4.8.

2 ETAPAS Y TCNICAS DE CONTROL

ETAPAS DE CONTROL

a) a) b) b) c) c) d) d)

.- Establecimiento de estndares. .- Medicin de resultados. .- Correccin. . Retroalimentacin.

ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES

Un estndar es una unidad de medida que sirve como modelo patrn sobre el cual se efecta el control. Los estndares son el parmetro sobre el que fijamos los objetivos de la empresa. Ralph C. Davis menciona que los estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, adems, deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados: Rendimiento de beneficios.- Es la utilidad que obtenemos de comparar sta con la inversin de capital necesaria para llevar a cabo el proceso productivo. Posicin en el mercado.- Estndares que se utilizan para determinar la aceptacin de algn producto lanzado al mercado, en base al proceso de comercializacin para tal efecto.

Productividad.- Se aplica tanto en el rea de produccin como en todas las reas que conforman la empresa, se obtiene en base al estndar horas-mquina, horas-hombre. Calidad del producto.- Se establece para verificar la superioridad referente a la calidad de nuestro producto en comparacin con la competencia. Desarrollo del personal.- Estndar enfocado al elemento humano, concerniente a su desenvolvimiento en la empresa, en base a los programas de desarrollo. Evaluacin de la actuacin.- Determina los lmites de productividad del elemento humano en la empresa.

TIPOS DE ESTNDARES

La aplicacin de los estndares que a continuacin se analizan, van en funcin de las necesidades especficas del rea donde se implementen.

a) a)

.- Estndares estadsticos.- Para su elaboracin se requiere de informacin de

hechos histricos, ya sea de la propia empresa o de la competencia. No inspiran mucha confiabilidad debido a que la informacin pasada ha variado en gran escala en comparacin con la actual, por lo que, al obtener la informacin sta debe ser conjuntada con el criterio del ejecutivo. b) b) .- Estndares fijados por apreciacin.- Se derivan principalmente en base a las

experiencias del administrador. Se concreta a situaciones intangibles, tales como la conducta del personal. c) c) .- Estndares tcnicamente elaborados.- Por el contrario de los anteriormente

sealados, stos se concentran en el estudio tangible cuantitativo, y estn encaminados a desarrollar el anlisis sobre la productividad tanto del equipo,

maquinaria como de los trabajadores. Son los estndares de produccin y de tiempos y movimientos.

CLASIFICACIN DE LOS ESTNDARES MS USUALES

Estadsticos En cuanto al mtodo Por apreciacin Tcnicamente elaborados Fsicos.produccin, rechazadas. De costo.Costo de Unidades de

unidades

operacin, costos directos e indirectos por unidad. Estndares Cuantitativos De capital.-Rendimiento razones

de inversin, utilizacin de activos, financieras. De ingreso.- Importe de ventas, ingresos promedio por cliente. De programas.De de

investigacin mercados, de ventas.

Evaluacin de la actuacin Cualitativos Curvas de

comportamiento Perfiles

MEDICIN DE RESULTADOS

Como su nombre lo indica, en sta etapa se van a medir los resultados contra lo ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas acorde a los estndares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos de los sistemas de informacin de la empresa, y para que el proceso de control resulte efectivo la informacin que obtengamos debe ser totalmente confiable, oportuna, y que fluya por los canales idneos de la comunicacin. Al realizar la medicin y obtencin de la informacin arriba sealada, es conveniente comparar los resultados medidos con los estndares previamente fijados, obteniendo as las posibles desviaciones, mismas que deben reportarse inmediatamente. Las unidades de medida normalmente aplicables son: tiempo por pieza producida, porcentaje de material rechazado, horas-mquina utilizada.

CORRECCIN

Los controles tienden a conducir a la accin correctiva, cuando detectamos fallas, debemos verificar donde est el mal, cmo sucedi, quien es el responsable y as tomar las medidas de correccin pertinentes. Cuando en la medicin de resultados encontramos desviaciones en relacin con los estndares, es conveniente hacer el ajuste correccin correspondiente. Normalmente las tendencias correctivas a los controles las asume el ejecutivo de la empresa, sin

embargo, antes de llevar a cabo el proceso conviene conocer si la desviacin es un sntoma una causa. Podemos ejemplificar lo anterior cuando un producto en el mercado disminuye su venta, lo cual, es un indicio de que algo se ha ejecutado mal en base a lo planeado, la primer actitud para contrarrestar la poca demanda del producto no es precisamente elevar el nmero vendedores o someterlos a capacitacin, sino analizar detalladamente si esa baja no se debe a mala calidad del producto o si el proceso de comercializacin ha sido muy raqutico. Cuando se lleva el establecimiento de medidas correctivas, se origina la

retroalimentacin, de acuerdo a lo anterior, es en ste proceso donde se entrelaza la planeacin y el control.

RETROALIMENTACIN

Es el proceso mediante el cual, la informacin que se obtiene en el control se ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Depender mucho de la calidad de la informacin que se obtenga para que la retroalimentacin fluya de manera rpida.

TCNICAS DE CONTROL (CONTROLES)

Tienen por objeto garantizar que los ejecutivos reciban oportunamente los informes, reportes, concentraciones, estadsticas, grficas, etc., que habrn de requerir, y son precisamente las herramientas auxiliares para llevar a cabo el proceso de control.

Las tcnicas de control que se utilizan pueden ser desde simples agendas en las que se anote cada da lo que debe recibirse, hasta los sistemas ms modernos.

TCNICAS DE CONTROL MS USUALES

Contabilidad Auditoria administrativa) Presupuestos Sistemas de informacin Reportes, informes Formas Archivos expedientes) Computarizados Mecanizados (memorias, (financiera,

Proceso, procedimientos, Grficas Tcnicas (controles) de control Diagramas Gantt Procedimiento, mquina hombre-

Estudio de mtodos

Tiempos y movimientos, estndares

Redes PERT)

(camino

critico,

Modelos matemticos Mtodos cuantitativos Investigacin operaciones Estadstica Clculos probabilsticos de

Control interno Programas

Como podemos ver, existen tcnicas que de alguna manera hemos aplicado en el campo laboral, por el contrario, se muestran otras que requieren de un procedimiento ms avanzado. Algunas de la tcnicas ms encausadas a la administracin son las que a continuacin se detallan:

Sistemas de informacin.- Son los medios a travs de los cuales nos allegamos de los datos e informes concernientes al funcionamiento general de la empresa, stos se deben ajustar a las caractersticas particulares de cada empresa. Los sistemas de informacin normalmente usados son tcnicas como contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, archivos, formas y reportes, e informes.

Informes.- Constituyen un efectivo medio de control siempre y cuando sean bien formulados, para lo cual, es necesario considerar algunas observaciones:

- Que sean sencillo y claros. - Que su contenido sea analizado a fin de determinar su grado de confiabilidad. - Apoyarse con grficas, audiovisuales y explicacin verbal. - Que sea presentado con oportunidad. - Que contenga informacin estratgica, no dando importancia a la cantidad sino a la calidad. - Incluir conclusiones interpretaciones y sugerencias.

Formas.- Son herramientas que se utilizan en cada una de las reas de la empresa para la transmisin y registro de datos de las actividades inherentes a cada puesto, las formas ms utilizadas son tarjetas de control de asistencia, permisos, plizas de diario, de egresos, tarjetas de almacn, etc. Control interno.- Es la aplicacin de los principios de control a todo el funcionamiento de la empresa. Su finalidad es la optimizacin del manejo de todos los recursos propiedad de la organizacin, esto se hace para disminuir desperdicios, aprovechamiento adecuado del tiempo, establecimiento de polticas; lo cual redunda en la disminucin de costos. Considero que los controles en las empresas son importantes debido a la utilidad que stos tienen en el desarrollo de las actividades de todas las reas que integran la empresa. El control nos puede servir para lo siguiente:

- Seguridad en la accin seguida. - Correccin de los defectos. - Mejoramiento de lo obtenido. - Nueva planeacin general. - Motivacin del personal.

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