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A GESTO ARQUIVISTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS: relato de experincias Neire do Rossio Martins neire@unicamp.br Pedro Paulo Abreu Funarii funari@uol.com.

br Maria Aparecida Forti m_forti@unicamp.br Universidade Estadual de Campinas Praa Henfil, 50 - Cidade Universitria "Zeferino Vaz" Baro Geraldo - Caixa Postal 6166 - CEP 13083-970 Campinas - SP - Brasil. Resumo
Integrar profissionais de gesto da informao incluindo profissionais de arquivos e bibliotecas, de tecnologia da informao e comunicao, da academia e da administrao foi a primeira etapa do processo de implantao da gesto e preservao de documentos arquivsticos digitais, no mbito da administrao universitria. A integrao institucional propiciou a ampliao e o aprofundamento dos estudos em torno do tema, por meio da realizao de encontros e fruns acadmicos, a formao de bibliografia especializada e a criao de rede de contatos e de trabalho com especialistas nacionais e estrangeiros. O movimento resultou na criao de grupo gestor para implementar polticas e procedimentos de gesto e preservao de documentos arquivsticos digitais na instituio. Projetos especficos alinhados ao programa de gesto de documentos do planejamento estratgico institucional encontram-se em desenvolvimento. O trabalho relata as experincias do Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Campinas na gesto de documentos arquivsticos digitais.

Palavras-chave: Gesto da informao; Acesso; Preservao digital. Abstract


The first pass to implantation of management and preservation of archivistical digital documents in university administration, was the integration of professionals of information management, including archivists, librarian, information and communications technologies, academics and administrators.This integration occurred through meetings, academic workshops, bibliography review and contacts with national and international specialists, willing in a magnifying and deepening of study in this subject. This studies results in creation of manager group to implements of politics and procedures of managements and preservation of archivists digital documents in institution. That is lined up specific projects to program of document management of the strategical institutional planning. This paper relates the experiences of Central Archive of University of Campinas in documents manager of digital archivists.

Key-words: Information management; Access; Digital preservation. 1. Introduo H uma preocupao crescente dos organismos de gesto de documentos com relao ao acesso e preservao da memria mundial, frente

tecnologias de informao, preocupao tanto maior, quanto o uso de s documentos digitais expande-se a cada dia e de forma cada vez mais rpida1. A aldeia global, anunciada h mais de quarenta anos por Marshall McLuhan (1963), passou a existir, com o advento e difuso da Internet. Estas e outras preocupaes similares adquirem importncia estratgica2, na medida em que a diversidade humana est em jogo. 2. Preservao digital e diversidade cultural Talvez nada defina melhor o momento em que vivemos, do que a luta pela preservao da diversidade, cultural, social, natural, ambiental. Os ltimos sculos testemunharam o avano de uma crescente uniformizao humana e natural desde, ao menos, o ocaso da Idade Mdia e a expanso vertiginosa dos europeus pelo globo. Bastar lembrar o caso das lnguas amerndias, reduzidas a uma frao nfima, a destruio de inmeros povos americanos, de incontveis espcies de plantas e animais. Esse processo intensificou-se nos ltimos anos, com o advento dos meios de comunicao digital, mas as razes da uniformizao so muito mais antigas e remontam ao domnio do capital pelo mundo3. A globalizao , portanto, muito mais antiga e persistente do que muitas vezes se imagina e os seus crticos tambm muito mais precoces. O antroplogo francs Claude Lvi-Strauss, que esteve, ainda muito jovem, no Brasil, a estudar nossos indgenas, logo notou a importncia da preservao da diversidade cultural. Com a difuso do mundo digital, a partir das duas ltimas dcadas do sculo XX, multiplicaram-se os espaos virtuais, separando, pela primeira vez, tempo e espao4, de modo que, diferena do que ocorria anteriormente, hoje
Cf. Pedro Paulo A. Funari, Os perigos da tecnologia moderna para a preservao de documentos, www.revista.unicamp.br/infotec/artigos/funari.html. 2 Cf. Unesco and the issue of cultural diversity, Review and Strategy, 1946-2003. 3 Cf. Karl Marx, descoberta da Amrica, a passagem pelo Cabo da Boa Esperana, abriu espao para a burguesia ascendente. Os mercados da ndia Oriental e da China, a colonizao da Amrica, o comrico com as colnias, o aumento dos meios de troca e das mercadorias, geralmente, deram um impulso nunca visto antes ao comrcio, navegao, indstria e, desta foram, um rpido desenvolvimento ao elemento revolucionrio no interior da sociedade feudal; Karl Marx, On society and social change, Chicago, Chicago University Press, 1973, p. 74. 4 Cf. Anthony Giddens, Social Theory and Modern Sociology, Oxford, Polity Press, 1987, pp. 14-165.
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mais fcil consultar, de qualquer lugar, um dirio como o Tokyo Shimbun, do que ter acesso a um jornal local. Contudo, o acesso ao mundo virtual, dependente de recursos econmicos, acaba por fortalecer as diferenas sociais e as excluses digitais5. O ciberespao pode ser descrito como uma heterotopia, no sentido atribudo pelo filsofo francs Michel Foucault: um espao alternativo ao espao oficial6. Esta heterotopia permite escapar do centro, seja para contest-lo, seja para valorizar a existncia de plos perifricos, de modo que o espao digital pode, a um s tempo, contribuir para a homogeneidade e a heterogeneidade, a depender do contexto e situao concretos. A digitalizao do mundo cria, portanto, tendncias contraditrias, cujas conseqncias trataremos a seguir. No podemos saber o que nossos descendentes consideraro importante7 e, por isso, a diversidade deve ter lugar de destaque nos nossos critrios de preservao documental. neste contexto que os arquivos assumem responsabilidades como nunca antes : como garantir a preservao da diversidade? 3. Os desafios da preservao digital A preocupao da UNESCO expressa na Carta de Preservao do Patrimnio Digital remonta consideraes discutidas sobre a importncia da s diversidade humana, diversidade essa que abrange documentos oficiais e no oficiais, documentos culturais, tanto eruditos como populares, documentos que exprimem aspiraes e desejos internacionais, mas tambm, nacionais, regionais, locais8.

Cf. Zygmunt Bauman, Le cot humain de la mondialisation. Paris, Hachette, 1999, pp. 32-45. O texto de Michel Foucault, pronunciado em 1967, mas publicado apenas em 1984, muito anterior digitalizao generalizada mas, mesmo assim, serve bem para analisar aspectos essenciais da virtualizao do mundo; Dits et crits, Architecture, Mouvement, Continuit, n. 5, 1984, pp. 46-49, disponvel, por exemplo, em http://foucault.info/documents/heteroTopia/foucault.heteroTopia.fr.html. 7 Como j alertava o filsofo Georg Wilhelm Hegel, Die Vernunft in der Geschichte, 5. Aufl., Hrsg. von J. Hoffmeister, Hamburg, 1955, p. 11: estamos no ponto em que investigamos e ainda buscamos determinar como deve ser escrita a Histria. 8 E.g. Franoise Epinette, La question nationale au Qubec. Paris, Presses Universitaires de France, 1998.
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Boa parte das expresses humanas , agora, apenas digital9, tanto oficiais como pessoais10. Essas so questes da mais alta relevncia para a humanidade e a responsabilidade por essa preservao estar na esfera de atuao dos arquivos, que custodia e garante a transmisso e preservao da diversidade para as futuras geraes. No mbito das burocracias, produzem-se infinidades de documentos digitais, mas no recai nesses rgos produtores o nus da sua preservao e, ao contrrio, os produtores costumam descartar e desembaraar-se, em pouco tempo, dos documentos produzidos11. Empresas privadas e pblicas, indivduos privados, produzem todos, um sem fim de documentos, que variam de um plano tridimensional de uma planta nunca executada, mas importante para Histria da Arquitetura, a uma poesia concretista virtual, passando por fotos digitais e maquetes virtuais de produtos industriais, tudo isso descartado, voluntria ou involuntariamente. A cada descarte, perde-se um pouco da humanidade inerente a essa diversidade de documentos. Essa preservao cabe aos arquivos, da os desafios serem to grandes. Nos seminrios e nas pesquisas de ponta sobre preservao arquivstica digital, preocupaes importantes tm sido ressaltadas, a comear pelos desafios de como preservar os fundos originais. H que considerar a fragilidade de preservao dos suportes de informao digital12, pois todos os meios

Como exemplo dos ltimos tempos, lembremo-nos do prprio cinema, cada vez menos em filme e cada vez mais digital; cf. Renato Franco, Pellicola addio, la rivoluzione digitale in arrivo, Corriere della Sera, 09/08/2004, p. 22; sobre a especificidade do contexto na preservao da informao de imagens, consulte se Miriam Paula Manini, Anlise documentria de imagens, Informao e Sociedade, 11, 1, 128-135, 2001, com referncias. 10 Com pouco mais de uma dcada, o email torna-se um tipo de documento arquivstico, tanto pblico como privado, ainda pouco presente nas polticas de preservao dos arquivos, algo que no acontece com o epistolrio em papel; cf. Paolo Ottolina, Raccomandata addio, lemail diventa legale, Corriere della Sera,
26/03/2004, p. 13.
11 Afinal, mesmo quando os documentos existem, para que sejam preservados necessrio que no sejam,
antes, descartados pelos produtores; cf. Henri-Irne Marrou, De la connaissance historique, Paris,
ditions du Seuil, 1996, p. 73: na medida em que os documentos existem, necessrio, ainda, conseguir
ter acesso a eles.
12 Cf. Humberto Celeste Innarelli, Iniciativas de Preservao Digital, Documentos digitais e sua fragilidade
em relao ao suporte, II Simpsio Internacional de Bibliotecas Digitais, Campinas, UNICAMP,
20/05/2004.

disponveis apresentam problemas de preservao fsica13. Para alm da manuteno da integridade fsica, necessrio prever uma srie de procedimentos, em constante reavaliao, de transposio de dados de equipamentos e programas informticos antigos para novos. Para tanto, so necessrias aes como a preservao tecnolgica, a migrao, a emulao, o encapsulamento, com a preocupao da adoo de padres e protocolos, de poltica de gesto documental e tecnolgica, com controle pblico de legitimidade, alm de uma poltica pblica que inclua pesquisa cientfica, mas tambm aes por partes de arquivos e bibliotecas, em todos os nveis14. Isso depender, tambm, de legislao apropriada. Vivemos, no momento, a elaborao de tais prticas e polticas, em particular com iniciativas como a do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)15. Contudo, no momento, ainda no h polticas de preservao universais em aplicao obrigatria no Brasil16 Essas discusses no podem ser desvinculadas das reflexes internacionais, em particular da UNESCO17. Um dos desafios consiste nas questes econmicas envolvidas, tanto pelos custos da preservao digital, imensos para pases pobres como o Brasil, como nas barreiras impostas pela privatizao documental, na forma de direitos autorais apropriados por companhias privadas e que dificultam ou mesmo inviabilizam o acesso e preservao de muitos documentos relevantes18, mesmo em pases ricos.
Como lembram os diretores do Archivo Nacional de Cuba, Berrarda Salavarra & Luis Frades, La conservacin de los documentos electrnicos, p. 16: El soporte electrnico no constituye an un mtodo duradero de conservacin de la informacin. 14 Cf. Electronic records: a workbook for archivists, ICA Committee on Current Records in an electronic environment, September 2004. 15 Cf. Cludia Lacombe, Anteprojeto de Carta de Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital, II Simpsio Internacional de Bibliotecas Digitais, Campinas, UNICAMP, 20/05/2004. 16 Cf. Miguel Angel Mrdero Arellano, Digital preservation of scientific information in Brazil: an initial approacht to existing models, Proceedings of the 8th ICCC International Conference on Electronic Publishing, Braslia, June 2004, p. 48: The results of this study indicate that Brazilian government agencies that deal with scientific and technical information are not ready in providing permanent access and adequate rendering of the digital objects that they use and produce (os resultados deste estudo indicam que as agencies governamentais brasileiras que tratam com a informao cientfica e tecnolgica no esto prontas para fornecer acesso permanente e adequada reproduo dos objetos digitais que usam e produzem). 17 Cf. Maria Ins Bastos, Carta sobre Preservao do Patrimnio Ditigal, II Simpsio Internacional de Bibliotecas Digitais, Campinas, UNICAMP, 20/05/2004. 18 Cf. Howard Besser, Challenges for digital preservation: standards, architecture and copyright, II Simpsio Internacional de Bibliotecas Digitais, Campinas, UNICAMP, 20/05/2004.
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Os desafios dos arquivos no sculo XXI, portanto, se ligam a uma questo estratgica de largo alcance: a preservao para as futuras geraes, da diversidade cultural humana. Esses desafios so ingentes e tanto mais o so no contexto de um pas com poucos recursos econmicos, como o Brasil, face multiplicao de documentos digitais. Contudo, como vimos, a prpria humanidade, com sua diversidade, que est a instar-nos todos busca dos meios de conservao dos testemunhos de nossa variedade humana. Como lidar com esses desafios, quais os caminhos a seguir? Apresentaremos algumas reflexes derivadas de nossa atuao na Universidade estadual de Campinas (Unicamp). A Arquivologia tem um papel central na discusso epistemolgica19 e prtica da gesto dos documentos eletrnicos, se consideramos a Cincia dos Arquivos, como prope Theo Thomassen, a um s tempo, autnoma20 e interdisciplinar21. A gesto e a preservao de documentos arquivsticos digitais tem sido objeto de vrios eventos e de diversos grupos de pesquisa no mundo todo. No Brasil, o CONARQ nomeou, em 2002, a Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) que tem por objetivo sugerir normas e procedimentos tcnicos, bem como instrumentos legais, para a gesto arquivstica e a preservao dos documentos eletrnicos das instituies pblicas e privadas.22 No mbito da Unicamp, a Comisso Central de Avaliao de Documentos
No se pode prescindir de uma abordagem epistemolgica, que explicite as questes tericas subjacentes; cf. Hans-Jrgen Puhle, Theorien in der Prxis des vergleischender Historikers, in Theorie und Erzhlung in der Geschichte, Jrgen Kocka & Thomas Nipperdey (Herausg.), Munique, Dtv, 1979, pp. 119-136: ein reflektierter und expliziter Vergleich bedarf der Theorie. Ohne Theorie scheint er nicht mglich zu sein, p. 136 (uma avaliao refletida e explcita requer a teoria, sem a qual isso no possvel). 20 Archivists between knowledge and power, on the independence and autonomy of archival science and the archival profession, Proceedings of the International Archives Congress, Beijing, 1996. 21 Cf. Jos Maria Jardim, A produo de conhecimento arquivstico: perspectivas internacionais e o caso brasileiro (1990-1995), www.ibict.br/cienciadainformacao; Aron Gourevitch, La science historique et lanthropologie, Sciences Sociales, Moscou, 1991, 3, pp. 117-138: sur l plan de la mthodologie, lexigence dune approche interdisciplinaire ou, mieux vaudrait dire, pluridisciplinaire na jamais t aussi imprieuse qu notre poque, p. 137 (no plano da metodologia, a exigncia de uma abordagem interdisciplinar, ou melhor, pluridisciplinar nunca foi to imperiosa como em nossa poca. O website http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/index.asp da Cmara conta com uma srie de links interessantes, apresenta tambm um frum de discusses que visa promover a integrao entre todos aqueles que se interessam pela abordagem arquivstica dos documentos eletrnicos e uma extensa bibliografia.
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(CCAD), rgo permanente do Sistema de Arquivos (SIARQ) tem se deparado com a problemtica da gesto e da preservao de documentos digitais gerados pela universidade - tanto aqueles que nascem e so arquivados eletronicamente em bancos de dados e em outros aplicativos, como aqueles que so arquivados em mdias soltas. Para preservar documentos digitais autnticos, confiveis e acessveis, por longo prazo, a Unicamp decidiu-se por criar um Grupo de Trabalho23, (GDAE) destinado a estabelecer, padres e normas institucionais de gesto e preservao, baseados na diplomtica e na arquivstica, de modo a garantir a autenticidade e a confiabilidade dos documentos arquivsticos, necessrios administrao e pesquisa acadmico-cientfica, dentro dos conceitos do projeto interPARES. 4. Grupo de Trabalho de Documentos Arquivsticos eletrnicos da Unicamp - GDAE Os objetivos originais do GDAE consistiam, especificamente, em levantar bibliografia existente sobre a gesto de documentos arquivsticos eletrnicos, promover eventos para atualizao de conhecimentos sobre a temtica, propor CCAD normas e padres para produo, gesto, acesso e preservao de documentos arquivsticos eletrnicos, para uso da Unicamp, elaborar um diagnstico da situao dos arquivos eletrnicos corporativos da Unicamp, j acumulados, para propor medidas tcnicas visando eliminaes e/ou

preservao histrica e acesso pesquisa pblica. O grupo exerceu suas atividades a fim estudar a temtica da gesto e da preservao de documentos digitais em vrias frentes: organizao de reunies presenciais ou distncia, participao em eventos como ouvintes ou como palestrantes, realizao de cursos especializados, fruns acadmicos e profissionais na Unicamp, integrao na CTDE do CONARQ - Arquivo Nacional,

Como em outras instituies que tem lidado com estas questes, a Universidade Estadual de Campinas designou um Grupo de Trabalho, nomeado atravs da Portaria GR-104/2003, constitudo por representantes da Coordenadoria Geral de Informtica, Procuradoria Geral, Instituto de Filosofia e Cincias Humanas, Instituto de Computao, Centro de Computao, Diretoria Geral de Recursos Humanos, Biblioteca Central e Arquivo Central do SIARQ.

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Casa Civil, estudos em bibliografia e levantamentos de prticas internas na Unicamp e formao de biblioteca especializada no assunto. 1. Contexto da Unicamp: a) Conceitos e responsabilidades Os rgos da UNICAMP so responsveis pela criao, gerenciamento e preservao dos seus documentos arquivsticos24 digitais pelo tempo determinado por tabelas de temporalidade de documentos25 e/ou planos de classificao26 elaboradas pelas unidades e rgos, sob orientao do Arquivo Central do Sistema de Arquivos AC/SIARQ/UNICAMP27. Cabe ao SIARQ/UNICAMP, por meio da CCAD/SIARQ e das Comisses Setoriais de Arquivo28 (CSArq) das unidades e rgos, determinar os prazos de guarda e destinao de documentos considerando os valores imediatos, bem como os valores informativos para a pesquisa histrica e cientfica. Documentos arquivsticos digitais ou documentos arquivsticos

convencionais so criados e/ou armazenados em decorrncia do cumprimento das atividades da Universidade e devem ser tratados a partir de um sistema de gesto arquivstica, juntamente com os metadados29 que descrevem seu contedo, estrutura e contexto, para que sejam mantidos confiveis e autnticos30 ao longo do tempo;
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Documento arquivstico aquele produzido e/ou recebido em cumprimento das atribuies de uma instituio ou pessoa. Documento digital aquele processado por computador. 25 Tabelas de Temporalidade de Documentos um instrumento normativo de gesto de documentos, que determina os prazos e o destino dos documentos, elaboradas e aprovadas por comisses de arquivos (Del.A-8/95, Art. 21 e Art. 27). 26 Plano de Classificao um instrumento normativo, consolidado pelo SIARQ/UNICAMP, que determina as classes de atividades que recebem ou produzem documentos na Universidade, utilizado pelos arquivos para organiz-los. 27 Sistema de Arquivos da Unicamp (SIARQ/UNICAMP) criado pela Deliberao CONSU A-39/89 e reformulado pela Deliberao CONSU A-8/95. O Arquivo Central o rgo integrante do SIARQ, responsvel pela coordenao do SIARQ/NICAMP. 28 A Comisso Central de Avaliao de Documentos um rgo permanente do SIARQ, nomeada pelo Reitor a cada dois anos; as Comisses Setoriais de Arquivos devem ser nomeadas pelas unidades e rgos, conforme Deliberao CONSU A-8/95, e uma das suas finalidades preparar tabelas de temporalidade de documentos. 29 Dados relativos a outros dados, isto , dados estruturados e codificados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender ou preservar outros dados ao longo do tempo. Inclui dados de informtica relativos a sistemas, segurana, mdias e dados arquivsticos tais como: procedncia, autoria, assunto, data, transmisso, localizao, 30 Documento arquivstico confivel aquele que tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta. A confiabilidade est relacionada ao momento em que o documento produzido e veracidade do seu contedo. Para tanto h que ser dotado de completeza e ter seus procedimentos de criao bem controlados. Documento arquivstico autntico aquele que o que diz ser, independente de se tratar de uma minuta, original ou cpia, e que livre de adulterao ou qualquer tipo de corrupo. Est ligado transmisso do documento e sua preservao e custdia. Um sistema deve garantir a proteo de documentos contra acrscimos, supresso, alterao, uso e ocultao indevidos. (Ver e-ARQ Brasil, 2006 http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/index.asp)

Documentos arquivsticos digitais precisam ser gerenciados para estarem disponveis pelo tempo necessrio, com segurana e planos de contingncia contra eventuais perdas e danos. Eles devem ser acessveis de acordo com a legislao vigente sobre arquivos, liberdade de informao e privacidade; Devido rpida obsolescncia das tecnologias digitais, a Unicamp deve planejar a preservao de longo prazo, em alguns casos de carter permanente, para os seus documentos arquivsticos digitais o que requer planos e infra estrutura com manuteno contnua, elaborados de forma compartilhada, pelos rgos tcnicos de gesto de arquivos, de informtica e administrativos superiores; Documentos arquivsticos digitais destitudos de valores e de guarda temporria precisam ser destrudos de forma segura para que no seja possvel a sua reconstituio e os documentos arquivsticos digitais legais e informativos31 devem ser transferidos para a responsabilidade dos Arquivos Setoriais32 e Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP respectivamente, assim que cessar o seu uso administrativo imediato, de acordo com planos de destinao e tabelas de temporalidade de documentos aprovados pela CCAD e CSArq. Em resumo, para que os documentos arquivsticos digitais criados e/ou incorporados aos processos administrativos e acadmicos da Universidade sejam indexados e gerenciados levando-se em conta a preservao para fins jurdicos, acadmicos e de pesquisa, necessrio que a Unicamp tenha polticas, normas e procedimentos de gesto arquivstica de documentos, infra estrutura de TIC e de material, pessoal capacitado e sistemas especficos de gerenciamento de gesto e preservao.

b) Gesto de documentos de arquivo na Unicamp A Unicamp dispe de estrutura jurdico-administrativa e poltica definida para seus documentos arquivsticos desde 1989, expressados na Deliberao

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Valor informativo aquele dotado de informaes que testemunham fatos e atividades interessantes para a pesquisa Arquivos Setoriais so as unidades responsveis pelas atividades de arquivos semi-ativos, localizadas nas unidades administrativas e acadmicas da Universidade, recebendo orientao tcnica e normativa do Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP (Deliberao CONSU A-8/95, Art. 29).

CONSU A-8/9533 que reestruturou o SIARQ/UNICAMP, tendo como rgo coordenador o Arquivo Central. A estrutura do SIARQ compreende dois rgos colegiados: o CONSUL e a CCAD34, alm da Rede de Arquivos que integrada pelo Arquivo Central, Comisses Setoriais de Arquivo, Arquivos Setoriais e Arquivos de Gesto ou Correntes. O acervo arquivstico compreende documentos de qualquer natureza, produzidos ou recebidos e acumulados pelos rgos da Universidade no desempenho de suas funes administrativas e acadmicas e por pessoas fsicas ou jurdicas de direito privado, cuja custdia foi assumida pelo SIARQ/UNICAMP, por ser considerado de interesse para a Universidade. Os instrumentos de gesto arquivstica tm a finalidade de orientar e normatizar os trabalhos realizados pelas unidades e rgos na gesto de seus documentos e arquivos. Dentre as normas utilizadas encontram-se tabelas de temporalidade de documentos, planos de classificao de funes e instrues normativas para a produo, autuao, regularizao, destinao e acesso de documentos35. Os instrumentos de gesto esto sendo complementados e atualizados por equipe do Arquivo Central como objetivo estratgico do Planes/SIARQ36. Estes instrumentos devem ser aplicados para documentos de qualquer natureza, inclusive digitais. As polticas e normas estabelecidas na Universidade, registradas por meio de deliberaes e demais atos, vem de encontro determinaes da s Constituio Federativa do Brasil, da Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. A infra-estrutura para os servios de gesto arquivstica na Universidade apresenta uma srie de problemas, que refletem na qualidade dos documentos produzidos, na organizao, preservao e acesso desses documentos.
Em 1989 a Deliberao CONSU A- 39/89 criou o Sistema de Arquivos da Unicamp, em 1995 houve uma reformulao criando o Conselho Consultivo do SIARQ, formado por professores representantes das reas administrativas e acadmicas da Universidade. 34 Composta por representante da PRDU, Administrao Geral, Procuradoria Geral e Departamento de Histria do IFCH. 35 Um exemplo a Tabela de Temporalidade de Documentos dos Institutos e Faculdades, publicada em DOE em dez/2000 (http://www.unicamp.br/siarq/publicacoes/normas_regulamentos.html) 36 Encontra-se em reviso as Tabelas de Temporalidade dos Institutos e Faculdades, por Comisso da FCM; as Tabelas de Temporalidade de Documentos Administrativos, por Comisso da DGA; Em elaborao o Plano de Classificao de Funes e Documentos; as Instrues normativas para Protocolos e Arquivos; Instrues para produo de documentos; Instrues para digitalizao e armazenamento de documentos digitais.
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Para se planejar a gesto de documentos digitais, h de se entender o tratamento dado pelas unidades e rgos aos documentos convencionais, porque as funcionalidades necessrias so basicamente as mesmas, carecendo fortemente de instrumentos de gesto arquivstica bem definidos, pessoal capacitado e infra-estrutura tecnolgica de suporte. H unidades e rgos que tem uma rea administrativa bem definida e que realiza as atividades de expediente, protocolo e arquivo de forma centralizada, tornando-se referncia para as questes arquivsticas locais37. Em outras, estas atividades esto diludas em outras reas da administrao, como por exemplo, o servio de Protocolo vinculado as atividades de gerncia de recursos humanos. H necessidade de se estruturar essas reas, criando identidade e competncia para que a gesto de documentos arquivsticos seja feita com qualidade. So reas que dinamizadas e capacitadas podem ser orientadoras das atividades arquivsticas de toda a unidade com acompanhamento tcnico do Arquivo Central do SIARQ. Os depsitos de arquivos normalmente so problemticos para as unidades e rgos por falta de espao fsico. Muitas vezes, falta justamente a competncia para fazer a gesto de eliminao baseada em tabelas de temporalidade o que aliviaria os problemas. O Arquivo Central recebe documentos que ficam guardados por longo prazo e recolhe os documentos permanentes. Fazendo as eliminaes e os recolhimentos previstos na tabela de temporalidade, realiza a gesto de documentos. Atualmente este trabalho est limitado aos processos38 e documentos avulsos da Reitoria. Fazendo um paralelo com a gesto de documentos arquivsticos convencionais, as unidades e rgos tambm tm criado depsitos ou repositrios para documentos digitais, com mecanismos locais para acesso e
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So exemplos: Faculdade de Educao, Faculdade de Engenharia Agrcola, Faculdade de Cincias Mdicas etc., que estruturaram seus Arquivos Setoriais conforme consta do Art. 29 da Deliberao A-8/95; Processos unidade documental em que se renem oficialmente documentos de natureza diversa, no decurso de uma ao administrativa ou judiciria, formando um conjunto materialmente indivisvel. (Autuados e gerenciados pelos Protocolos das unidades e rgos, sob coordenao central do SIARQ).

organizao. H que se mapear esses arquivos digitais para se ter uma real idia de sua grandeza, de modo a permitir avaliaes para implementao de projetos de gesto arquivistica corporativos, visando a preservao das informaes essenciais Universidade, por longo prazo. Pressupe-se que

sejam inmeros os diretrios com cpias e originais de documentos, nem sempre necessrios e vlidos sob o ponto de vista informativo e probatrio. Um exemplo para se refletir a permanncia de cpias de documentos produzidos nos computadores desnecessariamente, com custos altos de manuteno e ampliao de memria, de back-ups, seguranas etc., uma vez que impressos e assinados se tornam originais vlidos e autnticos guardados em depsitos convencionais, em processos ou dossis. A gesto de eliminao to importante no mundo digital quanto no convencional para aliviar depsitos digitais. E isso se faz a partir da aplicao dos mesmos instrumentos de gesto arquivstica: planos de classificao para organiz-los e tabelas de temporalidade para definir tempo de guarda e destino. O mesmo se aplica aos sistemas eletrnicos corporativos, mantidos pelo Centro de Computao (CCUEC) que guardam dados dos processos de negcios a que do suporte, constituindo-se em gigantescos depsitos arquivsticos digitais. O principal e mais importante sistema em funcionamento na Unicamp que permite o gerenciamento e o acesso de documentos, utilizado por todas as unidades e rgos o Sistema de Protocolo e Arquivo, implantado em 1994, para gerir processos e expedientes e hoje integra 125 protocolos e 50 arquivos sob a coordenao integral do SIARQ, desde 200439. Por ser pioneiro, acumula larga experincia em gesto arquivstica integrada e compartilhada entre todas as unidades. um sistema que precisa de atualizao tecnolgica (web) e que dever servir de base para o controle de documentos avulsos (no processos) e documentos arquivsticos digitais capturados por produo ou digitalizao, transformando o num Sistema de Gesto Arquivistica de Documentos (SIGAD/UNICAMP).
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At essa data a coordenao central era feita pela DGA, com a participao do SIARQ.

Outro sistema de gesto o Sistema de Arquivos Histricos da Unicamp PESQUISARQH, desenvolvido pelo CCUEC, SIARQ/UNICAMP e Arquivo Edgard Leuenroth (AEL) para fazer a gesto de documentos que esto na fase permanente e que so utilizados para a pesquisa cientfica, em funcionamento desde 2005, aberto para o uso de todos os centros de documentao da Unicamp40. Dever integrar o Sistema de Biblioteca Digital e demais sistemas do SBU por atenderem o mesmo objetivo: pesquisa. Algumas unidades e rgos da Unicamp dispem de sistemas eletrnicos locais de gesto de documentos arquivsticos, referenciais e de texto completo digital, que atendem os servios de recebimento e encaminhamento das expedies de documentos. O AC/SIARQ conheceu esses sistemas locais41 em funcionamento, para incluir seus requisitos no projeto de atualizao do Sistema de Protocolo. O Sistema de Bibliotecas (SBU) tem armazenado documentos

arquivsticos em suas bases de dados ou full text. O Sistema Biblioteca Digital mantm no formato digital as teses, dissertaes e artigos cientficos produzidos pela Universidade. Usa como base um software livre criado no CCUEC e customizado por equipe da Biblioteca Central. A base de dados Acervus mantm tambm informaes referenciais de documentos cientficos produzidos pela Unicamp. Cabe, portanto, um trabalho conjunto SIARQ e SBU para integrar a gesto desses documentos e as providncias de preservao por longo prazo.

c. Integrao de Sistemas de Gesto Ideal que os sistemas que tratam de documentos arquivsticos implantados nas unidades e rgos, sejam absorvidos ou integrados ao SIGAD/UNICAMP para que haja compartilhamento de operaes arquivsticas, informaes e documentos. Os sistemas da biblioteca devero ser

compartilhados a partir da implementao de protocolos e portal corporativo no que tange ao acesso.


Participam do Sistema: Centro de Documentao Alexandre Eullio do Instituto de Estudos da Linguagem; Arquivo Histrico do Centro de Lgica e Epistemologia e Histria da Cincia (esto em fase de teste para entrada no Sistema). 41 Sistemas do Gabinete do Reitor, Pr-Reitoria de Desenvolvimento Universitrio, Escola de Extenso, Prefeitura do Campus e Procuradoria Geral.
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Quanto ao repositrio o SIGAD/UNICAMP dever prever um mdulo de gerenciamento de armazns digitais formados a partir de procedimentos tcnicos e administrativos determinados pelos gestores de documentos e de tecnologia da informao da Universidade.

d. Segurana dos sistemas O CCUEC responsvel pela segurana da rede e dos sistemas corporativos da Unicamp. As unidades e rgos so responsveis pela rede local e pela segurana de seus sistemas locais. A preservao de documentos digitais implica em requisitos de segurana que permitam a confiabilidade e a certificao de autenticidade, tais como trilhas de auditoria, procedimentos para reformataes, rejuvenescimento de mdias, migraes, administrao de repositrios digitais. 5. Contexto Externo de Preservao Digital Por meio de pesquisas e da prpria participao de membros do GDAE em fruns e comisses externas pode-se destacar os projetos: a) Eventos sobre a gesto e a preservao digital Os inmeros eventos realizados tratando do documento digital: segurana, acesso, armazenamento, gesto eletrnica etc. denota uma preocupao generalizada. O GDAE participou de aproximadamente 20 palestras e cursos em eventos no Brasil, em universidades e instituies pblicas governamentais42, levando temas relativas a necessidade de se preservar documentos digitais e as experincias da Unicamp. Realizou fruns permanentes junto a Coordenadoria Geral da Universidade e Coordenadoria de Relaes Institucionais (CGU/CORI) e j tem agendado outras participaes para 2007 e coordenou a primeira mesa sobre o tema, no Simpsio Nacional de Bibliotecas Digitais, promovido na Unicamp.

42

Instituies: INPE, Cmara dos Deputados, Associaes de Arquivistas e Bibliotecrios, Tribunal Superior de Justia. Arquivo Nacional, SENAC, ARQ-SP, SAESP, FIOCRUZ, Casa de Rui Barbosa etc. Eventos: Congresso Brasileiro de Arquivologia, Congresso de Arquivologia do Mercosul, Cenadem, Simpsio Nacional de Bibliotecas Digitais.

b) No Brasil A Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do CONARQ, rgo encarregado de preparar diretrizes para a gesto e a preservao de documentos arquivsticos no Brasil, a instituio que tem pesquisado mais profundamente a gesto e a preservao por longo tempo de documentos digitais, com abordagem arquivstica. O GDAE participa com dois membros nessa Cmara, tendo auxiliado na produo da Carta de Preservao Digital, Glossrio de Termos, duas resolues43 e do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos (e-ARQ)44. c. Projetos de Gesto de Documentos Arquivsticos do Exterior - Os projetos em andamento no exterior considerados mais relevantes pelo GDAE por considerarem a manuteno da confiabilidade e autenticidade dos documentos tendo como base a gesto arquivistica so:1 Universidade de British Columbia (UBC) do Canad; o InterPARES eo MoReq. 6. Propostas do grupo: As propostas se basearam nos estudos desenvolvidos, nas experincias da Unicamp na rea de gesto arquivistica de documentos de arquivo e sistemas de gerenciamento e precisam de anlise e elaborao de projetos para implementao de projetos institucionais de curto, mdio e longo prazos. Padres e normas objeto do GDAE sero definidos na medida em que os projetos forem implementados. 6.1 Criao de um Programa para Gesto de Documentos no

Planes/UNICAMP - Propor COPEI a criao de um programa especfico para abranger linhas que reflitam atividades, aes e projetos referentes a gesto de documentos de uma forma geral e em especial a de documentos digitais, existentes no Planes/2004 ou a serem criadas, dada a relevncia do tema para a universidade em seus processos administrativos e acadmicos.

43

Carta publicada pelo Arquivo Nacional; Resolues CONARQ n 20 e n 24 que tratam da gesto e recolhimento de documentos arquivsticos digitais. 44 Documento que servir de referncia para desenvolvimentos de GED com preocupao em preservao arquivstica.

6.2 Formulao de poltica e instrues de gesto e preservao arquivstica de documentos - Formular a adequao de polticas, instrues e procedimentos com o objetivo de normatizar e orientar o gerenciamento arquivstico de documentos digitais na sua especificidade e fornecer a autoridade gerencial necessria para sua implementao. Prope-se que sejam formulados os seguintes atos legais para disporem sobre: Instrumentos de gesto de documentos: Tabelas de temporalidade de documentos e Planos de classificao de atividades, para uso da gesto de documentos digitais. Procedimentos do processo de gesto de documentos arquivsticos: captura, protocolo, tramitao, acesso, avaliao, arquivamento e administrao de repositrios digitais, para uso das unidades e rgos; Produo de documentos arquivsticos digitais, para manuteno de

confiabilidade e autenticidade; Estruturao, atribuies e procedimentos de repositrios digitais para darem suporte a gesto arquivistica de documentos. 6.3 Grupo Tcnico Assessor - Criar grupo tcnico multidisciplinar, com a competncia de implementar as propostas formuladas pelo GDAE, bem como estabelecer planos e medidas complementares. Integrar profissionais da informtica, de gesto documental e de gesto acadmica e administrativa da Universidade em projetos.

6.4

Infra-estrutura

para

gesto

preservao

de

documentos

arquivsticos digitais - Implantar rea tcnica, com infra-estrutura tecnolgica, de servio e de pessoal, no Arquivo Central/SIARQ com responsabilidades bem definidas para o gerenciamento e a preservao de documentos digitais de longo prazo. Dotar a universidade de infra-estrutura fsica e lgica de repositrios digitais para armazenamento de documentos arquivsticos capturados ou produzidos pelos sistemas de informao da universidade, considerando critrios de gesto e

preservao de documentos arquivsticos digitais que garantam a confiabilidade, a autenticidade e a acessibilidade dos mesmos por longo prazo.45

6.5 Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos - Dotar a universidade de um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos, amplo e integrado a fim de viabilizar a captura, o registro, o controle, a tramitao, o arquivamento, a eliminao, a preservao e o acesso de documentos digitais e convencionais para que seja utilizado por todas as unidades e rgos, que apie a execuo das prticas previstas nas polticas e procedimentos. Somente armazenar documentos digitais em redes de forma estruturada no substitui o sistema de gesto e de controle de armazenamento. At que tal sistema esteja disponvel, recomendvel, entre diversas outras aes, implantar prticas educativas que levem a uma melhor racionalidade na forma como os arquivos so armazenados e compartilhados, como tambm, estabelecer um esquema de convenes para a nomenclatura dos mesmos. Estas aes permitiro uma especificao mais efetiva dos requisitos do sistema de controle e armazenamento dos documentos digitais em aspectos tais como: captura sistemtica dos documentos digitais associados aos seus metadados, segurana e controle de acesso. O GDAE prope como aes: Adaptao do Sistema de Protocolo de modo a incorporar os requisitos de gesto arquivistica de documentos digitais (e-ARQ)46 e o gerenciamento de outros tipos de documentos alm de processos; Adaptao dos sistemas de informao corporativos (produtores de documentos) e/ou de interesse institucional de modo a incorporar os requisitos do e-ARQ para produo, acesso e preservao de documentos digitais por longo tempo;

Como por exemplo as recomendaes sugeridas pelo projeto InterPARES nas publicaes: Eletronic Records: their nature ,reliability and authenticity; The long term preservation of authentic eletronic records: findings of InterPARES Project
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos, aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos. Rio de Janeiro, 2006.
46

45

Desenvolvimento

dos

mdulos

do

PESQUISARQH

relacionados

ao

monitoramento da preservao de documentos digitais e a integrao com os demais sistemas de informao da Unicamp.

6.6 Programa de Disseminao, Sensibilizao e Capacitao - Implantar de forma ampla na Universidade, programa de disseminao e sensibilizao dos aspectos envolvidos na criao, gerenciamento e preservao de documentos digitais. O programa deve cobrir, entre outras questes: importncia dos documentos, quais documentos digitais so arquivsticos, prticas para a captura de documentos digitais, segurana, captura de metadados apropriados, responsabilidades envolvidas, direitos autorais, tratamento de documentos gerados por terceiros, integrao entre a gesto de informao e a gesto de documentos, comrcio eletrnico, gesto de contedos de sites e avaliao das tecnologias disponveis.

6.7 Linha de Pesquisa na Unicamp - Estimular a criao de uma linha de pesquisa ou projeto acadmico, para estudar as questes relacionadas gesto, a preservao e o acesso de documentos digitais, com a profundidade e a abrangncia necessrias e requeridas pela temtica, como o modelo da Universidade de British Columbia no Canad (UBC). 6.8 Intercmbio - Estimular a participao da Universidade em comits e projetos de gesto e preservao de documentos digitais nacionais e internacionais, para que os seus profissionais possam acompanhar

continuamente, os resultados de estudos, trocar experincias e implementar solues atualizadas. Exemplos: continuidade da participao da Unicamp na CTDE do CONARQ; participao no Projeto InterPARES fase 3, a convite do Arquivo Nacional47 Concluso
Convite oficial do Arquivo Nacional de janeiro de 2007 aceito pelo Magnfico Reitor conforme oficio GR 37/2007, de 09 de fevereiro de 2007.
47

Elaborar normas que determinem padres bsicos para a gesto, a preservao e o acesso de documentos arquivsticos em meio eletrnico, gerados em cumprimento das funes da Unicamp, a serem utilizadas pelos rgos e unidades na produo e/ou na gesto de sistemas informatizados, foi o objetivo estabelecido ao GDAE. Todavia, aps estudos na literatura, em fruns acadmicos e a participao na Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos, o GDAE concluiu que a elaborao de normas para determinao de padres um aspecto que deve ser implementado dentro de um conjunto mais amplo de estratgias e aes que incluem questes que vo da poltica implantao de sistemas e repositrios digitais. Isso se deve as especificidades do documento digital em si e de seu gerenciamento, tais como48: Documento digital no virtual: est fixado em um suporte (disco rgido e mdias). Contedo e suporte so entidades separadas: o documento no se define pela mdia (disquete, CD). O documento digital um objeto fsico (suporte), lgico (software e formatos) e conceitual (contedo). Fragilidade intrnseca do armazenamento digital: degradao fsica do suporte. Rpida obsolescncia da tecnologia digital: hardware, software e formatos. Instabilidade: dificuldade em garantir a autenticidade dos documentos. Estes aspectos representam desafios para manuteno por longo prazo de documentos confiveis e autnticos que permitam sustentar os fatos que atestam, serem o que dizem ser e que so livres de adulterao ou quaisquer tipos de corrupo. Desse modo, gerenciar e preservar documentos digitais complexo e representa um desafio para a instituio, e o sucesso depender fundamentalmente da:
48

Margareth da Silva e Carlos Augusto Silva Ditadi, Arquivo Nacional

Implementao de procedimentos e polticas de gesto de documentos;


Dotao de infra-estrutura tecnolgica e material;
Alocao e capacitao contnua de profissionais;
Identificao dos documentos arquivsticos digitais dentre as informaes
e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital; Implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos nico para os convencionais e os digitais; Participao dos profissionais da administrao, de arquivo e da TI na concepo, do projeto, implantao e gerenciamento dos sistemas eletrnicos de gesto de documentos e demais medidas tecnolgicas. Por isso mesmo, enfatizamos, a importncia da criao de mecanismos permanentes para lidar com a questo digital, assim como o alinhamento das propostas ao Planes/Unicamp. Isto significa que todo o conjunto administrativo, e tambm docente e discente, precisar ser sensibilizado para as questes digitais, de modo a que a capilaridade das aes atinja todos os membros da comunidade universitria. Para isso, sero essenciais as estratgias de capacitao contnua, tendo em vista a prpria dinmica da tecnologia digital em constante mutao. Por fim, este grupo procura preparar a Universidade para os ingentes desafios de uma verdadeira revoluo tecnolgica em curso. Referncias ARQUIVO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNICAMP (AC/SIARQUNICAMP). Padronizao de documentos eletrnicos. Relatrio final de atividades GDAE. Disponvel em: <http://www.unicamp.br/siarq/doc_eletronico/> Acesso em: 23 ago. 2007 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ). Publicaes digitais. Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos: e-ARQ. Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br> Acesso em: 23 ago 2007. ______. Composio. Cmaras tcnicas. Cmara tcnica de documentos eletrnicos. Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br> Acesso em: 23 ago 2007.

INTERNATIONAL RESEARCH ON PERMANENT AUTHENTIC RECORDS IN ELECTRONIC SYSTEMS (InterPARES). InterPARES 2 Project. Disponvel em: <http://www.interpares.org/> Acesso em: 23 ago 2007. UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS (UNICAMP). Procuradoria Geral. Portarias GR. Portaria GR n 104/2003. Disponvel em: <http://www.pg.unicamp.br/portarias/1993/INDNUM93.htm#> Acesso em: 23 ago. 2007.