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SUMRIO

1. 2. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 4. 5.

5S EDUCAO NA EMPRESA .............................................................................. 2 ENTENDENDO UM POUCO MAIS SOBRE OS HBITOS ......................................... 3 O PROGRAMA 5S E OS HBITOS ......................................................................... 4 O 1 S DOS 5SS SENSO DE UTILIZAO ........................................................ 6 O 2 S DOS 5SS SENSO DE ORGANIZAO ................................................... 7 O 3 S DOS 5SS SENSO DE LIMPEZA OU SEISOU ........................................... 9 O 4 S DOS 5SS SENSO DE HIGIENE OU SEIKETSU ....................................... 10 O 5 S DOS 5S SENSO DE AUTODISCIPLINA OU SHITSUKE ........................... 11 FAZENDO O PROGRAMA 5S ACONTECER, NA PRTICA! .................................... 12 A IMPORTNCIA DAS AUDITORIAS DA QUALIDADE E DO PROGRAMA 5S ......... 14

1. 5S EDUCAO NA EMPRESA
Como fao para organizar a minha empresa? A falta de organizao um problema que gera grandes perdas para as pequenas e mdias empresas. Desperdcios de material, perda de tempo, servios tm de ser feitos mais de uma vez. Com medidas simples podemos solucionar essa situao. Para efetivamente solucionarmos tal acontecimento utilizaremos a ferramenta de administrao denominada 5S, de origem japonesa. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. O 5S uma filosofia e prtica que visa influenciar o comportamento do indivduo para melhorar o seu desempenho e ambiente de trabalho como tambm a sua vida. De modo prtico vamos apresentar um modelo de aplicao desta ferramenta em sua empresa. A primeira medida a ser tomada convocar uma reunio na empresa e falar sobre o novo projeto. Demonstrar sua importncia e envolver todos os colaboradores. Em sequncia forme uma equipe de trs a cinco pessoas para estudar o 5S. Marque uma data especial para o lanamento do projeto. Comova toda empresa nesse dia. Faa uma apresentao da ferramenta pela equipe. Explique como ser implantada a ferramenta e deixe as pessoas a vontade para perguntarem, tirar dvidas. No dia seguinte aplique o conceito do primeiro passo que a organizao. Separar as coisas teis das inteis. Dando um destino para as inteis. Esse trabalho tem de ser feito por todo funcionrio em seu posto de trabalho e requisito para o prximo passo. Ordenao o prosseguimento as coisas teis tm de ser dispostas de acordo com o senso de utilidade. Item mais usado fica mais prximo de ser manuseado. Zelo o prximo passo, limpar o local de trabalho, verificar falhas no ambiente que devem ser sanadas. Sempre feito pelo prprio funcionrio. importante nesse passo. A equipe responsvel pela implantao do 5S. Convocar uma reunio para acertar diretrizes e premiar as aes certas. importante tambm que se tirem fotografias de antes e depois do incio do processo de implementao dos trs S. O quarto passo a padronizao, certificar-se de que os passos atrs esto sendo aplicados a cada dia. Se no h desvios de conduta. muito importante certificar-se disso. O passo final a disciplina, neste passo tem-se de observar se os processos foram absorvidos pela empresa. Se os comportamentos de organizao so aplicados e replicados dentro da empresa. Esse um mtodo educacional que tem de ser auto reproduzido. Siga os passos e implante o 5S em sua empresa, os resultados sero imensos.

2. ENTENDENDO UM POUCO MAIS SOBRE OS HBITOS


O Programa 5Ss uma ferramenta da qualidade que visa mudana de hbitos pessoais, em prol da melhoria do ambiente de trabalho e da sade fsica e mental das pessoas. Para entender como o Programa funciona, preciso, alm de entender e vivenciar cada um dos seus cinco S, saber um pouco mais sobre o que so os hbitos. comum ouvirmos frases como Fulano tem o hbito de... ou Isso questo de hbito.. Mas o que vem a ser, afinal, hbito? O termo hbito, do latim habitus, est associado ao comportamento que aprendemos e repetimos, sem que para isso tenhamos que pensar para realiz-lo. Ele composto por nossos costumes, nossa maneira de viver, nos comportar e agir. graas ao hbito que no precisamos pensar toda vez que damos um passo para andar, pois ele faz com que determinadas aes sejam automticas. Sem ele, teramos sempre que aprender a falar, andar e trabalhar, por exemplo. At mesmo nossas preferncias alimentcias so questes de hbitos. A criana que durante a infncia incentivada pelos pais a comer verduras, legumes e frutas, ser um adulto consumidor desses alimentos. Aquelas que no tiveram esse incentivo, dificilmente sero apreciadoras desses tipos de alimentos. tudo uma questo de hbito. E, se tudo questo de hbito, como, ento, os adquirimos? A criao de hbitos est associada a alguns fatores como a repetio, a atrao, o interesse, a conformidade com a natureza, aos intervalos, a maturao e aos testes e erros. A repetio uma forma de treinamento, em que o maior ou menor grau de perfeio de um ato depender da frequncia em que o praticamos. A repetio faz com uma ao persista e seja mais facilmente executada, tornando-se um hbito. O fator da ateno de extrema importncia para a aquisio de um hbito. Alm de repetirmos uma ao, temos que ter ateno para selecionar os movimentos que nos sero teis, organiz-los e intensificar o nosso interesse. O interesse ser o nosso combustvel para nos habituarmos mais rapidamente a uma situao ou ao. Motivao, desejo e ambio so fundamentais para que possamos adquirir os hbitos desejados. A conformidade com a natureza garante que o hbito desejado esteja em acordo com as nossas exigncias naturais. Podemos, por exemplo, ficar horas sem beber gua, mas no conseguimos criar o hbito de viver sem gua, pois ela fundamental para mantermos uma boa sade e qualidade de vida. O fator dos intervalos determina que devemos realizar atividades com intervalos programados para melhor aprendermos ou adquirirmos um hbito. Para nos habituarmos a frequentar a academia, por exemplo, comeamos com exerccios mais leves e com intervalos determinados entre uma atividade e outra. S depois de nos

habituarmos e melhorarmos o nosso condicionamento fsico, que os exerccios aumentam e o intervalo entre eles modificado. A tentativa e o erro so caractersticas que fazem parte de nossa vida desde que ramos beb. comum criarmos hipteses e test-las. O erro nos permitir crescer, pois teremos que pensar em uma nova hiptese e test-la novamente, at que ela esteja correta. Diante do acerto, vamos criando pequenos hbitos at que haja a fixao deste. Por exemplo, o recm-nascido no sabe falar, para conseguir o que deseja ele testa hipteses at que o seu desejo seja atendido. O choro uma dessas hipteses que deu certo, j que diante dele h a presena de um adulto, geralmente a me ou o pai, que verifica a necessidade da criana. O fator maturao o tempo adequado para adquirir um hbito. Antes ou depois desse tempo difcil que consigamos adquirir um novo hbito. Quando falamos que uma pessoa cabea dura ou que ela nunca muda por causa desse tempo de maturao. Seus hbitos j esto enraizados, dificilmente ela os mudar ou ir adquirir novos. Depois que adquirimos uma srie de hbitos, eles podem ser enquadrados em algumas categorias. Temos os hbitos orgnicos, que garantem a nossa adaptao a novos ambientes; os hbitos motores, que esto relacionados a nossa personalidade, a nossa forma de agir, falar, andar e escrever, por exemplo, e at aos nossos tiques nervosos; e os hbitos mentais, determinam a nossa forma de pensar e de sentir, como os hbitos de agir com tica e de sempre cumprimentar um conhecido. Bom, no se esquea de algo importante: os hbitos podem ser mudados. Novas situaes podem exigir novos hbitos e atitudes. Sem falar naqueles que so desagradveis e prejudiciais que precisam ser mudados para que possamos ter um convvio melhor com as pessoas que nos cercam.

3. O PROGRAMA 5S E OS HBITOS
O Programa 5Ss uma ferramenta da qualidade que visa mudana de hbitos pessoais, em prol da melhoria do ambiente de trabalho e da sade fsica e mental das pessoas. Para entender como o Programa funciona, preciso, alm de entender e vivenciar cada um dos seus cinco S, saber um pouco mais sobre o que so os hbitos. comum ouvirmos frases como Fulano tem o hbito de... ou Isso questo de hbito.. Mas o que vem a ser, afinal, hbito? O termo hbito, do latim habitus, est associado ao comportamento que aprendemos e repetimos, sem que para isso tenhamos que pensar para realiz-lo. Ele composto por nossos costumes, nossa maneira de viver, nos comportar e agir. graas ao hbito que no precisamos pensar toda vez que damos um passo para andar, pois ele faz com que determinadas aes sejam automticas. Sem ele,

teramos sempre que aprender a falar, andar e trabalhar, por exemplo. At mesmo nossas preferncias alimentcias so questes de hbitos. A criana que durante a infncia incentivada pelos pais a comer verduras, legumes e frutas, ser um adulto consumidor desses alimentos. Aquelas que no tiveram esse incentivo, dificilmente sero apreciadoras desses tipos de alimentos. tudo uma questo de hbito. E, se tudo questo de hbito, como, ento, os adquirimos? A criao de hbitos est associada a alguns fatores como a repetio, a atrao, o interesse, a conformidade com a natureza, aos intervalos, a maturao e aos testes e erros. A repetio uma forma de treinamento, em que o maior ou menor grau de perfeio de um ato depender da frequncia em que o praticamos. A repetio faz com uma ao persista e seja mais facilmente executada, tornando-se um hbito. O fator da ateno de extrema importncia para a aquisio de um hbito. Alm de repetirmos uma ao, temos que ter ateno para selecionar os movimentos que nos sero teis, organiz-los e intensificar o nosso interesse. O interesse ser o nosso combustvel para nos habituarmos mais rapidamente a uma situao ou ao. Motivao, desejo e ambio so fundamentais para que possamos adquirir os hbitos desejados. A conformidade com a natureza garante que o hbito desejado esteja em acordo com as nossas exigncias naturais. Podemos, por exemplo, ficar horas sem beber gua, mas no conseguimos criar o hbito de viver sem gua, pois ela fundamental para mantermos uma boa sade e qualidade de vida. O fator dos intervalos determina que devemos realizar atividades com intervalos programados para melhor aprendermos ou adquirirmos um hbito. Para nos habituarmos a frequentar a academia, por exemplo, comeamos com exerccios mais leves e com intervalos determinados entre uma atividade e outra. S depois de nos habituarmos e melhorarmos o nosso condicionamento fsico, que os exerccios aumentam e o intervalo entre eles modificado. A tentativa e o erro so caractersticas que fazem parte de nossa vida desde que ramos beb. comum criarmos hipteses e test-las. O erro nos permitir crescer, pois teremos que pensar em uma nova hiptese e test-la novamente, at que ela esteja correta. Diante do acerto, vamos criando pequenos hbitos at que haja a fixao do hbito. Por exemplo, o recm-nascido no sabe falar, para conseguir o que deseja ele testa hipteses at que o seu desejo seja atendido. O choro uma dessas hipteses que deu certo, j que diante dele h a presena de um adulto, geralmente a me ou o pai, que verifica a necessidade da criana. O fator maturao o tempo adequado para adquirir um hbito. Antes ou depois desse tempo difcil que consigamos adquirir um novo hbito. Quando falamos que uma pessoa cabea dura ou que ela nunca muda por causa desse tempo de

maturao. Seus hbitos j esto enraizados, dificilmente ela os mudar ou ir adquirir novos. Depois que adquirimos uma srie de hbitos, eles podem ser enquadrados em algumas categorias. Temos os hbitos orgnicos, que garantem a nossa adaptao a novos ambientes; os hbitos motores, que esto relacionados a nossa personalidade, a nossa forma de agir, falar, andar e escrever, por exemplo, e at aos nossos tiques nervosos; e os hbitos mentais, determinam a nossa forma de pensar e de sentir, como os hbitos de agir com tica e de sempre cumprimentar um conhecido. Bom, no se esquea de algo importante: os hbitos podem ser mudados. Novas situaes podem exigir novos hbitos e atitudes. Sem falar nos hbitos desagradveis e prejudiciais que precisam ser mudados para que possamos ter um convvio melhor com as pessoas que nos cercam.

3.1. O 1 S DOS 5SS SENSO DE UTILIZAO


O primeiro senso do Programa 5S o chamado Seiri ou Senso de Utilizao. o nosso ponto inicial para colocar o trabalho em ordem. saber, antes de tudo, separar o que til do que intil e o que necessrio do que desnecessrio. Atente que intil no significa que pode ser jogado fora, e sim que no momento no tem utilidade. O Senso de Utilizao consiste em analisar os locais de trabalho e classificar todos os itens (objetos, materiais, informaes, etc.) segundo critrios de utilidade ou frequncia de uso, para depois retirar do ambiente tudo o que no precisa estar ali. Objetos inteis precisam ser descartados, vendidos, doados ou jogados no lixo. Devemos procurar manter somente o necessrio para as atividades na quantidade certa e em condies de uso. Vamos descartar tudo aquilo que foi usado nos ltimos meses e que no h previso de ser usado novamente. Somente o que tiver utilidade imediata deve estar na rea de trabalho: coloque perto da mquina, bancada, mesa ou rea de trabalho o que se usa toda hora; prximos ao local de trabalho devem ficar os materiais usados poucas vezes no dia; e, no armrio, arquivo ou depsito deixamos os materiais usados de vez em quando. Nessa etapa, separamos os objetos e/ou materiais por grau, tipo ou tamanho. Pense nas atitudes que voc pratica no seu dia a dia que podem ser consideradas como desperdcio e procure evit-las. Vejamos alguns exemplos de desperdcio: Produtos e/ou servios em fila de espera para serem executados. Estoques alm do necessrio. Luzes acesas em ambientes vazios ou muito claros. Banhos quentes demasiadamente demorados. Mquinas e equipamentos ligados desnecessariamente. Jogar no lixo materiais em condies de uso.

Bate papos desnecessrios no ambiente de trabalho. Para garantir o sucesso da implantao do 1 S, necessrio realizar um planejamento claro de tudo aquilo que precisa ser feito. Cartazes podem ser afixados, visando a sensibilizao da equipe. E, alm disso, importante capacitar todas as pessoas para a execuo do senso de utilizao. A criao de uma lista de verificao um instrumento que auxilia na prtica do senso. Entre os questionamentos da lista podemos citar as seguintes perguntas: H objetos desnecessrios no local de trabalho? H quantidade excessiva de material de expediente (lpis, borracha, caneta etc)? O Senso de Utilizao foi realizado no computador? As reas em comum, tais como cozinha, banheiros, vestirios, ptios esto em ordem? Quando necessrio, os colaboradores utilizam Equipamentos de Proteo Individual (EPIs)? Com o incio do Senso de Utilizao, comeam a surgir os materiais inteis, que devem ser removidos para uma rea de descarte. Nessa rea, todo o seu material deve ser devidamente identificado. A rea de descarte no sinnimo de baguna. At porque, nessa rea, h muita coisa que pode ser til para outro setor, por isso o descarte deve estar organizado e os objetos de fcil localizao. Com o primeiro S implantado, esperam-se os benefcios abaixo: Facilidade nas informaes e na procura de objetos. Diminuio da necessidade de espao e de estoque de materiais. Diminuio do desperdcio. Diminuio de custos. Melhor aproveitamento do tempo e de recursos. Maior organizao. Aumento da produtividade.

3.2. O 2 S DOS 5SS SENSO DE ORGANIZAO


O segundo senso do Programa 5S o chamado Seiton ou Senso de Organizao ou de Ordenao. Ele consiste em arrumar objetos, materiais e informaes teis de maneira funcional, possibilitando o acesso rpido e fcil ao que deseja. O lema desse senso ter cada coisa em um lugar definido de forma a facilitar a localizao por qualquer pessoa e a qualquer momento. Algo imprescindvel para a implantao desse senso a conscientizao da importncia de sermos pessoas organizadas. O que adianta organizar tudo, se depois vem algum bagunando tudo?

Depois de reforar esse aspecto, voc precisa realizar uma pesquisa do layout adequado para o ambiente e de todos os objetos que o compem. Um ponto interessante se voc documentar por fotos ou filmes o ambiente, assim poder comparar o antes e o depois da implantao do segundo S. chegada a hora de organizar os objetos. Arrume a disposio dos mveis, organize os materiais que restaram aps a etapa de descarte e determine e identifique um lugar para cada objeto. Determine os locais apropriados e os critrios de estocagem de materiais, equipamentos, ferramentas e documentos. Lembre-se de um fator importante: itens mais velhos devem ser deixados frente dos mais novos, pois precisam ser usados primeiro, principalmente no caso de materiais com prazo de validade. Perceba que a organizao no ocorre apenas no ambiente fsico, no meio virtual ela tambm necessria. Nos computadores, identifique arquivos ou pastas e organize os e-mails. Leia abaixo algumas dicas para praticar o Senso de Organizao: Organize suas coisas de acordo com os seguintes critrios: o Aquilo que usado constantemente fica ao alcance das mos. o Usado ocasionalmente, mantenha prximo ao local de trabalho. o O que usado raramente fica fora do local de trabalho. Defina mecanismos de identificao apropriados. Padronize nomenclaturas. Use etiquetas coloridas para identificao. Identifique o lugar de cada coisa e os objetos guardados. Organize seus livros por gneros e em ordem de relevncia e interesse na leitura. Separe documentos pessoais e profissionais em pastas identificadas. Depois de organizar tudo, verifique se realmente o que precisava foi feito. Para isso, responda as seguintes perguntas: H um local determinado para cada tipo de objeto? Os materiais/equipamentos esto organizados e identificados? Os materiais quando retirados e usados, so colocados no mesmo lugar? Todos os materiais e documentos em cima das mesas esto sendo utilizados? H excesso de materiais nas mesas, gavetas ou armrios? Com tudo organizado, esperam-se os seguintes benefcios: Facilidade para encontrar documentos, materiais e outros itens necessrios ao trabalho. Diminuio de compras desnecessrias. O trmino do estresse de procurar algo e no encontrar. O aumento do fluxo das informaes. Maior agilidade no trabalho. Melhoria na comunicao interna e externa.

Melhora no aspecto visual dos ambientes.

3.3. O 3 S DOS 5SS SENSO DE LIMPEZA OU SEISOU


O terceiro senso do Programa 5S o chamado Seisou ou Senso de Limpeza. No dicionrio, o termo limpeza possui os seguintes significados: qualidade de limpo, de asseado; esmero, aprimoramento; coisa bem feita, acabada, caprichada. Nessa etapa importante no s executar a limpeza do ambiente, mas tambm mant-la. chegada a hora de educar para no sujar e zelar por tudo que de nossa responsabilidade. Ter senso de limpeza significa ter limpo. O mais importante no de limpar, precisamos identificar podermos bloque-las. O senso banheiros. Assim, quando se realiza a fase da Limpeza, verifica-se a situao geral da organizao. Nesse momento, possvel detectar sujeiras e outros aspectos que possam agredir o homem e o meio ambiente. Veja algumas dicas para comear a implantar o 3 S: Marque e implante o Dia da Limpeza. Defina as regras para a manuteno da limpeza. Defina locais para a coleta de lixo. Estude a possibilidade de realizar a coleta seletiva. Estimule os colegas a manter a limpeza obtida, evitando:

Que se jogue coisas no cho. o Que sejam guardadas ferramentas sujas. o Que haja vazamento em equipamentos. o Que reas de alimentao e banheiros fiquem sujos. o Que trabalhem com roupas imundas. Todos devem se comprometer com a limpeza de cada um e com a limpeza das reas comuns. O sucesso dessa fase depender de todos. Aps implantado, chegado a hora de verificar se o 3 S foi realmente executado de forma eficiente. Pense nas seguintes perguntas: As paredes esto limpas? Os colaboradores realizam diariamente a limpeza do seu local de trabalho? Os computadores esto limpos? As plantas existentes no ambiente esto adequadamente tratadas? O piso est limpo e bem conservado? Existe poeira sobre os armrios, escrivaninhas e/ou bancadas? A apresentao pessoal (uniforme/vesturio) demonstra asseio? Se tudo est devidamente organizado e limpo, s colher os benefcios de mais uma etapa do Programa 5S. Dentre eles:
o

Maior durabilidade dos equipamentos. Reduo do ndice de acidentes de trabalho. Ambiente mais higinico. Ambiente de trabalho agradvel e saudvel. Diminuio do desperdcio. Preveno de poluio. Melhoria da imagem interna e externa da empresa.

3.4. O 4 S DOS 5SS SENSO DE HIGIENE OU SEIKETSU


O 4 S do Programa 5Ss o Seiketsu ou Senso de Higiene ou Sade. O Seiketsu visa a melhoria da qualidade de vida, criando condies que favoream a sade fsica, mental e emocional, a partir de prticas de higiene. O senso de higiene refora a necessidade de uma mudana comportamental. chegado o momento de organizar as suas atividades dirias: dedique um tempo s para voc, um tempo para a famlia e os amigos e um tempo para organizar as idias, os planos pessoais e os objetivos de vida. Cuidar da higiene , alm da sua limpeza pessoal, tambm cuidar da sua imagem e da mente. Para ter uma boa imagem pessoal, corte os cabelos, a barba e as unhas, e use sempre roupas e sapatos limpos. tambm cuidar do cheiro que voc exala. E, no aspecto psicolgico, trabalhe a sua auto-estima, administre problemas e conflitos emocionais, expulse os maus sentimentos e tenha empatia. Alm disso, preciso estar atento ao bem estar coletivo: mantenha um bom clima organizacional, zele pela qualidade das relaes de trabalho e mantenha o local de trabalho e as reas comuns organizados e limpos. Veja abaixo algumas dicas para praticar o senso de higiene: Cuide para que a prtica dos sensos anteriores permanea. Promova discusses acerca do tabagismo. Realize exames peridicos de sade. Cumpra e busque melhorar os procedimentos de segurana, sejam eles individuais ou coletivos. Promova um bom clima de trabalho, ativando franqueza e delicadeza nas relaes entre as pessoas. Assuma o que fez para no prejudicar o outro. Implantado o 4 S hora de checar se ele est realmente funcionando. Tente responder s seguintes perguntas: A quantidade e qualidade da iluminao para o trabalho so adequadas? A apresentao do pessoal (uniforme/vesturio) demonstra asseio? Os banheiros, vestirios e armrios esto em boas condies?

H uma preocupao generalizada pela higiene no local de trabalho? Os colaboradores dos setores utilizam EPIs e EPCs adequados em seu setor ou em outros setores, quando necessrio? Os colaboradores cumprem horrios e prazos estabelecidos? A relao entre os colegas de trabalho boa, havendo respeito e profissionalismo? Aps a implantao e checagem do 4 S so esperados os seguintes benefcios: Aumento no senso de segurana. Melhoria na imagem dos funcionrios. Aumento da satisfao pessoal. Melhoria da imagem da empresa perante os clientes. Colaboradores mais saudveis. Preveno de acidentes. Preveno e controle do estresse. Melhoria da qualidade de vida.

3.5. O 5 S DOS 5S SENSO DE AUTODISCIPLINA OU SHITSUKE


O Senso de Autodisciplina ou Shitsuke o 5 S do Programa 5Ss. Esse senso indica o momento em que as pessoas se conscientizam da necessidade de buscar o auto-desenvolvimento e consolidar as melhorias alcanadas com a prtica dos 4S anteriores. Para conquistar a ordem mantida preciso exigir de cada pessoa uma autodisciplina constante, muita determinao para manter as conquistas das etapas anteriores e pontualidade nos compromissos assumidos. A ordem mantida uma facilitadora para libertar a energia criativa e tem como objetivo levar realizao plena das coisas comuns. Nessa etapa, preciso cumprir rigorosamente com aquilo que foi estabelecido. Esse senso exige: O comprometimento dos colaboradores. A tica em primeiro lugar. Ter educao, pacincia e responsabilidade. Respeito s normas e procedimentos. Melhoras na comunicao. Delegao de responsabilidades e atribuio de autoridades. Para comear a colocar em prtica o 5 S: Crie procedimentos claros e possveis de serem cumpridos. Seja claro e objetivo na comunicao. Cumpra os horrios marcados para cada compromisso. Estabelea sempre o porqu da execuo de determinada tarefa.

Com o Senso de Autodisciplina implantado, chegada a hora de verificar se nada ficou para trs: H algum material fora do lugar? H material bom perto de objetos inteis? H excesso de material de expediente? Os materiais/equipamentos esto organizados, identificados e limpos? A apresentao do pessoal (uniforme/vesturio) demonstra asseio? O relacionamento entre os colegas bom? Os EPIs esto sendo usados? Tudo verificado? Agora manter o trabalho realizado at aqui e colher os benefcios do Senso de autodisciplina: Melhoria contnua da empresas e pessoal. Preveno de perdas oriundas de processos no padronizados. Melhoria da disciplina e da tica. Melhor qualidade de vida. Cultivo de bons hbitos. Presena do trabalho em equipe, com mtodo e maior segurana e qualidade. Conscientizao da responsabilidade em todas as tarefas. Servio dentro dos requisitos de qualidade. Desenvolvimento pessoal.

4. FAZENDO O PROGRAMA 5S ACONTECER, NA PRTICA!


A meta de qualquer empresa a boa prestao de servios, de forma eficiente e dinmica para que o cliente fique satisfeito e para isto existem os Sistemas de Qualidade. Dentre as muitas ferramentas que podem ser usadas pra implantar um bom Sistema de Qualidade numa empresa ou instituio, uma das mais importantes o Programa 5S. Este o ponto de partida e um requisito bsico para o controle da qualidade, uma vez que proporciona vrios benefcios ao setor. A ordem, a limpeza, o asseio e a autodisciplina so essenciais para a produtividade. Porm, este programa implantado sozinho no assegura um sistema de qualidade eficiente. necessrio haver melhorias contnuas, treinamentos e conscientizao do pessoal quanto filosofia da qualidade. Todos da equipe devem saber diferenciar o til do intil, o que realmente necessrio e o que no . Na terminologia da Qualidade, denomina-se bloqueio de causa ou ao preventiva. Ningum duvida que o Programa 5S tem aplicabilidade em todos os tipos de empresas, que traz benefcios a todos que convivem no local de trabalho, melhora o ambiente, as condies de sade, higiene e traz eficincia e qualidade. Seus conceitos de Senso de Utilizao, Senso de Arrumao, Senso de Limpeza, Senso de Sade-Higiene e Senso de Auto-Disciplina so intuitivos, automticos e nem

deveria ser necessrio existir um programa especfico para este fim. Mas o que se v quase sempre nos ambientes fabris, notadamente nas pequenas e mdias empresas, um verdadeiro caos no cho de fbrica. Resduos, cavacos, recipientes vazios, ferramentas no cho, dispositivos largados, lixo e coisas que at Deus duvida. Uma verdadeira zona! Entrar nos vestirios uma possibilidade no mnimo assustadora, tal a desordem normalmente encontrada. Isso acontece mesmo depois de implantados programas como o 5S. O problema que no incio tudo corre s mil maravilhas, com tudo limpinho, cheiroso e perfumado; mas com o passar do tempo tudo volta a ser como dantes. Ao deparar com um problema desta natureza a empresa se d conta de que necessrio criar-se algum tipo de mecanismo de controle para que os programas de qualidade, notadamente o 5S, no se transformem em sonho numa noite de vero. Sabemos que para que as coisas aconteam de fato necessrio haver um responsvel direto; a estria de que todos so responsveis conversa pra boi dormir, no funciona. Neste caso especfico, para que o programa funcione, a idia criar um ndicador Dirio de Conformidade (IDC). E o que vem a ser o IDC? Trata-se de uma planilha de anotaes, composta por dez itens, cujo objetivo seria tornar-se um instrumento para avaliar visualmente, diariamente, de forma expedita e objetiva, as condies de aparncia e disponibilidade (funcionalidade e funcionamento) de instalaes, equipamentos e atividades de uso rotineiro e sistemtico. Imagine-se ento, uma planilha ou formulrio em cujo ttulo seria Indicador Dirio de Conformidade; logo abaixo teria uma tabela com quatro colunas e dez linhas; as colunas teriam a sequncia numrica, depois a descrio do item verificado, seguido de OK e NO OK nas duas colunas subseqentes. Algumas premissas devem ser atendidas, como por exemplo, que a planilha do IDC deve ser originada pelo gerente responsvel, seu preenchimento deve ser feito todos os dias na parte da manh por um funcionrio escalado para tal, sem prejuzo de suas atividades normais (poder at haver rodzio), o qual dever apenas observar e anotar; ao analisar cada um dos itens da planilha apenas colocar OK ou NO OK na coluna correspondente. Os itens a serem avaliados so os seguintes (podendo haver modificaes conforme cada caso): 1. Limpeza e higiene das instalaes e ambiente em geral; 2. Equipamentos e dispositivos de uso sistemtico (xerox, computadores, impressoras, portes, portas, instrumentos do laboratrio, campainhas, lmpadas, ar condicionado, telefones, etc); 3. Apresentao pessoal dos funcionrios; 4. Estacionamento (acesso e organizao); 5. Aspectos de segurana (uso de EPIs onde exigido : extintores - localizao correta, validade, locais escorregadios, passagens desimpedidas, portas de fogo abertas, etc);

6. Organizao e ordenao das matrias-primas no almoxarifado (armazenamento, rtulo voltado para fora, MPs nos locais indicados, etc); 7. Organizao e limpeza das estaes e ambientes individuais de trabalho, inclusive as salas de treinamento e de reunio; 8. Pontualidade dos profissionais pela manh; 9. Funcionrios em seus postos de trabalho no momento da avaliao; 10. Limpeza e higiene dos vestirios. Ao final da planilha haver uma avaliao, uma graduao, e o resultado ser explicitado em termos de percentual, relacionando o nmero de itens No OK com o total de itens da pesquisa, cuja equao : Grau = (Nmero de situaes NO OK / Total de itens avaliados) x 100. Esta operao dever ser feita pelo gerente e, evidentemente, o percentual obtido no dia da avaliao dever ser maior do que aquele obtido na avaliao do dia anterior, a fim de evidenciar a melhoria constante. Os itens NO OK devero ser cobrados dos supervisores e encarregados setoriais com a veemncia que a situao exigir,a fim de que fique claro que o jogo vera e que responsabilidades sero cobradas pra valer. Sem uma matriz de responsabilidades bem clara, definindo a quem cabe o qu, fica difcil cobrar resultados. Portanto deixar bem claro as atribuies, diretas e paralelas, de cada um meio caminho andado para o sucesso. Com estas providncias o programa 5S ganhar um flego maior e as vantagens e dividendos da sua implantao se tornaro evidentes.

5. A IMPORTNCIA DAS AUDITORIAS DA QUALIDADE E DO PROGRAMA 5S


Quando implantamos um Programa 5Ss ou de Gesto da Qualidade, visamos a melhoria do ambiente que nos cerca e a nossa qualidade de vida. S que no basta implantar o Programa, necessrio mant-lo. Para saber se este est realmente implantado e se as pessoas o praticam, nada melhor do que realizar uma auditoria. A auditoria um exame detalhado de uma srie de condies que se almejou, a fim de verificar se essas condies foram atendidas. Essa auditoria pode ter diversos objetivos, entre eles: Verificar se algum ou todos os Ss foram implantados. Verificar se so praticadas as regras estabelecidas. Detectar se a norma est sendo seguida. Analisar se o que foi planejado est sendo cumprido.

Verificar se os resultados planejados esto sendo alcanados. A verificao ou anlise do Programa necessria para averiguar a sua eficcia. Essa verificao conhecida, no espao organizacional, como auditoria interna. Nas empresas, a auditoria ser realizada por uma equipe de auditores, devidamente treinados para essa tarefa. Pode-se, tambm, realizar uma auditoria informal, em que a direo, os gestores ou as pessoas-chaves circulam pelas reas da organizao, oferecendo apoio para melhorar a prtica e difundir o Programa que est sendo implantado. Antes de comear a auditoria propriamente dita, preciso elaborar um programa da auditoria, um roteiro, e, se possvel, uma lista de verificao para que os auditores se orientem durante o processo. Com a lista de verificao em mos, os auditores entrevistaro os responsveis pelos processos e outros colaboradores, examinaro registros, analisaro documentos e iro observar as atividades, tendo em vista os requisitos que precisam ser atendidos e as evidncias desse atendimento. Quando se planeja bem, a auditoria os resultados tendem a ser melhores. A auditoria precisa ser objetiva, com indicadores mensurveis ou com informaes confirmadas por mais de uma fonte. O tempo da auditoria depende do tamanho da organizao a ser auditada. Em auditorias no se verifica tudo, j que um processo de amostragem. Diferentemente de uma inspeo onde se verifica tudo. Portanto, ao se planejar a auditoria bom programar o tempo previsto para se auditar cada local, setor ou processo. Aps a auditoria, o auditor apresenta ao grupo o que ele encontrou que precisa ser resolvido e/ou melhorado. Em um relatrio registrado o que foi visto, tanto as conformidades quanto as no conformidades, observaes ou preocupaes encontradas. Nesse relatrio o auditor tambm registra alguma oportunidade de melhoria que ele julgar pertinente sugerir e os pontos fortes observados durante a auditoria. Um relatrio bem preparado servir como uma ferramenta para a implantao de aes corretivas, preventivas e de melhorias necessrias. De posse do relatrio a equipe, alm de resolver os problemas detectados, importante procurar analisar as causas dos problemas encontrados. Quando se descobre s causas fundamentais do problema possvel atuar nessas causas e evitar sua reincidncia. Com isso, o problema no se repetir mais. medida que a organizao implanta o processo de auditorias, passa a crescer e melhorar continuamente. Melhora ao se preparar para receber a auditoria e aps resolver os problemas e implementar as oportunidades de melhorias detectadas. Sem contar que durante a auditoria so detectados os problemas que precisam ser resolvidos. Aps as primeiras auditorias, o normal se resolver os problemas, e depois comear a melhorar o que j est bom. Assim, com a melhoria contnua, se consegue chegar a excelncia.