OVERVIEW OF CONTENT MANAGEMENT SYSTEM

Amal Mohammed Al­Thabit
King Saud University – Information Technology
Al­Riyadh

ABSTRACT
In the near past when people want to build their own website they need to be familiar with HTML language or  
get help from an expert. Nowadays with the help of content management system, people with little or no  
knowledge of HTML can build their own website easily. In this paper I am going to take an overview of this  
amazing technology   and talk about what content management  system really is and  explore its functions,  
features and its different types.

Keywords
Authority control, content re­uses, information architecture, multiple authorship.

1.INTRODUCTION
This paper is an overview of content management system. The structure of the paper is as follows: Section 2 
gives simple definition of content management system, section 3 illustrate the different functions of content 
management system. Section 4 presents some of the core features of content management system; section 
5 lists some of content management system types and finally section 6 presents the conclusion.

2. WHAT IS CONTENT MANAGEMENT SYSTEM?
A Content Management System is software that creates and manages web content easily. It helps users with 
no or little knowledge of HTML language to create and manage web pages. Most Systems use database to 
store content. Content includes electronic files, images, video based media, audio files and web text. Content 
is frequently stored as XML to facilitate reuse and enable flexible presentation options [2][3].

3.FUNCTIONS OF CONTENT MANAGEMENT SYSTEM:
• Authoring  is   the   process   by  which   many   users   can   create   Web   content   within   a   managed   and 
authorised environment.
• Workflow  is   the   management   of   steps   taken   by   the   content   between   authoring   and   publishing. 
Typical steps could be link checking and review by a manager or legal team.
• Storage is the placing of authored content into a repository. It is also the versioning of the content, so 
that access conflicts between multiple authors cannot arise and so that previous versions can be 

Permission to make digital or hard copies of all or part of this work for personal or classroom use is granted without fee provided that copies 
are not made or distributed for profit or commercial advantage and that copies bear this notice and the full citation on the first page. To copy 
otherwise, to republish, to post on servers or to redistribute to lists, requires prior specific permission.
The First Mini­Conference in Web Technologies and Trends (WTT)
© 2009 Information Technology Department, CCIS, King Saud University, Riyadh, Saudi Arabia
 found and restored if required. It can also mean breaking down content into structured, meaningful 
components which are stored as separate elements. These can be stored as records in a database 
or as Extensible Markup Language (XML) files.
• Publishing is the process by which stored content is delivered. Traditionally this has meant 'delivered 
to the Web site as HTML'. However, it could also mean as an e­mail message, as an Adobe PDF file 
or as Wireless Markup Language.[1]

4.CONTENT MANAGEMENT SYSTEM FEATURES:
Some of the features provided by content management system are: [1] [4]
• Data management: The primary function of content management system is to manage content on 
Web   sites.   Most   content   management   systems   use   XML   to   tag   the   content   and   database 
connectivity.
• Web Life­Cycle Management:  Many content management systems provide the ability for content 
managers to approve and validate content before it goes live on the Web. They can also control the 
time a content element goes live, the day and time is it removed from the site, and the locations on 
the site that the content element appears.
• Personalization:  When the content is placed in content management system. It is much easier to 
create   personalized   pages   for   your   Web   site   visitors.   This   is   because   the   Web   page   design   is 
separated from the content ­ so the content can be delivered exactly as your readers request it.
• Syndication:  Syndication   allows   sharing   your   Web   content   with   other   corporations.   Like 
personalization, this is possible because the content is separated from the design of the Web site.
• Digital Rights Management: As the copyright holder of content, whether it is writing, audio or video, 
you   have   the   opportunity   to   provide   high­quality   access   to   your   content.   Content   Management 
systems provide the background for managing the rights to your content.
• Versioning:   It   allows   group   of   individuals   to   work   safely   on   a   document   and   also   recall   older 
versions.
• Workflow: the content goes through an assessment, review or quality assurance process.
• Integration:  the content is stored an a manageable way, separate from web site design, and then 
delivered as web pages or re­used in different web pages and different document types.

5.DIFFERENT CONTENT MANAGEMENT SYSTEM TYPES:
Document Management Systems: It is software designed to manage the storage and internal publication of 
corporate information. Some of its strength features are document lifecycle workflow, metadata, document 
translation. Documentum and ChangingPages are known to be good examples of this type of CMS [1].
Electronic news/magazine publishing: Tools developed to aid online publishing of magazines and news 
websites,   and   electronic   discussion   groups.   It   is   simple   workflow,   speedy   publication   of   simple   content, 
authoring tools, information management, and timed delivery. Some of its example is Eroom, SlashDot and 
Frontier [1].
E­business/ E­commerce:  It is Software underlying online shopping and electronic customer relationship 
management.   It   is  simple   database   management,   website   personalisation,   built  in   transactional   systems. 
Some of its example is Broadvision, Open Market and Vignette [1].
Source/versioning management control: It is a software engineering process control/source control among 
groups   of   programmers.   Some   of   its   strength   is   roles­based   authoring   and   version   control,   workflow, 
templating systems. Content Management Studio and Interwoven TeamSite are of its good examples [1]. 
Middleware   on   steroids:   Tools   for   dynamic   web   site   creation   from   filesystem   and   database   assets.   for 
example   PHP,   ASP,   ColdFusion   and   JSP.   It   asset   management,   dynamic   delivery   and   simple   authoring 
environments. Enhydta, Midgard (PHP), Dmind DSM (ColdFusion), SiteGenesis and Obtree are known to be 
good examples of this type [1].
Web   content   management   frameworks:   It   is   a   second   generation   tools,   built   from   the   ground   up   for 
dynamic website creation and management, It can have very diverse conceptual grounding. It tries to cover 
all functions of content management system. Some of its example is NetObject Fusion, Spectra, Xpedio and 
Zope [1].
XML processors:  It is a third generation of content management system products appearing based upon 
XML   technology.   Its   Granular   control   and   re­use   of   content.   Though   many   of   the   previously   mentioned 
systems can now utilise XML, these products are written specifically to create website using XML to store 
data, and related technology such as XSLT and RDF to manage and deliver it. Cocoon, Interwoven, TeamSite 
Templating, Lychee, Rhythmix and POET are of it good examples [1].

1.CONCLUSION:
In conclusion I found out that content management system is powerful software with a lot of features that 
easily help in building a website and let content manager concentrate on the content rather than the design 
and whenever he/she wants to post new items they just use the templates provided by content management 
system. This is made possible because content management system separate the content from the design.

2.REFERENCES
[1] Browning,   Paul,   and   Lowndes,   Mike.  JISC  TechWatch   Report:   Content   Management   Systems.   TSW. 
September 2001.
[2] Ethier, Kay, and Abel, Scott. Introduction to Structured Content Management with XML. CMS Watch. 
September 2004.
[3] Grant, Alice. Content Management Systems. NOF Technical Advisory Service. October 2000.
[4] Kyrnin, Jennifer. A Closer Look at Content Management Systems. About.com.
[5] Kyrnin, Jennifer. Content Management in Corporations. About.com