Disciplina: Planejamento e Gerenciamento de Projetos - PGP

18/08/2011

Estruturas Organizacionais Habilidades Gerenciais

Hermano Perrelli / Ivaldir Junior / Joo Paulo {hermano,ihfj, jpno}@cin.ufpe.br Centro de Informtica | UFPE

Estruturas Organizacionais

Objetivo
Estudar aspectos da estrutura administrativa e organizacional de empresas que influenciam a gerncia de projetos Contedo
Aspectos chaves de influncia organizacional
sistemas, culturas e estruturas organizacionais

Influncias Organizacionais
Os projetos normalmente fazem parte de uma organizao que maior que o projeto. Exemplos de organizaes incluem:
empresas, agncias governamentais, instituies de sade, associaes profissionais, entre outros.

Sistemas Organizacionais
Organizaes baseadas em projetos:
No tem reas funcionais Existem vrios projetos com gerentes e staff prprios Projetos grandes funcionam como entidades totalmente autnomas Projetos menores podem compartilhar um pool de recursos de infra-estrutura Renda vem da execuo de projetos para outras organizaes O gerenciamento por projeto

Sistemas Organizacionais (cont.)

Organizaes no baseadas em projetos:
so estruturas por funes em geral, so hierrquicas e burocrticas gerenciamento de projetos mais difcil departamentos no esto habituados a gerenciar projetos

Culturas Organizacionais
Expressa em valores, normas, convices, expectativas, polticas, procedimentos e relaes de autoridade Gerente com estilo participativo encontra problemas em organizaes hierrquicas Gerente com estilo autoritrio ter problemas em uma organizao participativa ou horizontal

Estrutura Organizacional
Tipo de Organizao Caractersticas Funcional Matricial Fraco do projeto
Autoridade Pequena Limitada ou nenhuma Virtualmen 0 - 25 % te nenhum Part-Time Coordena dor / lder do projeto Part-Time Matricial Balanceado Pouco moderado 15 - 60 % Full-Time Gerente de projeto / Oficial de projeto Part-Time Matricial Forte Muito moderado 50 - 95 % Full-Time Gerente de projeto / Gerente de programa Full-Time Projeto Quase Total 85 - 100 % Full-Time Gerente de projeto / Gerente de programa Full-Time

% pessoal full time no projeto

Papel do Gerente Part-Time de projeto Ttulos comuns Coordena dor / lder do projeto Part-Time

Staff Administrativo

Estrutura Organizacional
Organizao Funcional
pessoal agrupado por especialidade, como produo, marketing, engenharia, contabilidade. os departamentos trabalham independentes

Organizao por Projeto

Os membros da equipe geralmente so colocados juntos O gerente tem grande independncia e autoridade Possuem unidades denominadas departamentos que oferecem servios de suporte e respondem diretamente ao gerente

Organizao Funcional
Chefe Executivo

Coordenao do Projeto

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Staff Staff

Staff Staff

Staff Staff

Staff

Staff

Staff

Organizao por Projetos

Coordenao do Projeto

Chefe Executivo

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Staff Staff

Staff Staff

Staff Staff

Staff

Staff

Staff

Estrutura Organizacional (cont.)

Organizao Matricial
mista: funcional e projeto

Trs tipos:
matriz fraca:
o papel do gerente mais de coordenador ou facilitador do que de um gerente de projetos

matriz balanceada
o gerente no possui autoridade total sobre o projeto e seus recursos financeiros

matriz forte
gerente e equipe de projetos alocados em tempo integral

Matriz Fraca
Chefe Executivo

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Coordenao do Projeto

Matriz Balanceada
Chefe Executivo

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Staff Staff Gerente de Projeto

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Coordenao do Projeto

Matriz Forte
Chefe Executivo

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Gerente de Gerentes de Projetos Gerente de Projeto Gerente de Projeto Gerente de Projeto

Coordenao do Projeto

Organizao Composta
Envolvimento de todas as estruturas em vrios nveis Organizaes funcionais podem criar uma equipe para cuidar de um projeto crtico Cada equipe pode ter caractersticas de um projeto, com opes prprias: equipes full-time para diferentes departamentos desenvolvimento dos prprios procedimentos operacionais pode operar fora da estrutura hierrquica padro

Organizao Composta
Chefe Executivo

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Chefe de Gerentes de Projetos Gerente de Projeto Gerente de Projeto Gerente de Projeto

Coordenao do Projeto B

Coordenao do Projeto A

PMO nas estruturas organizacionais

Um escritrio de projetos (PMO) uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos O PMO se concentra no planejamento, na priorizao e na execuo coordenada de projetos e subprojetos Um PMO pode operar de modo contnuo, desde o fornecimento de funes de apoio (treinamento, software, polticas padronizadas e procedimentos) at o gerenciamento direto real do projeto.

PMO nas estruturas organizacionais (cont.)

Muitas organizaes compreendem os benefcios de desenvolver e implementar um PMO Isso verdadeiro para organizaes matriciais e por projeto especialmente quando esto gerenciando vrios projetos simultaneamente Um PMO pode existir em qualquer uma das estruturas organizacionais porm a probabilidade de ocorrer aumenta em organizaes matriciais fortes e por projeto

PMO nas estruturas organizacionais (cont.)

A funo do PMO numa organizao pode variar de uma assessoria at uma concesso formal de autoridade pela gerncia executiva. Existindo um PMO na organizao, uma caixa ser adicionada entre a camada do gerente de projetos e a camada do executivo chefe.

PMO nas estruturas organizacionais (cont.)

Coordenao do Projeto
Chefe Executivo PMO Gerente de Projeto Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Seleo da Estrutura
Depende do contexto e situao Determinar o tipo de trabalho que ser realizado
Identificar resultados primrios no projeto Listar as principais tarefas associadas com cada resultado e determinar seu responsvel

Definir a melhor forma de integrao Consideraes importantes:

fatores ambientais, de dentro ou de fora da organizao entendimento das vantagens e desvantagens das estruturas

Passos para Seleo da Estrutura

Definio do projeto e dos objetivos, identificando os resultados principais desejados Determinar as tarefas chaves associadas a cada objetivo e localizar as unidades funcionais na organizao Organizar as tarefas de forma seqencial ou decomplas em pacotes Definir os subsistemas e como se integram uns aos outros

Passos para Seleo da Estrutura

Listar as caractersticas especiais ou associar atribuies com o projeto
nvel de tecnologia necessria provvel tamanho do projeto problemas individuais e polticos entre funes do projeto, etc.

Levando em conta o anterior e conhecendo cada forma estrutural, escolher uma estrutura

Concluses
Os sistemas, a cultura e as estruturas organizacionais podem influenciar muito a gerncia de projetos necessrio entender a cultura organizacional e os objetivos do projeto para se definir a melhor estrutura Muitas vezes necessrio resolver conflitos

Habilidades Gerenciais

Objetivo
Conhecer as habilidades gerenciais e como elas podem ajudar no gerenciamento de projetos.

Habilidades Gerenciais

A administrao geral envolve todos os aspectos de gerncia de um empreendimento:

Finanas e contabilidade, vendas e marketing, pesquisa e desenvolvimento, fabricao e distribuio Planejamento estratgico, ttico e operacional Estrutura organizacional, comportamento organizacional, administrao de pessoal Motivao de pessoal, delegao, superviso, administrao de conflito, administrao de tenso Administrao pessoal

Habilidades Gerenciais
Liderar Comunicar Negociar Solucionar Problemas Influenciar a Organizao

Liderar
Liderar Gerenciar
no necessariamente o lder ser o gerente mas os dois perfis so necessrios

Gerncia: consiste em atender stakeholders Liderar envolve:

Estabelecer uma direo Alinhar pessoas: para alcanar a viso Motivao e Inspirao: ajudando pessoas a superar questes polticas, burocrticas, recursos

Comunicar
A informao deve ser clara, no ambgua, ntegra, de fcil entendimento Como, quando, de que forma, e para quem informar os desempenhos do projeto A Comunicao pode ser:
escrita ou oral, escutada ou falada interna ou externa (cliente, mdia, pblico) formal (relatrios) e informal vertical e horizontal

Negociar
Chegar ao acordo quanto a:
definio das necessidades do projeto no planejamento, custo, objetivos mudanas no planejamento, custo, objetivos atribuies recursos necessrios

A negociao necessria no s no incio. Ocorre nos vrios nveis de projeto

Solucionar Problemas
Definio (causas e sintomas) do problema e tomada de decises Problemas podem ser:
internos (alocao de pessoas em outro projeto) externos (pendncias externas atrasando o projeto) tcnicos (opinies do melhor modo de projetar) gerenciais (um grupo no produz como esperado) interpessoais (problemas de personalidades e estilo)

Solucionar Problemas (cont.)

Deciso quanto soluo consiste em
analisar o problema identificando as solues viveis e s depois implement-las podem ser obtidas pelo cliente, pela equipe ou gerente

A deciso certa pode no ser a melhor caso seja efetuada muito cedo ou muito tarde

Influenciar a Organizao
Fazer acontecer Requer
entendimento das estruturas formais e informais de todas as organizaes envolvidas entendimento de poder e poltica Poder: a habilidade potencial para influenciar o comportamento, mudar o curso de eventos, superar resistncia, etc Poltica: sobre como obter ao coletiva de um grupo das pessoas que podem ter interesses bastante diferentes

Influncias Scio-econmicas
Padres e regulamentos (legislao), dependendo do projeto, podem ou no ser um risco Internacionalizao Influncias culturais

Exerccio Recomendado
Escolha uma organizao que voc conhece e faa uma reflexo sobre como a mesma est estruturada e o quanto sua estrutura est orientada a projetos.

Referncias

O Gerente de Projetos na Empresa. Roque Rabechini Jr.. Editora Atlas, 2005. PMI - Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), 2000. PMI - Project Management Institute. Guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos (PMBOK). 3 ed. Newton Square Pennsylvania, 2004.

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