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CAPTULO 08

SISTEMA DE MEDIO DE DESEMPENHO

Simplificao Administrativa
Planejamento da Simplificao

Pr-requisitos da Simplificao Administrativa

Elaborao do Plano de Trabalho

Mapeamento do Processo

Mapeamento do Processo

Levantamento das Etapas e Normas

Identificao dos Elementos do Processo

Desenho dos Fluxogramas Atuais

Anlise e Melhoria do Processo

Anlise e Melhoria dos Processos

rvore de Solues

Modelagem do Processo

Sistema de Medio de Desempenho

Implementao das Melhorias

Implementao das Melhorias

Proposta de Simplificao

Implementao do Novo Processo

Fim

Painel de Bordo
- Formulrio: Cadastro de Indicadores - Resultado: Sistemtica de medio e Indicadores formulados

8. SISTEMA DE MEDIO DE DESEMPENHO


8.1 Macro Viso desse Passo

ENTRADAS
Construir Indicadores

PROCESSO

SADAS

E1-SMD: Interao E2-SMD:

Diagrama do

de

S1-SMD: S2-STM:

Indicadores

Processo

Definidos (E3-INP); Indicadores

Desenhado (S1-MDP); Desenho do


Aplicar Inicadores Avaliar Resultados

aplicados; S3-STM: Resultado da

Novo Processo, incluindo o ciclo PDCA (S2-MDP).

avaliao da Aplicao dos Indicadores (E4-MDP)

Aperfeioar Processos

Ajustar Indicador

Fim

Legenda: 1. En: Entrada, nmero da entrada;

2. SMD: Sistema de Medio de Desempenho; 3. MDP: Modelagem do Processo; 4. Sn: Sada, nmero da sada. 5. INP: Implementao do Novo Processo

8.2

O que o Sistema de Medio de Desempenho

a denominao que se d atividade sistemtica e contnua de medir e avaliar a eficincia, a eficcia, a economicidade e a efetividade dos processos, por meio da

aplicao de indicadores previamente formulados.

Indicadores so definidos e escritos com o uso da linguagem matemtica e servem de parmetros de referncia para medir a eficincia, a eficcia, a economicidade e a efetividade dos subprocessos

Para a formulao dos indicadores, devero ser considerados os pontos de controle delineados, conforme a anlise do ciclo PDCA na Modelagem do Processo, que estejam relacionados com a eficincia ,a eficcia , a economicidade e a efetividade do subprocesso.

Eficincia se define como a capacidade de empregar da melhor maneira a relao entre os meios disponveis para obteno do efeito que se deseja. Est relacionada com os recursos utilizados no subprocesso.

Eficcia se define como a capacidade de obter o efeito que se deseja (os meios no so considerados). Est relacionada com ao resultado gerado pelo subprocesso.

Economicidade se define como a minimizao dos custos de uma atividade, sem o comprometimento dos padres de qualidade.

Efetividade se define como a capacidade que uma ao tem de ser continuada de forma a manter ou melhorar seus resultados.

Exemplos de indicadores: 1 - Indicador de eficcia do subprocesso Requisio = quantidade de solicitaes atendidas no prazo em relao ao total de solicitaes pedidas.

2 - Indicador de eficincia do subprocesso Requisio = total de recursos empregados por seo.

3 - Indicador de economicidade do subprocesso Requisio = quantidade de recursos executados em relao aos recursos planejados.

4 - Indicador de efetividade do subprocesso Requisio = quantidade de solicitaes atendidas no prazo em relao ao total de solicitaes efetuadas em trs anos necessrio associar o indicador a uma faixa de aceitao. A faixa de aceitao baliza a aceitao dos resultados obtidos com a aplicao do indicador. Valores obtidos que

esto dentro da faixa so aceitveis, enquanto valores fora da faixa indicam que necessrio investigar as condies que redundaram no resultado.

Exemplos de faixas de aceitao para os indicadores: 1 Faixa de Aceitao do Indicador de eficcia do subprocesso Requisio- entre 60 e 80 % de solicitaes atendidas. 2 Faixa de Aceitao do Indicador de eficincia do subprocesso Requisio- entre 20 e 40 % de solicitaes atendidas por seo. 3 Faixa de Aceitao do Indicador de economicidade do subprocesso Requisio- entre 20 a 30% do valor total das aquisies economizado. 4 Faixa de Aceitao do Indicador de efetividade do subprocesso Requisio- entre 70 a 90 % das solicitaes atendidas no prazo.

O foco das aes de desburocratizao est na racionalizao e otimizao dos processos de trabalho e na desregulamentao dos instrumentos legais, visando atender aos clientes internos (funcionrios ou servidores pblicos) e usurios externos e proporcionar ao cidado qualidade e satisfao em relao aos servios prestados. A avaliao das aes de desburocratizao desenvolvidas realizada buscando: - verificar em que grau as metas estabelecidas foram atingidas; e - identificar os impactos decorrentes destas aes. Esta Avaliao de Desempenho dever ser realizada aps o decurso de um determinado espao de tempo, planejado quando da elaborao do Sistema de Medio do Desempenho, necessrio a que aes de desburocratizao possam comear a produzir os efeitos desejados.

8.3

Como Implementar o Sistema de Medio de Desempenho?

O Sistema de Medio de Desempenho realizado em trs etapas: Construo, Aplicao e Avaliao.

8.3.1 Construo do Sistema de Medio de Desempenho 8.3.1.1 Indicadores de Desempenho

Na Construo, sero formulados os indicadores de cada subprocesso e os responsveis por sua medio e acompanhamento.

Para a construo de cada indicador, as seguintes informaes devem ser registradas: Nome do subprocesso; Qual a rea a que pertence o subprocesso; Quem ser o responsvel pela definio dos indicadores; Nome do Indicador; Unidade de Medida do Indicador; Tipo do Indicador - se ele mede a eficincia , a eficcia e a efetividade; Descrio do Indicador descrio sucinta do que o indicador mede ou demonstra; Frmula de Clculo detalhamento da frmula de clculo, com descrio dos seus elementos constituintes e respectivas unidades de medida, inclusive se algum elemento for outra frmula, descrev-la por completo; Origem dos Componentes da Frmula de Clculo indicao da fonte de onde ser retida a informao para cada elemento da frmula; Faixa de Aceitao definio da faixa de aceitao do indicador (limites inferior e superior da faixa); Interpretaes Possveis descrio de como interpretar os valores obtidos pela aplicao do indicador (colocar exemplos quando possvel); Periodicidade de Aplicao definio da periodicidade de aplicao do indicador ( semanal, quinzenal, mensal, etc).

A ferramenta de apoio a ser utilizada ser o formulrio Cadastro de Indicadores, disposto no Anexo de Formulrios .

Exemplo do formulrio preenchido: Cadastro de Indicadores


Nome do Sub-processo Requisio Nome do Indicador ndice de solicitaes atendidas no prazo (ISA) Descrio do Indicador Mede o ndice de solicitaes no prazo atendimento s rea Responsvel Departamento de Compras Unidade de Medida Percentual Frmula de Clculo SAP= quantidade de solicitaes atendidas no prazo TSP = total de solicitaes pedidas SAP x 100 TSP Nome do Responsvel Presidente da Comisso de Licitao Tipo Verso (dd/mm/aaaa) 04/07/2006 Eficcia Origem dos componentes da frmula de clculo Livro registro de solicitaes

Interpretaes Possveis Valores at 60% indicam que se est em uma faixa de risco, pois pode inviabilizar futuras aquisies. O nmero de atendimento fora do prazo pode ser insuficiente para atender as rotinas da organizao.

Faixa de Aceitao

Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80%.

Valores entre 60 e 80 % indicam que se est em uma faixa aceitvel O nmero de atendimentos suficiente para atender as rotinas da organizao

Valores acima de 80% indicam aumento de eficcia do processo. 1. Quanto maior o nmero, mais eficaz o processo. Periodicidade de Aplicao Periodicidade de Avaliao Aps cada solicitao Trimestral.

8.3.1.1 Indicadores de Impacto 8.3.1.1.1 Marco de Referncia 8.3.1.1.1.1 O que a Identificao do Marco de Referncia

o passo em que sero identificados os principais fatores relacionados necessidade de implantao das aes de desburocratizao, a situao encontrada, o referencial para comparao entre a situao atual encontrada e o resultado projetado, os principais fatores de influncia, os problemas e as respectivas aes adotadas. .

8.3.1.1.1.2 Como realizar a Identificao do Marco de Referncia Para facilitar a coleta das informaes necessrias para o devido acompanhamento do programa e, conseqentemente, de sua avaliao, utilizado o Formulrio de Identificao do Marco de Referncia das Aes, contendo os campos: Nome do gestor: nome do gestor que est respondendo o formulrio. Cargo do gestor: cargo do gestor que est preenchendo o formulrio. Nome do rgo em que trabalha: nome do rgo que trabalha o gestor, com identificao da rea. Situao encontrada: detalhamento da situao problema que levou o processo a ser priorizado a ser apresentada na matriz de acompanhamento de desempenho de impacto. Principais fatores de influncia: identificao dos principais fatores de influncia para a situao encontrada (recomendao de identificao de, no mximo, cinco fatores). Os fatores de influncia diferem dos problemas por representarem o que pode influenciar determinada situao - e no o fim da mesma. Identificao dos problemas: identificao dos principais problemas em relao situao encontrada (recomendao de identificao de, no mximo, trs problemas). Identificao das aes adotadas: identificao das principais aes adotadas na tentativa de solucionar o problema encontrado (recomendao de identificao de, no mximo, duas aes). Informaes complementares: espao reservado para outras informaes relevantes sobre o processo, que apresentem relao direta ou indireta com os problemas identificados (espao livre ao gestor).

Data FORMULRIO DE IDENTIFICAO DO MARCO DE REFERNCIA DAS AES IDENTIFICAO DO RGO OU ENTIDADE Nome do gestor Cargo do gestor Nome do rgo em que trabalha INFORMAES DE AVALIAO- PROGRAMA, PROJETO OU AO Situao encontrada

Principais fatores de influncia

Identificao do(s) problema(s) e da(s) ao(es) adotada(s) Problema Aes

INFORMAES COMPLEMENTARES

8.3.1.1.1 Matriz para Identificao e Acompanhamento de Impacto 8.3.1.1.1.1 O que a Estruturao da Matriz de Identificao e Acompanhamento de Impacto A Matriz de Acompanhamento de Impacto representa o desdobramento da identificao do marco de referncia e abrange a avaliao das aes implementadas, por intermdio de indicadores de desempenho, observados nas perspectivas bsicas estabelecidas pela Organizao, alinhadas aos objetivos do GESPBLICA.

A matriz de avaliao de impacto objetiva proporcionar: o acompanhamento das aes e de seus resultados, por meio de indicadores claros e precisos; a avaliao das aes do programa por parte das prprias organizaes participantes; e a divulgao dos resultados positivos alcanados.

8.3.1.1.2.2 Como preencher a Matriz de Identificao e Acompanhamento de Desempenho e de Impacto O preenchimento da matriz ocorrer a partir da definio da ao a ser executada em consonncia com os objetivos/perspectivas da organizao, alinhada aos objetivos do mapa estratgico do GESPBLICA. Sua aplicao tem por objetivo avaliar os principais impactos diretos e indiretos das aes, como tambm os resultados organizacionais, considerada a necessidade de uma avaliao integrada para a implementao plena do modelo proposto. Alm da possibilidade do acompanhamento dos resultados das aes, a matriz auxiliar o gestor na compreenso dos resultados a partir das perspectivas adotadas. Ao implementar novas aes, o gestor ter a conscincia de que elas podero gerar impactos mltiplos, desenvolvendo a percepo sistmica dos efeitos da ao sobre os objetivos de sua organizao. Esta Matriz permitir o acompanhamento e a avaliao dos impactos das aes de desburocratizao, por meio de formulrio pr-estruturado e de fcil preenchimento, contendo os campos: Objetivo: ao definir a(s) ao(es) dever(o) ser identificado(s) o nvel de maior impacto em relao organizao, bem como a perspectiva a qual o objetivo pertence dentro das pr-estabelecidas. Ex: melhorar o atendimento fornecido aos beneficirios (objetivo que pode ser classificado ou na perspectiva social ou na perspectiva de processos a depender dos critrios adotados para a elaborao do mapa estratgico do GESPBLICA). Situao problema: situao que justifica a realizao da ao proposta de melhoria, representada, para fins especficos da avaliao de impacto, pelas aes de desempenho geral e de desburocratizao relacionadas aos objetivos organizacionais (vide separao em origem feita a seguir).

Ao: a(s) ao(es) de desburocratizao ser(o) definida(s) a partir do estabelecimento dos objetivos da organizao e/ou do rgo. Ex: melhorar o atendimento fornecido aos beneficirios objetivo; disponibilizar via Internet os formulrios de pedido de aposentadoria ao. Meta: para fins especficos do modelo de avaliao proposto, ao se definir a ao, dever ser traada a meta a ser alcanada. Preferencialmente, a meta dever ser objetiva e passvel de mensurao em termos quantitativos. importante ressaltar que para cada objetivo, assim como para cada ao, podero ser definidas uma ou mais metas. Ex: aumentar em 10% a quantidade de cidados atendidos pelo Programa no perodo de 6 meses (meta 1); melhorar a qualidade/diminuir a quantidade de reclamaes em 30% no perodo de 8 meses (meta 2). Indicador: depois de definida(s) a(s) meta(s) preciso acompanhamento. Para que cada meta possa ser mensurada, preciso estabelecer indicadores de desempenho e de impacto correspondentes. Exemplo de indicador de desempenho: nmero de processos feitos com qualidade; exemplo de indicador de impacto: nvel de satisfao do beneficirio. Dimenso: depois de definido o indicador, preciso classificar a sua natureza em funo dos critrios de eficincia, eficcia, efetividade e economicidade. Para tanto, sero consideradas as definies para classificao dos indicadores: - eficincia: melhor relao possvel entre os produtos (bens e servios) gerados por uma atividade e os custos dos insumos empregados em um determinado perodo de tempo; - eficcia: grau de alcance das metas programadas, em um determinado perodo de tempo, independentemente da utilizao dos recursos empregados; - efetividade: relao entre os resultados alcanados e os objetivos que motivaram a atuao institucional, entre o impacto previsto e o impacto real de uma atividade; e - economicidade: minimizao dos custos de uma atividade, sem comprometimento dos padres de qualidade. Refere-se capacidade de uma instituio de gerir adequadamente os recursos financeiros a sua disposio.

Descrio: depois de definido o indicador, preciso descrever a forma de mensurao para avaliao. Ex: - indicador: nmero de pessoas atendidas; - descrio: nmero de pessoas atendidas em determinado perodo (forma de clculo do indicador). Faixa aceitvel: estabelecimento dos valores mnimo aceitvel e do mximo esperado em relao ao desempenho esperado e o desejado. O alinhamento da faixa aceitvel feito a partir da identificao da meta e do objetivo especficos da ao. Ex: - valor mnimo atender 5% de todos os processos pela internet; - valor mximo atender 25% de todos os processos pela internet. Local: indica o local onde a informao dever ser coletada. Local fsico (rgo, departamento, setor, seo e outros) e a fonte (documento, sistema e outros). Ex: Departamento de informtica /Sistema de Acesso a Internet. Freqncia: representa a freqncia de mensurao dos resultados. Ex: dirio, semanal, mensal, trimestral e outros. A freqncia de coleta dos dados poder ser diferente da freqncia de avaliao dos mesmos. Ex: - coleta dos dados: mensal; - avaliao dos indicadores: trimestral (avaliao do acumulado). Responsvel: rea e profissional responsvel pelo acompanhamento da ao e, conseqentemente, pela mensurao do resultado. O responsvel ser a pessoa que ir fornecer a atualizao do indicador. Resultado: resultados mensurados a partir dos indicadores verificados. O resultado dever ser avaliado, quando possvel, em, no mnimo, trs momentos principais: antes do incio da ao, trs e quinze meses aps a implementao da ao.

Matriz de acompanhamento - matriz para identificao e acompanhamento de impacto


OBJETI VO SITUAO PROBLEM A
Situao 1

AO/ORIGEM
Ao 1

META
Meta 1 Meta n Meta 2 Meta n

INDICADOR
Indicador 1 Indicador n Indicador 2 Indicador n

DIMENSO
Dimenso 1 Dimenso n Dimenso 2 Dimenso n

FAIXA ACEITVEL DESCRIO


Descrio do indicador 1 Descrio do indicador n Descrio do indicador 2 Descrio do indicador n

MN.
x x% x x%

MX.
y y% y y%

LOCA L
Local 1 Local n Local 2 Local n

RESULTADO FREQ
Freqncia 1 Freqncia n Freqncia 2 Freqncia n

RESP
Responsv el 1 Responsv el n Responsv el 2 Responsv el n

PR a e a e

3M b f b f

15 M c g c g

PERSPECTIVA I

Objetivo 1

DESB Ao 1 n Ao 2 GP DESB GP

Objetivo 2

Situao 2

Ao 2n

OBJETIV O

PERSPECTIVA II

SITUAO PROBLEM A
Situao 1

AO/ORIGEM
Ao 1

META
Meta 1 Meta n Meta 2 Meta n

INDICADO R
Indicador 1 Indicador n Indicador 2 Indicador n

DIMENSO
Dimenso 1 Dimenso n Dimenso 2 Dimenso n

FAIXA ACEITVEL DESCRIO


Descrio do indicador 1 Descrio do indicador n Descrio do indicador 2 Descrio do indicador n

MN.
x x% x x%

MX.
y y% y y%

LOC AL
Local 1 Local n Local 2 Local n

RESULTADO FREQ
Freqncia 1 Freqncia n Freqncia 2 Freqncia n

RESP
Responsv el 1 Responsv el n Responsv el 2 Responsv el n

PR a e a e

3M b f b f

15 M c g c g

Objetivo 1

DESB Ao 1 n Ao 2 GP DESB GP

Objetivo 2

Situao 2 Ao 2n

PERSPECTIVA III

OBJETIV O
Objetivo 1

SITUAO PROBLEM A
Situao 1

AO
Ao 1 Ao 1 n Ao 2 DES DES DES GP

META
Meta 1 Meta n Meta 2 Meta n

INDICADOR
Indicador 1 Indicador n Indicador 2 Indicador n

DIMENS O
Dimenso 1 Dimenso n Dimenso 2 Dimenso n

FAIXA ACEITVEL DESCRIO


Descrio do indicador 1 Descrio do indicador n Descrio do indicador 2 Descrio do indicador n

MN.
x x% x x%

MX.
y y% y y%

LOCA L
Local 1 Local n Local 2 Local n

RESULTADO FREQ
Freqncia 1 Freqncia n Freqncia 2 Freqncia n

RESP
Responsv el 1 Responsv el n Responsv el 2 Responsv el n

PR a e a e

3M b f b f

15 M c g c g

Objetivo 2

Situao 2 Ao 2n

8.3.2 Aplicao do Sistema de Medio de Desempenho

O acompanhamento dos indicadores deve se constituir numa atividade regular, estando inserida no contexto dos subprocessos. Portanto, o principal responsvel por realizar essa atividade o prprio responsvel pela execuo do subprocesso.

Quando a medio aponta para problemas (necessidades ou dificuldades), torna-se necessrio tecer considerao acerca do resultado obtido. necessrio investigar as causas, analisar conseqncias e apresentar propostas para que aes de ajuste/correo sejam desencadeadas no curto prazo. As seguintes informaes devem ser registradas em cada ocorrncia de aplicao do indicador: Data da aplicao; Resultado obtido indicao do valor obtido em relao faixa de aceitao; Consideraes acerca do resultado obtido categorizao do problema (condies internas ou externas) e descrio sucinta das causas, conseqncias e proposies.

A ferramenta de apoio para o registro de ocorrncia de aplicao do indicador o formulrio Aplicao de Indicadores, disposto no Anexo Formulrio ser preenchido como no exemplo abaixo. do Guia e deve

Formulrio Aplicao de Indicadores


Nome do Subprocesso Requisio Data da Aplicao rea Responsvel Departamento de Compras Resultado SAP = 45 x 100 = 64.29 % TSP 70 ISA Nome do Responsvel Presidente da Comisso de Licitao Consideraes O que fazer

11/06/2006

os Valor encontrado na faixa de Padronizar aceitao, porm, prximo ao modelos de pedido de material ou limite inferior. servios.

8.3.3 Avaliao do Sistema de Medio de Desempenho

A avaliao do Sistema de Medio de Desempenho a anlise do histrico dos resultados dos processos, para verificar sua tendncia, comparando com referencial externo, e subsidiar o processo decisrio por intermdio de fatos e dados concretos.

As constantes transformaes nos ambientes organizacionais, associadas aplicao sistemtica e contnua dos indicadores, auxiliam na criao de um quadro amplo sobre a evoluo do subprocesso em termos de eficincia , eficcia, economicidade e efetividade. Esse quadro s possvel de se obter aps certo perodo de tempo, quando j existe algum histrico de resultados.

O histrico de resultados obtidos ento avaliado, subsidiando aes de aperfeioamento do prprio subprocesso, ou de ajuste nos indicadores (calibragem). Na avaliao, os executores dos subprocessos devem buscar: Observar a tendncia dos resultados: indica a evoluo temporal do que tem acontecido no perodo considerado; Comparar com alguma referncia externa: permite estabelecer a posio em relao ao ambiente externo representado pelo benchmark, pela

concorrncia, se for o caso, ou outra fonte suficientemente confivel de referncia, em relao a algum processo ou subprocesso similar.

Aperfeioar o processo ou subprocesso significa redesenh-lo, implementando melhorias que foram percebidas como resultado do monitoramento. Assim, poder orientar um novo ciclo de aplicao do Guia de Simplificao.

A calibragem consiste em ajustar a faixa de aceitao dos indicadores, alargando ou reduzindo o intervalo contido entre o limite superior e o inferior (significa ajustar a tolerncia dos resultados), uma vez que estes poderiam estar muito rigorosos ou benevolentes. Diversos fatores intrnsecos aos processos podem justificar a calibragem, como a melhoria ou a piora da eficincia , da eficcia, da economicidade e da efetividade do processo (ou subprocesso) e condies sazonais (frias de servidores, picos no previstos de carga de trabalho, entre outras), por exemplo.

Constituir um histrico de resultados fundamental para aprender com a aplicao dos indicadores. Sendo assim, no recomendvel promover ajustes nos limites de aceitao em intervalos curtos de tempo.

A aplicao contnua e sistemtica dos indicadores garante elementos mais consistentes para o

aperfeioamento dos processos (ou subprocessos) e para a calibragem dos indicadores.

8.3.3.1 Formulrio Complementar de Avaliao de Impacto 8.3.3.1.1 O que o Formulrio Complementar de Avaliao de Impacto O Formulrio Complementar de Avaliao, a ser preenchido pelos gestores das organizaes participantes do GESPBLICA, tem por objetivo complementar e detalhar a avaliao das aes de desburocratizao, bem como seus respectivos impactos, por meio do estabelecimento de sistemtica que possibilite o seu acompanhamento e monitoramento. O instrumento contemplar a percepo do gestor quanto s aes e possibilitar a coleta de dados que auxiliaro na avaliao das informaes contidas na Matriz de Acompanhamento de Impacto, bem como na checagem das informaes fornecidas recomendvel que os gestores responsveis pelo acompanhamento e pela avaliao das aes sejam tambm os responsveis pelo preenchimento do Formulrio, pois essas informaes iro contribuir para o aumento da qualidade da avaliao, auxiliando o seu desenvolvimento, alm de possibilitar a disseminao das melhores prticas de gesto entre os diversos participantes do Programa.

8.3.3.1.2 Como preencher o Formulrio Complementar de Avaliao de Impacto Para melhor visualizao, apresentado um modelo de Formulrio de Complementao de informaes de acompanhamento e monitoramento de impacto das aes de desburocratizao, com os seguintes campos: Nome do gestor: nome do gestor que est respondendo o formulrio. Cargo do gestor: cargo do gestor que est preenchendo o formulrio.

Nome do rgo em que trabalha: nome do rgo que trabalha o gestor, com identificao da rea. Quantidade de beneficirios diretos das aes de desburocratizao: quantidade de pessoas que foram beneficiadas diretamente pelas aes de desburocratizao. Descrio de quem est sendo considerado como beneficirio direto das aes de desburocratizao: objetiva a identificao do pblico identificado, bem como possibilita a conferncia da classificao para eventuais ajustes (se necessrios). Quantidade de beneficirios indiretos das aes de desburocratizao: quantidade de pessoas que foram beneficiadas indiretamente pelas aes. Descrio de quem est sendo considerado como beneficirio indireto das aes de desburocratizao: objetiva a identificao do pblico identificado, bem como possibilita a conferncia da classificao para eventuais ajustes (se necessrios). Descrio das cinco aes de desburocratizao de melhor resultado: descrever e explicar as cinco aes de melhor resultado. Indicar os motivos dos resultados. Descrio das cinco aes de desburocratizao de menor resultado: descrever e explicar as cinco aes de menor resultado. Indicar os motivos dos resultados. Sugestes para melhoria das aes de menor resultado: sugerir de forma detalhada ajustes nas aes de menor resultado. Justificar medidas. Informaes complementares: espao reservado para outras informaes relevantes sobre o processo, que apresentem relao direta ou indireta com os problemas identificados (espao livre ao gestor).

Este formulrio poder ser adaptado, de forma a conter outras questes especficas pertinentes a cada rgo/Entidade participante do GESPBLICA, entre elas podem ser destacadas: Nmero de processos alterados pelas aes: quantidade de processos de trabalho que foram alterados pelas aes de desburocratizao. Mdia de reduo de tempo nos processos a partir das aes: tempo mdio economizado (em horas) nos processos depois das aes de desburocratizao. Quantidade de documentos reduzidos com as aes: depois de implementada a ao, informa a quantidade de documentos reduzidos no processo.

Nmero de aes de desburocratizao realizadas por completo no perodo: quantidade de aes de desburocratizao realizadas por completo. Nmero de aes de desburocratizao em execuo: quantidade de aes de desburocratizao em execuo.

Data FORMULRIO COMPLEMENTAR DE AVALIAO DO GESPBLICA IDENTIFICAO DO RGO OU ENTIDADE Nome do gestor Cargo do gestor Nome do rgo em que trabalha INFORMAES DE AVALIAO PROGRAMA, PROJETO OU AO Quantidade de beneficirios diretos das aes de desburocratizao Descrio de quem est sendo considerado como beneficirio direto Quantidade de desburocratizao beneficirios indiretos das aes de

Perspectiva I Perspectiva II

Descrio de quem est sendo considerado como beneficirio indireto Descrio das cinco aes de desburocratizao de melhor resultado

Descrio das cinco aes de desburocratizao de menor resultado

Sugestes para melhoria das aes de menor resultado

INFORMAES COMPLEMENTARES

8.3.3.2 Anlise de viabilidade para realizao de Pesquisa com os Beneficirios A anlise objetiva avaliar a necessidade real de pesquisa, de acordo com o escopo das aes implementadas e em funo da anlise de risco, de relevncia e materialidade.

A aplicao de pesquisa com beneficirio para complementao da avaliao de impacto das aes implementadas em relao ao: Risco: intensidade de propenso a fraudes ou erros a que determinada operao ou item esto sujeitos; Relevncia: grau de importncia de um determinado item em relao ao todo; Materialidade: magnitude do valor ou do volume de recursos envolvidos, isoladamente ou em determinado contexto.

8.4 Concluso desse Passo Os resultados desse passo so:

Cadastro de Indicadores preenchido; Marco de Referncia preenchido; Matriz para Identificao e Acompanhamento de Impacto preenchida; Formulrio Aplicao de Indicadores preenchido; Formulrio Complementar de Informaes preenchido;

Com o Sistema de Medio de Desempenho definido, encerra-se a fase de Anlise e Melhoria do Processo e inicia-se a fase de Implementao das Melhorias, devendo a Equipe d iniciar o passo de elaborao da Proposta de Simplificao.