Caractersticas de um Congresso:

Tema: todo Congresso deve ter um tema e um lema. O tema o assunto ou aspecto do mesmo e se compe de uma ou mais palavras. Lema: o lema pode ser composto de uma frase ou uma expresso. Logotipo: o logotipo (desenho estereotipado) tem que combinar com o tema e o lema. Objetivos: todo congresso srio tem algum bom objetivo ou objetivos a serem alcanados; no se convoca um congresso para dar oportunidade de o pessoal passear! Projeto: para que o congresso alcance seus objetivos, a comisso organizadora tem que elaborar um projeto, levando em conta todos os aspectos aqui mencionados: objetivos, data, local, organizadores, conferencistas, participantes, apoio logstico, finanas... Data: o congresso envolve um grupo seleto de pessoas e deve ser de poucos dias. Periodicidade: um congresso pode acontecer anualmente ou a cada dois anos. Local do Congresso: o local deve prever auditrio, salas de reunies, refeitrio... A Comisso Organizadora deve prever os traslados aos locais do congresso e ao aeroporto ou estao rodoferroviria. O Congressista deve ser bem servido quanto sala de comunicao, com jornais, televiso, computador, internet, wireless, cantina... Comisso Organizadora Membros da Comisso: 1) Presidente do Congresso (durante o congresso deve estar presente em tempo integral); 2) Secretrio ou Cronista (tempo todo presente na sala do congresso para elaborar a ata do congresso); 3) Moderadores (coordenadores das sesses); 4) Conferencistas convidados; Um Congresso deve ter muitos participantes, no mnimo 300, de acordo com a representatividade por grupo de interesse ou por rea geogrfica. Quando o congresso no aberto para qualquer um, as vagas tm que ser bem distribudas. Estabelecer critrios quem deve e pode participar do congresso, evitando que pessoas despreparadas participem do congresso. Folder: informaes precisas sobre: data, local (acesso), quem deve participar como fazer a inscrio, taxa de inscrio, programao, patrocinador... O folder pode ser enviado por mala-direta ou por e-mail. Inscries: A ficha de inscries dever conter: nome completo do congressista; data de nascimento, endereo, fone residencial e comercial, cidade e estado (pas), entidade a que pertence funo ou cargo, endereo eletrnico... Esses dados no devem ser divulgados ao pblico. Finanas: o congresso tem que se auto-custear. Todas as despesas tm que ser custeadas pela taxa de inscrio e/ou pelo patrocinador. Gratificaes: todo palestrante deve ser gratificado ou remunerado; ainda que ele no tenha dito nada sobre seus custos operacionais, ele deve ser ressarcido de suas despesas de locomoo, hospedagem, alimentao, material necessrio para o evento, e um justo pro labore. Caso ele expresse que no necessita de remunerao financeira, ser-lhe- oferecida uma lembrana. Patrocnio: comum buscar uma ou mais empresas para patrocinar em parte ou todas as despesas do congresso. O nome do patrocinador dever constar no folder, na pasta, na caneta, na camiseta, no banner...

Conferencistas: devem utilizar a linguagem audiovisual, com os recursos de Datashow, PowerPoint, projees de vdeo, encenaes... Se for o caso, necessria a traduo simultnea para outras lnguas. Na sala das conferncias deve haver aparelhos de Datashow, notebook, microfones, aparelho de CD e DVD... O conferencista tem que ser visto e ouvido, jamais deve ficar sentado na hora de falar. Secretaria e Tesouraria: nesses locais que o congressista tratar de seus interesses pessoais: material, pasta, primeiros socorros, informaes, confirmao de voo, horrio de nibus... Hospedagem: Todo congressista, longe de sua residncia e da famlia traz carncias afetivas e emocionais; por isso, ele necessita ter suas necessidades vitais bem supridas para no se aborrecer e no ficar mal-humorado: refeies, quarto de dormir, telefone, cantina... Programa ou Temas das Conferncias: os temas devem ser originais e criativos e devem despertar interesse nos congressistas. Pela manh, so proferidas as Conferncias; tarde, fazem-se workshops. Num congresso, devem ser abordados assuntos genricos e no se deve descer a casos particulares. Os trabalhos-em-grupos tm que ser dirigidos por assistentes habilitados; os temas devem ser estudados por grupos de interesse dos congressistas. A noite pode ser reservada para alguma atividade cultural congnere ou de natureza local. Tambm importante deixar alguma noite livre para que o congressista escolha sua prpria programao. Auditrio ou Sala de Conferncias: deve ter boa iluminao, sonorizao, climatizao, visualizao, decorao... Crach de identificao: deve conter espao para o nome completo do Congressista, cidade de origem, pas, cargo, funo... Pasta: deve conter a programao completa, informaes ao congressista, caneta, folhas em branco, opes de restaurantes e turismo. Ata/Crnica: o secretrio ou cronista do congresso deve estar o tempo todo na mesa diretiva, digitando a sua ata/crnica no teclado de um notebook. Terminada a jornada, basta imprimir o texto e fazer fotocpias (ou enviar por e-mail) para os congressistas. E basta pegar uma cpia da ata/crnica e transform-la em notcia para a internet. Crnica humorstica: o que o congressista mais gosta! As caricaturas, charges e reclames bem-humorados sejam expostos em algum painel, no corredor do auditrio. Ou pode-se passar no Datashow. Site ON LINE opcional Certificado de Participao: nos congressos, se emite o Certificado de Participao, com validade para o curriculum vitae do participante. Isso deve ser providenciado durante o congresso e entregue ao participante antes de ele viajar de regresso. Lista dos Congressistas: na lista dos congressistas, devem constar o nome completo, entidade a que pertence, funo ou cargo, endereo eletrnico... Para isso, precisa preparar um formulrio com os campos acima mencionados para que cada congressista preencha a sua ficha na chegada ao congresso (independentemente da ficha de inscrio ao congresso) e depois, por essa ficha, a secretaria digitar a lista dos congressistas. Os nomes tm que ser colocados em ordem alfabtica. Durante o congresso, o congressista deve ter acesso lista para corrigir eventuais erros dos seus dados. Celebraes Litrgicas: em ambiente eclesial, muito importantes! Confraternizao: todo ambiente de pessoas que se encontram pela primeira vez, produz emoes; os congressistas querem dialogar, tirar fotos, trocar presentes. Por isso, so importantes as horas de lazer, com passeio turstico, cocktail, jantar, visitas, troca de regalos. Eventos paralelos: o congresso pode ser enriquecido com amostras, painis, exposies, danas, msicas, teatros, shows...