Lecciones aprendidas de los proyectos de ingeniera civil aplicadas a los proyectos de tecnologa

Juan Carlos Crdenas, PMP Cardenas_juan@advantiscg.com

 Agenda
I. Cules son las caractersticas de los proyectos de construccin?

II. Caso: recuperacin de un proyecto de obras civiles

III. Reflexiones finales acerca de los proyectos de construccin y los proyectos de TI

I.

CARACTERSTICAS DE LOS PROYECTOS DE CONSTRUCCIN

 Los proyectos de construccin tienen caractersticas particulares

La construccin es un oficio que acumula experiencias de miles de aos Sus productos son tangibles

Facilita su medicin y control

El lenguaje de comunicacin con el cliente es un comn e.g., todo el mundo sabe qu es un edificio, una casa y sus principales componentes Las fases del proyecto y sus entregables estn claramente definidas

Los roles dentro del proyecto estn claramente definidos

Son altamente demandantes en materiales, herramientas y mano de obra El negocio de la construccin funciona bajo un modelo altamente tercerizado la administracin de contratos es crtica

Los proyectos en general estn sujetos a gran cantidad de riesgos factores climticos, tcnicos, ambientales, jurdicos
Tienen una alta tasa de retrasos y sobre costos

 Las fases del proyecto y sus entregables estn claramente definidas

Ciclo de vida de un proyecto de construccin
Demanda del mercado o necesidades percibidas Definicin del proyecto objetivos y alcance Conceptualiz acin y anlisis de factibilidad Plan conceptual y diseo preliminar Compras y construccin Operacin y mantenimiento Disposicin final de la obra

Diseo e ingeniera

Entrega

Plan de construccin y especificacion es

Obra construida

Acta de entrega y aceptacin de la obra

Cumplimiento del ciclo de vida de la obra

 Las fases de conceptualizacin y estudios de factibilidad son fundamentales para influenciar los costos y utilidades del proyecto

Tomado de Fundamental Concepts for Owners, Engineers, Architects and Builders , by Chris Hendrickson, Carnegie Mellon University

 Los roles dentro del proyecto estn claramente definidos y llegan a tener una alta especializacin
Arquitecto Ingeniero residente Ingeniero hidrulico Ingeniero de suelos Ingeniero elctrico Ingeniero estructural Ingeniero mecnico Albail Plomero Electricista Pintor Soldador Carpintero

 Son altamente demandantes en materiales, uso de herramientas y mano de obra el control de la obra se reduce a controlar estos insumos
Anlisis de Precios Unitarios como herramienta de presupuestaran Mtodo de estimacin de tiempos y costos Listas de tems categorizados Cada tem es medible fcilmente e.g., M2 de pared, M2 de pavimento flexible Incluyen costos directos, indirectos, depreciacin y utilidad Se calcula el uso de c/insumo por tem Hay bases de datos comerciales de APUs Beneficios de los APUs Los APUs estandarizan los costos de construccin de cualquier obra Simplifican el costeo y la estimacin de tiempos Permiten hacer comparables cotizaciones entre diferentes proveedores

En TI adolecemos de ese tipo de herramientas !!

 Hay diferentes tipos de proyectos sus caractersticas tambin son diferentes

Edificios E.g., vivienda, comercial o institucional Proyectos sujetos al mercado y a la normatividad urbana El manejo de portafolios de proyectos es crtico

Industrial

E.g., Plantas, refineras, molinos, siderrgicas Proyectos sujetos a requerimientos especializados de los clientes y a normas de medio ambiente El timing es crtico para responder a los requerimientos del negocio e.g., la demanda de un producto industrial puede tener una corta vida

Pesada e infraestructura

E.g., carreteras, puentes, tneles, presas Proyectos sujetos a contratacin gubernamental y normatividad de medio ambiente Demanda de herramientas especializadas y tecnologas de punta

 Por qu hay problemas en los proyectos de construccin?

La impresin general es que los proyectos de construccin pocas veces se cancelan o abortan Sin embargo, estos proyectos sufren frecuentemente de sobre costos y retrasos Algunas causas observadas Los proyectos de construccin en general no cuentan con un rol de gerente de proyecto, como lo conocemos Hay in ingeniero residente y en algunos casos un director de obra No cuentan con conocimientos de administracin de proyectos se enfocan en la parte tcnica de la obra Son proyectos sujetos a riesgos altos y su administracin es en general pobre El proceso de contratacin y administracin de contratos es complejo y con frecuencia es deficiente

 La gestin de riesgos en los proyectos de construccin son un factor clave de xito

Los proyectos de construccin generalmente involucran mltiples participantes (terceros) Los riesgos generalmente involucran a mltiples participantes Cada participante al tratar de minimizar sus riesgos, puede entrar en conflicto con otros dificultad para delimitar responsabilidades Ejemplo categoras de riesgo en proyectos de construccin(1) Factores socioeconmicos Proteccin del medio ambiente Regulaciones de seguridad Inestabilidad econmica Fluctuaciones en la tasa de cambio Relaciones organizacionales Relaciones contractuales Actitud de los participantes Comunicacin Problemas tecnolgicos Supuestos de diseo Condiciones del sitio Procedimientos de construccin Salud ocupacional

(1) E. D'Appolonia, "Coping with Uncertainty in Geotechnical Engineering and Construction,"

II. CASO: RECUPERACIN DE UN PROYECTO DE OBRAS CIVILES

Caractersticas del proyecto Situacin encontrada Retomando el control del proyecto

 El proyecto era te tamao grande con un esquema de contratacin riesgoso

Una empresa de obras civiles se gan un contrato para la construccin de un alcantarillado de aguas lluvias

El objeto del contrato era construir una red de alcantarillado de 11.8 KM

El valor del contrato era de USD 15 MM El plazo del contrato tena un plazo de 15 meses ya haban transcurrido 11 meses El contrato tena definidas las cantidades de obra y los precios unitarios

Los diseos no estaban completos

No se consideraron riesgos del proyecto Los precios unitarios estaban desactualizados y eran inconsistentes -- e.g., el precio de excavar un metro de zanja era muy bajo, mientras el precio de pavimentacin de un m2 era muy alto

 que utilizaba una tecnologa nueva de construccin de acueductos (tenchless)

Se estaba utilizando una tecnologa nueva para la instalacin de tubera trenchless Esta tecnologa no requera la excavacin de zanjas abierta, por lo cual se reduce el impacto sobre el entorno Requera maquinaria especializada y costosa que no exista en el pas Se requiri capacitacin en el exterior para poder emprender el proyecto Un porcentaje pequeo de tramos de construccin se haran con la tcnica tradicional zanja abierta

 La tecnologa trenchless era muy reciente y no se haba probado en el pas no haba experiencia aplicando esta tecnologa en entornos como el colombiano
Pozo de entrada Tramo Pozo de recepcin

Mquina tuneladora

Gua

 La tecnologa trenchless era muy reciente y no se haba probado en el pas no haba experiencia aplicando esta tecnologa en entornos como el colombiano (Cont.)
Pozo de entrada Tramo Pozo de recepcin

Tnel excavado

Tubera instalada

 El proyecto implicaba hincar una serie de tramos de tubera divididos en ramales cada pozo tiene un conjunto de sumideros y conexiones con stos
Ramal 1

Ramal 2

El proceso implica el traslado de las mquinas de pozo en pozo En algunos casos se pueden hincar varios pozos consecutivos La programacin de hincado es fundamental

Ramal 3

 El hincado de tubera es un proceso delicado y lento

La velocidad de hincado es baja Cualquier error en la operacin puede causar daos a la maquinaria La posibilidad de hincar tramos consecutivos sin necesidad de trasladar la mquina est limitada Existen distancias mximas de hincado tramos no mayores a 200 Mts.

El traslado de la maquinaria es delicado y difcil

Se requiere al meno un da para trasladar la mquina de un pozo a otro Cada mquina pesa entre 5 a 10 toneladas

Riesgo de accidentes

II. CASO: RECUPERACIN DE UN PROYECTO DE OBRAS CIVILES

Caractersticas del proyecto Situacin encontrada Retomando el control del proyecto

 El proyecto enfrent dificultades desde su inicio

Los primeros meses del proyecto se dedicaron a adquirir la mquinas y capacitar al personal en su utilizacin Se presentaron dificultades en la importacin de las mquinas hubo retrasos importantes Tuvieron que disear mquinas para poder hacer los traslados Las mquinas se adquirieron a dos fabricantes diferentes La tuneladora de 16 y 36 se adquirieron a un fabricante estadounidense La tuneladora de 24 se adquiri a un fabricante alemn esta mquina tena mejor rendimiento que las estadounidenses El plazo del proyecto no se determin teniendo en cuenta aspectos tcnicos En el momento de la contratacin no eran claras las condiciones tcnicas de las tecnologas a utilizar El rendimiento terico de las mquinas dado por los fabricantes era de 200 Mts. por mes, sin embargo el rendimiento real era de aprox. 150 Mts. por mes

 durante la ejecucin el principal problema radicaba en las filtraciones de aguas negras a los pozos

Problemas filtraciones de aguas negras

El alcantarillado de aguas negras esta de gres y tena ms de 70 aos Presentaba filtraciones que elevaban de manera muy significativa el nivel fretico del suelo aledao Los pozos de entrada y recepcin se inundaban la probabilidad de inundacin era de ms del 80% Estas inundaciones generaban retrasos y dificultades en el hincado de las tuberas Era necesario realizar drenajes Derrumbes en los pozos Malos olores

 pero tambin presentaba serios problemas de gestin del proyecto

El ingeniero residente era el encargado de la gestin del proyecto Tena buenos conocimientos tcnicos y experiencia en obras de tamao semejante Sus habilidades y conocimientos en gerencia de proyectos eran precarias su gestin era basada en su experiencia Exista un cronograma general de hitos del proyecto No haba un cronograma detallado del proyecto Se haca planeacin mensual del trabajo del proyecto Aunque el proyecto enfrentaba riesgos importantes, no haba una gestin alrededor de ese tema Se estaba planeando solicitar una prrroga de 6 meses, sin embargo no haba un clculo serio del tiempo requerido Se llevaba un control de las compras versus el presupuesto del proyecto, sin embargo no era claro cunto ms haba que comprar para completar el proyecto El registro de los costos se haca con el software Construcontrol Sin embargo, no todos los costos estaban registrados all

 pero tambin presentaba serios problemas de gestin del proyecto (Cont.)

Se conformaron tres frentes de trabajo uno por mquina tuneladora (16, 24, 26) Se estaba trabajando a dos turnos y se planeaba adicionar un tercer turno sin embargo, haba inconvenientes con la comunidad por el ruido Haba problemas de coordinacin de los equipos de trabajo Las cuadrillas de perforacin de pozos excavaban pozos a un ritmo mayor al necesario e.g., los pozos quedaban abiertos durante semanas aumentando la probabilidad de derrumbe y generando molestias a la comunidad El trmite de los permisos para cerrar las calles era demorado haba momento en los cuales se deba cambiar el plan de trabajo por falta de permisos El nmero de sumideros instalados era incierto La recuperacin del espacio pblico estaba retrasada las calles permanecan cerradas un mayor tiempo del previsto

 Como resultado el proyecto tena un retraso evidente y no era claro cundo concluira haba riesgo inminente de cancelacin del contrato
Presupuestado Tiempo Tubera instalada Costos del proyecto 15 meses 11.8 KM USD 15 MM Ejecutado a la fecha 10 meses 2.8 KM USD 5.3 MM

II. CASO: RECUPERACIN DE UN PROYECTO DE OBRAS CIVILES

Caractersticas del proyecto Situacin encontrada Retomando el control del proyecto

 Estrategia para la toma de control

Determinar el estado actual del proyecto

Determinar la viabilidad del proyecto

Generar un plan de trabajo real

Gestionar cambios necesarios al contrato

Solicitar plazos adicionales

Implantar mecanismos de control del proyecto

Determinar el costo Proyectar el costo actual final del proyecto y su fecha de Determinar el terminacin avance real de la obra

Afinar presupuesto del proyecto

Construir un cronograma Evaluar alternativas completo del de solucin proyecto

Implementar mecanismos de seguimiento y Gestionar controles control del proyecto de cambio al alcance Implementar un proceso de gestin de riesgos Afinar el proceso de contratacin

Para determinar el estado actual, se revisaron las bitcoras de las mquinas y se realiz una inspeccin de la obra

Bitcoras de mquinas

Dieron informacin acerca de los tramos hincados As mismo, arrojaron informacin acerca del rendimiento de las mquinas, tiempos muertos y tiempos de desplazamiento de las mquinas Finalmente, evidenciaron problemas de coordinacin de los equipos de trabajo

Inspecciones

La inspeccin arroj informacin del avance en los frentes de trabajo diferentes al hincado de tubera
Construccin de pozos Tubera a zanja abierta

Instalacin de sumideros
Recuperacin del espacio pblico

Iniciamos con la generacin del plan de trabajo preliminar del proyecto con base en el desempeo histrico
Modelo de clculo duracin de actividades Clculo velocidad promedio de hincado de tubera (36, 24 y 16) teniendo en cuenta tiempos de mantenimiento e imprevistos Determinacin de tiempo promedio de traslado de equipos (36, 24 y 16) Clculo tiempo promedio de la perforacin de los pozos incluyendo retrasos por inundacin de aguas negras y hallazgos de redes de servicios pblicos no previstas Clculo tiempos de recuperacin del espacio pblico sumideros, pavimentacin, andenes Clculo de tiempos promedio de instalacin de tubera a zanja abierta Cuantificar el trabajo restante por realizar y definir los paquetes de trabajo (tramos de tubera por hincar)

Generacin de WBS

Identificar de todas las actividades necesarias para completar c/paquete -traslado de equipos, perforacin de pozos, hincado, recuperacin

Calcular tiempo y recursos necesarios RRHH, materiales, equipos

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El cronograma de trabajo inicial se extendera 17 meses ms la ruta crtica est dada por el hincado de tubera de 36 pulgadas
Actividades
Hincado de tubera 16 Hincado de tubera 24 Hincado de tubera 36 Instalacin tubera a zanja abierta Pozos, conexiones, sumideros, recuperacin de espacio pblico
Ruta crtica

2008 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3

2009 4 5 6 7 8

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Se determin el costo estimado para completar el proyecto (ETC) y el costo final (EAC)
Costos del proyecto
Tipo de costo Rubro
+ Recursos Humanos Administracin del Proyecto + Alquileres + Servicios Generales

Valor
$ 839 MM $ 280.5 MM $ 238 MM

+ Depreciacin Maquinaria y Equipo

+ Transporte equipos Ejecucin de obra + Materiales + Mano de obra

$ 3,105.5 MM
$85 MM $10,200 MM $2,500 MM

Total por ejecutar

Total ejecutado hasta la fecha Presupuesto total

$ 17,248,5 MM
$ 10,500.0 MM $ 27,748.5 MM

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Adicionalmente se determin la cantidad de materiales requeridas para completar el proyecto

Cantidades de obra por ejecutar
Tipo de costo Tubera de 12 Tubera de 14 Tubera de 16 Tubera de 24 Tubera de 36 Tubera de 48 Sumideros Pavimento Flexible Pavimento Rgido Cantidad 765 2,566 1,670 2.023 1.993 94 880 32,546 679 Unidad ML ML ML ML ML ML Unidad M2 M2

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Estructura inicial del Work Breakdown Structure (WBS)

Nivel 1 Proyecto

Nivel 2

Contrato 1

Contrato 2

Administracin

Ramal 1 Nivel 3 (Paquetes de trabajo)

Ramal 2

Tramo 1

Nivel 4 (Actividades)

Perforacin pozo entrada

Perforacin pozo Salida

Traslado maquinaria

Hincado de tubera

Instalacin sumideros

Recuperaci n de espacio pblico

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Con base en el WBS, se gener el cronograma inicial del proyecto con todo el trabajo faltante

El cronograma se desarroll con algunos supuestos

La velocidad de hincado de las mquinas ser igual la velocidad promedio que han tenido en el proyecto incluyendo los problemas que se han presentado Tuneladora de 16: 0.54 ML/hora Tuneladora de 24: 0.39 ML/hora Tuneladora de 36: 0.29 ML/hora Los tiempos de perforacin de pozos ya tienen en cuenta las demoras por inundacin de aguas negras e interferencias de otras redes Los sumideros sern prefabricados en su totalidad Teniendo en cuenta el nivel de informacin y de riesgos, se deber estimar una contingencia en tiempos de entre 10% y 15% y en costos ente 5% y 10% Durante todo el tiempo que resta del proyecto Debe construirse 8 sumideros, cada 3 das Debe construirse simultneamente en promedio al menos 2 pozos Debe pavimentarse simultneamente en promedio mnimo 4 pozos

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No era factible hacer compresin del cronograma para cumplir con los plazos
La ruta crtica estaba definida por la mquina de hincado de 36 No era factible conseguir una mquina adicional no haba en el pas y los costos de comprar una adicional haran inviable el proyecto La nica alternativa viable era solicitar una prrroga del contrato

En una primera instancia, se deben mejorar los procesos ms crticos Marco metodolgico del PMI

Primera Fase

Fases subsiguientes

(1) (2)

PMBOK -- Project Management Body of Knowledge PMI Project Management Institute

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El objetivo era contar con un plan base del proyecto y un esquema de seguimiento integral
reas de Conocimiento

Alcance
+ Generacin del Work Breakdown Structure (WBS)

Tiempo
+ Definicin del cronograma del proyecto tiempos y recursos + Definicin de hitos + Estimacin de contingencia + Clculo de indicadores de valor ganado tiempo

Costos
+ Detalle del presupuesto materiales, recursos humanos, gastos e imprevistos + Estimacin de contingencia + Clculo de indicadores de valor ganado costos

Riesgos
+ Identificacin de riesgos + Calificacin y valoracin de riesgos + Definicin de planes de prevencin y mitigacin + Monitoreo de riegos + Ejecucin de planes (prevencin/miti gacin) Plan de proyecto

Planeacin
Grupos de Proceso

+ Revisin y aprobacin de cambios

Informe de Avance

Control

+ Mecanismos de seguimiento del proyecto

Acciones correctivas Controles de cambio

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Se identificaron doce riesgos en el proyecto para los cuales se definieron planes de mitigacin
ENUNCIADO DEL RIESGO El terreno es una arcilla blanda y con un nivel fretico muy alto, por lo tanto se pueden presentar derrumbes al interior de los pozos. Esto traera traumatismo a las obras y generara retrasos y mayores costos. Las tuneladoras son maquinas grandes y pesadas, por lo tanto en sus traslados pueden presentarse accidentes graves que daen la maquinaria. Esto traera retrasos en las operaciones de hincado de tubera. Los equipos como bombas de agua y plantas elctricas son propensas a presentar daos, por lo tanto se pueden presentar retrasos en las obras. Esto traera mayor tiempo y costo del proyecto. Hay una gran cantidad de subcontratistas pequeos (los volmenes subcontratados a cada uno de ellos son bajos) por lo tanto sus costos unitarios pueden ser altos y habra una alta carga administrativa y de control. Esto traera alto costo para su administracin y dificulta el control y mayor costo del proyecto.

PROBABI IMPAC EXPOSI LIDAD TO CIN

PLAN DE PREVENCIN/MITIGACIN

70.0%

Medio

1.4

+ Definir un procedimiento tcnico para prevenir esta situacin o mitigarla cuando esto ocurra + Capacitacin del equipo de trabajo + Revisin de el proceso de traslado para identificar mejoras que disminuyan el riesgo de accidente. + Disear un plan de revisin peridica de los equipos + Disear un plan de mantenimiento y revisin peridica de los equipos + Contar con equipo de respaldo

15.0%

Alto

0.5

15.0%

Medio

0.3

20.0%

Bajo

0.2

+ Buscar subcontratistas con mayor capacidad de ejecucin a los cuales se les pueda contratar un mayor volumen de trabajo

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III. REFLEXIONES

 Los proyectos de construccin y de TI tienen algunas diferencias

Caractersticas proyectos de TI En general el insumo ms importante es trabajo humano e.g. desarrollo de software, implementacin de software En general son proyectos de alto riesgo Recursos humanos con niveles educativos altos y medios El impacto en general se circunscribe a la empresa El control del proyecto se realiza controlando los tiempos Caractersticas proyectos de construccin El insumo ms importante son los lotes y/o los materiales para la construccin Recursos humanos principalmente con niveles educativos bajos

En general son proyectos de alto riesgo

Por su naturaleza pueden impactar a grandes comunidades

El control del proyecto se realiza controlando los materiales

La administracin de portafolios de proyectos es importante especialmente en los proyectos inmobiliarios

 Por qu se percibe que hay una mayor tasa de xito(1) en los proyectos de construccin que en los de TI?
Para los constructores, son muy claras las etapas y los roles de cada persona en el proyecto Han aceptado que los proyectos tienen riesgos y que por ende no es posible hacer planes con un nivel de precisin alto, especialmente en las etapas tempranas del proyecto Saben que los presupuestos, plazos y recursos pueden cambiar a medida que se analizan ms en detalle los planes Sus planes los realizan teniendo en cuenta estas incertidumbres Los esquemas de contratacin se basan en cantidades de obra y en algunos casos reconocen econmicamente los riesgos Los contratos se negocian por cantidades de obra, lo cual es un mecanismo expedito para manejar los cambios en el alcance y algunos riesgos Se reconoce abiertamente la existencia de riesgos y quin es el responsable de pagar por ellos En TI no hemos podido convencer a los contratantes de adoptar una figura similar Hay mtodos ms precisos y prcticos para presupuestar los proyectos

(1) Entendiendo por xito que el proyecto se realice

 Qu podramos aplicar en nuestros proyectos de TI?

Definir ms claramente los roles de nuestra profesin ACIS en asocio con Fedesoft y PWC han realizado un estudio de salarios de profesionales de TI Mejorar los esquemas de contratacin Contratar por fases e.g., requerimientos, diseo, construccin, implantacin Buscar esquemas de contratacin que reconozcan el riesgo como un elemento inherente en los proyectos de TI e.g., contratos de riesgo compartido Esto implica administrar adecuadamente los riesgos Continuar en la bsqueda de mtodos de estimacin de tiempos y costos ms confiables Los mtodos deben reconocer que entre ms temprano se est en el proyecto, menos informacin hay para estimar y mayor margen de error hay Utilizar y afinar mtodos estndares de estimacin e.g., para el caso de desarrollo de software utilizar puntos funcionales

I.

PREGUNTAS?