PRINCPIO RESPEITO AOS FUNDOS

Princpio bsico da arquivologia criado pelo historiador francs Natalis de Wailly, segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado ao de outras entidades produtoras. De Wailly, que na Frana foi chefe da Seo Administrativa dos Arquivos Departamentais do Ministrio do Interior, inspirou uma circular assinada pelo Ministro Duchatel e divulgada a 24 de abril de 1841, que a certido de nascimento da noo de fundos de arquivos. Eis seus termos: "...reunir os documentos por fundos, isto , reunir todos os ttulos provindos de uma corporao, instituio, famlia ou indivduo, e dispor em determinada ordem os diferentes fundos (...) Documentos que apenas se refiram a uma instituio, corporao ou famlia no devem ser confundidos com o fundo dessa instituio, dessa corporao ou dessa famlia..." O evidente valor terico de tal princpio, no menor que seu interesse prtico para a classificao dos arquivos, foi, de imediato, reconhecido pelos arquivistas e historiadores da maioria dos pases da Europa, tendo chegado, tardiamente, aos Estados Unidos da Amrica, em princpios do sculo XX. A sua consagrao definitiva se deu somente em 1964, durante o V Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Bruxelas. (Origem: Wikipdia, a enciclopdia livre)
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Comentrios da Resoluo da Prova CESPE 2010 ARQUIVOLOGIA

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PRINCPIO DA PROVENINCIA

PRINCPIO DA PROVENINCIA

Princpio fundamental segundo o qual arquivos de uma mesma provenincia no devem ser misturados com os de outra provenincia e devem ser conservados de acordo com a sua ordem primitiva, caso exista

Garantir a preservao da ordem administrativa na organizao dos documentos. mantm a integridade administrativa dos arquivos de uma unidade. mantm o pleno valor de testemunho dos documentos. favorece a recuperao da informao.
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Caractersticas dos Documentos Arquivsticos

-Imparcialidade -Autenticidade (est ligada ao processo de criao, manuteno e custdia; os documentos so produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada funo, ou consecuo de alguma atividade, e so autnticos quando so criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir dessas rotinas estabelecidas.) -Naturalidade (os registros arquivsticos no so coletados artificialmente, mas acumulados de modo natural nas administraes, em funo dos seus objetivos prticos; os registros arquivsticos se acumulam de maneira contnua e progressiva.

Caractersticas dos Documentos Arquivsticos

-Interrelacionamento (os documentos estabelecem relaes no decorrer do andamento das transaes e de acordo com suas necessidades. Cada documento est intimamente relacionado com outros tanto dentro quanto fora do grupo no qual est preservado e seu significado depende dessas relaes (os registros arquivsticos so um conjunto indivisvel de relaes). -Unicidade ( cada registro documental assume um lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence.

Gesto de Documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao e uso, avaliao e arquivamento de documentos em fases corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 3 da Lei 8.159/1991

Gesto de Documentos: DIAGSTICOS

a analise detalhada aos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituio, de forma a identificar falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoo de medidas que visem a aumentar a sua eficincia.

Gesto de Documentos: DIAGSTICOS - Minimalista: priorizando os estudos de problemas especficos, de casos particulares, para se chegar s questes mais gerais. - Maximalista: partindo de uma macroviso a execuo da atividade.

Tabela de Temporalidade - Tabela de Temporalidade: o instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria (perodo em que o documento ser guardado), bem como sua destinao final (eliminao ou recolhimento pra guarda permanente).
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Tabela de Temporalidade
Assunto Planos, programas e Projetos de Trabalho Legislao de Pessoal Sindicatos Cursos internos Admisso Folha de Pagamento Escala de frias Aposentadoria Folha de ponto Prazo de Guarda (anos) Destinao final Corrente Intermediria Guarda 5 9 Permanente Enquanto Guarda Vigorar Permanente Guarda 5 5 Permanente Guarda 5 Permanente 5 47 Eliminao 5 95 Eliminao 7 Eliminao 5 95 Eliminao 5 47 Eliminao
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Tabela de Temporalidade
1 Situao
Fase Corrente Eliminao Fase Intermed. Eliminao Fase Intermed. Eliminao Fase Permanente

Escala de Frias

2 Situao

Transferncia Fase Corrente

Fase Permanente

Aposenta doria

3 Situao

Fase Recolhimento Fase Transferncia Intermediri Corrente a

Fase Permanente

Planos, Programas e Projetos de Trabalho

4 Situao

Fase Corrente

Fase Intermedir ia
Recolhimento 12

Fase Permanente

Cursos Internos

Plano de Classificao
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados em: -As entidades mantenedoras (pblicos ou privados); -A natureza dos documentos (especial ou especializado); -Os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio ou permanente); -A extenso de sua atuao (setorial ou central).

DICAS IMPORTANTES:
-Todo documento ser criado na fase corrente; -A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nos prprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, tambm chamado de arquivo geral, que estar localizado prximo aos setores; -Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, ser eliminados, transferidos (para a fase intermediria) ou recolhidos (para a fase permanente); -Os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, da qual JAMAIS sero eliminados; -A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital (corrente ou intermediria) e nunca na terceira (permanente).

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PROTOCOLO Conjunto de operaes e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar, garantir a imediata localizao e recuperao do documento. Garantido assim o acesso a informao. Obs.: A atividade de protocolo uma atividade tpica de arquivo corrente
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PROTOCOLO
O Protocolo realiza as seguintes atividades/operaes: - Recebimento - Registro - Autuao - Classificao - Expedio/Distribuio - Controle/Movimentao
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Classificao dos Documentos

Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificao 1- Gnero 2 - Espcie / Tipologia Documental 3 - Forma 4 - Formato 5 - Natureza do Assunto

Classificao dos Documentos

7 Tipos Gneros Escritos ou Textuais Iconogrficos Sonoros Filmogrficos Informticos ou digitais Cartogrficos Microgrficos

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Tipologias Documentais
Espcie Documental Ofcio Formulrio Ata Contrato Carta Funo Inscrio em curso Adquirir material de consumo Registrar assemblia Prestao de servio Proposta de patrocnio Tipologia Documental Ofcio de solicitao Formulrio de aquisio - PIM Ata de assemblia Contrato de prestao de servio Carta de apresentao de proposta de patrocnio

Princpio da Pertinncia
Princpio da pertinncia todo o Arquivo disponibiliza informao que pode ser recuperada segundo a pertinncia da estrutura da organizao. (...) asseguram que so basicamente dois os princpios em que deve basear-se qualquer classificao arquivstica, estes so o de provenincia e o de pertinncia sendo qualquer outra e outras formas de classificao variantes destes dos princpios Meisner e Leesch

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Arranjo
1. Processo que, na organizao de arquivos permanentes, consiste na ordenao estrutural ou funcional dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. 2. Processo que, na organizao de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa sequncia alfabtica, numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento previamente adotado.

Fundo
Fundo: Unidade constituda pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade que, no arquivo permanente, passa a conviver com arquivos de outras. Fundo aberto: fundo ao qual so sistematicamente acrescentados novos documentos. Fundo fechado: fundo ao qual no so acrescentados novos documentos, em virtude da supresso da unidade produtora.
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ISAD-G
A norma ISAD(G) (2001) uma referncia mundial que estabelece diretrizes para a preparao de descries arquivsticas, visando sua normalizao, independentemente da forma ou suporte dos documentos. A normalizao contribui no s para o intercmbio de informaes entre diferentes instituies, como tambm facilita o acesso e a consulta em geral (LOPEZ, 2002). O conjunto de regras faz parte de um processo que visa assegurar a criao de descries consistentes, apropriadas e autoexplicativas; facilitar a recuperao e troca de informaes sobre documentos arquivsticos; possibilitar o compartilhamento de dados de autoridade; e tornar possvel a integrao de descries de diferentes arquivos num sistema unificado de informao.
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ISAD-G
A norma permite a criao de conjuntos de descrio coerentes e aplicveis a todos os tipos de arquivos, fundos ou documentos. Os conjuntos de descries devem estar relacionados entre si como parte de uma estrutura descritiva, que baseado no princpio da provenincia, organize a informao em nveis. o que se denomina Descrio Multinvel, que possibilita descrever conjuntos ou unidades documentais sem o risco de perda de sua relao orgnica com o fundo do qual faz parte, desde que a classificao obedea ao princpio da provenincia (LOPEZ, 2002). Essa a estratgia de descrio proposta pela ISAD (G), que consiste em partir da totalidade de um fundo e dividi-lo em partes, para representar a hierarquia organizacional. Uma vez dividido organicamente, se procede a sua descrio (TREJOS RAMREZ, 1998).
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GUIA - CATLOGO
GUIA: instrumento de pesquisa destinado orientao dos usurios no conhecimento e utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. CATLOGO: instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundo, descritos de forma sumria ou pormenorizada.

INVENTRIO
INVENTRIO ANALTICO: instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e pormenorizadamente descritas. INVENTRIO SUMRIO: instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e brevemente descritas.
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REPERTRIO
REPERTRIO: instrumento de pesquisa no qual so descritos, pormenorizamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo critrio temtico, cronolgico, onomstico.

Lei 8.59/91
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. (questo 29) Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. (questo 30)

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Lei 8.59/91
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. (questo 31)
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Decreto 4.073/2002
Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle. (questo 32)

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Lei 8.59/91
Art. 2. Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (questo 43)

Caractersticas dos Documentos Arquivsticos

-Imparcialidade -Autenticidade -Naturalidade -Interrelacionamento -Unicidade

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Gesto de Documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao e uso, avaliao e arquivamento de documentos em fases corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 3 da Lei 8.159/1991
4 Situao 1 Situao

Tabela de Temporalidade
Fase Corrente Eliminao Fase Intermed. Eliminao Fase Intermed. Eliminao Fase Permanente

Escala de Frias

2 Situao

Transferncia Fase Corrente

Fase Permanente

Aposenta doria

3 Situao

Fase Recolhimento Fase Transferncia Intermediri Corrente a

Fase Permanente

Planos, Programas e Projetos de Trabalho

Fase Corrente

Fase Intermedir ia
Recolhimento

Fase Permanente

Cursos Internos

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Tipologias Documentais
Espcie Documental Ofcio Formulrio Ata Contrato Carta Funo Inscrio em curso Adquirir material de consumo Registrar assemblia Prestao de servio Proposta de patrocnio Tipologia Documental Ofcio de solicitao Formulrio de aquisio - PIM Ata de assemblia Contrato de prestao de servio Carta de apresentao de proposta de patrocnio

MICOFILMAGEM
-Validade legal: a microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei 5.433/68 e regulado pelo Decreto 1.799/96, confere ao microfilme valor legal do documento original. -Produz a reduo sensvel do espao. -Possui acesso fcil e rpido, consequncia das pequenas dimenses das microformas, da eficincia de sua catalogao e indexao, comparativadamente aos arquivos convencionais em papel. -Proporciona segurana por tratar de material fotogrfico, alm de permitir reprodues com rapidez e baixo custo. 36

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