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SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL – SIG 1.

Introdução A finalidade principal de um SIG é ajudar uma organização a atingir as suas metas, fornecendo aos administradores uma visão das operações regulares da empresa, de modo que se possa organizar, controlar, planejar mais eficaz e eficientemente. Em resumo, um SIG fornece aos administradores informações úteis para obter um feedback para as operações empresariais. As informações reduzidas, que são fundamentais para que os gerentes executem as suas funções na empresa (processos de decisão), são apresentadas através de vários relatórios resumidos. Estes relatórios resumidos podem ser obtidos pela filtragem e análise de dados altamente detalhados em bancos de dados de processamento de transações e apresentação de resultados aos administradores de forma que façam sentido. Esses relatórios ajudam os administradores, fornecendo-lhes dados e informações para a tomada de decisões, de forma que possam utilizá-los prontamente. 2. Integração de Informações Gerenciais através do SIG Como já discutido, uma empresa ou uma organização é um sistema e seus departamentos ou áreas funcionais são seus subsistemas organizados em linhas funcionais (finanças, marketing, industrial, e assim por diante). A maior parte dos subsistemas funcionais, é claro, compartilha certos recursos de hardware, dados e, freqüentemente, até pessoas. Alguns subsistemas, porém, não o fazem. Esses subsistemas são totalmente auto-suficientes dentro de uma área funcional e são úteis para finalidades específicas. Um dos papéis do administrador de SI é aumentar a eficiência global do SIG através do aperfeiçoamento da integração desses subsistemas. Por exemplo, poderia haver grupo de dados que se sobrepõem significativamente e, no entanto, estão sendo mantidos em dois

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Para tanto. antes de entrarem no SIG os dados estão contidos dentro da empresa. Isto é. recursos de hardware e banco de dados devem ser compartilhados para que haja a integração. 3. deve-se projetar um SIG para que ele seja uma coleção integrada de subsistemas funcionais dentro da organização. 3.2 Fontes de Dados Externos para o SIG 2 . Como outros recursos corporativos. 3. No entanto. todos os dados que entram num SIG são dados internos. Quando uma abordagem funcional é adotada. os dados que entram em um SIG podem ser originários tanto de fontes internas e externas.departamentos funcionais diferentes (por exemplo: listas de clientes mantidas pelo departamento de vendas e pelo departamento financeiro). Então.1 Fontes de Dados Internas para o SIG  Os sistemas de informações gerenciais são as principais fontes de dados de entrada para um SIG. Entradas para um SIG Tecnicamente falando. Um meio de unificar e integrar vários sistemas é através de um banco de dados compartilhado. Embora o aumento da eficiência global do SIG seja importante. é necessário tentar ligar os vários sistemas de informação gerencial.  A missão estratégica ou plano da organização é uma outra importante fonte interna de dados. todos os administradores (incluindo os gerentes de SI) devem considerar que um importante papel do SIG é aperfeiçoar a eficácia através do fornecimento da informação certa à pessoa certa da maneira certa e no momento certo. o investimento em SIG deve ser maximizado pela redução e da subutilização.

um gerente nacional de vendas poderia obter os dados semanais de venda da sua organização. Por exemplo. Por exemplo. por representante local de vendas. um gerente de produção poderia utilizar um relatório resumido semanal que liste os custos totais com folha de pagamento com a finalidade de monitorar os custos de mão-de-obra e das tarefas. de modo que os administradores e executivos possam usar esse relatório para tomar medidas rápidas e de ações corretivas sobre aspectos significativos do negócio. 4. diária. 3 . processando-os em informações mais úteis para administradores do que mera coleta de dados. resume as atividades críticas do dia anterior e fica disponível caracteristicamente a cada dia de trabalho. Relatórios sob solicitação: são desenvolvidos para dar certas informações a pedido de um administrador. Clientes. etc. por produto e mesmo em comparação às vendas do último ano. fornecedores. Relatórios programados: são produzidos periodicamente ou de forma programada. pode querer saber o nível de estoque de um item em particular. relatórios por solicitação e relatórios de exceção. basicamente através do fornecimento de relatórios predeterminados. atividades de produção. Em outras palavras. Esses relatórios incluem relatórios programados. mais do que apenas obter uma listagem cronológica das atividades de vendas durante as últimas semanas. esses relatórios são produzidos sob solicitação. Os relatórios indicadores de pontos críticos estão geralmente ligados aos fatores críticos de sucesso (FCS) de uma organização. por exemplo. Relatório indicador de pontos críticos: um tipo especial de relatório programado. O SIG usa os dados obtidos dessas fontes. concorrentes e acionistas cujos dados não foram coletados pelo SPT. volume de vendas. Um executivo. Os relatórios indicadores de níveis críticos podem resumir níveis de estoques. em um formato tal que ele possa facilmente ver a atividade de vendas por região. Saídas de um Sistema de Informações Gerenciais A saída da maioria dos sistemas de informações gerenciais é uma coleção de relatórios que são distribuídos aos administradores. semanal ou mensal.

quando um relatório de exceção é produzido. ele pode descobrir que quase todos os projetos da empresa excedem o seu orçamento em no mínimo esta quantia. alimentação de dados. Um ponto de corte muito baixo pode resultar em uma abundância de relatórios de exceção. Use palavras e frases de aceitação geral. Alguns relatórios só devem ser produzidos 4 . usar gerenciamento por exceção com dados desnecessários.00 é provavelmente muito baixo.Relatórios de exceção: são relatórios produzidos automaticamente quando uma situação é incomum ou requer uma atitude da administração. Importante: A determinação de parâmetros ou ponto de cortes para um relatório de exceção deve ser feita cuidadosamente. Prestar atenção ao conteúdo e à apresentação Mostrar a informação que é a mais procurada de do relatório. muitos relatórios continuam a ser gerados mesmo que ninguém os usem mais. Um relatório de todos os empregados que trabalharam mais de 40 horas na semana é outro exemplo de relatório de exceção. forma mais destacada. Como acontecem com os relatórios indicadores de pontos críticos. Exemplo: se um gerente quer um relatório que contenha todos os projetos do seu orçamento de $ 100.1 Orientações para Desenvolver Relatórios SIG Orientações Explicações Ajustar cada relatório às necessidades do Requer o envolvimento do usuário e a usuário. 4. Por exemplo. Um ponto de partida de $5000. daqueles relatórios que serão usados. um gerente ou executivo toma uma atitude. Não sobrecarregue o relatório Ao relatar. eles ficam apenas esquecidos.00 poderia ser mais apropriado. um ponto de corte muito alto poderia acarretar em problemas que precisariam de ações poderiam ficar negligenciadas. Em geral. O ponto de corte $100.00 para cima. os relatórios de exceção são freqüentemente usados para monitorar aspectos críticos para o sucesso de uma organização. Gastar tempo e esforços na produção apenas Uma vez instituídos. O relatório de exceção gerado por esse parâmetro conteria apenas aqueles itens com menos de 50 unidades no estoque. um gerente poderia estabelecer um parâmetro que gerasse um relatório de todos os itens de estoque com menos de 50 unidades disponíveis.

os programadores e analistas de sistemas estão envolvidos no desenvolvimento e implementação dos relatórios SIG. o que acarreta. altos parâmetros podem negligenciar informações valiosas.quando há um problema a ser solucionado a Estabelecer parâmetros cuidadosamente uma ação que deve ser tomada. Muitas vezes. Portanto. muitas vezes. os profissionais do departamento de SI devem exigir solicitação formal para a elaboração de relatórios por parte dos usuários. Produção de relatórios impressos e em tela de Podem ser realizados relatórios apresentados em computador.2 Relacionamento entre Profissionais de SI e os Usuários do SIG Tipicamente. Relatórios desatualizados são de pouco ou nenhum valor. é comum a solicitação de relatórios por parte dos usuários sem muita formalidade. 4. mas que apresentem o mesmo formato que os relatórios impressos. em falta de prioridade. Baixos parâmetros podem resultar em relatórios em Produzir todos os relatórios pontualmente Gerar relatórios de formatos fixos excesso. tela. 5. e Exemplo: relatórios para controle de estoque podem conter os mesmos tipos de informações padronizados colocados nos mesmos locais nos relatórios. podendo comprometer o funcionamento do SIG. Aspectos Funcionais do SIG Contabilida de Relatórios de Contabilidade Finanças Relatórios Financeiros 5 . necessidade.

Contabilidade Finanças SI Marketing RH Outras áreas funcionais Estratégico Tático Operacional SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE BANCO DE DADOS BANCO DE DADOS 6 . onde cada SIG é realizado para cada área funcional.Recursos Humanos Relatórios de RH Industrial Relatórios de Industriais Marketing Relatórios de Marketing Outras áreas funcionais Relatórios de Outras Áreas Administraç ão Geral Relatórios Adm Geral Figura 1: Ilustração de um Sistema SIG corporativo. a organização teria uma coleção de vários sistemas separados e ineficientes. Para que esse tipo de sistema seja eficiente é importante interligar as áreas correlacionadas. Caso contrário.

Exemplos de SIG empresariais A seguir descreveremos. As fontes de dados internas e externas são discutidas resumidamente a seguir. 6.Figura 2: Os sistemas de informações gerenciais da área funcional são integrados através de bancos de dados compartilhados.  Monitora e controla o uso de recursos através do tempo. 1. Com isso. 6.1 Entradas para SIG Financeiro. Plano estratégico ou políticas corporativas: O plano estratégico contém os objetivos financeiros principais. As decisões que recebem suporte do SIG financeiro requerem diversos dados e informações. 6. as finanças têm sido uma área funcional importante na maioria das organizações. fornecendo relatórios mais precisos. etc). As metas financeiras. Essa metodologia poderá ser aplicada ou verificada nos demais SIG das outras áreas corporativas (Produção. RH. saídas do SIG.1 Sistema de Informações Gerenciais Financeiro Desde dos primórdios da computação comercial. 2 SIGs corporativos: SIG Financeiro e de Marketing. Sistemas financeiros sofisticados são capazes de fornecer aos gerentes e executivos financeiros informações imediatas. fator crítico para o sucesso na atual economia global acelerada. focando nos principais tópicos. A finalidade desses dois sistemas é entender as entradas. razões de débitos e empréstimos e expectativas de retorno são algumas das medidas que podem ser incluídas no plano 7 . inclusive ao diretor financeiro. A área financeira monitora o fluxo de caixa e a lucratividade. SIG financeiro:  Analisa as atividades financeiras históricas e atuais.  Projeta as necessidades financeiras futuras . O sistema de informações gerenciais financeiro fornece informações financeiras a todos os administradores financeiros dentro de uma organização. Contabilidade.1. aumenta a veracidade das informações e também do fluxo de informações entre as áreas funcionais. Especificamente.

índice de preços ao consumidor e principais indicadores econômicos podem ajudar uma empresa a planejar futuras condições econômicas. razões débito eqüidade desejadas e expectativas das necessidades de caixa. Exemplo: Previsão financeira Previsão Financeira: processo de se fazer previsões financeiras sobre o crescimento futuro de produtos ou de uma organização como um todo é chamado de previsão 8 . sistema de informação de lucros e perdas e de custos. Esses relatórios incluem relatórios de previsão financeira. processamento de pedidos. Muitas necessidades específicas de informação. Além disso.estratégico. Os custos totais ao longo do tempo. 6. Relatórios anuais e balanços financeiros dos concorrentes. relatórios de auditoria interna e externa e relatórios de gerenciamento de verbas. Cada subsistema interage com o SPT de forma especializada e funcional e tem saídas informativas que auxiliam os administradores financeiros a tomarem as melhores decisões. vêm diretamente do plano estratégico. controle de estoque. a quantia total paga pela empresa aos fornecedores. Departamentos do governo também fornecem importantes informações econômicas e financeiras. Inflação. 2. novos itens e relatórios gerais podem ser incorporados aos relatórios de SIG para oferecer unidades de medida ou uma base de comparação.1. Fontes Externas: as informações da e sobre a concorrência podem ser fundamentais para a tomada de decisões financeiras. O sistema de processamento de transações: importantes informações financeiras são colhidas de praticamente todas as aplicações de processamento de transações – folha de pagamento. contas a pagar e receber e contabilidade geral. a quantidade total devida à companhia pelos clientes e dados contábeis detalhados fornecem a base para muitos relatórios financeiros. importantes leis tributárias e exigências de relatórios financeiros também podem estar refletidas no SIG financeiro. 3.2 Subsistemas e saídas do SIG Financeiro Um SIG financeiro pode ser composto de subsistemas. tais como o retorno dos investimentos de vários projetos. O plano freqüentemente projeta as necessidades financeiras da empresa para o futuro de 1 a 5 anos.

tais como seguros. 9 . A previsão financeira pode ajudar executivos financeiros a evitar problemas de fluxo de caixa através da previsão das necessidades de fluxo de caixa. os administradores de uma organização saberão com antecedência que. em alguns meses. Essas estimativas são incorporadas ao SIG financeiro. Por exemplo. A atividade financeira se baseia na atividade do comércio anterior. enquanto em outros meses o excesso de caixa deverá ser investido. aluguéis e despesas gerais de escritórios. quinzenal ou anual. Ter uma estimativa de fluxos de caixas futuros pode ser um dos primeiros passos para uma boa administração. Administradores e executivos financeiros usam essa informação valiosa para projetar futuras necessidades de caixa. O fluxo de caixa administrado inadequadamente é uma das principais causas de fracasso das empresas. a fim de chegar a um valor de faturamento e custos. A figura 3 mostra um exemplo do resultado de um programa estilizado de previsão.financeira. são estimados e usados para determinar a expectativa de lucros líquidos em base mensal. Custos fixos. Por exemplo. poderia ser necessário um caixa adicional. O preço de venda por unidade e os fatores do custo da produção podem ser multiplicados pelo número esperado de unidades a serem vendidas. vendas passadas de mercadorias e serviços podem ser convertidas em expectativa de faturamento e custos.

O SIG de marketing organizaria esta informação de modo a ser útil na formulação de planos de vendas e promocionais. marketing e distribuição de produtos para clientes – são importantes para a maioria das empresas. canais de distribuição e características de novos produtos. um plano estratégico poderia indicar que se espera um aumento fixo de 8% nas vendas nos próximos 5 anos. Fontes Internas: O plano estratégico ou políticas corporativas. as vendas reais podem aumentar em forma de curva. Essas fontes incluem a concorrência. decisões de preços. 2. eficácia promocional e previsão de vendas. 3.Figura 3: Um exemplo de previsão financeira. o SIG de marketing se baseia em fontes externas de dados.2 SIG de Marketing O SIG de Marketing dá apoio à atividade administrativa nas áreas de desenvolvimento do produto. distribuição. jornais. Há também importantes fontes internas de dados. embalagem. pontos fortes e fracos de uma linha de produto de um concorrente. revistas e outras publicações. o plano estratégico pode conter informações sobre as necessidades projetadas da força de vendas. Além das projeções de vendas.1 Entradas para um SIG de Marketing Mais do que outras áreas funcionais.2. Por exemplo. Dados da concorrência podem ser obtidos de 10 . Um relatório de SIG de marketing dessa firma poderia organizar o desempenho das vendas atuais em termos desta meta estratégica. 6. determinação de preços de produtos e serviços. Saber como os concorrentes estão fazendo ou capazes de fazer no futuro é de grande utilidade para o projeto de novos produtos e serviços. O software de previsão pode predizer uma tendência constante de crescimento. Fontes Internas: SPT. clientes. O marketing se baseia no plano estratégico de alvos e projeções de vendas da organização. Dados sobre concorrentes – tais como novos produtos e serviços. Fontes Externas: A concorrência. 6. estratégias de fixação de preços. Os dados de vendas por clientes podem ser usados para determinar que clientes contribuem mais para a lucratividade global. 1.

2 Subsistemas e Saídas do SIG de Marketing Os subsistemas de um SIG de marketing incluem os subsistemas do produto. A análise de vendas também é importante para identificar os produtos. força de vendas e clientes que têm contribuído para o lucro e os que não têm. Esses subsistemas e suas saídas ajudam os administradores e executivos de marketing a aumentar as vendas. Materiais de Marketing. reduzir despesas de “marketing” e desenvolver planos para que futuros produtos e serviços atendam às necessidades dos clientes. porém a visão do comportamento e preferências do comprador em novos mercados só pode ser obtida de fontes de fora da empresa. Preço do Produto. O processo de obtenção de informações sobre o concorrente é freqüentemente chamado de inteligência de marketing. Fontes Externas: O mercado. que tenta determinar a relação entre preços e vendas. Uma grande quantidade de dados úteis sobre o mercados que já estão servidos pela empresa pode ser obtida do SPT. Esta é geralmente uma função de elasticidade do preço. uma redução no preço pode gerar um aumento substancial nas vendas. promoção e preços. podendo resultar em rendimentos mais altos. A maioria das empresas tenta desenvolver políticas de preços que maximizem os rendimentos totais de vendas. Um importante fator na determinação da política de preços é a análise de curva de demanda. Se o produto é muito sensível às mudanças de preço. O preço do produto é uma importante e complexa função de marketing. Diversos relatórios podem ser 11 . 6. brochuras e programas de vendas oferecidos pela concorrência são fontes típicas. O preço do varejo. o preço do atacado e os descontos devem ser determinados. Existem programas de computador que ajudam a determinar a elasticidade dos preços e várias políticas de preços (figura 4). 4. Os clientes e outros associados comerciais também fornecem dados.2. distribuição. Uma fonte externa adicional de informações úteis para o SIG de marketing é o mercado para os produtos da empresa.muitas fontes.

Esse relatório pode ser subdividido por produto. para mostrar quais produtos que estão sendo vendidos por cada vendedor. ou que Figura 4: Uma curva de suprimento e demanda típica. Esse relatório mostra quais os produtos que estão se saindo bem e quais os que necessitam deveriam ser completamente descartados. O relatório de vendas por vendedor lista as vendas totais por cada vendedor em cada semana ou mês. O relatório de vendas por cliente é um bom meio de identificar clientes de alto e baixo volume de negócios. de melhorias. usada para análise de preços.gerados para ajudar os administradores de marketing a tomar boas decisões de vendas (figura 5). como um mês. por exemplo. Vendas por Produto Produto Produto 1 Produto 2 Produto 3 Produto 4 Ago 34 156 202 345 Set 32 162 145 365 Out 32 177 122 352 Nov 21 163 98 341 Dez 33 122 66 288 Total 152 780 633 1691 Vendas por Vendedor 12 . O relatório de vendas por produto lista todos os principais produtos e suas vendas em um determinado período de tempo.

é necessário que alguns aspectos sejam observados. o apoio da estrutura. observadas as ações e os resultados esperados. os totais são fornecidos automaticamente pelo sistema. condição essencial para implantação do SIG. ALGUNS ASPECTOS QUE PODEM FORTALECER O SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS NA EMPRESA Para que a empresa possa usufruir das vantagens básicas do sistema de informações gerenciais. No alto: Este relatório de vendas por produto lista todos os principais produtos e suas vendas de agosto a dezembro. entre os quais podem ser citados: • • • • • • • o envolvimento adequado da alta e média administração com o SIG. Embaixo: Este relatório de vendas por cliente listam as vendas por cada cliente no período. a fim de mostrar aos administradores de forma instantânea a informação de que eles necessitam para tomar decisões acertadas. caso contrário. a habilidade dos administradores em identificar a necessidade de informações. baseado em normas e procedimentos adequados. a competência por parte das pessoas envolvidas no SIG. o apoio global dos vários planejamentos da empresa. pode provocar uma situação de descrédito para com o sistema.Vendedor Vendedor 1 Vendedor 2 Vendedor 3 Vendedor 4 Ago 24 166 166 245 Set 42 155 155 225 Out 42 156 104 305 Nov 11 122 99 291 Dez 43 133 106 301 Total 162 732 630 1367 Vendas por Cliente Cliente Cliente 1 Cliente 2 Cliente 3 Cliente 4 Ago 234 56 1202 45 Set 334 62 1445 65 Out 432 77 1322 55 Nov 411 61 998 34 Dez 301 21 667 88 Total 1712 277 5634 287 Figura 5: Relatórios gerados para ajudar os administradores de marketing a tomar boas decisões. 7. a atenção específica ao fator humano da empresa. o uso de um plano-mestre. propiciando a participação efetiva dos funcionários envolvidos no processo. 13 . No centro: Os relatórios de vendas por vendedor listam as vendas totais para cada vendedor no mesmo período. Como todos os relatórios de SIG.

8. de acordo com critérios preestabelecidos. implantação da alternativa selecionada. o conhecimento e a confiança no sistema de informações gerenciais. CONCLUSÃO 14 . a partir da consolidação das informações sobre o problema.• • • • o apoio de um sistema de controladoria (contabilidade. ASPECTOS BÁSICOS DA DECISÃO São as decisões empresariais o principal resultado do SIG. incluindo treinamento dos envolvidos. em relação ao grau de eficiência. E o sucesso de uma decisão pode depender de um processo de escolha adequada. análise e comparação das soluções alternativas. através do levantamento de vantagens e desvantagens de cada uma. seleção de alternativas mais adequadas. avaliação da alternativa selecionada através de critérios devidamente aceitos pela Empresa. análise do problema. através de treinamento dos usuários e administradores dos sistemas considerados. a existência de dados/informações relevantes e atualizados. custos e orçamento). a adequada relação custo x benefício. inclusive quanto às suas fases básicas. apresentadas a seguir: • • • • • • • identificação do problema. estabelecimento de soluções alternativas. que é um instrumento de consolidação do SIG na empresa.

conseqüentemente. é necessário que um sistema de informações possa atender às principais necessidades de informações gerenciais. Um sistema de informações pode ser fator decisivo para o estabelecimento de uma estratégia competitiva da empresa. Para a elaboração deste sistema de informações. então. Este sistema deve estar alinhado às necessidades dos clientes e realidade do mercado. 15 . tornandoos dependentes de informações externas que possibilitarão aproveitar. Princípios de Sistemas de Informação – uma abordagem gerencial. precisando. as atividades que deverão ser desenvolvidas para alcançar os objetivos planejados. empresários e profissionais da informação precisam ter conhecimento das fontes de informações disponíveis que podem ser importantes para o cliente ou usuário da organização. a qual determinará as diretrizes e. trazendo para o sistema suas necessidades de informação.Para que o proprietário de uma pequena empresa possa obter suporte para melhoria da qualidade e gerenciamento de sua empresa. dos quais podemos destacar alguns que foram encontrados pela análise dos dados levantados neste trabalho. além de uma orientação de conteúdo e alguns exemplos de como outras organizações ou até mesmo concorrentes estão administrando suas informações.M. considerando aspectos importantes utilizados para o gerenciamento das empresas. por meio de informações internas. 1998. Este processo tem o objetivo de atender às expectativas dos clientes e/ou mercado. São Paulo. Bibliografia: STAIR. tendo suas características classificadas por setores econômicos. procurando alguma inovação ou diferencial em relação aos concorrentes. do estabelecimento de metas e objetivos formalizados para serem alcançados pela empresa. R. ITP. os recursos e habilidades da empresa.

K. Sistemas e Métodos MIRANDA. P. Rio de Janeiro. A.A.Organização. Saraiva. Djalma de Pinho Rebouças . & LAUDON. OLIVEIRA.Sistemas.. Mac Dowell dos Passos .BRIEN. Sistemas de Informação e as Decisões Gerenciais na era da Internet. 1999. 2001. LAUDON. São Paulo. C. J. J. Organização e Métodos BALLESTEROS. Maria Ermelinda .Organização e Métodos 16 . LTC. Sistemas de Informação.