Analisis Estructura Organizacional

PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA
PROCEDIMIENTO
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
MP300.01
PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS

HOJA
DE ORGANIZACION Y METODOS
1/5
4.1.1. Finalidad La realizacin de este procedimiento redundar principalmente en : a) Optimizacin de los trabajos de Organizacin y Mtodos en trminos de organizacin y perfeccionamiento de la metodologa y las tcnicas adoptadas. b) Perfeccionamiento y mantenimiento oportuno de las herramientas bsicas de organizacin. 4.1.2. Base Legal Manual de Organizacin de la EMPRESA 4.1.3. Descripcin Este procedimiento se inicia por cualquiera de las siguientes circunstancias : a) Ejecucin del Programa Anual de los trabajos del equipo de Organizacin y Mtodos. b) Por propia iniciativa del equipo de Organizacin y Mtodos, como resultado principalmente de la evaluacin de los ndices de gestin. c) Por determinacin del Jefe del Sistema. d) A solicitud de las distintas reas de la organizacin. Este procedimiento comprende las siguientes operaciones : a) El jefe del equipo de Organizacin y Mtodos analiza la factibilidad y disponibilidad de recursos del equipo de acuerdo al orden de prioridades que tenga definido, instruye al analista designado, excluyndose la situacin prevista en el tem b). b) Para el caso del tem d), la unidad interesada solicita a travs de su Jefe de Sistema al Jefe del Sistema de Planeamiento, la ejecucin de un trabajo de Organizacin y Mtodos. A continuacin el Jefe del Sistema de Planeamiento, luego del anlisis de la solicitud, la encamina al equipo de Organizacin y Mtodos. c) El analista designado procede al llenado del Formulario REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS, e inicia el desarrollo de los trabajos considerando la secuencia de actividades a seguir :
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MP300.01

HOJA
2/5
1) Programacin del trabajo. 2) Ejecucin y control que comprende : Recoleccin de Datos. Anlisis de los Datos. Diagnstico. Elaboracin y Aprobacin del Trabajo. Implantacin.
d) Una vez implantado el trabajo, el analista efectuar las anotaciones correspondientes en el Formulario REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACIN Y MTODOS, incluyendo las fechas en que sern realizadas las evaluaciones y actualizaciones del trabajo, con una periodicidad no mayor a 3 meses.
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MP300.01

HOJA
3/5
4.1.4. Diagramacin a) Procedimiento para Programacin, Ejecucin, Control y Evaluacin de los Trabajos de Organizacin y Mtodos.
D IA G N O S T IC A R L A E M P R E S A ELABOR AR M OD ELO S G ENER ALES 1
D ESAR R O LLAR ESTABLEC ER R E C O M E N D A C IO N E S P R E L IM IN A R E S G T S /S D O I
S E G U IM IE N T O A L O S PR O YEC TO S CR EA R GCDI EM PR ESA E VALU AR PR O YE C TO S D E S IG N A R R E P R . S IS T E M A S EM PR ESA R E FO R M U LA R PR O YE C TO G T S GCDI GCDI
E X IS T E U N D ID A D D E O & M SI D E S IG N A R S U B S IS T E M A D E D E S A R R O L L O O R G A N IZ A C IO N A L E IN F O R M A T IC O ( S D O I) EM PR ESA
NO
CREAR U N ID A D D E O & M
NO
C O N C E P C IO N / S A T IS F A C T O R IA
SI APRO BAR PR O YEC TO S GCDI
IM P L A N T A R PR O YEC TO S A N A L IZ A R M O D E L O S P RO PU ESTO S PLAN TEAR R EAJU STES EM PR ESA S E G U IM IE N T O A L A IM P L A N T A C IO N ESTABLEC ER P R IO R ID A D E S G CDI / SDOI GCDI G T S / S D O I
PR O YE C TO C U L M IN A D O ?
A S E S O R A M IE N T O / AJUSTES NO G TS / S D O I
E S T A B L E C E R P R O G R A M A C IO N E F E C T IV A B G CDI / SDOI SI EVALU AR ESULTADO S GCDI
D E E F IN IR G R U P O S DE TR AB AJO G T S GCDI
D E F IN I R N U E V O S PR O YEC TO S GCDI
D ETALLAR PR O YE C TO S B G C D I / G T S
D IA G 1 1 .V S D
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MP300.01

HOJA
4/5
4.1.5. Formularios a) Formulario MP300.01.01: REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS. 1) Objetivos : Registrar todas las actividades que sean ejecutadas por el equipo de Organizacin y Mtodos y por los grupos de trabajo (GT) del Programa de Desarrollo Institucional (PDI). Controlar todos los aspectos del proceso antes de la ejecucin de los trabajos; dicha informacin permitir posteriormente elaborar los informes de las actividades desarrolladas por el equipo de Organizacin y Mtodos. Contar con informacin estadstica sobre los resultados de la implantacin de los trabajos proyectados. 2) Llenado del formulario : El formulario ser llenado en original y dos copias por el Jefe del Equipo de Organizacin y Mtodos antes de iniciar cada trabajo y tendr la siguiente distribucin : Original : Para el Jefe del rea motivo del trabajo. Primera copia : Para el analista que ejecutar y/o coordinar el trabajo. Segunda copia : Archivo del equipo de Organizacin y Mtodos. Para el llenado se debe seguir las siguientes indicaciones : Nmero : Nmero secuencial que ser dado al estudio (asignado consecutivamente anual) Fecha : Fecha de la solicitud o propuesta. Ttulo de la Actividad : Colocar el que corresponda al trabajo a realizarse. Solicitante : Nombre del rea o jefatura que haya solicitado el estudio. Tipo de Actividad : Caractersticas del tipo de actividad, que se realizar. Metodologa : Indicar el esquema metodolgico (la forma de atencin) que se emplear en el estudio. Descripcin Breve de la Actividad : Breve descripcin de la actividad a ser realizada indicando sus principales tareas. Finalidad : Indica las necesidades que dieron origen a la formulacin del trabajo y sus objetivos. Personal Asignado : Registrar el personal que participar en las diferentes etapas del trabajo. Resumen de resultados : Al final del trabajo se debe registrar en las copias, los datos que figuran en el cuadro. Fechas : Indicar las fechas de conclusin e inicio de implantacin. Visto : Del jefe del Subsistema de Desarrollo Organizacional e Informtico.
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MP300.01

HOJA
5/5
NUM ERO: R E G IS T R O D E T R A B A J O S D E O R G A N IZ A C IO N Y M E T O D O S FECHA:

T IT U L O D E L A A C T I V I D A D
S O L I C IT A N T E
T IP O D E A C T IV ID A D
M E T O D O L O G IA
D E S C R IP C IO N S U S C IN T A D E L A A C T IV ID A D
F IN A L I D A D
P E R S O N A L A S IG N A D O
L E V A N T A M IE N T O 1 2 A N A L IS IS 1 2 F O R M U L A C IO N D E L A S O L U C IO N 1 2
RESU M EN DE RESULTADO S IM P L A N T A D A S ESTRUC TUR A P R O C E D IM IE N T O S TO TA LE S N %
R E C O M E N D A C IO N E S P E N D IE N T E S N %
T O T A L
F E C H A D E C O N C L U S IO N D E L A A C T IV ID A D F E C H A D E IN IC IO D E L A IM P L A N T A C IO N / /
V IS T O :
S U B S I S T E M A D E D E S A R R O L L O O R G A N IZ A C IO N A L E IN F O R M A T I C O
M P 3 0 0 . 0 1 .0 1
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MP300.02
ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO
HOJA
INSTITUCIONAL
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4.2.1. Finalidad La realizacin de este procedimiento redundar principalmente en : a) Una mayor racionalizacin en los trabajos de Desarrollo Institucional. b) Difusin de las tcnicas de Organizacin y Mtodos entre el resto de unidades de la empresa. c) Organizacin y perfeccionamiento continuo del archivo principal sobre Desarrollo Institucional. 4.2.2. Base Legal Manual de Organizacin de la EMPRESA. 4.2.3. Requisitos a) Norma Interna Nro. Reglamento de funciones del Grupo de Desarrollo Institucional. b) Programa de Desarrollo Institucional aprobado y actualizado. c) Resolucin del Directorio de la EMPRESA designando los miembros del Grupo de Desarrollo Institucional. 4.2.4. Descripcin a) La ejecucin de este procedimiento comprende tres etapas diferentes y que se complementan : 1) Actuacin de Organizacin y Mtodos como Secretara Ejecutiva del Grupo de Desarrollo Institucional. 2) Actuacin de Organizacin y Mtodos como apoyo y asesora de los Grupos de Trabajo. 3) Actuacin de Organizacin y Mtodos como equipo asesor y miembro efectivo del Grupo de Desarrollo Institucional. b) Para los dos primeros casos, la actuacin de Organizacin y Mtodos ser de asesoramiento y apoyo revisando la racionalizacin de las actividades que componen las fases y subfases del proceso de Desarrollo Institucional que son : 1) Actualizacin del programa de Desarrollo Institucional : Formulacin y definicin de los proyectos. Formacin de los Grupos de Trabajo. Planeamiento de cada proyecto. Aprobacin de la Programacin y de la Constitucin de los Grupos de Trabajo, por el Directorio. Divulgacin del Programa de Desarrollo Institucional.
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MP300.02
HOJA
INSTITUCIONAL
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2) 3)
Ejecucin del Programa de Desarrollo Institucional : Programacin de la ejecucin de los proyectos. Elaboracin de los proyectos. Revisin y compatibilizacin del los proyectos elaborados. Opinin sobre los proyectos, de parte del Grupo de Desarrollo Institucional. Revisin y compatibilizacin Final de los proyectos. Aprobacin de los proyectos por el Directorio. Divulgacin. Implantacin. Control del Programa de Desarrollo Institucional : Seguimiento a la ejecucin del Programa. Adopcin de medidas preventivas. Adopcin de medidas correctivas. Reformulacin de la programacin aprobada (cuando se requiera).
4) Evaluacin : Anlisis Crtico de los resultados obtenidos en relacin a los objetivos previstos. Actualizacin de la programacin vigente para el prximo ejercicio. Cuando el equipo de Organizacin y Mtodos acte como unidad asesora y miembro efectivo del Grupo de Desarrollo Institucional, su funcin es de apoyo y asesora a este grupo en la aplicacin de las tcnicas de Organizacin y Mtodos. Esta asesora deber basarse en los conocimientos que cuenta este equipo en cuanto al desarrollo del Programa y la interrelacin con los diversos proyectos en operacin. c) Actuacin De Organizacin Y Mtodos Como Secretara Ejecutiva Del Grupo Coordinador Del Desarrollo Institucional 1) Las Reuniones Elabora y somete a la aprobacin del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional el Calendario Anual de reuniones siguiendo el siguiente esquema :
Reunin Semanal Mensual Asunto Exposicin de los Proyectos. Control y Evaluacin. Recepcin de Informes. Evaluacin Actualizacin. Participantes Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional. Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional y Coordinadores de los Grupos de Trabajo. Directorio y Grupo de Desarrollo Institucional. Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional.
Semestral Anual
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MP300.02
HOJA
INSTITUCIONAL
3/15
Se podrn llevar a cabo reuniones de carcter extraordinario dependiendo del asunto y las circunstancias, debiendo realizar la convocatoria mediante correspondencia interna indicando la agenda y con una anterioridad de por lo menos 2 das calendario. Una vez aprobado el Calendario Anual, se procede a su divulgacin entre todos los componentes del Directorio y del Grupo de Desarrollo Institucional. Tramita, mediante un comunicacin interna, la agenda de la reunin para conocimiento previo de todos los miembros del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional. Con la debida anticipacin y de comn acuerdo con el presidente del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional, se procede a ratificar la reunin mediante comunicacin telefnica, confirmando la agenda. La reunin mensual deber estar supeditada a la necesidad de recepcin de los informes. Luego de la definicin de la fecha, el local y la agenda de la reunin, se inicia la preparacin del local y del material necesario que contendr como mnimo : Acta de la reunin anterior (segn el FORMULARIO MP300.02.01). Diagrama General de Control de Proyectos (segn FORMULARIO MP300.02.02). Inventario Individual de los Proyectos en elaboracin. Programacin del Desarrollo Institucional. Informe Mensual de seguimiento de Proyectos - Reuniones Mensuales (FORMULARIO MP300.02.03). Iniciada la reunin realiza las siguientes actividades principales : Lectura del Acta de la reunin anterior. Presentacin de Informes de ndole administrativo que se refieran a la Secretara Ejecutiva del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional. Proyecto de Acta de la reunin en proceso. Entrega de copias del informe mensual de seguimiento de proyectos (FORMULARIO MP300.02.03). En coherencia con las propuestas y decisiones de la reunin, promueve la actualizacin de los archivos del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional, la elaboracin de las comunicaciones necesarias, el tipeo del Acta, continundose con el reinicio del ciclo, con la elaboracin de la agenda para la prxima reunin. 2) De los Informes En la reunin mensual del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional, recibe los informes mensuales de seguimiento de proyectos (FORMULARIO MP300.02.03), de los representantes de los sistemas. Dichos informes son elaborados y asesorados por los coordinadores de los Grupos de Trabajo con la conformidad de los representantes de los sistemas. Despus que los informes mensuales son revisados en la reunin y en base a la programacin de cada proyecto, verifica la consistencia de ambos y consolida la informacin de los informes. Posteriormente calcula el ndice de rendimiento.
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MP300.02
HOJA
INSTITUCIONAL
4/15
Elabora el Diagrama General de Control de Proyectos del Programa de Desarrollo Institucional, suscribe el documento y obtiene el Visto del Presidente del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional. Distribuye las copias para : Directorio de la Empresa. Gerente General. Representantes de los Sistemas. Archivo.
Archiva los informes como parte de la documentacin de los respectivos proyectos. 3) La Documentacin Elabora toda la documentacin interna y externa del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional y obtiene la conformidad de su Presidente. Centraliza todo el flujo de documentacin emitida y recibida del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional. Mantiene un archivo central para el control de la documentacin. Actualiza la documentacin correspondiente a cada proyecto, en los casos de programacin o reprogramacin del Programa de Desarrollo Institucional. d) Actuacin de Organizacin y Mtodos como Apoyo y Asesora a los Grupos de Trabajo. 1) Para esta etapa del procedimiento, el apoyo y asesora del equipo de Organizacin y Mtodos se inicia con la aprobacin del Programa de Desarrollo Institucional Anual y con la formacin de los Grupos de Trabajo. 2) Se considera definido el Grupo de Trabajo cuando se le establece lo siguiente : Objetivo(s) del Trabajo. Finalidad del Trabajo. Miembros del Grupo. Plazo Global. 3) Lo primero que el equipo de Organizacin y Mtodos debe apoyar es la Organizacin del Grupo y la Programacin del Trabajo, el mismo que debe centrarse en la apropiada distribucin del trabajo entre los miembros, mediante el uso del FORMULARIO MP300.02.04 : SEGUIMIENTO DEL PROYECTO, con la finalidad de producir el Cronograma de Ejecucin del Proyecto al reverso de este formulario. 4) Luego de establecido el programa de trabajo, el Grupo de Trabajo iniciar la ejecucin del proyecto propiamente dicho, asesorado por un Analista de Organizacin y Mtodos, que brindar el apoyo requerido en el manejo de las tcnicas de Organizacin y Mtodos, tales como : Tcnica de Elaboracin de Informes (item 2.2).
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DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO
MP300.02
HOJA
INSTITUCIONAL
5/15
Tcnica de Levantamiento de Datos y Antecedentes (item 2.3). Tcnica de Formulacin de Diagnsticos (item 2.4). Tcnica de Anlisis de Procedimientos (item 2.5). Tcnica de Elaboracin de Normas (item 2.9). Tcnica de Concepcin y Diseo de Formularios (item 2.6). Tcnica para el Estudio de Estructuras Orgnicas (item 2.7). Tcnica de Racionalizacin del Uso del Espacio Fsico (item 2.8). Para este caso, conforme a la fase 4.2.4.3.c).3) (Documentacin), existir en el archivo del Grupo de Desarrollo Institucional, la documentacin relativa a cada proyecto. 5) Estando los trabajos en ejecucin, el Grupo de Trabajo deber preparar, bajo responsabilidad de su Coordinador o Supervisor el resumen mensual de seguimiento del proyecto conforme al modelo FORMULARIO MP300.02.03. En este punto, el Analista de Organizacin y Mtodos se preocupar para que el informe en mencin se produzca oportunamente para la reunin mensual del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional y Coordinadores de los Grupos de Trabajo en la primera oportunidad. e) Actuacin De Organizacin Y Mtodos Como Unidad Asesora Y Miembro Activo Del Grupo Coordinador Del Desarrollo Institucional El equipo de Organizacin y Mtodos tendr como representante en el Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional a su Jefe de Equipo, quien actuar como miembro efectivo, contribuyendo principalmente para que haya una efectiva interrelacin entre los proyectos en evaluacin y para que se empleen adecuadamente las tcnicas de Organizacin y Mtodos en el Programa de Desarrollo Institucional.
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10
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PROCEDIMIENTO
MP300.02
HOJA
INSTITUCIONAL
6/15
4.2.5. Diagramacin a) Actuacin De Organizacin Y Mtodos Como Secretara Ejecutiva Del Grupo Coordinador Del Desarrollo Institucional En La Documentacin.
E S T U D IO D E O Y M
N
S O L IC IT A D O
P O R I N I C IA T IV A DE O Y M
S
C O M UN IC A A L O RG ANO S O L IC I T A N T E
PR O C ED E EL E S T U D IO
R E G IS T R A E L E S T U D IO
IN M E D IA T O
R E A L IZ A C IO N F UTU R A
S
D E T E R M IN A A M P L IT U D
ELABO R A CRONOGRAMA D E E JE C U C IO N
D E S IG N A PER SO NAL
R E G IS T R O D E T R A B A JO O Y M ( O R IG IN A L )
R E G IS T R O D E T R A B A JO O Y M (2 C O PIA )
R E G IS T R O D E TR A B A JO O Y M (1 C O P IA )
A R C H IV O DE O Y M
PAR A EL A N A L IS T A
T R A M IT A A L ORGANO IN T E R E S A D O
F IN
D IA G 2 1 .V S D
VISTOS
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11
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PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.02
HOJA
INSTITUCIONAL
7/15
b) Actuacin De Organizacin Y Mtodos Como Secretara Ejecutiva Del Grupo Coordinador Del Desarrollo Institucional En El Apoyo Y Asesora A Los Grupos De Trabajo.
A C T U A C I N DE O Y M
A C T IV ID A D D E A S E S O R A M IE N T O
PO R P R I O R ID A D E S
DESAR RO LLA T R A B A JO S
GRUPO DE TR ABAJO PO R PR O YEC TO
P O R A C T IV I D A D E S E S P E C IF IC A S D E O Y M
A JU S TE S A L TR A B A JO
IM P L A N T A PRO YEC TO
M A N T IE N E R E G IS T R O S
E LA B O R A IN F O R M E S
RESULTAD O S S A T IS F A C T O R I O S
S
NUEVO PRO YEC TO
D IA G 2 2 .V S D
VISTOS
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12
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.02
HOJA
INSTITUCIONAL
8/15
4.2.6. Formularios a) Formulario MP300.02.01 : Acta de Reunin. 1) Objetivo Registrar los eventos importantes y los acuerdos que se den en las reuniones del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional (GCDI). 2) Llenado Del Formulario El Acta la elabora el Secretario del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional y entrega una copia a cada miembro. Pgina : Numero de la pgina dentro de Acta, el cual debe ir seguido del nmero total de pginas del Acta separado por una diagonal invertida. Fecha, Hora y Lugar : Momento y lugar donde se celebra la reunin. Participantes : Apellidos, nombres y cargo de los participantes en esa reunin. Agenda : Temas a tratar en la reunin. Resumen del Acta Anterior : Breve contenido del Acta anterior, lo cual debe contener como mnimo : observaciones y asignacin de responsabilidades en la ejecucin de los proyectos. Informes : Relacionado con el informe mensual de seguimiento de los proyectos. Acuerdos : Considera los acuerdos de la reunin, los cuales son el resultado de la misma y se refieren a las acciones correctivas y de soporte que se deben aplicar al desarrollo de los proyectos, definicin de fechas de inicio, reajustes en la programacin general y especfica, etc. Proyecto de agenda Para la Siguiente Reunin : Contiene los puntos que se tiene previsto tratar en la siguiente reunin as como el lugar, la fecha y la hora. Firma de los Participantes : Suscripcin del Acta para que tenga la validez formal del caso.
VISTOS
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13
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.02
HOJA
INSTITUCIONAL
9/15
ACTA DE REUNION DEL GRUPO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL PAGINA : FECHA : HORA : LUGAR................................................................................................ PARTICIPANTES: APELLIDOS Y NOMBRES 1. 2. 3. 4. 5. AGENDA : CARGO /
RESUMEN DEL ACTA ANTERIOR :
INFORMES : ACUERDOS :
PROYECTO DE AGENDA PARA LA SIGUIENTE REUNION : FIRMA DE LOS PARTICIPANTES :
VISTOS
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14
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.02
HOJA
INSTITUCIONAL
10/15
b) Formulario MP300.02.02 : Diagrama General de Control de Proyectos.
DIAGRAMA GENERAL DE CONTROL DE PROYECTOS

SUBSISTEMA DE DESARROLLO ORGANIZACION E INFORMATICO (SDOI)
FORM ULAC IN FEC HA : 11/ 11/ 1995 x REFORM ULAC IN FEC HA : REFOR.NRO.
TITULO :
AO :
N 1
1,996
PLANEAMIENTO ORGANIZACIONAL Y SOPORTE INFORMTICO

FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT
HOJA ____ DE ____

Tiempos Previstos
PROYECTOS ACTIVIDADES Revisin y Actualizacin de la Estructura Orgnica. 1.1 Diagnstico 1.2 Anlisis y Definicin de Alternativas. 1.3 Revisin de Propuesta de Actualizacin. 1.4 Implantacin.
RESPON SABLE GT1
ENE
NOV
DIC
Optimizacin de Procedimientos - rea Comercial GT2 2.1 Diagnstico 2.2 Anlisis y Definicin de Productos 2.3 Reformulac.de Procedims.y Sop.Informtico 2.4 Revisin de Propuesta de Diseo. 2.5 Implantacin
Revisado el : Por :
Firm a
Aprobado el : Por :
Firm a
/
Firm a Nom bre Firm a irm a
Nom bre
Nom bre
MP300.02.02
VISTOS
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15
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.02
HOJA
INSTITUCIONAL
11/15
c) Formulario MP300.02.03 : Informe Mensual de Seguimiento a los Proyectos.
F O R M U L A R IO M P 3 0 0 . 0 2 . 0 3
IN F O R M E M E N S U A L D E S E G U IM IE N T O A L O S P R O Y E C T O S
P RO YE CTO
O B J E T IV O ( S )
F E C H A D E L A E V A L U A C IO N
A C T IV ID A D E S RES PO NSA BLE S U B -A C T IV ID A D E S F . IN IC IO
SE G UN CRO NO G R AM A D U R A C IO N E S T A D O (*)
E STAD O RE AL (*)
O B S E R V A C IO N E S
( * ) I n d i c a r T = T e r m in a d a , P = P e n d i e n t e , X X % = P o r c e n t a j e d e A v a n c e E la b o r a d o e l : O b s e r v a c i o inn e si c : a r l a d i f e r e n c i a e n t r e lo p r e v i s t o y l o r e a l , c a u s a s y a c c i n c o r r e c t i v a d e s e r e l c a s o . A l r e v e r s o i n c l u i r c r o n o g r a m a G A N T T d e S e g u i m i e n t o . d
F 3 0 0 0 2 0 3 .v s d
_ _ _ _ _ /_ _ _ _ /_ _ _ _ _
P o r :
N O M B R E F IR M A
VISTOS
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FECHA
16
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.02
HOJA
INSTITUCIONAL
12/15
Anexo al Formulario MP300.02.03
CONTROL MENSUAL DE SEGUIMIENTO AL PROYECTO

TITULO PREPARACION DEL M ANUAL DE GESTION DE ORGANIZACION Y METODOS M ARZO ABRIL HOJA ____ DE ____
Tiempos Previsto R eal
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES
SUBSISTEMA DE DESARROLLO ORGANIZACION E INFORM ATICO (SDOI)

FEC HA DE INIC IO 01/ 02/ 1996 FEC HA DE TER M INO 28/ 05/ 96
N 1
SUB - ACTIVIDADES Establecer el GT. 1.1 Nombrar el Personal del GT 1.2 Def inir la Organizacin y Funciones del GT. 1.3 Aprobar el GT. 1.4 Instalar, el GT.
RESPON SABLE GCDI
FEBRERO
MAYO
Preparar el Manual 2.1 Estudiar el Modelo de O & M 2.2 Adaptar el Modelo 2.3 Elaborar el Manual 2.4 Aprobar el Manual. GCDI GT
Fecha de Evaluacin 28 de Marzo de 1,996
VISTOS
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17
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.02
HOJA
INSTITUCIONAL
13/15
d) Formulario MP300.02.04 : Seguimiento del Proyecto. 1) Objetivo Registrar la informacin detallada del Proyecto, lo que permite un seguimiento sistemtico. Aqu se indica los miembros del grupo de trabajo, sus responsabilidades, tiempos, fecha de inicio del Proyecto y Cronograma. 2) Llenado Del Formulario Lo prepara el Analista de O y M asignado al proyecto y lo revisa con los miembros del grupo de trabajo, a quienes le entregar copia del documento final. Fecha : Del Proyecto. Nmero y Ttulo : Del Documento. Distribucin del Trabajo : Por cada miembro del grupo de trabajo y por cada fase indicar las actividades y sub actividades que realizar y cuanto tiempo aproximado le tomar. (Codificarlas). Firma de los Miembros del Grupo de Trabajo : Firma de los miembros en calidad de aceptacin del contenido del formulario. Cronograma de Ejecucin del Proyecto : Es un diagrama de GANTT donde se grafica la duracin de cada actividad y sub actividad, se indica la fecha de inicio y finalizacin del proyecto, y los responsables de su ejecucin.
VISTOS
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FECHA
18
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.02
HOJA
INSTITUCIONAL
14/15
SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

TITULO : SOLICITANTE : OBJETIVO (S) : TIPO DE ACTIVIDAD :
NUMERO : FECHA : METODOLOGA :
DISTRIBUCIN DEL TRABAJO :

MIEMBROS DEL GRUPO - LEVANTAMIENTO
COD.
ACTIVIDADES Y SUB ACTIVIDADES A TIEMPO REALIZAR APROX.
- ANLISIS
- FORMULACIN DE LA SOLUCIN
- IMPLANTACIN
FIRMA Y NOMBRE DE LOS MIEMBROS DEL GRUPO DE TRABAJO

INCLUIR AL REVERSO CRONOGRAMA GANTT PARA SEGUIMIENTO MP300.02.04
VISTOS
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FECHA
19
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.02
HOJA
INSTITUCIONAL
15/15
Anexo al Formulario MP300.02.04
CRONOGRAMA DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

TITULO PREPARACION DEL MANUAL DE GESTION DE ORGANIZACION Y M ETODOS M ARZO ABRIL HOJA ____ DE ____
Tiempos Previstos
CRONOGRAM A DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES
SUBSISTEM A DE DESARROLLO ORGANIZACION E INFORMATICO (SDOI)

FEC HA DE INIC IO 01/ 02/ 1996 FE C HA DE T ER M INO 28/ 05/ 96
N 1
SUB - ACTIVIDADES Establecer el GT. 1.1 Nombrar el Personal del GT 1.2 Def inir la Organizacin y Funciones del GT. 1.3 Aprobar el GT. 1.4 Instalar, el GT.
RESPON SABLE GCDI
FEBRERO
MAYO
Preparar el Manual 2.1 Estudiar el Modelo de O & M 2.2 Adaptar el Modelo 2.3 Elaborar el Manual 2.4 Aprobar el Manual. GCDI GT
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FECHA
20
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA
1/19
4.3.1. Finalidad Sirve de gua de procedimiento que muestre los pasos necesarios para realizar un estudio de estructura orgnica. 4.3.2. Base Legal Manual de Organizacin y funciones de la EMPRESA. 4.3.3. Requisitos Disponer de los Organigramas, estatutos, funciones, planes de la empresa a mediano y largo plazo e informacin sobre antecedentes de organizacin y sobre el funcionamiento de las diversas unidades de la empresa involucradas en el estudio. 4.3.4. Descripcin a) El rea interesada solicita a travs de su Jefe de Sistema, al Jefe del Sistema de Planeamiento, la ejecucin de un estudio sobre su estructura orgnica. b) El Jefe del Sistema de Planeamiento, despus de un anlisis preliminar de lo solicitado, encamina la solicitud al Subsistema de Desarrollo Organizacional y Soporte Informtico. y de all al Jefe del Equipo de Organizacin y Mtodos. c) El Jefe del Equipo de Organizacin y Mtodos recibe la solicitud de trabajo, analiza la disponibilidad de recursos humanos de la unidad y de acuerdo con el orden de prioridad que tenga definido, lo encamina al Analista asignado. Ocasionalmente, el Equipo de Organizacin y Mtodos podr iniciar un trabajo basado en una necesidad detectada sin que exista una solicitud por el rea involucrada en el estudio. En este caso el Jefe del Equipo de Organizacin y Mtodos har de conocimiento del Jefe del Sistema de Planeamiento fundamentando la necesidad del estudio y proponiendo el analista responsable. el Jefe del Sistema de Planeamiento aprobar y har de conocimiento del Jefe del Sistema al cual pertenece el rea motivo del estudio para que disponga las facilidades del caso. d) El analista preparar la totalidad del material que necesitar consultar. Este material se refiere principalmente a los estatutos, reglamentos, organigramas, definicin de funciones de las unidades y de todos aquellos documentos que permitan aproximarse al conocimiento de las actividades de la empresa a nivel de cada Sistema, Subsistema y/o equipo.
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21
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
2/19
e) El Analista deber aplicar sus conocimientos en materia de Organizacin, especialmente de aquellos relativos a la departamentalizacin de actividades, delegacin de funciones, extensin del control, principios de organizacin, elaboracin de organigramas, tipos de organizacin, identificacin de las unidades de servicio, definicin de actividades, funcionamiento de comits, etc. f) El Analista, en base al organigrama actual del rea en estudio, deber efectuar el levantamiento de la informacin, verificando los siguientes aspectos : 1) Si las unidades existentes en realidad corresponden a las que aparecen en el Organigrama. 2) Si las lneas de dependencia jerrquica que aparecen, son reales o si adems de ellas existen otras que duplican la autoridad. 3) Si en las denominaciones de las diversas unidades se reflejan los objetivos de las mismas. 4) Si existen unidades de cualquier tipo que no figuran en el Organigrama. g) Estudia los objetivos y las polticas generales de la empresa y de los diversos sistemas, utilizando el Manual de Organizacin y de los materiales sobre los diversos sistemas, los cuales se deben encontrar archivados en la documentacin del Equipo de Organizacin y Mtodos. Tambin deber tomar conocimiento del contenido de otros documentos relacionados con estudios de organizacin de la empresa que se hayan desarrollado anteriormente. h) Debe desarrollar las entrevistas necesarias (FORMULARIO : CUESTIONARIO PARA ANLISIS DE ESTRUCTURA) para la elaboracin de los CUADROS DE DISTRIBUCIN DE FUNCIONES por unidad administrativa, realizando luego el siguiente anlisis : 1) Las funciones asignadas a cada unidad corresponden al objetivo de la misma ? 2) Existen funciones que sean tcnicamente o funcionalmente incompatibles ? 3) Existen funciones duplicadas ( dos o mas unidades desempean simultneamente actividades iguales o similares ) ? 4) En caso afirmativo, existe la posibilidad de centralizar las actividades duplicadas, reasignndolas a una sola unidad ? 5) El esfuerzo aplicado en el desarrollo de cada funcin, corresponde a la importancia de la misma ? 6) Existe desequilibrio entre la importancia de las funciones y el nivel al cual fueron asignadas ? 7) Existen funciones importantes que la empresa o la unidad debera realizar y que no realiza ? 8) El nmero de empleados subordinados al mismo jefe, le permite ejercer la supervisin adecuada ? Existe la posibilidad de crear niveles adicionales en la cadena de mando, o por el contrario, se puede disminuir el nmero de niveles en la estructura ? 9) Existe un buen nivel de especializacin en el desempeo de cada actividad ? Ese nivel puede ser mejorado ? 10) Varios Jefes dan rdenes simultneas a un mismo empleado ? 11) Las lneas de autoridad son claras y cada persona sabe con exactitud quienes son sus subordinados y cual es su jefe ? 12) Todas las unidades subordinadas a otra unidad ejecutan actividades que contribuyen al cumplimiento del objetivo de la unidad matriz ?
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SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
3/19
13) La ubicacin de las unidades de servicio y apoyo administrativo es el mas adecuado para los fines de coordinacin de prestacin de servicios y de supervisin especializada de estas unidades ? 14) La empresa dispone de elementos de coordinacin como Comits, que contribuyen como especializado en la toma de decisiones? En qu casos sera conveniente organizarlos? 15) Existe un Reglamento Interno de Trabajo y definicin de funciones para cada uno de los Comits? 16) Existe un grado de centralizacin excesivo que dificulta el cumplimiento de los objetivos de la empresa y/o contradice sus polticas? i) En base a las funciones y al nivel de cada unidad, el Analista levanta una lista de tareas a ser desarrolladas por estas unidades y elabora el CUADRO DE DISTRIBUCIN DE TRABAJO. j) Somete dicho Cuadro al siguiente anlisis : 1) Varios empleados realizan tareas iguales o similares? Se puede introducir un mayor grado de especializacin en el desempeo de cada cargo? 2) Las actividades realizadas por los empleados corresponden en lo posible a sus mejores aptitudes y gustos? 3) El esfuerzo total dedicado a cada actividad es proporcional a la importancia de la misma? 4) Existe un grado adecuado de delegacin de funciones? El Jefe dedica tiempo excesivo a actividades fcilmente delegables? Dedica tiempo suficiente en la realizacin de tareas propias de su Jefatura? 5) La Extensin del Control es adecuada? ( significa que si el nmero de subordinados al jefe es excesivo o muy pequeo?) Qu medidas correctivas se pueden aplicar. 6) Las cargas de trabajo por empleado son equilibradas? 7) Un mismo empleado desempea funciones incompatibles? 8) Existen funciones claramente definidas, por escrito para cada cargo? 9) Las funciones que desempea cada empleado corresponden a las descritas? k) Desarrolla un anlisis completo de toda la informacin obtenida, estudia los problemas encontrados y establece posibles alternativas de solucin, y a continuacin proyecta la nueva estructura y elabora los respectivos organigramas l) Define las funciones de las unidades involucradas en la solucin. m) Elabora un nuevo CUADRO DE DISTRIBUCIN DE FUNCIONES y lo somete al mismo anlisis descrito en el paso h) e introduce las modificaciones que sean aconsejables, verificando la consistencia tcnica de tales soluciones. n) Elabora el nuevo CUADRO DE DISTRIBUCIN DE TRABAJO y lo somete al anlisis descrito en el paso j), definiendo en esta ocasin, el dimensionamiento del personal para las diversas unidades estudiadas.
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23
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PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
4/19
o) Elabora un anteproyecto para someterlo a la apreciacin del equipo de Organizacin y Mtodos, explicando las caractersticas, el alcance y las ventajas de las soluciones propuestas. p) El Analista efecta las reformulaciones sugeridas por el equipo de Organizacin y Mtodos y cuando sea el caso, elabora el Proyecto Final. q) El Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos interviene ante el Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional y/o Directorio para explicar las caractersticas, el alcance y las ventajas de las soluciones propuestas por el proyecto. r) El Directorio, despus de tomar conocimiento del proyecto, procede a su aprobacin. s) Despus de la aprobacin del proyecto y de su autorizacin para implantacin, el Analista prepara con el Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos y los Jefes de las reas involucradas, el Plan de Implantacin, incluyendo tiempos, recursos humanos y materiales. t) Prepara en coordinacin con el Equipo de Capacitacin y con los Jefes de las reas involucradas, el Plan de Entrenamiento. u) Promueve una reunin con los Jefes y empleados de las reas involucradas, con el propsito de facilitar la implantacin venciendo la resistencia y temores, que normalmente las modificaciones organizacionales traen consigo. v) El Analista comienza y apoya de manera permanente y dedicada, la implantacin del proyecto, asesorando a los Jefes en la solucin de los obstculos que se presenten, recomendando las modificaciones y ajustes que se requieran, para as asegurar el ptimo funcionamiento de las unidades sujetas a la reestructuracin. En los Subitems del 2.1 al 2.10 se encuentran las tcnicas de Organizacin y Mtodos para el Desarrollo de Estudios sobre estructuras orgnicas.
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SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
5/19
4.3.5. Diagramacin a) Procedimiento para Diagnsticos en Trabajos de Organizacin y Mtodos.
IN IC IO D E L D I A G N S T IC O
L A Y -O U T C O R R EC TO
C O R R E G IR L A Y -O U T
S S
C O R R E G IR C UELLO S D E B O TE LLA
C UELLO S DE B O TE LLA
N
F LU JO S C OR REC TOS
C O R R E G IR L O S F LU JO S
S N
F O R M U L A R IO S ADEC UADO S
C O R R E G IR F O R M U L A R IO S
S N N
NO RM AS IN A D E C U A D A S
A U S E N C IA DE NO RM AS
S
ELABO RAR O R E V IS A R NORMAS
ESTR UC TUR A IN A D E C U A D A
E ST R U C TU R A D E F IN I D A
D E F IN IR O C O R R E G IR LA E S TR U C T U R A
1
D IA G R A 3 1 1 .V S D
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25
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
6/19
a) Procedimiento para Diagnsticos en Trabajos de Organizacin y Mtodos (Continuacin).
PERSONAL EN C A N T ID A D S U F IC IE N T E
PE R SO NA L C A L IF IC A D O
N
M O D IF IC A R O A M P L IA R E L CUAD RO DE PE R SO NA L
IN S T A L A C I O N E S O BSO LETAS
IN S T A L A C IO N E S S U F IC IE N T E S
V A R IA R IN S T A L A C IO N E S
C O R R E G IR S O PO R TE O P E R A C IO N A L
SO POR TE O P E R A C IO N A L E F IC IE N T E
A R E A F IS IC A S U F IC IE N T E
S O L U C IO N A N IV E L D E A D M . S U P E R IO R
BUENAS C O N D IC IO N E S D E A M B IE N T E
B A JO R E N D IM IE N T O
N
F IN
D IA G 3 1 3 2 . V S D
VISTOS
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26
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
7/19
4.3.6. Formularios a) Formulario MP300.03.01 : Cuestionario para el Anlisis de Estructura. Alternativa 1
O R G A N IG R A M A
FECHA D EPT D IV IS IO N S E C C IO N
T IT U L O D E L C A R G O O F U N C IO N N O M B RE
PER SO N A Q UE LLEN A E L C U E S T I O N A R IO
T IT U L O D E L C A R G O O F U N C IO N NO M BR E
CAR G O NO M BR E
ASE SO RES T E C N IC O S (A )*
A S IS T E N T E S T E C N IC O S
CAR G O NO M BR E
A D M I N IS T R A T IV O S ( A )* C A R G O N O M BR E
A D M IN IS T R A T IV O S (A )*
JEF ES S U B O R D IN A D O S
(P A R A C A D A U N O D E E L L O S S E R A P R E P A R A D O U N O R G A N IG R A M A S IM IL A R ) ( A ) * . - s i e s a p lic a b le
F 3 0 0 0 3 1 1 .V S D
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27
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
8/19
1 .- P R I N C IP A L E S F U N C IO N E S D E S A R R O L L A D A S P O R L A U N ID A D E N E V A L U A C IO N
JE FE
N IV E L E S
S U B O R D IN A D O S
f 3 0 0 0 3 1 2 .V S D
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28
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
9/19
2 ) N U M E R O D E E M P L E A D O S Y P R A C T IC A N T E S U B IC A D O S E N L A U N ID A D
AREAS C L A S IF IC A C IO N
2 . 1 P r p io s d e l A r e a - T ie m p o t o t a l - T ie m p o p a r c i a l 2 .2 A p o y o d e o tra s A re a s - T ie m p o t o t a l - T ie m p o p a r c i a l 2 . 3 C o n t r a t a d o s E x te r n o s - T ie m p o t o t a l - T ie m p o p a r c i a l
TOTAL H M H
TOTAL M
TOTAL G R AL.
3 ) L A U N ID A D D E S A R R O L L A A C T I V ID A D E S Q U E N O L E C O R R E S P O N D E C U A L E S ?
4 ) L A C A R G A D E T R A B A J O D E L A U N ID A D E S R E G U L A R ? H A Y P E R IO D O S D E M U C H O V O L U M E N D E T R A B A J O ? IN D IQ U E C A U S A S , F R E C U E N C IA Y D U R A C IO N
5 ) E L T R A B A J O D E L A U N ID A D E S T A A L D IA ? S IN O , IN D IC A R L A S C A U S A S D E L A T R A S O
f 3 0 0 0 3 1 3 .V S D
VISTOS
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29
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
10/19
6 ) H A Y N E C E S ID A D D E H O R A S E X T R A S ?
- e s p o r d ic a m e n t e - fre c u e n te m e n te - p e rm a n e n te m e n te
D A T O S A D IC IO N A L E S
1 .-
in d i q u e l a r a z n d e l a e x i s t e n c i a d e s u u n id a d y e x p l i q u e p o r q u e e l t r a b a j o d e s u u n i d a d e s n e c e s a r i o p a r a l a o r g a n i z a c i n U d . p r e v e e a l g u n a a l t e r a c i n e n s u u n i d a d ? E n c a s o s e a l a r e s p u e s t a p o s it i v a , e n u m e r e ; A n a l is e c u a lq u i e r f a c t o r q u e , e n s u o p i n i o n e n t r a m p e e l f u n c i o n a m i e n t o d e s u u n id a d , p a r t i c u l a r m e n t e a q u e l l o s f a c t o r e s q u e p r o v i e n e n d e a c t i v i d a d e s , p r o b le m a s o f a l t a s e n o t r a s u n id a d e s E n u m e r e l a s t r e s m o d i f i c a c io n e s m a s i m p o r t a n t e s q u e , e n s u o p in i n , d e b e n s e r i n t r o d u c i d a s , p a r a o b t e n e r m e j o r a s e n l a e f i c i e n c i a d e s u u n id a d . S i U d . h u b i e r a p e d i d o p e r s o n a l a d ic i o n a l y a n n o h u b i e r a s i d o a t e n d id o , e x p l i q u e p o r q u e r e a l i z t a l s o l i c it u d U d . e s p e r a a lg u n a m o d ific a c i n e n la c a r g a d e t r a b a jo d e s u u n id a d e n lo s p r x im o s 3 a 6 m e s e s ? c u a l e s l a m a g n it u d d e e s a m o d if i c a c i n ? C u a n t a s h o r a s e x t r a o r d i n a r i a s t u v o s u u n i d a d d e t r a b a j o e n l o s lt i m o s 6 m e s e s , y c u a l e s l a r a z n d e s t o ? ( l a r e s p u e s t a p u e d e s e r a p r o x im a d a o s l o p o s i t i v a o n e g a t i v a ) ; I n d i q u e o t r o s f a c t o r e s im p o r t a n t e s p a r a e l d e s e m p e o d e s u u n i d a d .
2 .3 .-
4 .-
5 .-
6 .-
7 .-
8 .-
FECHA
F IR M A
f 3 0 0 0 3 1 4 .V S D
VISTOS
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30
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
11/19
Alternativa 2 : CUESTIONARIO PARA EL ANLISIS DE ESTRUCTURA EMPRESA: 1. RGANO 2. NOMBRE DEL ENCUESTADO 3. NOMBRE DEL CARGO 3.1 Nivel del Cargo Gerente Asistente Jefe Empleado Otros (especifique) ( ( ( ( ( ) ) ) ) )
4. Identifique el Jefe a quien est subordinado directamente :
5. Identifique las personas que son directamente subordinadas a usted y en caso de ser jefes, antes del nombre indique el ttulo del cargo:
6. Usted reporta a otras personas, adems de su jefe inmediato? SI ( ) NO ( )
7. En caso afirmativo, identificar a la personas a quienes reporta, aclarando para cada una de ellas los casos en que lo hace: PERSONAS CASOS
8. Usted recibe ordenes directamente de otras personas adems de su jefe inmediato? SI ( ) NO ( )
VISTOS
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FECHA
31
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
12/19
En caso positivo, identificar las personas de quien recibe ordenes, aclarando, para cada una de ellas los casos en que esto normalmente ocurre. Si esas ordenes son recibidas por escrito, ponga E a la derecha del cuadro. Si son recibidas verbalmente, ponga una V. PERSONAS CASOS
9. Usted tiene contacto directo por razn del servicio, con los clientes? SI ( ) c/Proveedores c/Personal de otros rganos? c/Personal de otra empresa del grupo si ( ) si ( ) si ( ) NO ( ) no ( ) no ( ) no ( )
10. Si usted mantiene contacto con otros rganos de su servicio o fuera de el, para el buen desempeo de sus funciones personales, o de las de su rgano en caso Ud. sea el jefe, identificar tales rganos e indicar en que depende de ellos:
11. Si algn otro rgano de la empresa, para el buen desempeo de sus actividades, depende de la accin y/o informacin de Ud., identificar tales sectores y, especificar en que ellos dependen de Ud.
12.
Agradeceremos llenar el formulario del ANEXO I, relacionado a sus tareas
OBS : Si el espacio para responder cualquiera de las preguntas fuera pequeo, anexar en hoja adicional, la informacin complementaria. No se olvide de codificarlas con el mismo nmero de pregunta atendido. Fecha Encuestado Analista
VISTOS
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FECHA
32
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
13/19
ANEXO 1 Lista de tareas Describa abajo detalladamente, las tareas que Ud. ejecuta. Describa los actos que considera ms importantes, indicando el suficiente detalle (puede utilizar ms de una hoja). Enumere las tareas en orden aproximado de su ejecucin o segn su importancia.
N DE ORDEN TAREAS DIARIAS TIEMPO APROXIMADO (HRS)
Otras Tareas
NRO ORDEN DE FRECUENCIA
(1)
DESCRIPCIN
TIEMPO APROXIMADO
Cantidad Und (2)
(1)
La frecuencia puede ser : S= La realiza cada semana Q= La realiza cada quincena M= La realiza mensualmente A= La realiza anualmente E= La realiza espordicamente
(2)
La unidad puede ser : H= Horas D= Das S= Semanas M= Meses
VISTOS
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FECHA
33
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
14/19
b) Formulario MP300.03.02 : Cuadro De Distribucin De Funciones 1) Objetivos Facilitar al Analista la deteccin de funciones asignadas a la Unidad Administrativa que no son compatibles con sus objetivos o que se estn duplicando con las de otras Unidades o que hay ausencia de otras que no le permiten alcanzar sus objetivos a cabalidad. 2) Llenado De Formulario El formulario ser llenado en original y una copia por cada uno de los Jefes de las Unidades Administrativas en estudio a requerimiento del analista asignado al estudio, y seguir la siguiente distribucin: Original: para el Analista de O y M asignado al estudio, el cual lo utilizar archivar como parte del expediente del estudio indicado. Primera Copia: para el Jefe de la Unidad Administrativa que llen el formulario. Para el llenado, seguir las siguientes indicaciones: Nombre, siglas y cdigo de la Unidad Administrativa: indicar el nombre completo, siglas y cdigo de la Unidad Administrativa. En caso de no contar con siglas o cdigos, rayar el campo. Nombre del Jefe o Responsable, cargo, titular o encargado: Nombre completo del Jefe o Responsable de la Unidad Administrativa. Su cargo, si es el titular o si esta encargado. Si esta encargado indicar desde cuando, la causa y si es por tiempo indeterminado. Quin es el titular. Telfono Anexo y N de Oficina: Indicar lo que corresponde, de no ser el caso, rayar el campo. Objetivos y Funciones de la Unidad Administrativa: Indicar detalladamente los objetivos (la razn de existir) y las funciones (como lo consigue) de la unidad Administrativa actualmente, sealando para cada una si las tiene formalmente asignadas (F) o si no es as (I). Personal Asignado a la Unidad Administrativa: Cdigo, Apellidos y Nombres, Cargo y si es Permanente o Temporal en relacin al Personal que depende directamente del Jefe que llena el presente documento. Fecha, Nombre y Firma del Encuestado: Fecha en que el documento fue llenado, Nombre y firma de quien lo llen. Recepcin: Nombre y firma de quien recepcion el formulario y fecha de recepcin.
VISTOS
VERSION
FECHA
34
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
15/19
CUADRO DE DISTRIBUCIN DE FUNCIONES

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: NOMBRE DEL JEFE ACTUAL : NOMBRE DEL CARGO ACTUAL : SIGLAS: TITULAR: ENCARGADO : TELFONO O ANEXO SI LA JEFATURA ESTA ENCARGADA INDICAR : DEL TITULAR NOMBRE : DEL ENCARGADO CARGO EN QUE ES TITULAR : NRO DE OFICINA SITUACION ACTUAL : CDIGO: FECHA :
TIEMPO PREVISTO DE ENCARGATURA :
OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: 1. 2. 3. 4. FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: (EN ORDEN DE IMPORTANCIA) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. F I 11. = Establecidos en el Manual de Funciones u otro documento formal. = Se aplica aunque no est asignado formalmente.
F/I
F/I
VISTOS
VERSION
FECHA
35
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
16/19
PERSONAL ASIGNADO A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA CDIGO APELLIDOS Y NOMBRES CARGO P/T
(*) P =
Permanente
Temporal
FECHA:
NOMBRE:
FIRMA DEL ENCUESTADO:
Recepcin:
NOMBRE: ANALISTA DE O Y M.
NOTA: UTILIZAR CUANTAS HOJAS REQUIERA PARA UNA INFORMACIN COMPLETA
FIRMA :
FECHA :
VISTOS
VERSION
FECHA
36
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
17/19
c) Formulario MP300.03.03 : Cuadro De Distribucin De Trabajo 1) Objetivos Permite detectar al Analista si las tareas de los empleados se duplican, si el esfuerzo dedicado corresponde a la importancia de la tarea, si las cargas por empleado son equilibradas, o si no se est realizando alguna tarea que es necesario llevarla a cabo. 2) Llenado Del Formulario El formulario ser elaborado para cada Unidad Administrativa en borrador por el Analista de O y M. Para lo cual utilizar la informacin captada en el CUESTIONARIO PARA ANLISIS DE ESTRUCTURA y el CUADRO DE DISTRIBUCIN DE FUNCIONES. El borrador ser revisado por el Analista y conjuntamente con el Jefe de la Unidad Administrativa superaran las incongruencias de la informacin obtenida, generndose un documento final que deber ser suscrito por ambos. Para el llenado seguir las siguientes instrucciones : Funciones de la Unidad Administrativa: En esta columna se deben plasmar las funciones de la Unidad en orden de importancia. Columnas verticales siguientes: Indicar en cada columna empezando por el Jefe de la Unidad Administrativa y en orden de nivel funcional, de izquierda a derecha, el nombre y el cargo de cada servidor de la unidad precedido de las letras A, B y C, etc. para facilitar referencias posteriores. Mas abajo, indicar las tareas de cada servidor con los respectivos tiempos semanales en horas en las columnas TS, de modo que horizontalmente coincidan con la clasificacin por funcin de la Unidad Administrativa. Sumar los tiempos de las tareas en cada fila, registrando los totales en la primera columna TS de la izquierda. Sumar verticalmente los tiempos semanales correspondientes a cada servidor (debe ser casi siempre entre 30 a 35 horas). Registrar el total general del tiempo semanal de la Unidad Administrativa en la primera columna de TS. Analista y jefe de la Unidad Administrativa: Una vez revisado y ajustado el documento debern suscribirlo conjuntamente. Dicho documento ser la herramienta principal del analista para la evaluacin de la estructura orgnica ya que provee una visin de conjunto de las Funciones de la Unidad y las Tareas de sus empleados en relacin a las mismas. Con el anlisis se descubrir las primeras posibilidades de mejoras y simplificaciones y se orientar el trabajo de anlisis de las fases posteriores. No hay reglas especficas que puedan sustituir la experiencia y capacidad de percepcin y sentido comn del Analista; sin embargo, como una orientacin y sistematizacin del anlisis se recomienda el siguiente cuestionario, cuyas respuestas deben ser indicadas por el Jefe de la Unidad con el asesoramiento del Analista como un anexo al CUADRO DE DISTRIBUCIN DE TRABAJO:
VISTOS
VERSION
FECHA
37
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
18/19
Qu funciones absorben mas tiempo? Son ellas realmente las que deben consumir mas tiempo? Existe esfuerzo mal empleado? Existen tareas sin un gran valor para los objetivos de la Unidad y que estn absorbiendo tiempo exagerado? Se estn usando las aptitudes adecuadamente? Existen empleados realizando tareas de nivel superior o inferior a sus calificaciones o al nivel funcional? Existen empleados que realizan tareas no relacionadas? Existe alguna tarea dispersa entre varios empleados? Esta distribuido equitativamente el trabajo?
VISTOS
VERSION
FECHA
38
SISTEMA
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO
CODIGO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.03
HOJA
19/19
CUADRO DE DISTRIBUCIN DE TRABAJO

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: FUNCIONES DE LA UNID. T A=X---------X ADM S XXXX T S FECHA : B=X----------X T C=X----------X T XXXX S XXXX S D=X-----------X XXXX T S
NOMBRE: ANALISTA:
FIRMA:
NOMBRE: JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
FIRMA:
VISTOS
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FECHA
39
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA
PROCEDIMIENTO
MP300.04
ESTUDIO, IMPLANTACION DE PROCEDIMIENTOS - ELABORACION Y RACIONALIZACION
HOJA
1/10
4.4.1. Finalidad Ordenar la ejecucin de las diversas actividades desarrolladas en la empresa, permitiendo su normalizacin, racionalizacin y control. 4.4.2. Base Legal Manual de Organizacin y Funciones de la EMPRESA. 4.4.3. Descripcin a) La Unidad de Organizacin y Mtodos recibe una solicitud para realizar un anlisis de procedimientos. b) Adicionalmente, el equipo de Organizacin y Mtodos, sin solicitud previa del rea involucrada, podr iniciar un anlisis de procedimientos en caso detecte la necesidad de hacerlo. c) El Jefe de Organizacin y Mtodos analiza la factibilidad y disponibilidad de recursos del equipo, de acuerdo con las prioridades definidas y lo tramita al analista designado. d) El jefe del rea efecta el llenado del formulario MP300.01.01 : REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS en dos copias. Archiva la primera para aspectos de control y tramita la 2da al Analista designado. e) El Analista elabora la programacin del estudio utilizando las tcnicas de Organizacin y Mtodos esbozadas en el Subitem 2.1. f) El Analista desarrolla la etapa de Levantamiento de Datos utilizando las tcnicas de Organizacin y Mtodos, mediante observacin directa y entrevistas con el personal que ejecuta el procedimiento, segn se indica en los Subitems 2.1, 2.3 y 2.4. g) El Analista elabora los Flujogramas, la descripcin del procedimiento en estudio, incluyendo los datos de tiempos y distancias recorridas, de ser necesario, en funcin a las caractersticas del procedimiento, objetivo y profundidad del estudio, utilizando el tipo de flujograma mas adecuado a la necesidad especfica. Ver tpico 4.4.5. Flujogramas. h) El Analista realiza el anlisis del procedimiento, mediante el estudio del flujograma, aplicando a cada una de las actividades el cuestionario que aparece en la tcnica del Subitem 2.5. : Anlisis de Procedimientos. i) El Analista introduce las modificaciones que el anlisis anterior recomend.
VISTOS
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FECHA
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PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA
PROCEDIMIENTO
MP300.04
HOJA
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a) El Analista revisa con el personal involucrado en las modificaciones, las mejoras propuestas, logrando as su participacin y aceptacin, logrando as asegurar su colaboracin e inters en la etapa posterior de implantacin. b) El Analista realiza un estudio para determinar las ventajas econmicas y de todo orden, y que representan las mejoras propuestas; asimismo, establecer el costo de implantacin del nuevo procedimiento. c) El Analista elabora un anteproyecto y lo somete a la revisin del equipo de Organizacin y Mtodos, sustentando caractersticas, alcance y ventajas de las soluciones propuestas. d) El Analista efecta las modificaciones planteadas por el equipo de Organizacin y Mtodos, de ser ese el caso, y elabora el proyecto final. e) El Jefe de Organizacin y Mtodos encamina el proyecto final al Sistema de Planeamiento a travs del subsistema de Desarrollo Organizacional y Soporte Informtico. f) El Jefe del Sistema de Planeamiento evala el proyecto y lo encamina al Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional y/o al Directorio segn el caso. g) Luego de la aprobacin del proyecto y de su autorizacin para implantacin, el Analista conjuntamente con el jefe del equipo de Organizacin y Mtodos y los jefes responsables de la implantacin, prepara el Cronograma de implantacin, incluyendo tiempos, recursos humanos y materiales. h) El analista prepara conjuntamente con los jefes responsables, el Plan de entrenamiento del personal involucrado en la ejecucin del proyecto. i) El Analista promueve una reunin de jefes y empleados de las reas involucradas, de manera que se pueda facilitar la implantacin, venciendo resistencias y temores, que surgen como reaccin natural ante cualquier cambio. j) El Analista inicia el seguimiento permanente y dedicado a la implantacin del procedimiento, asesorando a los jefes en la solucin de los obstculos que se presentasen, aconsejando las recomendaciones y ajustes, que se requieren para asegurar la ptima implantacin del procedimiento.
VISTOS
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FECHA
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PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.04
HOJA
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4.4.4. Diagramacin a) Flujogramas. El Flujograma es un tipo de representacin grfica que permite representar el movimiento de documentos, formularios y operaciones que ocurren en una empresa, a travs de personas, rganos de la empresa y terceros, de forma de complementar racionalmente las descripciones narrativas de los sistemas o rutinas de trabajo. Son innumerables los modelos de flujogramas utilizados en la prctica, sin embargo algunas reglas bsicas son generales aceptadas y se adaptan a cualquier tipo, tales como: Ttulo del estudio o del sistema Fecha Identificacin de quien lo preparo Identificacin de fase del estudio (propuesta, anteproyecto, etc.) Leyenda: Identificacin del significado de los smbolos utilizados en la preparacin. No existe ninguna normalizacin de convenciones en las ciencias de la organizacin y administracin, son empleados, todava, ciertos smbolos que a continuacin se enumeran, porque constituyen una excelente forma de comunicacin, permitiendo que los grficos sean fcilmente entendidos. 1) Flujograma Vertical y Flujograma Diagonal El flujograma Vertical es utilizado en la representacin de rutinas simples; muestra el proceso analtico del flujo de trabajo dentro de una unidad administrativa. El flujograma Diagonal es usado en rutinas complejas, en la que intervienen de varias unidades administrativas. En el flujograma Diagonal la secuencia de trabajo camina de izquierda a Derecha y de arriba para abajo; los smbolos que identifican las fases de rutina deben ser diseados dentro de los respectivos cuadros. Las principales convenciones usadas en la elaboracin de estos flujogramas son los siguientes: Un crculo es una operacin Una flecha equivale a un transporte Un cuadro representa una inspeccin Un D representa demora o atraso
VISTOS
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FECHA
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PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.04
HOJA
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Un tringulo con vrtice volteado para abajo representa almacenamiento o archivo Un tringulo sentado en la base significa permanencia temporal
VISTOS
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FECHA
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PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.04
HOJA
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F L U J O G R A M A V E R T IC A L
I D E N T IF I C A C I O N
P R O C E S A M IE N T O E N A N A L IS IS
I N IC I O D E P R O C E S A M I E N T O SEC TOR T E R M IN O D E P R C E S A M IE N T O SEC TOR A N A L IS T A FECHA

M ETO D O AC TU AL
S IM B O L O S
EM PLEADOS
D E S C R I P C IO N D E L O S P A S O S
D IS T A N C IA TR A NS PORTES
T IE M P O
M ETO D O PR O PUESTO
S IM B O L O S
EM PLEADOS
D E S C R I P C IO N D E L O S P A S O S
D IS T A N C IA TR A NS PORTES
T IE M P O
R E S U M E N
D IS T A N C IA D E L O S T R A N S P O R T E S T I E M P O E N (U N ID A D E S ) O P E R A C IO N E S TR AN SPO R TES C O N TR O LE S ES PE R AS A R C H IV O S
M ETO DO ACTUAL
M ETODO PROPUESTO
D IF E R E N C IA
M P 3 0 0 .D O C
VISTOS
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FECHA
44
SISTEMA
SUBSISTEMA
PROCEDIMIENTO
A R C HIV O
A S IS T E N T E
A LM AC E N
ENCARG ADO DEL T R A M IT E
S U B -G E R EN T E
LLENA LA REQUISICION DE MATERIAL EN ORIGINAL Y 2 COPIAS
ARCHIVA 2da COPIA DE LA REQUISICION EN ORDEN CRONOLOGICO
PLANEAMIENTO
REMITE EL ORIGINAL Y LA 1ra COPIA DE LA REQUISICION A LA DIV. DE CONT.
RACIONALIZACION
RECIBE EL ORIGINAL Y LA 1ra COPIA DE LA REQUISICION
REGISTRA SALIDA DE MATERIALES EN LA FICHA CONTROL DE STOCK
ESTUDIO, IMPLANTACION DE PROCEDIMIENTOS - ELABORACION Y
S IM B O L O S
ARCHIVO TEMPORAL
TO TA LE S
VERSION
ARCHIVA LA 1ra COPIA DE LA REQUISICION POR DEPARTAMENTO
REMITE EL ORIGINAL DE LA REQUISICION PARA EL ALMACEN
RECIBE EL ORIGINAL DE LA REQUISICION
REMITE EL MATERIAL PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
1O
ARCHIVA EL ORIGINAL EN ORDEN NUMERICO
RESUMEN DE LA SECUENCIA DEL TRABAJO

2 3 0 2 0 3 APROBADO EL : ______/_____/______ __________________________________________ FIRMA VISTO EL : ______/_____/______ __________________________________________ FIRMA
OPERACION
TRANSPORTE
FECHA
CONTROL
ESPERA
ARCHIVO DEFINITIVO
DIAG411.VSD
ENCARG ADO DE C O M U N I C A C IO N E S
C O NTR O LADO R DE STO CK
E X P E D ID O R
A R C HIV O C E NTR A L
VISTOS
FLUJOGRAMA DIAGONAL ( EJEMPLO )
ORGANO :
Mtodo Actual Inicio 14 hs. 12/2/96 Trmino 17 hs. 12/2/96 Mtodo Propuesto x Analista : ____________________
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
RUTINA :
REQUISICION DE MATERIAL DE CONSUMO N
SECTOR :
DIVISION DE TRANSPORTES
JEFE FLUJOGRAMA DE TRABAJO DEP. ADMINISTRATIVO DIVISION DE CONTROL ALMACEN
DESCRIPCION DE LOS PASOS
45
HOJA
CODIGO
PROCEDIMIENTO
MP300.04
6/10
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.04
HOJA
7/10
2) Flujograma Horizontal (A B C) Este tipo de flujograma es muy utilizado para estudiar en detalle una rutina compleja que considera la participacin de diversas unidades de trabajo y con numerosos pasos. Es un flujograma de presentacin, principalmente destinado a brindar informacin sobre procedimientos a personas no especializadas en el anlisis de procedimientos. Las convenciones generalmente mas usadas son las siguientes:
Documento o Formulario
Emisin de Documento copias o Documentos Anexos Operacin (clasificacin, conferencia, verificacin, emisin, etc.) Sentido de flujo Decisin o pregunta
A
Archivo Definitivo: A = Orden Alfabtico; N = Orden Numrico; C = Orden Cronolgico N Archivo temporal o Almacenamiento Inicio o Fin de un Procedimiento
Espera
2
Conector para otra Hoja
VISTOS
VERSION
FECHA
46
SISTEMA
SUBSISTEMA
PROCEDIMIENTO
VISTOS
FLUJOGRAMA HORIZONTAL (A B C)
(EJEMPLO)
JEFATURA SUPERIOR RECURSOS HUMANOS CONTROL ADMISTRATIVO APROBACION PAGO 3
SOLICITUD DE TRAMITE PERSONAL
JEFATURA INMEDIATA
2 1
1 2
SOLICITUD DE TRAMITE DE PERSONAL SOLICITUD DE TRAMITE PERSONAL
PEDIDO DE LICENCIA
1. AUTORIZA LA LICENCIA LLENA LA LICENCIA DE TRAMITE DE PERSONAL 4

Requiere Aprov.? LLENA AUTORIZA 1 APRUEBA SOLICITUD DE TRAMITE PERSONAL EMITE TRAMITE PERSONAL TRAMITE PERSONAL
AUTORIZA
2. AUTORIZA Y TRAMITA
3. NECESITA APROBACION NO: REGISTRA EN EL CATASTRO Y ARCHIVA SI: EMITE TRAMITE DE PERSONAL EN ORIGINAL Y COPIA
SOLICITUD DE TRAMITE PERSONAL TRAMITE PERSONAL 2 1
6
TRAMITE DE PERSONAL
4. APRUEBA
PLANEAMIENTO
RACIONALIZACION
ESTUDIO, IMPLANTACION DE PROCEDIMIENTOS - ELABORACION Y
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7
AFECTA FOGA ? SI TRAMITE DE PERSONAL NO CATASTRO TOMA CONOCIMIENTO TRAMITE DE PERSONAL REGISTRA EMITE COPIA ADICIONAL 1 2
5. REGISTRA Y TRAMITA AL SOLICITANTE ARCHIVA ORIGINAL SE AFECTA HOJA, EMITE COPIA ADICIONAL Y ENVIA TRAMITA EL PAGO
PROCESA PAGO
VERSION
6. PROCESA PAGO
7. TOMA CONOCIMIENTO
8. TOMA CONOCIMIENTO Y ENTREGA AL EMPLEADO
TRAMITE PERSONAL
FECHA
TOMA CONOCI_ MIENTO
AL INTERESADO
HOJA
CODIGO
PROCEDIMIENTO
MP300.04
8/10
DRAWING2
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.04
HOJA
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3) Diagrama de Bloque El Diagrama de Bloque es utilizado para describir grficamente los datos y hechos que ocurren en cualquier poca o circunstancia empleando figuras y frases cortas y directas. Las convenciones ms comunes utilizadas son las siguientes:
Operacin
Requiere de una decisin - cuando existe una condicin de un Si o un No Origen o Destino (Departamento, Persona, etc.)
Documento - Informes
Lista
Archivo Va Para o Viene De - Indica que la fase siguiente debe dirigirse a otro local, a travs de nmeros y letras insertados all
Flujo (Sentido) Terminal
Proceso Manual que se realiza sin ayuda mecnica
VISTOS
VERSION
FECHA
48
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.04
HOJA
10/10
E J E M P L O D E D IA G R A M A D E B L O Q U E
E L A B O R A C I N DE F O R M U L A R IO S
M O D ELO NU EVO ? S
C O N C E P C IO N D E L M O D ELO
PRUEBA DEL M O D ELO
FU E APRO BADO ?
E S P E C IF IC A C I O N E S P A R A IM P R IM IR
IM P R E N T A E X T E R N A PREPARA C O M P O S IC IO N
IM P R E N T A P R O P IA ?
IM P R E N T A D E L A E MPR ESA PR EP AR A C O M P O S IC I O N
E M IT IR P R U E B A D E L A M A Q U IN A D E IM P R E S IO N
N P R U E BA CO RREC TA ?
IM P R I M I R F O R M U L A R IO S
d ia g 4 1 4 . v s d
4.4.5. Formularios No utiliza.
VISTOS
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FECHA
49
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.05
HOJA
ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE FORMULARIOS
1/11
4.5.1. Finalidad Ordenar el uso de Formularios en la EMPRESA en cuanto a normalizacin y racionalizacin mediante un control centralizado sobre la elaboracin, modificacin, reimpresin y retiro de vigencia de los mismos. 4.5.2. Base Legal a) Manual de Organizacin y Funciones de la EMPRESA. b) Norma sobre Control y Normalizacin de Formularios. 4.5.3. Descripcin La realizacin de este procedimiento comprende tres conjuntos diferentes y complementarios de operaciones : Creacin de Formularios. Reimpresin de Formularios. Retiro de Vigencia de Formularios. a) Creacin de Formularios : 1) El rea interesada que percibe la necesidad de la creacin de un formulario, solicita a travs de su Jefe de Sistema al Jefe del Sistema de Planeamiento, para que el Equipo de Organizacin y Mtodos elabore el mismo, alcanzando para ello la informacin bsica necesaria, tales como : esbozo preliminar, descripcin de la posible informacin a ser incluida, otros formularios que complementen al nuevo, etc. 2) Indistintamente, por iniciativa propia y sin necesidad de la solicitud previa del rea usuaria, el equipo de Organizacin y Mtodos podr iniciar un estudio para la creacin de formularios, basndose en una necesidad detectada. 3) El Jefe de Organizacin y Mtodos, analiza la posibilidad y disponibilidad de recursos en el equipo y de acuerdo al orden de prioridad definido, lo tramita al Analista. 4) El Jefe de Organizacin y Mtodos llena el Formulario REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACIN Y MTODOS , archiva la primera copia como constancia de control y entrega y la segunda copia se la alcanza al Analista. 5) El Analista aplicando las tcnicas descritas en el Subitem 2.6, desarrolla el estudio para concebir un modelo de Formulario. 6) Como producto del anlisis anterior, el Analista concibe el nuevo formulario debidamente racionalizado, determinando el formato, calidad de papel, consumo estimado mensual, gramaje, color de papel y presentacin. Deber utilizar para ello la informacin que se indica en el Subitem 2.6 y otra que estime necesaria. 7) El Analista somete la nueva concepcin del modelo a opinin del Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos y del rea solicitante, para aplicar los ajustes que amerite realizar. 8) El Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos y el Jefe del rea solicitante aprueban el modelo de formulario.
VISTOS
VERSION
FECHA
50
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.05
HOJA
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9) El analista llena una ficha de CONTROL DE IMPRESOS CODIFICADOS para el nuevo formulario, prepara el formulario INSTRUCCIONES PARA LA IMPRESIN DE FORMULARIOS, realiza las anotaciones respectivas en el registro de trabajos de Organizacin y Mtodos y lo encamina al rea de Logstica para la respectiva atencin del servicio y mantiene una copia de la referida instruccin y del modelo del nuevo formulario como parte del Archivo de Formularios del equipo de Organizacin y Mtodos. 10) El Analista recibe de parte de la imprenta contratada, una prueba en 3 copias del modelo del Formulario. 11) El analista contrasta las pruebas con el original existente en el Inventario de formularios, de ser necesario efecta las debidas correcciones y somete el expediente a opinin de la unidad solicitante, autorizando luego la impresin final, indicando para ello en la prueba de imprenta ajustada y aprobada la siguiente nota : AUTORIZADO PARA IMPRESIN (fecha) (nombre del analista) (firma del analista en calidad de aprobacin). El resto de copias se distribuir : una para el archivo de formularios del equipo de Organizacin y Mtodos y otra para el Jefe de Almacn o quien se encargue de la recepcin e inspeccin de los formularios que la imprenta entregue. 12) Considerando el proceso de implantacin del formulario, el Analista conjuntamente con el Jefe del rea interesada apoyar todos los pasos del proceso, hasta que se consolide totalmente su uso. 13) El Analista debe verificar las implicancias imprevistas que pudieran estarse dando con otros procedimientos, promoviendo las modificaciones correspondientes. b) Reimpresin de Formularios : 1) El rea de Control de Stocks, cuando tiene la necesidad de reponer el stock de formularios porque alcanzaron el mnimo, enva al equipo de Organizacin y Mtodos el formulario REVISIN PARA REIMPRESIN DE FORMULARIO. 2) En algunos casos, el equipo de Organizacin y Mtodos, sin la solicitud previa del rea de Control de Stocks, podr iniciar un estudio para revisin de stocks de formularios en caso de haber detectado una necesidad. 3) El Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos recibe la relacin, evala y tramita al Analista asignado. 4) El Analista, aplicando las tcnicas para anlisis de formularios contenidas en el Subitem 2.6, inicia el anlisis de los mismos, a travs del formulario REESTUDIO DE FORMULARIOS. 5) De ser necesario el analista, elabora nuevos modelos de formularios ya racionalizados, en base a la informacin obtenida en el anlisis anterior. Determina el formato, cantidad de papel, gramaje, color y presentacin, de acuerdo a las tcnicas indicadas en el Subitem 2.6. De no existir la necesidad de elaborar un nuevo modelo, pasar al paso 8). 6) El Analista somete la nueva concepcin del formulario a opinin del Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos y del rea solicitante, para aplicar los ajustes que amerite realizar. 7) El Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos y el Jefe del rea solicitante aprueban el modelo de formulario.
VISTOS
VERSION
FECHA
51
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.05
HOJA
3/11
8) El analista llena una ficha de CONTROL DE IMPRESOS CODIFICADOS para el nuevo formulario, prepara el formulario INSTRUCCIONES PARA LA IMPRESIN DE FORMULARIOS, realiza las anotaciones respectivas en el registro de trabajos de Organizacin y Mtodos y lo encamina al rea de Logstica para la respectiva atencin del servicio y mantiene una copia de la referida instruccin y del modelo del nuevo formulario como parte del Archivo de Formularios del equipo de Organizacin y Mtodos. 9) El Analista recibe de parte de la imprenta contratada, una prueba en 3 copias del modelo del Formulario. 10) El analista contrasta las pruebas con el original existente en el Inventario de formularios, de ser necesario efecta las debidas correcciones y somete el expediente a opinin de la unidad solicitante, autorizando luego la impresin final, indicando para ello en la prueba de imprenta ajustada y aprobada la siguiente nota : AUTORIZADO PARA IMPRESIN (fecha) (nombre del analista) (firma del analista en calidad de aprobacin). El resto de copias se distribuir : una para el archivo de formularios del equipo de Organizacin y Mtodos y otra para el Jefe de Almacn o quien se encargue de la recepcin e inspeccin de los formularios que la imprenta entregue. 11) Considerando el proceso de implantacin del formulario, el Analista conjuntamente con el Jefe del rea interesada apoyar todos los pasos del proceso, hasta que se consolide totalmente su uso. 12) El Analista debe verificar las implicancias imprevistas que pudieran estarse dando con otros procedimientos, promoviendo las modificaciones correspondientes. c) Retiro de Vigencia de Formularios 1) Semestralmente el analista efecta el levantamiento de la informacin conjuntamente con el responsable del Control de los Stocks, verificando los formularios que no sufrieron ningn movimiento en el perodo, anotando los saldos en stock. 2) El Analista en coordinacin con el responsable de la unidad usuaria efecta al anlisis, identificando las causas de la no utilizacin de los mismos y estudiando la posibilidad de utilizar el stock existente. 3) Una vez confirmado lo innecesario de la utilizacin del formulario, promueve el retiro de vigencia del mismo de la siguiente manera : Comunica a travs del Jefe del Sistema de Planeamiento, al Sistema de Administracin, que el formulario ser cancelado y en consecuencia retirado del stock. Aquellos formularios cuya utilizacin ilegal pudiera acarrear riesgos para la empresa, debern ser destruidos, la misma que deber ser oficializada a travs de una Comisin. Deriva una copia del documento al rea usuaria para que tome conocimiento de las acciones efectuadas. 4) El Analista registra en la ficha de control de formularios codificados, retirando el expediente relacionado con el formulario desactivado, el cual pasar a formar parte del archivo de formularios cancelados, actualizando de esta forma el catastro de formularios. 5) La codificacin numrica del formulario cancelado variar en el nmero de versin segn la codificacin que corresponda de acuerdo al Sistema de Codificacin del Diagrama 4.7.5.b). 6) Posteriormente a la cancelacin del formulario, el Analista deber verificar las implicancias imprevistas que se puedan generar, proponiendo las alteraciones necesarias.
VISTOS
VERSION
FECHA
52
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.05
HOJA
4/11
4.5.4. Diagramacin a) Creacin y Reimpresin de Formularios.
E L A B O R A C I N DE F O R M U L A R IO S
M OD ELO NUEVO ?
C O N C E P C IO N DEL M OD ELO
E V A L U A C IO N DEL M OD ELO
SE APR U EBA ?
E S P E C I F IC A C IO N E S PARA IM P R E S IO N
IM P R E N T A E X T E R N A P R EP A R A E L AR T E
IM P R E N T A P R O P IA
IM P R E N T A D E L A E M PR E S A P R EP A RA EL ARTE
E M IT IR P R U E B A D E M A Q U IN A D E L IM P R E S O
PRU EBA CO RRECTA ?
IM P R IM IR F O R M U L A R IO S
D IA G 5 1 . V S D
VISTOS
VERSION
FECHA
53
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.05
HOJA
5/11
b) Retiro De Vigencia De Formularios.

A N L IS IS D E U T IL IZ A C I N D E F O R M U L A R IO S
EVALU AR EL STO C K D E F O R M U L A R IO S
SI
M O V IM I E N T O EN EL SEM ESTR E ?
NO
E S T U D IA CAUSAS D E N O USO
SI
SE R E Q U IE R E USO ?
NO C O M U N IC A R A LAS AREAS E L R E T IR O D E V I G E N C IA
DOCS. VALOR AD OS ?
NO
SI USAR DE BOR RAD O R STOC K DE FORMATOS
D E S T R U IR T O D O S LO S FO R M ATO S EN STO C K
M P 3 0 0 .D O C
F IN
VISTOS
VERSION
FECHA
54
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.05
HOJA
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4.5.5. Formularios a) Formulario MP300.05.01 : Control de Impresos Codificados. 1) Objetivos Este formulario tiene el propsito de catalogar todos los formularios que se utilizan en la empresa y sirve como un instrumento importante en el Sistema de trabajo administrativo pues contiene el control codificado de los mismos y su descripcin; lo que resulta invalorable en la implantacin de nuevos formatos, reformulacin del diseo o flujo de los formularios en uso, as como para el entrenamiento de los nuevos empleados y para el trabajo de Auditora de la Empresa. El compendio de todos los formatos viene a ser el Manual de Formularios. 2) Presentacin El Manual de Formularios debe ser una pasta de tipo coleccionable, con divisiones internas en cartulina con visores, dividido en tantas partes como Sistemas se tienen definidos en la Empresa. Cada parte tiene todas las instrucciones correspondientes a los formularios utilizados por los respectivos Sistemas. El lenguaje a adoptar debe ser simple, objetivo e uniforme, de modo que debe ser asimilado con facilidad por todos los empleados de la empresa que necesiten accesar a esa informacin. La Presentacin De Las Hojas Control De Impresos Codificados contiene lo siguiente: Anverso Titulo : MANUAL DE FORMULARIOS Hoja : Campo destinado a la numeracin de las hojas utilizadas en el Manual para cada formulario. Reemplaza : Espacio destinado para colocar el Nro. de Hoja que fue sustituida. Ttulo : Campo destinado para colocar el ttulo del formulario. Sistema : Campo destinado para colocar el Sistema que utiliza el formulario. Cdigo : Espacio destinado para colocar el cdigo atribuido al formulario segn el Diagrama 4.7.5.b). Fecha : Espacio destinado para colocar la fecha a partir de la cual el formulario entra en uso. Reverso Nmero: dem al tem 2.1.1.6 Hoja: dem al tem 2.1.1.2 Formulario: dem al tem 2.1.1.4 Orden de Ubicacin de los formularios en el Manual De acuerdo al orden de codificacin atribuido al formulario dentro de cada Sistema segn el Diagrama 4.7.5.b). 3) Llenado Del Formulario El Manual esta compuesto de la descripcin completa de la funcin de cada formulario usado en la Empresa sin dejar dudas respecto a su uso. La descripcin de los formularios contiene los siguientes puntos: Finalidad Contiene la descripcin de lo que se pretende alcanzar con el uso del formulario.
VISTOS
VERSION
FECHA
55
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.05
HOJA
7/11
Presentacin Describe la forma de adecuar el formulario, menciona el nmero de juegos por taln, as como el color de las copias. Otra informacin de inters para la imprenta, tales como gramaje, forma, impresos y otras caractersticas propias son descritas en el formulario INSTRUCCIONES PARA IMPRESIN DE FORMULARIOS. Frecuencia Determina la frecuencia con que el formulario se emite: Diaria, Semanal, Quincenal, Mensual, Semestral, Anual, imprevista u otra frecuencia estipulada. Emisor Determina quien debe emitir el formulario. Llenado Indica cada tem a ser llenado y su modo de llenarlo. Numero Y Distribucin De Las Copias Establece el Nro. de copias y sus destinos. Ocasionalmente se puede presentar un flujograma simple de tramitacin del formulario, mostrando los sectores por los cuales recorre. Local Y Plazo De Archivo Determina el local y el tiempo que el formulario original y copia deber quedar archivado para consultas eventuales. Reemplazo Indicar si el formulario est reemplazando a otro. De ser as, se debe mencionar el cdigo del formulario que est siendo reemplazado. Vigencia Fecha a partir de la cual el formulario entra en vigencia. Referencia Determina en que normas el formulario tiene referencias en cuanto al uso. Modelo Presenta el modelo original o copia en tamao normal, ampliada o reducida para fines de visualizacin del formulario. Control Todo formulario debe tener un cdigo de control, el cual deber estar siempre colocado en el extremo inferior izquierdo. Tendr por finalidad facilitar las requisiciones, controles, reposiciones, etc. A medida que los formularios sean creados, recibirn una codificacin, la cual debe seguir la siguiente secuencia cronolgica : Para formularios presentados en hojas sueltas: Cdigo del formulario Cantidad Fecha de la ltima impresin. Ejemplo: MP300.01.01 2,000 Forms 05/96 Para formularios presentados en blocks: Cdigo del formulario Cantidad impresa (en Nro. de blocks, tantos juegos por block y tantas copias por juego). Fecha de la ltima impresin Ejemplo: MP300.05.01 100 x 20 x 3 06/96
VISTOS
VERSION
FECHA
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PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.05
HOJA
8/11
C O N T R O L D E IM P R E S O S C O D IF IC A D O S
M A N U A L D E F O R M U L A R IO S
H O JA: ___ _____D E _______ S U S TITU Y E :
NUM ERO: T IT U L O : S IS TE M A H OJA:
(F R E N T E )
C O D IG O D E C O N T R O L :
NUM ERO: F O R M U L A R IO : H OJA: _ _ _ / _ _ _ /_ _ _ _
(R E V E R S O )
F 3 0 0 0 5 0 1 .V S D
VISTOS
VERSION
FECHA
57
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.05
HOJA
9/11
b) Formulario MP300.05.02 : Instrucciones para Impresin de Formularios.

FEC H A :
IN S T R U C C IO N E S P A R A IM P R E S IO N D E F O R M U L A R IO S
__ __ /__ _ _ /__ __
N O M B R E D E L F O R M U L A R IO C O D IG O N D E H O JA D E E S P E C IF IC A C IO N E S
O B J E T I V O D E L F O R M U L A R IO
PA PEL C O P IA C A L ID A D O R IG . 1 Cop. 2 Cop. 3 Cop. 4 Cop. 5 Cop. 6 Cop. 7 Cop. CO LO R CO LO R CU ERPO AN V ER SO
IM P R E S IO N CU ERPO REVERSO O B S E R V A C IO N E S CA BEC ER A P IE
. .. . . .. ... . . ... .. . C M A L A D E R E C H A
D IM E N S IO N E S M ARG EN
.. . ... .. . ... . .. .. C M H A C IA A B A JO
. .. . . .. ... . . ... .. C M A L A IZ Q U I E R D A . . .. . . ... .. . ... . C M H A C IA A R R IB A

BLO CK P R E S E N T A C IO N H O JA S S U E L T A S TA LO N . .. .. .... C O M P O S IC IO N U N ID O : A R R IB A JU E G O P O R B L O C K P A Q U E T E S D E : .... .... .. .. .. . .... .... .. ... .... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. ... .. .... .... ... .. .. ... E M B A L A JE H O JA S BLO C K S TALO N ES JU E G O A G U JE R O S H O JA S P /B L O C K JU E G O RED O N D O G RAP AD O PEG A D O M A R G E N IZ Q U IE R D A N U M E R A C IO N T O D O E L JU E G O A S I C O M O L A ( S ) .... .. .. ... C O P I A ( S ) D ESG LO SE S O L O . .. . .. .. .. .... .... . .. .... .... .. .. . .. .... .... .. .. .. . .... .... .... .. . .... .. .. .. .. .. . .... .. C O P I A ( S ) TRA ZA D O O R IG IN A L Y C O P IA
I N I C IA R E N E L N . . .. .... .... .. .. . .. .... .... .. .. .. . .... .... .... .. N U M E R O D E A G U J E R O S : .. . .. .. .. .... .. .. .. . .. .. .... .... .. . .... .... .. .. . .. .. .. .... .. .. .. . .... M A R G E N IZ Q U IE R D A M A RG EN D ERECH A V ID A PR O BA B LE D EL P RO YECTO C A N T . A IM P R IM IR : A B A JO A R R IB A ESTA D O D E PRUEBA D E F IN IT IV O P RO YECTO R E V IS IO N E X P E R IM E N T A L
M UESTRA
E N V IA R 2 M O D E L O S D E IM P R E S I N ( T A L O N E S , JU E G O S , E T C .) P A R A E L E Q U IP O D E O R G A N IZ A C I N Y M T O D O S
LO CA L D E EN TREG A : O R G A N O S O L I C IT A N T E : R E M IT IR P R U E B A S PA RA
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .. . . . .. . . . .. . . .. . . . .. . .. . . . . . .. . .. .. . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .P. .L. .A. .Z. .O. . .D. .E. . E. N . .T . R . E G A D E L T R A B A J O F I N A L . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A U T O R IZ A D O E L : _ _ _ _ /_ _ _ _ /_ _ _ _
A G U A R D A R A U T O R IZ A C IO N P A R A L A IM P R E S IO N PLAZO D E EN TREG A D E LAS P RU EB A S PREPA RA D O EL : _ _ _ _ /_ _ _ _ /_ _ _ _
P O R : _______________________________________________________________________ N O M BRE F IR M A
M P 3 0 0 . 0 5 .0 2
P O R : _______________________________________________________________________ N O M B RE F IR M A
VISTOS
VERSION
FECHA
58
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.05
HOJA
10/11
c) Formulario MP300.05.03 : Revisin para Impresin de Formularios.
R E V IS I O N P A R A IM P R E S I O N D E F O R M U L A R I O N
T IT U L O D E L F O R M U L A R IO F E C H A _ _ _ _ /_ _ _ _ /_ _ _ _
O RG ANO CO NSULTADO :
F IR M A D E L R E M I T E N T E
A N A L IS T A
E l fo rm u la rio o b je t o d e e s t a r e v is i n e s :
IN D IS P E N S A B L E
( S u b r a y e , e n e l e je m p la r a n e x o , la in f o r m a c i n o f ir m a s i n d i s p e n s a b le s )
U T IL
IN U T IL
T a c h e e n e l e je m p la r a n e x o , la in f o r m a c i n o r b r ic a s i n t ile s )
Q U IE N L O E L A B O R A ?
P O R Q U IE N L E E S T R A N S M IT ID O ?
Q U IE N L O R E C IB E E N S U A R E A ?
A Q U IE N S E L E E N V IA ?
C O N Q U E F IN ?
E S R E G IS T R A D O ? EN QUE?
POR QUE? COMO?
E S C O N F E R ID O ?
P O R Q U IE N ?
POR QUE?
E S T R A N S C R IT O ? EN QUE?
POR QUE? COMO?
E S D E S T R U ID O ?
CUANDO?
E S A R C H IV A D O ? CUANDO?
POR QUE? COMO?
M P 3 0 0 .0 5 .0 3
VISTOS
VERSION
FECHA
59
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.05
HOJA
11/11
d) Formulario MP300.05.04 : Reestudio de Formularios.

FECH A :
R E E S T U D IO D E F O R M U L A R IO S
_ _ _ _ /_ _ _ _ /_ _ _ _
A L S U B S IS T E M A D E D E S A R R O LL O O R G A N IZ A C IO N A L E I N F O R M T IC O , T R A M I T A M O S E L F O R M U L A R I O : .. . . .. . .. .. . ( T IT U L O D E L F O R M U L A R IO ) . .. .. . . .. . .. .. . . .. . . .. .. . .. . . EN A N EX O , PA RA
R E E S T U D IO C O N S I D E R A N D O L A S S U G E R E N C I A S Q U E A C O N T IN U A C IO N H A C E M O S Y A L A N E C E S ID A D D E L A P R O X I M A R E IM P R E S I O N P A R A U S O D E : ( N O M B R E D E L A R E A ) . . .. . . .. .. . . .. . .. .. . . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. .. . . .. .. . . .. . .. .. . . .. . .. . .. . . .. .. . .. . . .. .. . . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. .. . . .. . .. .. . . .. . .. . .. . . .. .. . . . .. . .. . .. . .. . . .. .. . .. . .. . . .. .. . .. . . .. .. . . .. . . .. .. . .. . . .. .. . . .. . .. . .. .. . . .. . .. .. . . .. . .. . .. . . .. .. . .. . . .. .. . . .. . .. . .. . .. . . .. .. . .. . . .. . .. . . . .. . . .. .. . .. . . .. . .. .. . . .. . .. .. . . .. . . .. .. . . .. . .. .. . . .. . .. . .. . . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. .. . . .. . .. .. . . .. . . .. .. . .. . . .. .. . .. . . .. . .. .. . . .. . .. .. . . .. . . .. .. . . .. .. . .. . . .. . .. . . .. . .. .. . . .. . .. . .. .. . . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. .. . . .. . .. . .. . .. . . .. .. . .. . . .. .. . .. . . .. . .. .. . . .. . .. .. . . .. . .. . .. . . .. .. . .. . . .. . .. . .. . . .. .. . .. . . .. .. . .. . . .. . .. .. . .
N E C E S I D A D D E M A S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C O P IA S F A L T A D E E S P A C IO P A R A E L L L E N A D O N E C E S ID A D D E R E A G R U P A R L O S D A T O S N O P E R M IT E E L L L E N A D O A M A Q U IN A L O S E S P A C IO S V E R T I C A L E S N O E S T A N A L IN E A D O S C O N E L T A B U L A D O R D E L A M A Q U IN A F O R M A T O IN A D E C U A D O P A R A S U A R C H IV O D IF IC U L T A D D E L O C A L IZ A R L O E N E L A R C H IV O M A R G E N IN S U F I C IE N T E P A R A A R C H IV A R L O
D E M A S IA D O E S P A C IO N E C E S ID A D D E R E V E R S O C A R B O N A D O N E C E S ID A D D E N U M E R A C I O N P R E - I M P R E S A M A L A C A L ID A D D E P A P E L O C A R T O N C O L O R D E F IC IE N T E D E S G L O S E IM P E R F E C T O T IT U L O IN A D E C U A D O O T R O S ( E S P E C IF IQ U E )
IT E M
IM P R E S IO N ACTUAL
PROPUESTA
APROBADA POR O Y M
C A N T ID A D U S A D A M E N S U A L C A N T ID A D A C T U A L M E N T E D I S P O N IB L E C A N T ID A D A I M P R I M IR C O LO R D EL PAPEL T IP O D E P A P E L FO RM ATO C O L O R D E L A IM P R E S IO N N U M E R O D E C O P IA S P E R F O R A C IO N D ESG LO SE P R E S E N T A C IO N E M B A L A JE M U ESTR AS S O L IC IT A D O EL : _ _ _ _ _ /_ _ _ _ /_ _ _ _ _ EL : A U T O R IZ A D O _ _ _ _ _ / _ _ _ _ /_ _ _ _ _ EL : A T E N D ID O _ _ _ _ _ / _ _ _ _ /_ _ _ _ _
_____________________________ S O L IC IT A N T E
M P 3 0 0 . 0 5 .0 4 .V S D
_________ _____ _______________ O Y M
_____________________________ U N ID A D D E L O G I S T I C A
VISTOS
VERSION
FECHA
60
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.06
HOJA
ANALISIS Y RACIONALIZACION DEL USO DEL ESPACIO FISICO
1/3
4.6.1. Finalidad Optimizar el aprovechamiento de los espacios fsicos de la empresa, adecundolos a un flujo racional de la informacin, documentacin y otras actividades que el proceso involucre, obteniendo una utilizacin funcional de los espacios y un adecuado ambiente de trabajo. 4.6.2. Base Legal Manual de Organizacin y Funciones de la EMPRESA. 4.6.3. Descripcin a) El rea interesada solicita al equipo de Organizacin y Mtodos, a travs del Sistema de Planeamiento, un estudio sobre la distribucin y racionalizacin de su espacio fsico. b) En algunos casos el equipo de Organizacin y Mtodos, sin una solicitud previa del rea interesada, podr iniciar un estudio de espacio fsico, en caso detecten la necesidad de que se haga. c) El Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos, recibe la solicitud, analiza la factibilidad de dotacin de recursos y de acuerdo al orden de prioridad definido, la encamina al analista designado. d) El jefe del equipo de Organizacin y Mtodos efecta el llenado del Formulario MP300.01.01 : REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS, archiva una copia y el original se la alcanza al analista asignado. e) El Analista elabora la programacin del estudio, utilizando las tcnicas de Organizacin y Mtodos indicadas en el Subitem 2.1. f) El analista estudia la organizacin de la empresa, los componentes de los sistemas y los procedimientos que se desarrollan en la unidades objeto del estudio. g) El Analista en base al organigrama de la unidad, determinan el nmero y la intensidad de las comunicaciones entre las diversas reas del rea en estudio. Para la elaboracin del organigrama podra utilizar la metodologa para levantamiento de informacin presentada en el Subitem 2.3. h) El analista levanta las rutinas y elabora los Flujogramas fsicos de los principales procedimientos que se desarrollan en la unidad, detallando solamente las reas que intervienen en los mismos. i) El Analista determina las frecuencias aproximadas de cada uno de los procedimientos diagramados.
VISTOS
VERSION
FECHA
61
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.06
HOJA
2/3
j) El analista elabora un diseo en escala de la planta con los puestos de trabajo a reorganizar, incluyendo todos los espacios utilizados y no utilizados del ambiente. k) Determina con la ayuda de los Flujogramas ya racionalizados , la mejor ubicacin de los puestos de trabajo, corredores, reas libres, etc., utilizando los principios indicados en el Subitem 2.8. l) En base al plano de ubicacin de los puestos de trabajo, elabora un anteproyecto con la localizacin de cada una de ellas dentro del ambiente. m) Elabora los Flujogramas fsicos con modelos en escala de todos los muebles y equipos de las dependencias objeto de racionalizacin de sus espacios fsicos. n) Determina la mejor distribucin interna de cada unidad teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos contenidos en el Subitem 2.8. o) El analista discute la solucin encontrada con los jefes de los empleados de las unidades involucradas en el estudio e introduce las modificaciones que resulten de la revisin del anteproyecto. p) Luego de introducir las modificaciones que el razonamiento amerite, se presenta al anteproyecto ante el Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos y al Jefe del rea motivo de la racionalizacin, para su anlisis y aprobacin, indicando para ello, las caractersticas generales de la propuesta, el alcance y las ventajas de las soluciones propuestas. q) El analista hace las reformulaciones sugeridas por los Jefes, de ser ese el caso. Elabora el Proyecto final para someterlo a aprobacin del GCDI, la Gerencia General o Directorio, de acuerdo a los niveles de autorizacin. r) El jefe del equipo de Organizacin y Mtodos encamina el proyecto al jefe del Sistema de Planeamiento, quien lo revisa y encamina al GCDI/Directorio para su aprobacin, proceso durante el cual puede requerirse una exposicin del jefe del equipo de Organizacin y Mtodos para aclarar cualquier consulta adicional. s) Luego de la aprobacin, el analista asesora a los jefes de las unidades involucradas en el proyecto, con el fin de programar la implantacin, la misma que incluir tiempos, recursos materiales, personal, plan de adecuacin de instalaciones internas, seguimiento a la implantacin del proyecto y asesora permanente hasta que concluya la consolidacin del mismo. t) Promueve una reunin de los Jefes y empleados de las unidades involucradas, con el objetivo de facilitar la implantacin, venciendo resistencias y temores, que surgen como consecuencia de cualquier cambio. u) El analista inicia y apoya permanente y dedicadamente la implantacin del proyecto, asesorando a los jefes en la solucin de los obstculos que se presenten, planteando las modificaciones y ajustes necesarios, que aseguren la ptima implantacin del proyecto.
FECHA
VISTOS
VERSION
62
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.06
HOJA
3/3
4.6.4. Diagramacin a) Procedimiento Para El Anlisis Y Racionalizacin Del Uso Del Espacio Fsico.
C AS O D E U N LAY O U T E N F U N C I O N A M IE N T O C AS O D E U N LAY O UT A S E R IM P L A N T A D O
L e v a n ta r lo s D a to s N e c e s a r i o s
L e v a n ta r lo s D a to s N e c e s a r io s
E v a lu a r la R a c i o n a li d a d d e l La y - O ut
E s e l a c tua l L a y -O u t s a tis f a c to r i o ?
SI
E la b o r a r e l I n f o r m e C o n c lu s o r io
NO
C o n s id e r a r R e s tr i c c i o n e s F s ic a s y F o r m u la r L a y - O u t
E la b o r a r e l I n f o r m e C o n c lu s o r i o
NO
E s v ia b le la r e f o r m u la c i n e n la s c o n d ic i o n e s a c tu a le s ?
SI
C o n s id e r a r R e s t r ic c io n e s E c o n m i c a s a R e f o r m u la c i n d e L a y - O ut
E la b o r a r e l I n f o r m e C o n c lu s o r i o
NO
E s v ia lb le la r e f o r m u la c i n ?
SI
P r o y e c ta r s o lu c io n e s a lt e r n a t iv a s
R e v is a r la s S o lu c io n e s P r o y e c ta d a s
NO
L a s s o lu c io n e s s a ti s f a c e n ?
SI
D is c u tir la s S o lu c i o n e s c o n la d ir e c c i n d e la E m p re s a
NO
L a s s o lu c i o n e s f u e r o n a c e p ta d a s ?
SI
D e ta lla r e l P r o y e c to p a r a la Im p la n ta c i n
P r o g r a m a r la im p la n ta c i n
E la b o r a r e l In f o r m e F i n a l
D I A G 6 1 .V S D
4.6.5. Formularios : No requiere.
VISTOS
VERSION
FECHA
63
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.07
HOJA
ELABORACION DE LOS MANUALES
1/14
4.7.1. Finalidad Disponer de una gua para la orientacin y consulta de los analistas de Organizacin y Mtodos para la elaboracin de Manuales. Establecer un conjunto sistemtico de normas, preceptos y procedimientos, as como las funciones y tareas que deben cumplir los miembros de la organizacin y la manera como deben ser realizadas, de acuerdo a la organizacin estructural de la empresa. 4.7.2. Base Legal Manual de Organizacin y Funciones de la EMPRESA. Manual de Operacin de Organizacin y Mtodos. 4.7.3. Requisitos Conocer las tcnicas de Organizacin y Mtodos referentes a esta especialidad y elaborar los manuales dentro de las normas y patrones de la empresa para este tipo de trabajo. 4.7.4. Descripcin La realizacin de este Procedimiento comprende cuatro conjuntos diferentes y complementarios de operaciones : Elaboracin del Manual de Organizacin. Elaboracin del Manual de Normas Internas. Elaboracin del Manual de Operaciones. Elaboracin de otros Manuales. a) Elaboracin del Manual de Organizacin. 1) El Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos, analiza la disponibilidad de Recursos Humanos de la unidad de acuerdo con la prioridad que tenga definida y determina el inicio designando al equipo que ir ha actuar en el desarrollo del mismo. 2) El coordinador del equipo llena el formulario MP300.01.01 : REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y MeTODOS y lo guarda en el archivo correspondiente. 3) El equipo define el contenido del manual que deber constar como mnimo de : Leyes de Creacin de la empresa. Estatuto Social. Organigrama. Funciones de las unidades.
VISTOS
VERSION
FECHA
64
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.07
HOJA
2/14
4) El equipo prepara el material que necesitar consultar; el cual, consistir principalmente de los estatutos, reglamentos organigramas, definicin de funciones de las unidades y todos otros aquellos documentos que permitan tomar conocimiento de las actividades de la empresa a nivel de Sistema, Subsistema y/o Proceso. 5) El Equipo deber aplicar sus conocimientos en materia de organizacin, principalmente de aquellos relacionados a departamentalizacin de actividades, delegacin de funciones, extensin de control, principios de organizacin, elaboracin de organigramas, tipos de organizacin, ubicacin de unidades de servicio, definicin de actividades, funcionamiento de comits, etc. 6) El equipo desarrollar entrevistas con todos los jefes de las unidades, utilizando el formulario MP300.03.01 : CUESTIONARIO PARA ANALISIS DE ESTRUCTURA para la elaboracin del formulario MP300.04.01 : CUADRO DE DISTRIBUCION DE FUNCIONES y realiza el anlisis por unidad administrativa. 7) En base a las funciones a nivel de cada unidad el equipo elabora un funcionograma para cada departamento. 8) Desarrolla un anlisis completo de toda la informacin obtenida a fin de definir las funciones de las unidades que conforman la estructura. 9) El equipo somete el estudio a la apreciacin de los Jefes de las unidades involucradas, con el propsito de enriquecerlo mediante los conocimientos especficos de las reas, asegurando su colaboracin e inters en la etapa posterior de implantacin. 10) Se introduce las recomendaciones que el anlisis recomiende.
11) Elaboran un anteproyecto para someterlo a la apreciacin del jefe del Equipo de Organizacin y Mtodos, explicando las caractersticas, el alcance y las ventajas de las propuestas. 12) El equipo efecta las alteraciones sugeridas por el Jefe del Equipo de Organizacin y Mtodos, de ser el caso, y elabora el proyecto final. 13) El jefe del Equipo de Organizacin y Mtodos gestiona el Proyecto al Jefe del Sistema de Planeamiento a travs del Jefe del subsistema de Desarrollo Organizacional e Informtico. 14) El Jefe del Sistema de Planeamiento evala el proyecto y lo encamina a la Gerencia General para su gestin de aprobacin ante el Directorio. 15) Luego de la aprobacin del proyecto y de su autorizacin de implantacin, el equipo prepara conjuntamente con el jefe del Equipo de Organizacin y Mtodos y los Jefes responsables de la implantacin del manual, el programa y Cronograma de implantacin incluyendo tiempos, recursos humanos y materiales.
VISTOS
VERSION
FECHA
65
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.07
HOJA
3/14
16) Una vez implantado el manual, el Equipo de Organizacin y Mtodos ejercer el papel de coordinacin y ejecucin directa de actualizacin del manual, mantenindolo en condiciones de pleno uso. b) Elaboracin del Manual de Normas Internas. 1) El Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos, analiza la disponibilidad de Recursos Humanos de la unidad de acuerdo con la prioridad que tenga definido y determina el inicio designando al equipo que ir ha actuar en el desarrollo del mismo. 2) El coordinador del equipo llena el formulario MP300.01.01 : REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS y lo guarda en el archivo correspondiente, detallando los siguientes tems : Tapa y contratapa. Hoja ndice Introduccin Contenido Substitucin de Normas Actualizacin
3) El Equipo define el contenido de Manual de Normas Internas que deber constar como mnimo de : Introduccin : Explicando el Objetivo, la presentacin, el contenido y la forma de utilizar y mantener el manual. Normas Internas : Expresando los procedimientos a ser utilizados en la empresa, excepto aquellos incluidos en los respectivos manuales de operaciones ya implantados. 4) El equipo prepara el material que necesitar consultar. Este material consistir en todos los documentos normativos existentes en la empresa, tales como resoluciones, actas e instrucciones de servicio. 5) El equipo revisar las tcnicas de Organizacin y Mtodos para redaccin, presentacin, divulgacin y aprobacin de documentos normativos. 6) Elabora el borrador de la Norma bsica que norme la redaccin, presentacin, divulgacin y aprobacin de las Normas Internas de la empresa. 7) El equipo somete el borrador de la Norma Bsica a al apreciacin del Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos explicando las caractersticas, el alcance y las ventajas de la creacin del manual de Normas Internas (Tcnica 9).
VISTOS
VERSION
FECHA
66
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.07
HOJA
4/14
8) Introduce las modificaciones sugeridas por el Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos , cuando sea el caso, y elabora el proyecto final de la norma bsica. 9) El Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos encamina el proyecto al jefe del Sistema de Planeamiento a travs del jefe del Subsistema de Desarrollo Organizacional e Informtico. 10) El jefe del Sistema de Planeamiento revisa el proyecto y lo encamina a la Gerencia General para su gestin de aprobacin ante el Directorio. 11) Luego de su aprobacin y autorizacin de implantacin, el equipo prepara conjuntamente con el Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos, el programa de implantacin del manual de Normas Internas, que constar de las siguientes etapas : Adecuacin de los documentos normativos existentes a los patrones establecidos en la Norma Bsica (Subitem 2.9). Obtencin de la aprobacin de los proyectos elaborados en el tem anterior de parte del Directorio. Reproduccin de normas aprobadas e incluso el empaste normalizado para confeccionar el manual. Distribucin y divulgacin del manual entre las diversas unidades. Implantado el manual, el equipo de Organizacin y Mtodos ejercer la funcin de coordinacin y ejecucin directa de la actualizacin del manual, conforme se ha establecido en la Norma Bsica. c) Elaboracin del Manual de Operacin. 1) En base a la programacin del Programa de Desarrollo Institucional y constituido el Grupo de Trabajo (GT), el analista designado para dar el apoyo tcnico al GT, estudia las polticas y normas existentes en la empresa sobre la elaboracin de manuales, as como la documentacin que hubiere sobre el tema. 2) Se rene el GT definindose un coordinador, el cual ser asesorado por el analista, quien explica el objetivo de las caractersticas del trabajo a desarrollar. 3) Se determina el alcance y los lmites del manual, definindose hasta donde fue posible definir el contenido del mismo. 4) El GT elabora la programacin del trabajo, la cual incluye personal, materiales, impresos, montaje, distribucin, Cronograma, etc. 5) Se define el personal que intervendr en la elaboracin del manual y en la funcin a ser desempeada por los miembros. 6) Se define la informacin que deber obtenerse para la elaboracin del manual y el grado de profundidad que se le dar a la investigacin.
VISTOS
VERSION
FECHA
67
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
MP300.07
HOJA
5/14
7) Se determinar el mtodo que se utilizar para la investigacin, conforme al Subitem 2.1: Etapas Comunes en el Desarrollo de Estudios de Organizacin y Mtodos y al Subitem 2.3 : Tcnicas de Levantamiento de Datos y Antecedentes. 8) Se determina el grado de anlisis y racionalizacin del procedimiento o actividad motivo del manual. 9) Se ejecuta la etapa de levantamiento de informacin de acuerdo con el programa establecido y con las normas contenidas en el Subitem 2.3. 10) El GT desarrolla las etapas de anlisis y diagnstico para la racionalizacin de procedimientos que sern introducidos en el manual. 11) Una vez que la totalidad del material del manual est listo, se prepara el ndice y se ordena el material en la misma secuencia, conforme se establece en el Subitem 2.10 : Indicaciones Bsicas para Elaboracin de Manuales de Operacin. 12) El GT elabora el manual tomando en cuenta las normas de la empresa sobre la estructura y normalizacin de manuales. 13) El borrador del manual deber ser confrontado con la organizacin y los procedimientos en los puestos de trabajo, en los casos de que estos ya estuvieran implantados, discutiendo con las jefaturas y empleados involucrados. 14) Introducidas las modificaciones, producto del proceso anterior, el GT entregar al equipo de Organizacin y Mtodos para su revisin final y por su intermedio al Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional para la aprobacin del documento y de su implantacin. 15) Luego de su aprobacin y de su autorizacin de implantacin, el analista prepara, conjuntamente con el Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos y los jefes responsables de la implantacin, el programa de implantacin, incluyendo tiempos, recursos humanos y materiales. 16) Prepara junto con la unidad de entrenamiento y los jefes responsables el plan de entrenamiento de personal. 17) Promueve una reunin de Jefes y empleados de las unidades involucradas con el objeto de facilitar la implantacin venciendo las resistencias y los temores que surgen como consecuencia de cualquier cambio organizacional. 18) El analista inicia y apoya permanentemente la implantacin del proyecto asesorando a los jefes en la solucin de los obstculos que se les presentaren. 19) Implantado el manual, el equipo de Organizacin y Mtodos iniciar la funcin de coordinacin y ejecucin directa de la actualizacin del manual, mantenindolo siempre en vigencia.
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PROCEDIMIENTO
SISTEMA
PLANEAMIENTO
CODIGO SUBSISTEMA

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MP300.07
HOJA
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d) Elaboracin de otros Manuales. De modo general podemos expresar que un Manual comienza a justificarse en la empresa cuando, debido a su tamao y complejidad, los empleados comienzan a perder la visin del conjunto, desconociendo la importancia que sus actividades puedan tener para otras unidades orgnicas, de manera que no llevan a cabo adecuadamente las rutinas que de ellos se necesita para el funcionamiento bsico de la empresa ya que tiene dudas de su propia autoridad y responsabilidad debido a la creacin de nuevas funciones y sectores. Es posible que se pretenda agrupar en un solo documento este conjunto de ideas, polticas, normas y procedimientos cuyas caractersticas correspondan a una actividad especfica, y que no formen el conjunto de funciones de una unidad, tales como manuales del Chofer, del Jefe Zonal, de Seguridad e Higiene Industrial, etc. La elaboracin de los mismos depender del criterio del Jefe del Equipo de Organizacin y Mtodos y de la fundamentacin de la necesidad de parte del responsable del rea interesada. Dicha elaboracin deber obedecer los procedimientos descritos para los otros manuales.
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PROCEDIMIENTO
SISTEMA
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MP300.07
HOJA
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4.7.5. Diagramacin a) Procedimiento Para Elaboracin De Manuales.
E X IS T E M ANUAL ?
SI
D E F IN IR RESPO NSABLES D E E V A L U A C IO N
NO E S T U D IA R Y EVA LU AR M AN U AL D E F IN I R O B J E T IV O S
D E F IN I R R ESPO N SABLES D E E L A B O R A C IO N
ES A P R O P IA D O ?
SI
NO
E S T U D IO P R E V I O DE LA O R G A N IZ A C IO N
EFEC TU AR LO S A JU S TES
P L A N E A M IE N T O Y P R O G R A M A C IO N D E TR A BAJO S
D I A G N O S T IC O Y D IS E O
EFECTUAR AJU STE
NO
APROBADO ?
SI
IM P L A N T A C IO N Y S E G U I M IE N T O
F IN
D IA G 7 1 .V S D
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PROCEDIMIENTO
SISTEMA
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CODIGO SUBSISTEMA

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b) Sistema de Codificacin de Documentos de Gestin.
F o rm a to G e n e ra l : I D E N T I F IC A C I N D E L R E A D E A C T U A C I N EN LA ESTRUCTURA F U N C IO N A L
pp
ff
F o r m u l a r io
P ro c e d im ie n to
A c t i v id a d P ro c e s o S u b S is te m a
Id e n tific a c i n d e l S is te m a E m p re s a ria l s e g n la s ig u ie n te T a b la : S O C A F P = = = = = = A s e s o r a O p e ra c io n a l C o m e r c ia l A d m in is tra tiv o C o n ta b ilid a d y F in a n z a s P la n e a m ie n to
Id e n tific a c i n d e l T ip o d e D o c u m e n to s e g n la s ig u ie n t e T a b la :
E M N R S T U = = = = = = = E s p e c if i c a c i n T c n i c a M a n u a l d e G e s ti n N o r m a s A d m in i s t r a t i v a s R e g la m e n t o M a n u a l d e S i s t e m a A p li c a t i v o N o r m a s T c n ic a s / O p e r a t iv a s M a n u a l d e U s u a r io d e S i s t e m a A p li c a t i v o
O R G A 1 0 .D O C
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4.7.6. Formularios a) Formulario MP300.07.01: Manual de Organizacin. 1) Objetivo Este formato se utiliza para plasmar la Estructura Orgnica y las funciones de cada unidad, facilitando la incorporacin de informacin bsica que este tipo de Manual debe contener. 2) Presentacin El Manual de Organizacin es un documento que contiene la estructura Organizacional de la Empresa y las funciones de cada unidad. La presentacin de las hojas del Manual de Organizacin es la siguiente : Titulo : Manual de Organizacin Sistema : Campo destinado para colocar el Sistema del cual se est describiendo su estructura orgnica y atribuciones. Subsistema : Idem a 2.2 pero referido al Subsistema. Asunto : Idem a 2.2 pero referente al componente del Subsistema Documento de Aprobacin : N de documento de Aprobacin del Manual Fecha de Vigencia : Campo destinado a colocar la fecha que entra en vigencia el contenido del documento. Hoja : Campo destinado a la numeracin de las hojas utilizadas en el Manual 3) Llenado del Formulario El Manual de Organizacin debe contener por lo menos : Objetivos y Polticas Generales de la Empresa Organigrama General Estructura Organizacional Base Legal Responsabilidades, Atribuciones y niveles de dependencia de las diversas unidades orgnicas.
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SISTEMA
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MP300.07
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M A N U A L D E O R G A N IZ A C I N
S IS T E M A :
D O C U M E N T O D E A P R O B A C IO N :
S U B S IS T E M A :
F E C H A D E V IG E N C I A
H O JA DE
ASUNTO
M P 3 0 0 .0 7 . 0 1
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b) Formulario MP300.07.02 : Manual De Normas Internas 1) Objetivo
Se utiliza para plasmar las Normas Internas de la empresa para cada una de sus reas de actuacin. 2) Presentacin
El Manual de Normas Internas es un folder de tipo coleccionable con divisiones al interior en cartulina con visores, dividido en tantas partes como Sistemas que estn definidos en la Empresa. Cada parte tiene el contenido completo de las normas que rigen las actividades de cada sistema y que se desarrollan aplicando la tcnica indicada en el Subitem 2.9. Titulo : Norma Interna. Cdigo : Campo destinado para colocar el cdigo atribuido a la Norma Interna segn el Diagrama 4.7.5.b) del presente Manual. Hoja : Campo destinado a la numeracin de las hojas utilizadas en el Manual para cada Orden interna seguido del N total de hojas que conforman la O.I. separados por una diagonal invertida. Sistema, Subsistema : Campos destinados para colocar el Sistema y Subsistema que debe supervisar, controlar y orientar en cuanto a la correcta aplicacin de la Orden Interna. Asunto : Descripcin suscrita que sugiera el objetivo de la Orden Interna. Fecha de Vigencia : Espacio destinado para indicar la fecha a partir de la cual la norma rige. Reemplaza : Espacio destinado para indicar el cdigo de las Ordenes Internas que fueron Substituidas. Firma y Sello de Autorizacin : Firma de la persona facultada para autorizar la aplicacin de la Norma.
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SISTEMA
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C O D IG O :
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N O R M A IN T E R N A
S IS T E M A : ASUNTO : S U B S IS T E M A :
HO JA :
DE
F E C H A D E V IG E N C IA :
REEM P LAZA :
/ M P 3 0 0 . 0 7 .0 2
F IR M A Y S E L L O D E A U T O R IZ A C IO N
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SISTEMA
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c) Formulario MP300.07.03 : Manual De Operacin 1) Objetivo
Se utiliza para plasmar las tcnicas y metodologa de los procedimientos que corresponden a un determinado sistema. 2) .Presentacin
El Manual de Operacin es un folder de tipo coleccionable dividido en tantas partes como procedimientos contenga para el Sistema al cual est referido, los cuales resultaron como producto de aplicar la Tcnica del Subitem 2.5. Sistema, Subsistema : Campos destinados para colocar el Sistema y Subsistema que debe supervisar, controlar y orientar en cuanto a la correcta aplicacin de los Procedimientos. Cdigo : Campo destinado para colocar el cdigo atribuido al Procedimiento segn el Diagrama 4.7.5.b)., del presente Manual. Procedimiento : Descripcin suscrita que sugiera el objetivo del Procedimiento. Hoja : Campo destinado a la numeracin de las hojas utilizadas en el Manual para cada Procedimiento seguido del N total de hojas que conforman dicho Procedimiento, separados por una diagonal invertida. Firmas Aprobatorias : Firmas de las personas facultadas para aprobar la aplicacin del Procedimiento. Versin : Indicacin del Nmero de Versin del Procedimiento. Fecha de Vigencia : Espacio destinado para indicar la fecha a partir de la cual el procedimiento rige.
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HOJA

P R O C E D IM IE N T O
S IS T E M A C O D IG O
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S U B S IS T E M A
P R O C E D I M IE N T O
H O JA
D E S C R I P C IO N
F I R M A S A P R O B A T O R IA S
V E R S IO N
F E C H A D E V I G E N C IA
M P 3 0 0 . 0 7 .0 3
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LATIN CONSULT ESTTICA SABESP RODOLFO RETAMOZO
4.8. MECANISMOS DE EVALUACION Y CONTROL DE GESTION Para el Clculo del ndice de Desarrollo de Proyectos (IDP) : Mensual : Nro.de Actividades EjecutadasA
IDPM
Acumulado :
= Nro. de Actividades Programadas

B
X 100
IDPA
= B
X 100
/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_3/128754994.doc
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5. PLAN DE IMPLANTACION El inicio de la implantacin de la funcin de Organizacin y Mtodos y Anlisis de Procesos debe considerar dos elementos importantes: La Seleccin y el entrenamiento que resultar de mucha ayuda en el apoyo a los empleados que pasarn a cumplir esta funcin, ya que se prev que carecen de la experiencia y conocimiento necesarios para ejercer la funcin que estn asumiendo. La Formulacin de un Manual de Organizacin y Mtodos por la misma razn que el elemento anterior. Adems el grupo de Organizacin y Mtodos y Anlisis de Procesos podr aprovechar toda las ventajas en cuanto a aplicacin Metodolgica para elaborar el resto de Manuales. El Manual de Organizacin y Mtodos, deber contener toda la base terica, tanto como las herramientas tcnicas y adecuadas para el desempeo de las actividades de Organizacin y Mtodos, en base a un compendio de conceptos, principios y tcnicas que servirn de elemento de orientacin y consulta a los analistas. Este deber ser actualizado de acuerdo al nivel de asimilacin de parte de los analistas y considerando las nuevas tcnicas aplicables a la empresa. La implantacin del Modelo de Organizacin y Mtodos y Anlisis de Procesos considera dos etapas bsicas: Formalizacin de la Funcin Organizacin y Mtodos y Anlisis de Procesos e Implantacin del Modelo de Organizacin y Mtodos y Anlisis de Procesos. En la primera etapa se definen los elementos normativos necesarios y la conformacin del grupo que tendr a su cargo las actividades de Organizacin y Mtodos y Anlisis de Procesos. Al inicio el modelo ser asimilado y adaptado a las caractersticas propias de la empresa adecuando el Manual de Operaciones de Organizacin y Mtodos. Culminada esta etapa, la empresa estar apta para la implantacin del Modelo de Organizacin y Mtodos y Anlisis de Procesos. La implantacin propiamente dicha del modelo ser la segunda etapa, debiendo tener definido el soporte operacional del grupo, dotarlo de recursos materiales necesarios y promover el entrenamiento especfico a modo de seminarios, cursos, talleres, etc.; relacionado con las tcnicas de Organizacin y Mtodos consideradas en el Modelo dirigido al personal designado. Un esquema General que seala las actividades principales a cubrir en cada etapa del Plan de Implantacin es el siguiente:
79
Etapa 1 Tarea 1
Formalizacin de la Funcin de Organizacin y Mtodos y Anlisis de Procesos. Establecer el Grupo de Trabajo 1. Nombrar el personal del Grupo. 2. Definir la Organizacin y Funciones del Grupo. 3. Aprobar el Grupo. 4. Instalar el Grupo. Preparar el Manual de Operaciones de Organizacin y Mtodos 1. Estudiar el Modelo General de Planeamiento y Desarrollo Organizacional y Anlisis de Procesos. 2. Adaptar el Modelo General a las caractersticas de la empresa: La organizacin Interna del Grupo de Planeamiento y Desarrollo Organizacional y Anlisis de Procesos Mtodos. Los procedimientos normativos, las rutinas y flujos. Los formularios a ser utilizados. Las Tcnicas de Anlisis y los elementos de seguimiento. 3. Preparar el Manual de Operaciones. 4. Aprobar el Manual. Implantacin del Modelo de Organizacin y Mtodos y Anlisis de Procesos. Tarea 1 Establecer el Grupo de Organizacin y Mtodos y Anlisis de Procesos. 1. Definir el personal necesario. 2. Definir Instalaciones fsicas y otros recursos para el funcionamiento. 3. Establecer formalmente la Funcin de Org. y Mtodos. 4. Nombrar al personal del Grupo. 5. Entrenar al personal. 6. Brindar los recursos materiales necesarios. 7. Instalar el Grupo. Implantar el Modelo de Organizacin y Mtodos l y Anlisis de Procesos. 1. Definir prioridades de accin. 2. Definir Sistema de Trabajo. 3. Elaborar el Plan Anual de Trabajo. 4. Elaborar la programacin de actividades. 5. Iniciar el desarrollo de actividades. Anlisis y Evaluacin de la Implantacin 1. Determinar los indicadores 2. Ajustar Metas, Estrategias y Procedimientos de Implantacin.
Tarea 2
Etapa 2
Tarea 2
Tarea 3
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6. GLOSARIO Accin: Efecto o resultado de hacer. Actividad: Conjunto de las tareas propias de una persona o entidad. Alcance: Lo que se va a conseguir, lograr, obtener. Lo que comprende o se entiende. Anexo: Documento o pieza que, como comprobante , se agrega al fin de un manuscrito o impreso. Catastro: Censo de fincas urbanas, rurales. Componente: Cada uno de los elementos que intervienen en la formacin de un todo. Concepto: Pensamiento expresado con palabras. Sentencia, agudeza. Juicio, opinin, fama, reputacin. Conceptual: Que pertenece o se refiere al concepto. Cuadro: Marco (cerco de algunas cosas) Diseo: Descripcin o bosquejo de alguna cosa hecho por palabras. Dossier: Expediente (conjunto de documentos que se refieren a un asunto) Enfoque: Descubrir y comprender la esencia de un asunto para tratarlo o resolverlo con acierto. Enfoque Conceptual: Expresar y/o representar la esencia de un asunto para tratarlo o resolverlo con acierto. Estrategia: Habilidad, destreza y pericia para dirigir un asunto. El conjunto de reglas que aseguran una decisin ptima en cada momento. Esquema: Representacin grfica y simblica de cosas materiales atendiendo solo a sus lneas o caracteres ms significativos y que se somete a deliberacin de un concilio. Estructura: Conjunto de elementos solidarios entre s o cuyas partes son funciones unas de otras. Hay en ellas enlace y funcin ms que adicin y fusin. Figura: Forma exterior y peculiar de cada cuerpo. Flujo: Movimiento de las cosas fluidas. Flujograma: Representacin grfica de las cosas. Funcin: Capacidad de accin o accin propia de los cargos y oficios. Implantar: Plantear (establecer sistemas, instituciones, reformas, etc.). Ingerir (introducir una cosa en otra) Implementar: Llevar a cabo, realizar, ejecutar. Poner en practica, aplicar Integral: Dcese de las diferentes partes que entran en la composicin de un todo. Institucional: Relativo a cualquiera de las organizaciones fundamentales de un estado, nacin o sociedad. Inventario: Asiento de los bienes de las personas o de una comunidad. Lineamiento: Dibujo de un cuerpo por el cual se distingue y conoce su figura. Manual: Libro en que se compendia lo sustancial. Meta: Fin al que se dirigen las acciones. Mtodo: Modo habitual de obrar o proceder. Misin: Poder que se da a una persona para ir a desempear un cometido. Modelo: Ejemplar o muestra que sigue o a que se ajusta quien ejecuta una obra de arte u otra cosa. Designacin del modo de ser de ciertas realidades. Representacin en pequeo de una cosa. Realidad en estado de perfeccin. Necesidad: Falta o carencia de las cosas indispensables para subsistir. Norma: Pauta, Regla de conducta Objetivo: Fin, intento o propsito de una operacin. Operacin: Accin de operar. Operar: Realizar o llevar a cabo algo. Obrar, trabajar o ejecutar diversos menesteres u ocupaciones. Operativo: Dcese de lo que obra y produce un efecto.
81
Organigrama: Representacin grfica de la estructura formal de la organizacin de una empresa indicando las lneas de autoridad, responsabilidad y coordinacin. Organizacin: Disposicin, Orden. Plan: Extracto, apunte, escrito en que se expone la traza o disposicin general de una cosa. Poltica: Orientaciones o directrices que rigen la actuacin de una persona o entidad en un asunto o campo determinado. Programa: Anuncio de las partes que ha de tener o de las condiciones a que se ha de sujetar alguna cosa. Declaracin previa de lo que se piensa hacer en una materia. Procedimiento: Mtodo de hacer algunas cosas. Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de una operacin artificial. Recurso: Bienes o medios de subsistencia. Regla: Razn, medida, norma a que se han de ajustar las acciones para que resulten rectas. Sistema : Conjunto ordenado de cosas que tienen relacin entre s y contribuyen a un fin. SubSistema: Conjunto debajo o accin secundaria al sistema. Tctico: Arte de poner en orden las cosas. Sistema que con disimulo y habilidad se emplea para lograr un fin. Tarea: Obra o trabajo que debe hacerse en tiempo limitado. Recursos Tomo: Cada una de las partes de una obra impresa o manuscrita con paginacin propia y encuadernacin separadamente. Volumen: Libro encuadernado, que puede ser obra completa, o uno o ms tomos de ella, o ya est constituido por dos o ms escritos diferentes.
* Fuente de Datos : Enciclopedia Sopena
82

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PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS

PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS

PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS

D ESAR R O LLAR ESTABLEC ER R E C O M E N D A C IO N E S P R E L IM IN A R E S G T S /S D O I

S E G U IM IE N T O A L O S PR O YEC TO S CR EA R GCDI EM PR ESA E VALU AR PR O YE C TO S D E S IG N A R R E P R . S IS T E M A S EM PR ESA R E FO R M U LA R PR O YE C TO G T S GCDI GCDI

SI APRO BAR PR O YEC TO S GCDI

E S T A B L E C E R P R O G R A M A C IO N E F E C T IV A B G CDI / SDOI SI EVALU AR ESULTADO S GCDI

PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS

PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS

NUM ERO: R E G IS T R O D E T R A B A J O S D E O R G A N IZ A C IO N Y M E T O D O S FECHA:

RESU M EN DE RESULTADO S IM P L A N T A D A S ESTRUC TUR A P R O C E D IM IE N T O S TO TA LE S N %

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

GRUPO DE TR ABAJO PO R PR O YEC TO

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

RESUMEN DEL ACTA ANTERIOR :

PROYECTO DE AGENDA PARA LA SIGUIENTE REUNION : FIRMA DE LOS PARTICIPANTES :

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

b) Formulario MP300.02.02 : Diagrama General de Control de Proyectos.

DIAGRAMA GENERAL DE CONTROL DE PROYECTOS

PLANEAMIENTO ORGANIZACIONAL Y SOPORTE INFORMTICO

HOJA ____ DE ____

RESPON SABLE GT1

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

c) Formulario MP300.02.03 : Informe Mensual de Seguimiento a los Proyectos.

A C T IV ID A D E S RES PO NSA BLE S U B -A C T IV ID A D E S F . IN IC IO

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

Anexo al Formulario MP300.02.03

CONTROL MENSUAL DE SEGUIMIENTO AL PROYECTO

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES

SUBSISTEMA DE DESARROLLO ORGANIZACION E INFORM ATICO (SDOI)

RESPON SABLE GCDI

Fecha de Evaluacin 28 de Marzo de 1,996

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

NUMERO : FECHA : METODOLOGA :

DISTRIBUCIN DEL TRABAJO :

ACTIVIDADES Y SUB ACTIVIDADES A TIEMPO REALIZAR APROX.

FIRMA Y NOMBRE DE LOS MIEMBROS DEL GRUPO DE TRABAJO

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

Anexo al Formulario MP300.02.04

CRONOGRAMA DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

CRONOGRAM A DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES

HOJA DE