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UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA FACULDADE DE ENGENHARIA

APOSTILA DE EXCEL 2007 MODULO I BSICO

Matheus Martins do Valle Bolsista do grupo PET-CIVIL da UFJF

Juiz de Fora 2010

CURSO EXCEL 2007 Matheus Martins do Valle Prefcio Poucos usurios do pacote de programas Microsoft Office 2007 ou mesmo de verses anteriores conhecem todo o seu potencial. O Microsoft Excel, por exemplo, um dos programas mais avanados de clculo que existem, porm a maior parte de suas funes no so muito conhecidas pelos seus usurios. O objetivo desse curso aprimorar os conhecimentos de programao e uso do Excel 2007, facilitando e simplificando desde clculos cotidianos at mesmo criando planilhas mais complexas. Este curso ser dividido em Mdulos que facilitaro o desenvolvimento das aulas e aprendizagem. Nesta apostila abordaremos a seguinte ementa: EMENTA: I. MDULO BSICO: 1. Introduo 1.1 Layout do Excel 2007 1.1.1 Boto do Office 1.1.2 Menus 1.1.2.1 Incio 1.1.2.2 Inserir (grficos) 1.1.2.3 Layout da Pgina (Configurar Pgina) 1.1.2.4 Frmulas 1.1.2.5 Dados (Classificar e Filtrar) 1.1.2.6 Reviso 1.1.2.7 Exibio 1.1.3 Barra de Acesso Rpido 1.2 Criando planilhas simples 1.2.1 Inserindo dados 1.2.2 Formatao de dados e clulas 1.2.3 Fazendo referncias de dados para clculos 1.2.4 Operaes bsicas de ADIO, SUBTRAO, MULTIPLICAO e DIVISO.

1.2.5 Converses de ngulos e operaes trigonomtricas. 1.2.6 Exerccios de fixao 1.3 Grficos 1.3.1 Tabelas 1.3.2 Criao de Grficos 1.4 Comandos teis

1. Introduo O Excel 2007 faz parte do pacote de programas do Microsoft Office 2007, nova verso do Office 2003. um programa dedicado a criao de planilhas de clculos, alm de fornecer grficos, funo de banco de dados e outros. Nesta edio possui um novo layout que procura facilitar a localizao de seus comandos. Contudo, se essa nova interface mais fcil de usar para novos usurios, ela requer alguma habituao para aqueles que j estavam acostumados com as verses anteriores. Um dos objetivos desta apostila consiste em introduzir o programa para novos usurios, abrindo portas para que estes possam desfrutar desse programa, alm de facilitar a migrao dos usurios de verses anteriores do Excel 2007, e introduzir alguns comandos novos, desde recursos bsicos at alguns pouco conhecidos, mas que podem melhorar e ampliar a utilizao do software.

1.1 Layout do Excel 2007 O Microsoft Excel 2007 teve uma grande alterao de seu layout com relao verso anterior, (2003), tornando-se mais amigvel e fcil de visualizar suas funes. Porm, algumas delas se encontram organizadas de forma diferente da verso menos recente, tornando um pouco difcil encontr-las para os usurios acostumados com a verso 2003. Em vista disso, nas figuras abaixo, demonstraremos o novo layout da verso 2007, e os novos menus para tornar mais fcil a localizao de alguns desses comandos mais usados, e explicaremos resumidamente sua funo. Algumas dessas funes sero mais detalhadas no decorrer do curso e da apostila.

1 Boto do Office 2 Barra de acesso rpido 3 Ttulo do documento 4 Menus 5 Barra de frmulas 6 Nome da clula 7 Clula (B22) 8 Planilhas 9 Boto visualizao normal 10 Boto visualizao da pgina 11 Pr-visualizao de quebra de pgina 12 Zoom 13 Nova planilha

1.1.1

Boto do Office No boto do Office encontramos as seguintes opes com suas respectivas funes:

Novo Criar novo documento. Abrir Abrir um documento do Excel. Salvar Salva alteraes de um documento j salvo. Se for a primeira vez que o documento salvo voc ter q nome-lo como um novo documento. Salvar como Salva o arquivo, nomeando-o. Pode-se salvar com um novo nome um arquivo j salvo anteriormente, sem fazer alteraes no arquivo anterior. Imprimir Pode-se imprimir uma planilha ao clicar nesse boto.

1.1.2 Menus: Existem 7 menus bsicos que organizam as funes mais usadas do programa. Cada um desses menus agrupam funes semelhantes. Podemos localizar qualquer comando atravs desses menus, ou adicion-los na barra de acesso rpido, como veremos mais adiante. A seguir, encontram-se os menus pr-definidos, onde podemos localizar os seguintes comandos:

1.1.2.1 Menu Incio

A maior parte dos botes de formatao de texto, tamanho da fonte, tipo de fonte (Arial,...), alinhamento do texto, copiar, recortar e colar encontram-se no menu Incio.

1.1.2.2 Menu Inserir

No menu Inserir podemos encontrar vrias coisas que podemos inserir na planilha, tais como grficos, tabelas, caixas de texto, smbolos, e outros.

1.1.2.3 Menu Layout da Pgina

no menu Layout da Pgina que configuramos as margens, orientao e tamanho da folha, quebra de texto, plano de fundo, altura e largura das clulas, exibio das linhas de grade (exibir apenas gera as linhas virtualmente para facilitar visualizao na criao da planilha e Imprimir permite que essas linhas sejam impressas numa folha).

1.1.2.4 Menu Frmulas

No menu Frmulas podemos localizar comandos de gerenciamento dos nomes das clulas, rastreamento de precedentes e dependentes, Janela de Inspeo e a biblioteca de funes onde esto armazenados comandos de lgica (se, e, ou,...), funes trigonomtricas (seno, cosseno,...) e outras.

1.1.2.5 Menu Dados

Menu basicamente usado para criar filtros, classificar em ordem crescente/alfabtica ou decrescente, alm de estruturas de tpicos para agrupamento de linhas dependentes (como pastas e subpastas no Windows Explorer).

1.1.2.6 Menu Reviso

Comandos de comentrios numa clula e reviso ortogrficas esto localizados no menu Reviso.

1.1.2.7 Menu Exibio

nesse menu onde se encontram as ferramentas de zoom, exibio de linhas de grade, barra de frmula e ttulos, alm do modo de exibio da pasta de trabalho.

1.1.3 Barra de Acesso Rpido A barra de acesso rpido muito til para se adicionar os comandos mais usados sem necessidade de procur-los nos menus.

Para adicionar qualquer outro comando barra de acesso rpido, basta clicar na opo Mais Comandos... que abrir a seguinte janela, permitindo a adio de qualquer comando:

1.2 Criando planilhas simples 1.2.1 Inserindo dados Para inserir dados numa planilha basta clicar numa clula e digitar o valor ou texto de entrada, conforme exemplo na figura abaixo. Exemplo: Inserindo um valor (10) na clula A1: Clicar na clula, digitar 10 e aperte a tecla ENTER

Pode-se inserir um texto da mesma forma. Caso o texto ou valor for maior que o espao pr-definido para a clula, basta redefinir o tamanho desta. Para tanto, veja 1.2.2 Formatao de dados e clulas, a seguir. 1.2.2 Formatao de dados e clulas Para redefinir o tamanho das clulas, basta clicar com o boto direito no nmero da linha ou nome da coluna e escolher a opo altura da linha/largura da coluna. Outra opo, mais simples, arrastar com o mouse o limite da linha/coluna, conforme indicado nas figuras a seguir. Para formatao automtica, basta dar duplo clique na divisria da linha/coluna, na barra de ttulos, quando tiver algum texto escrito na clula.

1.2.3 Inserindo e excluindo linhas e colunas Quando estamos criando uma tabela, podemos nos deparar com a necessidade de inserir ou excluir linhas e/ou colunas. Para tal, basta clicar com o boto direito do mouse na linha ou coluna que se deseja excluir e selecionar a opo Excluir. Para inserir uma nova linha/coluna, selecionamos a linha/coluna em que desejamos adicionar com o boto direito do mouse e clicamos em Inserir. Por exemplo: Se voc quiser inserir uma linha nova entre a linha 1 e 2, clique na linha 2 com o boto direito do mouse e escolha a opo Inserir. A antiga linha 2 passa a ser linha 3, a antiga linha 3 passa a ser linha 4, e assim por diante. O mesmo vlido para colunas. 1.2.4 Fazendo referncias de dados para clculos Para se referir a uma clula, basta escrever na frmula o nome desta. Por exemplo, para nos referir a um valor presente na clula A1, na barra de frmulas no devemos escrever o valor, e sim o nome A1. No tpico a seguir (1.2.5) podemos ver um exemplo prtico.

1.2.5 Operaes bsicas de ADIO, SUBTRAO, MULTIPLICAO e DIVISO Podemos realizar todo tipo de clculo atravs dos operadores aritmticos, tais como Adio (+), Subtrao (-), Multiplicao (*), Diviso (/), Potenciao(^), e outros. Para tais operaes entre clulas, depois de introduzirmos os valores, basta que faamos referncia ao nome da clula que o valor acompanhar sempre que est for referida. Vejamos um exemplo:

ATENO! Para que o Excel reconhea uma funo necessrio por o sinal de igual (=) antes de qualquer comando.

1.2.6 Converses de ngulos e operaes trigonomtricas O Excel pr-configurado para identificar o valor de um ngulo em radianos. Para nos referirmos ao nmero no Excel, devemos escrever PI(), conforme figura abaixo.

Usamos o comando GRAUS(num) para converter um valor de ngulo em radiano para grau. Por exemplo:

Para converso inversa, de graus para radianos, usamos o comando RADIANOS(num). Exemplo:

Para realizarmos operaes trigonomtricas, os valores devem estar em radianos. Para tanto podemos usar os comandos combinados de converso de ngulo de graus para radianos dentro da funo trigonomtrica, como podemos ver na figura abaixo. Observamos na barra de frmulas a diferena de introduzirmos os comandos =SEN(RADIANOS(num)) e =SEN(num)).

As demais funes trigonomtricas esto listadas abaixo: =SEN(num); =ASEN(num); =COS(num); =ACOS(num); =TAN(num); =ATAN(num);

Podemos realizar operaes aritmticas juntamente com trigonomtricas, converses de ngulos, tudo junto numa mesma clula. Abaixo temos um exemplo que combina todas as funes at agora vistas. Nas clulas A1 e B1 foram feitas converses dos valores dados em ngulos respectivamente nas clulas C1 e D1

1.2.7 Exerccios de fixao 1)criar uma tabela de notas com mdia da turma e de cada aluno 2) Tabela de clculos Topografia 3) Exerccio proposto 1-2009 mecnica

1.3 Grficos O Excel oferece uma ferramenta de criao de grficos de vrios modelos diferentes. Veremos a seguir alguns tipos mais comuns deles. 1.3.1 Tabelas Para fazer um grfico, deve-se primeiro criar uma tabela bem organizada com os dados que se deseja trabalhar. Existem vrias maneiras de criar grficos. Este manual se restringir a tratar apenas de uma maneira prtica e rpida de faz-lo. Veja o exemplo abaixo. Inicia-se o processo criando uma tabela com os dados necessrios: TABELA DE NDICE DE MASSA CORPORAL Sujeitos Idade (anos) Peso (kg) Estatura (m) Sujeitos 1 30 59 1,68 Sujeitos 2 31 50 1,53 Sujeitos 3 30 67 1,64 Sujeitos 4 34 72 1,58 Sujeitos 5 32 80 1,71

IMC 20,9 21,4 24,9 28,8 27,4

Em seguida, devem ser selecionados os dados que se deseja inserir no grfico. Para marcar vrios dados ao mesmo tempo, basta clicar na primeira clula superior esquerda e

deslocar arrastando o mouse at a ltima clula, inferior direita, mantendo o boto esquerdo pressionado, como mostrado na figura.

Para criar um grfico que relacione, a cada sujeito, sua idade e peso, selecionamos os dados referidos e escolhe-se um tipo de grfico adequado para os dados, atravs do menu Inserir. Existem vrias opes de grficos que podem ser escolhidas, tais como Coluna 2D, Coluna 3D, Cilindro, Cone e Pirmide. Pode-se ainda verificar outros tipos de na opo Todos os Tipos de Grficos. No exemplo a seguir, feito um grfico de coluna 2D com os dados selecionados demonstrados na mesma figura.

Quando se cria um grfico, um novo menu, Ferramentas de Grfico, exibido, para se trabalhar com o grfico. Pode-se alterar o Design do grfico, alterar os dados selecionados e mesmo o tipo de grfico no sub menu Design, representado na figura abaixo.

O sub menu Layout o mais usado na formatao de um grfico. Podemos modificar todo o layout do grfico com relao a eixos, linhas de grade, editar a legenda e ttulos, modificar/acrescentar dados ao grfico e muito mais. Neste manual restringiremos a tratar das ferramentas mais bsicas, porm essenciais, deste menu, que pode ser visto na figura abaixo.

O ltimo sub menu que aparece em Ferramentas de Grfico o Formatar. Como o prprio nome induz ao usurio a pensar, nesse menu que ser trabalhado a forma das letras, cores, estilos, e outros. A figura a seguir mostra o sub menu Formatar.

1.3.2 Criao de Grficos Nas prximas figuras, pode-se ver um exemplo de processo de criao e formatao de um grfico de setores e de um grfico de linhas para as notas dos alunos de uma escola, segundo a tabela dada: Relao de notas dos alunos: Aluno Alberto Pereira Antnio Silveira Joaquim da Silva Leonardo Castro Maria Santos Nota 1 7,5 5,5 4,5 9 5 Nota 2 8 4 5,5 9,5 4,5 Nota 3 6,5 4,5 7 10 7 Nota 4 5 5 6 8 6 Nota 5 4,5 7,5 4,5 9 6,5 Mdia Final 6,3 5,3 5,5 9,1 5,8 Resultado APROVADO REPROVADO REPROVADO APROVADO REPROVADO

ALUNOS DE APROVADOS ALUNOS DE REPROVADOS

2 3

Depois de fazer as tabelas, selecione os dados que voc deseja colocar no grfico e, no menu Inserir, clique em grfico de Linhas. Veja a seguir o passo a passo desse processo at a criao do grfico.

Observe que o grfico que aparece pode no estar exatamente do jeito que voc deseja. Caso isso ocorra, voc pode editar o grfico ou refazer a tabela at chegar num resultado satisfatrio. A seguir sero mostradas algumas opes de formatao de grficos que servem para qualquer tipo de grfico. Como pode ser observado, os sub-menus Design, Layout e Formatar apareceram automaticamente aps a insero do grfico. No menu Design, dentro da caixa de comandos layout de grficos, escolha a opo que desejar. No exemplo a seguir foi selecionado o Layout 1 (primeira opo).

De acordo com a escolha do usurio, surgiro diferentes opes de layout de grfico. Nesta opo selecionada, podemos adicionar um ttulo ao grfico e outro para o eixo vertical. As posies desses ttulos tambm podero ser alteradas. Para editar o ttulo do grfico e/ou do eixo vertical, clique em seus nomes. Voc pode arrastar as caixas de texto para a posio que desejar.

Podemos alterar a escala do eixo vertical/horizontal, assim como outros diversos ajustes destes clicando com o boto direito em cima dos dados de um eixo e selecionando a opo Formatar Eixo.

Ser exibida a seguinte caixa de dilogo:

Outra opo de grfico a ser feita o Grfico e Setores/Pizza. Seleciona-se os dados relevantes e a opo grfico de Setores/Pizza no menu Inserir.

Pode-se alterar o design do grfico da mesma maneira que foi feito com o grfico de Linhas. No exemplo a seguir foi escolhido a Layout 2, que apresenta as porcentagens dentro dos setores e com legenda e ttulo acima do grfico:

1.4 Comandos teis Existem vrios comandos que o Excel reconhece que facilitam bastante na hora de criar planilhas, simplificando bastante o trabalho do usurio na hora de montar frmulas e trabalhar com elas. Lembre-se de que sempre antes de uma funo, deve-se por o sinal de = para que esta seja reconhecida. Abaixo segue uma lista de alguns desses comandos, com a descrio de sua funo, assim como seu modo de usar e um exemplo: =SE(teste lgico;valor/texto se verdadeiro;valor/texto se falso) Este comando analisa um resultado/texto como uma condicional. Voc introduz uma condio, um valor lgico, e se essa condio for verdadeira, ele executa o comando que for escrito em valor/texto se verdadeiro. Caso contrrio ele exibe o valor/texto se falso *para inserir o texto, deve-se usar aspas (texto). Exemplo:

No exemplo acima, se o valor da clula A2 for maior que 6, a clula B2 exibir o texto APROVADO. Se a condio for falsa, (A2<6), ser exibido o texto REPROVADO. =CONT.SE(intervalo;critrios) Este comando conta o nmero de clulas no vazias em um intervalo que corresponde a determinado condio. Exibe quantas vezes aparece o valor anunciado em critrio no intervalo definido. Para definir um intervalo basta escrever (primeira clula:ltima clula), exemplo (H2:H6) delimita o intervalo da coluna H da linha 2 at a 6. Exemplo:

=MXIMO(intervalo) Retorna o valor mximo de um conjunto de argumentos. Ignora textos e valores lgicos. Exemplo:

No exemplo acima, as clulas delimitadas so analisadas e mostra o maior valor delas, no caso, exibir o valor 5. =MXIMOA(intervalo) Tem a funo parecida com o comando MXIMO porm no ignora textos ou valores lgicos. usado da mesma forma que o comando acima citado. =MNIMO(intervalo) e =MNIMOA(intervalo) Tm as funes anlogas as j citadas acima, exibindo o menor valor do intervalo. =MAIOR(intervalo;posio) e MENOR(intervalo;posio) Parecidos com os comandos MXIMO e MNIMO, porm exibem qualquer valor que o usurio quiser, da ordem desejada. Se a posio escolhida for 1, este comando equivale ao MXIMO e MNIMO. Ele classifica de ordem crescente/decrescente os nmeros do interlado definido e exibe o valor da posio desejada. Exemplo: Deseja-se obter o segundo menor nmero do intervalo A1:D1.

No exemplo acima, o comando exibir o segundo menor valor do conjunto selecionado, no caso, 3. =MMC(intervalo) Retorna o Mnimo Mltiplo Comum dos valores selecionados. Exemplo:

=MDC(intervalo) Retorna o Mximo Divisor Comum dos valores selecionados. Exemplo:

=MDIA(intervalo) Retorna a mdia dos valores das clulas no vazias. Exemplo: Na tabela abaixo, a clula B1 est vazia e no entra na mdia.

=SOMA(intervalo) Retorna o valor do somatrio dos nmeros no intervalo. Exemplo:

=COMBIN(n;p) Combinao Cn,p Exemplo: =COMBIN(5;2) calcular o valor C5,2 =10 =PERMUT(nmero;repeties) Permutao com repetio. Exemplo: =PERMUT(5;2) calcular o valor da expresso =FATORIAL(nmero) Retorna o fatorial do nmero (n!)

Exemplo: =FATORIAL(5) retornar o valor 5! = 120 =LOG(nmero;base) Retorna o valor do logaritmo de um nmero numa base qualquer. Exemplo: =LOG(4;2) = log2 4 = 2 =LOG10(nmero) Retorna o logaritmo na base 10. Exemplo: =LOG10(3) = log 3 = 0,477121 =LN(NMERO) Retorna o valor do logaritmo natural do nmero. Exemplo: =LN(1) = 0 =EXP(nmero) Retorna exponencial do nmero (en) Exemplo: EXP(2) = e2 = 7,389056 =QUOCIENTE(numerador;denominador) Retorna somente o valor inteiro do quociente de uma diviso. Exemplo =QUOCIENTE(5;2)=2 =MOD(numerador;denominador) Retorna o valor do resto de uma diviso. Exemplo: MOD(5;2) = 1 =SINAL(nmero) Retorna o sinal de um nmero. Exibir 1 caso o valor do sinal seja positivo, 0 se o nmero for zero e -1 se o nmero for negativo. Exemplo: =SINAL(-4)=-1; =SINAL(17)=1; SINAL(0)=0 =ROMANO(nmero) Converte algarismo hindu-arbico em algarismo romano. *Salvo engano, acredito que o maior nmero em algarismo romano o 3999. Exemplo: = ROMANO(10)=X

=TRUNCAR(Nmero;nmero de dgitos decimais) Retorna o valor do nmero truncado. Exemplo: =TRUNCAR(10,1289;2)=10,12 =COMPLEXO(real;imaginrio) Notao de um nmero complexo. Exemplo: COMPLEXO(2;1) = 2+i *Outros vrios comandos relacionados a nmeros complexos so iniciados com IM. Caso o usurio deseje utilizar outros comandos como operaes com nmeros complexos, conjugado, e outros, digite na planilha de Excel o incio do comando =IM que surgir uma lista de comandos com explicao das suas funes.