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INTRODUCCIO N

Un proveedor de inteligencia de negocios es una empresa especializada en la venta de software de gestin de business intelligence. Hay dos tipos de proveedores. En la primera categora son conocidos como proveedores de puro juego, mientras que en el segundo se llaman megavendors. Los dos tipos de proveedores difieren tanto en tamao como en sus rutas hacia entrar en el mercado. Cuando un proveedor de inteligencia de negocios es considerado puro juego, este proveedor funciona de forma independiente. En otras palabras, el proveedor del software de inteligencia de negocio vende slo su propio producto. Muchos proveedores de puro juego finalmente se acerc ms grandes proveedores para consolidacin, que podra resultar en mayores ingresos, mejora el marketing y mayores tasas de distribucin. El megavendor es un tipo de proveedor de inteligencia de negocios que se compone de una serie de proveedores ms pequeos. Formado a travs de adquisiciones, estas megavendors son a menudo el resultado de la consolidacin. En lugar de adquirir productos completos, sin embargo, estos proveedores suelen elegir de diversas ofertas y funciones. En otras palabras, en lugar de adquirir un producto completo de un proveedor independiente, el megavendor en su lugar se elija solamente las funciones o ofertas que son ms eficaces o comercializables. Estas funciones pueden integrarse luego en sus otros productos. Aparte de la venta de software de business intelligence, un proveedor de inteligencia de negocios es tambin responsable de la optimizacin de las tendencias que surgen dentro de la industria de inteligencia de negocios. Por ejemplo, los proveedores se han centrado en productos que permiten a los analistas de inteligencia de negocios inteligencia de tiempo real. Esto es una forma de reducir el tiempo entre eventos de negocios y la produccin de datos para analizar esos acontecimientos. Proveedores han creado tambin una tendencia en la que hay mayor visualizacin de datos, que permite los anlisis ms sofisticados.

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5.1 INTRODUCCION A LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS


La mayora de los expertos consideran que la investigacin moderna en este campo nace a raz de la Segunda Guerra Mundial donde se conformaron equipos multidisciplinares para que abordaran con una visin integral una amplia diversidad de problemas estratgicos, logsticos y tcticos que enfrentaban las fuerzas armadas. Sin embargo existen evidencias que certifican que ya a principios del siglo XX la revolucin de la administracin cientfica, iniciada por Frederic W. Taylor, sent las bases para el uso de mtodos cuantitativos en la toma de decisiones. Posteriormente, con el nacimiento de las computadoras, sobrevino una verdadera explosin de nuestras capacidades de almacenamiento de datos, as como de clculo, y en consecuencia un inmenso impulso de la disciplina, hasta el punto en que hoy en da se encuentra ligada de forma inseparable a la computacin. Qu es Inteligencia de Negocios? Podemos definir Inteligencia de Negocios como el proceso de analizar los datos de una empresa con el objetivo de extraer conocimiento de los mismos. Vivimos en una poca en la que sin duda alguna la informacin es clave para obtener ventajas competitivas en el mundo de los negocios. No obstante con frecuencia los volmenes de datos son sumamente altos y no se cuenta con herramientas que permitan un rpido anlisis de los mismos y faculten decisiones sustentados en ellos; en otros casos, lo que es peor, se desconoce qu hacer con la informacin. La Inteligencia de Negocios es la clave absoluta para enfrentar estos retos. Nos permite generar escenarios, pronsticos, determinar tendencias, analizar fenmenos, detectar patrones y generar reportes que sustenten el proceso de toma de decisiones sobre un marco cientfico y en consecuencia plenamente cuantificable. Son muchas las empresas que hoy en da se han beneficiado del uso de herramientas de Inteligencia de Negocios que han sido empleadas en todo tipo de reas tales como Mercadeo, Finanzas, Ventas, Servicio al Cliente, etc.
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Existen un buen nmero de herramientas de Inteligencia de Negocios disponibles hoy en da en el mercado con increbles funcionalidades. En futuros post les iremos describiendo aquellas con las que hemos tenido mejores experiencias. No obstante, en EXCELLENTIAS.COM estamos convencidos de que muchas pequeas y medianas empresas pueden obtener ventaja competitiva en ciertos campos empleando tcnicas de Inteligencia de Negocios desarrolladas enteramente en Microsoft Excel, partiendo de pequeas inversiones que no implican la instalacin y pago por licenciamiento de herramientas ms avanzadas. Incluso es posible focalizar desarrollos de Inteligencia de Negocios en Excel para reas o departamentos especficos de grandes empresas, aunque quizs previamente se requiera ejecutar ciertos procesos de consolidacin de datos en otras herramientas, dependiendo siempre del volumen de datos a analizar. La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) se puede definir como el proceso de analizar los bienes o datos acumulados en la empresa y extraer una cierta inteligencia o conocimiento de ellos. Dentro de la categora de bienes se incluyen las bases de datos de clientes, informacin de la cadena de suministro, ventas personales y cualquier actividad de marketing o fuente de informacin relevante para la empresa. BI apoya a los tomadores de decisiones con la informacin correcta, en el momento y lugar correcto, lo que les permite tomar mejores decisiones de negocios. La informacin adecuada en el lugar y momento adecuado incrementa efectividad de cualquier empresa. "La tecnologa de BI no es nueva, ha estado presente de varias formas por lo menos en los ltimos 20 aos, comenzando por generadores de reportes y sistemas de informacin ejecutiva en los 80s" Afirma Candice Goodwin [1]. Entindase como sinnimos de tecnologa de BI los trminos aplicaciones, soluciones o software de inteligencia de negocios.

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Tal vez le ayude a comprender mejor el concepto por medio de un ejemplo. Una franquicia de hoteles a nivel nacional que utiliza aplicaciones de BI para llevar un registro estadstico del porcentaje promedio de ocupacin del hotel, as como los das promedio de estancia de cada husped, considerando las diferencias entre temporadas. Con esta informacin ellos pueden: - calcular la rentabilidad de cada hotel en cada temporada del ao - determinar quin es su segmento de mercado - calcular la participacin de mercado de la franquicia y de cada hotel - identificar oportunidades y amenazas Estas son slo algunas de las formas en que una empresa u organizacin se puede beneficiar por la implementacin de software de BI, hay una gran variedad de aplicaciones o software que brindan a la empresa la habilidad de analizar de una forma rpida por qu pasan las cosas y enfocarse a patrones y amenazas.

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5.2 SISTEMAS DE SOPORTE A LA DECISION


El concepto de sistema de soporte a las decisiones (DSS por sus siglas en ingls Decision support system) es muy amplio, debido a que hay muchos enfoques para la toma de decisiones y debido a la extensa gama de mbitos en los cuales se toman. Estos sistemas de apoyo son del tipo OLAP o de minera de datos, que proporcionan informacin y soporte para tomar una decisin. Un DSS puede adoptar muchas formas diferentes. En general, podemos decir que un DSS es un sistema informtico utilizado para servir de apoyo, ms que automatizar, el proceso de toma de decisiones. La decisin es una eleccin entre alternativas basadas en estimaciones de los valores de esas alternativas. El apoyo a una decisin significa ayudar a las personas que trabajan solas o en grupo a reunir inteligencia, generar alternativas y tomar decisiones. Apoyar el proceso de toma de decisin implica el apoyo a la estimacin, la evaluacin y/o la comparacin de alternativas. En la prctica, las referencias a DSS suelen ser referencias a aplicaciones informticas que realizan una funcin de apoyo. El trmino sistema de apoyo a la decisin se ha utilizado de formas muy diversas y se ha definido de diferentes maneras dependiendo del punto de vista del autor.2 Algunas de esas definiciones son: Un DSS, en trminos muy generales, es "un sistema basado en computador que ayuda en el proceso de toma de decisiones" (Finlay3 y otros). En trminos bastante ms especficos, un DSS es "un sistema de informacin basado en un computador interactivo, flexible y adaptable, especialmente desarrollado para apoyar la solucin de un problema de gestin no estructurado para mejorar la toma de decisiones. Utiliza datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el propio anlisis de la situacin" (Turban4 ).

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Otras definiciones intermedias entre las dos anteriores seran: Un DSS es un "conjunto de procedimientos basados en modelos para procesar datos y juicios para asistir a un gerente en su toma de decisiones" (Little5 ). Un DSS "combina recursos intelectuales individuales con las capacidades de un ordenador para mejorar la calidad de las decisiones (son un apoyo informtico para los encargados de tomar decisiones sobre problemas semiestructurados)" (Keen6 ). "Sistema extensible capaz de apoyar ad-hoc el anlisis de datos y el modelado de decisiones, orientado a la planificacin futura y utilizado a intervalos irregulares, no planificados" (Moore y Chang7 ). Los DSS son "Sistemas informticos interactivos que ayudan a los encargados de tomar decisiones utilizando datos y modelos para resolver problemas no estructurados" (Sprague y Carlson8 ). Kenn afirma que es imposible dar una definicin precisa incluyendo todas las facetas de la DSS ya que "no puede haber una definicin de los sistemas de apoyo a la decisin, sino slo del apoyo a la decisin" (Keen9 ). Para Power el termino DSS puede referirse a muchos tipos de sistemas de informacin que dan soporte a la toma de decisiones. Humorsticamente aade que siempre que un sistema informtico no sea un 'sistema para procesamiento de transacciones en linea' (OLTP), alguien tendr la tentacin de llamarlo DSS (Power10 ). Como se puede ver no hay una definicin universalmente aceptada de lo que es un DSS Los DSS son herramientas de mucha utilidad en Inteligencia empresarial (Business Intelligence), permiten realizar el anlisis de las diferentes variables de negocio para apoyar el proceso de toma de decisiones de los directivos: Permite extraer y manipular informacin de una manera flexible. Ayuda en decisiones no estructuradas. Permite al usuario definir interactivamente qu informacin necesita y cmo combinarla.
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Suele incluir herramientas de simulacin, modelizacin, etc. Puede combinar informacin de los sistemas transaccionales internos de la empresa con los de otra empresa externa. Su principal caracterstica es la capacidad de anlisis multidimensional (OLAP) que permite profundizar en la informacin hasta llegar a un alto nivel de detalle, analizar datos desde diferentes perspectivas, realizar proyecciones de informacin para pronosticar lo que puede ocurrir en el futuro, anlisis de tendencias, anlisis prospectivo, etc. Un DSS da soporte a las personas que tienen que tomar decisiones en cualquier nivel de gestin, ya sean individuos o grupos, tanto en situaciones semiestructuradas como en no estructuradas, a travs de la combinacin del juicio humano e informacin objetiva: Soporta varias decisiones interdependientes o secuenciales. Ofrece ayuda en todas las fases del proceso de toma de decisiones -inteligencia, diseo, seleccin, e implementacin- as como tambin en una variedad de procesos y estilos de toma de decisiones. Es adaptable por el usuario en el tiempo para lidiar con condiciones cambiantes. Genera aprendizaje, dando como resultado nuevas demandas y refinamiento de la aplicacin, que a su vez da como resultado un aprendizaje adicional. Generalmente utiliza modelos cuantitativos (estndar o hechos a la medida). Los DSS avanzados estn equipados con un componente de administracin del conocimiento que permite una solucin eficaz y eficiente de problemas muy complejos. Puede ser implantado para su uso en Web, en entornos de escritorio o en dispositivos mviles (PDA). Permite la ejecucin fcil de los anlisis de sensibilidad.

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Los sistemas de soporte a la decisin son parte de la revolucin de la era de tecnologas de informacin y nacen de la necesidad de solucionar problemas complejos debido a que en la actualidad contamos con tantos datos que es difcil procesarlos a informacin til para mejorar el desempeo de las organizaciones. Hoy en da, muchas empresas a nivel mundial estn implementando sistemas de soporte a la decisin (DSS) para mejorar su toma de decisiones, mientras tanto, muchas otras apenas estn conociendo lo que un DSS puede proporcionarles como ventaja competitiva. Los sistemas de soporte a la decisin son una clase de sistemas computarizados que ayudan en las actividades de la toma de decisiones. Son sistemas interactivos basados en computadoras y subsistemas que ayudan a los tomadores de decisiones a que el proceso sea exitoso usando tecnologas de comunicacin, datos, documentos, conocimientos y modelos. Los DSS permiten que personas de diferentes niveles de una empresa puedan recolectar datos necesarios y procesarlos de formas diferentes simulando varias situaciones reales y as poder elegir la mejor opcin, para que la toma de decisiones sea ms efectiva y correcta. Existe la idea en muchas empresas que implementar un DSS es muy costoso, y que solo pueden hacerlo organizaciones grandes, sin embargo no es as, existe gran desconocimiento sobre las formas y herramientas que existen para poder implementarlo. Primero debemos decir que existen dos tipos de software: el comercial y el personalizado. El software comercial son sistemas ya existentes en el mercado, por lo cual tienen como ventaja que el costo no es elevado y el tiempo de implementacin es casi inmediato, sin embargo, no llenan en su totalidad las necesidades de la empresa. Por otro lado, el software personalizado es mas costoso, toma ms tiempo su implementacin pero tiene como ventaja que es ajustado a las necesidades propias de la empresa. Como podemos visualizar, el software ms factible para empresas pequeas que quieren lograr una ventaja competitiva es el comercial, por lo cual se debe buscar un software en el mercado que ms les convenga de acuerdo a sus requerimientos y necesidades, afortunadamente cada vez existen ms sistemas de soporte a las decisiones en el mercado que se pueden adaptar al mximo que sea posible a sus necesidades, por lo tanto,
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Lo ideal para empresas que buscan este tipo de software es analizar e inclusive probar varias herramientas, esto con ayuda de asesores tanto internos como externos a la empresa para encontrar la mejor solucin. Sin embargo las empresas pequeas que se interesen en implementar un DSS personalizado que sea econmico pueden contactar programadores con experiencia en DSS o instituciones educativas en donde se impartan cursos sobre estas tecnologas. Ahora bien, para empresas grandes que cuentan con presupuesto para adquirir un software personalizado, existen varias opciones de empresas que se dedican al desarrollo de sistemas de soporte a la decisin personalizado, para ello es importante crear un equipo de evaluacin, definir los requerimientos con ayuda de expertos y evaluar varias empresas que nos ofrezcan la mejor solucin para lograr una ventaja competitiva. Los SSD tienen cuatro caractersticas principales: incorporan datos y modelos, son diseados para asistir a los directivos en los procesos de decisin (no reemplazan, sino que apoyan a la toma de decisiones) y su objetivo es mejorar la efectividad de las decisiones y no la eficiencia con la que esas decisiones son tomadas. Algunas otras caractersticas y ventajas importantes de los DSS que debemos tener en cuenta son las siguientes: Tipo de decisiones: Apoya el proceso de toma de decisiones estructuradas y no estructuradas. Las decisiones estructuradas son aquellas en las que ya existen una forma definida de hacerlo, por ejemplo un anlisis de presupuesto, las decisiones no estructuradas son en las que no existe una forma en como hacerlo, por ejemplo, contratacin de personal. Interfase amigable: capacidad de interactuar en forma amigable y con respuestas en tiempo real con el encargado de tomar decisiones. Provee soporte individual y a grupos. Provee soporte a varios niveles gerenciales, desde el nivel ms alto ejecutivo hasta el ms bajo. Fcil Manejo: Simple, fcil de aprender y utilizar por el usuario final.
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Soportan una gran variedad de procesos y estilos de tomas de decisiones. Variedad de Usuarios: Puede emplearse por usuarios de diferentes reas funcionales como ventas, produccin, administracin, finanzas, recursos humanos, etc. Flexibilidad: Permite acoplarse a una variedad determinada de estilos administrativos: Autocrticos, Participativos, etc. Apoyo en todas las fases del proceso de toma de decisiones. Los usuarios finales son capaces de construir y modificar sistemas simples por ellos mismos, sin necesitar la ayuda de los expertos en sistemas. Proveen soporte para varias decisiones secunciales. Estas decisiones puede ser hechas una vez, varias veces o repetidamente. Interaccin Ambiental: Permite la posibilidad de interactuar con informacin externa como parte de los modelos de decisin. Comunicacin Interna Organizacional: Facilita la comunicacin de informacin relevante de los niveles altos a los niveles operativos y viceversa. Uso de un modelo estndar y adaptado a las necesidades. Posibilita la ejecucin del anlisis de sensibilidad (capacidad de ver la trascendencia de la toma de decisiones). Registro histrico de las decisiones y seguimiento. Los DSS son una herramienta muy poderosa que cada vez se esta usando ms en las actividades organizacionales, cada vez existen mas aplicaciones en diversos campos. El xito de su implementacin depende mucho de la relacin adecuada que exista entre los desarrolladores y los usuarios finales en el momento del anlisis, para que finalmente sea una herramienta til y ajustada a la realidad de la empresa. Un DDS bien implementado y con la tecnologa necesaria nos dar la capacidad de seleccionar una solucin adecuada, con el menor costo y al menor tiempo, adems de la satisfaccin de clientes y trabajadores.

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Es importante mencionar que un DSS no toma decisiones por si slo, los encargados de ello en las empresas se apoyan en estas herramientas para lograr una mejor toma de decisiones en una situacin dada, analizando varios escenarios, pero finalmente quienes tienen la ltima palabra son las personas. Sin embargo, los DSS son una importante tecnologa, ya que al proveer datos y anlisis oportunos que soporten las decisiones, nos lleva a tener una gran ventaja competitiva, ya que no solo estn basndose en juicios individuales, sino en informacin generada a travs de mtodos analticos y deductivos. Los DDS nacieron de la necesidad de tener una ventaja competitiva, ya que apoyan en todas las fases del proceso de decisin, tanto en problemas estructurados, semiestructurados y no estructurados. Las empresas grandes invierten hasta millones de dlares en DSS, pero tambin existen oportunidades para las empresas pequeas para adquirir uno al alcance de su presupuesto. Es importante aprovechar la ventaja competitiva que esta tecnologa ofrece a las empresas de todo tipo.

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5.2.1 ALMACENES DE DATOS (DATA WAREHOUSE)


Descripcin de un Data Warehouse. En el contexto de la informtica, un almacn de datos (del ingls data warehouse) es una coleccin de datos orientada a un determinado mbito (empresa, organizacin, etc.), integrado, no voltil y variable en el tiempo, que ayuda a la toma de decisiones en la entidad en la que se utiliza. Se trata, sobre todo, de un expediente completo de una organizacin, ms all de la informacin transaccional y operacional, almacenado en una base de datos diseada para favorecer el anlisis y la divulgacin eficiente de datos (especialmente OLAP, procesamiento analtico en lnea). El almacenamiento de los datos no debe usarse con datos de uso actual. Los almacenes de datos contienen a menudo grandes cantidades de informacin que se subdividen a veces en unidades lgicas ms pequeas dependiendo del subsistema de la entidad del que procedan o para el que sea necesario. Definicin de Bill Inmon Bill Inmon1 fue uno de los primeros autores en escribir sobre el tema de los almacenes de datos, define un data warehouse (almacn de datos) en trminos de las caractersticas del repositorio de datos: Orientado a temas.- Los datos en la base de datos estn organizados de manera que todos los elementos de datos relativos al mismo evento u objeto del mundo real queden unidos entre s. Variante en el tiempo.- Los cambios producidos en los datos a lo largo del tiempo quedan registrados para que los informes que se puedan generar reflejen esas variaciones. No voltil.- La informacin no se modifica ni se elimina, una vez almacenado un dato, ste se convierte en informacin de slo lectura, y se mantiene para futuras consultas. Integrado.- La base de datos contiene los datos de todos los sistemas operacionales de la organizacin, y dichos datos deben ser consistentes.

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Inmon defiende una metodologa descendente (top-down) a la hora de disear un almacn de datos, ya que de esta forma se considerarn mejor todos los datos corporativos. En esta metodologa los Data marts se crearn despus de haber terminado el data warehouse completo de la organizacin. Definicin de Ralph Kimball Ralph Kimball2 es otro conocido autor en el tema de los data warehouse, define un almacn de datos como: "una copia de las transacciones de datos especficamente estructurada para la consulta y el anlisis". Tambin fue Kimball quien determin que un data warehouse no era ms que: "la unin de todos los Data marts de una entidad". Defiende por tanto una metodologa ascendente (bottom-up) a la hora de disear un almacn de datos. Una definicin ms amplia de almacn de datos Las definiciones anteriores se centran en los datos en s mismos. Sin embargo, los medios para obtener y analizar esos datos, para extraerlos, transformarlos y cargarlos, as como las diferentes formas para realizar la gestin de datos son componentes esenciales de un almacn de datos. Muchas referencias a un almacn de datos utilizan esta definicin ms amplia. Por lo tanto, en esta definicin se incluyen herramientas para la inteligencia empresarial, herramientas para extraer, transformar y cargar datos en el almacn de datos, y herramientas para gestionar y recuperar los metadatos. Funcin de un almacn de datos En un almacn de datos lo que se quiere es contener datos que son necesarios o tiles para una organizacin, es decir, que se utiliza como un repositorio de datos para posteriormente transformarlos en informacin til para el usuario. Un almacn de datos debe entregar la informacin correcta a la gente indicada en el momento ptimo y en el formato adecuado. El almacn de datos da respuesta a las necesidades de usuarios expertos, utilizando Sistemas de Soporte a Decisiones (DSS), Sistemas de informacin ejecutiva (EIS) o herramientas para hacer consultas o informes. Los usuarios finales pueden hacer fcilmente consultas sobre sus almacenes de datos sin tocar o afectar la operacin del sistema.

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En el funcionamiento de un almacn de los datos son muy importantes las siguientes ideas: Integracin de los datos provenientes de bases de datos distribuidas por las diferentes unidades de la organizacin y que con frecuencia tendrn diferentes estructuras (fuentes heterogneas). Se debe facilitar una descripcin global y un anlisis comprensivo de toda la organizacin en el almacn de datos. Separacin de los datos usados en operaciones diarias de los datos usados en el almacn de datos para los propsitos de divulgacin, de ayuda en la toma de decisiones, para el anlisis y para operaciones de control. Ambos tipos de datos no deben coincidir en la misma base de datos, ya que obedecen a objetivos muy distintos y podran entorpecerse entre s. Peridicamente, se importan datos al almacn de datos de los distintos sistemas de planeamiento de recursos de la entidad (ERP) y de otros sistemas de software relacionados con el negocio para la transformacin posterior. Es prctica comn normalizar los datos antes de combinarlos en el almacn de datos mediante herramientas de extraccin, transformacin y carga (ETL). Estas herramientas leen los datos primarios (a menudo bases de datos OLTP de un negocio), realizan el proceso de transformacin al almacn de datos (filtracin, adaptacin, cambios de formato, etc.) y escriben en el almacn.

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5.2.2 TABLEROS DE CONTROL


El tablero de control (TdeC) es una herramienta, del campo de la administracin de empresas, aplicable a cualquier organizacin y nivel de la misma, cuyo objetivo y utilidad bsica es diagnosticar adecuadamente una situacin. Se lo define como el conjunto de indicadores cuyo seguimiento y evaluacin peridica permitir contar con un mayor conocimiento de la situacin de su empresa o sector apoyndose en nuevas tecnologas informticas. El diagnostico y monitoreo permanente de determinados indicadores e informacin ha sido y es la base para mantener un buen control de situacin en muchas de las disciplinas de la vida. Como ejemplo de estos podemos sealar a la: medicina, basada en mediciones para el diagnostico de la salud de los pacientes, a la aviacin, cuyos indicadores de tablero de control sintetiza la informacin del avin y del entorno para evitar sorpresas y permite a los pilotos dirigir el avin a buen puerto; el tablero de un sistema elctrico o de una represa son otros ejemplos. En todos estos casos el Tablero permite a travs del color de las luces y alarmas ser el disparador para la toma de decisiones. En todos estos ejemplos es fundamental definir los indicadores a monitorear. La empresa como organizacin formal e informal es sujeta de parametrizacin en muchos de sus valores para facilitar el diagnostico y la toma de decisiones. Si bien hay indicadores genricos para todas las empresas, especialmente en reas como las econmicas financieras, cada empresa o sector requiere definiciones a medida de sus propios parmetros y definir quin y cmo va a monitorear esa informacin.

El Tablero de Control nace al no existir una metodologa clara para ensear a los directivos a organizar y configurar la informacin. En un campo en que las ciencias empresariales han podido evolucionar notoriamente dada la revolucin de la informacin generada a finales del siglo XX. Es necesario generar metodologas gerenciales para que las empresas no se basen slo en su intuicin y conocimientos de cada directivo o por la sola inteligencia existente en herramientas informticas.

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Si bien el concepto de Tablero puede no ser nuevo ya que las nociones de Gerenciar por excepcin, o de Tablero de comando, o Tableau de bord en Francia, fueron muy generalizadas y difundidas en su momento. A finales de las dcadas de los 80 y principio de los 90 haban perdido fuerza. Adems de la evolucin tecnolgica sealada anteriormente, existieron una serie de razones, para que esto ocurriera:

El exceso de informacin: muchos de los sistemas manejaban gran cantidad de datos e indicadores sin un mecanismo de seleccin que permitiera tener una idea general con solo un golpe de vista.

La visin funcional: Las estructuras funcionales generan islas y falsas apropiaciones sectoriales de la informacin, dificultando una agrupacin por proceso de negocio que permitiera una visin ms global. Las nuevas tendencias de management en cambio, impulsan a contar con divisiones por negocio o con gerencias funcionales que tengan una visin ms por procesos e integral de la empresa.

La creacin de falsas expectativas: la calidad de comando de un tablero es mayor que la de control, ya que implica la seleccin de muy pocos indicadores para dirigir. Al ser demasiado ambicioso el querer dirigir la empresa solo con indicadores pudo no cubrir expectativas, dando por tierra con el mejor de los proyectos. En muchos casos estos proyectos terminaron en una direccin por objetivos con gran necesidad de formalizacin.

La falta de medios informticos: en la dcada de los 60/70 no eran tan adecuados para manipular la informacin directiva, lo que haca que muchos de estos sistemas fueran muy difciles de mantener actualizados y poco prcticos para dirigir. El mtodo de trabajo comienza identificando como reas clave a aquellos "temas relevantes a monitorear y cuyo fracaso permanente impedira la continuidad y el progreso de su empresa o sector dentro de un entorno competitivo, aun cuando el resultado de todas las dems reas fuera bueno. La misma fue creada inicialmente para ser aplicada a la empresa en su conjunto, con una visin global, pero demostr ser aplicable tambin a un sector o funcin dentro de la empresa.

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Los indicadores claves son los datos, ndices, mediciones o ratios que generan informacin de la situacin de cada rea clave. A partir de definir reas e indicadores y apoyando con nuevas tecnologas informticas se puede conformar una potente herramienta de diagnstico. El Tablero propiamente dicho sern entonces las reas e indicadores que sinteticen un diagnstico completo de situacin, por lo cual podra ser llevado en papel, pero su uso se potencia mucho ms utilizando modernas herramientas informticas del mundo de Business Intelligence De esta forma se puede acceder a la informacin relevante para completar el diagnstico e implementar acciones correctivas. En todos los Tableros despus de la definicin de los temas e indicadores clave se deber definir l:

Reporte o Pantalla: que muestre la informacin clave para el diagnostico, con su formato y configuracin. La arquitectura del reporte debe reflejar la necesidad de informacin y cultura de uso de la empresa y es recomendable que sea estndar a distintos niveles de la organizacin. Este es un paradigma de la revolucin de la informacin que busca, por ejemplo en la web, sistematizar y estandarizar el acceso a la informacin para facilitar y divulgar su uso.

Perodo del Indicador: da, mes, acumulado del ejercicio, proyectado a fin del perodo fiscal o para los prximos meses, etc.

Apertura: forma en la cual se podr abrir y clasificar la informacin para acceder a sucesivos niveles de desagregacin, en tablas o matrices multidivisionales por producto, sector geogrfico, dimensin de anlisis, etc.

Frecuencia de actualizacin: tiempo que transcurre entre distintas actualizaciones de los datos. Ejemplo: on-line, diaria, semanal, mensual.

Referencia: base sobre la cual se desean calcular las desviaciones. Puede ser un estndar, la historia, el mes anterior, el promedio de los ltimos doce meses, el presupuesto inicial o revisado, un objetivo o una meta (como versin ms optimista que el presupuesto), etc.

Parmetro de alarma: niveles por encima o por debajo de los cuales el indicador es preocupante, por ejemplo ms o menos 5% sobre una base de referencia.

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Grfico: La mejor forma de representar grficamente la realidad que nos muestra la informacin. Por ejemplo, tortas, barras, lneas, etc.

Responsable de monitoreo: Es quien debe informar al nivel superior cuando haya en el indicador alguna sorpresa desagradable

Avisos automticos, que emitan las bases para detectar problemas de acuerdo a parmetros incluidos en el sistema.

Tipos de Tableros A partir de la experiencia de implementacin y de las diferentes necesidades de las empresas me he encontrado con la posibilidad de implementar cuatros tipos genricos de Tableros:

Tablero de Control Operativo: Es aquel que permite hacer un seguimiento, al menos diario, del estado de situacin de un sector o proceso de la empresa, para poder tomar a tiempo las medidas correctivas necesarias. El Tablero debe proveer la informacin que se necesita para entrar en accin y tomar decisiones operativas en reas como las finanzas, compras, ventas, precios, produccin, logstica, etc.

Tablero de Control Directivo: Es aquel que permite monitorear los resultados de la empresa en su conjunto y de los diferentes temas claves en que se puede segmentarse. Est ms orientado al seguimiento de indicadores de los resultados internos de la empresa en su conjunto y en el corto plazo. Su monitoreo es de aproximadamente cada mes. Puede incluir indicadores de todos los sectores para los directivos claves o sectorizado para un directivo.

Tablero de Control Estratgico: Nos brinda la informacin interna y externa necesaria para conocer la situacin y evitar llevarnos sorpresas desagradables importantes respecto al posicionamiento estratgico y a largo plazo de la empresa.

Tablero de Control Integral: Informacin relevantes para que la alta direccin de una empresa pueda conocer la situacin integral de su empresa. Engloba a las tres perspectivas anteriores

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Alcance del Tablero El Tablero tiene determinado alcance que limita pero a su vez refuerza su utilidad:

Refleja solo informacin cuantificable: como herramienta formal de concrecin el tablero tiene un alcance limitado como para poder recoger toda la informacin informal y cualitativa. Si bien es til para intentar cuantificar lo que antes considerbamos no cuantificable a travs de encuestas, calificaciones subjetivas en nmeros etc., hay lmites claros que indican que el tablero debe ser complementado con otras herramientas de control formales e informales.

Evala situaciones, no responsables: nos permite saber cmo est la empresa o un sector pero no identifica directamente quin es el responsable de que esto ocurra. Para evaluar responsables hay otras herramientas ms tiles en cuyo diseo debemos aplicar criterios de controlabilidad, asignndole cada partida a quien la controla significativamente, y de equidad, reconociendo el resultado a quien le corresponda.

No focaliza totalmente la accin directiva: en principio establece qu mirar para diagnosticar y generar un buen ambiente de anlisis. Esto puede ser un gran avance, pero para focalizar la accin directiva hay que definir aquellos indicadores que reflejen en objetivos prioritarios los impulsos estratgicos de la empresa.

No reemplaza el juicio directivo: siempre habr que aplicar el sentido comn para emitir juicio a partir de la informacin. En general la informacin para alguien que est actuando en el negocio, no hace ms que confirmar algo que ya conoce, con lo cual hasta puede darse cuenta si la misma es veraz o errnea de acuerdo a sus vivencias y conocimientos de la realidad. Por ello, el uso de la herramienta debe estar fundamentado en el desarrollo de una estrategia empresarial previa y en la construccin de una propuesta de valor, tras lo cual la creacin de los tableros de medicin permiten evaluar con el avance de cara a la estrategia.

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No pretende reflejar totalmente la estrategia: un Tablero de Control puede ser til si ayuda a comprender la situacin de una empresa de acuerdo a un perfil estratgico dado. No es por lo tanto una herramienta ideal para implementar una estrategia global. Para ello habr que seleccionar y priorizar aquellos indicadores del Tablero, en los que habr que ser excelentes y que le otorguen una personalidad propia a la empresa.

Utilidad del Tablero de Control Empresarial Segn Peter Drucker slo tendrn xito en los prximos aos las organizaciones capaces de diagnosticar su salud global. Conocer el estado de situacin es el primer paso clave en todo proceso directivo para lo cual debern tener incorporado sistemas permanentes de diagnstico en los diferentes niveles. Los desafos que enfrentaban histricamente las empresas y que llevaron a desarrollo de los Sistemas de Mediciones de Performance son permanentes y parecidos a los que tiene la empresa actual: la necesidad de diagnosticar la situacin, concretar objetivos y bajar consignas claras. Los mismos se pueden enfrentar ms eficazmente hoy en da gracias a las nuevas tecnologas informticas. No escapa a nadie preocupado por los nuevos sistemas gerenciales el valor creciente que adquiere la informacin, sobre todo en economas en constante proceso de globalizacin. Hoy se puede y debe disponer permanentemente de informacin interna y externa que permita estar constantemente actualizado. Esa informacin, de no ser organizada adecuadamente, corre el riesgo de volverse inerme e incluso constituir un obstculo.

Un TdeC en un proceso de knowledge management puede convertir a la informacin en conocimiento. Es muy til para acortar diferencias entre lo abstracto y lo concreto, entre el anlisis y la sntesis, entre la intuicin y la racionalidad, entre lo intangible y lo tangible, entre lo cualitativo y lo cuantitativo. Quizs la gran virtud de esta herramienta es su sencillez y que ha venido a llenar un vaco en la literatura de management para el directivo ya que puede ser un primer pero fundamental paso en su desarrollo directivo. Es el nexo entre los Objetivos estratgicos que pueden surgir de modernas herramientas de gestin estratgica como el Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard en ingls) y las bases de datos informticas. Como navegar se define a travs de lo que se llama arquitectura de informacin. El TdeC cobra relevancia en empresas en crisis y en entornos cambiantes.
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En las primeras ser necesario y muy importante contar con indicadores operativos que permitan superar el corto plazo y con indicadores estratgicos que permitan no afectar seriamente el largo. Para ello har falta monitorear indicadores no financieros que impactarn en algn momento en los financieros. Diferencia con los cuadros de mando El trmino tableros de comando se utiliza a menudo como sinnimo de cuadros de mando. Aunque ambos parecen muy similares, deben ser vistos como dos herramientas diferentes de gestin. Ambos difieren en varias cosas: en la metodologa utilizada para seleccionar informacin, los modelos decisionales segn a quienes va dirigida la informacin, la granularidad (nivel de detalle) de los datos y la oportunidad de la entrega. Un buen sistema de gestin debe incluir una mezcla de datos basados en un tablero de comando y un cuadro de mando. Reportes y consultas. Bizagi permite la definicin y personalizacin de criterios de consulta del caso o proceso de negocio mediante la creacin de formas especficas que sern llamadas desde la Aplicacin web para la bsqueda de casos radicados. Adicionalmente, para las entidades maestras y paramtricas se tiene la posibilidad de definir y personalizar criterios para consultar informacin de las tablas. Las formas de consulta se definen a nivel de la entidad de aplicacin u otras entidades. Las formas de consulta a nivel de la entidad de aplicacin pueden ser diseadas para generar bsquedas por casos del usuario registrado en la aplicacin o de todos los usuarios a la vez. Por otro lado, para las consultas definidas en entidades no existe relacin con los casos.

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5.2.3 CONSULTAS Y REPORTES PERSONALIZADOS


Una consulta tiene siempre una forma asociada cuyos campos asociados constituyen el criterio de seleccin. Existen dos tipos de Consultas que pueden ser diseados en Bizagi studio:

Aplicacin (proceso): Este tipo de consultas le permiten al usuario consultar casos en Bizagi empleando la Entidad de Proceso cmo la Entidad de Contexto.

En una Consulta de Aplicacin, se pueden incluir dos tipos de campos: campos internos y externos, y campos asociados con el modelo de datos de negocio. Un campo interno en una Consulta hace referencia a la informacin relacionada con el caso, y que no es almacenada en el modelo de datos de negocio, por ejemplo el usuario radicador del caso, el nmero del caso, el proceso, etc.

Consultas de Entidad: Permiten al usuario consultar nicamente la informacin asociada a la Entidad definida como la Entidad de Contexto en la Forma de consulta.

Las Consultas de Enidad pueden incluir nicamente campos asociados con dicha entidad. Por lo tanto, la informacin recolectada por las Consultas de Entidad corresponde nicamente a informacin de negocio, no a informacin asociada a un caso en particular. Los campos internos no se pueden aplicar a Consultas de Entidad, dado que estas no traen informacin de casos. Cmo Crear y Asociar una Forma de Consulta? Hay dos formas diferentes de crear y asociar una Forma de Consulta de Aplicacin a un Proceso: Manualmente, o utilizando un ayudante creado para poder relacionar las consultas con uno o ms procesos.

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Asociar la Forma de Consulta Utilizando el Ayudante Cuando se navega por el men de procesos, el usuario puede encontrar la opcin de Mostrar Queries Relacionados (Show Related Queries).

Luego de seleccionar esta opcin, Bizagi permitir al usuario asociar una forma de consulta con uno o varios procesos a travs del ayudante.

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En este caso, el ayudante muestra las diferentes formas de consulta creadas en el nivel de las entidades de aplicacin. Aqu, por ejemplo, el usuario puede ver la forma de consulta de solicitud de viaje (Travel Request) creada en la entidad de aplicacin de viajes.

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El usuario puede decidir si desea asociar, crear o crear una nueva consulta. Los pasos para modificar o crear una consulta son muy similares. 1. Seleccionar la consulta y oprimir el botn de editar la consulta (Edit query)

2. Modificar las propiedades bsicas de la consulta y seleccionar adicionar o editar la forma asociada dependiendo de la modificacin deseada.

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3. Si el usuario decide editar la forma, se abrir una nueva ventana con el editor de formas de Bizagi.

4. El usuario puede adicionar o modificar los campos de la forma. El mismo principio aplica si se desea adicionar una nueva forma a la consulta en lugar de la opcin de editar la forma.

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El usuario puede copiar el formato de otra forma de consulta y adicionar o eliminar campos de la forma si as lo desea. Para mayor informacin sobre como copiar una forma de consulta, por favor siga este link.

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Una vez terminado, presione el botn Guardar (Save) y haga click en Siguiente (Next) en el ayudante, para continuar con la seleccin de los procesos que sern asociados a la consulta.

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Luego de seleccionar la forma y dar siguiente, se mostrarn los procesos y subprocesos asociados a la misma entidad de aplicacn del proceso que seleccionamos para asociar este query.

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6. Seleccione el proceso o los procesos que sern asociados con la consulta y oprima Finalizar (Finish). La forma de consulta creada se encontrar en la entidad de aplicacin en el nivel de consultas.

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5.3 APLICACIONES
Asociacin Manual de una Forma de Consulta de Aplicacin 1. Cree las formas incluyendo los datos que sern mostrados en la consulta. 2. Vaya a la Entidad de Aplicacin, haga clic derecho sobre la opcin Consultas y seleccione la opcin Nueva Consulta (New Query). De forma alternativa, encuentre esta opcin en el men contextual. Tambin es posible crear Formas de Consulta en un contexto diferente. i.e. En una Entidad Maestra.

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3. La ventana Asistente de Consulta (Query Form Wizard) es desplegada, en donde los siguientes campos son necesarios:

Nombre (Name): es el nombre de la forma. Este nombre debe ser claro e indicar en forma sencilla sus componentes. Debe ser nombrada en letras iniciales maysculas sin tildes ni espacios. Nombre Visual (Display Name): es el nombre visual de la forma. Este nombre debe ser claro y debe indicar los elementos que lo componen. Debe ser nombrada en letras iniciales maysculas. Permite espacios y tildes.

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Descripcin (Description): Haga una descripcin de la forma para dar mayor claridad acerca de la misma. Texto de Ayuda (Help Text): El texto de ayuda aparecer cuando se haga clic sobre el campo en la forma. Forma (Form): selecciona del listado desplegable la forma que ha creado para hacer la consulta.

4. Luego de seleccionar la forma y dar siguiente, se mostrarn los procesos y subprocesos para asociar esta Consulta.

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CONCLUSION
Hoy en da, las organizaciones manejan un flujo de informacin el cual era inimaginable apenas unos aos atrs. Gracias a que nuestro mundo es ahora mucho ms instrumentado, la capacidad de recolectar datos es impresionante. Basta con observar la informacin tan valiosa que recolecta un supermercado por medio de las tarjetas de lealtad, por una cmara de seguridad en las calles o la forma en que los call centers recopilan informacin para entender el porqu de las quejas y el abandono de sus clientes. Lamentablemente para muchas empresas, este tipo de datos se han convertido a su vez en un peso con el cul es difcil lidiar. Debido al gran volumen de informacin con el que se cuenta actualmente, lejos de ser til, puede devenir en un fallido intento por darle un uso adecuado. La tecnologa de Business Intelligence resulta entonces sumamente importante para las compaas, las cuales tpicamente no tienen tan vastos recursos como los lderes de la industria pero tienen la agilidad para implementar decisiones de negocio significativas de una manera rpida y relativamente sencilla. Estas herramientas aseguran que las decisiones tomadas sean siempre las mejores.

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FUENTES DE INFORMACION
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_soporte_a_decisiones Consultado el da 22 de Noviembre del 2012 a las 5:00 pm http://www.monografias.com/trabajos16/sistemas-soporte-decision/sistemas-soportedecision.shtml Consultado el da 22 de noviembre del 2012 a las 5:30 pm

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