Presentacin de la unidad 2 introduccin a la contabilidad

El objetivo de esta unidad es el manejo prudencial de los documentos contables y su registro en los libros autorizados a travs de los distintos sistemas, procedimientos y mtodos para el control de las operaciones con mercancas e identifiques los cambios que producen, directamente sobre las cuentas de Activo y las de Pasivo, mediante la determinacin de la utilidad o prdida, resultante de estas operaciones, sobre el Capital. Asimismo, se busca que verifiques la aplicacin de la Teora de la Partida Doble, a travs de la Balanza de Comprobacin y la Hoja de Trabajo.

Identificars los mtodos y procedimientos para el registro y control de las operaciones contables. Desarrollars operaciones contables dentro de los procedimientos para el registro de operaciones y control de mercanca. Aplicars los mtodos y caractersticas del registro contable en la representacin del Libro de Diario y Hoja de Trabajo (Asiento de diario, de mayor y balanza de diario).

Desarrolla registros contables de operaciones para ordenar y controlar sus asientos contables en una organizacin a travs de mtodos, caractersticas y procesos del registro de operaciones y control de mercancas.

2.1. Procedimientos para el registro de operaciones y control de mercancas

En la primera unidad de nuestro curso, tratamos los temas del contexto social en que se origin la Contabilidad, el ciclo econmico de las empresas, el Marco Legal que las regula, las normas de informacin financiera, la Teora de la Partida Doble y las Reglas del Cargo y el Abono. Toda esta informacin nos conduce ahora al Registro de las Operaciones, cuyo objetivo es crear el historial de las actividades efectuadas en la empresa, a travs del anlisis, razonamiento, y manejo prudencial de la descripcin de las actividades y los comprobantes respectivos. Para el estudio de los siguientes subtemas la empresa o entidad econmica de acuerdo con el marco legal que las regula, estn obligadas a llevar y mantener un sistema de contabilidad que permita identificar esas operaciones individuales y sus documentos comprobatorios, con los registros en los Libros Diario y las cuentas de Mayor, as como, conectar los estados financieros con las cuentas y operaciones individuales. Durante el desarrollo de este tema conocers los distintos sistemas, procedimientos y mtodos, que usars de acuerdo a tu criterio y prctica

profesional, dependiendo de la empresa en la que labore o las empresas a las que asesore. Sabrs que hay negocios en los que no es prctico manejar el costo por cada producto, ya sea por sus bajos valores o por sus altos volmenes de operaciones de venta, como los almacenes de menudeo y tiendas de autoservicio, en los que el costo por cada producto se tiene que determinar por el sistema de comparacin de inventarios; y que cuando se maneja el costo por cada producto, se puede aplicar un sistema de inventarios perpetuos, en cualquiera de sus diferentes modalidades. Asimismo, efectuars una prctica contable integral, en la que realizars los Asientos de Diario, el pase a Esquemas de Mayor, lo cual constituye una ayuda didctica de comprensin y visualizacin contable, y el registro en el Libro Mayor. Obtendrs la Balanza de Comprobacin, revisars si se cumple con los lineamientos de tu Catlogo de Cuentas, con la Teora de la Partida Doble, y las Reglas del Cargo y el Abono. Adems efectuars los asientos de Traspaso a la cuenta de Prdidas y Ganancias.

2.1.1. Caractersticas y uso de columnas del Libro Diario

El registro de operaciones tiene como objetivo contabilizar los eventos econmicos cuantificables en unidades monetarias para obtener, a travs de la informacin financiera que producen estos, el resultado de las operaciones. El Cdigo de Comercio en el captulo tercero de la contabilidad mercantil seala que el comerciante est obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad que permita identificar las operaciones individuales y sus documentos comprobatorios con los registros contables y las cuentas de Mayor, as como conectar los estados financieros con las cuentas y operaciones individuales. Ese sistema de contabilidad deber estar sustentado en un sistema de control y verificacin interno que no permita la omisin del registro de operaciones, para asegurar as que la informacin sea correcta. A continuacin, mostramos un diagrama que seala la secuencia para producir la informacin financiera. Antes de entrar de lleno en el punto medular de este tema, haremos una breve descripcin de dos aspectos muy importantes: el proceso contable y los requisitos de los comprobantes.

Para conocer la Secuencia para producir la informacin financiera.

El diagrama seala que, para poder registrar las operaciones, se presume la existencia de un ente econmico que requiere de informacin financiera cuantitativa expresada en unidades monetarias. En el proceso se requiere de un sistema contable que capte y controle los eventos econmicos identificables y cuantificables. Despus de ser captados, esos eventos deben ser tratados con juicio profesional y criterio prudencial para ser medidos y cuantificados en unidades monetarias. Cada operacin medida y cuantificada debe ser clasificada con propiedad con base en el catlogo de cuentas, para ser registrada en las cuentas que correspondan. Al determinar el saldo de las cuentas, stas proporcionan informacin contable, expresada en unidades monetarias, sobre el resultado de los eventos econmicos cuantificados. Esta informacin, clasificada y ordenada de conformidad con las reglas de presentacin de la informacin financiera, producir informacin relevante y significativa que servir para juzgar los resultados de operacin de la empresa.

Requisitos de los comprobantes Los comprobantes (facturas, notas de remisin, etc.) deben llevar los requisitos siguientes (de acuerdo a los artculos29 y 29A del Cdigo Fiscal de la Federacin):

Contener impreso el nombre, denominacin o razn social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes de quin los expida. Tratndose de contribuyentes que tengan ms de un 1 local, o establecimiento, debern sealar en los mismos el domicilio del local en el que se expidan los comprobantes.

2 Contener impreso el nmero de folio. 3 Lugar y fecha de expedicin. 4 Nombre de la persona o empresa y clave del registro federal de contribuyentes, a favor de quin se expide.

5 Cantidad y clase de mercancas o descripcin del servicio que amparen. Valor unitario consignado en nmero e importe total, consignado en nmero y letra, as como el 6 monto de los impuestos que en los trminos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso. 7 8 Nmero y fecha del documento aduanal, as como la aduana por la cual se realiz la importacin, tratndose de ventas de primera mano de mercancas de importacin. Fecha de impresin y datos de identificacin del impresor autorizado; as como, algo muy importante, la fecha de vencimiento de la vigencia de dicho documento.

La obligacin de registrar las actividades en equipos y sistemas electrnicos. Los contribuyentes con local fijo estn obligados a registrar el valor de los actos o actividades que realicen con el pblico en general, as como a expedir los comprobantes respectivos conforme a lo dispuesto en el Cdigo Fiscal de la Federacin y su reglamento. Los equipos y sistemas electrnicos que para tal 9 efecto autorice la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, debern ser mantenidos en operacin por el contribuyente, cuidando que cumplan con el propsito para el cual fueron instalados. Cuando el adquiriente de los bienes o el usuario del servicio soliciten un comprobante que rena requisitos para efectuar deducciones o acreditamiento de contribuciones, debern expedir dichos comprobantes, adems de los sealados en este prrafo.

A fin de ilustrar el registro de las operaciones en el Diario General, veamos un ejemplo de varios Asientos, utilizando la nomenclatura de nuestro catlogo de cuentas establecido en la unidad I; en el subtema 1.8.2. Clasificacin y elaboracin del catlogo de cuentas y las operaciones del subtema 1.7.1. Concepto y parte de las cuentas, ejercicio que reproducimos a continuacin, para que sea la base de nuestros pases al Diario Continental. Sin embargo, nota que en el primer ejercicio la fecha no fue utilizada y ahora s es relevante en cada asiento. Ejercicio de t mayor A fin de ilustrar el registro de las operaciones en el Diario General, veamos un ejemplo de varios Asientos, utilizando la nomenclatura de nuestro catlogo de cuentas establecido en la unidad I; en el subtema 1.8.2. Clasificacin y elaboracin del catlogo de cuentas y las operaciones del subtema 1.7.1. Concepto y parte de las cuentas, ejercicio que reproducimos a continuacin, para que sea la base de nuestros pases al Diario Continental. Sin embargo, nota que en el primer ejercicio la fecha no fue utilizada y ahora s es relevante en cada asiento. Forma de pasar las sumas de los cargos y los abonos de una hoja a otra Como las operaciones se registran en el Libro Diario en base a la partida doble, es natural que las sumas de los cargos y los abonos deban coincidir. Una vez comprobado que las sumas de los cargos y los abonos son iguales, se debe hacer lo siguiente:

Primero, se anotan en el ltimo rengln de la hoja las sumas de los cargos y los abonos, anteponiendo a dichas sumas las palabras a la vuelta, si es que se trata de la hoja que queda en el lado derecho al abrir el libro, o al frente cuando se trata de la hoja que queda en el lado izquierdo.

Despus, estas mismas sumas se pasan a la siguiente hoja, en el primer rengln, anteponindoles las palabras de la vuelta si es que se trata de la hoja que queda del lado izquierdo al abrir el libro, o del frente cuando se trata de la hoja que queda del lado derecho.

Cancelacin de renglones En el Libro Diario no se deben dejar renglones en blanco; por lo que, si al final de una hoja inicia un asiento, y no termina porque no cabe, deber continuarse en la siguiente pgina, no olvidando anotar, antes las sumas de la pgina anterior. Cuando al final de la hoja quedan uno o dos renglones disponibles, es preferible cancelarlos y anotar en la siguiente pgina el asiento completo. La cancelacin de los renglones disponibles se hace por medio de una lnea quebrada llamada zeta, que va del inicio de la columna de concepto, hasta la mitad de la misma y de ah se corta en lnea transversal hasta llegar al ltimo de los renglones que se estn cancelando, hasta el final de la columna de concepto.

De lo anterior podemos decir que, la historia minuciosa de las operaciones efectuadas por el negocio est en el Libro Diario, y se complementa con el movimiento y saldo de cada una de las cuentas que contiene el Libro Mayor. Los saldos de las cuentas del Libro Mayor sirven de base para la formacin de los estados finales, tales como la Balanza de Comprobacin, el Balance General , y el Estado de Prdidas y Ganancias; y, adems, para comprobar el movimiento de los Mayores Auxiliares, de acuerdo a la formula:

PASIVO + CAPITAL = ACTIVO

Ahora utilizaremos los ejercicios de pases al Diario Continental, del punto 2.1.1. Caractersticas y uso de las columnas del Libro de Diario, para ejemplificar los pases del Libro Diario al Mayor General, y tambin mostraremos los pases a los esquemas en T, para que se aprecie mejor el cierre de cuentas y la forma de saldar los movimientos de cada cuenta. documento Pases al Libro Diario al Mayor General. PDF

Errores en el Libro Mayor Las correcciones en el Libro Mayor, son consecuencia de la transferencia incorrecta de los asientos del Libro Diario. Los errores numricos se determinan al obtener la balanza de comprobacin en la cual la suma de los movimientos del debe y del haber no son iguales, en este caso ser necesario: verificar la suma de la balanza, sumar los movimientos de todas las cuentas, revisar los totales de las cuentas del Libro Mayor con lo anotado en la balanza de comprobacin y, por ltimo, si an no se ha detectado el error, se debern cotejar las cifras del Libro Diario con las cifras pasadas al Libro Mayor. Errores en la suma Cuando las sumas del debe y el haber no son iguales en la balanza de comprobacin, es necesario revisar las cantidades, su origen puede ser alguno de los siguientes factores:

A. Por un error en la colocacin de las cifras, al registrar un asiento en el debe en lugar del haber. En este caso se determina la diferencia entre la suma del debe y el haber de la balanza de comprobacin y la cifra obtenida se divide entre dos. El resultado de esta divisin ser la partida que fue mal registrada, ya que el error representa la mitad de la diferencia.

B. Si la diferencia entre las sumas del debe y el haber es divisible entre nueve, es muy posible que el error sea producido por una inversin de nmeros.

C. Cuando la diferencia entre las sumas del debe y el haber es de uno o de cien, es posible que se trate de un error en las sumas de la balanza de comprobacin o de las cuentas de Mayor.

D. Una manera de conocer si la diferencia est en los cargos o en los abonos es sumando por separado los cargos y los abonos del libro Diario y del libro Mayor, los cuales deben ser iguales, siempre y cuando no se hayan hecho correcciones que alteren las sumas.

Actividad 1. Registro contable de operaciones, parte 1

A continuacin, practicars el uso de columnas de Libro Diario y Mayor, de acuerdo a los elementos que acabas de revisar.

Utiliza el Catlogo de Cuentas del subtema 1.8.2. Clasificacin y elaboracin del catlogo de cuentas, de la Unidad 1. Identifica el asiento de apertura del ejercicio 2010. Identifica los asientos de apertura en los formatos de Libro Diario y Libro Mayor. o Identifica el registro de las operaciones enunciadas en el Libro Diario. o Identifica los pases en el Libro Mayor que faltan y regstralos. Descarga los documentos Registro contable de operaciones, Formato Libro Diario y Libro Mayor. Analiza el planteamiento que se encuentra en el documento Word. Realiza lo que se te pide en cada caso y vaca tus cifras en el Excel que se adjunta.

Enva tu documento Excel a la Seccin de Tareas con la siguiente nomenclatura: IC_U2_AF1_XXYZ. Sustituye las XX por las dos primeras letras de T primer nombre, la Y por la inicial de T apellido paterno y la Z por la inicial de T apellido materno. Recuerda subirla a tiempo para recibir retroalimentacin de T Facilitador(a).

Para enviar tu documento a la Seccin de Tareas: En la ruta (parte superior izquierda del aula) da clic en Contabilidad. Se enlistarn las actividades de la unidad, da clic en Actividad 1. Registro contable de operaciones, parte 1. No olvides conservar tus actividades en una carpeta especial, ya que seguirs trabajando en esta misma lnea. Con el lgebra de lmites podemos aproximarnos a un valor ya sea un nmero cualquiera o el infinito de manera exacta.

As podramos decir que el lmite de una funcin describe el comportamiento de una funcin f(x) conforme la variable independiente se aproxima a un valor constante.

Actividad 2. Foro. Contabilidad en la administracin

Has realizado T primera actividad de la unidad, en ella trabajaste el registro contable, por ello te invitamos fu importancia en este espacio.

Discute y argumenta por qu la contabilidad cruza la formacin administrativa, y se integran desde u Compara y comenta las aportaciones de tus compaeros. Ingresa tantas entradas como consideres importantes realizar.

2.1.3. Sistemas para el control de operaciones de compra-venta de mercancas

En toda empresa comercial o industrial, el registro de las operaciones de mercancas es uno de los ms impo de l depende la exactitud de la utilidad o prdida en ventas.

Desde el punto de vista del vendedor, en las operaciones de compra-venta siempre existen dos precios, sea aquel en el cual se concreta la operacin con el cliente; y el de costo, que representa la inversin he empresa en la cosa vendida.

La diferencia entre estos dos precios origina el resultado, utilidad o prdida, que la operacin redita al v resultado, si los dos precios llegaran a ser iguales.

En trminos tcnicos de contabilidad diremos que en toda venta hay un aumento de activo por el dinero recibir; una disminucin de activo por la cosa vendida, y un aumento de capital por la utilidad obtenida en

Por supuesto que en los casos de venta con prdida, en vez de aumento, habr disminucin de capital. E tanto, en toda operacin de venta una mezcla de dos elementos del balance: activo y resultados.

Ahora bien, si esos dos precios son conocidos al momento de realizar la operacin, sera fcil registrarla es posible, o no es prctico, habr que dejar este clculo hasta el fin del ejercicio para hacerlo de una m por todas las mercancas vendidas en el periodo.

En el momento de efectuar una venta, indudablemente se conoce el precio de venta, pero no siempre se exactitud el precio de costo. Y si ste no se conoce, no puede registrarse el costo de venta de la operaci no puede determinarse su resultado.

El giro del negocio es muy importante para establecer dicho sistema y el mtodo de registro; as, por eje fbrica de muebles se requiere una informacin detallada de cada tipo de muebles producidos, el costo d ellos, incluidos los gastos inherentes a su produccin, etc.; en una tienda de comestibles se necesita sab precio de venta de cada artculo y todos los gastos que requiere el funcionamiento del establecimiento co

Sistemas generales

Los sistemas de comparacin de inventarios

Los sistemas de comparacin de inventarios se utilizan cuando no es posible conocer el costo de cada mercanca o producto, o no es prctico econmico manejar el costo del producto por sus bajos valores y altos volmenes de operaciones de venta, como es el caso de las tiendas, almacenes de menudeo, tiendas de autoservicio, restaurantes, etc. En los sistemas de comparacin de inventarios, el costo de la mercanca vendida durante el ejercicio se obtiene sumando el inventario inicial a la compras y restando el inventario final.

Estos procedimientos presentan los siguientes inconvenientes: - La determinacin del costo de ventas se efecta generalmente al final del ejercicio, cuando se practica un inventario de fin de ao; y por tanto, durante el ejercicio se carece de informacin relativa al costo de lo vendido y de los resultados de las operaciones de la empresa. Para mejorar la informacin peridica, digamos mensual, de la empresa se requerira necesariamente de la determinacin de un inventario fsico al final de cada uno de estos perodos intermedios, lo que implicara tiempo y dinero, y tal vez redundara en una baja de servicio a la clientela por el tiempo de trabajo que se destinara a la toma de dicho inventario mensual, en vez de dedicarlo a las actividades de produccin, ventas y servicio. - El resultado de las ventas se conoce en forma global por el total de las mercancas vendidas. Sobre todo hoy en da, la administracin requiere de informacin detallada y oportuna por cada uno de los productos, para fijar precios de venta adecuados y as conducir con xito a la empresa. - No se pueden detectar las prdidas de mercancas por mermas, robos o sustracciones de cualquier naturaleza ya que no se tiene la informacin sobre las existencias de los inventarios que permita conocer oportunamente estos hechos. El sistema de inventarios perpetuos o continuos se puede aplicar cuando es posible conocer el costo de cada mercanca o producto y es prctico y econmico el manejar el costo por producto. En el sistema de inventarios perpetuos o continuos, el costo de la mercanca vendida durante el ejercicio se obtiene multiplicando el nmero de unidades vendidas por el costo de cada una de ellas y sumando despus cada uno de estos resultados. En algunos casos, se puede conocer el costo, pero no sera prctico ni econmico implantar un sistema de inventarios perpetuos, como en el caso de los almacenes de ventas de detalle o supermercados, a menos que se cuente con medios de procesamiento electrnico que permitan su realizacin. Tal es el caso de las mquinas lectoras de cdigos de barras

Inconvenientes de Los sistemas de comparacin de inventarios

l sistema de inventarios perpetuos o continuos

que captan pticamente la informacin de las etiquetas que identifican a los productos, lo que da oportunidad para mantener un inventario perpetuo a travs de un programa y un equipo de procesamiento electrnico de datos, que inclusive puede proporcionar informacin adicional para un nivel de existencias, un punto de re orden de compra, etc. Este Procedimiento tiene la ventaja de que el costo de las mercancas vendidas se obtiene generalmente en forma mensual, pudindose determinar diariamente si es necesario, ya que su clculo es en forma individual por producto o tipo de mercanca. Y, por otra parte, este procedimiento tambin proporciona informacin sobre las existencias de inventario con el detalle que requiera el negocio para su buena Ventaja del sistema administracin. de inventarios Sea cual sea, el sistema y procedimiento que se decida implantar en la perpetuos o empresa, se deber hacer teniendo en cuenta los siguientes aspectos: continuos 1. 2. 3. 4. La capacidad econmica de la empresa. El volumen de las operaciones. La claridad en el registro de dichas operaciones. La informacin deseada. El Sistema de Comparacin de Inventarios, tiene dos procedimientos: Procedimientos del Sistema de comparacin de inventarios

Procedimiento Global o de Mercancas Generales, y Procedimiento Analtico o Pormenorizado.

El Sistema de Inventarios Perpetuos o Continuos, tiene un solo procedimiento y cinco mtodos de aplicacin: - Procedimiento de Inventarios Perpetuos o Continuos.

Procedimiento de sistemas de inventarios perpetuos o continuos

Mtodo de Detallistas. Mtodo de Costos Promedio Mtodo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS). Mtodo de ltimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS). Mtodo de Precios Especficos

2.1.4. Procedimiento de mercancas generales o global

Un sistema, en general, se debe entender como el conjunto de elementos materiales y funcionales que, au con estructuras y finalidades particulares aparentemente independientes, por medio de su combinacin co de un objetivo comn.4

El sistema ms elemental para el control de las operaciones con mercancas, se conoce con el nomb comparacin de inventarios y su primer procedimiento, denominado Global o de Mercancas Generale nos muestra esas caractersticas de bsico y elemental. El procedimiento global o de mercancas generales, es llamado tambin por algunos autores, como p cuenta global, y consiste bsicamente, en el establecimiento de una nica cuenta para llevar a cabo e operaciones de mercancas.

As que el nombre que se le asigna a la cuenta que por s sola forma el aspecto material de este proc de MERCANCAS o MERCANCAS GENERALES, y el mtodo conforme al cual se efecta el registro operaciones con mercancas, de acuerdo con este procedimiento, Consiste en anotar los cargos y ab corresponden a los aumentos y disminuciones que sufre cada concepto afectado por las operaciones venta, en esta nica cuenta.

Consulta el siguiente documento para conocer la cuenta de Mercancas Generales y sus movimientos ICO_U2_DSC_04.pdf

Con la finalidad de superar las limitaciones en el procedimiento global, se dise el Procedimie Pormenorizado que, como su nombre lo indica, se basa en el anlisis de las operaciones efect mercancas.

El anlisis consiste, en general, en la identificacin y separacin de los elementos que integran que, la identificacin y separacin de los conceptos afectados por las operaciones practicadas

constituye la base del procedimiento analtico o pormenorizado, que puede ser descrito de la s

El Procedimiento Analtico o Pormenorizado consiste, fundamentalmente, en el establecimien por cada concepto afectado por las operaciones realizadas directamente con mercancas, para control de sus aumentos y disminuciones.

El Procedimiento analtico o pormenorizado proporciona una mejor informacin pues el anlisis o porm esta basado en el uso de una cuenta especial destinada a cada clasificacin de la operacin de comp general, en el manejo de la operacin de compraventa de mercancas intervienen: INVENTARIOS, COMPRAS y VENTAS

Los inventarios se refieren al inventario inicial e inventario final que se requieren para poder determina mercancas vendidas, como veremos ms adelante. La operacin de compras incluye las compras pr dichas, los fletes y los acarreos sobre compras, las devoluciones hechas a proveedores y los descuen compras que se han obtenido, lo que en conjunto representa las compras netas. La operacin de ven ventas efectuadas, las devoluciones recibidas de los clientes y los descuentos sobre ventas que se ha que da por resultado las ventas netas.

Como puede observarse, las cuentas bsicas indispensables para el funcionamiento del procedimien son: inventario, compras netas y ventas netas. Este procedimiento podra funcionar con slo estas fundamentales, si as se desea; pero esta prctica desde luego redunda en una mayor obscuridad en operaciones, desvirtuando as, el anlisis de la informacin y la idea de pormenorizado, que es la idea este procedimiento.

El mtodo conforme al cual se efecta el registro de las operaciones practicadas con mercancas, de este procedimiento, Consiste en anotar los cargos y abonos que corresponden a los aumentos y dism sufre cada concepto afectado por estas operaciones, precisamente en la cuenta abierta para cada un mayor, exceptuando el costo de las mercancas vendidas y el inventario final, ya que en este procedi

se controlan estos conceptos. Las cuentas que se abren para cada uno de los conceptos de mercancas se conocen con el nombre auxiliares de mercancas, o simplemente cuentas de mercancas.

A continuacin te presentamos los movimientos de cuentas por inventarios, compras y ventas. Te pre siguiente texto que ilustra los movimientos de las cuentas que integran este procedimiento. ICO_U2_DSC_05 procedimiento analitico o pormenorizado.pdf

2.1.6. Procedimiento de inventarios perpetuos o constantes

El sistema de inventarios perpetuos slo tiene un procedimiento, que est basado en mantener inform existencias y su valor en todo momento. Esto permite determinar el costo de lo vendido por el clculo multiplicar las unidades vendidas por su costo.

Toda entidad econmica que necesite tener una buena informacin para su administracin puede con sistema de inventarios perpetuos. Los sistemas de contabilidad manuales tienen un problema de deta ocupar gran cantidad de mano de obra.

Esto ha sido simplificado al utilizar equipos mecnicos o de registro directo, y prcticamente eliminado sistemas electrnicos.

1. Cuando se lleva el procedimiento global o el analtico, no es posible obtener inmediatamente e vendido ni la utilidad o prdida bruta, ya que para ellos es necesario conocer el importe del inv mercancas, el cual no aparece registrado en ninguna cuenta, sino que es preciso, para determ recuento fsico de las mercancas existentes, labor que algunas veces obliga a cerrar temporal negocio para poder llevarla a cabo, sobre todo cuando hay que medir, pesar o contar una gran artculos.

2. Otro de los inconvenientes que tienen los procedimientos global y analtico es que no se puede habido extravos, robos o errores en el manejo de las mercancas, ya que no es posible determ exactitud el importe de las existencias que debera haber, debido a que no hay ninguna cuenta existencias.

Buscando solucin a los inconvenientes anteriores, se ide el procedimiento de inventarios perpetuos cual consiste en registrar las operaciones de mercancas de tal manera que se pueda conocer, en cua el importe del inventario final, del costo de lo vendido y de la utilidad o prdida bruta.

El procedimiento de inventarios perpetuos o constantes tiene las siguientes ventajas: 1. Se puede conocer, en cualquier momento, el importe del inventario final, sin necesidad inventarios fsicos.

2. No es necesario cerrar el negocio para poder determinar el inventario final de mercanca existe una cuenta que controla las existencias.

3. Se pueden descubrir extravos, robos o errores en el manejo de las mercancas, puesto con exactitud el importe de la mercanca que debiera haber. 4. 5. Se puede conocer, en cualquier momento, el importe del costo de lo vendido. Se puede conocer, en cualquier momento, el importe de la utilidad o prdida bruta.

6. Debido a las ventajas anteriores, este procedimiento tiene el mximo de aplicacin en la todo tipo de empresas.

En el procedimiento de inventarios perpetuos se produce un asiento esencial que lo caracteriza y es e el costo de lo vendido; este costo se obtiene multiplicando las unidades vendidas por el costo de cada mercanca en particular. El asiento transfiere a resultados parte del costo de la inversin en inventario cuenta costo de ventas y abonndose la cuenta de almacn.

Con el asiento anterior se mantiene la cuenta de almacn con el importe de la inversin real y se dete resultados de las operaciones de compra-venta en los resultados de la empresa. A continuacin te presentamos un documento til para ilustrar este procedimiento:

Da clic en el icono para descargar el documento. ICO_U2_DSC_06procedimiento de inventarios constantes.pdf

unidad 2. Registro contable de operaciones 2.1.6. Procedimiento de inventarios perpetuos o constantes

Articulo "A"

Un

Unidades Fecha 31-Dic Referencia nm 1 Inventario inicial 10-Ene 12-Ene nm 4 Devolucin nm 5A Venta 100 30 40 100 70 30 $ 2,000.00 $ 200,000.00 Debe Haber Saldo Costo Unitario Debe

Importes Haber

$ 60,000.0

$ 80,000.0

Articulo "B"

Uni

Unidades Fecha 31-Dic Referencia nm 1 Inventario inicial 12-Ene nm 5A Venta 50 20 50 30 $ 10,000.00 $ 500,000.00 Debe Haber Saldo Costo Unitario Debe

Importes Haber

$ 200,000.0

Articulo "C"

Uni

Unidades Fecha 05-Ene 06-Ene 12-Ene 23-Ene Referencia nm 2 Compra nm 3 Descuento nm 5A Venta nm 7A Devolucin 10 Debe Haber Saldo Costo Unitario 30 30 30 20 Debe

Importes Haber

$ 10,000.00 $ 300,000.00

$ 30,000.0

$ 100,000.0

cliente

10

30

$ 100,000.00

El saldo final del almacn, que se puede observar en los auxiliares, est integrado como sigue: Articulo Unidades Costo Unitario

Im

"A" "B" "C"

30 30 30

$ 2,000.00 $ 10,000.00 $ 9,000.00

Inventario Final:

Por otro lado, el saldo de la cuenta de Ventas, por $ 403,200. , corresponde a las ventas netas, si deseamos de las mismas tendramos que revisar cada una de las operaciones que la integran, o bien abrir una subcuent cada uno de los conceptos que la integran y as, obtener informacin a ese nivel. El anlisis de las ventas netas es como sigue: Venta Bruta menos: Devoluciones Descuentos $ 126,000.00 $ 58,800.00

Venta Neta Con esta informacin el Estado de Resultados, quedara de la siguiente manera: ESTADO DE RESULTADOS

Ventas netas: Ventas brutas menos: Devoluciones -$ 126,000.00

$ 588,000.

Descuentos

-$ 58,800.00 -$ 184,800.

Costo de ventas Inventario inicial ms: Compras netas: Compras brutas Devoluciones Descuentos Gastos $ 300,000.00 -$ 60,000.00 -$ 30,000.00 $ -

$ 700,000.

$ 210,000.

menos: Inventario final

$ 630,000.

Utilidad bruta

Este sistema de inventarios perpetuos o constantes, tiene 5 mtodos diferentes de aplicacin, los cu por la forma de determinar el costo unitario al que se valuarn cada uno de los artculos que son regis cuenta de almacn. Estos mtodos son: 1. 2. 3. 4. 5. Mtodo de Costos Identificados Mtodo de Costos Promedio Mtodo de Primeras Entradas, Primeras Salidas Mtodo de ltimas Entradas, Primeras Salidas Mtodo de Detallistas

De ellos hablaremos brevemente en el siguiente tema, ya que su estudio detallado corresponder al s de contabilidad.

2.1.7. Mtodos de inventarios perpetuos

A travs del desarrollo de los ltimos tres temas, hemos conocido los diferentes sistemas existentes pa control de las operaciones con mercancas e identificamos las modificaciones que cada uno produce, e primer lugar, sobre las cuentas de activo y pasivo y, en segundo, mediante la determinacin de la utilid prdida resultante de esas operaciones, sobre las cuentas de capital.

El control en este tipo de sistema se lleva a cabo mediante registros particulares de cada tipo de mercanca, lo cual puede resultar laborioso y es considerado siempre como una desventaja, sobre si se trata de empresas que manejan un nmero considerable de diferentes tipos de artculos.

Sin embargo, esta labor intensa no es el problema ms serio, sino la dificultad que representa el qu mismo tipo de mercanca sea adquirida con diferentes costos, ya sea por tener varios proveedores bien por lograr negociaciones favorables para la empresa.

Ya que segn se considere utilizar el ms alto, el ms bajo o un promedio entre ambos, cada uno n puede llevar a un resultado diferente del importe de la inversin de mercancas en el almacn, y po consecuencia una diferente utilidad o prdida del ejercicio, y as mismo, un diferente importe de los impuestos por concepto de ISR y IETU, que deban declararse y enterarse al fisco. Mtodos para asignar el costo a las mercancas vendidas

Para solventar la situacin de que al tener un lote de mercancas de determinado tipo y adquirir un nuevo lote de las mismas caractersticas que el ya existente, pero con distinto costo, se puede seg uno de los 5 mtodos que comentaremos a continuacin, para asignar el costo a las mercancas vendidas.

Mtodo de Costos Identificados

Mtodo de Costos Identificados. Cuando por las caractersticas de ciertos artculos, en algunas empresas es posible identificar cada artculo que integra el inventario, con una compra especfica y con su respectiva factura de adquisicin al proveedor y las consecuentes facturas por gastos sobre esas mismas compras. El costo as identificado puede usarse para la asignacin del costo de los artculos vendidos (llmese, costo de ventas);

as como, del inventario final.

Mtodo de Costos Promedio. Este mtodo consiste en considerar como costo de la mercanca vendida, el importe que resulte como promedio de los costos de adquisicin de los lotes comprados a diferentes costos. Este mtodo es identificado comnmente por las siglas CP, y existen dos formas de determinar un costo promedio:

Mtodo de Costos Promedio

Costo Promedio Ponderado. Es usado cuando se vala el inventario en una base peridica, por ejemplo, cada mes. El inventario inicial y las compras netas se suman en unidades e importes y se dividen, obtenindose de esta manera un costo promedio ponderado que sirve para valuar las unidades vendidas.

Costo Promedio Mvil. Se emplea cuando los movimientos de las existencias y el costo de ventas a travs del sistema de inventarios perpetuos, siempre estn actualizados y por tanto el costo promedio est al da.

Mtodo de Primeras Entradas, Primeras Salidas. En este mtodo se considera como costo de las mercancas vendidas, al costo de adquisicin del lote que entr primero al almacn, o sea el menos reciente, hasta agotarlo y slo despus de eso, se tomar el costo del lote que le siga o ms reciente. Este mtodo es conocido con las siglas PEPS, y existen dos modalidades de registro, en los cuales el resultado es el mismo, stas son:

Mtodo de Primeras Entradas, Primeras Salidas

PEPS de Base Peridica. En esta modalidad el clculo es peridico, por ejemplo, cada mes. El inventario inicial ms las compras se restan de las ventas del mes, determinndose las existencias, estas se valan por capas, empezando por la compra menos reciente, o sea la que primero entr, hasta que se le d cobertura a las existencias. PEPS de Base Perpetua. En esta modalidad el clculo se mantiene sobre bases de inventario perpetuo, determinndose el valor del inventario y el costo de ventas conforme se van realizando las operaciones, en la misma forma que la base peridica por capas, pero con la diferencia que la informacin se mantiene al da, precisamente bajo el sistema de inventarios perpetuos, pero siempre y cuando se haya establecido para cada mercanca un auxiliar para el control de las capas de inventario y un auxiliar del inventario perpetuo.

Ultimas Entradas, Primeras Salidas

Ultimas Entradas, Primeras Salidas. Este mtodo consiste en considerar como costo de las mercancas vendidas, el costo de adquisicin del lote ms reciente, o sea la ltima entrada, hasta agotarlo y slo despus se tomar el costo del lote siguiente, o sea el ms antiguo. Este mtodo es conocido comnmente con las

siglas UEPS; y al igual que el mtodo anterior tiene dos modalidades de aplicacin:

UEPS de Base Peridica. En esta modalidad el clculo es peridico, por ejemplo, cada mes. El inventario inicial ms las compras se restan de las ventas del mes, determinndose las existencias, stas se valan por capas, empezando por la compra ms reciente, o sea la que entro al ltimo, hasta que se le d cobertura a las existencias.

UEPS de Base Perpetua. En esta modalidad el clculo se mantiene sobre bases de inventario perpetuo, determinndose el valor del inventario y el costo de ventas conforme se van realizando las operaciones, en la misma forma que la base peridica por capas, pero con la diferencia que la informacin se mantiene al da, precisamente bajo el sistema de inventarios perpetuos, pero siempre y cuando se haya establecido para cada mercanca un auxiliar para el control de las capas de inventario y un auxiliar del inventario perpetuo.

Mtodo de Detallistas

Mtodo de Detallistas. En este mtodo se calcula aproximadamente el valor del inventario, sumando el inventario inicial y todas las compras, cuyos artculos deben estar marcados a precio de venta, agregando los aumentos a los precios originales, o restando las rebajas que se hayan hecho a los precios marcados en las etiquetas. A este total se le resta el importe de las ventas, y el resultado es el inventario, a precio de venta. Finalmente al importe de estas existencias actuales se le resta el porcentaje promedio de utilidad para que pueda obtenerse el costo del inventario final.

De estos cinco mtodos, hoy en da son de uso muy generalizado los de Costos Promedio, PEPS UEPS, dadas las facilidades tecnolgicas con que se cuenta para el registro de operaciones a trav dispositivos electrnicos y software especializado para tal fin.

Sin embargo, con el actual reconocimiento que se ha dado a las Micro, Pequeas y Medianas Empresas (PYMES), en cuanto a su participacin en la economa del pas, es posible que los actu futuros profesionales de la contabilidad requieran del uso de sistemas y mtodos que ya se consideraban de poco uso.

2.1.8. Procesamiento de operaciones financieras (Libro Diario, Libro Mayor, H de Trabajo y Balanza de Comprobacin)

Al hablar de los principios de contabilidad generalmente aceptados, ahora Normas de Inform Financiera ( NIF), y de los ciclos econmicos de las empresas; se mencion el concepto de negocio en marcha con el cual se establece que prcticamente la vida de las empresas es indefinida.

Tambin, en el desarrollo de los ejercicios de los diferentes procedimientos y mtodos de reg se habl en repetidas ocasiones de las operaciones efectuadas como ejemplo de la activid realizada en la empresa en un determinado periodo de tiempo; as tambin, de la determina de los resultados al trmino del ejercicio y la situacin financiera en que se encuentra la empresa desde el inicio hasta la fecha en se concluye ese ejercicio.

Por esto, se considera conveniente precisar el concepto de Periodo y Ejercicio, ya que es frecuente encontrar ambos trminos durante la vida de los negocios, durante el registro cont de las operaciones y la determinacin e informe de resultados.

Es necesario mencionar, que por disposiciones legales obligatorias, en el Cdigo de Comercio, Le Impuesto sobre la Renta, Ley del Impuesto Empresarial a Tasa nica, Ley del Impuesto al Valor Agregado, y sus respectivos reglamentos, se establece que los periodos de los ejercicios, sern invariablemente de un ao natural, salvo en el caso del inicio de operaciones, que puede efectuars el transcurso de cualquier mes del ao y por tanto su primer ejercicio sera de menos de un ao.

Por lo que se define que este Periodo Contable o Periodo Fiscalestar constituido por los do meses, que conforman un ao calendario

Las necesidades de la Administracin de una empresa, requieren de informacin preparada con m frecuencia, y se establecen periodos ms cortos, siendo el tiempo ms adecuado, el de un mes; que esto permite tomar decisiones oportunas, mediante la presentacin de resultados de ese perio el anlisis de la situacin financiera a ese momento.

Esto obliga al personal encargado de toda la actividad contable a efectuar cierres peridicos, independientes al cierre anual, en los cuales se elaborarn todos los estados financieros, de la misma forma que si se tratara del cierre anual de operaciones, ya que incluso hoy en da, tambin necesario por las mismas disposiciones legales, para la presentacin de declaraciones provisional impuestos, las cuales son mensuales.

Dos herramientas necesarias para garantizar y dar la seguridad al personal encargado de la inform contable de que se estn considerando todas las cuentas afectadas en ese periodo, que las sumas cargos y abonos son las mismas, y que los traspasos y ajustes necesarios para el cierre de cuenta determinacin de resultados, se han efectuado correctamente, son: la Balanza de Comprobacin y Hoja de Trabajo.

La balanza de comprobacin es un documento de trabajo, que no es un medio para proporcionar informacin financiera, razn por la cual no es considerada un estado financiero, a pesar de que toda la informacin que contiene nos permitir la elaboracin de dichos estados. Se puede definir como: Balanza de comprobacin

El documento contable que tiene como objetivo, garantizar que el registro contable de las operaciones, se efectu tomando como base la teora de la partida doble que contiene la relacin de todas las cuentas utilizadas en el periodo contable de que se trata, mostrando los movimientos deudores y acreedores de cada una de ellas y sus respectivos saldos; y que el resultado de las sumas de las columnas del Debe y el Haber, deben ser exactamente iguales. La Hoja de Trabajo, como su nombre lo indica: Es un documento particular y propio de las personas encargadas de ese cierre contable, que tiene como finalidad: anotar en primera instancia todas las cuentas utilizadas en el periodo de que se trata, los movimientos y saldos de cada una de ellas (estos movimientos y saldos, son los que corresponden a la balanza de comprobacin previa), los ajustes de cargo y abono que se pudieran haber realizado a algunas de esas cuentas, los traspasos a las cuentas de resultados, y los movimientos y saldos finales de todas las cuentas, despus de ajustes y traspasos (los cuales corresponden a la balanza de comprobacin definitiva).

Hoja de trabajo

La hoja de trabajo es un documento ms completo y confiable, sin embargo en la actualidad est e desuso, por razones prcticas; ya que al ser hoy en da, una prctica muy comn el uso de sistema electrnicos y de programas de software especializado, se ha generalizado el uso de tantas balanz de comprobacin como sean necesarias, durante el proceso de cierre tanto de periodos mensuale como del ejercicio anual, cuidando identificar a cada una de ellas con los movimientos que las inte y siendo solo de mayor utilidad aquella que se denomina como balanza definitiva, ya que ser esta que dar paso a la elaboracin de los estados financieros del periodo.

La forma de tener la evidencia documental, de que se ha cumplido con estos lineamientos de la Contabilidad, es la Balanza de Comprobacin

Ventajas de la Balanza de Comprobacin:

Permite verificar que se registraron movimientos de cargo y abono por cantidades iguales. Permite verificar que la suma de los movimientos deudores y acreedores, son iguales. Permite verificar, como consecuencia del punto anterior, que el saldo determinado para cada cuenta es correcto.

Limitaciones de la Balanza de Comprobacin:

La elaboracin de este documento de trabajo, por s solo, no es garanta de que no se hayan cometido errores durante el registro de las operaciones, ya que: Se pudo cometer errores de registro sin que esto signifique que no se haya cumplido con la teora de la partida doble. Pudo haberse omitido el registro de una operacin complementaria, como por ejemplo, la depreciacin de activos fijos o amortizacin de gastos.

Normalmente se utiliza un formato de hoja tabular o el de una hoja de trabajo de Excel o algn otro software de caractersticas similares; con los siguientes datos y columnas: Elaboracin de la Balanza de Comprobacin. Encabezado, compuesto por la siguiente informacin:

El nombre de la empresa La indicacin de que se trata de una Balanza de Comprobacin La fecha en que se elabora (la fecha del ltimo da del periodo

de que se trata) Columnas:

Nombre de las cuentas Movimientos Deudores Movimientos Acreedores Saldos Deudores Saldos Acreedores.

La elaboracin, de la Balanza de Comprobacin propiamente dicha, no representa ningn grado de dificultad, pero se sugiere este mtodo: 1 Transcribir, en la columna correspondiente al nombre de las cuentas, que se hayan utilizado durante el periodo correspondiente, pero teniendo especial cuidado en que se respete el orden estricto que se estableci en la elaboracin de nuestro catalogo de cuentas.

Transcribir los movimientos de cada una de estas cuentas, tanto deudores como acreedores, con especial atencin a que no se escriban en el rengln correspondiente a otra cuenta; y el saldo de esa cuenta, en este momento se puede verificar aritmticamente este saldo y as anticiparse a potenciales problemas, cuidando igualmente que no se ocupe una columna distinta a la destinada para tal fin. Determinar la suma de las cantidades correspondientes a cada una de las 4 columnas utilizadas hasta ese momento, y efectuando el primer paso de verificacin de la informacin, al corroborar que la suma de los movimientos deudores es igual a la suma de la suma de los movimientos acreedores; as como tambin, que la suma de la columna de los saldos Deudores es igual a la suma correspondiente a la columna de los saldos acreedores.

Para fines de ejemplificacin en la elaboracin de la Balanza de Comprobacin, realizaremos a continuacin de una serie de operaciones bajo el procedimiento de inventarios perpetuos o consta pero omitiendo, por cuestiones de espacio y tiempo, el registro en el Libro Diario; mostraremos los pases al Libro Mayor en Esquemas de Mayor (que es la forma ms fcil de ejemplificar los pases a Libro Mayor), la elaboracin de la Balanza de Comprobacin Previa y la Elaboracin de la Hoja de Trabajo, en la cual se mostrar la Balanza de Comprobacin Definitiva.

Este mismo ejercicio, nos dar la pauta para la elaboracin del Estado de Situacin Financiera o Balance General de nuestra unidad 3 y del Estado de Resultados o Estado de Prdidas y Gananci de nuestra unidad 4.

Para conocer la Elaboracin de la Balanza de Comprobacin Previa y la Elaboracin de la Hoja de Trabajo, da clic en el icono para descargar el documento.
ICO_U2_DSC_07 . Procesamiento de operaciones financieras (Libro Diario, Libro Mayor,.pdf

Actividad 3.Registro contable de operaciones, parte 2

A continuacin, practicars la Balanza Previa y la Hoja de Trabajo, utilizando los elementos que trabajaste en la primera parte.

Identifica y realiza los registros que faltan en la Balanza de Comprobacin Previa. Identifica los asientos de traspaso necesarios. Identifica y sustituye los errores en la Hoja de trabajo con la Balanza de Comprobacin Definitiva.

Nota:

No olvides que la empresa utiliza para el registro de sus operaciones con mercancas, el sis analtico o pormenorizado.

Descarga los documentos en Excel, Balanza Previa y Hoja de Trabajo y Registro Contable Operaciones y con base en las instrucciones que se te presentan, realiza el vaciado de tus operaciones.

Enva T documento Excel a la Seccin de Tarea con la siguiente nomenclat IC_U2_AF2_XXYZ.

*Sustituye las XX por las dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por la inicial apellido paterno y la Z por la inicial de T apellido materno. Recuerda subirla a tiempo para recibir retroalimentacin de T Facilitador(a).

Para enviar tu documento a la Seccin de Tareas: En la ruta (parte superior izqu aula) da clic en Contabilidad. Se enlistarn las actividades de la unidad, da clic en Registro contable de operaciones, parte 2.

No olvides conservar tus actividades en una carpeta especial, ya que seguirs traba esta misma lnea.