7 estratgias para voc se tornar um mestre na comunicao

por Fernando Oliveira em Blog | 2 comentrios

Na semana passada, falei como uma comunicao correta pode evitar vrios problemas, tanto em sua vida pessoal como profissional. Afinal, Aprender a comunicar-se eficazmente tornou-se uma habilidade imprescindvel nos dias de hoje. A comunicao feita com excelncia pode aumentar a produtividade de seus funcionrios, economizar custos e aumentar suas vendas, gerando mais lucros para sua empresa. Como parte da minha estratgia de negcios, tive que aprender a melhorar minha comunicao, participei de cursos, seminrios, palestras e o processo continua at hoje. Por isso, quero compartilhar com voc algumas dicas sobre o que fazer para melhorar sua comunicao. 01 Aprenda a se comunicar melhor Tenha sempre como objetivo, aprender como se comunicar melhor com seus clientes, com seus colegas de trabalho, com seu chefe. Faa cursos de como falar em pblico, muitas pessoas sentem-se intimidadas em fazer uma apresentao para outras pessoas e com isso, perdem oportunidades de fazer novos negcios, receber promoes e reconhecimento por seus conhecimentos. Assistapalestras ou seminrios sobre como melhorar sua capacidade de comunicao, Voc sabia que 85% do sucesso das pessoas se deve as suas capacidades de comunicao? Isso mesmo! por isso no perca tempo. 02 Crie um ambiente que proporcione uma melhor comunicao - Sempre que tiver oportunidade de transmitir idias, use aquilo que voc tem no momento para exercitar suas habilidades de comunicao. Voc no precisa estar em um palco, com microfone e outros recursos para mostrar sua capacidade. O contrrio seria mais apropriado para vrias pessoas. Comece falando para pequenas platias, assim voc ganha segurana e quando perceber estar falando em apresentaes em convenes da sua empresa ou em seminrios de negcios 03 Aprenda a ouvir Um bom comunicador algum que tambm sabe ouvir. Ento exercite essa habilidade. As pessoas que sabem ouvir so reconhecidas como mais inteligentes do que aquelas que falam demais. horrvel quando conversamos com algum e percebemos que a pessoa j est pensando na resposta. 04 Escute sua voz interna com ateno Passamos a maior parte do nosso tempo envolvidos em nossos pensamentos. Sons, imagens, lembranas, ocupam cerca de 80% do tempo, portanto, sua comunicao interna a principal responsvel pelo que acontece em sua vida externa. Preste ateno ao que esses pensamentos, vozes e etc querem te comunicar. 05 A comunicao s acontece quando voc recebe o feedback muitos acreditam que so bons comunicadores apenas porque conseguem falar em pblico, falar com segurana sobre determinados assuntos, mas no percebem que a comunicao uma via de mo dupla, preciso saber se aquilo que esto comunicando est sendo compreendido pelo interlocutor. De que adianta falar com um funcionrio que faz exatamente o contrrio do que aquilo que voc falou, por no ter compreendido? 06 Use todo seu corpo para se comunicar Em comunicao palavras representam apenas 7% do impacto que voc causa em seu interlocutor, enquanto tom de voz causa um impacto de 38%, ponto crucial que a forma como voc utiliza seu corpo tem um impacto brutal na forma como voc transmite a mensagem. 07 Porque voc precisa aprender a se comunicar melhor com urgncia - Da mesma forma que uma pessoa de sucesso tem grandes habilidades de comunicao, a falta de

habilidade em se comunicar tambm pode estar impedido voc de alar novos vos dentro da empresa, acredite em voc comece agora sua busca por melhoria nessa importante rea, tanto pessoal como profissional, v em frente! Tudo depende de voc dar o primeiro passo.

Como se comunicar bem no trabalho.

Reinaldo Polito

- Por que uma boa comunicao importante para os profissionais? Quanto mais o profissional sobe na hierarquia da empresa mais depender da comunicao e menos do conhecimento tcnico, pois dever participar de reunies, processos de negociao, apresentar projetos, enfim atividades que exigem bom desempenho da comunicao verbal. O profissional que no souber falar em pblico correr o risco de truncar o desenvolvimento da sua carreira, e, em alguns caos, at perder as posies conquistadas. - Nunca houve tantas ferramentas para se comunicar, mas mesmo assim as pessoas tm dificuldade em se fazer entender e falar a mesma lngua. Por qu? As ferramentas disponveis para a comunicao podem ajudar o desempenho dos profissionais, mas nada substitui a sua atuao pessoal. Enquanto a pessoa no se preocupar em entender seus interlocutores, conhecendo suas intenes, seus interesses, suas preocupaes, o que provoca suas resistncias dificilmente conseguir envolv-los e conquist-los. - Qual o maior problema que os profissionais que chegam at voc apresentam? Os dois problemas mais comuns apresentados pelos profissionais que procuram meu curso so o medo de falar em pblico e a falta de ordenao da fala. O nervosismo, quase sempre, impede que explorem de forma ampla o conhecimento que adquiriram com a experincia e o estudo, de usar de maneira adequada suas caractersticas e atributos pessoais, como ao bom humor e a capacidade de associar informaes. Enquanto que a falta de ordenao da fala prejudica a sequncia lgica do raciocnio e faz com que o profissional se perca na organizao de suas idias.

- Por que, em sua opinio, isso acontece? Principalmente por falta de orientao apropriada e ausncia de prtica suficiente. Alguns at tm oportunidade de praticar, mas no conseguem sozinhos observar onde esto os problemas da sua comunicao e passam a vida insistindo nos mesmos erros. - Como evitar rudos na comunicao? O rudo da comunicao todo obstculo que impede ou dificulta que a mensagem chegue bem ao interlocutor. Voz defeituosa, vocabulrio pobre, expresso corporal inadequada, raciocnio truncado, vcios, informaes distorcidas so alguns rudos que podem comprometer o resultado de uma apresentao. Para evitar esses rudos basta trabalhar no sentido de elimin-los, como melhorar a qualidade da voz, aprimorar o vocabulrio e a expresso corporal, aprender a concatenar o raciocnio de maneira lgica, afastar os vcios como n?, ta? nos finais das frases e os , nas pausas. - No processo de comunicao mais importante ouvir ou falar? Saber ouvir importante para saber que tipo de comunicao mais adequado quela circunstncia. Por outro lado, de nada adiantar saber ouvir se o profissional no souber transmitir com eficincia a mensagem. possvel dizer que uma competncia no vive bem sem a outra. - Em que situaes do trabalho h mais dificuldade em se fazer entender, segundo seus clientes? A maior dificuldade de entendimento ocorre nas reunies onde as questes emocionais vm tona. Com receio de comprometer a reputao ou prejudicar a imagem profissional as pessoas defendem emocionalmente seus pontos de vista, independentemente de terem ou no razo. A sada tentar entender os motivos dessa posio defensiva e procurar afastar os entraves emocionais antes de combater a posio contrria. - Saber se expressar bem um dom ou d para desenvolver? Qualquer pessoa, desde que tenha vontade, disposio e seja determinada poder aprender a falar bem em todas as circunstncias. Todas as pessoas que me procuraram nesses mais de 30 anos em dou aula de oratria e que se dispuseram a aprender conseguiram desenvolver excelente nvel de comunicao. - Como se faz isso? O melhor caminho aproveitar desde cedo todas as oportunidades para falar em pblico, especialmente na poca escolar quando os erros ainda no prejudicam a imagem profissional. Quem no aproveitou as oportunidades para praticar e se desenvolver poder fazer um bom curso ou ler livros que tratam desse tema. - Como vencer o medo de falar em pblico? Para vencer o medo de falar em pblico preciso antes entender a origem de suas causas. O medo um mecanismo de defesa que

nos protege diante dos momentos de perigo. Quando pressentimos uma situao de perigo as glndulas supra-renais liberam adrenalina no organismo. Esse hormnio fortalece os msculos e aumenta a presso arterial para que possamos fugir mais depressa. Para falar em pblico, entretanto, sentimos medo, mas no d para fugir. Por esse motivo, a adrenalina leva mais tempo para ser metabolizada e provoca disfunes que conhecemos to bem: as batidas do corao aceleram, as pernas passam a tremer, as mos a suar, a voz enrosca na garganta, os pensamentos ficam embaralhados. O medo de falar em pblico ocorre por quatro motivos bsicos: - Falta de conhecimento do assunto - Falta de ordenao lgica do raciocnio - Falta de experincia no uso da palavra em pblico - Falta de autoconhecimento - A que sinais um profissional deve ficar atento para saber se est conseguindo se fazer entender pelo chefe, pares e equipe? Quando as pessoas fazem movimentos afirmativos com a cabea, anotam pontos relevantes da exposio, fazem perguntas para tirar dvidas oucomplementar informaes, no ficam girando a cadeira, tamborilando com os dedos sobre a mesa ou dando tapinhas nas prprias pernas so sinais de que esto prestando a ateno e acompanhando o raciocnio. Por outro lado, quando as pessoas permanecem passivas, com os olhos vidrados, perdidos no nada, no fazem anotaes, no formulam perguntas, ficam se mexendo ou se tocando com frequncia o sinal de alerta deve ser acionado. Quando o profissional nota esses sinais de desateno pode fazer comentrios que faam meno s pessoas presentes, interromper por alguns instantes a linha de raciocnio, apresentando alguma informao curiosa, prometer alguma novidade para criar expectativa e, quem sabe, assim reconquistar a ateno e a concentrao do chefe ou dos pares e equipe. Vale lembrar ainda que na vida corporativa o interesse, o benefcio e a vantagem so mais acentuados. Por isso, sempre que possvel vale a pena mostrar com clareza o que os ouvintes vo lucrar com aquela apresentao.

- O que uma comunicao objetiva?

Falar com objetividade no significa necessariamente falar pouco. De que adianta uma pessoa dizer que transmitiu sua mensagem em apenas dois minutos se no conseguiu comunicar tudo o que desejava e no convenceu os ouvintes de suas idias?! Falar com objetividade significa falar tudo o que desejamos, atingindo os objetivos que pretendemos no menor tempo possvel. Esse tempo pode ser de dois minutos, duas horas, dois dias. - Como se comunicar objetivamente? Para falar com objetividade preciso retirar da mensagem tudo o que possa ser considerado suprfluo e adaptar a maneira de falar ao contexto da apresentao. Por exemplo, se diante de um grupo de diretores que sejam muito atarefados o profissional tentar facilitar o entendimento da mensagem usando como ilustrao uma fbula ou uma parbola, provavelmente, ser visto com prolixo pelos ouvintes. Mesmo que a histria contada tenha ajudado os diretores a compreenderem a mensagem. Nesse caso seria mais apropriado usar como ilustrao um caso real, uma histria verdadeira. O objetivo de esclarecimento seria atingido da mesma forma e os diretores no criticariam por prolixidade, pois o exemplo concreto, baseado em histrias verdicas, da prpria vida corporativa d idia de objetividade. - Qual a diferena entre clareza e objetividade? Falar com clareza transmitir a mensagem de maneira que os ouvintes compreendam as informaes sem esforos, naturalmente. Falar com objetividade tambm falar com clareza e, como j disse, transmitir tudo o que for preciso, conquistando o objetivo pretendido, no menor tempo possvel. - Como a habilidade de ouvir as pessoas pode ajudar no processo de comunicao? Sabendo ouvir ser possvel saber o que os interlocutor deseja, que tipo de resistncia pode apresentar e, com base nesses indicadores, direcionar a forma de transmitir a mensagem com chances maiores de sucesso. - Como desenvolver essa competncia? Saber ouvir no fcil. Na verdade, saber ouvir simples, pois se trata apenas de uma atividade de natureza biolgica. Saber escutar que complicado, pois alm de ouvir deve ainda interpretar, avaliar e reagir ao que foi transmitido. Embora exista essa diferena entre ouvir e escutar para facilitar vamos considerar esse processo mais complexo tambm como sendo o ato de ouvir. Assim, para aprender a ouvir alguns procedimentos podem ajudar. - Evite criticar ou prejulgar antes de entender. Nossa tendncia a de fazer prejulgamentos ou criticar uma mensagem antes mesmo de a entendermos perfeitamente. Cultive o hbito de aguardar que a mensagem seja completada antes de formar sua opinio. No simples, mas um treino possvel e d excelentes resultados. - Lembre-se do que ouviu Faa exerccio para tentar se lembrar do que conversou com as pessoas. Esse treinamento o ajudar a prestar mais ateno. - Anote Anote as informaes mais relevantes tratadas nas reunies ou nas palestras a que assistir. O hbito de fazer anotaes ampliar sua capacidade de concentrao.

- Tenha interesse pelas pessoas Procure sair um pouco de voc mesmo e aceite as pessoas como elas so. O fato de algum no se comportar ou agir da maneira como voc gostaria no significa que estejam erradas ou sejam desinteressantes. Com um pouco de boa vontade voc ir descobrir que mesmo as pessoas que tm um comportamento diferente do seu podem ter boas idias para transmitir. - H pessoas que se expressam muito bem verbalmente, mas uma catstrofe quando precisam colocar as ideias no papel. Por que isso acontece? possvel desenvolver uma comunicao verbal razovel aprendendo de ouvido. Convivendo com pessoas que se expressam bem ns podemos assimilar e desenvolver comunicao de boa qualidade. Esse aprendizado pode ocorrer em casa, com as pessoas da famlia, com amigos, no relacionamento social. Escrever j uma competncia que exige estudo e bastante prtica. Por isso, algumas pessoas at conseguem falar bem, mas tm dificuldade para escrever. - No que a comunicao oral se difere daquela por escrito? A comunicao oral permite, e em determinadas circunstncias at recomenda, o uso de repeties, de redundncias e conta muito com a interpretao, com a inflexo da voz e da expresso corporal. A comunicao escrita conta essencialmente com a clareza e a correo gramatical. Para escrever a construo das frases segue determinados critrios. Na comunicao oral o processo bem distinto. Tanto que a pessoa que escreve e tenta falar como escreveu fica artificial, pois na comunicao oral a construo das frases, o uso das palavras, o ritmo mudam completamente. - Com o uso excessivo de e-mail, MSN e SMS, que cuidados devem ser tomados pelos profissionais na hora de se comunicar e evitar mal entendidos? Alguns cuidados simples podem evitar contrariedades. Primeiro, desenvolver o hbito de ler o mximo possvel o que foi escrito antes de enviar a mensagem. preciso lembrar de que a imagem da pessoa ser avaliada pelo texto que ela escreve. Portanto, ler vrias vezes o que foi escrito ajuda a eliminar muitas incorrees e equvocos de interpretao. Outro cuidado no enviar mensagens raivosas, rancorosas sem antes refletir em suas conseqncias. O melhor deixar essas mensagens descansando a noite e s decidir se devero ou no ser enviadas no dia seguinte, com a cabea mais tranquila. - Alm da fala e da escrita, quais so as outras formas de se comunicar? Com o desenvolvimento acelerado da tecnologia hoje as mensagens com imagens esto cada vez mais comuns. Os telefones celulares permitem esse tipo de comunicao. Alm, evidentemente, das conversas pelo telefone. - Como os profissionais podem usar essas outras maneiras para manter o time e o chefe alinhados? Embora os aparelhos de telefone e os computadores facilitem a comunicao e permitam contatos rpidos com muitas pessoas ao

mesmo tempo, prefiro ainda o contato pessoal. A comunicao olho no olho importante para avaliar melhor a sinceridade e a verdade das mensagens. Para assuntos mais importantes, sendo possvel, recomendo que os contatos sejam pessoais. - E o uso dos recursos audiovisuais? Os recursos audiovisuais so muito importantes para o sucesso da comunicao, desde que bem utilizados. Com a facilidade proporcionada pelo computador para que os profissionais elaborem telas, algumas apresentaes se transformaram num circo. Fazem tanto espetculo com os visuais que a mensagem passa a ser produto de segundo plano. Para ter idia de como o visual importante basta dizer que em pesquisa recente se chegou concluso de que se uma apresentao for feita sem o apoio de recursos visuais, depois de trs dias os ouvintes vo se lembrar apenas de 10% do que foi transmitido. Se essa mesma apresentao for apoiada com recursos visuais, depois dos mesmos trs dias os ouvintes vo se lembrar de 65% do que foi comunicado. H, entretanto, que se evitar os exageros. Um visual deve ser utilizado se atender a trs objetivos essenciais: destacar as informaes relevantes, facilitar o acompanhamento do raciocnio e possibilitar que mais pessoas se lembrem das informaes por tempo mais prolongado. Se um desses objetivos no puder ser atingido com o visual, delete da apresentao. - Como o profissional deve agir no momento da projeo? So cinco passos que devem ser observados para que o comportamento na apresentao seja eficiente: 1 Avise 2 Projete 3 - Olhe 4 Comente 5 - Explique

1 Avise que vai projetar. Por exemplo - vamos verificar quais so as bases de um planejamento estratgico 2 Projete Depois de avisar projete o visual 3 Olhe olhe para a tela dando o exemplo para onde os ouvintes devero olhar 4 Comente Faa um breve comentrio ainda olhando para a tela. Por exemplo vamos avaliar quais os pontos que devem compor um bom planejamento estratgico. 5 Explique a partir da o orador pode voltar o contato visual para os ouvintes porque a tela j virou cenrio e cumpriu sua funo. Em caso de projeo de grficos o contato do orador com a tela ser maior e ficar, portanto, mais tempo de costas para os ouvintes. Nesse caso conveniente criar expectativa sobre alguma informao muito relevante que ser passada mais a frente, mantendo assim o interesse do ouvinte por tempo mais prolongado.

Esta entrevista foi publicada na revista Voc S.A.