ADMINISTRACIN Y GERENCIA

La Administracin (lat. ad, hacia, direccin, tendencia, y minister, subordinacin, obediencia) es la ciencia social y tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de una organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organizacin.

Administracin moderna de una organizacin, centrada en la estrategia y enfocada en las necesidades del cliente.

Otras definiciones de Administracin (segn varios autores): La Administracin consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. (George R. Terry) La Administracin es una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado. (Jos A. Fernndez Arenas) La Administracin es el proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima productividad. (Lourdes Mnch Galindo yJos Garca Martnez)
Etimologa:

La palabra administracin proviene del latn ad (hacia, direccin, tendencia) y minister (subordinacin, obediencia, al servicio de), y significa aquel que realiza una funcin bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro, estar al servicio de otro (de la sociedad, hacindola ms productiva (eficiencia, para el cumplimiento de sus objetivos (eficacia)).1 Considerando la definicin anterior, puede decirse entonces que: Planificar: Es el proceso que comienza con la visin que tiene la persona que dirige a una organizacin; la misin de la organizacin; fijar objetivos, las estrategias y polticas organizacionales, usando como

herramienta el mapa estratgico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organizacin y las oportunidades/amenazas del contexto (Anlisis FODA). La planificacin abarca el largo plazo (de 5 a 10 o ms aos), el mediano plazo (entre 1 y 5 aos) y el corto plazo, donde se desarrolla elpresupuesto anual ms detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por factores sociales, polticos, climticos, econmicos, tecnolgicos, generan un entorno turbulento donde la planificacin se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemtica y permanente. Organizar: Responde a las preguntas Quin? va a realizar la tarea, implica disear el organigrama de la organizacin definiendo responsabilidades y obligaciones; cmo? se va a realizar la tarea; cando? se va a realizar; mediante el diseo de proceso de negocio,2 que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en qu secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar. Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasin ejercida por medio del Liderazgo sobre los individuos para la consecucin de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lgicos y tambin intuitivos de toma de decisiones. Controlar: Es la medicin del desempeo de lo ejecutado, comparndolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratgico, nivel tctico y a nivel operativo; la organizacin entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestin; por otro lado tambin se contratan auditoras externas, donde se analizan y controlan las diferentes reas funcionales El objeto de estudio de la Administracin son las organizaciones; por lo tanto, es aplicable a empresas privadas y pblicas; instituciones pblicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades; gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; hospitales y otras instituciones de salud, fundaciones, etc. y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso las familias y hogares.
La administracin por reas funcionales de la empresa

Administracin Administracin Administracin Administracin

financiera o Finanzas corporativas. comercial (marketing o mercadotecnia). de la produccin u operaciones. de Recursos humanos.

como las reas funcionales ms caractersticas; pero tambin se pueden encontrar departamentos de:

Administracin de las Tecnologas de Informacin. Organizacin y mtodo. Administracin estratgica. Gestin del conocimiento. Gestin del talento. Gestin de proyectos. Gestin de riesgos. Administracin de la cadena de suministro y Logstica. etc, como las ms frecuentes dentro de las organizaciones. La Administracin se relaciona estrechamente con otras ciencias como la economa, la contabilidad, lapsicologa, la sociologa, la poltica, las matemticas, la estadstica, la antropologa, la historia, la geografa y la filosofa.
Caractersticas de la Administracin

Universalidad cesar vallejo. El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la planificacin, organizacin, integracin de personal, direccin (liderazgo) y control. Es una ciencia que se basa en tcnicas viendo a futuro, coordinando cosas, personas y sistemas para lograr, por medio de la comparacin y jerarqua un objetivo con eficacia y eficiencia. La toma de decisiones es la principal fuente de una empresa para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados. Porque en l tiene siempre que existir coordinacin sistemtica de medios. La administracin se da por lo mismo en el estado, en el ejrcito, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administracin sern los mismos, aunque lgicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administracin es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas polticos existentes. Especificidad. Aunque la administracin va siempre acompaada de otros fenmenos de ndole distinta, el fenmeno administrativo es especfico y distinto a los que acompaa. Se puede ser un magnfico ingeniero de produccin y un psimo administrador. La administracin tiene caractersticas especficas que no nos permite confundirla con otra ciencia o tcnica. Que la administracin se auxilie de otras ciencias y tcnicas, tiene caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas. Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno administrativo, ste es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. As, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. Unidad jerrquica. Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin. As, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el ltimo mayordomo.

Valor instrumental. La administracin es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc. Interdisciplinariedad. La administracin hace uso de los principios, procesos, procedimientos y mtodos de otras ciencias que estn relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Est relacionada con matemticas, estadstica, derecho, economa, contabilidad, sociolog a, psicologa, filosofa, antropologa, ciencia poltica. Flexibilidad. Los principios y tcnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

Proceso Administrativo

La administracin puede verse tambin como un proceso. Segn Fayol, dicho proceso est compuesto por funciones bsicas: planificacin, organizacin, direccin, coordinacin, control. Planificacin: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de accin adecuado para lograrlos. Organizacin: Proceso para comprometer a dos o ms personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propsito de alcanzar una meta o una serie de metas especficas. Direccin: Funcin que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organizacin entera, con respecto a una tarea. Coordinacin: Integracin de las actividades de partes independientes de una organizacin con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas. Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas. El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas funciones simultneamente. Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que estn totalmente interrelacionados. Cuando una organizacin elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecucin del mismo. Luego de la ejecucin (o tal vez en forma simultnea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificacin, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una correccin en la planificacin, lo que realimenta el proceso.
El papel del Administrador

La profesin de administrador tiene muchos aspectos: segn el nivel en que se site, deber vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planificacin, organizacin, direccin y control de las actividades de su departamento o divisin en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir. Cuanto ms se preocupe el administrador para saber o aprender cmo se ejecutan las tareas, ms preparado estar para actuar en el nivel operacional de la empresa. Cuanto ms se preocupe por desarrollar conceptos ms preparado estar para actuar en el nivel institucional de la empresa. Un administrador debe conocer cmo se prepara un presupuesto de gastos o una previsin de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como se interpreta un balance, como

se elabora la planificacin y el control de produccin, etc, ya que estos conocimientos son valiosos para la administracin, sin embargo lo ms importante y fundamental es saber como utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera adecuada. Los destacados de la administracin son los administradores, siendo la carrera universitaria que expide el ttulo respectivo la Licenciatura en Administracin de Empresas, asimismo en casi todos los pases del mundo existe una maestra de posgrado en negocios llamada MBA.
Campo de aplicacin

El administrador es un organizador de recursos materiales y humanos. Estudiando administracin las habilidades y conocimientos que desarrolles te permitirn detectar, prevenir y corregir errores en la planeacin del trabajo de las personas. Como administrador puedes ayudar a las personas a hacer mejor las cosas y a ser ms efectivos en su trabajo. El campo de trabajo del administrador comprende todas las Organizaciones Humanas, Pblicas y Privadas, Despachos de Asesora y servicios como emprendedor independiente.

Gerente
El trmino gerente denomina a quien est a cargo de la direccin o coordinacin de la organizacin, institucin o empresa, o bien de una parte de ella como es un departamento o un grupo de trabajo. Como seria por ejemplo, un Gerente general, un Gerente de finanzas, un Gerente de personal, gerentes de seccin, gerentes de turno, gerentes de proyecto, etc (ver: puestos en una empresa). Otro concepto muy parecido pero ms amplio es el directivo, el cual proviene de su etimologa del latn dirigere, y significa ordenar en muchas direcciones, por lo cual su tarea es bsicamente de tipo administrativa (no operativa). Es entonces aquel que dirige, suponiendo una relacin de mando-obediencia; es quien ordena, gua y dispone de un emprendimiento o una parte de aquel. El papel del gerente es utilizar tan eficientemente como sea posible todos los recursos a su disposicin a fin de obtener el mximo posible de beneficio de los mismos. En otras palabras, maximizar la utilidad productiva de la organizacin, seccin, etc. (ver: Habilidades gerenciales). En la prctica moderna, el gerente es generalmente un empleado, remunerado parte por un salario y -a veces- parte a travs ya sea de bonos de produccin u otorgamiento de acciones de la organizacin para la cual trabaja, etc (ver ms abajo). Las tareas de gerencia son una parte importante de las funciones de un empresario. Sin embargo, ese es un trmino utilizado en general para designar a quien est a cargo de una empresa, siendo, en ese sentido, un trmino ms restringido: mientras los empresarios son gerentes, no todo gerente es empresario.
Clasificacin de gerentes:

Gerentes de primera lnea dirigen el trabajo del personal que est involucrado con la produccin de la organizacin o con el servicio a los clientes. (Supervisores, gerentes de turno.) Gerentes de nivel medio dirigen el trabajo de los gerentes de primera lnea (gerente regional, gerente de divisin.) Gerentes de nivel alto toman decisiones de la empresa, establecer los planes y objetivos (presidente, director administrativo)

Funciones de los Gerentes: Estas funciones gerenciales, las ms importantes, se presentan tambin en los diferentes niveles organizacionales o la jerarqua de la estructura interna de una empresa. Los niveles son: Superior, Medio y Operativo. 1) Nivel Superior. Es conocido como la Alta Gerencia y es la responsable de de administrar toda la empresa u organizacin. Establecen las polticas de las operaciones y dirige la interaccin de la empresa con su entorno. Se requiere un conocimiento extenso de de las funciones de gestion y habilidades. Deben ser conscientes de de los factores externos, tales como el mercado. Sus decisiones se toma en base a un anlisis directivo, conceptual o de comportamiento de procesos. 2) Nivel Medio. Esta gerencia media incluye varios departamentos o reas los mismos que dirigen al nivel bajo. La responsabilidad d este gerencia media es dirigir las actividades que sirven para poner en prctica las polticas de la organizacin y equilibra la demanda del gerente y los trabajadores. Tiene conocimiento especializado de ciertas tareas de gestion. Son responsables de ejecutar las decisiones tomadas por la gerencia del nivel superior o lato nivel. 3) Nivel Operativo. Son los responsables de de los trabajos, cuyos responsables dirigen a los empleados de la produccin de la planta fabril y de otras unidades. Aseguran que los planes y decisiones adoptadas por los dos anteriores niveles se lleven a cabo. Sus decisiones son normalmente de corto plazo. Tiene control directo sobre la fuerza de trabajo en la fbrica, la oficina u otras reas de trabajo. Y las responsabilidades de este grupo de trabajo son restringidas y ms especificas.

Del mismo modo, a manera de complementacin a las funciones gerenciales, FERMIN y RUBINO, destacan por lo menos tres grupos de funciones que son esenciales para un efectivo trabajo gerencial. 1) La creacin un grupo de trabajo armnico donde el todo sea ms que la suma de sus partes. Una entidad productiva que rinda ms que la suma de los recursos incorporados a la misma. 2) Ser proactivo, es decir, armonizar en todas las decisiones y todos los actos los requerimientos del futuro inmediato y a largo plazo.

3) Ejecutar seis tareas bsicas: fijar objetivos; derivar metas en cada rea de objetivos; organizar tareas, actividades y personas; motivar y comunicar, controlar y evaluar; y, desarrollar a la gente y a s mismo. En consecuencia, efectividad de una organizacin depende directamente de la eficacia y la eficiencia con que el gerente ejecute sus funciones as como tambin de su habilidad para manejar a las personas que conforman su grupo de trabajo, generalmente con aptitudes, actitudes y necesidades diferentes, y guiarlas por el camino que conduzca hacia la efectividad de la organizacin. Un gerente efectivo es aquel que: a) Comparte con sus colaboradores los objetivos y prioridades de su departamento y de la organizacin. b) Utiliza el consenso para llegar a acuerdos con sus colaboradores. c) Estimula la participacin de sus colaboradores en la planificacin, toma de decisiones y solucin de problemas. d) Se preocupa por mejorar continuamente la comunicacin. e) Busca medios para que los colaboradores se comprometan, de manera voluntaria, con el logro de los objetivos de la organizacin. f) Analiza y evala, conjuntamente con sus colaboradores, los logros alcanzados, las causas de las desviaciones y las posibles medidas correctivas. g) Enlaza logros con recompensas de una manera justa y objetiva. h) Facilita el trabajo de sus colaboradores y, ms que ejercer control, les presta el apoyo necesario para que puedan realizar eficientemente sus tareas. i) Delega, tanto las funciones como el poder para tomar decisiones, dando suficiente autonoma de accin a sus colaboradores. j) Cuando se presentan conflictos, los afronta para resolverlos no para buscar culpables. k) Considera los errores, propios y ajenos, como una oportunidad para aprender y mejorar. Finalmente cuando se habla del gerente, se define como un individuo capaz de orientar, dirigir, tomar decisiones y lograr objetivos; de l depende su xito personal, el de la organizacin y el del grupo que esta dirigiendo. De all que resulte necesario que adems de una formacin gerencial, el individuo que acte como gerente, tenga un patrn de criterios y una filosofa clara de la administracin, de la concepcin del hombre y una ideologa del trabajo, que le permitan ganar apoyo efectivo y partidarios comprometidos con una misin cuyo significado y transcendencia merece entrega. Roles Gerenciales: As, MINTZBERG, estableci diez roles que todo gerente desempea cotidianamente. Los agrup en tres conjuntos: ROL INTERPERSONAL. Se encuentra asociados con la interaccin del gerente con otros miembros de la organizacin: superiores, subordinados, iguales y personas externas a la organizacin. a) Figura ceremonial. Como "cabeza" de la organizacin o la unidad, la representa formal y simblicamente tanto interna como externamente. b) Lder motivador. Como responsable del trabajo de las personas que integran su organizacin o su unidad, el gerente tiene autoridad para contratar, adiestrar, motivar y retroalimentar a los trabajadores, adems de conciliar las necesidades individuales de sus subordinados con las de la organizacin. c) Enlace. Como representante de la organizacin o unidad, el gerente establece contactos al margen de la cadena formal de mando. Tales interacciones le brindan la posibilidad de obtener informacin til para la toma de decisiones. ROL INFORMATIVO. Se encuentra relacionados con la recepcin, procesamiento y transmisin de informacin. La posicin del gerente en la jerarqua organizacional le permite tejer una red de contactos (externos e internos) que le da acceso a informacin a la que, por lo general, no acceden los otros integrantes de su equipo.

a) Monitor. Recoge informacin tanto interna como externa, gracias a la red de contactos personales. Una buena parte de esa informacin le llega de manera verbal e informal. b) Diseminador. Comparte y distribuye entre los miembros de su organizacin o su unidad informacin til proveniente de sus contactos externos. c) Vocero. Enva informacin a personas ajenas a su organizacin o unidad. En otras palabras, transmite informacin desde su organizacin al entorno o desde su unidad a otras instancias de la organizacin. ROL DECISIVO. Se encuentra vinculados con la toma de decisiones. El gerente utiliza la informacin disponible para fundamentar la escogencia de opciones entre diferentes alternativas. a) Emprendedor. Genera iniciativas para adaptar la organizacin o unidad que dirige a las cambiantes condiciones del entorno. Por lo general, los proyectos que gerencia son varios y normalmente se encuentran en distintas etapas de desarrollo. b) Manejador de perturbaciones. Atiende alteraciones imprevisibles que generan alta presin en el seno de su organizacin o unidad: conflictos internos, bancarrota de un cliente importante, desastres o accidentes, por ejemplo. c) Distribuidor de recursos. Asigna recursos de distinta naturaleza al interior de la organizacin o unidad. Quizs el recurso ms importante sea su propio tiempo. Este papel tambin tiene que ver con la autorizacin de decisiones de otros y con la necesidad de garantizar la coherencia de tales decisiones con la estrategia general de la unidad organizativa que dirige. d) Negociador. Atiende y negocia situaciones de competencia o conflicto, tanto internamente (en el seno de la organizacin o la unidad que dirige) como con entes externos a su unidad organizativa. Habilidades de los Gerentes Tenemos 3 habilidades bsicas

* Habilidades Tcnicas: conocimiento especfico del trabajo y saber las tcnicas necesarias para realizarlo. (se suele ver en Gerentes de primera lnea) * Habilidades Humanas: capacidad de trabajar bien con otras personas para obtener lo mejor de su gente. * Habilidades conceptuales: pensar y conceptualizar situaciones abstractas y complejas.(ver la organizacin como un TODO, comprender la relacin entre las diferentes reas) (se suele ver en Gerentes de ALTO NIVEL