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GENERALIDADES DE ADMINISTRACIN Estructura de la Organizacin Las actividades que surgen en las organizaciones son muchas, lo cual obliga a aplicar

los principios de la administracin moderna, estas actividades las podemos mencionar tales como son: comprar materia prima, llevar cuentas, planeacin del trabajo, manejo del recurso humano y su salud ocupacional, produccin y venta de los productos, la prestacin de servicios y atencin al cliente; tambin se debe estar pendiente del mantenimiento de equipos, la seguridad hacia el interior y exterior de la empresa y el manejo efectivo de los recursos monetarios que tendr a su disposicin. La estructura de toda empresa se obtendr de acuerdo a la ptima clasificacin que requiera, que se pueden agrupar generalmente en cuatro grandes reas funcionales como son: El rea de Produccin El rea Administrativa y Financiera El rea de Recursos Humanos El rea de Mercadeo y Ventas

Concepto de Organigrama: El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la descripcin de las unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales formales de comunicacin

Segn el concepto de organigrama, este muestra: Un elemento (figuras) La estructura de la organizacin Los aspectos ms importantes de la organizacin Las funciones Las relaciones entre las unidades estructurales

Los puestos de mayor y aun los de menor importancia Las comunicaciones y sus vas Las vas de supervisin Los niveles y los estratos jerrquicos Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin Las unidades de categora especial

El organigrama tiene alcances mayores y otros propsitos, por ejemplo, para relaciones publicas, para formacin de personal, fiscalizacin e inspeccin de la organizacin, evaluacin de la estructura, reorganizacin, evaluacin de cargos, entre otros

Objeto del OrganigramaEl organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran grficamente las funciones departamentos o posiciones de la organizacin y cmo estn relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que estn conectadas unas a otras mediante lneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de comunicacin. 10.3 Finalidad del OrganigramaUn organigrama es el instrumento que proporciona la representacin grfica de los aspectos fundamentales de una organizacin, y permite entender un esquema general, as como el grado de diferenciacin e integracin funcional de los elementos que lo componen. En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una organizacin, sus relaciones, las caractersticas de la dependencia o entidad y sus funciones bsicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas: - Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de informacin. - Indican la relacin de jerarqua que guardan entre s los principales rganos que integran una dependencia o entidad. - Facilitan al personal el conocimiento

de su ubicacin y relaciones dentro de la organizacin. - Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, mltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisin y control. - Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos niveles jerrquicos. - Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin. - Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando: - Los cargos existentes en la compaa. - Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. - Como la autoridad se le asigna a los mismos. 10.4 Funciones: Para la ciencia de la administracin: Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones. Para el rea de organizacin y sistema: Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin. Para el rea de administracin de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal. Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos. 10.5 Ventajas de los OrganigramasEl uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes: Obliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener, 1959) Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin (Leener op. Cit) Muestra quin depende de quin (Leener op. cit) Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles (Leener op. cit) Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de

informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa (Leener op. cit) Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen (Melinkoff, 1990) Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organizacin (Melinkoff op. cit) 10.6 Desventajas de los organigramas: No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son: Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin. No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sera posible construirlo con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de Gerente,administrador,recursos humanosGerente de Produccin o de Fabricacin Gerente de Administracin, de Finanzas o Econmico- Financiero Gerente de Ventas o Comercial Gerente de Personal o de RRHH Gerente de Marketing

Y ya, en menor medida, aunque pueden existir puntualmente otras denominaciones: Gerente de Proyectos Gerente de Ingeniera Gerente de ComprasEn las empresas, como organizaciones de personas, es de gran importancia crear estructuras de desarrollo organizacional (DO) que faciliten la coordinacin de las actividades y el control de las acciones de todos sus integrantes. Cada decisin, proyecto y programa que se asume y se ponga en prctica, debe ser siempre el adecuado, que permita a la empresa imponer sus polticas, procedimientos y reglas, de modo que el accionar de la organizacin se acercar lo ms posible a sus objetivos y metas, los cuales deben ser claros y precisos. Un estudio constante de estos nos asegura el xito antes de ponerlos en prctica, de tal manera, que no nos enfrentemos a sorpresasEl desarrolloorganizacional (DO) surge a finales de los aos

cincuenta y principios de los sesenta como una estrategia singular para mejorar la organizacin, este surgimiento est basado en los descubrimientos de la dinmica de grupo y en la teora y la prctica relacionadas con el cambio planificado, el (DO) ha evolucionado hasta convertirse en una estructura integrada de teoras y prcticas capaces de resolver o ayudar a resolver la mayor parte de los problemas importantes a los que enfrenta el lado humano de las organizaciones.El propsito del desarrollo organizacional trata de las personas y las organizaciones, y de las personas en las organizaciones y de cmo funcionan; tambin del cambio planificado, es decir, de lograr que los individuos, los equipos y las organizaciones funcionen mejor. La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma ptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificacin. Elementos de la organizacin: (requerimientos) Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos. Tiene que haber una clara definicin de los deberes, derechos y actividad de cada persona. Se tiene que fijar el rea de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas. Saber cmo y dnde obtener la informacin necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber donde conseguir la informacin y le debe ser facilitada. Estructura organizativa formal Caractersticas Especializacin: forma segn la cual se divide el trabajo en tareas ms simples y cmo estas son agrupadas en unidades organizativas. Coordinacin y reas de mando: hay determinados grupos bajo el mando de un supervisor. Formalizacin: grado de estandarizacin de las actividades y la existencia de normas, procedimientos escritos y la burocratizacin. Factores que determinan como es una estructura organizativa formal:1. Tamao: empresa grande:

+ complejidad + burocracia / estructura organizativa ms compleja.

+ especializacin 2. Tecnologa: la tecnologa condiciona el comportamiento humano como la propia estructura organizativa. 3. Entorno sectorial y social: no es lo mismo una empresa que est en el sector agrario que en el industrial, si la empresa est en un sector ms simple la estructura es ms simple. Definicin de Estructura Organizativa

Entendemos por estructuras organizacionales como los diferentes patrones de diseo para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que mas se acomode a sus prioridades y necesidades (es decir, la estructura deber acoplarse y responder a la planeacin), adems Debe reflejar la situacin de la organizacin por ejemplo, su edad, tamao, tipo de sistema de produccin el grado en que su entorno es complejo y dinmico, etc.Funciones Del Organigrama

Para la ciencia de la administracin:

Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizacionesPara el rea de organizacin y sistema:

Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de

organizacin.

Para el rea de administracin de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal.

Y en forma general sirve para:

Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin.

Comunicar la estructura organizativa.

Reflejar los cambios organizativos.VentajasObliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener, 1959) * Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin (Leener op. Cit) * Muestra quin depende de quin (Leener op. cit) * Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles (Leener op. cit) * Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al

pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa (Leener op. cit) * Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen (Melinkoff, 1990) * Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organizacin (Melinkoff op. cit)2. Segn la forma y disposicin geomtrica de los organigramas, estos pueden ser:

a. Verticales (tipo clsico): representa con toda facilidad una pirmide jerrquica, ya que las unidades se desplazan, segn su jerarqua, de arriba abajo en una graduacin jerrquica descendente.

b. Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribucin de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden tambin colocarse las figuras geomtricas

c. Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino lneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una lnea sale en sentido vertical de una lnea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima. d. Organigrama circular o concntrico: Los niveles jerrquicos se muestran mediante crculos concntricos en una distribucin de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la practica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinacin que traducen los organigramas verticales.El organigrama es un instrumento metodolgico de la ciencia administrativa. Este tiene una virtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de una organizacin; y por otra parte trae desventajas que esa estructura de

adecue a algo escrito y no a lo que es en realidad.

El organigrama es el resultado de la creacin de la estructura de una organizacin la cual hay que representar. Estos muestran los niveles jerrquicos existentes en una empresa u organizacin.Entre la ventaja ms resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quien y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se integra la organizacin.As como existen mltiples factores positivos, tambin se detallan las desventajas, considerndose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la organizacin como era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organizacin lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.La jerarqua constituye un principio bsico de la organizacin y tambin lo es de la direccinSon los diferentes niveles que se establecen en una empresa con el objetivo de el personal conozca | ||||| | En tu escuela hay un director un subdirector un coordinador maestro de distintos grados de distintas materias

tu papa tu mama tu hermano mayor tu hermana menor tus tias ,a buelos primos La estructura comprende a las personas que trabajan en esa empresa y como se distribuyen las tareas y responsabilidades dentro de ese grupo de personas. La

herramienta bsica que refleja la estructura organizacional de una empresa es el organigrama. En el organigrama constan las distintas reas en que se divide la empresa y los cargos que las componen, tambin puede contener las identidades de los ocupantes de dichos cargos. No hay que confundir organigrama con estructura organizacional, dado que el primero es una herramienta para entender a la segunda. Esto se ve claramente cuando, por ejemplo, se crea un puesto nuevo en una determinada rea y esto no se refleja en el organigrama Captulo 6: Sistemas organizacionales y estructuras administrativas (2) Enlaces patrocinados Empresa Familiar Todo sobre Empresas Familiares Pymes Familias Sucesin Blogs www.laempresafamiliar.com

Henry Fayoll fue quien determin que: " nadie es tan eficiente que puede hacerlo todo, hacerlo bien, sin cansarse y por siempre". De all que nace la necesidad de dividir las tareas en tareas menores y secuenciales (Principio de la divisin del trabajo), y la necesidad de asignar a personas diferentes para que realicen dichas tareas (Principio de la Delegacin de responsabilidades). Luego que en una empresa se hayan tomado los dos pasos anteriores, se crea la necesidad de organizar a las personas para que trabajen coordinadamente, de manera tal que algunos decidan lo que hay que hacer, otros lo hagan y terceros les supervisen. Cuando esta estructuracin organizacional esta funcionando se puede decir que en la empresa existe un "Organigrama", vale decir, una estructuracin jerrquica, que se crea con fines de organizar y facilitar el trabajo que nos llevar a lograr las metas de la empresa. El organigrama de una empresa: niveles

De acuerdo a como lo definamos en prrafos anteriores, cada persona en la empresa ocupa una posicin determinada desde la cual efecta ciertas tareas y ejerce ciertos efectos sobre los resultados. Cuando esta persona trabaja coordinadamente con otras de funciones similares, se dice que estamos frente a ciertos "niveles" de estructuracin jerrquica dentro de dicha empresa. Bsicamente en cualquier empresa tipo, existen cuatro niveles jerrquicos que la componen, y ellos son: 01) Nivel de direccin: compuesto por directores, socios, accionistas, propietarios, segn el tipo de empresa que sea y la estructuracin directiva que la componga. A ellos les corresponde fijar las metas de la empresa, establecer las directivas, las reglas internas de funcionamiento, las normas y los procedimientos administrativos. 02) Nivel de administracin: compuesta por gerencia general, gerencias de departamentos, administradores, asesores, etc. Es su responsabilidad, llevar a la empresa hacia el logro de los objetivos de la misma, segn las indicaciones y directivas emanadas del nivel de direccin, a la vez que dirigen y controlan el trabajo de los niveles inferiores dentro de la escala jerrquica. 03) Nivel de mandos medios: compuesto por ejecutivos, jefes de departamentos, capataces, jefes de planta, etc. Ellos desempean tareas tanto a nivel de ejecucin, como a nivel de toma de decisiones para la gestin empresarial. Ser su responsabilidad el asegurarse que se "ejecuten" las tareas que se deben efectuar en el da a da, para que al final se logren los objetivos establecidos por la direccin de la empresa. 04) Nivel de personal en general: compuesto por todo el personal de la empresa en sus diferentes departamentos: funcionarios administrativos, contables de comercializacin, de finanzas, de administracin, de planta, de produccin, de servicios, etc. Ellos son responsables de ejecutar todas las tareas que hacen funcionar a la empresa Por lo tanto cuando la direccin sabe lo que quiere para la empresa, la administracin es capaz de interpretarla correctamente y canaliza las tareas y responsabilidades por los

canales jerrquicos correspondientes. Los mandos medios hacen que la tareas se ejecuten y el personal hace lo que se le indica, de la manera apropiada y como se espera que se haga. Entonces los resultados llegan de manera natural y las metas de la empresa se logran con excelentes resultados.

El puesto de trabajo: El elemento bsico de un organigrama empresarial, es el "puesto de trabajo", vale decir, la ubicacin dentro del esquema administrativo por medio del cual una persona desempea una funcin, cumple un rol, y efecta tareas dirigidas al logro de ciertas metas. El puesto de trabajo es en realidad un concepto fundamental en los sistemas organizacionales. La razn por la cual se crea es consecuencia de la necesidad que tiene la empresa de delegar en alguien la responsabilidad de que ciertas tareas se hagan. Pero que se hagan por personas idneas y preparadas para ser eficientes en esa labor. La caracterstica primordial de un puesto de trabajo est ocupado por personas. Las cuales tienen sus caractersticas que le son propias, y que por lo tanto cumplen con un rol. No slo de usuario del puesto sino que cumplen con un rol que les exige el puesto, y que requiere que la persona desarrolle ciertas cualidades, en las reas de creatividad, iniciativa, inteligencia, capacitacin, etc. Dentro del concepto puesto de trabajo, debemos incluir otros conceptos que nos ayudan a entenderlo y a actuar solventemente dentro de el. Estos conceptos son el perfil del puesto y el concepto de rol. El perfil del puesto de trabajo para los fines de este curso, digamos que se entiende por perfil del puesto, a las "caractersticas" del puesto, a las "responsabilidades" que conlleva dicho puesto, a los "lmites de funcionamiento" dentro del puesto, y a las "reas de desenvolvimiento" del puesto de trabajo. - Se entiende por caractersticas, a las tareas especficas asignadas al puesto. - Se entiende por responsabilidades, a lo que se espera que se realice a travs del

puesto de trabajo. - Se entiende por lmites de funcionamiento, a todo lo que se permite hacer con el puesto de trabajo, y en su defecto, a todo lo que no est permitido hacerse desde el mismo. Se entiende por reas de desenvolvimiento, a la ubicacin del puesto de trabajo dentro del organigrama de la empresa, a cuales son las relaciones del mismo con los dems puestos dentro de la empresa, y a quien se rinde informe en relacin con la gestin que se efecta a travs del puesto de trabajo El concepto del rol: cuando hablamos del rol, nos referimos al " papel" o "funcin" de la persona que ocupa dicho puesto de trabajo, y por lo tanto nos referimos al conjunto de "caractersticas personales" del individuo, ms la relacin que ste tendr con las "normas o reglas" por las cuales se maneja durante el desempeo de sus funciones laborales. Por todo lo dicho anteriormente, es indispensable como administrador de su propia empresa, siempre que contrate a alguien o delegue en alguien cierto nivel de responsabilidad, es necesario que le indique claramente estos conceptos que a continuacin se enumeran: - cual es su puesto de trabajo - que posicin ocupa en el organigrama de la empresa - a quien rinde cuentas de su gestin - que responsabilidades tendr - que se espera que haga desde su puesto de trabajo -a quien recurrir en caso de ayuda

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