Barreras de la Comunicacin.

Son aquellos elementos que alteran los cdigos del mensaje que provocan una tergiversacin en la intencionalidad del mismo y con ello una la obtencin de una respuesta del receptor diferente a la esperada

Las barreras o interferencias pueden estar:

En el contexto en que se emite el mensaje. En el soporte en que se es trasmitido el mensaje. En los propios cdigos con que est elaborado el mensaje, que pueden no ser compatibles con el receptor. Las barreras de la comunicacin son aspectos que pueden impedir u ocasionar dificultad

en la comunicacin, ya sea por la falta de inters, distracciones (ruidos externos, fatiga) vocabulario limitado, transmisin del mensaje es dificultoso, anticipacin de respuestas, etc.

Existen tres tipos de categoras, que se presentan como barreras en una comunicacin efectiva: AMBIENTALES: Estas son las que nos rodean, son impersonales, y tienen un efecto negativo en la comunicacin, puede ser incomodidad fsica (calor en la sala, una silla incomoda, etc.) distracciones visuales, interrupciones, y ruidos (timbre, telfono, alguien con tos, ruidos de construccin.) VERBALES: Estas son la forma de hablar, que se interponen en la comunicacin. Por ejemplo personas que hablan muy rpido y poco claro, o aquellos que no saben escuchar bien, sin prestar atencin. INTERPERSONALES: Es el asunto entre dos personas, que tienen efecto negativo en la comunicacin mutua. Estas barreras interpersonales ms comunes, son las suposiciones* incorrectas, y las percepciones.

Si bien, la comunicacin es el proceso de transmitir ideas o smbolos entre dos o ms sujetos que tienen un significado comn para ambos y llevan a una reaccin. Durante este proceso pueden presentarse obstculos que dificultan una comunicacin eficiente, por eso es necesario conocerlos y as poder evitarlos en la mejor manera posible.

Dichos obstculos pueden ser:

* Barreras semnticas: Una palabra puede ser interpretada de diferente manera dependiendo el uso que se le d o la regin de donde provengan las personas. Es por eso que se vuelve un obstculo en la comunicacin.

* Barreras fsicas: Estos obstculos estn en el medio ambiente, luz, ruido, distancia, son cosas ajenas a los comunicadores que sin embargo afectan en el proceso.

* Barreras fisiolgicas: Estas barreras consisten en defectos fisiolgicos del emisor o del receptor, deficiencia del habla, problemas auditivos, etc.

* Barreras psicolgicas: Nuestro estado de nimo tambin llega a alterar un mensaje, el que estemos tristes, felices, etc. puede hacernos rechazar o malinterpretar lo que escuchamos, leemos o vemos.

* Barreras filosficas: Estas consisten en la diferencia interpretar y comprender varias situaciones entre emisor y receptor, un ejemplo puede ser el no acuerdo de si una situacin es buena o es mala.

* Barreras culturales: Cuando una persona es ms culta que otra a veces se crean barreras por la diferencia de conocimientos, sobre todo al usar trminos tcnicos que alguien desconoce.

Como Evitar las Barreras de Comunicacin.

Para superar las barreras en las comunicaciones, los especialistas recomiendan, entre otras cosas, lo siguiente: Enviar mensajes claros, comprensibles, que se adecuen a las posibilidades del receptor. Utilizar expresiones que "faciliten " la comunicacin y evitar las que la "obstruyen". Mantener la congruencia entre el lenguaje verbal y el no verbal. Asumir una actitud de empata con el interlocutor. "Ponerse" en el lugar del otro. Escuchar con atencin. (Escucha activa) Aclarar las diferencias en las percepciones. Utilizar la retroalimentacin, para verificar la comprensin adecuada. Eliminar o evitar los ruidos o interferencias. Evitar los prejuicios, tratar de dejarlos a un lado. Controlar las emociones que puedan perjudicar las comunicaciones.

Barreras de Comunicacin en la Organizacin.

Quizs no sea sorprendente que los administradores se refieran frecuentemente a las fallas de la comunicacin como uno de sus problemas ms importantes. Sin embargo, los problemas de la comunicacin suele ser sntomas de problemas ms profundos. Por ejemplo, una planeacin deficiente puede ser causa de incertidumbres en la direccin que sigue una empresa. Asimismo una estructura organizacional deficientemente diseada bien pude no comunicar claramente las relaciones organizacionales. Vegas normas de desempeo pueden provocar que los administradores se sientan inseguros respecto de lo que se espera de ellos. As, el administrador perceptivo buscara las causas de los problemas de comunicacin en lugar de limitarse a combatir los sntomas. Las barreras a la comunicacin pueden estar presentes en el emisor, la transmisin del mensaje, el receptor o la retroalimentacin.

Algunas de las barreras frecuentes en la comunicacin organizacional puede darse por: FALTA DE PLANEACION: Es infrecuente que la buena comunicacin sea obra de del azar. Muy a menudo la gente habla y escribe sin antes pensar, planear y formular el propsito de su mensaje. No obstante, establecer las razones de una instruccin, seleccionar el canal ms apropiado y elegir el momento adecuado son acciones que pueden favorecer enormemente la comprensin y reducir la resistencia al cambio. SUPUESTOS CONFUSOS: A pesar de su gran importancia, suelen pasarse por alto los supuestos no comunicados en los que se be un mensaje. Por poner un ejemplo, un cliente le enva a un proveedor una nota en la que le informa que visitara su planta. El cliente puede suponer por ese solo hecho que el proveedor lo recibir en el aeropuerto, le reservara una habitacin en un hotel, resolver sus necesidades de transporte y preparara una revisin detallada del programa en la planta. Pero, por su parte el proveedor puede suponer que el principal motivo de la visita del cliente a la ciudad es asistir a una boda, por lo tanto, har una visita rutinaria a la planta. Estos supuestos no aclarados por ambas partes pueden resultar en confusin y prdida de la buena voluntad. DISTORSION SEMANTICA: Otra barrera a la comunicacin efectiva es la distorsin semntica, la cual pude ser deliberada u occidental. El anuncio de que vendemos por menos es deliberadamente ambiguo; suscita la pregunta: menos de que? Las palabras pueden provocar reacciones distintas. Para algunas personas el trmino gobierno puede significar inferencia o gasto deficitario. Pero para otras puede significar ayuda, trato igual y justicia. MENSAJE DEFICIENTEMENTE EXPRESADOS: Aun siendo claras las ideas del emisor de la comunicacin, su mensaje puede sentir palabras mal elegidas, omisiones incoherencia, mala organizaron, oraciones torpemente estructuradas, obviedad es, jerga innecesaria y falta de claridad respecto de sus implicaciones. Esta falta de claridad y

precisin, que puede ser costosa, se puede evitar si se pone ms cuidado en la codificacin del mensaje. PERDIDA POR TRANSMISION Y DEFICIENTE RETENCION: Un mensaje que debe ser transferido en una serie de transmisiones de una persona a la siguiente se vuelve cada vez ms impreciso. La deficiente retencin de informacin es tambin otro problema serio, as, la necesidad de repetir el menaje y de emplear varios canales resulta obvia. Por lo tanto, en las compaas suele usarse ms de un canal para comunicar el mismo mensaje. ESCUCHA DEFICIENTE Y EVALUACION PREMATURA: Son muchos los buenos conversadores pero pocos los que saben escuchar. Todos hemos conocido a personas que intervienen en una conversacin con comentarios sin relacin con el tema. Una de las razones de ello es que quiz pretenden resolver sus problemas en lugar de poner atencin a la conversacin. Escuchar exige total atencin y autodisciplina. Requiere asimismo que el escucha evite la evaluacin prematura de lo que dice la otra persona. Es comn la tendencia a juzgar, a probar o reprobar lo que se dice, en vez de hacer un esfuerzo por comprender el marco de referencia del hablante. En cambio, escuchar sin hacer juicios precipitados puede hacer ms eficaz y eficiente la experiencia. Escuchar con simpata por ejemplo, puede dar como resultado mejores relaciones laborales y mayor compresin entre administradores. Escuchar con empata puede reducir algunas de las frustraciones diarias en las empresas y resultar en una mejor comunicacin. COMUNICACIN IMPERSONAL: La comunicacin eficaz es ms que sencillamente trasmitir informacin a los empleados, requiere de contactos frente a frente en condiciones de apertura y confianza. En siguiente recuadro de perspectiva internacional ilustra cuan fcil es dejar de lado esta simple pero eficaz tcnica de comunicacin. Como lo indica el contenido de este recuadro de perspectiva internacional, para una verdadera mejora de la comunicacin no suele requerirse costosos y sofisticados medios de comunicacin, sino la disposicin de los superiores a participar de la comunicacin frente a frente. Tales reuniones informales, sin muestras de categoras, ni imposicin de autoridad formal,

pueden resultar amenazadoras para un alto ejecutivo, pero los riesgos implicados son pocos frente a los beneficios que puede ofrecer una buena comunicacin. DESCONFIANZA AMENAZA Y TERMOR: La desconfianza, la amenaza y el temor minan la comunicacin. En un ambiente en el que estn presentes estos factores, todo mensaje ser visto con escepticismo. La desconfianza puede ser producto de incongruencias en la conducta del superior, o de anteriores experiencias en las que el subordinado fue castigado por haberle transmitido honestamente a su jefe informacin desfavorable pero verdica. De igual modo, ante la presencia de amenazas la gente tiende a replegarse, a adoptar una actitud defensiva y distorsionar la informacin. Lo que se necesita es entonces un ambiente de confianza, el cual facilita la comunicacin abierta y honesta. PERIODO INSUFICIENTE PARA LA ADAPTACION AL CAMBIO: El propsito de la comunicacin es efectuar cambios que pueden afectar seriamente a los empleados: cambios en el horario, lugar, tipo y orden de trabajo, en las disposiciones grupales o en las habilidades por emplear. Algunas comunicaciones apuntan a la necesidad de capacitacin adicional, ajustes profesionales o adecuaciones de categora. Los cambios afectan a las personas de diferente persona, de diferente manera, de modo que puede tomar cierto tiempo, reflexionar en el pleno significado de un mensaje. SOBRE CARGA DE INFORMACION: Cada individuo responde a la sobre carga de informacin de distinta manera. Primeramente, puede desestimar cierta informacin. Una persona que recibe excesiva correspondencia puede ignorar cartas que debera responder. En segundo trmino, si un individuo se ve abrumado por cierta informacin puede cometer errores al procesarla. En tercero, las personas pueden demorar el procesamiento de informacin ya sea permanentemente o con la intencin de ponerse al da con el futuro. En cuarto, la gente puede filtrar informacin. La filtracin puede ser til cuando se procesa primero la informacin ms urgente e importante y se concede por lo tanto menor prioridad a mensajes menos importantes. Pero cabe la posibilidad de que primero se presente

atencin a asuntos fciles de manejar y de que se ignoren mensajes ms difciles y quiz decisivos. OTRAS BARRERAS A LA COMUNICACIN: En el caso de la percepcin selectiva los individuos tienden a perseguir lo que esperan percibir en la comunicacin esto significa que oyen lo que quieren or e ignoran otra informacin relevante. La influencia de la actitud, la predisposicin actuar o no actuar de cierta manera, se trata de una postura mental respeto de un hecho o situacin. Es obvio que si la gente ya se ha formado determinada opinin, no podr escuchar objetivamente lo que se le diga. Las diferencias de categora y poder entre el emisor y receptor de la informacin asimismo, cuando la informacin debe atravesar varios niveles de la jerarqua organizacional tienden a sufrir distorsiones.

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIN

La eficacia de la comunicacin es responsabilidad de todos los medios de la informacin, tanto administradores como empleados en general, los cuales persiguen un propsito en comn. El grado de eficacia de la comunicacin puede evaluarse conforme a los resultados esperados. Las siguientes sugerencias pueden contribuir a derivar las barreras a la comunicacin: Los emisores de mensajes deben concebir claramente lo que desean comunicar. Esto significa que uno de los primeros pasos de la comunicacin es aclarar el propsito del mensaje y trazar un plan para la consecucin propuesto. Para que la comunicacin sea eficaz es preciso que la codificacin y la descodificacin se realicen con smbolos familiares tanto para el emisor como para el receptor del mensaje. As como el administrador debe evitar la jerga tcnica y necesaria, inteligible solo para los expertos en su campo. La planeacin de la comunicacin no debe hacerse en el vaci. Por el contrario, se debe consultar a otras personas y alentar su participacin en la recoleccin de datos, anlisis del mensaje y seleccin de los medios apropiados. Un administrador por ejemplo, puede

pedirle a un colega que lea un memorando importante antes de que se le distribuya en la organizacin. El contenido del mensaje debe ser acorde con el nivel de conocimientos de sus destinatarios y con el ambiente organizacional. Es importante considerar las necesidades de los receptores de la informacin. Siempre que resulte apropiado hacerlo, se debe comunicar algo que sea valioso para ellos, tanto a corto plazo como en un futuro ms lejano. Es probable que los empleados acepten ms fcilmente acciones impopulares que abran de afectarles a corto plazo si en realidad les benefician a largo plazo. Reducir la semana laboral por ejemplo, pude resultar ms aceptable si se hace notar que esta accin fortalecer a largo plazo la posicin competitiva de la compaa y evitara despidos. Hay un proverbio que dice que el tono hace la msica. De igual manera, en la comunicacin el tono de voz, las palabras elegidas y la congruencia entre lo que se dice y el modo en el que se le dice influyen en las reacciones del receptor del mensaje. Si un administrador autocrtico les ordena a los supervisores bajo su mando que pongan en prctica una administracin participativa, creara un vaco de credibilidad difcil de llenar. Con demasiada frecuencia se transmite informacin sin comunicacin, dado que la comunicacin solo es completa cuando el mensaje es comprendido por el receptor. Es imposible saber si la comunicacin a sido comprendida si el emisor no recibe retroalimentacin. Esto se logra haciendo preguntas solicitando la contestacin a una carta y alentando a los receptores a exponer sus reacciones al mensaje. La funcin d la comunicacin no se reduce a transmitir informacin. Tambin tiene que ver con las emociones, las cuales son muy importantes en las relaciones interpersonales entre superiores, subordinados colegas en una organizacin. A dems, la comunicacin es vital para crear condiciones en las que las personas se sientan motivadas a trabajar a favor de las metas de la empresa al tiempo en que cumplen sus propsitos individuales. Otra funcin de la comunicacin es el control. La comunicacin eficaz es responsabilidad no solo del emisor, sino tambin del receptor de la informacin. Por lo tanto, escuchar es un aspecto que precisa de comentarios adicionales.