Maestra en Logstica Gestin de la Cadena Logstica del Negocio

Ensayo Final: Cadenas de suministro en las redes de alimentos procesados.

Presentado por: Edgar Alan Hernndez M.

ehernand@gmail.com

Facilitador: Ing. Javier Cendejas

Abril 2010

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ndice de contenido
Aspectos Bsicos de la cadena de Suministro........................................................... 4 Cadenas de suministro de alimentos procesados.........................................................4 Pronsticos de Venta................................................................................................... 5 Revisin constante de la demanda............................................................................... 6 Clasifcacin de inventarios ........................................................................................ 6 Inventarios de ciclo e inventarios de seguridad............................................................ 8 Visibilidad a lo largo de la cadena.............................................................................. 12 Programacin centralizada......................................................................................... 12 Indicadores................................................................................................................ 13 Algunas comentarios fnales. .................................................................................... 14

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Aspectos Bsicos de la cadena de Suministro

Lo primero que hay que clarificar son los diferentes conceptos que algunos ejecutivos logsticos siguen sin diferenciar. Lo primero es definir es qu es la cadena de suministro? Lo cual podemos definir como la colaboracin de un grupo de empresas que persiguen un posicionamiento estratgico comn las cuales pretenden mejorar su eficiencia operativa. El Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP) define "Cadena de Suministro " como: 1. La Cadena de Abasto eslabona a muchas compaas, iniciando con materias primas no procesadas y terminando con el consumidor final utilizando los productos terminados. 2. Todos los proveedores de bienes y servicios y todos los clientes estn eslabonados por la demanda de los consumidores de productos terminados, al igual que los intercambios materiales e informticos en el proceso logstico, desde la adquisicin de materias primas hasta la entrega de productos terminados al usuario final. La logstica sinembargo segn el Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP ) define la administracin logstica como la parte de la administracin de la cadena de suministros que planea, implementa y controla la eficiencia y efectividad del flujo, flujo de retorno y almacenamiento de bienes y servicios, y la informacin relacionada, entre el punto de origen y el punto de consumo, con el propsito de satisfacer los requerimientos del consumidor.

Cadenas de suministro de alimentos procesados

Las Cadenas de suministro tpicas en el rea de alimentos estn conformadas por sistemas de empuje de producto, comnmente llamado Make to Stock, se fabrica producto para hacer inventario, para posteriormente empujarlo a lo largo de la cadena de suministro. Una Red tpica esta conformada por una o varias plantas de produccin, stas entregan los productos en Cedis Primarios donde se consolida la produccin de los diferentes productos, normalmente los Cedis primarios estn ubicados en puntos importantes en la repblica que tengan fciles accesos y buenas vas de comunicacin. Posteriormente el producto es llevado a Centros de distribucin secundarios ubicados ms cerca de los clientes finales. Normalmente el producto es enviado en trailer de mas de 18 tarimas, a esta parte se le llama logstica primaria. Una vez el producto en los cedis secundarios, es llevado por rutas de reparto a tiendas departamentales o tiendas del detalle para ser exhibido el producto, normalmente en camiones de menor capacidad (entre 3 y 10 toneladas). Donde el consumidor final puede comprar los productos. Esta segunda parte de la cadena la llamamos logstica secundaria o de la ltima milla. Ejemplos de compaas que utilizan este tipo de esquemas de distribucin son: Sigma Alimentos, Bimbo, Sabritas, Danone, Nestl etc.

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Estas cadenas por manejar productos perecederos, en ocasiones con vidas de anaquel muy justas como es el caso de la Leche refrigerada, donde se manejan vidas de anaquel de 15 das mximo y tiendas de AS que piden recibir producto con al menos 10 das. Donde la ecuacin a trabajar es cmo ofrecer el mayor nivel de servicio al menor costo? La administracin del inventario se vuelve algo crtico y sumamente importante para los administradores de la Cadena de Suministro. Por un lado de la ecuacin necesitamos ofrecer el mayor nivel de servicio a nuestros clientes y por el otro es necesario hacer rentable a la compaa con inventarios adecuados y justos evitando que se mermen antes de ser entregados a los clientes. Uno de los principales facilitadores en este tipo de cadenas de suministro es la tecnologa de informacin, la cual nos permite tener visibilidad a lo largo de toda la cadena. Algunos puntos a considerar dentro de la administracin de la cadena de suministro en productos perecederos son: El Pronostico de ventas. La Revisin constante de la demanda La Clasificacin de inventarios Inventarios de ciclo e inventarios de seguridad. La Visibilidad a lo largo de la cadena Buscar una Programacin centralizada Los Indicadores

Pronsticos de Venta.
Las redes de alimentos, difcilmente utilizan esquemas de produccin sobre pedido, la mayora utiliza esquemas de Make to stock, por lo cual es importante el uso de Pronsticos
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colaborados. Estos pronsticos deben consensuarse por reas como: Mercadotecnia, comercial, Logstica, nuevos productos, etc. Este pronstico es una gua para los planeadores de demanda, para poder prever algn movimiento en la demanda ocasionado por ejemplo por: un apoyo televisin de MKT, un descuento en precio, una cada por aumento de precios, etc. En cadenas de suministro de alimentos es comn el uso de pronsticos tcticos y operativos. Los pronsticos operativos tienen un alcance de corto y mediano plazo de una a 4 semanas. Y los pronsticos tcticos de 1 a 4 meses. Estos pronsticos deben ser nicos para toda la empresa y servir como gua para la planeacin de los inventarios. Para poder formalizar el visto bueno de los pronsticos colaborados es necesario hacer juntas peridicas, para revisar y dar seguimiento al pronstico. A estas juntas colaborativas se les llama comnmente juntas S&OP (sales and operations) Otro punto importante es llevar una medicin de pronstico, el cual nos dar una gua de la precisin de ste. Entre los ms comunes es el MAPE, Bias, etc. El pronostico entre mas agregado este, el error ser menor. Entre mas detallado y a mas largo plazo el error ser mayor.

Revisin constante de la demanda

Por ser productos con una vida de anaquel corta, es necesario estar analizando la demanda de los productos, de manera diaria. A diferencia de otros tipos de producto donde la vida de anaquel no es una limitante, la demanda se puede estar analizando de manera semanal o hasta mensual. En las redes de alimentos con poca vida de anaquel, es necesario llevar estos anlisis a nivel diario y con la mayor precisin de informacin que podamos. Una semana puede ser la diferencia entre mermar o no mermar un producto. Por este motivo la exigencia de la revisin es importante. Lo cual nos ayudar con el siguiente punto.

Clasificacin de inventarios
Al estar continuamente revisando nuestra demanda, nos permite hacer diferenciaciones de productos. La ms habitual, es la clasificacin ABC. Donde se genera los productos A representan el 80% del valor de los inventarios, Los B el 15% del valor de nuestros inventarios y C el 5% del valor de los inventarios. En la mayora de las industria es te valor es dado tanto por el volumen del inventario y su valor monetario. En redes de alimentos donde la vida de anaquel en un factor crtico, este valor ABC es necesario adecuarlo un poco. Lo clasifico en: 1) ABC en base al volumen de cada producto.

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Tipo A B

% de Volumen 80% 15% Productos de alto desplazamiento que representan el 80% del volumen, Normalmente son pocos productos. Productos de mediano volumen, que representan el 15% del volumen movido. Normalmente representa una cantidad mayor de productos. Productos de bajo volumen, que representan solo el 5% del volumen movido. Normalmente la cantidad de productos es mayor que los B y A

5%

2) ABC en base a la variabilidad de la demanda, llamada tambin Coeficiente de Variacin. Donde los productos A son productos con baja variabilidad en la demanda, y los productos C son productos con una alta variabilidad, con comportamientos difciles de soportar por la vida de anaquel tan corta. El Coeficiente de Variacin se determina con la siguiente frmula: CV =Desviacin estndar / Promedio. Tipo A B C Coeficiente de Variacin 0 0.40 0.40 0.8 0.08 o mas Productos con poca variacin de demanda Productos con mediana variacin de demanda Productos muy variables

3) Es mezclar ambos mtodos ABC, tomando en cuenta tanto su volumen, como la variabilidad. Y podemos crear una matriz similar:
Valores Min Volumen acum. 15% Max variabilidad 0.5 1.2 >1.2 60% 0.5 Medio-alto Caractersticas Volumen Variabilidad Clasificacin ABC

Alto

Baja Media Alta Baja

A A B A

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1.2 >1.2 80% 0.5 1.2 >1.2 95% 0.5 1.2 >1.2 100% 0.5 1.2 >1.2 Bajo Medio-bajo Medio

Media Alta Baja Media Alta Baja Media Alta Baja Media Alta

A B A B B B B B C C C

Por lo que hemos visto, es necesario dar un tratamiento especfico a cada producto de nuestro portafolio. Estos valores es necesario estarlos actualizados, ya que nos servirn para determinar el Nivel de servicio que debemos ofrecer por cada producto. Otro punto a tomar en cuenta es tomar en cuenta los productos nuevos, estos tendrn un comportamiento muy diferente, que si bien podemos tomar en cuenta lanzamientos anteriores, en la determinacin de los inventarios de productos nuevos, se tiene que ser muy hbil para estar monitoreando su compartimiento de demanda. Todo esto tiene que ir acompaado de tecnologa que nos ayude a soportar tal cantidad de informacin.

Inventarios de ciclo e inventarios de seguridad

Los inventarios representan una parte importante a lo largo de la cadena de Suministro; nos permiten absorber la demanda entre un perodo de aprovisionamiento y otro, es decir: si un producto se fabrica 2 vez por semana, debemos tener suficiente producto para la siguiente produccin, tomemos el siguiente ejemplo: Si tenemos una demanda de 10 unidades, y recibimos producto dos veces por semana (Lunes y Jueves). Debemos tener 30 unidades de inventario los lunes para que nos alcance para la siguiente entrada de producto. El inventario bajara 10 unidades por da. A este inventario se le llama inventario de ciclo. Este inventario es necesario tenerlo en una Cadena de alimentos.

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35 30 25 20 15 10 5 0
Inventario Entradas Dem anda Lu Ma Mi Ju 30 30 10 20 0 10 10 10 30 30 10 10 10 Vi 20 Sa Lu Ma Mi Ju 10 30 30 10 20 0 10 10 0 10 30 30 10 Vi 20 0 10 Sa 10 0 10

Este inventario sin embargo solo nos servir cuando la demanda permanece sin cambiar a lo largo del tiempo, esto en la realidad no sucede. La demanda de un producto vara dependiendo de la temporada (estacionalidad), del tipo de alimento, de la oferta y la demanda, del ciclo de vida del producto etc. Ya que la demanda variar es necesario calcular inventarios de seguridad adecuados para cada producto. En el caso de los inventarios en una cadena de suministro donde manejamos alimentos, los cuales por su naturaleza cuentan con poca vida de anaquel, un factor a considerar es la merma de los productos. Entre mayor inventario de seguridad el riesgo de decomisar producto crece. En este tipo cadenas de suministro el nivel de servicio juega un papel importante, clientes cada vez con mayores exigencias, y niveles de satisfaccin mas altos, obliga a subir niveles de servicio y se convierten en exigencias de nuestros clientes. Por lo cual tenemos que ofrecer un mayor nivel de servicio al menor costo posible. Por lo tanto si queremos tener niveles de servicio muy altos la cantidad a mermar puede incrementase considerablemente, haciendo poco rentable el negocio. Por lo que calcular inventarios de seguridad adecuados es crticos en una red de alimentos.

Una forma de calcular los inventarios de seguridad es con la siguiente formula:

SS= Security Stock (inventario de seguridad o =Es la desviacin estndar de la demanda Z= numero de desviaciones estndar en funcin del Nivel de servicio a lograr. El valor del Nivel de servicio se busca en una tabla de distribucin normal. En Excel la formula es =NORMSINV(). Si queremos un nivel de servicio de 95% el valor de Z es igual a 1.645
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LT = (Lead Time) Es la raz cuadrada del tiempo de entrega desde la colocacin de

la orden a la disponibilidad del producto.

Llegamos a un punto importante, Cual es el nivel de servicio que debo dar a mis clientes? Esto depender a quien le preguntemos, nuestros clientes nos dirn que necesitan un nivel de servicio superior a 95% es caso de ser algn requiso obligatorio. Algunos otros se aventuran a decir que debemos de surtir al 100%. Este es un termino que he escuchado a travs de mi carrera, debemos de surtir al 100% de lo contrario estamos dejando de vender. Es correcta esta aseveracin comnmente escuchada en entornos logsticos? Antes de contestar vamos a ver la siguiente tabla, continuaremos con el mismo ejemplo anterior, donde tenemos un producto con una Desviacin estndar de 2, y lo abastecemos 3 veces por semana. Le calculamos el inventario de seguridad que necesitamos tener con niveles de servicio que van desde 80% hasta un 99.999% de Nivel de servicio.
NS Z Desviacin LT SS 80% 0.84 2 85% 1.036 2 90% 1.28 2 92% 1.405 2 94% 1.555 2 96% 1.751 2 97% 1.88 2 98% 2.054 2 99% 2.326 2 99.99% 3.72 2 99.999% 4.27 2

1.41 2.38

1.41 2.93

1.41 3.62

1.41 3.97

1.41 4.40

1.41 4.95

1.41 5.32

1.41 5.81

1.41 6.58

1.41 10.52

1.41 12.06

14 12 10

SS

8 6 4 2 0
80% 90% 94% 97% 99% 99.99%

N i ve l e s d e s e r vi c i o

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Como se puede ver en la tabla y en su grfica, a mayor nivel de servicio el inventario de seguridad crece dramticamente conforme el nivel de servicio se acerca al 100%. Como partimos del supuesto inicial que el comportamiento de la demanda en una cadena de suministro se asemeja a una distribucin normal, esta se comportara como una campana de gauss, donde las puntas no tocan la lnea horizontal.

Llevndolo a nuestra administracin de inventarios, significa que debemos de ser muy cuidadosos al momento de calcular nuestros inventarios de seguridad. Si tenemos un producto que no podemos tener en nuestros inventarios por mas de 1 semana, el NS que necesitamos tener es una balance entre la merma generada por tener altos inventarios de seguridad y nuestra necesidad de ofrecer un buen nivel de servicio. Para este tema la clasificacin ABC que vimos anteriormente nos puede ayudar a determinar niveles de servicio adecuados a la variabilidad de la demanda. Productos con baja variabilidad podemos ofrecer niveles de servicio superior al 95%. Tipo A B C Variabilidad 0 a 0.4 0.4 a 0.8 0.8 o mayor Nivel de Servicio a ofrecer 95% o mayor De 85 a 95% Menos a 85%

Que nivel de servicio debemos dar? Depende del tipo de producto y o la poltica que tengamos que dar a algn cliente en particular. En algn caso por cuestin de alguna poltica fuerte de algn cliente, estos niveles de servicio los tenemos que subir, a pesar de que el inventario de seguridad suba y tengamos ms probabilidades de que el producto no alcance a rotar.

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Visibilidad a lo largo de la cadena

Al manejar alimentos y que adems tiene poca vida de anaquel, tener visibilidad a lo largo de la cadena es un factor importante a considerar. No solo necesitamos saber cuanto producto tenemos en cada eslabn de la cadena: Unidades disponibles en planta, cedis primarios, cedis secundarios, producto en transito, y de ser posible cuando tienen nuestros clientes. Pero adems de poder visualizar cuanto producto tenemos es necesario conocer la vida de anaquel, ya que e vuelve un factor critico a administrar. El uso de tecnologa es bsico para esta tarea, principalmente el uso de un ERP (Enterprise resource planning) que nos ayude a contabilizar cada una de las transacciones a lo largo de la cadena de suministro. En el mercado existen desde ERP bsicos y gratuitos (de bajo costo) como ERP Bravo (www.openbravo.com), hasta ERP de clase mundial pasando por: EPICOR, SAP R/3, Oracle, Microsoft Dynamics entre otros. Sistemas WMS (warehouse manager systems) son altamente recomendables para ayudarnos en la administracin del producto y la rotacin dentro de los almacenes. Este tipo de sistemas WMS adems de ayudarnos a tener un almacn dinmico, ayuda a poder visualizar la vida de anaquel de los productos, pudiendo genera reglas de surtido, de acuerdo a necesidades especificas de nuestros clientes. Pero ningn sistema de informacin es suficiente, si no tenemos gente calificada dentro de los almacenes. Que nos ayuden a que la informacin se veraz y fidedigna. Todo lo que haya en sistema debe existir fsicamente. Ningn sistema de informacin va sustituir las buenas prcticas operativas en un almacn: Registra correctamente todo lo que entra, y registra correctamente todo lo que sale, son las reglas bsicas.

Programacin centralizada
En las redes de alimentos, el poder centralizar inventarios, puede ayudar a disminuir inventarios dentro de la red de distribucin y por la tanto disminuir el costo del inventario y las posibles mermas generadas. En cada Cedi Primario, normalmente tenemos inventarios de seguridad para absorber las variaciones de demanda. Entre menores eslabones tengamos, el inventario disminuir. Si agrupamos las demandas promedio de varios puntos, la demanda promedio total es simplemente la suma de las mismas.

Sin embargo, la variabilidad total es menor que la suma total de las variabilidades.

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Gracias a esta propiedad, es posible disminuir el nivel del inventario de seguridad, Las variaciones totales la mayora de las veces son disminuidas. A mayor coeficiente de variacin de los productos (CV) mayor es el beneficio por centralizar inventario. Otra parte que es recomendable centralizar es la toma de decisiones en la cadena, que no haya criterios diferentes en cada eslabn. Es decir que cada eslabn cree su propio pronstico, sus propios niveles de inventarios. De lo contrario se genera el famoso efecto ltigo. El efecto ltigo, hace que se incremente como una onda, la demanda de nuestros clientes, al pasar por cada uno de los eslabones de la cadena. Consumidor, detallista, centro de distribucin, planta. Una demanda de nuestros clientes por 2 unidades pudiera llegar hasta la planta como una necesidad de hasta 10 veces mas. Este efecto se da principalmente cuando hay una programacin descentralizada, y solo se programa cada eslabn de manera separada. De ah la importancia de la centralizacin, esta debe de ir acompaada por la visibilidad a lo largo de la cadena. Si vemos la demanda a lo largo de la cadena nos ayudara a disminuir significativamente el efecto ltigo. Que en alimentos con poca vida de anaquel provoca mucha merma.

Indicadores
Si los indicadores logsticos (KPI) no estn alineados a la estrategia y rentabilidad del negocio, que apoyen en la generacin de valor. Ser muy complicado su implementacin a lo largo de la cadena. Los indicadores deben ser claros, deben generar un cambio. Recomiendo que siempre haya indicadores financieros, de calidad, y de productividad. Por ejemplo Nivel de servicio, pero tambin Das inventario, costo Logstico. Si solo llevara como indicador primario como el nivel de servicio, seria muy fcil subirlo, Ya que tendramos la opcin de subir niveles de inventario y con esto subir el nivel de servicio. Pero si tenemos como indicador el % de mermas y los das inventarios, nos ayudara a balancear los indicadores. Estos indicadores deben abarcar a todos los integrantes de la cadena. El uso de indicadores en una sola rea que no vaya acorde a la estrategia principal, solo har que cada rea se dedique s mejorar sus indicares y en ocasiones afectando a los indicadores primarios.

Algunas comentarios finales.

El tema de productos perecederos es un tema que me apasiona dentro de la cadena de suministro. Son cadenas de mucha velocidad donde las TI son un tema prioritario. Algunos de los temas tratados pueden ser aplicados a otras redes logsticas.

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Los conocimientos adquiridos en la materia de Gestin de la Cadena Logstica del Negocio ayuda a englobar los diferentes conocimientos adquiridos a travs de la maestra en logstica.

El autor de este artculo cursa actualmente la maestra en Logstica. Tiene ms de 10 aos de experiencias en el diseo y gestin de Redes Logsticas en el rea de alimentos, administracin de la cadena de suministro, determinacin de inventarios de seguridad, programacin de la produccin, juntas S&OP. El articulo puede ser distribuido libremente.

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