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Las unidades encargadas de la coordinacin de la atencin al ciudadano tienen las funciones de difundir la informacin a toda la red de oficinas, orientar y asesorar al ciudadano ciudadano, recibir y tramitar las sugerencias y quejas, as como realizar funciones de registro y coordinar la Ventanilla nica. La legislacin espaola establece que los organismos pblicos estn obligados a organizar y conservar los documentos que generen en el ejercicio de sus actividades, y por ende, su ubicacin en un archivo. Con este curso dividido en seis partes aprenders a disear, organizar, implantar y evaluar un sistema de gestin de calidad dentro del servicio de atencin al ciudadano, en esta primera parte todo lo referente a la creacin de archivos y la forma correcta de guardar la informacin generada en estas oficinas.
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Paso 3.- Crearemos una clave principal Pulsaremos Guardar y pondremos nombre a la Tabla ALUMNOS ESO Paso 4.- Pulsaremos sobre el icono vista Introduciremos los datos de los alumnos/as y les otorgaremos un nmero de Expediente
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EXPEDIENTE TIPO
Abriremos la carpeta Expediente (Access) que tendremos en el escritorio. Se nos desplegaran varias tablas previamente creadas Pulsaremos sobre la que deseamos, y seguiremos los siguientes pasos:
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Paso 2.- Introduciremos los apellidos del alumno/a que buscamos Pulsaremos Buscar siguiente
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Fecha de
N de
Extracto Orden Llegada Procedencia Remitente Del de su Observaciones de contenido Da Documento Entrada mes
Clase
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extracto de su contenido
Observaciones
La numeracin comenzar el primer da de comienzo del curso escolar administrativo: 1 de septiembre y finalizar el 31 de agosto del mismo curso. Especficamente se anotan todos los oficios, notificaciones, rdenes, comunicaciones, certificaciones y faxes emitidos o recibidos en Secretara.
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Valoracin, seleccin y eliminacin: Conservacin permanente El funcionamiento de los Registros de Entrada/Salida ha permanecido invariable en el tiempo. Llega la documentacin a la oficina, se realiza el pertinente asiento en el Libro Oficial y se enva a las reas implicadas o destinatarias, conservando siempre una copia archivada y sellada. (ver sellos oficiales) Y es que la correspondencia siempre ha sido fsica y tangible. Por ello su informatizacin hasta la fecha poco ha aportado. A lo ms se ha creado un libro electrnico para facilitar la bsqueda. El auge de la correspondencia electrnica y la universalizacin del certificado digital, va a suponer un cambio importante en la forma de actuar y de entender los registros. El sistema deber comenzar a admitir gestiones electrnicas para las que la recepcin o reparto no va a necesitar de lugares fsicos. Sin cambiar los hbitos actuales, la gestin electrnica, incorpora un tratamiento anlogo al fsico.
Resumen:
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Plano de Archivo formado por estanteras metlicas Material de archivo (contenedores de papel) Archivador A-Z: carpeta de estructura de cartn con bordes metlicos de refuerzo y etiqueta identificativa. Sistema de palanca con anillas, por lo que los documentos deben ser taladrados. Existen una amplia gama en el mercado en cuanto al material del que estn fabricados *cartn, plstico, etc) y una amplia gama de colores, por lo que son muy tiles para clasificar, segn que documentos en un determinado color.
* Carpeta colgante: carpeta de cartn con pestaas para su colocacin suspendida en su respectivo mueble. Tienen visor identificativo, por lo que su forma natural de clasificacin es alfabtica. La propia carpeta hace de carpetilla de expediente vivo o sin concluir.
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