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IMPLEMENTACIN DE LA OFICINA DE AUDITORA INTERNA EN UNA EMPRESA PRIVADA Y EN UN ORGANISMO PBLICO

I. IMPLANTACIN DE LA OFICINA DE AUDITORA INTERNA EN EL SECTOR PRIVADO 1. Estructura Del Departamento De Auditora Interna Introduccin Esta estructura juega un papel importante para la utilizacin de los servicios de auditores internos por instituciones privadas y pblicas, la funcin de auditora interna, en casi todas las organizaciones, est adquiriendo un papel mayor de reconocimiento y responsabilidad. El reconocimiento de la eficacia y el potencial de la Auditora Interna ha elevado al auditor a un rango responsable e independiente en la escala jerrquica de la divisin de funciones.
HONORABLE CONSEJO UNIVERSITARIO

RECTOR

DIRECTOR DE AUDITOR

SECRETARIA

SUPERVISOR

AUDITOR INTERNO

AUDITOR INTERNO

AUDITOR INTERNO

AUDITOR JUNIOR

2. Papel relevante de la auditora interna La auditora Interna juega un papel relevante debido a: La creciente complejidad de los mtodos contables, administrativos y de operacin. El cambio acelerado en las disposiciones legales que rigen la auditora. Los acontecimientos polticos y sociales que repercuten en la economa de las

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organizaciones. La posicin del departamento debe ser relevante para asegurar un amplio margen de cobertura y asegurar acciones efectivas y recomendaciones de auditoras seguras. Debe estar en los primeros niveles de la organizacin, para que permita asegurar un amplio margen de cobertura. Caso contrario si se ubicara en el tercer o cuarto nivel, ya que no tendra la ascendencia suficiente para auditar, ser aceptado y respetado.

3. Ubicacin del departamento de auditora interna A mayor nivel jerrquico, mayor peso tiene en la organizacin y mayor respeto y autoridad encontrara sobre los hallazgos u observaciones y aceptacin a las recomendaciones o sugerencias. El departamento puede reportar a diferentes niveles pero siempre ser dependiendo de la empresa, su tamao y necesidades.

4. Grupos a quien sirve y a quienes les sirve Los miembros a quienes sirve la auditora interna incluyen a la direccin y al consejo de administracin. Tiene la responsabilidad ante ambos de proporcionarle informacin acerca de lo adecuado y eficiente que es apropiado a la organizacin, su sistema de control interno y la calidad de ejecucin. 5. El Manual de Organizacin como fuente de autoridad El departamento de auditora interna forma parte integrante de la organizacin y funciona bajo las polticas establecidas por la direccin y el consejo de administracin. El propsito de de autoridad y responsabilidad; aprobado por el consejo de administracin, debe estar acorde con los estndares para la prctica profesional de la auditora interna. Establecidos.

6. Cuadro de responsabilidad de autoridad Por recomendacin del presidente y con aprobacin del Comit de Auditora del Consejo de Administracin se ha desarrollado el siguiente cuadro de responsabilidades.

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a) Estndares Se espera que el departamento de Auditora Interna, mantenga altos estndares profesionales de conformidad con los estndares emitidos por los diferentes rganos. b) Alcance El departamento de Auditora Interna deba examinar y evaluar la adecuacin y la eficiencia del control interno de la organizacin. Incluye la revisin de las polticas, procedimientos y ordenamientos legales; la salvaguarda de activos, el econmico y eficiente uso de recursos y el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos. c) Acceso a registros El departamento tendr acceso a todos los registros, propiedades y personal de la organizacin matriz y de todas sus afiliadas. d) Independencia Por estructura organizacional, relaciones y asignaciones se requiere que el auditor interno, mantenga la objetividad con respecto a otras reas sujetas a su revisin. El presupuesto, plan anual y estructura organizacional sern revisados por el comit de auditora. 7. Recursos humanos a) Director de auditora. Dirigir a sus subordinados en el desempeo de sus funciones de auditora interna, que incluye la planeacin, coordinacin y direccin de sus actividades. Universidad Nacional de Trujillo

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b) Gerente de auditora. Asistir al director en el cumplimiento de sus obligaciones, cubrir sus ausencias sobre base rotatoria entre los gerentes de auditora. c) Supervisor de auditora. Supervisar el cumplimiento de dos o ms auditoras en que concurra. d) Encargado de auditora. Planea y conduce auditoras a las unidades administrativas y actividades de la organizacin y acta como lder frente al grupo de auditores. e) Auditor auxiliar. Asistir al encargado de la auditora interna en la planeacin del trabajo y en el desarrollo del enfoque aplicado a la auditora. 8. Reportes REPORTANDO AL CONSEJO DE ADMINISTRACION La funcin de auditora debe ser planeada y dentro de esa planeacin e intervencin en asuntos emergentes que tal vez no fueron incorporados de manera especfica dentro del programa de auditora. El jefe por su experiencia, capacidad y libertad puede decidir una intervencin sin necesidad de que se autorice y al esperar desaproveche la oportunidad en la toma de decisiones. REPORTANDO A LA DIRECCION GENERAL Este puede y debe ser el enfoque por excelencia de ubicacin en la organizacin del departamento de auditora interna en la entidad. El principal responsable en y por una entidad u organizacin es el director general o gerente general habr de responder por ella ante los accionistas, sus accionistas, su consejo de administracin, fisco, personal. El jefe de Auditora Interna proveer al director general de un aspecto esencial: la informacin.

9. Caso Prctico IMPLEMENTACION DE OFICINA DE AUDITORA INTERNA EN LA EMPRESA FARM GENERALES SAC Ubicacin del departamento de auditora interna en la empresa Es poltica de esta compaa proporcionar una organizacin de auditora interna, para que el personal administrativo de todos los niveles pueda acceder a la

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informacin que le permita controlar las operaciones por las que es responsable. La oficina de auditora interna est encargada de la funcin de auditora y se cerciorara de que: a) Se analicen las organizaciones dentro de la empresa a intervalos adecuados, a fin de determinar si llevan a cabo eficazmente sus funciones de planificacin, contabilidad, custodia y control conforme con las instrucciones, polticas y procedimientos de la administracin; y de manera compatible con los objetivos de la compaa. b) Se comuniquen de inmediato los resultados de los exmenes practicados por los auditores, las opiniones a que hayan llegado y las recomendaciones que formulen a los miembros de la administracin que deben tomar medidas apropiadas. c) Se evalen los planes o medidas adoptadas para corregir condiciones denunciadas para cumplir satisfactoriamente con los objetivos de la auditora, y si las disposiciones tomadas se consideran insatisfactorias se aseguraran de seguir tratando la cuestin para lograr resultados satisfactorios. El jefe de la unidad de auditora y su personal tendrn pleno acceso, libre e irrestricto, a todas las actividades, archivos, propiedad y personal de la compaa. El gerente de la dependencia operativa est encargado de comprobar que se planeen o adopten medidas correctivas de las condiciones deficientes denunciadas dentro de los 30 das de recibido un informe que revele tales condiciones. Toda empresa al establecer una oficina de auditora interna debe considerar dos aspectos importantes: Que debe garantizarse su independencia y que debe colocarse en un nivel que confirme el respaldo de la administracin. Una manera como la administracin superior confirma su apoyo decidido a esta funcin, lo revela el lugar que se le asigne en la organizacin. Para ubicar a la oficina de auditora interna se tiene en cuenta 2 cosas: 1. Ubicarlo como rgano de apoyo despus de la Junta de Accionistas: Es la ubicacin ms ptima para el desempeo de sus funciones. 2. Ubicarlo como rgano de apoyo despus de la Gerencia: Restringe el desempeo de sus funciones, entre ellas le resultara un tanto molesto y temerario el momento de auditar a la Gerencia. En el caso de la empresa en estudio la unidad de auditora interna est en su ptima ubicacin como se puede observar en el siguiente organigrama:

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Auditoria Interna

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Organizacin de la oficina de auditora interna El primer requisito de la organizacin de la funcin de auditora interna misma consiste en cerciorarse de disearla de modo que cumpla las metas y objetivos de la empresa en materia de auditora. El factor ms importante para la satisfaccin de dicho propsito consiste en la preparacin de un personal auditor interno bien capacitado y eminentemente profesional. Entre el personal de auditora tpico de hoy se encuentra a profesionales con antecedentes de diferentes carreras, la composicin efectiva del grupo depender de factores tales como la clase de negocio o industria a que pertenece su firma. Todo el personal de auditora, sea estable o no debe tener comprensin bsica de los principios y teora de la contabilidad y normas que rigen a la auditora. En particular en la empresa en estudio, la unidad de auditora interna est constituida por 3 personas, todos son de profesin contadores pblicos colegiados, y cuando se presentan situaciones que requieren de profesionales de otras carreras se les contrata por tiempo definido, es decir hasta que termine el examen del rea en estudio. Volviendo a la empresa, podemos captar que la oficina de auditora interna est integrada de la siguiente manera:

Designacin de las Responsabilidades de los auditores integrantes: Auditor- Jefe: El jefe de la unidad de auditora debe tener nivel y jerarqua, categora gerencial para obtener la distincin y la importancia del cargo, adems de cualidades personales y tcnicas, debe ser un contador pblico colegiado, con amplia experiencia en materia de auditora, contabilidad y otras reas. El jefe de la unidad de auditora tendr las siguientes responsabilidades especficas: 1) Planificar el funcionamiento de la unidad de auditora interna con el fin de obtener la mayor eficacia posible del servicio de auditora interna. 2) Dirigir las actividades de los auditores internos bajo su cargo. 3) Supervisar la labor de los auditores con el propsito de velar por el oportuno y efectivo cumplimiento de todas las designaciones de auditora interna. 4) Controlar las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes de auditora interna, hasta obtener una accin satisfactoria total en relacin con cada informe.

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Asistente de Auditora Interna: El asistente de una unidad de auditora interna debe ser, un profesional con amplia experiencia en auditora, conocimiento de contabilidad y areas a fines porque dicha persona ser la encargada de ejecutar, supervisar planes, operaciones e informar al jefe de la unidad de auditora interna. El asistente tendr la responsabilidad especfica de trabajar en estrecha coordinacin con el jefe de la unidad y de cumplir fielmente la lnea de conducta trazada por este para el funcionamiento interno de la unidad e auditora interna as como para las relaciones de esta con otros departamentos de la empresa. El asistente de auditora interna solamente recibir rdenes del auditor jefe. Las solicitudes de auditora especiales que formule el administrador se transmitirn en su caso por conducto del jefe de la unidad de auditora interna. Auxiliar de Auditora Interna: El auditor auxiliar de la unidad de auditora interna debe ser una persona capacitada y especializada en materia de auditora. El auditor auxiliar ser responsable de prestar asistencia tcnica y administrativa al jefe y ala asistente de auditora interna en el desempeo de las funciones propios de los mismos. Sera responsable tambin de cumplir las designaciones de auditora interna regular o especial que pudiere encomendrsele as como de desempear cualquier misin especial que le asignare el jefe o el asistente de la unidad de auditora interna. Presupuesto para la Oficina de Auditora Interna Recursos Humanos: La unidad de auditora interna deber contar con la infraestructura adecuada; en funcin a la magnitud de operaciones, deber contar con no menos de tres profesionales (considerando al jefe de la unidad). El auditor interno y los dems integrantes de la unidad de auditora interna deben recibir capacitacin permanente en materia relacionada a sus funciones. Aqu los cargos: Jefe de auditora interna Asistente de auditora interna Auxiliar de auditora interna

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Recursos Materiales: 03 computadoras personales 03 escritorios personales 01 impresora inyectora EPSON 01 impresora matricial EPSON 01 silln giratorio modelo gerencial 02 sillones giratorios modelo auxiliar 03 mquinas sumadoras 01 telfono tiles de escritorio segn relacin

Recursos Financieros Sueldo Bruto Mensual Jefe de auditora interna Asistente de auditora interna Auxiliar de auditora interna Viticos de visitas de control segn necesidad. II. IMPLEMENTACIN DE LA OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL EN EL SECTOR PBLICO 1. Definicin de rgano de Control Interno El rgano de Control Institucional, es el rgano encargado de realizar el control gubernamental en la entidad, de conformidad con la ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias. Se ubica en el mayor nivel jerrquico organizacional. Depende administrativa y funcionalmente de la Contralora General de la Repblica, sin perjuicio de ello hace de conocimiento directamente al Ministro sobre los requerimientos y resultados de las acciones y actividades del control, inherentes al mbito de su competencia. 2. Objetivo Esta unidad especializada es responsable de llevar a cabo el control gubernamental en la entidad con la finalidad de promover la correcta y transparente gestin de los recursos y bienes de la entidad, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, as como el logro de sus resultados, mediante la ejecucin de labores de control. 3. Implantacin e Implementacin del OCI Las entidades sujetas al Sistema deben contar con un OCI, cuya responsabilidad de implantacin e implementacin recae en el Titular de la entidad. 4,500.00 2,200.00 850.00

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La omisin o incumplimiento de la implantacin e implementacin del OCI constituyen infraccin sujeta a la potestad sancionadora de la Contralora General. Excepcionalmente, la Contralora General podr autorizar, nicamente por razones presupuestales u otras debidamente sustentadas, que una entidad se mantenga transitoriamente sin OCI, condicionada a que algn rgano del Sistema ejerza el control posterior sobre ella, y/o se prevea una auditora externa anual. 3.1.Nivel Jerrquico.- Para fines exclusivos de un desempeo independiente del control gubernamental, el OCI se ubica en el mayor nivel jerrquico de la estructura de la entidad. Sin perjuicio del cumplimiento de su obligacin funcional con La Contralora General, el Jefe del OCI informa directamente al Titular de la entidad sobre los requerimientos y resultados de las labores de control inherentes a su mbito de competencia.

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3.2.Estructura.- El Jefe del OCI deber proponer la estructura orgnica del OCI a su cargo al Titular de la entidad en el que ejerce sus funciones, para lo cual deber tener en cuenta la naturaleza, composicin y alcances de la misma, as como el volumen y complejidad de sus operaciones, debiendo remitir previamente la propuesta a la Contralora General para la conformidad correspondiente. Por ejemplo: Estructura de la OCI de la Universidad Nacional de Trujillo
JEFE PRINCIPAL DEL RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

Secretaria
JEFE ADMINISTRATIVO

SUBJEFE ADMINISTRATIVO

AREA 1 Acciones de Control Auditores

AREA 2 Actividades de Control Auditores

3.3.Personal.Los OCI debern estar conformados por personal multidisciplinario seleccionado en relacin con los objetivos y actividades que realiza la entidad. Es responsabilidad del Jefe del OCI cautelar el cumplimiento de los requisitos mnimos que debe cumplir el personal conformante del OCI, entre los cuales se encuentran: a) Contar con experiencia y/o capacitacin en control gubernamental, o en administracin pblica o materias afines a la gestin de las organizaciones. b) Ausencia de impedimento o incompatibilidad para laborar al servicio del Estado (Declaracin Jurada). c) En el caso que cuente con Ttulo Profesional, deber contar con Colegiatura y Habilitacin, de conformidad con las normas del Colegio Profesional respectivo al que pertenezca y segn la naturaleza de la funcin lo requiera.

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d) No tener vnculo de parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad, o por razn de matrimonio, con quienes realicen funciones de direccin en la entidad, as como, con aquellos que tienen a su cargo la administracin de bienes o recursos pblicos, aun cuando stos hayan cesado en sus funciones en los ltimos dos (02) aos (Declaracin Jurada). El Jefe del OCI tiene la facultad de requerir la asignacin de personal para el OCI conjuntamente con la presentacin del perfil y requisitos mnimos del postulante, independientemente de la modalidad contractual o laboral que asumir este personal. Es de indicar, que el Jefe del OCI podr considerar otros requisitos que deber cumplir el personal del OCI, necesarios para el cumplimiento de las labores de control en la entidad, adems de los consignados precedentemente. Asimismo, el Jefe del OCI tiene la facultad de observar en forma debidamente fundamentada, al personal rotado o asignado al OCI que no rene el perfil y requisitos para efectuar la labor de control. 3.4.Dependencia funcional.-El Jefe del OCI, en virtud de la dependencia funcional con la Contralora General, tiene la obligacin de ejercer el cargo con sujecin a la normativa, as como a los lineamientos que emita la Contralora General en materia de control gubernamental, dando cumplimiento a las funciones, obligaciones y responsabilidades que resulten inherentes al mbito de su competencia. 3.5.Dependencia administrativa.- Por la dependencia administrativa, el Jefe del OCI es designado y separado por la Contralora General, y asimismo, objeto de supervisin y evaluacin en el desempeo de sus funciones, conforme a este Reglamento y dems normativa vigente, independientemente del vnculo laboral y/o contractual que tengan con la Contralora General o con la entidad. 4. Funciones de la Oficina General de Auditora Interna: Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones del Ministerio en cumplimiento del Plan Anual de Control, as como ejercer el control externo de acuerdo a la normativa emitida por la Contralora General de la Repblica; Promover la gestin correcta y transparente de los recursos y bienes de la entidad, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, mediante la ejecucin de labores de control; Efectuar auditoras a los estados financieros y presupuestarios de la entidad, as como a la gestin de la misma, de conformidad con los lineamientos que emita la Contralora General de la Repblica. Estas Auditoras podrn ser contratadas Universidad Nacional de Trujillo

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por la entidad con Sociedades de Auditora Externas, con sujecin a la normatividad aplicable a la materia; Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones de la entidad que disponga la Contralora General de la Repblica. Cuando estas labores de control sean requeridas por el Titular de la entidad y tengan el carcter de no programadas, su ejecucin se efectuar de conformidad con los lineamientos que emita la Contralora General de la Repblica; Ejercer el control preventivo en la entidad dentro del marco de lo establecido en las disposiciones emitidas por la Contralora General de la Repblica, con el propsito de contribuir a la mejora de la gestin, sin que ello comprometa el ejercicio del control posterior; remitir los informes resultantes de sus labores de control tanto a la Contralora General de la Repblica como al Titular de la entidad, cuando corresponda, conforme a las disposiciones sobre la materia; Actuar de oficio cuando en los actos y operaciones de la entidad se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisin o de incumplimiento, informando al Ministro para que se adopten las medidas correctivas pertinentes; Recibir y atender las denuncias que formulen los servidores, funcionarios pblicos y ciudadana en general, sobre actos y operaciones de la entidad, otorgndole el trmite que corresponda a su mrito, conforme a las disposiciones emitidas sobre la materia; Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por la Contralora General de la Repblica, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para el efecto; Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que implemente la entidad como resultado de las labores de control, comprobando y calificando su materializacin efectiva, conforme a las disposiciones de la materia; Apoyar a las Comisiones que designe la Contralora General de la Repblica para la ejecucin de las labores de control en el mbito del Ministerio. Asimismo, el rgano de Control Institucional colaborar, por disposicin de la Contralora General de la Repblica, en otras labores de control, por razones operativas o de especialidad; Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la entidad por parte de las unidades orgnicas y personal de sta; Formular y proponer a la entidad, el presupuesto anual del rgano de Control Institucional para su aprobacin correspondiente; Cumplir diligente y oportunamente con los encargos y requerimientos que le formule la Contralora General de la Repblica; Cautelar que la publicidad de los Informes resultantes de sus acciones de control se realice de conformidad con las disposiciones de la materia; Universidad Nacional de Trujillo

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Cautelar que las modificaciones del Cuadro para Asignacin de Personal o de la parte del Reglamento de Organizacin y Funciones relativas al rgano de Control se realicen conforme las disposiciones de la materia; Mantener ordenados, custodiados y a disposicin de la Contralora General de la Repblica durante diez aos los informes de control, papeles de trabajo, denuncias recibidas y los documentos relativos a su actividad funcional, luego de los cuales quedan sujetos a las normas de archivo vigentes para el sector pblico; Cautelar que el personal del rgano de Control d cumplimiento a las normas y principios que rigen la conducta de los funcionarios y servidores pblicos; Mantener en reserva la informacin clasificada obtenida en el ejercicio de sus actividades; y, Otras que establezca la Contralora General de la Repblica.

5. Implementacin sistema de control interno Una vez que se ha instalado el rgano de Control Institucional se proceder a implantar un Sistema de Control siguiendo las siguientes pautas establecidas en la gua para la Implementacin del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado, la cual rene lineamientos, herramientas y mtodos que permitir realizar una adecuada implementacin del SCI en la gestin de las operaciones de la entidad, con la finalidad de fortalecer la organizacin y contribuir al logro de sus objetivos, siempre de acuerdo con la naturaleza de sus actividades: Para el proceso de implementacin del SCI la gua considera tres fases: La primera fase es la Planificacin, la cual tiene como objetivo la formulacin de un Plan de Trabajo que incluya los procedimientos orientados a implementar adecuadamente el SCI, en base a un diagnstico previamente elaborado. Son aspectos inherentes a esta fase asegurar el compromiso de la Alta Direccin y la conformacin de un comit de Control Interno; La segunda fase es la Ejecucin, en la que se implantar el SCI en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, para lo cual la entidad procede al desarrollo del Plan de Trabajo para la implantacin del SCI; La tercera fase es la Evaluacin, en la que se evalan los avances logrados y las limitaciones encontradas en el proceso de implementacin como parte de la autoevaluacin mencionada en el componente de Supervisin.

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5.1. Planificacin La fase de planificacin tiene por finalidad desarrollar un plan de trabajo que permita a la entidad implementar progresivamente su SCI, para esto se plantean, entre otros, algunos procedimientos que facilitarn la elaboracin de un diagnstico de la situacin actual del SCI de la entidad. En esta fase se considera la importancia de establecer el compromiso de todos los niveles organizacionales de la entidad y se plantea la formalizacin de dicho compromiso mediante documentos que reflejen las acciones a seguir para la implementacin. Entre las acciones sugeridas en esta fase, estn la formulacin de un Diagnstico de la situacin actual del SCI de la entidad, lo que facilitar la posterior elaboracin de un Plan de Trabajo. Este comprende las acciones apropiadas que deben seguirse para la implementacin del SCI que asegure razonablemente su efectivo funcionamiento. Para ello se plantean como condiciones previas la necesidad de contar con el Compromiso formal y por escrito de la Alta Direccin con el proceso de implementacin y la constitucin de un Comit de Control Interno responsable del mismo. Compromiso de la Alta Direccin.- Es importante que el Titular y la Alta Direccin se comprometan formalmente en la implementacin del SCI, as como velar por su eficaz funcionamiento. Para ello se sugiere que las entidades cuenten con un documento que evidencie dicho compromiso en relacin con el proceso de implementacin, para lo cual se sugiere elaborar un Acta de Compromiso u otro documento similar, as como la designacin formal de los responsables. En tal sentido el comit constituye una instancia a travs de la cual se monitorea el proceso de implementacin del SCI. De igual manera, deben sensibilizar a todo el personal de la entidad sobre el compromiso en la supervisin y operacin del SCI. Diagnstico.- El Diagnstico se presenta como un medio de anlisis para determinar el estado situacional actual del SCI, con respecto a lo establecido por las nomas de control interno aprobadas por la CGR. En este sentido, la informacin obtenida constituye el insumo principal para la implementacin de la SCI. Habindose establecido los compromisos de la Alta Direccin para el proceso de implementacin del SCI, el Comit de Control Interno tendr a su cargo la realizacin de un Diagnstico que, mediante la recopilacin, estudio y anlisis del sistema de control interno existente en la entidad, permitir tomar conocimiento de su situacin actual y de su grado de desarrollo. El Diagnstico que constituye una etapa previa al proceso de implementacin del SCI en todos los niveles de la organizacin, debe ser realizado bajo el enfoque conocido como top down (descendente, de lo general hacia lo particular), esto quiere decir que se empieza con un diagnstico de los controles que estn a un

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nivel general de la entidad, para luego pasar de manera progresiva a los controles que estn a nivel de procesos o actividades. Primero se elaborar un plan de trabajo y posteriormente se proceder a recopilar toda la informacin necesaria, tales como: organigrama, manuales (de organizacin y funciones, de procedimientos, entre otros), polticas institucionales, acuerdos, oficios, circulares y lineamientos internos, principales metas y objetivos, entre otros. Toda esta informacin ser procesada para que se pueda emitir el diagnstico. Plan de Trabajo.- El Plan de Trabajo es el documento por el cual se definir el curso de accin a seguir para la implementacin del SCI. Como insumo principal para la elaboracin del Plan de Trabajo, se considerarn los resultados proporcionados del Informe de Diagnstico conducentes a la implementacin de las NCI. Las acciones consideradas en el Plan de Trabajo deben guardar correlacin con los planes operativos de la entidad, con el fin de asegurar los recursos necesarios y la sostenibilidad del mismo. Se debe considerar dos (2) fases en la elaboracin del Plan de Trabajo: a) Descripcin de actividades y cronograma Se deber identificar las acciones conducentes a implementar del SCI. En ese sentido, los pasos a seguir sern: - Identificar y designar a las personas responsables para el diseo del plan, quienes a su vez debern definir las herramientas o medios necesarios que les permitan alcanzar los objetivos a trazar en el plan; - Determinar los tiempos y plazos a considerar; - Elaborar un cronograma de ejecucin de las actividades incluyendo la fecha de culminacin. b) Desarrollo del Plan de Trabajo Para su desarrollo de considerarn los siguientes aspectos: - Estructura organizativa.- Establecer los niveles de autoridad y responsabilidad para el desarrollo y ejecucin del plan de trabajo en concordancia con la planeacin. - Elaboracin del cronograma general.- Documento por el cual se organiza de manera resumida el Plan de Trabajo en sus diversas etapas y en los tiempos programados para su ejecucin. Dicha informacin, adicional al conocimiento del desarrollo de la implementacin de las NCI, brindar un mecanismo de control con respecto del cumplimiento de los tiempos y grados de avance. - Elaboracin detallada del Plan de Trabajo.- Presentacin de las diversas fases que componen las etapas del plan de trabajo, en la cual se describen las actividades a desarrollarse para la consecucin del objetivo de implementar el SCI.

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El Plan de Trabajo debe contemplar aspectos definidos por la Alta Direccin y debe contener bsicamente: - Reglamento de Funciones.- Se elabora y formaliza sus objetivos y las funciones de sus integrantes, estableciendo la metodologa y documentacin a emplear, as como el lugar, periodicidad y horario de sus reuniones de trabajo. - Provisin de recursos.- El equipo de trabajo debe determinar objetivamente para cada una de las actividades programadas los recursos que requerir para su ejecucin. Al respecto, considerar que el costo de los insumos, actividades e implementacin en general debe ser lo mnimo posible y no mayor a los resultados o beneficios previstos. - Capacitacin.- El equipo de trabajo debe definir las necesidades de capacitacin para dar cumplimiento a los objetivos y actividades del Plan. La capacitacin abordar los conceptos, caractersticas y dems aspectos necesarios para el adecuado diseo, implementacin y evaluacin de la estructura de control interno. - Sensibilizacin y socializacin del control interno.- Es necesario que el equipo de trabajo, con el apoyo de la Alta Direccin prevea y lleve a cabo un proceso de sensibilizacin y socializacin, con el objeto de persuadir e involucrar a todo el personal de la empresa sobre el rol activo que deben desempear en la implementacin de la estructura de control interno, precisndose que la responsabilidad de implementar y fortalecer el control interno institucional no es exclusiva del referido equipo de trabajo ni es competencia del rgano de Control Institucional, sino de toda la organizacin. 5.2. Ejecucin En esta etapa se sealaran pautas y buenas prcticas para la implementacin o adecuacin de SCI de acuerdo a lo sealado por la normativa vigente. Aqu se desarrollan detalladamente cada uno de los componentes sealados en las NCI y se proponen herramientas que pueden ayudar a la gestin de las entidades del Estado a su implementacin. El Comit o equipo encargado de la implementacin o adecuacin del SCI empezar tomando en cuenta el Plan de Trabajo elaborado en la etapa de planificacin. La implementacin se desarrollar de manera progresiva tomando en cuenta las siguientes fases: 1. Implementacin a nivel entidad En esta fase se iniciar con el diseo e implementacin de aquellos controles que estn a nivel entidad o general, estos afectan al mismo tiempo a toda la entidad es decir a todos los procesos, actividades y unidades de la organizacin.

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En esta fase del proceso de implementacin, se establecer las polticas y normativas de control necesarias para la salvaguarda de los objetivos institucionales, bajo el marco de las NCI. Asimismo, esta fase ser previa a la implementacin a nivel de procesos o actividades, ya que si no se disean e implementan los controles adecuados que afectan al funcionamiento organizacional de la entidad no tendr sentido querer establecer o disear controles que afecten a las actividades de los procesos ya que los mismos no garantizarn el cumplimiento de los objetivos institucionales. 2. Implementacin a nivel de proceso. La adecuacin a una gestin por procesos por parte de la entidad, ser fundamental para el desarrollo de una implementacin o mejoramiento de controles a este nivel. El tener identificados los procesos contribuye a que la entidad pueda identificar debilidades y aportar en la eficiencia de las operaciones. El hecho de contribuir a mejoras en la entidad, constituye el mejoramiento continuo a travs del cual se logra ser ms productivo y competitivo. Al implementar y analizar los procesos que utiliza la entidad, permite mejorar y corregir los mismos procesos que utilizan y corregir las desviaciones. Para efectos de implementar el SCI a nivel de procesos, ser necesario que las entidades cuenten con la identificacin y documentacin de sus procesos, as como la implementacin de las polticas y directivas necesarias. 5.3.Evaluacin del Proceso de Implementacin Siguiendo el proceso de implementacin del SCI, la fase de evaluacin se presenta de forma alternada y posterior a la evolucin de las fases de planificacin y ejecucin. Este proceso de evaluacin deber ser efectuado en concordancia con las necesidades y consideraciones que la entidad establezca como pertinentes, las cuales tendrn como objetivo principal determinar con certeza que los procedimientos y mecanismos establecidos se desarrollen de forma adecuada. En los casos que como producto de esta evaluacin se detecten desviaciones o incumplimientos sustanciales, se deber tomar las medidas que modifiquen los procedimientos para reorientar el cumplimiento del objetivo programado. El resultado de esta evaluacin busca obtener informacin que aporte a la retroalimentacin en el proceso de implementacin del SCI. Para ello se sugiere que el informe contenga como mnimo lo siguiente: 1. Objetivos: Se identificarn aquellos objetivos que se quiere lograr en la presente Evaluacin; 2. Alcance: Estar determinado por el periodo de evaluacin; 3. Cumplimiento del plan de trabajo: Se evaluar la utilidad que se le ha dado, y Universidad Nacional de Trujillo

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cmo se han desarrollado las actividades en el proceso de implementacin, as mismo, se examinar si es conveniente cambiar, agregar o retirar alguna actividad que no sea indispensable. Tambin se podr sealar sobre las dificultades o inconvenientes ocasionados durante la ejecucin de las actividades y dems situaciones que deban ser mencionadas; 4. Cronograma de actividades: Es necesario revisar los plazos de ejecucin de las actividades que fueron programadas, si estas fueron realizadas acorde al cronograma y si el tiempo fue suficiente para llevarlas a cabo; 5. Recursos necesarios: Es importante determinar si los recursos (humanos, logsticos y de informacin) han sido suficientes; 6. Desempeo de los equipos de trabajo y participantes: Se evaluar el trabajo de los equipos designados o participantes en el desarrollo de las diferentes actividades; se tendr en cuenta si se requiere de una mayor participacin de la organizacin, con la finalidad de apoyar labores especficas; 7. Limitaciones o debilidades: Aquellas que hayan sido detectadas durante la ejecucin de la implementacin; 8. Conclusiones y recomendaciones: Se incluirn aquellas acciones correctivas que es necesario implementar para la mejora del proceso de implementacin. Asimismo, en forma resumida se determinar el nivel de implementacin alcanzado.

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