Colegio Particular Preuniversitario “Melvin Jones”

Sistema Integral para la Gestión de Procesos

“Tobogan”
Visión
Versión 0.9
Sistema Integral para la Gestión de Procesos “Tobogan” Versión: 0.9
Visión Fecha: 27/10/2008
Documento Visión

Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autor
27/10/2008 0.9 Versión preliminar como propuesta de Jonathan Muñoz Aleman
desarrollo

Confidencial ©Colegio Particular Preuniversitario “Melvin Jones”, 2009 Página 2 de 14

Sistema Integral para la Gestión de Procesos “Tobogan” Versión: 0.9
Visión Fecha: 27/10/2008
Documento Visión

Tabla de Contenidos
1. Introducción 5
1.1. Propósito 5
1.2. Alcance 5
1.3. Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones 5
1.4. Referencias 5

2. Posicionamiento 5
2.1. Oportunidad del Negocio 5
2.2. Sentencia que Define el Problema 6
2.3. Sentencia que Define la Posición del Producto 7

3. Descripción de Stakeholders y Usuarios 7

3.1. Resumen de Stakeholders 7
3.2. Resumen de Usuarios 8
3.3. Entorno de Usuario 8
3.4. Perfiles de los Stakeholders 8
3.4.1. Gerente Administrativo 8
3.5. Perfiles de los Usuarios 9
3.5.1. Director 9
3.5.2. Docente 9
3.5.3. Alumno 9
3.5.4. Apoderado 10

4. Descripción Global del Producto 10

4.1. Perspectiva del Producto 10
4.2. Resumen de Características 10
4.3. Suposiciones y Dependencias 11
4.4. Costo y Precio 11

5. Descripción Global del Producto 11

5.1. Matrícula de Alumnos 11
5.1.1. Registro y validación de la información de los estudiantes 11
5.1.2. Control de la información de padres de familia y apoderados 11
5.1.3. Control de vacantes y capacidad y distribución de aulas 11
5.1.4. Ratificación y reserva de matrículas vía Web 11
5.2. Gestión de Recursos Humanos (Personal Docente y Administrativo) 11
5.2.1. Emisión de reportes de pagos para el personal 11
5.2.2. Evaluación histórica del desempeño de la plana docente 11
5.2.3. Ingreso de calificaciones al sistema vía Web 12
5.3. Gestión de la Evaluación y Calificación de los Estudiantes 12
5.4. Administración de Cobranzas y Pagos 12
6. Restricciones 12

7. Precedencia y Prioridad 12

8. Otros Requisitos del Producto 12

8.1. Estándares Aplicables 12
8.2. Requisitos de Sistema 12

Confidencial ©Colegio Particular Preuniversitario “Melvin Jones”, 2009 Página 3 de 14

Sistema Integral para la Gestión de Procesos “Tobogan” Versión: 0.9
Visión Fecha: 27/10/2008
Documento Visión

8.3. Requisitos de Desempeño 12

8.4. Requisitos de Entorno 12

9. Requisitos de Documentación 12
9.1. Manual de Usuario 12
9.2. Ayuda en Línea 12
9.3. Guías de Instalación, Configuración y Fichero Léame 12

A. Atributos de Características 13

Confidencial ©Colegio Particular Preuniversitario “Melvin Jones”, 2009 Página 4 de 14

Sistema Integral para la Gestión de Procesos “Tobogan” Versión: 0.9
Visión Fecha: 27/10/2008
Documento Visión

Visión
1. Introducción
1.1. Propósito
El propósito de este documento es recoger, analizar y definir las necesidades de alto nivel y las
características del sistema integral de gestión de procesos educativos. El documento se centra en la
funcionalidad requerida por los participantes en el proyecto y los usuarios finales.
Esta funcionalidad se basa principalmente en la gestión de los procesos que se realizan en la
institución, de forma que dichos procesos sean ejecutados de manera lo más automáticamente
posible en una forma eficiente y razonable.
Los detalles de cómo el sistema cubre los requerimientos se pueden observar en la especificación de
los casos de uso y otros documentos adicionales.
1.2. Alcance
El documento Visión se ocupa, como ya se ha apuntado, del sistema integral de gestión de los
procesos de una institución educativa. Dicho sistema será desarrollado por el grupo de desarrollo de
software Softers.
El sistema permitirá a los encargados de la institución controlar todos los procesos que realiza la
institución (matrícula de alumnos, cobro de pensiones y pago de obligaciones tributarias,
seguimiento del desempeño de los alumnos y docentes, gestión de contenido académico, etc.).
Además, también permitirá a los docentes llenar actas de calificaciones on-line, a los alumnos
acceder a contenido académico vía Web y a los apoderados mantenerse informado del progreso de
sus dependientes a través de Internet.
1.3. Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones
RUP: Son las siglas de Rational Unified Process. Se trata de una metodología para describir el proceso
de desarrollo de software.
1.4. Referencias
 Glosario
 Plan de Desarrollo de Software
 RUP (Rational Unified Process)
 Diagrama de casos de uso

2. Posicionamiento
2.1. Oportunidad de Negocio
Este sistema permitirá a la institución educativa automatizar e informatizar el control de gran parte
de sus actividades y procesos (matrícula de alumnos, cobro de pensiones y pago de obligaciones
tributarias, seguimiento del desempeño de los alumnos y docentes, gestión de contenido académico,
etc.), lo cual supondrá un acceso rápido y sencillo a los datos, gracias a interfaces gráficas sencillas y
amigables y generación de informes y reportes. Además los datos accedidos estarán siempre
actualizados y almacenados históricamente, lo cual es importante para poder llevar un control
adecuado para la toma de decisiones.
El sistema también permitirá a los docentes, alumnos y padres de familia y/o apoderados acceder a
los servicios de la institución a través de la Web, de forma rápida y sencilla y sin necesidad de
intermediarios ni de desplazarse hasta las instalaciones del colegio. Esto será de gran ayuda a los

Confidencial ©Colegio Particular Preuniversitario “Melvin Jones”, 2009 Página 5 de 14

Sistema Integral para la Gestión de Procesos “Tobogan” Versión: 0.9
Visión Fecha: 27/10/2008
Documento Visión

padres de familia que vivan fuera de la ciudad y deseen estar al tanto del progreso de su menor hijo.
De la misma forma permitirá a los docentes actualizar las calificaciones de sus alumnos desde la
comodidad de su hogar; y al alumno encontrar contenido académico que le ayudará en la realización
de sus labores escolares.
Vale la pena mencionar que existen muchos y variados proyectos de desarrollo de sistemas de
matrícula, que también ofrecen la posibilidad de realizar este proceso vía Web; sin embargo, ninguno
trata de integrar todos los procesos existentes en la realizad problemática de una institución
educativa, mucho menos se contempla el soporte a la toma de decisiones por parte del software.
Podemos concluir, entonces, que el producto es novedoso y deseado por su versatilidad.
2.2. Sentencia que Define el Problema
El problema de Controlar la información de los alumnos y padres de
familia/apoderados durante el proceso de matrícula en todas sus
modalidades.
Administrar el cobro de pensiones y mensualidades; así como
también el pago de pensiones y remuneraciones al personal docente
y administrativo, servicios y obligaciones tributarias.
Realizar seguimientos y evaluaciones históricas del desempeño de
los docentes y alumnos.
Gestionar la programación curricular y el proceso de evaluación,
calificación y promoción del alumnado, así como ofrecer al
alumnado contenido académico actualizado.
Disponer de la información actualizada y ordenada para tener un
apoyo a la toma de decisiones.
Mantener informados a los padres de familia y/o apoderados de
manera sencilla del progreso de sus menores hijos.
Afecta a Gerente administrativo
Director de la institución
Personal docente
Alumnado
Padres de familia y/o apoderados
El impacto asociado es Almacenar toda la información referente a los alumnos, padres de
familia y/o apoderados, personal docente y administrativo, y que
esta información esté al instante accesible y actualizada en lugares
físicamente distantes es un proceso prácticamente imposible de
realizar en el caso de que no esté debidamente automatizado e
informatizado.
Una solución adecuada sería Automatizar e informatizar gran parte de los procesos, usando una
red local con una base de datos accesible e histórica y generar
interfaces, informes y reportes amigables y sencillos con los que
poder acceder y actualizar esta información.

Confidencial ©Colegio Particular Preuniversitario “Melvin Jones”, 2009 Página 6 de 14

Sistema Integral para la Gestión de Procesos “Tobogan” Versión: 0.9
Visión Fecha: 27/10/2008
Documento Visión

2.3. Sentencia que Define la Posición del Producto

Para Gerente administrativo
Director de la institución
Personal docente
Alumnado
Padres de familia y/o apoderados
Quienes Son parte activa e integradora en la realización de los diversos
procesos de la institución.
El nombre del producto Es una herramienta software
Que Almacena toda la información necesaria para gestionar una
institución educativa.
No como Las hojas de cálculo y el registro manual
Nuestro producto Permite gestionar las distintas actividades de la empresa mediante
interfaces gráficas, reportes e informes sencillos y amigables.
Además proporciona un acceso rápido y actualizado a la información
desde cualquier punto que tenga acceso a la base de datos, o desde
Internet.

3. Descripción de Stakeholders y Usuarios

Para proveer de una forma efectiva productos y servicios que se ajusten a las necesidades de los
usuarios, es necesario identificar e involucrar a todos los participantes en el proyecto como parte del
proceso de modelado de requerimientos. También es necesario identificar a los usuarios del sistema
y asegurarse de que el conjunto de participantes en el proyecto los representa adecuadamente. Esta
sección muestra un perfil de los participantes y de los usuarios involucrados en el proyecto, así como
los problemas más importantes que éstos perciben para enfocar la solución propuesta hacia ellos. No
describe sus requisitos específicos ya que éstos se capturan mediante otro artefacto. En lugar de esto
proporciona la justificación de por qué estos requisitos son necesarios.
3.1. Resumen de Stakeholders
Nombre Descripción Responsabilidades
Gerente administrativo Representante global de la El stakeholder realiza:
institución y de todos los usuarios
Representa a todos los usuarios
potenciales de la misma
posibles del sistema.
Seguimiento del desarrollo del
proyecto.
Aprueba requisitos y
funcionalidades

Confidencial ©Colegio Particular Preuniversitario “Melvin Jones”, 2009 Página 7 de 14

Sistema Integral para la Gestión de Procesos “Tobogan” Versión: 0.9
Visión Fecha: 27/10/2008
Documento Visión

3.2. Resumen de Usuarios

Nombre Descripción Stakeholder
Director Responsable de la mayoría de los procesos, Gerente administrativo
como el registro de alumnos y padres de familia
durante la matricula, la supervisión del
desempeño de los alumnos y docentes y el
cobro de pensiones y mensualidades, pago de
pensiones y remuneraciones al personal
docente y administrativo, servicios y
obligaciones tributarias.
Docente Responsable de la enseñanza de los alumnos y Gerente administrativo
de su evaluación y calificación. Presenta
registros y actas de notas de los alumnos y al
fin del año lectivo presenta un reporte
estadístico de la situación de sus alumnos.
Alumno Accede al contenido académico disponible en la Ninguno
Web de la institución y se mantiene informado
de sus notas y comunicados escolares.
Apoderado Puede ser un padre de familia o algún familiar. Ninguno
Se mantiene informado de las calificaciones de
sus hijos y recibe comunicados y notificaciones
por parte de la institución vía Web.

3.3. Entorno de Usuario

Los usuarios entrarán al sistema identificándose de acuerdo a sus privilegios sobre un ordenador con
un sistema operativo Microsoft Windows XP Service Pack 3 y tras ese paso entrarán a la parte de la
aplicación diseñada para cada uno según su papel en la institución. Este sistema es similar a cualquier
aplicación de Windows y por lo tanto los usuarios estarán familiarizados con su entorno.
Los informes podrán ser visualizados en formularios Web, documentos de Microsoft Office Word
2007, documentos PDF o en hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007, lo cual también resultará
familiar.
Finalmente, los docentes, alumnos y apoderados que posean un ordenador en casa también podrán
acceder al sistema de manera aún más cómoda.
3.4. Perfiles de los Stakeholders
3.4.1. Gerente Administrativo
Representante Gerente administrativo
Descripción Representante Global de la Institución Educativa Preuniversitaria “Melvin
Jones”
Tipo Usuario experto
Responsabilidades Encargado de mostrar las necesidades de cada usuario del sistema.
Además, lleva a cabo un seguimiento del desarrollo del proyecto y
aprobación de los requisitos y funcionalidades del sistema.
Criterio de Éxito [A definir por el cliente]

Confidencial ©Colegio Particular Preuniversitario “Melvin Jones”, 2009 Página 8 de 14

Sistema Integral para la Gestión de Procesos “Tobogan” Versión: 0.9
Visión Fecha: 27/10/2008
Documento Visión

Grado de Participación Revisión de requerimientos, estructura del sistema.

Comentarios Ninguno

3.5. Perfiles de los Usuarios

3.5.1. Director
Representante Gerente administrativo
Descripción Director de la Institución Educativa Preuniversitaria “Melvin Jones”
Tipo Usuario experto
Responsabilidades Responsable de la mayoría de los procesos, como el registro de alumnos y
padres de familia durante la matricula, la supervisión del desempeño de
los alumnos y docentes y el cobro de pensiones y mensualidades, pago de
pensiones y remuneraciones al personal docente y administrativo,
servicios y obligaciones tributarias.
Criterio de Éxito [A definir por el cliente]
Grado de Participación [A definir por el cliente]
Comentarios Ninguno

3.5.2. Docente
Representante Gerente administrativo
Descripción Docente de la Institución Educativa Preuniversitaria “Melvin Jones”
Tipo Usuario experto
Responsabilidades Responsable de la enseñanza de los alumnos y de su evaluación y
calificación. Presenta registros y actas de notas de los alumnos y al fin del
año lectivo presenta un reporte estadístico de la situación de sus
alumnos.
Criterio de Éxito [A definir por el cliente]
Grado de Participación [A definir por el cliente]
Comentarios Ninguno

3.5.3. Alumno
Representante Ninguno
Descripción Alumno de la Institución Educativa Preuniversitaria “Melvin Jones”
Tipo Usuario eventual
Responsabilidades Accede al contenido académico disponible en la Web de la institución y se
mantiene informado de sus notas y comunicados escolares.
Criterio de Éxito [A definir por el cliente]
Grado de Participación [A definir por el cliente]

Confidencial ©Colegio Particular Preuniversitario “Melvin Jones”, 2009 Página 9 de 14

Sistema Integral para la Gestión de Procesos “Tobogan” Versión: 0.9
Visión Fecha: 27/10/2008
Documento Visión

Comentarios Ninguno

3.5.4. Apoderado
Representante Ninguno
Descripción Padre de familia o algún familiar de un alumno.
Tipo Usuario eventual
Responsabilidades Puede ser un padre de familia o algún familiar. Se mantiene informado de
las calificaciones de sus hijos y recibe comunicados y notificaciones por
parte de la institución vía Web.
Criterio de Éxito [A definir por el cliente]
Grado de Participación [A definir por el cliente]
Comentarios Ninguno

4. Descripción Global del Producto

4.1. Perspectiva del Producto
El producto a desarrollar es un sistema integral para la Institución Educativa Preuniversitaria “Melvin
Jones”, con la intención de mejorar su funcionamiento. Los departamentos a tratar por el sistema
son: Dirección, Secretaría, Logística y Marketing. Los procesos que van a ser automatizados son:
matrícula, cobranzas y pagos, evaluación de alumnos y docentes y programación curricular.
4.2. Resumen de Características
A continuación se mostrará un listado con los beneficios que obtendrá el cliente a partir del
producto:
Beneficio del cliente Características que lo apoyan
Gestión optimizada de la información del Base de datos histórica y sistema de matrícula
alumnado para la toma de decisiones. con características de Data Mining.
Evaluación automatizada de la evolución del Base de datos histórica y reportes e informes del
desempeño anual de los alumnos y docentes. desempeño de los alumnos y docentes.
Almacenamiento automatizado de la Base de datos y aplicación con interfaces gráficas,
información de alumnos y apoderados. reportes e informes.
Posibilidad de ratificación de matrícula y Aplicación Web desde la cual poder ratificar
separación de vacantes vía Web. matricula y separar vacantes.
Mayor agilidad en la consulta de calificaciones y Aplicación Web desde la cual poder realizar
envío de comunicados dando la posibilidad de dichas consultas y enviar comunicados
hacerlos vía servicios Web. electrónicos.
Mayor facilidad para la gestión del personal Base de datos centralizada con la información de
docente y administrativo. todo el personal.
Mayor facilidad para el control de contenidos Base de datos que contiene la información de los
curriculares. contenidos curriculares.
Disponibilidad de contenido académico como Aplicación Web que permite acceder a contenido
tutoriales y ejercicios para los alumnos. académico de manera ordenada y fácil.

Confidencial ©Colegio Particular Preuniversitario “Melvin Jones”, 2009 Página 10 de 14

Sistema Integral para la Gestión de Procesos “Tobogan” Versión: 0.9
Visión Fecha: 27/10/2008
Documento Visión

4.3. Suposiciones y Dependencias

A definir por el cliente.
4.4. Costo y Precio
A definir por el cliente.

5. Descripción Global del Producto

5.1. Matrícula de Alumnos
El sistema hará posible un adecuado tratamiento de la información de matrícula que año a año se
lleva a cabo; así como la automatización total o parcial de las actividades realizadas en este proceso.
5.1.1. Registro y validación de la información de los estudiantes
El sistema debe permitir el registro de los datos personales de los alumnos de recién ingreso; así
como ofrecer la información de los estudiantes ya matriculados de manera amigable. Asimismo, se
podrá validar de manera automatizada que los alumnos hayan cumplido los requisitos de la matrícula
de acuerdo a la modalidad en la que ingresen, tales como los documentos presentados, etc.
5.1.2. Control de la información de padres de familia y apoderados
El sistema debe controlar la información de los padres de familia y apoderados (si hubiesen) del
estudiante, para llevar un seguimiento del número de hijos que tiene matriculado cada padre, con la
finalidad de realizar descuentos en las pensiones.
5.1.3. Control de vacantes y capacidad y distribución de aulas
Las clases se dictan de lunes a sábado en aulas separadas; éstas se imparten en el turno mañana para
los niveles inicial y primaria, y en las tardes para el nivel secundaria. Cada aula tiene una capacidad
máxima d 15 alumnos. El sistema debe monitorizar la designación de aulas para los diferentes grados,
así como controlar que no se supere la capacidad de las mismas de forma automática
5.1.4. Ratificación y reserva de matriculas vía Web
Los padres de familia y/o apoderados tendrán la posibilidad de ratificar la matrícula del alumno de
año a otro; o también realizar reservas de matriculas para un alumno nuevo. De esta manera el
proceso de matrícula se hace más fácil para los apoderados que no puedan realizar una ratificación o
reserva por motivos personales. El sistema debe validar que este proceso sea seguro.
5.2. Gestión de Recursos Humanos (Personal Docente y Administrativo)
El sistema hará posible un adecuado tratamiento de la información del personal docente y
administrativo que labora en la institución; así como la automatización total o parcial del pago de
planillas.
5.2.1. Emisión de reportes de pagos para el personal
El sistema debe ser capaz de emitir reportes de pagos para el personal detallando los ítems
correspondientes; también se requiere que el sistema sea lo suficientemente flexible para
contemplar cualquier acuerdo interno en las remuneraciones del personal.
5.2.2. Evaluación histórica del desempeño de la plana docente
El sistema debe almacenar los informes académicos presentados por los docentes en el que se
detallan los contenidos alcanzados así como resúmenes estadísticos del número de alumnos
aprobados y desaprobados en cada una de las asignaturas que tengan asignados para hacer una
evaluación del desempeño del docente.

Confidencial ©Colegio Particular Preuniversitario “Melvin Jones”, 2009 Página 11 de 14

Sistema Integral para la Gestión de Procesos “Tobogan” Versión: 0.9
Visión Fecha: 27/10/2008
Documento Visión

5.2.3. Ingreso de calificaciones al sistema vía Web

Los docentes contarán con la posibilidad de realizar un upload de las calificaciones de los alumnos
por formularios Web, así como también, posiblemente, de los informes académicos de fin de año.
5.3. Gestión de la Evaluación y Calificación de los Estudiantes
El sistema debe emitir un reporte al final del año lectivo de los alumnos promovidos y repitentes, así
como sus promedios final y por bimestre o trimestre, según sea el caso y de acuerdo a las normas de
calificación establecidas en la institución.
5.4. Administración de Cobranzas y Pagos
El sistema llevará el control de parte de las finanzas de la institución, más que todo de las
relacionadas a los procesos que se establecieron en el alcance de éste. Dentro de este rubro se
contempla el cobro de las pensiones y mensualidades de los padres de familia/apoderados, el pago
de planillas al personal docente y administrativo y la generación de reportes e informes de estos
pagos.

6. Restricciones
[A definir por el cliente]

7. Precedencia y Prioridad
[A definir por el cliente]

8. Otros Requisitos del Producto

[A definir por el cliente]
8.1. Estándares Aplicables
[A definir por el cliente]
8.2. Requisitos de Sistema
[A definir por el cliente]
8.3. Requisitos de Desempeño
[A definir por el cliente]
8.4. Requisitos de Entorno
[A definir por el cliente]

9. Requisitos de Documentación
9.1. Manual de Usuario
[A definir por el cliente]
9.2. Ayuda en Línea
[A definir por el cliente]
9.3. Guías de Instalación, Configuración y Fichero Léame
[A definir por el cliente]

Confidencial ©Colegio Particular Preuniversitario “Melvin Jones”, 2009 Página 12 de 14

Sistema Integral para la Gestión de Procesos “Tobogan” Versión: 0.9
Visión Fecha: 27/10/2008
Documento Visión

A. Atributos de Características
Número y nombre
Estado Beneficio Esfuerzo Riesgo Estabilidad Asignación
de la característica
Propuesta:
Sí
[A definir [A definir
5.1. Matrícula de Aprobada:
Importante Alto por el por el Ninguna
alumnos No
cliente] cliente]
Incorporada:
No
Propuesta:
5.1.1. Registro y Sí
[A definir [A definir
validación de la Aprobada:
Crítico Alto por el por el Ninguna
información de los No
cliente] cliente]
estudiantes Incorporada:
No
Propuesta:
5.1.2. Control de la Sí
[A definir [A definir
información de Aprobada:
Importante Alto por el por el Ninguna
padres de familia y No
cliente] cliente]
apoderados Incorporada:
Sí
Propuesta:
5.1.3. Control de Sí
[A definir [A definir
vacantes y capacidad Aprobada:
Útil Medio por el por el Ninguna
y distribución de No
cliente] cliente]
aulas Incorporada:
No
Propuesta:
Sí
5.1.4. Ratificación y [A definir [A definir
Aprobada:
reserva de Útil Alto por el por el Ninguna
No
matrículas vía Web cliente] cliente]
Incorporada:
No
Propuesta:
5.2. Gestión de Sí
[A definir [A definir
Recursos Humanos Aprobada:
Importante Alto por el por el Ninguna
(Personal Docente y No
cliente] cliente]
Administrativo) Incorporada:
No
Propuesta:
Sí
5.2.1. Emisión de [A definir [A definir
Aprobada:
reportes de pagos Importante Alto por el por el Ninguna
No
para el personal cliente] cliente]
Incorporada:
No
Propuesta:
5.2.2. Evaluación
Sí [A definir [A definir
histórica del
Aprobada: Útil Medio por el por el Ninguna
desempeño de la
No cliente] cliente]
plana docente

Confidencial ©Colegio Particular Preuniversitario “Melvin Jones”, 2009 Página 13 de 14

Sistema Integral para la Gestión de Procesos “Tobogan” Versión: 0.9
Visión Fecha: 27/10/2008
Documento Visión

Incorporada:
No
Propuesta:
Sí
5.2.3. Ingreso de [A definir [A definir
Aprobada:
calificaciones al Útil Alto por el por el Ninguna
No
sistema vía Web cliente] cliente]
Incorporada:
No
Propuesta:
5.3. Gestión de Sí
[A definir [A definir
evaluación y Aprobada:
Útil Medio por el por el Ninguna
calificación de los No
cliente] cliente]
estudiantes Incorporada:
No
Propuesta:
Sí
[A definir [A definir
5.4. Administración Aprobada:
Útil Medio por el por el Ninguna
de cobranzas y pagos No
cliente] cliente]
Incorporada:
No

Confidencial ©Colegio Particular Preuniversitario “Melvin Jones”, 2009 Página 14 de 14