Você está na página 1de 129

Noes de Arquivologia

Prof. Fabrcio Mariano

Captulo 1: Conceito e Princpios de Arquivamento

Definio Lei 8.159/91

Art. 2: Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Prof. Fabrcio Mariano

Definio T. R. Schellenberg

Arquivos so documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido conservados de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sidos depositados ou selecionados para depsito, num arquivo de custdia permanente".

Prof. Fabrcio Mariano

Princpios do arquivamento

Finalidade servir
Funo guardar

Prof. Fabrcio Mariano

Centro de documentao

rgo responsvel pelo tratamento disseminao da informao:

arquivos, bibliotecas, museus, centros de documentao, entre outros

Prof. Fabrcio Mariano

Arquivar a documentao

coloc-la em lugares previamente fixados, nas melhores condies de:

segurana; Acessibilidade; conformidade classificao;

com

sua

organizao

variam com as caractersticas funcionais e operacionais de cada empresa.

Prof. Fabrcio Mariano

O processo da informao

compreende graus separados ou operaes elementares:

produo, registro e formao, catalogao, Conservao, difuso e explorao pelo utilizador.

uma cadeia de transmisso da informao.


Prof. Fabrcio Mariano

Tratamento da informao

O tratamento da informao no numrica compreende duas partes:

a anlise documental; a manuteno documental.

Prof. Fabrcio Mariano

A anlise documental

desdobra-se em:

Registrar: registro cronolgico de todos os documentos neles encontrados; Classificar: selecionar os documentos de acordo com um planejamento e programao determinados. o conjunto de regras lgicas para orientar o arquivista.

Prof. Fabrcio Mariano

10

A manuteno documental

Ordenar: reunir a documentao nos grupos que foram definidos na etapa de classificao. A ordenao um ato executrio, o ato de fazer o arquivo.

Classificao =>parte terica, Ordenao =>parte prtica;

Conservar: a guarda dos documentos em locais adequados e nas melhores condies possveis; Procurar: busca dos documentos; Difundir: redistribuio da informao.
Prof. Fabrcio Mariano
11

Diferenciao entre Arquivo e Biblioteca


Arquivo Biblioteca S serve ao pas de origem* Pode receber doaes de outros pases Cpias devem ser evitadas Podem ser feitas cpias

Tem objetivo funcional

Tem objetivo de consulta e pesquisa

*Observao: Se um documento sai de um Arquivo de um pas A para um pas B, este, ao chegar ao pas B, ser classificado como material de Biblioteca.

Prof. Fabrcio Mariano

12

Questes de Concursos
1) (CVM) Uma loja de uma grande rede recebeu um auto de infrao. Para elucida-lo, os dirigentes da rede precisavam encontrar certos documentos, mas a desorganizao do arquivo vem lhes causando dificuldades. Alguns de seus problemas so: as vrias origens dos documentos foram mescladas; no existe cronologia formal nos volumes de documentos; os documentos correntes so misturados aos intermedirios e permanentes; existem; desordenadamente, vrias revistas especializadas, catlogos de preos, boletins, folhetos de publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para se iniciar essa organizao : a) b) c) d) e) solicitar a colaborao do diretor da empresa fazer o levantamento documental numerar o acervo para eliminar os documentos arranjar sistematicamente a documentao elaborar os instrumentos de pesquisa
Prof. Fabrcio Mariano
13

2) Qual a alternativa que no est ligada a funo do arquivo?


a) recolhimento dos fatos b) relao dos fatos que podem ser teis as finalidades diretivas c) conservao ordenada dos fatos recolhidos e classificados de modo a permitir sua preservao enquanto se revelar necessria e til a sua consulta d) procura de fatos recolhidos e conservados para consulta e elaborao. e) os fatos recolhidos so arquivados ao acaso, mas devem ser arrumados por assunto, mas a ordem no importante.

Prof. Fabrcio Mariano

14

3) Schellenberg afirma que ...fornecer as bases para o entendimento entre a prpria repartio e os funcionrios do arquivo, sobre o que deve ser feito com esses documentos da repartio a que dizem respeito... significa falar objetivamente de planos de:
a) identificao. b) destinao. c) classificao d) procedncia

Prof. Fabrcio Mariano

15

4) (TSE Tcnico Judicirio CESPE 2007) possvel estabelecer uma srie de diferenas entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenas, assinale a opo correta.
a) Os documentos de arquivo so produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos culturais. b) Os documentos de arquivo so colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais. c) Os documentos de arquivo so classificados a partir de mtodos predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras. d) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias.
Prof. Fabrcio Mariano

16

Captulo 2: Arquivstica: Origem e Histria

17

Definio

A arquivstica, tambm conhecida como Arquivologia, tem por objetivo o conhecimento da natureza dos arquivos, teorias, mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao.
(Fonte: Dicionrio de Terminologia Arquivstica)

Prof. Fabrcio Mariano

18

Legitimao em alguns pases

Frana:

A origem da custdia dos documentos (guarda pelo governo); destruio do arquivo de propriedade do antigo regime; 12 setembro de 1790: criado o arquivo nacional com o objetivo de guardar documentos da nova Frana.
Prof. Fabrcio Mariano

19

Inglaterra:

Aps 50 anos a Revoluo Francesa, a Arquivstica foi legitimada na Inglaterra; sua legitimao de fato se deu por uma circunstncia prtica (para organizao de documentos pblico e privados) e cultural.

Prof. Fabrcio Mariano

20

Estados Unidos:

Aps 100 anos a revoluo Francesa, a Arquivstica foi legitimada nos EUA; ocorreram debates no congresso sobre a importncia dos arquivos para pesquisa da histria americana.

Prof. Fabrcio Mariano

21

Questes de Concursos
1) (NCE) De acordo com Schellenberg, o primeiro Arquivo nacional criado foi oficializado por decreto de:
a) 1630; b) 1790; c) 1815; d) 1840; e) 1910;

Prof. Fabrcio Mariano

22

2) (NCE) A preocupao com a avaliao de documentos surge:


a) Em decorrncia da proliferao de tipos de publicaes e sociedades cientficas, 1890. b) Na revoluo Industrial na Inglaterra; c) Em conseqncia do aumento considervel da produo de documentos durante e aps a Primeira Guerra Mundial; d) Em conseqncia do aumento considervel da produo de documentos e aps a II Guerra Mundial; e) Em torno de 1455, com a inveno da imprensa por Gutenberg (1400-1467).

Prof. Fabrcio Mariano

23

3) (NCE) A abordagem da teoria das trs idades oriunda:


a) Estados Unidos b) Frana c) Canad d) Espanha e) Reino Unido

Prof. Fabrcio Mariano

24

Captulo 3: Idade dos Documentos

25

Classificao T. R. Schellenberg

Primeira Idade: Arquivo Corrente ou Ativo;


Segunda Idade: Arquivo Intermedirio ou Temporrio;

Terceira Idade: Arquivo Custdia, Morto ou Inativo.

Permanente,

Prof. Fabrcio Mariano

26

Classificao Marilena Leite Paes

Primeira Idade: arquivo ativo;


Segunda Idade: arquivo inativo; Terceira Idade: arquivo permanente.

Prof. Fabrcio Mariano

27

Classificao Helosa Bellotto

Primeira Idade: arquivo corrente;


Segunda Idade: arquivo intermedirio; Terceira Idade: arquivo permanente ou histrico.

Prof. Fabrcio Mariano

28

Classificao Lei 8159/91:


Art.

8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes.


1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes. 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Prof. Fabrcio Mariano
29

Tabelas de Temporalidade dos Documentos (TTD)

um instrumento arquivstico que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinao de documentos; instrumento resultante do processo de avaliao de documentos; Na elaborao da tabela de temporalidade devem ser observadas a teoria das trs idades; a TTD um mtodo de pesquisa utilizada pelo profissional de Arquivo.
Prof. Fabrcio Mariano
30

Classificao quanto entidade mantenedora

Pblicos; Privados.

Prof. Fabrcio Mariano

31

Classificao quanto o acesso

Franqueados: tem como caracterstica o fato de serem disponibilizados ao pblico; Restritos: referentes a segurana nacional e a ordem poltica; Confidenciais: documentos de posse do Ministrio das Relaes Exteriores e acessados somente por pessoas credenciadas.
Prof. Fabrcio Mariano

32

Questes de Concursos
1) (BNDES Tcnico Administrativo CESGRANRIO 2006) A teoria arquivstica apresenta as trs idades dos arquivos como estgios de sua evoluo. A idade em que so arquivados os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa a:
(A) permanente. (B) corrente. (C) especializada. (D) empresarial. (E) pblica.

Prof. Fabrcio Mariano

33

2) (ANEEL Tcnico Administrativo ESAF 2004) De acordo com o conhecimento arquivstico sistematizado, nas organizaes, os documentos mais recentes e freqentemente consultados localizam-se nos:
a) arquivos permanentes. b) arquivos histricos. c) arquivos correntes. d) arquivos intermedirios. e) arquivos de segurana.

Prof. Fabrcio Mariano

34

3) (ANEEL Tcnico Administrativo ESAF 2004) O instrumento de destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento, eliminao e mudana de suporte de documentos chama-se: a) plano de classificao. b) inventrio. c) listagem de eliminao. d) tabela de temporalidade. e) termo de recolhimento.

Prof. Fabrcio Mariano

35

4) (BR Distribuidora Tcnico de Administrao e Controle Cesgranrio 2008) A teoria das trs idades dos documentos, compreendendo o arquivo corrente, o arquivo intermedirio e o arquivo permanente, corresponde, efetivamente, ao:
(A) valor secundrio. (B) conjunto orgnico. (C) ciclo vital. (D) instrumento de pesquisa. (E) arranjo funcional.

Prof. Fabrcio Mariano

36

5) (BR Distribuidora Tcnico de Administrao e Controle Cesgranrio 2008) As passagens dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios e destes para os arquivos permanentes so conhecidas, respectivamente, como:
(A) identificao e acesso. (B) transferncia e recolhimento. (C) provenincia e procedncia. (D) envio e recebimento. (E) descrio e difuso.

Prof. Fabrcio Mariano

37

6) (BR Distribuidora Tcnico de Administrao e Controle Cesgranrio 2008) A avaliao orienta aes relativas anlise e seleo dos documentos, visando fixao de prazos para a sua guarda e eliminao. A partir da teoria das trs idades, a aplicao de critrios de avaliao efetiva-se no arquivo:
(A) corrente. (B) ativo. (C) intermedirio. (D) permanente. (E) especial.

Prof. Fabrcio Mariano

38

Captulo 4: Documentao Tcnica

39

Definio

Documentao o fundamento do conhecimento, sendo fixada materialmente atravs da escrita de letras ou nmeros, desenhos, grficos, objetos, cenas e suscetvel de ser utilizado como informao e controle em consultas, estudos ou provas.

Prof. Fabrcio Mariano

40

Documentao Natural

tambm chamada de original, aquela que informa a documentao empresarial de qualquer forma. Exemplos:

cartas exposio de motivos avisos ofcios contratos aplices termo de responsabilidade, etc.
Prof. Fabrcio Mariano
41

Documentao Oficial

Documentao proveniente de rgos pblicos. A correspondncia oficial, segundo a natureza do assunto, classifica-se em:

Secreta: Sigilo, segredo de Estado. Confidencial: informaes de carter pessoal, devem ficar restritas. Reservada: resguarda restrita ou transitria. Ostensiva ou Ordinria: a que no se acha includa nas anteriores e cuja divulgao no prejudica a administrao.

Prof. Fabrcio Mariano

42

Documentao Artificial

criada pela transcrio, no todo ou em parte, da documentao original para completar outro ciclo de informao, ou melhor, para por em evidncia os elementos inerentes aos citados documentos, tais como: fichas grficos desenhos mapas filmes fitas microcpias cpias impresses
Prof. Fabrcio Mariano

43

Classificao de documentos quanto ao gnero:

De acordo com Marilena Leite Paes, os documentos podem ser classificados, de acordo com o gnero, como: Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos; Cartogrficos: documentos em formatos (mapas, plantas, ...); Iconogrficos: documentos em suportes sintticos (fotografias, desenhos, gravuras, ...); Filmogrficos: documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas (fitas, filmes, ...); Sonoros: documentos com dimenso e rotao variveis; Microgrficos: documentos em suporte flmico resultantes da microimpresso de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas; Informticos: documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador (disco rgido, disco ptico, fita magntica, ...).
Prof. Fabrcio Mariano
44

Suporte

o material-base do objeto arquivado, ou seja, so os materiais sobre os quais as informaes so registradas. Exemplos:

Documentos escritos ou textuais => suporte o papel; Documentos filmogrrico => suporte a pelcula fotogrfica, entre outros.

Prof. Fabrcio Mariano

45

Questes de Concursos
1) (TSE Tcnico Judicirio CESPE 2007) Os suportes dos documentos de arquivo incluem:
a) papel, papel fotogrfico, pelcula videogrfica. b) plantas, mapas, fotografias. c) mdia eletrnica, pelcula filmogrfica, iconogrfico. d) negativo fotogrfico, diapositivo, audiovisual.

Prof. Fabrcio Mariano

46

2) (PMRP Arquivista VUNESP - 2008) Filme de nitrato, papel, certido de bito, folha e cpia so exemplos, respectivamente, das seguintes definies tcnicas:
(A) suporte, formato, tipo, formato e forma. (B) suporte, suporte, tipo, formato e forma. (C) suporte, suporte, espcie, forma e formato. (D) suporte, formato, tipo, forma e formato. (E) suporte, forma, espcie, forma e formato.

Prof. Fabrcio Mariano

47

3) Disco flexvel (disquete) e disco rgido (winchester) so exemplos de suporte:


a) b) c) d) e) informtico sonoro microgrfico iconogrfico existem duas opes anteriores corretas

Prof. Fabrcio Mariano

48

Captulo 5: Material Arquivstico

49

Material arquivstico

todo equipamento de consumo usado em arquivos. Existe grande variedade de material arquivstico, sendo difcil caracterizar todos os disponveis.

Prof. Fabrcio Mariano

50

Material de Consumo

aquele que sofre desgaste a curto ou mdio prazo. Exemplos:

fichas, guias, pastas, tiras de insero e outros.

Prof. Fabrcio Mariano

51

Caixas
N DE CAIXAS

LETRAS (Normgrafos)

MD/L Onde: MD massa documental L largura da caixa POSIO Documentao na vertical FURO Dedo na vertical para puxar a caixa

NUMERAO 1 - mximo 9 caixas 01 - mximo 99 caixas 001 - mximo 999 caixas 0001 - mximo 9 caixas

Prof. Fabrcio Mariano

52

Pastas

Consiste em uma folha de papelo resistente, dobrada ao meio, que serve para guardar e proteger os documentos; Toda pasta de arquivo possui uma guia; A notao pode ser alfabtica, numrica e alfanumrica. A , 010 , A-50

Prof. Fabrcio Mariano

53

Ficha

Retngulo de cartolina onde se registra a informao. As dimenses variam de acordo com as necessidades.

Prof. Fabrcio Mariano

54

Guias

Separam:

as pastas nas gavetas dos arquivos, reunindo-as em grupos, as partes ou sees dos arquivos ou fichrios .

Finalidade: facilitar a busca dos documentos.

Prof. Fabrcio Mariano

55

Funes das Guias

Primria Indica a primeira posio de uma gaveta ou seo de um arquivo; Secundria Subdiviso da primria; Subsidiria Subdiviso da secundria; Especial Localizao de um nome ou assunto de grande freqncia.

Prof. Fabrcio Mariano

56

Guia Fora

que tem como notao a palavra FORA e indica a ausncia de uma pasta do arquivo. So destinadas a implantar o controle sobre a sada dos documentos.

Prof. Fabrcio Mariano

57

1) (BNDES Cesgranrio 2006) A secretria da Diretoria retira uma pasta do arquivo para prestar informaes ao Diretor Administrativo da empresa. Passados quatro dias, o chefe do Departamento de Pessoal solicita a mesma pasta. O tcnico administrativo verifica que a pasta ainda no fora devolvida, pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma ficha com informaes sobre o emprstimo. Essa ficha, que ainda muito utilizada nos arquivos, a guia:
a) b) c) d) e) fsica subsidiria fora especial dentro

Prof. Fabrcio Mariano

58

2) (BNDES Cesgranrio 2006) No arquivo financeiro da empresa Arquiz de Investimentos Ltda. existe uma pasta de nmero 14 onde os documentos da firma Antunes & Cia. estavam arquivados. Devido a fatores externos, as transaes com a Arquiz de Investimentos Ltda. no puderam continuar. Desta forma, o tcnico administrativo transferiu os documentos da pasta para uma caixa e a encaminhou para o arquivo geral da empresa. Sabendo que o arquivo financeiro possui 180 pastas numeradas, o nmero da pasta 14 ser: (A) transferido junto com a documentao. (B) aproveitado para um novo cliente. (C) eliminado, mantendo-se a notao. (D) conservado no arquivo intermedirio. (E) recolhido ao arquivo permanente.
Prof. Fabrcio Mariano
59

3) (BNDES Cesgranrio 2006) Uma ficha apresenta os seguinte dados: procedncia, data de entrada, data do documento, nmero, cdigo do assunto, espcie, nmero de origem, assunto, distribuio, data, recebido. Trata-se de uma ficha de:
(A) descarte. (B) destinao. (C) avaliao. (D) proviso. (E) protocolo.

Prof. Fabrcio Mariano

60

Captulo 6: Mensurao de documentos textuais

61

Tabela de converso de unidades de medida de arquivo, suporte papel


Converso de Metros lineares Metros lineares Quilogramas Quilogramas Toneladas Toneladas Metros cbicos Metros cbicos Em Quilogramas Metros cbicos Metros lineares Metros cbicos Metros lineares Metros cbicos Metros lineares Quilogramas Multiplicar por 35 a 80 mdia = 50 0,6 a 0,12 mdia = 0,8 0,1 a 0,4 mdia = 0,025 0,0008 a 0,003 mdia = 0,0016 10 a 40 mdia = 25 0,80 a 3mdia = 1,6 8 a 16 mdia = 12 400 a 800 mdia = 600

Fonte: Manual de identificao de acervos documentais para transferncia e/ou recolhimento aos arquivos pblicos - Publicao tcnica n 40, do Arquivo Nacional, 1985

Prof. Fabrcio Mariano

62

Questes de Concursos
1) (Tcnico de Administrao e Controle BR Distribuidora 2008) Para a organizao de acervos acumulados, visando guarda definitiva, indispensvel a quantificao do acervo a partir da unidade de medida do arquivo. Desta forma, caso seja encontrada uma documentao amontoada, medindo 2 metros de comprimento, 1 metro de altura e 3 metros de largura, o arquivista saber que a medida exata deste arquivo, em m/l,
a) 6 b) 36 c) 40 d) 60 e) 72

Prof. Fabrcio Mariano

63

Captulo 7: Mtodos de Arquivamento

64

Mtodos de Arquivamento Marilena Leite Paes


Alfabtico

Geogrfico
Bsicos Numrico

Simples Cronolgico Dgito-terminal


Alfabticos Enciclopdico Dicionrio

Ideogrficos (por assunto)

Duplex Numricos Decimal Unitermo ou Indexao coordenada


Prof. Fabrcio Mariano
65

Padronizados

Variadex Automtico Soundex Mnemnico Rneo

Prof. Fabrcio Mariano

66

Regras de Alfabetao

Nome + sobrenome

Luiz Carlos Oliveira Arquiva-se: OLIVEIRA, Luiz Carlos

Artigos e preposies, tais como: a, o, de, d, da, do, e, um, uma (no so considerados)

Andr Luiz de Oliveira Arquiva-se: OLIVEIRA, Andr Luiz de

Prefixos DE, DE LA, LE, VON, MAC, M, D (no se separa)

Stefan De La Rua Arquiva-se: DE LA RUA, Stefan


Prof. Fabrcio Mariano
67

Ttulos honorferos, cientficos e profissionais liberais: a titulao no faz parte da regra de alfabetao

Presidente Fernando Henrique Cardoso Arquiva-se: CARDOSO, Fernando Henrique (Presidente)

Sobrenomes compostos: Neste caso, segue-se uma idia de substantivo + adjetivo


Andr Castelo Branco Arquiva-se: CASTELO BRANCO, Andr Heitor Villa-Lobos Arquiva-se: VILLA-LOBOS, Heitor

Prof. Fabrcio Mariano

68

Grau de parentesco como neto, filho, sobrinho, jnior segue a idia acima.

Paulo Carlos Filho Arquiva-se: CARLOS FILHO, Paulo

Sobrenomes com a palavra Santo, Santa e So no se separam


Luciano Santo Cristo Arquiva-se: SANTO CRISTO, Luciano

Prof. Fabrcio Mariano

69

Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome que corresponde ao sobrenome da famlia do pai

Francisco de Pina de Mello Arquiva-se: PINA DE MELLO, Francisco de

Nomes orientais, japoneses, chineses e rabes arquivam-se como se apresentam


Li Yutang Arquiva-se: Li Yutang (do mesmo modo)

Prof. Fabrcio Mariano

70

Nomes com sobrenome repetido arquiva-se pela ordem alfabtica dos mesmos

J. Vasconcelos John Vasconcelos Jeil Vasconcelos Arquiva-se: VASCONCELOS, J. VASCONCELOS, Jeil VASCONCELOS, John

Prof. Fabrcio Mariano

71

Empresas: Nome de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam

EMBRATEL Arquiva-se: EMBRATEL.

Empresas com artigos


O Globo Arquiva-se: Globo (O)

Observao: alguns autores admitem arquivar O Globo exatamente como se escreve, mas na hora da procura o arquivista procura pela letra G.
Prof. Fabrcio Mariano
72

Ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias devero ser arquivados de modo que a numerao no faa parte da regra de alfabetao e a procura seja feita em ordem alfabtica.

Segunda Conferncia de Fsica Terceiro Congresso de Geofsica Arquiva-se: Conferncia de Fsica (Segunda) Congresso de Geofsica (Terceiro)

Prof. Fabrcio Mariano

73

Questes de Concursos
1) (BNDES Tcnico Administrativo CESGRANRIO 2006) Um tcnico administrativo convidado a organizar o arquivo jurdico do Banco de Desenvolvimento Pecurio de sua cidade. Ao chegar instituio, observa que o acervo composto, exclusivamente, por processos, aproximadamente 100.000. Sabendo que o documento arquivstico nico e que as formas de acesso so diversas, ele deve optar pelo mtodo de arquivamento mais adequado para esses documentos, que o mtodo: (A) enciclopdico. (B) variadex. (C) numrico. (D) ideogrfico. (E) dicionrio.
Prof. Fabrcio Mariano
74

2) (BNDES Tcnico Administrativo CESGRANRIO 2006) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o mtodo numrico simples, a preocupao inicial recai somente na atribuio de nmeros a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir: 1- Alba Santos Silva; 2 Brbara Assuno; 3 - Banco Nacional do Desenvolvimento Econmico e Social; 4 - Alcedo Costa; 5 - Ricardo Alves e 6 Banco do Brasil. Como se observa, essa a ordem em que os documentos encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recuperao dos documentos, necessrio elaborar o ndice alfabtico remissivo, que ter a seguinte seqncia: (A) 1, 2, 3, 4, 5, 6 (B) 1, 4, 6, 2, 3, 5 (C) 3, 6, 4, 5, 2, 1 (D) 5, 2, 6, 3, 4, 1 (E) 6, 5, 4, 3, 2, 1

Prof. Fabrcio Mariano

75

3) (BNDES Tcnico Administrativo CESGRANRIO 2006) No arquivo financeiro da empresa Arquiz de Investimentos Ltda. existe uma pasta de nmero 14 onde os documentos da firma Antunes & Cia. estavam arquivados. Devido a fatores externos, as transaes com a Arquiz de Investimentos Ltda. no puderam continuar. Desta forma, o tcnico administrativo transferiu os documentos da pasta para uma caixa e a encaminhou para o arquivo geral da empresa. Sabendo que o arquivo financeiro possui 180 pastas numeradas, o nmero da pasta 14 ser: (A) transferido junto com a documentao. (B) aproveitado para um novo cliente. (C) eliminado, mantendo-se a notao. (D) conservado no arquivo intermedirio. (E) recolhido ao arquivo permanente.

Prof. Fabrcio Mariano

76

4) (BNDES Tcnico Administrativo CESGRANRIO 2006) A empresa Dantas & Dantas est iniciando as suas atividades e conta com um nmero reduzido de pessoas para a organizao de seu arquivo que utiliza, como elemento principal, o nome de seus clientes, obedecendo apenas s regras de alfabetao. Assim, para arquivar corretamente os nomes: 1 - Pedro Paulo Santana; 2 - Paulina Santo Cristo; 3 - Robson Santos Ltda; e 4 - Joaquim Vasconcellos Sobrinho, tem-se a seguinte ordem: (A) 1, 2, 3, 4 (B) 1, 3, 2, 4 (C) 2, 4, 1, 3 (D) 3, 1, 2, 4 (E) 4, 3, 2, 1
Prof. Fabrcio Mariano
77

5) (BNDES Tcnico Administrativo CESGRANRIO 2006) Existem critrios para que os documentos sejam organizados pelo mtodo geogrfico. A literatura apresenta, pelo menos, duas modalidades para essa ordenao. Se, em um arquivo, a opo pela modalidade (estado, cidade, correspondente), a organizao dos correspondentes 1 - Luiz Carlos Abrantes, de Itu, So Paulo; 2 - Antonio Carlos Ambrte, de Ribeiro Preto, So Paulo; 3 - Moyss da Costa, de So Paulo, So Paulo, 4 - Cludio Ribeiro, de So Lus, Maranho; 5 - Alda Barreto, de Cod, Maranho, deve ser a seguinte: (A) 1, 2, 3, 5, 4 (B) 3, 5, 1, 2, 4 (C) 4, 5, 3, 1, 2 (D) 5, 2, 3, 1, 4 (E) 5, 4, 3, 2, 1

Prof. Fabrcio Mariano

78

Captulo 8: Guarda dos documentos

79

Guarda dos documentos

Instalaes Iluminao Arejamento Higienizao Disposio (Layout)

Prof. Fabrcio Mariano

80

Fatores Qumicos

Acidez; Alcalinidade.

Prof. Fabrcio Mariano

81

Fatores Fsicos

Luz solar; Infravermelho; umidade relativa do ar; variao de temperatura.

Prof. Fabrcio Mariano

82

Fatores Biolgicos

Poeira; Higienizao; aparecimento de:


fungos, bactrias, insetos.

Prof. Fabrcio Mariano

83

Principais operaes de conservao de documentos

De acordo com Marilena Leite Paes, as principais operaes de conservao de documentos so:

Restaurao Banho de Gelatina Alisamento Desinfestao Encapsulao

Prof. Fabrcio Mariano

84

Restaurao

Exige do profissional da rea conhecimento dos papis e tintas empregados. O mtodo objetiva aumentar a resistncia do papel ao envelhecimento natural e as agresses externas do ambiente (mofo, pragas, manuseio, etc.). Um dos mtodos mais comuns a aplicao de uma pelcula protetora em um dos lados do papel, por meio de:

soluo vaporizada, imerso ou processos de laminao e silking (mtodo que utiliza tecido crepeline ou musseline de seda, de grande durabilidade e com adesivo a base de amido).
Prof. Fabrcio Mariano
85

Banho de Gelatina

Este mtodo consiste em mergulhar o documento em gelatina ou cola objetivando aumentar a resistncia do documento. No prejudica a visibilidade e flexibilidade, proporcionando a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Este mtodo apresenta contratempos, pois torna-se suscetvel a ataques de insetos e fungos, alm de exigir grande habilidade de seu executor.
Prof. Fabrcio Mariano
86

Alisamento

Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel expondo-os a ao do ar e com umidade variando de 90 a 95% por um perodo de 1 hora, em uma cmara de umidificao, posteriormente, ser passado a ferro folha por folha em mquinas eltricas.

Prof. Fabrcio Mariano

87

Desinfestao

o combate aos insetos atravs da fumigao, que consiste em utilizar uma substncia qumica de modo que venha a garantir a integridade do papel e da tinta sobre sua ao.

Prof. Fabrcio Mariano

88

Encapsulao

Mtodo que utiliza pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento; o documento colocado entre as duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces em um espao de 3 milmetros, deixando o documento solto dentro das duas lminas.

Prof. Fabrcio Mariano

89

Questes de Concursos
1) (BR Distribuidora) Para recuperarmos documentos danificados ou atacados por pragas temos algumas tcnicas arquivsticas, indique a que apresenta a caracterstica a utilizao de tecidos (crepeline ou musseline de seda) de grande durabilidade:
a) Desinfestao b) Banho de Gelatina c) Tecido d) Silking e) Laminao Mecanizada

Prof. Fabrcio Mariano

90

2) (TSE Tcnico Judicirio CESPE 2007) A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e ao seu local de armazenamento. As principais operaes de conservao so:
a) higienizao, exausto, congelamento e preservao. b) umidificao, limpeza, calafetao, restaurao. c) laminao, refrigerao, evaporao e encapsulamento. d) desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao.

Prof. Fabrcio Mariano

91

3) (TRE/PB Tcnico Judicirio FCC 2007) Para um eficiente programa de conservao preventiva, preciso:
(A) preencher as falhas dos documentos com polpa de papel. (B) promover a digitalizao dos documentos por processo fotosttico. (C) aumentar o grau de acidez e oxidao dos documentos em suporte-papel. (D) evitar oscilaes acentuadas de temperatura e umidade nos depsitos de documentos. (E) plastificar e encapsular os documentos avulsos, inibindo a penetrao de raios ultravioletas.

Prof. Fabrcio Mariano

92

Questes de Concursos
4) (TRE/MS Tcnico Judicirio FCC 2007) A longevidade de documentos em suporte papel supe aes preventivas, como:
(A) (B) (C) (D) (E) o emprego de tintas ferroglicas a exposio luz natural do sol o uso constante de fungicidas a manuteno do pH neutro a reenfibragem e a laminao

Prof. Fabrcio Mariano

93

Captulo 9: Setor protocolo

94

Introduo

Em uma instituio pblica ou privada, o setor protocolo tem como objetivo receber a documentao, movimentar e enviar a quem de interesse.

Prof. Fabrcio Mariano

95

Atividades de Controle do Setor Protocolo

Atividades: recebimento, registro, classificao, distribuio, movimentao e expedio. Atribuio: prestar assistncia tcnica arquivos setoriais, fazer cumprir normas de trabalho, promover organizao e reorganizao dos arquivos, treinar e orientar pessoal.

Prof. Fabrcio Mariano

96

Questes de Concursos
1) (BNDES Cesgranrio 2006) O setor que funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos conhecido como setor de: a) b) c) d) e) arquivo e microfilmagem registro e movimentao transferncia e recolhimento destinao e custdia codificao e transposio

Prof. Fabrcio Mariano

97

2) (BNDES Cesgranrio 2006) Uma ficha apresenta os seguinte dados: procedncia, data de entrada, data do documento, nmero, cdigo do assunto, espcie, nmero de origem, assunto, distribuio, data, recebido. Trata-se de uma ficha de:
(A) descarte. (B) destinao. (C) avaliao. (D) proviso. (E) protocolo.

Prof. Fabrcio Mariano

98

Captulo 10: Terminologia Especfica

99

Acervo: o conjunto de documentos de um arquivo Amostragem: Tcnica de seleo de documentos representativos de um conjunto. Anexao: Juntada em carter definitivo, na qual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais antigo. Anexo: Documento juntado a outro ou a um processo por afinidade de contedo, em carter definitivo.
Prof. Fabrcio Mariano
100

Apensao: Juntada em carter temporrio, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independncia. Apenso: Documento juntado a processo sem contudo passar a integr-lo. Arranjo: processo que na organizao de arquivos permanentes, consiste na ordenao dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro dos fundos.
Prof. Fabrcio Mariano
101

Atividade-fim: Expresso que designa as atividades desenvolvidas em decorrncia da finalidade de uma instituio. Atividade-meio: Expresso que designa as atividades que do suporte consecuo das atividades-fim de uma instituio.

Prof. Fabrcio Mariano

102

Ciclo vital dos documentos: Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produo at sua eliminao ou guarda permanente. Descrio: Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de contedo das unidades de arquivamento representam-nas nos instrumentos de pesquisa.
Prof. Fabrcio Mariano
103

Classificao: Organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um Plano de Classificao ou Quadro de Arranjo.

Ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o cdigo para a sua recuperao; Ato pelo qual se atribui a documentos, ou s informaes neles contidas, graus de restrio de acesso. Tambm chamada classificao de segurana.

Prof. Fabrcio Mariano

104

Fundo ou ncleo: a principal unidade de arranjo estrutural fundamentado no princpio da provenincia, que o princpio segundo o qual devem ser mantidos no mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de um arquivo. Fundo aberto: Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em funo do gerador do arquivo continuar em atividade. Tambm referido como ncleo aberto. Fundo fechado: Fundo que, em funo do fato do gerador do arquivo no se encontrar mais em atividade, no receber acrscimos de documentos de data posterior a sua existncia. Tambm referido como ncleo fechado.
Prof. Fabrcio Mariano
105

Juntada: Ato ou efeito de apensao ou anexao de um processo a outro. Termo tambm aplicado juno de documentos a um processo. Protocolo: denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso. Tabela de equivalncia: instrumento de PESQUISA auxiliar que d equivalncia de antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo de um arquivo.
Prof. Fabrcio Mariano

106

Questes de Concursos
1) (CESPE 2009 ANTAQ Analista Administrativo Arquivologia) Acerca da teoria e da prtica de arranjo nos arquivos permanentes, julgue os itens a seguir.
( ) De acordo com Schellenberg, o instrumento de classificao no deve ser elaborado a priori, sobre uma base especulativa, mas a posteriori.

Prof. Fabrcio Mariano

107

2) (BR Distribuidora Tcnico de Administrao e Controle Cesgranrio 2008) A teoria das trs idades dos documentos, compreendendo o arquivo corrente, o arquivo intermedirio e o arquivo permanente, corresponde, efetivamente, ao:
(A) valor secundrio. (B) conjunto orgnico. (C) ciclo vital. (D) instrumento de pesquisa. (E) arranjo funcional.

Prof. Fabrcio Mariano

108

3) (BR Distribuidora Tcnico de Administrao e Controle Cesgranrio 2008) As passagens dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios e destes para os arquivos permanentes so conhecidas, respectivamente, como:
(A) identificao e acesso. (B) transferncia e recolhimento. (C) provenincia e procedncia. (D) envio e recebimento. (E) descrio e difuso.

Prof. Fabrcio Mariano

109

Captulo 11: Arquivos Especiais

110

Introduo

Os arquivos especializados so aqueles que tm sob sua custdia os documentos resultantes da experincia humana em um campo especfico. Tambm podem ser definidos como arquivos que tm sob sua guarda documentos em diferentes tipos de suporte, tendo por esta razo, tratamento especial. Para o arquivista o que importa a informao, independente do suporte (papel, cd, dvd, etc).

Prof. Fabrcio Mariano

111

Arquivos digitais

De acordo com o artigo 1, 2, Resoluo n 20, de 16 de julho de 2004, considera-se documento arquivstico digital o documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. So exemplos de documentos arquivsticos digitais: planilhas eletrnicas, mensagens de correio eletrnico, stios na internet, bases de dados e tambm textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravaes sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital.
Prof. Fabrcio Mariano
112

Arquivos informticos permitem diversos suportes diferentes, sendo que estes atualizam-se com grande velocidade no tempo. Como exemplo de suportes informticos utilizados, citamos: DVD, CD, disco rgido, fita magntica, entre outros.

Prof. Fabrcio Mariano

113

Metadados

Metadados (DD ou Dicionrio de dados), ou Metainformao, so dados sobre outros dados; Um item de um metadado pode dizer do que se trata aquele dado, geralmente uma informao inteligvel por um computador; Os metadados relacionados aos documentos arquivsticos digitais, que costumam estar registrados nos sistemas de gesto de documentos, devem acompanhar o documento digital no momento da transferncia ou recolhimento. Exemplos: nome do autor, nome do destinatrio, assunto, data de produo, data da transmisso, data do recebimento, etc.
Prof. Fabrcio Mariano
114

Questes de Concursos
1) So imprescindveis para assegurar autenticidade, compreenso e uso dos documentos digitais:
a) b) c) d) e) metadados softwares autor do documento tamanho dos arquivos data de criao do documento

Prof. Fabrcio Mariano

115

2) (UFRJ / Arquivista / 2004) Documento elaborado por meio de um computador, sendo seu autor identificvel por meio de um cdigo, chave e outros procedimentos tcnicos e conservados, na maioria, em memrias eletrnicas de massa, o documento:
a) sistemtico; b) mutvel; c) sonoro; d) imagntico; e) eletrnico.

Prof. Fabrcio Mariano

116

Captulo 12: Questes de Concursos

117

1) (BNDES/2009/Cesgranrio) A necessidade de reduzir erros, no arquivamento de grande volume documental que utiliza o nmero como elemento principal, orientou o surgimento do mtodo dgito terminal, em que os documentos so numerados sequencialmente, e os nmeros dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um (grupos: primrio, secundrio e tercirio). Nesse mtodo, os dossis com os nmeros (1) 034899, (2) 306218, (3) 482920, (4) 557718 e (5) 513120 ficam organizados na ordem (A) 1,3,4,2,5 (B) 2,4,3,5,1 (C) 3,2,1,5,4 (D) 3,5,4,2,1 (E) 4,5,3,1,2
Prof. Fabrcio Mariano
118

2)(BNDES/2009/Cesgranrio) A partir de um processo de reestruturao do sistema de arquivos em um banco, e com o objetivo de evitar a proliferao de depsitos de documentos que causaria transtornos instituio, como o aumento do quantitativo de recursos humanos e a disperso de originais e cpias dos documentos, o Tcnico em Arquivo, com base nos princpios e normas gerais da arquivstica, tem de estabelecer, como recomendao especial, que o arquivo intermedirio seja subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo (A) permanente. (B) corrente. (C) especial. (D) especializado. (E) morto.

Prof. Fabrcio Mariano

119

3) (BNDES/2009/Cesgranrio) A climatizao dos ambientes arquivsticos um fator especialmente importante para a preservao de acervos documentais. Ela implica o controle eficiente de temperatura e de umidade relativa do ar nos ambientes dos depsitos de arquivamento e na guarda de documentao. A prtica dos conservadores tem levado implantao de sistemas de controle desses elementos, fundamentais conservao de acervos. Assim, o controle da climatizao deve ser realizado por meio da leitura de aparelhos colocados nos depsitos arquivsticos, que so (A) hidrmetro, densitmetro e termmetro. (B) higrmetro, termo-higrgrafo e termmetro. (C) termgrafo, higrgrafo e termossensor. (D) desumidificador, exaustor e vaporizador. (E) ventilador, condensador e hidrotermostato.

Prof. Fabrcio Mariano

120

4) (BNDES/2009/Cesgranrio) No arquivo de uma instituio, aps um levantamento documental, so identificados documentos com as seguintes caractersticas: texto padronizado, usado em engenharia, arquitetura e urbanismo, que acompanha os desenhos de um projeto no qual so explicitados e justificados os critrios e as solues adotados e outros pormenores. (Bellotto, 1998). Essas caractersticas so especficas de
(A) Medida Provisria. (B) Instruo Normativa. (C) Memorial Descritivo. (D) Exposio de Motivos. (E) Ordem de Servio.

Prof. Fabrcio Mariano

121

5) (BNDES/2009/Cesgranrio) A tecnologia que tem qualidade arquivstica e que foi regulamentada pelo Decreto no 1.799, de 30 de janeiro de 1996, a microfilmagem de documentos oficiais, abrangendo qualquer espcie ou em qualquer suporte. A microfilmagem tem de ser realizada em filme original, com o mnimo de 180 linhas de definio, garantidas a segurana e a qualidade de imagem e de reproduo. No entanto, para efeito de segurana, h obrigatoriedade da extrao de filme (A) nitrato. (B) jaqueta. (C) master. (D) spia. (E) cpia.
Prof. Fabrcio Mariano
122

6) (BNDES/2009/Cesgranrio) A Lei no 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispe sobre a Poltica de Arquivos Pblicos e Privados e garante, em seu Art. 4o: Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.. Fixa, assim, as categorias de sigilo, como as dos documentos que, referentes segurana da sociedade e do Estado, sero restritos por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de seu(sua)
(A) arquivamento. (B) produo. (C) identificao. (D) classificao. (E) desclassificao.
Prof. Fabrcio Mariano
123

7) (BNDES/2009/Cesgranrio) O Conselho Nacional de Arquivos, criado a partir da Lei no 8.159, tem a finalidade de definir a Poltica Nacional de Arquivos como rgo central do Sistema Nacional de Arquivos. Nessa esteira legislativa, exerce orientao normativa, visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo, entendendo gesto documental como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos nas fases (A) especial e especializada. (B) intermediria e permanente. (C) primria e terciria. (D) corrente e intermediria. (E) ativa e inativa.
Prof. Fabrcio Mariano
124

8) (BNDES/2009/Cesgranrio) A atividade de classificar documentos por assuntos muito importante, pois visa a agrupar temas como forma de agilizar a recuperao da informao, alm de facilitar tarefas arquivsticas como avaliao, seleo, eliminao, recolhimento e acesso. A classificao , portanto, um referencial para a recuperao dos documentos. O cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica federal tem classes que vo de 000 a 900. As classes de 100 a 800 destinam-se aos assuntos relativos s atividades-fim do rgo. Essas classes representam (A) diversidade de assuntos da empresa. (B) situao das classes do acervo. (C) conjunto orgnico institucional. (D) referencial terico do arquivo. (E) objetivo principal da instituio.

Prof. Fabrcio Mariano

125

9) (BNDES/2009/Cesgranrio) A maioria dos arquivos, seja pblico ou privado, possui instrumentos de trabalho que auxiliam o desenvolvimento das atividades cotidianas; um exemplo de instrumento que deve figurar em todos os arquivos possui a seguinte estrutura:

Essa estrutura corresponde (ao) (A) tabela de classificao. (B) ordem de servio. (C) instrumento de pesquisa. (D) recibo de emprstimo. (E) aviso de prescrio.
Prof. Fabrcio Mariano
126

10) (BNDES/2009/Cesgranrio) Em uma instituio arquivstica, onde utilizado o cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica, realiza-se uma classificao a partir da classe 012 Comunicao Social. Comunicao Social Relaes com a imprensa Credenciamento de jornalistas Entrevistas. Noticirios. Reportagens. Editoriais Divulgao Interna Campanhas Institucionais. Publicidade A ordem correta para os assuntos acima tem de obedecer seguinte estrutura: (A) 012.1, 012.11, 012.12, 012.2 e 012.3 (B) 01201, 01202, 01203, 01204 e 01205 (C) 12.01, 12.02, 12.03, 12.04 e 12.05 (D) 12,1, 12,01, 12,2, 12,02 e 12,3 (E) 12.001, 12.002,12.003,12.004 e 12.005 Prof. Fabrcio Mariano
127

Gabaritos

Cap. 1: 1 B, 2 E, 3 B, 4 A. Cap. 2: 1 B, 2 C, 3 A. Cap. 3: 1 A, 2 C, 3 D, 4 C, 5 B, 6 A. Cap. 4: 1 A, 2 B, 3 A. Cap. 5: 1 C, 2 B, 3 E. Cap. 6: 1 E. Cap. 7: 1 C, 2 D, 3 B, 4 D, 5 E. Cap. 8: 1 D, 2 D, 3 D, 4 D. Cap. 9: 1 B, 2 E. Cap. 10: 1 B, 2 C, 3 B. Cap. 11: 1 A, 2 E. Cap. 12: 1 B, 2 A, 3 B, 4 C, 5 E, 6 B, 7 D, 8 E, 9 D, 10 A.

Prof. Fabrcio Mariano

128

Bibliografia
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. FARIA, A. Nogueira de. Organizao de empresas. Rio de Janeiro: Editora Record, 1969.

MARIANO, Fabrcio Jos Teixeira. Arquivologia para concursos. Rio de


Janeiro: Editora Academia, 2010. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2005. SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas.

Rio de Janeiro: FGV, 2005.


http://www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20men suracao%20de%20documentos%20textuais.pdf. FONTE: Arquivo Nacional Dicionrio de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro, 1992.

Prof. Fabrcio Mariano

129