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O que precisa estar em dia: PCMSO: A Norma Regulamentadora n 7 estabelece a obrigatoriedade da elaborao e da implantao, por parte de todos empregadores e instituies que admitam trabalhadores como empregados, do Programa de Controle Mdico de Sade Operacional (PCMSO). Essa NR estabelece os parmetros mnimos e as diretrizes gerais a serem observados na execuo do PCMSO, podendo ser ampliados mediante negociao coletiva de trabalho.

PPRA: O Programa de Preveno de Riscos Ambientais (PPRA) um programa estabelecido pela Norma Regulamentadora n 9, da Secretaria de Segurana e Sade do Trabalho, do Ministrio do Trabalho. Esse programa tem por objetivo definir uma metodologia de ao que garanta a preservao da sade e da integridade dos trabalhadores face aos riscos existentes nos ambientes de trabalho. 4.8.3 Empresas optantes pelo Simples Nacional
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O art. 51 da Lei Complementar n 123, de 14 de dezembro de 2006, estabelece que as microempresas e as empresas de pequeno porte so dispensadas: da afixao de quadro de trabalho em suas dependncias; da anotao das frias dos empregados nos respectivos livros ou fichas de registro; de empregar e matricular seus aprendizes nos cursos dos Servios Nacionais de Aprendizagem; da posse do livro intitulado Inspeo do Trabalho; e de comunicar ao Ministrio do Trabalho e Emprego a concesso de frias coletivas.

OBSERVAO: Apesar das dispensas desse item, aconselhamos manter os procedimentos de controle, tendo em vista eventuais riscos trabalhistas. 4.9 INSCRIO DOS SCIOS OU DIRETORES NA PREVIDNCIA SOCIAL So segurados obrigatrios da Previdncia Social, na qualidade de contribuintes individuais, as seguintes pessoas fsicas: diretor no empregado e o membro de Conselho de Administrao na sociedade annima; todos os scios

das sociedades em nome coletivo; scio-gerente e scio-cotista que receba remunerao decorrente de seu trabalho na sociedade limitada, urbana ou rural. O contribuinte individual, desde abril/2003, deve contribuir, obrigatoriamente, sobre o valor total da remunerao percebida decorrente do trabalho (pr-labore) alquota de 11%, observado o limite mximo de contribuio. 4.10 PENALIDADES As multas por infrao legislao trabalhista e previdenciria podero variar, dependendo da infrao. Consulte sempre sua organizao contbil.
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5 SERVIOS DE TERCEIROS
Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de servios contratados de terceiros, a saber: 5.1 PESSOAS FSICAS Pessoas fsicas inscritas so aquelas que esto registradas como autnomas nas Prefeituras Municipais e no INSS e devem apresentar RPA (Recibo de Pagamento a Autnomo), nota fiscal de servios ou recibos. Os cuidados na contratao desses profissionais so os seguintes:

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exigir e, se preciso, emitir o competente RPA, descrevendo adequadamente os servios prestados, todos os dados cadastrais do prestador dos servios, incluindo RG, CPF, PIS, inscrio no INSS e na Prefeitura, endereo completo, pois essas informaes sero necessrias no eventual preenchimento da SEFIP, DIRF, bem como ao fornecimento do informe de rendimentos obrigatrios; descontar dos valores a serem pagos pela empresa contratante a reteno de 11% a ttulo de INSS, observado o limite mximo de contribuio, o IRRF, quando couber, de acordo com a tabela de incidncia desse tributo, exigir a declarao de dependentes do Imposto de Renda para os casos que assim o exigirem e ISSQN, conforme municpio.

Ainda em relao aos valores pagos ao autnomo, pela empresa contratante, quando esta no for optante pelo Simples Nacional dever recolher 20% sobre o valor bruto a ttulo de INSS. Alguns cuidados especiais e adicionais devem ainda ser considerados no tocante s legislaes previdenciria e trabalhista: a legislao trabalhista e previdenciria poder interpretar o pagamento com habitualidade como sendo decorrente de vnculo empregatcio, se a relao apresentar as caractersticas prprias para tanto, implicando srios riscos de aes trabalhistas ou autuaes administrativas, sendo necessrios cuidados especiais na administrao desses casos.

5.2 PESSOAS JURDICAS A empresa que utilizar a contratao de servios prestados por pessoas jurdicas deve atentar para os seguintes detalhes: elaborao de contrato de prestao de servios, estabelecendo todas as condies bsicas, a fim de assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas, alm das demais situaes; exigir a devida nota fiscal de servios ou documento hbil; exigir recibo de pagamento, inclusive dos adiantamentos efetuados; verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do Imposto de Renda na fonte de 1,5%, ou de 1,0%, ou se est enquadrada nos casos especiais de autorreteno, ou ainda, se est sujeita reteno de 4,65% de PIS COFINS Contribuio Social;
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OBSERVAO: Quando houver venda ou prestao de servios para rgos pblicos, a reteno dos tributos federais deve obedecer a alquota diferente das acima citadas. verificar se a prestao de servio est sujeita reteno de ISSQN, conforme Lei Complementar Federal n 116 (alquotas conforme legislao de cada municpio); verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do INSS nos casos previstos em lei, que de 11%, e, em caso afirmativo, descontar o valor desse imposto.

A ME ou a EPP que exera atividades tributadas na forma do anexo III, at 31 de dezembro de 2008, e tributada na forma dos anexos III e V, a partir de 1 de janeiro de 2009, todos da Lei Complementar n 123-2006, estar sujeita excluso do Simples Nacional na hiptese de prestao de servios mediante cesso ou locao de mo de obra, em face do disposto no inciso XII do art. 17 e no 5-H do art. 18 da referida Lei Complementar.

OBSERVAO: Todo servio referente construo civil deve sofrer a reteno de 11% do INSS sobre a nota fiscal emitida. Porm as empresas optantes pelo Simples Nacional podero efetuar a reteno do INSS desde que ofeream a tributao no Anexo IV. As empresas optantes do Simples Nacional, tributadas no Anexo III, no podero sofrer a reteno do INSS; caso ocorra, ser motivo para excluso do Simples Nacional.
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6 DOCUMENTOS REFERENTES MOVIMENTAO BANCRIA


O controle da documentao que envolve as movimentaes e as operaes bancrias imprescindvel para a realizao de um bom trabalho de Contabilidade, uma vez que estas operaes representam a quase totalidade da movimentao contbil e financeira das empresas. Essas operaes so as seguintes: pagamentos; recebimentos; emprstimos bancrios; descontos de ttulos; cobrana bancria; leasing; despesas bancrias; outras operaes.

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6.1 PAGAMENTOS Estas operaes compreendem formas de pagamentos de qualquer natureza, efetuadas na rede bancria, prtica absolutamente usual nos dias de hoje, com alternativas que vo desde um cheque at procedimentos via internet e os chamados home banking. Independentemente da forma adotada para os pagamentos bancrios que toda empresa pratica, ela deve manter em seus arquivos cpia dos documentos de pagamento (cpia de cheque, recibo eletrnico, etc.), anexando duplicata, ao ttulo, ao depsito, s guias de recolhimento de impostos e contribuies, etc., os comprovantes de pagamentos efetuados. 6.2 RECEBIMENTOS Estas operaes compreendem todas as formas de recebimento de valores de qualquer natureza, incluindo depsitos de ttulos provenientes de vendas de bens e servios, antecipaes de clientes e terceiros.

Os valores constantes dos extratos bancrios a esse ttulo devem ser documentados de forma a permitir a clara identificao do valor recebido, da sua natureza, dos dados do remetente, individualizado por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc.). Os depsitos bancrios devem ter a indicao, no seu verso ou em documento apartado, de todas as informaes necessrias ao seu bom controle. Os demais crditos ocorridos na movimentao bancria (emprstimos, adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados e documentados pelo departamento financeiro, e os eventuais valores a identificar devem ser objeto de controles internos que definam, em curto espao de tempo, como trat-los nos registros financeiros e contbeis. 6.3 EMPRSTIMOS BANCRIOS Estas operaes compreendem todas as formas de emprstimos que podem ser obtidas no mercado financeiro. A fim de dar cincia a todos os envolvidos, o Departamento Financeiro deve documentar de maneira sumria as principais caractersticas de cada contrato, tais como: tipo e natureza do contrato; valor e nmero de parcelas do emprstimo; prazos de vencimento; prazos de carncia; encargos (juros, spread, etc.); garantias; outras que julgar conveniente.

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Esse resumo sumrio, anexado cpia do contrato, deve ser encaminhado organizao contbil para que haja subsdios adequados ao registro correto das operaes.

7 DESPESAS E CUSTOS
Este tpico tem por objetivo esclarecer quanto contabilizao das despesas/ custos e quanto forma de document-la perante a legislao fiscal. As despesas/custos realizadas devero estar obrigatoriamente relacionadas com a atividade da empresa e devem ser comprovadas por meio de documentao idnea, notas fiscais ou recibos, emitidos sempre em nome da empresa, com data do evento, valor, discriminao dos itens ou servios e sua devida quitao. Exemplificando, nunca se deve lanar despesas de manuteno de veculos se a empresa no possui nenhum veculo prprio ou locado. Observar que determinadas despesas/custos sofrem reteno pela fonte pagadora de IRRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hbil organizao contbil para os respectivos clculos. Exemplos: recibo de aluguel, Recibo de Pagamento a Autnomo (RPA), etc. As empresas comerciais e industriais devero enviar cpias das contas de luz e de telefone organizao contbil juntamente com as notas fiscais de compra e de venda, para aproveitamento do crdito fiscal de ICMS de acordo com a legislao vigente. A legislao no aceita nota fiscal simplificada ou tquete de caixa como documento comprobatrio de despesa. Somente o cupom emitido pelo Emissor de Cupom Fiscal (ECF), juntamente com as notas fiscais e recibos diversos, so reconhecidos pela legislao. Se possvel, todas as despesas e custos devero ser pagos com cheque nominal. Para empresas que mantm atividade externa na realizao de seus negcios ou manuteno em seus clientes, permitida a elaborao de relatrio peridico de despesas, contendo todas as atividades efetuadas naquele perodo (clientes visitados, distncia em quilmetros, se for no mesmo municpio ou prximo, txi, refeies, gorjetas, passagens areas quando utilizadas, etc.), sempre com todos os comprovantes anexos.

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Para despesas e custos de manuteno permanente e peridica ou com vigncia por um determinado perodo, exigir contrato das empresas que as realizam. Ex.: manuteno dos computadores, dos aparelhos de ar-condicionado, aplices de seguro, etc. Aquisio para o Ativo Imobilizado apresentar nota fiscal de compra ou recibo de transferncia (para veculos usados). OBSERVAO:
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No caso de qualquer dvida que eventualmente surja com relao aos documentos para serem lanados em despesas/custos, etc., consulte sempre o Departamento Contbil.

8 ESTOQUES
8.1 CONCEITO O estoque representado pelo conjunto de matrias-primas, produtos em fabricao, produtos prontos, material de aplicao e material de embalagem, nas indstrias, e pelas mercadorias, nas empresas comerciais. 8.2 INVENTRIO Os produtos e as mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do perodo (anual ou trimestral, conforme o regime tributrio do contribuinte), devem ser relacionados, observando-se os seguintes itens: quantidade, unidade, discriminao, preo unitrio e valor total. Essa relao servir para a escriturao do Livro de Registro de Inventrio, obrigatrio pela legislao federal e estadual e necessrio para a apurao do resultado do exerccio (lucro ou prejuzo). Para a avaliao dos estoques, de matrias-primas e mercadorias, em regra, utiliza-se o custo mdio ponderado ou o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porm existem outros mtodos aceitos pela legislao e outras formas de avaliao praticadas em situaes especficas. Consulte o Departamento Contbil no caso de dvida sobre o melhor mtodo. A legislao do Estado do Rio Grande do Sul concede prazo de 60 dias, contados da data do levantamento do inventrio, para a escriturao do estoque no Livro de Registro de Inventrio, enquanto a legislao federal para empresas tributadas pelo lucro real na data do vencimento do imposto. A falta de escriturao do Livro de Registro de Inventrio e do Livro de Controle da Produo e do Estoque sujeita o contribuinte a multa elevada. O inventrio fsico (contagem dos estoques existentes no fim do perodo) deve coincidir com a apurao escritural (estoque inicial, mais compras no perodo, menos vendas no mesmo perodo, igual a estoque final) e as possveis diferenas devem ser justificadas sob pena de autuao pelo Fisco. Alguns percentuais para perdas (quebra de estoque) so aceitos pela legislao, variando

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em conformidade com o produto ou mercadoria ou em razo de situaes especiais. Consulte o Departamento Contbil para mais esclarecimentos. A destruio de produtos ou mercadorias inservveis (estragados, deteriorados, obsoletos, etc.) deve ser comunicada antecipadamente Receita Federal, e os impostos creditados por ocasio da compra devero ser estornados. As empresas construtoras que possuam material de construo a ser aplicado nas obras no exerccio seguinte, e mveis prontos e ainda no vendidos devero tambm relacion-los no Livro de Registro de Inventrio, para fins de registro e apurao de resultado no fim do exerccio.
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Os bens que compem o imobilizado da empresa, tais como mquinas, mveis, veculos, etc. no precisam ser relacionados no Livro de Registro de Inventrio.

9 CONCILIAO CONTBIL E COMPOSIO DE SALDOS


Mensalmente, cada conta contbil deve ser conciliada e ter a sua composio de saldo. Composio de saldo , na verdade, um controle interno, em que o profissional da Contabilidade ou qualquer outro usurio da Contabilidade acessa o que contm discriminadamente em cada conta contbil. Por exemplo: a conta de um fornecedor tem o saldo de R$ 100.000,00, a Contabilidade tem o saldo total, pela composio de saldo desta conta sabemos que so as seguintes faturas: fat. 1010, data de emisso 10/10/x1, vencimento 10/2/x2 R$ 35.000,00; fat. 1311, data de emisso 30/12/x1, vencimento 30/3/x2 R$ 65.000,00; as faturas totalizam R$ 100.000,00, conforme saldo contbil.

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A composio de saldo pode ser relatrio emitido pela prpria Contabilidade ou por outro setor, desde que o saldo seja o mesmo ou demonstradas as diferenas. A Contabilidade deve ter o controle absoluto dos valores nela registrados, sem nenhuma exceo. A Contabilidade necessariamente deve manter o controle dos registros, at mesmo para no duplicar lanamentos, receitas, despesas ou apurar impostos incorretamente. Caso contrrio, a empresa pagar impostos a maior ou sofrer autuaes fiscais. A conta Caixa dever estar em conformidade com os boletins de caixa. Caso no sejam elaborados pela empresa, o profissional da Contabilidade dever examinar o Razo da conta Caixa para evitar lanamentos incorretos. As contas bancrias e de aplicaes financeiras devem estar de acordo com os extratos bancrios e/ou conciliaes dos bancos. A conta de duplicatas a receber deve estar conciliada com o relatrio de contas a receber. A cada perodo ou fechamento de balano, a Contabilidade dever solicitar ao financeiro da empresa a posio das duplicatas a receber naquela data. Esse procedimento evita erros contbeis, como o lanamento a maior de receitas, que proporciona o pagamento a maior de tributos (PIS, COFINS, IRPJ, CSSL, ICMS, IPI e outros).

As contas de adiantamentos e outros crditos devem ser conciliadas no sentido de verificar pendncias existentes de longa data, as quais no refletem a posio consignada no balancete, bem como atentar para a documentao suporte dos lanamentos contbeis, tais como: contratos, recibos, notas fiscais e outros. A conta de estoque deve estar conferindo obrigatoriamente com o total da posio do inventrio a cada trimestre (Lucro Real Trimestral) ou fechamento anual do balano (Lucro Real Anual, Lucro Presumido e Simples). Se a empresa apura o Imposto de Renda anual com suspenso ou reduo, ms a ms deve manter um relatrio de estoque, no sendo necessrio o registro mensal no Livro de Inventrio. A Contabilidade deve atentar para o preo unitrio de cada mercadoria ou produto, podendo avaliar as mercadorias compradas para revenda pelo valor das ltimas aquisies, menos o ICMS. No caso de fabricao de produtos, a matria-prima pode ser avaliada pelo preo das ltimas aquisies, menos ICMS e IPI, os produtos acabados avaliados por 70% do maior preo de venda (sem deduzir o ICMS) e os produtos em elaborao avaliados por 56% do maior preo de venda (sem deduzir o ICMS). A conta de despesas antecipadas deve estar conciliada com as planilhas de rateio e com os documentos. Nas contas do Realizvel a Longo Prazo, a Contabilidade deve verificar se os lanamentos esto suportados por documentos hbeis e se no h lanamentos incorretos. Exemplo: se o pagamento do contrato de mtuo est suportado por recibo, contrato, etc. Os investimentos em controladas ou coligadas, desde que participe com 20% ou mais do capital votante esto avaliados pelo mtodo de equivalncia patrimonial. Solicitar balano a essas empresas para efetuar os lanamentos contbeis, lembrando que sobre o resultado positivo da equivalncia patrimonial no incide tributao (IRPJ, CSSL, PIS, COFINS) e, no caso de resultado negativo, so indedutveis para fins de IRPJ e CSSL.

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As contas do Imobilizado e de Investimentos devem estar de acordo com os controles patrimoniais da empresa; caso no existam, a Contabilidade dever manter planilha comprovando as despesas de depreciao e amortizao contabilizadas, bem como, mediante visualizao do Razo contbil, verificar se esto corretos os lanamentos de aquisio de imobilizado e se nas vendas foram baixadas as depreciaes e o custo contbil dos bens vendidos. As contas de Fornecedores devem estar conciliadas com o relatrio das contas a pagar, ou o setor Financeiro deve realizar uma composio de saldos de cada fornecedor, com o objetivo de confrontar com a Contabilidade. O profissional da Contabilidade poder utilizar conta contbil distinta para os fornecedores mais representativos, objetivando o controle contbil dessas contas. Os tributos a pagar e em dia devem conferir com o pagamento do ms seguinte; os tributos a pagar em atraso devem ser relacionados em planilhas parte para contabilizao de juros e multas e posterior conferncia com os saldos contbeis. Emprstimos e financiamentos devem ser conciliados com o contrato, objetivando a contabilizao dos juros e das atualizaes pelo perodo de competncia e mantidas planilhas de conferncia do clculo dos juros, atualizaes monetrias e outras despesas para que a empresa no desembolse a mais do que o estipulado no contrato de emprstimo ou financiamento. Contas a pagar em dia devem estar conferindo com o(s) pagamento(s) no(s) ms(es) seguinte(s) ou manter planilha com composio de saldos. Proviso de frias e 13 salrio devem estar de acordo com o relatrio analtico por funcionrio, fornecido pelo Setor de Pessoal. As contas do Exigvel a Longo Prazo devem ser verificadas com relao aos documentos suportes de movimentao no ano, a classificao superior a 12 meses aps encerramento do balano e a planilhas subsidirias.
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As contas do Patrimnio Lquido devem refletir o capital social de acordo com o contrato social e alteraes, as realizaes das reservas de reavaliao, com saldo existente at 31-12-2007, motivadas por vendas e depreciaes de bens reavaliados e se as movimentaes das demais contas, inclusive lucros/ prejuzos acumulados esto corretas. As receitas devem ser conciliadas com o livro de apurao do ICMS, IPI ou ISS, para evitar lanamentos a maior ou a menor, com consequncias tributrias, pois o fiscal tem o direito de exigir tais livros.
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As despesas devem ser consistentes com relao documentao suporte e atividade da empresa. importante que o Contador ou Tcnico em Contabilidade visualize pelo Razo contbil se no h distores nos lanamentos contbeis das despesas ou classificao indevida. Ateno: As contas contbeis devem estar rigorosamente conciliadas, ou seja, os lanamentos constantes na Contabilidade devero estar suportados por documentos e ainda registrados na conta correta, bem como os saldos contbeis confrontados com relatrios de outros setores (contas a receber, a pagar, etc.) para refletirem a realidade da empresa. Ocorrem muitos casos, principalmente em empresas que no tm uma auditoria independente, em que os saldos no retratem bem a empresa, h lanamentos em contas erradas ou faltam lanamentos; por esses motivos, as contas devem estar conciliadas. Principalmente nas contas no conciliadas, a empresa perde dinheiro: pagando tributos a maior, desvios de valores, perda do controle de sua atividade, tanto operacional como financeira. Observa-se que comum em empresas no existir um confronto, por exemplo, entre o saldo contbil e o relatrio de contas a receber do setor financeiro. Com isso, no se detectam erros, como: a Contabilidade registra receita a maior (paga PIS, COFINS, IRPJ, CSSL a maior), baixa de uma duplicata no

Contas a Receber, mas no se encontra o lanamento contbil (erro ou indcio de desvio). Basta solicitar ao Contador ou Tcnico em Contabilidade a composio de saldo da conta. Se no houver, um grande indcio de que a conta no vem sendo conciliada. Sendo apresentada a composio de saldo pelo profissional da Contabilidade, basta solicitar ao setor que tem ligao com a conta (exemplo: Contas a Receber) e pedir um relatrio com a composio do saldo na data-base do balancete/balano. Confrontando os saldos, h uma segurana com relao Contabilidade e o outro setor. Pode haver divergncias entre o relatrio contbil e o de contas a receber, porm a Contabilidade j investigou as diferenas e as tm apontadas. Isso significa uma Contabilidade conciliada, confrontada com relatrios de outros setores. Resumindo: Conta Contbil / Conferida com: Caixa / Boletim de Caixa Bancos / Extrato bancrio e conciliaes Aplicaes financeiras / Extrato de aplicao financeira e planilhas duplicatas a receber / Relatrio de contas a receber Crditos a receber / Contratos e planilhas Impostos a recuperar / Livro de apurao ICMS e IPI, Dacon (PIS e Cofins), DIPJ (CSLL e IRPJ), DCTF, PERDCOMP e respectivas planilhas de acompanhamento da utilizao do crdito Adiantamentos / Relatrio do financeiro ou do RH Estoque / Livro de inventrio de estoque, relatrios mensais do Setor de Estoque
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Realizvel a longo prazo / Contratos e planilhas Investimentos / Balano da empresa coligada ou controlada Imobilizado / Sistema do ativo imobilizado, planilhas dos bens e controles de depreciao Fornecedores / Relatrio do setor Contas a Pagar e conciliaes Emprstimos a pagar / Contratos e planilhas de apropriao de encargos Tributos a recolher / Composio de saldos, recolhimento no ms subsequente, DCTF, DACON e DIPJ Salrios a pagar / Folha de pagamento Proviso de frias e 13 salrio / Respectivos relatrios fornecidos pelo RH Passivo a descoberto / Em caso do patrimnio lquido negativo, mantm-se o saldo no passivo conta Passivo a Descoberto Outras contas a pagar / Relatrios, planilhas, composio de saldo e/ou de pagamentos subsequente Exigvel a longo prazo / Contratos e planilhas de apropriao de encargos Patrimnio lquido, capital social e reservas Receitas / Livros fiscais do ICMS, PIS ou ISS Despesas/custos / Lanamentos com base em documentos hbeis, livros de entrada de mercadoria, etc.

A Contabilidade deve estar sempre conferida (conciliada) com os relatrios e as posies dos demais setores da empresa. Por exemplo: a conta de clientes deve estar conciliada com o relatrio do Contas a Receber; a conta de fornecedores com o relatrio do Contas a Pagar, e assim por diante. Esses relatrios devem ser enviados Contabilidade ao final de cada ms para fins de conciliao. O profissional da Contabilidade,

por sua vez, deve ter cincia dos saldos existentes no Balancete ou no Balano Patrimonial. Como vimos, a certeza de que os saldos contbeis esto corretos est na empresa e, quanto mais houver o confronto dos relatrios de cada setor com a Contabilidade, maior ser a preciso das informaes contidas no Balano Patrimonial da empresa. Dessa forma, podemos dizer que a Contabilidade espelha a realidade da empresa desobrigando os scios, os administradores e o prprio profissional da Contabilidade de responderem com seus bens pessoais em questionamentos tributrios, civis, comerciais, penais e criminais, provando que no agiram de forma enganosa, lesiva ou com abuso de poderes perante terceiros. Balano Patrimonial, Demonstrativo do Resultado do Exerccio (DRE), Demonstrativo dos Lucros e Prejuzos Acumulados (DLPA), Demonstrativo das Mutaes do Patrimnio Lquido, Demonstrativo dos Fluxos de Caixa (DFC), Demonstrativo do Valor Adicionado (DVA) e Notas Explicativas (verificar obrigatoriedade pelo porte da empresa) so instrumentos contbeis que indicam, em um determinado momento, a situao financeira, econmica e patrimonial de uma entidade, cujas contas so classificadas em Ativo, Passivo e Patrimnio Lquido.

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Manual para as Organizaes Contbeis

10 ESTRUTURAO E CLASSIFICAO DAS CONTAS CONTBEIS


De acordo com a Lei n 6.404-1976 - art. 178 e com alteraes implementadas pelas leis n 11.638-2007 e n 11.941-2009, que regulamentam as sociedades por aes (S.A.), as contas do ativo devem ser alocadas em ordem decrescente do grau de liquidez, enquanto as contas do passivo devem ser alocadas de acordo com o prazo das exigibilidades. Nova classificao do Balano Patrimonial
ATIVO Ativo Circulante Ativo No Circulante Realizvel a Longo Prazo Investimento Imobilizado Intangvel PASSIVO + PATRIMNIO LQUIDO Passivo Circulante Passivo No Circulante Patrimnio Lquido Capital Social (-) Gastos com Emisso de Aes Reservas de Capital Opes Outorgadas Reconhecidas Reservas de Lucros (-) Aes em Tesouraria Ajustes de Avaliao Patrimonial Ajustes Acumulados de Converso Prejuzos Acumulados

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O plano de contas a ser adotado pela empresa deve respeitar os critrios bsicos de classificao dos ativos, passivos, patrimnio lquido, receitas, custos e despesas, em obedincia s Normas Brasileiras de Contabilidade, aliado s demais exigncias legais. Ressalvamos que algumas entidades, por atuarem em setores que possuem um controle governamental, devem prestar contas da Contabilidade utilizando um plano de contas especfico, como o caso da Agncia Nacional da Sade Suplementar (ANS). 10.1 ESCRITURAO CONTBIL DIGITAL A Instruo Normativa RFB 787, de 19 de novembro de 2007, instituiu a Escriturao Contbil Digital (ECD), para fins fiscais e previdencirios, que dever ser transmitida, pelas contas jurdicas e ela obrigadas, ao Sistema Pblico

de Escriturao Digital (SPED), institudo pelo Decreto n 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e ser considerada vlida aps a confirmao de recebimento do arquivo que contm e aps a autenticao pelos rgos de registro. Com o mdulo SPED-Contbil, a escriturao contbil das empresas ser enviada em formato digital ao Ambiente Nacional SPED, em que os diversos rgos de controle e as vrias instncias do Fisco tero acesso devidamente controlado. O arquivo digital contendo a escriturao contbil est assinado digitalmente em conformidade com as regras do ICP-Brasil e, sendo assim, esse arquivo tem validade para todos os fins, nos termos da MP 2200-2, de 24 de agosto de 2001. O programa SPED-Contbil uma ferramenta homologada que permite o manuseio padronizado de arquivo contbil construdo de acordo com as regras definidas para o leiaute a ser utilizado pelo SPED. Poder ser utilizado tanto pelo profissional da Contabilidade quanto pelo representante legal da empresa no momento da gerao do arquivo. Poder ser tambm utilizado por outros legitimamente interessados na visualizao de escriturao contbil digital. 10.1.1 Regras gerais para a ECD A Escriturao Contbil Digital ser composta da verso digital dos seguintes livros contbeis: I livro Dirio e seus auxiliares, se houver; II livro Razo e seus auxiliares, se houver; III livro Balancetes Dirios, Balanos e fichas de lanamento comprobatrios dos assentamentos neles transcritos. Esses livros contbeis emitidos em forma eletrnica devero ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado de segurana mnima tipo A3, emitidos por entidades credenciadas pela IPC-Brasil, a fim de garantir a auditoria do documento digital.

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10.1.2 Pessoas Jurdicas obrigadas ECD a) em relao aos fatos contbeis ocorridos a partir de 1 de janeiro de 2008, as pessoas jurdicas sujeitas a acompanhamento econmico-tributrio diferenciado, nos termos da Portaria RFB n 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas tributao do imposto de renda com base no lucro real; b) em relao aos fatos contbeis ocorridos a partir do 1 de janeiro de 2009, as demais pessoas jurdicas sujeitas tributao do Imposto de Renda com base no Lucro Real.
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11 COMPRAS, TRANSFERNCIAS E BENEFICIAMENTOS DE MERCADORIAS E PRODUTOS


As compras de matrias-primas, mercadorias e materiais secundrios iro gerar para as empresas crditos tributrios passveis de compensao, de acordo com o tipo e ramo de atividade. A empresa enquadrada no Simples Nacional no pode utilizar crdito oriundo de compra de matrias-primas, mercadorias e materiais secundrios conforme legislao vigente. As compras devero ser necessariamente lastreadas por notas fiscais contendo as informaes previstas na legislao, tais como: tipo da operao, dados do adquirente, condies de pagamento, descrio dos produtos e destaques dos impostos incidentes, no podendo se esquecer de anotar no canhoto da Nota Fiscal a data de recebimento da mercadoria e o carimbo da empresa (opcional). vedada a utilizao contbil/fiscal de cupons fiscais, tquetes emitidos por caixas registradoras e notas fiscais simplificadas. 11.1 ESCRITURAO DOS LIVROS FISCAIS As notas fiscais de compras devero ser escrituradas em livros prprios. Para tanto, faz-se necessrio o envio peridico da primeira via organizao contbil, sob protocolo especial para esse fim, conforme o acordado no contrato de prestao de servios. 11.2 CONTROLE FINANCEIRO DAS COMPRAS Por determinao legal e para atender aos aspectos gerenciais, as compras devero ser controladas separadamente em: vista e a prazo. As compras vista devero ser acompanhadas da cpia do cheque utilizado para o pagamento, se pagas por este meio ou com uma anotao da utilizao de dinheiro no referido pagamento. Precisam tambm vir acompanhadas da respectiva duplicata quitada, recibo de pagamento ou utilizao de um carimbo prprio que esclarea quanto sua quitao. Salientamos que a simples referncia de venda vista no quita a nota fiscal.

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11.3 TRANSFERNCIAS E REMESSAS Os recebimentos ou envios de mercadorias em transferncias para depsitos ou filiais e os recebimentos e envios de remessas, seja qual for a sua natureza, previstos na legislao vigente, devero receber uma orientao especial da Organizao Contbil. 11.4 DEVOLUES DE COMPRAS
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As devolues de compras e vendas devem receber um tratamento prprio, nos termos da legislao fiscal, e as notas fiscais de entrada devem receber uma orientao especial da organizao contbil quanto aos critrios e procedimentos para emisso.

12 IMOBILIZADO, AQUISIO E VENDA


12.1 CONCEITO Imobilizado o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para funcionar. Exemplos de bens: imveis (terrenos, edifcios e construes), mquinas, computadores, mveis, instalaes e ferramentas. Exemplos de direitos: marcas, patentes e direito de uso. 12.2 AQUISIO Na compra de bens e direitos, exija o comprovante da aquisio (nota fiscal, recibo, escritura, etc.). O original ou uma cpia autenticada pela fiscalizao dever ser enviado Organizao Contbil para registro fiscal e contbil. Se houver qualquer dvida sobre o documento, consulte o departamento contbil. Na compra de veculo de pessoa jurdica, tire uma cpia da nota fiscal e, na compra de particular, tire uma cpia autenticada, frente e verso, do documento de transferncia aps o reconhecimento da firma, antes de envi-lo para efetivar a transferncia. Na aquisio de bens pelo valor residual ao trmino do arrendamento (leasing), exija tambm a nota fiscal correspondente. No esquea que a nota fiscal comprovante de venda, no comprovante de pagamento. Exija do vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada, para sua segurana. Quando a compra for de valor significativo: imvel, veculo, mquina, etc., consulte o Departamento Contbil sobre as implicaes legais e tributrias e sobre as diversas modalidades de aquisio: vista, a prazo, financiada, leasing etc., antes de efetivar o negcio. Antes de iniciar construo, reforma e benfeitorias de imveis, consulte a Organizao Contbil, pois, alm de diversas exigncias burocrticas, h incidncia de tributos e contribuies (INSS, FGTS, ISS, etc.).

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12.3 VENDA Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuzo. Antes de concretizar uma venda, consulte a Organizao Contbil sobre o valor do bem a ser vendido, pois ele pode ter sofrido alteraes em razo de atualizaes e depreciaes. Se houver lucro, haver tributao em conformidade com o regime tributrio escolhido pelo contribuinte.
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Na venda de veculo, emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cpia do documento de transferncia aps assin-lo e reconhecer a firma, antes de entreg-lo ao comprador. Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, como: contrato ou escritura para bens imveis, nota fiscal ou recibo para bens mveis e direitos, alm de outros especficos para determinadas operaes. No caso de bens sinistrados, cuja indenizao for paga por companhia de seguro, enviar original ou cpia do comprovante do valor recebido para sua organizao contbil. recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o ativo imobilizado.

13 VENDAS E CIRCULAO DE PRODUTOS E MERCADORIAS, E PRESTAO DE SERVIOS


As vendas de produtos, mercadorias e servios iro gerar para as empresas clientes obrigao de pagamento de vrios impostos, tais como IPI, ICMS, ISSQN, PIS, COFINS e Simples. Se optante pela modalidade do Lucro Presumido, as vendas comporo a base de clculo para a apurao do Imposto de Renda da Pessoa Jurdica (IRPJ) e da Contribuio Social sobre o Lucro Lquido (CSLL). As notas fiscais devero ser emitidas em conformidade com a legislao vigente, em modelos prprios, destacando-se principalmente o tipo de operao, os dados do adquirente, as condies de pagamento, os produtos comercializados e os impostos incidentes na referida operao. O cancelamento dos documentos fiscais merece tratamento especfico. Consulte o Departamento Fiscal. obrigatria a guarda da via fixa da nota fiscal em ordem numrica sequencial. Alertamos que o destaque do talonrio da nota fiscal dever ser efetuado no momento da sada das mercadorias, sendo necessria a assinatura do recebedor no respectivo canhoto. As vendas a prazo devero ser identificadas quanto sua forma de recebimento, ou seja, dinheiro, cheques, cheques pr-datados, cobrana bancria, carto de crdito, etc. preciso atentar para as empresas obrigadas ou optantes nota fiscal eletrnica (NF-e), as quais devero manter sistema informatizado para cumprir tal exigncia, juntamente com a obteno de certificado digital para esse fim. Entre as formalidades da nota fiscal eletrnica, alm da emisso do DANFE, as empresas devero armazenar os arquivos digitais (XML) das notas de sada, remeter os respectivos arquivos para clientes e transportadoras, bem como efetuar a guarda dos arquivos digitais das notas de entradas. 13.1 ESCRITURAO DOS LIVROS FISCAIS As notas fiscais, bem como os cupons fiscais, devero ser escrituradas em livros prprios. Para tanto, faz-se necessrio o envio peridico de uma via

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dos respectivos documentos, uma cpia do arquivo digital (quando eletrnica), ou resumo dirio dos equipamentos prprios de cupons fiscais organizao contbil, utilizando-se um protocolo especial para esse fim. Deve-se obedecer a periodicidade estabelecida em contrato de prestao de servios. 13.2 PRESTADORAS DE SERVIOS Algumas atividades de servios devero destacar o Imposto de Renda, PIS, COFINS, CSLL, ISSQN e/ou o INSS a ser retido na fonte, nos seus documentos de venda de servios, nos termos de legislaes especficas. Consulte o Departamento Fiscal.

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14 RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS
Este tpico tem por objetivo orientar os clientes sobre os principais tributos existentes e os cuidados que se deve ter na liquidao e na guarda desses documentos. Apresentamos, adiante, relao dos principais tributos classificados por esfera de governo: TRIBUTOS FEDERAIS IRPJ Lucro Real Estimado CSSL Lucro Real Estimado IRPJ Trimestral Lucro Presumido IRPJ Lucro Real Trimestral CSSL Trimestral Lucro Presumido CSSL Lucro Real Trimestral IPI Mensal IPI Decendial, conforme atividade Simples Nacional COFINS Faturamento COFINS no cumulativa PIS COFINS C. Social retidos PIS Faturamento PIS no cumulativo INSS GPS/Funcionrios e pr-labore e reteno Contribuinte Individual GFIP FGTS IRRF s/servios prestados PJ a PJ

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IRRF s/comisses de PJ a PJ IRRF s/aluguis IRRF s/salrio ou pr-labore IRRF s/servios prestados PF a PJ

OBSERVAES: 1. ANTECIPA-SE o recolhimento dos tributos federais quando o vencimento ocorre em feriado ou fim de semana, inclusive o INSS.
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2. Referente ao PIS, COFINS e Contribuio Social retidos, quando sub judice algum dos tributos, o recolhimento ser feito em separado, conforme Lei n 10.833-2003. TRIBUTOS ESTADUAIS ICMS Geral ICMS Substituio tributria ICMS Diferencial de alquota

OBSERVAO: No sendo o vencimento em dia til, prorroga-se. TRIBUTOS MUNICIPAIS ISSQN Sobre o faturamento ISSQN Por profissional habilitado

A seguir, relacionamos as obrigaes principais e acessrias que devem ser cumpridas pelas pessoas jurdicas: SETOR FISCAL Livro de Entradas de Mercadorias Livro de Sadas de Mercadorias

Livro de Apurao de ICMS Livro de Entradas de IPI (indstria) Livro de Sadas de IPI Livro de Apurao do IPI Livro de Impostos sobre Servios (ISSQN) Livro Registro de Inventrio GIA mensal para o ICMS (Modalidade Geral) Relatrios mensais de compra e venda Autorizao de Impresso de Documentos Fiscais SINTEGRA Livro Registro Termos e Ocorrncias Folhas de pagamento mensal e quinzenal Admisses de empregados (registro, contrato de trabalho) Demisses de empregados (rescises de contrato) GFIP (Guia de recolhimento do FGTS e Informaes Previdncia Social) GPS (Guia Previdncia Social) CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) GRR (Guia de Recolhimento Rescisrio multa sobre o FGTS) Requerimento seguro-desemprego Recibos de frias Recibos de 13 salrio RAIS (apresentao anual) Relatrio de atualizao das carteiras de trabalho
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SETOR DE PESSOAL

Relatrio do Livro Registro Eletrnico de Empregados Contribuio Sindical dos Empregados Contribuio Confederativa Assistencial Contribuio Sindical do Empregador Preenchimento do relatrio salrio-contribuio para a Previdncia CAT (Comunicado de Acidente de Trabalho) Lanamentos contbeis de toda a documentao recebida Livro Dirio Livro Razo Livro Lalur Livro Caixa (para pequeno empresrio art. 68, LC 123-06) Balancetes mensais Balanos trimestrais e anuais Outros relatrios necessrios e conciliaes Preenchimento de cadastros DAS Simples Nacional DARF PIS DARF COFINS DARF Imposto de Renda DARF Contribuio Social DARF IPI (Indstrias) FGTS

SETOR CONTBIL
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GUIAS DE RECOLHIMENTO MENSAIS

Previdncia Carn INSS ISS - Municipal Imposto Sindical IRRF PIS - COFINS - Contribuio Social retidos (quinzenal) DNF Demonstrativo de Notas Fiscais DCTF Declarao de Contribuies e Tributos Federais DACON Demonstrativo de Apurao de Contribuies Sociais Registro Florestal Estadual (Madeireiras) DCTF Declarao de Contribuies e Tributos Federais DACON Demonstrativo de Apurao de Contribuies Sociais Guia informativa modelo B do ICMS Declarao de Renda de Pessoa Jurdica - DIPJ Declarao Simplificada - PJ Declarao de Renda de Pessoa Fsica DIRF (Declarao de Imposto de Renda Fonte) DIPI (Declarao de Imposto sobre Produtos Industrializados) RAIS (Relao Anual Informaes Sociais)

OBRIGAES MENSAIS
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OBRIGAES TRIMESTRAIS OBRIGAES SEMESTRAIS

OBRIGAES ANUAIS


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Renovao Alvar Sanitrio Renovao Alvar Municipal IBAMA Renovao Certificado Regularidade Farmcias Declarao p/ Ministrio Pblico SICAF Fundaes DITR DIMOB (Declarao de Informaes sobre Atividades Imobilirias) busca e entrega nas empresas de documentao fiscal e contbil; entrega de guias de recolhimento; atendimento via telefone de dvidas e esclarecimentos sobre assuntos da rea contbil; negativas de todos os rgos pblicos; cadastros para bancos e empresas; auxlio para calcular o preo de vendas de produtos/mercadorias/servios; clculo de tempo de servio para a previdncia.

OUTROS SERVIOS QUE NORMALMENTE SO PRESTADOS:

15 INFORMAES ELETRNICAS
Podemos dizer hoje que a informatizao dos procedimentos que envolvem a Contabilidade superou as fases de implantao de sistemas. As organizaes contbeis dispem de tecnologia que envolve equipamentos e sistemas dos mais variveis. De outro lado, o Fisco, em todas as esferas, bem como as operaes realizadas entre entidades, tambm esto informatizados. Pouco se ouve falar de envio de correspondncia pela ECT ou desaparecem dos escritrios as mquinas de escrever e pacotes de papel carbono. Ante a essa realidade, surge a necessidade de arquivos digitais de responsabilidade da Organizao Contbil. Dividimos, na seguinte classificao, as informaes digitais de uso e geradas pelas organizaes contbeis. 15.1 SISTEMAS CONTBEIS Os sistemas contbeis, alm da gerao dos livros e demonstraes contbeis obrigatrios, devem estar preparados para: Envio do ECD Escriturao Contbil Digital (tambm conhecido pelo SPED Contbil), conforme Decreto n 6.022, de 22-1-2007; Envio dos arquivos MANAD da Portaria INN/DIREP n 42, de 24-62003; Arquivos digitais da RFB conforme IN SRF n 86, de 22-10-2001; Integraes com os demais sistemas informatizados.

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15.2 SISTEMAS FISCAIS Os sistemas fiscais, alm da gerao dos relatrios de apurao de tributos e livros fiscais de IPI, ICMS e ISS, devem gerar: Envio do EFD - Escriturao Fiscal Digital (tambm conhecido pelo SPED Fiscal), conforme Decreto n 6.022, de 22-1-2007; Envio do EFD - Contribuies (tambm conhecido pelo SPED PIS e Cofins), conforme IN RFB n 1.052-2010; Arquivos digitais da RFB conforme IN SRF n 86, de 22-10-2001;

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Exportao de informaes para os programas da Receita Federal, como PER-DCOMP, DIPJ, DCTF, DACON, F-Cont, DIMOB e DIMEB.

15.3 SISTEMAS DE DEPARTAMENTO PESSOAL Os sistemas de Departamento Pessoal, alm de gerar as rotinas trabalhistas e os documentos a ela relacionados, devem gerar:
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Envio dos arquivos MANAD da Portaria INN/DIREP n 42, de 24-62003; Exportao para os programas do INSS/CEF e Ministrio do Trabalho como SEFIP, CAGED, RAIS, DIRF.

Observar o projeto-piloto a ser implantado do SPED Folha de Pagamento. 15.4 PROGRAMAS GERADORES DE DECLARAES As instituies fiscalizadoras esto utilizando-se cada vez mais de programas prprios, que admitem a importao dos sistemas prprios do contribuinte para captura de informaes de cunho tributrio/fiscal. Com relao s informaes dos programas fiscais, necessrio providenciar cpia de segurana dos dados, bem como dos recibos de entrega das declaraes geradas. 15.5 SENHAS E CERTIFICAES DIGITAIS H hoje, uma grande gama de informaes que podem ser acessadas pelo contribuinte por meio de senhas disponibilizadas pelo Fisco. Outra modalidade a certificao digital pessoal do contribuinte. Tambm h a possibilidade da outorga de procurao eletrnica. A seguir, relacionamos algumas modalidades de senhas e servios disponveis que devem ser cadastradas logo no incio da operao do contribuinte:

ICMS

H duas senhas: do profissional contbil e do contribuinte, que podem acessar dados cadastrais, solicitar servios de emisso de AIDOF, compensao e transferncia de crditos tributrios, verificar a situao fiscal, emitir relatrios de arquivos digitais enviados, vincular o contribuinte ao profissional contbil. RFB Por meio de certificado digital, procurao eletrnica outorgada ou senha de acesso especial, podem ser acessados diversos servios e informaes, tais como: situao fiscal e cadastral, solicitao de parcelamento simplificado, emisso de guias, download de arquivos de declaraes enviados. INSS Por meio da senha emitida pelo INSS na RFB, o contribuinte pode verificar sua situao fiscal e emitir comprovante de pagamentos de INSS. Prefeituras Por meio de senha emitida pelo municpio, podem ser emitidas guias de pagamento, bem como informaes cadastrais e fiscais. Essa modalidade varia de municpio para municpio. JUCERGS O escritrio contbil pode registrar uma senha na JUCERGS para emisso de servios como requisio de certides, acompanhamentos de processos, consulta de NIRE. Conectividade social Por meio da conectividade social, cadastrada junto CEF, o contribuinte envia as informaes previdencirias e o FGTS (SEFIP), assim como gera as guias para pagamento rescisrio de empregados do contribuinte.

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Certificao digital

Para envio de declaraes e assinatura dos livros contbeis e fiscais digitais, est sendo exigida a certificao digital do contribuinte ou a outorga de procurao eletrnica. 15.6 COMUNICAO Muito da comunicao com o cliente junto ao escritrio est sendo feita por meio de ferramentas como correio eletrnico (e-mail) e servios de chat (MSN, Google Talk, Skype). Geralmente, essas informaes so necessrias para a execuo de alguma tarefa que incumbida ao escritrio. As informaes geradas por esses meios transformam-se em papis de trabalho e devem ser arquivadas pelo escritrio como meio de prova, quando solicitada a comprovao. 15.7 ARQUIVO E RESPONSABILIDADE Da mesma forma que os documentos devem ser arquivados respeitando-se os prazos legais, as informaes registradas eletronicamente tambm devem ser arquivadas. Independentemente de mdia optada, esta dever ser segura e ser testada periodicamente para a verificao da sua eficcia.

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