Beneficios de una PMO

Estandariza la metodologa, los procedimientos, herramientas y plantillas para la gestin. Prioriza las estrategias, programas y proyectos. Mejora la estimacin y el cumplimiento de los tiempos en el proyecto. Mejora el presupuesto y el cumplimiento de la ejecucin de los costos asignados al proyecto. Mejora los niveles de calidad en el proyecto y en el producto Visibilidad de los proyectos. Confiabilidad en la informacin para la toma de decisiones dentro del proyecto o de la alta gerencia. Optimiza los niveles de comunicacin entre proyectos. Racionaliza el uso de recursos compartidos. Propicia la adecuada administracin de la configuracin de los proyectos y el despliegue de las lecciones aprendidas. Minimiza los riesgos y su impacto.

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Definicin de PMO Existen varios conceptos de una oficina de proyectos (PMO) una de ella la define como una unidad organizacional, fsica o virtual, especialmente diseada para dirigir y controlar el desarrollo de un grupo de proyectos informticos de manera simultanea, todo con el objetivo de minimizar riesgos (tiempo, demora, inversiones, etc.). El PMBOK la define como una unidad de la organizacin para centralizar y coordinar la direccin de proyectos a su cargo . Es una entidad que sirve de enlace entre IT (incluyendo a los directores y jefes de proyectos) y las unidades usuarias de la organizacin. Por su parte un Programa es un grupo de proyectos relacionados orientados a cubrir necesidades especficas del negocio. Generalmente la PMO supervisa la direccin de proyectos, programas o ambos. Caractersticas de una PMO - Acta como un rgano de gobierno sobre los proyectos. - Posee respaldo de la alta direccin de IT. - Roles y autoridades perfectamente definida. - Dependiendo del tamao de la organizacin podr tener entre 1 6 personas. - Recursos compartidos y coordinados entre todos los proyectos administrados por la PMO. - Identificacin y desarrollo de la metodologa de direccin de proyectos, de las mejores prcticas y de las normas. - Oficina de informacin y administracin de polticas, procedimientos y plantillas de proyectos, y de otra documentacin compartida. - Direccin de configuracin centralizada para todos los proyectos administrados por la PMO. - Repositorio y gestin centralizados para riesgos compartidos y nicos para todos los

proyectos. - Oficina central para la operacin y gestin de herramientas del proyecto, como el software para la direccin de proyectos en toda la empresa. - Coordinacin central de la gestin de las comunicaciones entre proyectos - Una plataforma gua para directores del proyecto. - Supervisin central de todos los cronogramas y presupuestos de proyectos de la PMO, normalmente en el mbito empresarial. - Coordinacin de los estndares generales de calidad del proyecto entre el director del proyecto y cualquier organizacin de evaluacin de calidad de personal o de estndares interna o externa Ventajas y desventajas Entre sus principales ventajas: - Instancia dedicada a monitorear el comportamiento de los proyectos, minimizando as riesgos de fracaso - Procesos y mtricas estndar para todos los proyectos - Ente centralizado para apoyo a los directores y jefes de proyectos Entre sus potenciales desventajas: - Puede ser percibida como un ente burocrtico - Personal no preparado puede ser un riesgo - Falta de herramientas de automatizacin de los procesos - Puede ser difcil medir el xito de una PMO - La cultura y el cambio pueden convertirse en enemigos Tipos de PMO Casey y Peck (2001) plantean tres modelos fundamentales de PMO. Ellos son: 1) Weather Station (Estacin meteorolgica), una especie de PMO cuya misin esencial es emitir informes y mtricas relacionada con los proyectos y el programa de la PMO 2) Control Tower (Torre de control), ejerce un poco ms de control sobre los proyectos, apoyando en las diferentes etapas del ciclo de vida de stos. Incluso estandariza polticas y procedimientos para gobernar planificacin, ejecucin y gerencia de proyectos. Igualmente sugiere la creacin de un comit para seleccionar y definir estndares sobre los proyectos. 3) Resource Pool, corresponde con un inventario de recursos disponibles a los jefes y gerentes de proyectos en su desarrollo y ciclo de vida. Objetivos Entre los ms relevantes objetivos de una PMO estn: - Reducir fallas de los proyectos IT - Reducir gastos innecesarios en los proyectos - Completar proyectos en el tiempo planificado - Estandarizar procesos, metodologas, mejores prcticas y nomenclatura en la direccin de proyectos

Funciones - Alinear proyectos con objetivos del negocio a objeto de minimizar riesgos. - Proporcionar apoyo tcnico de proyectos a encargados de proyectos - Administrar el pool de recursos para una efectiva direccin de proyectos - Apoyar la elaboracin del plan de proyectos y su interaccin con otros planes. - Evaluar viabilidad econmica (ROI, NPV, TIR), tcnica, operativa y alineacin con los objetivos del negocio - Coaching a los directores y jefes de proyectos en las diferentes etapas del ciclo de vida de los proyectos. - Formar y/o contribuir con el conocimiento de los responsables de proyectos. - Documentar los procesos, metodologas y mtricas de gestin de proyectos. - Coordinar proyectos a su cargo. - Generar y/o propiciar la generacin de indicadores de costo, riesgo, tiempo y calidad del proyecto - Generar reportes y dashboards a los diferentes roles y niveles de autoridad definidos en la organizacin. - Define y establece estndares - Gerencia la cartera de proyectos de la empresa. - Revisa los requerimientos de proyectos y apoya en la seleccin de los mismos. - Realiza el plan de los proyectos, de principio hasta el cierre. - Gestiona el rendimiento de la oficina a travs del anlisis y reporte de mtricas. Dominios y alcance - Proporciona apoyo y soporte en temas relacionados con tcnicas de Gerencia de Proyectos. - Metodologas de estimacin de recursos utilizados en los proyectos (tiempo, inversin, RRHH, etc.) - Gestin de riesgos y problemas. - Apoyo a la gestin del cambio organizacional y estrategias de comunicacin. - Apoyo y control en la definicin de estndares de calidad. - Apoyo en relacin a la arquitectura tcnica. - Apoya y asesora en lo relativo a estndares de metodologas y desarrollo de proyectos El Project Management Institute (PMI) es el organismo lder en Direccin Profesional de Proyectos que agrupa el mayor numero de afiliaciones con mas de 255,000 asociados en 140 pases alrededor del mundo y 250 captulos en 70 pases. El principal objetivo del PMI es la investigacin, desarrollo y divulgacin de estndares sobre la Administracin de Proyectos a travs de publicaciones, actividades educativas, seminarios, simposios y congresos. As mismo, Certifica y Avala que los asociados cumplan con los requisitos de conocimientos y experiencia suficiente para ejercer la profesin a travs de sus programas de Certificacin como:

Project Management Professional PMP Certified Associate in Project Management CAPM

Program Management Professional PgMP PMI Scheduling Professional PMI-SP PMI Risk Management Professional PMI-RMP

Objetivos del PMI

Ser una organizacin que propaga y comparte las mejores prcticas en Administracin de Proyectos con la finalidad de que esta profesin sea cada vez ms reconocida en Mxico y en particular en la Regin Occidente del Pas.

Captulos y Comunidades de Prctica

La mayora de las actividades del PMI toman lugar en ms de 250 Captulos locales y 30 comunidades de prctica. Estas comunidades, abiertas para miembros y dirigidas por voluntarios, fomentan la difusin de conocimiento y Networking que son puntos centrales de la misin del PMI. Mxico cuenta con 472 Asociados en diversos estados de la Repblica y con cuatro captulos representativos de PMI en las Ciudades de Guadalajara, Monterrey, Puebla y la Ciudad de Mxico.

Investigaciones de PMI sostienen que un gerente de proyectos certificado con experiencia prctica ostenta un salario promedio de 101,500 anuales en estados unidos.